1/12 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n 07/2016 du 10 février 2016 Objet: Demande de l ASBL Identifin d accéder aux données du Registre national en vue de permettre aux entreprises d assurances d adresser la liste 201 à l Administration fiscale à la suite du décès d une personne assurée (RN-MA-2015-516) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la "LRN") ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la LVP ), en particulier l'article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la demande A.S.B.L. Identifin reçue le 17 novembre 2015 ; Vu les informations complémentaires reçues en date du 11 décembre 2015 Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 6 janvier 2016 ; Vu le rapport de la Présidente ;
Délibération RN 07/2016-2/12 Émet, après délibération, la décision suivante, le 10 février 2016: I. OBJET DE LA DEMANDE 1. La demande a pour objet d autoriser l ASBL Identifin, ci-après le demandeur, à : accéder aux informations visées à l article 3, premier alinéa, 1 et 2 de la LRN ; utiliser le numéro d identification du Registre national (article 8 de la LRN) ; afin de permettre aux entreprises d assurances qui commercialisent des assurances du groupe d activité «vie» au sens de l article 5.12 de la loi du 4 avril 2014 d adresser la liste dite «201» à l Administration fiscale après le décès d une personne assurée, laquelle liste doit mentionner le numéro de Registre national comme le requièrent les articles 96 et 97 du Code des droits de succession, tels que modifiés par la loi du 21 décembre 2013. 2. Le demandeur a été créé le 7 janvier 2009 à l initiative des organisations professionnelles des secteurs des assurances (Assuralia) et des banques (Febelfin). Sa mission initiale (et légale) est de centraliser les demandes d accès au Registre national que les entreprises d assurances et les banques doivent introduire dans le cadre de la recherche des fonds dormants, conformément à la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (articles 23 à 52). Le demandeur est visé à l article 46 de cette loi. 3. Le Comité sectoriel a autorisé le demandeur à accéder au Registre national dans le cadre des fonds dormants par sa délibération n 22/2009 du 25 mars 2009. 4. Comme l indique le demandeur, ses missions ont ensuite été étendues à la centralisation des consultations du registre national que : Les entreprises d assurances et les banques doivent effectuer dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme Les banques ont dû effectuer dans le cadre de la mise sur pied du point de contact central au sein de la Banque Nationale de Belgique. 5. Le demandeur souhaite pouvoir exécuter ce même rôle d intermédiaire pour les entreprises d assurances vie dès lors que celles-ci se voient tenues, par les articles 96 et 97 du Code des droits de succession, de communiquer à l administration fiscale un document appelé «liste 201» à la suite du décès d une personne assurée dans le cadre d une assurance décès, en précisant sur cette liste le numéro de Registre national de la personne décédée. Le demandeur indique être l institution idéale
Délibération RN 07/2016-3/12 pour centraliser les demandes d accès au Registre national pour les entreprises d assurances qui ne disposeraient pas encore du numéro de Registre national. II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. LÉGISLATION APPLICABLE A.1. Loi du 8 août 1983 (LRN) 6. Conformément à l'article 5, premier alinéa, 2 et à l article 8 de la LRN, l autorisation d accéder aux informations du Registre national et d'utiliser le numéro de ce Registre est accordée par le Comité aux «aux organismes publics ou privés de droit belge pour les informations nécessaires à l accomplissement de tâches d intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d une loi, d un décret ou d une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par le comité sectoriel». 7. Le demandeur introduit une demande d accès au Registre national et d autorisation d utilisation du numéro d identification pour le compte des entreprises d assurances vie afin de permettre à ces dernières de remplir l obligation qui leur est impartie par les articles 96 et 97 du Code des droits de succession, tels que modifiés par la loi du 21 décembre 2013. Ces dispositions leur imposent de communiquer à l administration fiscale un document dit «liste 201» à la suite du décès d une personne assurée dans le cadre d une assurance décès. 8. Les articles 92, 2 et 93, 2, de la loi du 21 décembre 2013 prévoit que : «2 l'article [96/97] est complété par trois alinéas rédigés comme suit : Les institutions et personnes visées à l'alinéa 1er sont tenues d'indiquer dans la liste le numéro du registre national du défunt ou son numéro d'identification dans le registre bis, attribué en application de l'article 4, 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité, lorsqu'elles sont habilitées à utiliser ce numéro. Le Roi peut prescrire que la liste soit communiquée par voie électronique et en définir les modalités complémentaires. 9. Le demandeur indique introduire la demande d accès pour le compte des entreprises d assurances vies ne disposant pas encore du numéro de Registre national. Il précise en effet que si certaines entreprises d assurances disposent de ce numéro d identification, c est dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d argent et de la recherche de fonds dormants pour lesquels la consultation
Délibération RN 07/2016-4/12 du Registre national et l utilisation du numéro de RN ne sont prévues que pour des hypothèses très spécifiques qui en outre ne concernent pas l assuré, contrairement à l obligation ressortant des articles 96 et 97 du Code des droits de succession, mais bien le preneur d assurance ou le bénéficiaire. L ensemble des entreprises d assurances du secteur concerné par les dispositions 96 et 97 susmentionnées ne dispose donc pas forcément de ce numéro d identification pour la personne assurée décédée. 10. Outre les explications fournies par le demandeur, le Comité constate que le texte de ces dispositions ne semblent prévoir de communication du numéro de Registre national que dans l hypothèse où l entreprise d assurance concernée disposerait déjà de ce numéro. Autrement dit, à première vue, seules ces entreprises-là seraient tenues de communiquer le numéro de Registre national. 11. Toutefois, le Comité constate tout d abord que toutes les entreprises d assurances vie sont soumises à l obligation de communiquer la «liste 201» à l Administration fiscale suite au décès de l un de leurs assurés. Les articles 96 et 97 ne distinguent en effet pas entre celles disposant du numéro de RN et celles n en disposant pas pour assumer cette obligation imposée aux tiers en vue d assurer la juste perception des droits de succession dus par suite du décès d habitants du Royaume. De plus, la communication du numéro de RN apparaît comme un moyen de facilitation administrative et de garantie d éviter les confusions sur la personne décédée, assurée auprès de l entreprise d assurance vie qui communique la «liste 201» la concernant. 12. Ensuite, le demandeur qui introduit la demande pour le compte de l ensemble des entreprises d assurances vie est déjà autorisé à intervenir pour le compte des entreprises d assurances concernées par la lutte contre le blanchiment d argent et la recherche de comptes dormants, à accéder au Registre national et faire usage du numéro de RN. Ce faisant, opérer une distinction entre les quelques entreprises d assurances déjà autorisées à utiliser le numéro de RN et celles qui ne le seraient pas, entraînerait non seulement des complications dans la mission impartie au demandeur mais également une différence de traitement entre entreprises d assurance dans le cadre d une même obligation, différence qui ne se justifie pas à la connaissance du Comité. 13. Au regard de ce qui précède, et dans la mesure où, en vue de l'exécution de ces tâches, les entreprises d assurances vie doivent traiter et contrôler des données d'identification de leurs assurés décédés, elles entrent en considération, en vertu des articles 5, premier alinéa, 2 et 8 de la LRN, pour être autorisées à accéder au Registre national et en utiliser le numéro.
Délibération RN 07/2016-5/12 14. En ce qui concerne le demandeur, le Comité constate qu il a déjà été autorisé à accéder aux données du Registre national et à en utiliser le numéro d identification 1. 15. Ces autorisations ont néanmoins été prises sur pied de dispositions légales prévoyant expressément l intervention du demandeur pour l accès direct au Registre national pour le compte des entreprises d assurances, des organismes bancaires et autres organismes financiers 2, ce qui n est pas le cas pour la présente demande 16. Dans la mesure où Identifin a été précédemment désignée expressément par la loi pour intervenir pour le compte de des entreprises d assurances et autres organismes financiers pour accéder au Registre national et que les articles 96 et 97 donnent expressément l autorisation aux institutions financières qui y sont déjà autorisées, à accéder au Registre national, soutenir qu Identifin est dans le cas présent exclu de ses mission d intermédiaires à leur service serait priver d efficacité l autorisation lui ayant été accordée dans le cadre de ces autres législations. Par ailleurs, outre les dispositions expresses, le demandeur souligne qu il est «l institution idéale pour centraliser les demandes d accès au Registre national introduites par les entreprises d assurances dans ce cadre», dès lors qu il «dispose de l infrastructure et de l encadrement nécessaires pour traiter ce type de demandes dans le respect de la législations sur le registre national et sur la protection des données» et «les autorisations qui lui ont été accordées dans le passé par le Comité sectoriel démontrent qu elle répond à toutes les conditions pour assumer cette tâche». 17. Vu ce qui précède, le Comité estime que pour pouvoir être considéré comme légitime à intervenir comme intermédiaire dans l accès au Registre national pour les entreprises d assurances vie visées aux articles 96 et 97 du Code des droits de succession, le demandeur doit préalablement modifier ses statuts afin d y inscrire expressément cette nouvelle intervention dans le cadre de son objet social.. A.2. Loi du 8 décembre 1992 (LVP) 18. En vertu de l'article 4 de la LVP, les informations du Registre national et le numéro de Registre national constituent des données à caractère personnel dont le traitement n'est autorisé que pour des 1 Délibération RN n 22/2009 du 25 mars 2009 : recherche de titulaires de comptes dormants et Délibération n 02/2011 du 26 janvier 2011 : en vue de l application de l article 16 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. 2 Articles 26, 36 et 46 de la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses ; article 18 de la loi du 18 janvier 2010 modifiant la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et le Code des sociétés ; A.R. du 3 février 2014 autorisant la Banque Nationale de Belgique et les établissements de banque, de change, de crédit et d épargne visés à l article 322 du Code des Impôts sur les revenus 1992 à accéder temporairement au Registre national des personnes physiques.
Délibération RN 07/2016-6/12 finalités déterminées, explicites et légitimes. Les données à caractère personnel doivent, en outre, être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. B. FINALITÉ 19. Les entreprises d assurances vie souhaitent accéder aux données du Registre national et faire usage du numéro d identification de leur assuré décédé afin de communiquer ce numéro sur la «liste 201» qu elles sont tenues d envoyer à l Administration fiscale après le décès de la personne concernée, tel que le prévoient les articles 96 et 97 du Code des droits de succession, tel que modifié par la loi du 21 décembre 2013. 20. La difficulté réside dans le fait que les entreprises d assurances vie concernées ne disposent pas toutes du numéro de Registre national, seules celles qui y sont autorisées pour les finalités de lutte contre le blanchiment et de recherche de fonds dormants pouvant en faire usage à ce jour. Par ailleurs les législations relatives à ces deux autres finalités ne concernent pas l assuré, tel que c est le cas dans la présente demande, mais bien le preneur d assurance et/ou le bénéficiaire du contrat d assurance vie. 21. Comme expliqué au point A de la présente délibération, il est néanmoins nécessaire pour les entreprises d assurance vie visées d obtenir l autorisation d accéder à certaines données du Registre national et de faire usage du numéro d identification afin de remplir au mieux l obligation à laquelle elles sont tenues par les dispositions 96 et 97 du Code de droits de succession et de permettre à l Administration fiscale destinataire de la liste 201 d effectuer le plus efficacement son travail. 22. Le Comité constate dès lors, dans le chef des entreprises d assurance vie, qu il s'agit d'une finalité déterminée et explicite et que celle-ci est également légitime au sens d article 4, 1 et 2, de la LVP étant donné que les traitements de données à caractère personnel qui en découlent se fondent sur l'article 5, premier alinéa, c) et e) de la LVP. 23. Identifin souhaite, à l instar de ce qu il fait en matière de fonds dormants et de lutte contre le blanchiment de capitaux, accéder au registre national afin de gérer de manière centralisée les accès au RN et de pouvoir, dans le cadre de la présente demande, communiquer le numéro de Registre national aux entreprises d assurances vie qui lui en font la demande pour pouvoir remplir leurs obligations imparties par les articles 96 et 97 du Code des droits de succession. 24. En ce qui concerne le demandeur (Identifin), le Comité constate que celui-ci est le mieux placé pour intervenir en tant que centralisateur des accès pour le compte de ces entreprises d assurances vie. Qu il en sera ainsi en tout état de cause pour les entreprises d assurances disposant déjà du
Délibération RN 07/2016-7/12 numéro de Registre national dans le cadre d autres législations et pour lesquelles Identifin avait reçu mandat exprès pour ce faire. Qu il doit dès lors en être tout autant pour les autres entreprises d assurances vie également soumises à l obligation de communication de la «liste 201» mais ne disposant pas encore du numéro de Registre national, afin d éviter toute disparité de traitement entre ces entreprises d assurances et de garantir une bonne gestion des accès au registre national. Le Comité estime donc que la finalité poursuivie par le demandeur est conforme à l article 4, 1 et 2, de la LVP et à l'article 5, premier alinéa, e) de la LVP. C. PROPORTIONNALITÉ C.1. Quant aux données 25. Le demandeur souhaite avoir accès aux données mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1 et 2 de la LRN, à savoir : les nom et prénoms ; la date de naissance. 26. Le demandeur explique que ces données lui permettent d éviter, de détecter et de traiter les homonymes afin d être certain de recueillir le numéro de registre national de la bonne personne. 27. Au vu de l'explication fournie dans la demande, le Comité considère qu'un accès aux informations mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1 et 2 de la LRN est proportionnel, pertinent et non excessif au regard de la finalité poursuivie (article 4, 1, 3, de la LVP). C.2. Quant à l utilisation du numéro de Registre national 28. En vertu des articles 96 et 97 du Code des droits de succession, les entreprises d assurance vie qui disposent déjà du numéro de Registre national sont tenues d en faire mention sur la «liste 201» qui doit être communiquée à l Administration fiscale à la suite de chaque décès de l un de leurs assurés. La nécessité de reconnaître le droit d usage de ce même numéro aux autres entreprises d assurances vie, à savoir celles qui n en disposent pas déjà, se justifie au regard de ce que celles-ci sont en tout état de cause tenues par la même obligation de communication de la «liste 201» et que cela permettra d assurer l efficacité du travail administratif tant de ces dernières que de l Administration fiscale. 29. Le demandeur intervenant déjà en tant qu intermédiaire pour ce numéro d identification pour les entreprises «qui en disposent déjà», celui-ci doit être à-même de fournir le même service aux
Délibération RN 07/2016-8/12 autres entreprises d assurance, dès que cela rentre dans le cadre des missions qui lui sont d ordinaire imparties. 30. Au regard et dans les limites de ce qui précède, il est établi que l utilisation du numéro de Registre national est conforme à l article 4, 1, 3 de la LVP. C.3. Quant à la fréquence de l'accès et à la durée pour laquelle l'accès et l'utilisation sont demandés 31. Un accès permanent aux informations du Registre national est sollicité, dès lors que le Registre national devra être consulté à la suite de chaque décès d une personne assurée. 32. Le Comité constate que dans ces circonstances, un accès permanent est justifié (article 4, 1, 3 de la LVP). 33. Étant donné que l obligation imposée par le Code de droit des successions aux entreprises d assurance vie n a pas été limitée dans le temps, l'utilisation est demandée pour une durée indéterminée. 34. Par ailleurs, bien que non expressément prévue par cette même loi, la légitimité de l intervention du demandeur en tant qu intermédiaire a été démontrée ci-avant. 35. À la lumière de ce qui précède, le Comité constate donc qu'une autorisation pour une durée indéterminée est justifiée (article 4, 1, 3 de la LVP). C.4. Quant au délai de conservation 36. D'après la demande, les données extraites du Registre national suite à une demande motivée ne sont pas conservées par le demandeur mais seront en revanche conservées durant un mois par les entreprises d assurances concernées. Le demandeur ne conservera pas non le numéro de RN mais celui-ci sera par contre conservé pendant une période de 10 ans à compter du jour où le délai pour le dépôt de la déclaration de succession par le ou les bénéficiaire(s) est expiré. Il s agit du délai de prescription maximum prévu par le Code des droits de succession 3. 37. Le Comité constate que dans la mesure où le demandeur et les entreprises d assurances respectent ce qui précède, ils agissent conformément à l'article 4, 1, 5 de la LVP. 3 Cfr. Articles 137, 3, du Code des droits de succession des régions wallonne et de Bruxelles-capitale et 3.3.3.0.1 du Vlaamse Codex Fiscaliteit.
Délibération RN 07/2016-9/12 C.5. Usage interne et/ ou communication à des tiers 38. Le demandeur n'utilise pas les données qu'il a obtenues du Registre national sur la base d'une demande motivée. Il en va de même pour le numéro de Registre national. Les données et le numéro sont communiquées aux entreprises d assurances vie amenées à établir la «liste 201». 39. Le Comité en prend acte. 40. Lesdites données et le numéro de registre national seront ensuite communiquées au fonctionnaire compétent de l Administration fiscale à qui les lites 201 doivent être adressées. Il s agit plus précisément du fonctionnaire de l Administration générale de la documentation patrimoniale désigné à cette fin 4. 41. Le Comité en prend acte. C.6. Connexions en réseau 42. D'après les explications fournies par le demandeur, il apparaît qu'aucune information ne sera échangée avec des tiers sur la base du numéro d'identification et qu'il n'y aura par conséquent pas de connexion en réseau. 43. Le Comité en prend acte. 44. Par souci d'exhaustivité, le Comité souligne que : si des connexions en réseau sont mises en place ultérieurement, le demandeur devra l en informer au préalable ; en tout état de cause, le numéro d identification du Registre national ne pourra être utilisé dans des relations avec des tiers que pour autant que cela s'inscrive dans le cadre des finalités pour lesquelles ceux-ci ont également été autorisés à se servir dudit numéro. 4 Cfr. Articles 96 et 97 du Code des droits de succession.
Délibération RN 07/2016-10/12 D. SÉCURITÉ D.1. Conseiller en sécurité de l'information 45. Conformément à l'article 8, 2, premier alinéa et à l'article 10 de la LRN, chaque instance autorisée à accéder aux informations du Registre national et/ou à en utiliser le numéro d'identification est tenue de désigner un conseiller en sécurité de l'information. 46. Identifin a communiqué l'identité de son conseiller en sécurité de l'information. D'après la demande et les informations communiquées, il apparaît que l'intéressé peut être admis en tant que conseiller en sécurité de l'information. 47. Les entreprises d assurance vie n ont quant à elles pas communiqué l identité de leur(s) conseiller(s) en sécurité de l information, ce qui doit être fait. Un conseiller en sécurité de l information doit pouvoir apprécier, en toute indépendance, la sécurité de l information. Lors de la communication de l'identité du conseiller en sécurité de l'information, il faut en outre spécifier : le profil de la fonction, avec indication de la place dans l'organisation, les résultats à atteindre et les compétences requises ; la formation que l'intéressé a reçue ou dont il bénéficiera ; le temps que l'intéressé peut consacrer à la fonction ; les autres fonctions que l'intéressé exerce éventuellement et qui ne peuvent pas être incompatibles avec celle de conseiller en sécurité de l'information. D.2. Politique de sécurité de l'information 48. D'après les documents fournis par Identifin, il apparaît que cette dernière dispose d'une politique de sécurité ainsi que d'un plan en application de celle-ci. 49. Le Comité en prend acte. 50. Les entreprises d assurances vie devant répondre de l obligation de communication de la «liste 201» doivent fournir au Comité des informations au sujet de leur politique de sécurité de l'information.
Délibération RN 07/2016-11/12 D.3. Personnes ayant accès aux données, utilisant le numéro d'identification et liste de ces personnes 51. D'après la demande, il apparaît qu'au sein du service du personnel du demandeur, aucun membre du personnel n aura accès aux données, le processus étant intégralement automatisé. Chaque entreprise d assurance dispose en effet d un «directory» qui lui est propre au sein duquel les réponses à ses requêtes d accès au registre national lui seront exclusivement accessibles. 52. Les entreprises d assurances communiqueront par ailleurs à Identifin la liste des personnes qui, en leur sein, sont habilitées à accéder aux données. Cette liste sera continuellement mise à jour et est en outre tenue à la disposition du Comité sectoriel. Le Comité constate que cela rencontre les prescriptions de l article 12 de la LRN. 53. Avant de traiter les requêtes d'accès au Registre national formulées par les entreprises d assurances vie mentionnées aux articles 96 et 97 du Code des droits de succession, Identifin devra s'assurer que la liste desdits membres du personnel lui a été communiquée. 54. En outre, les personnes reprises sur lesdites listes devront signer une déclaration dans laquelle elles s engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des données. PAR CES MOTIFS, le Comité, 1 autorise aux conditions exposées dans la délibération et à la condition suspensive de la modification préalable des statuts de l A.S.B.L. Identifin telle que visée au point 17 de la délibération : Identifin à accéder au Registre national et à utiliser le numéro de Registre national afin de le transmettre aux entreprises d assurances vie concernées par l obligation imposée par les articles 96 et 97 du Code des droits de succession de communiquer la «liste 201» à l Administration fiscale avec mention du numéro de Registre national de l un de leurs assurés décédé; Les entreprises d assurances précitées à utiliser le numéro de Registre national pour le communiquer à l Administration fiscale lors de l envoi de la liste 201 visée aux articles 96 et 97 du Code des droits de succession ;
Délibération RN 07/2016-12/12 2 stipule que les autorisations susmentionnés sont valables pour une durée indéterminée et doivent être appliquées dans le respect des modalités définies dans la présente délibération, ce qui implique, pour l'accès aux informations du Registre national, qu'il s'agit d'un accès permanent limité aux données mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1 et 2, et 8 de la LRN. Avant de traiter une requête d'accès au Registre national formulée par les entreprises d assurances vie visées par les dispositions 96 et 97 du Code des droits de successions, Identifin devra s'assurer que le Comité a pu constater, sur la base des documents et renseignements fournis par les intéressées, que ces derniers : ont désigné un conseiller en sécurité de l'information présentant les garanties nécessaires ; ont transmis des informations adéquates relatives à la sécurité de l'information. Le Comité en informera systématiquement Identifin. 3 stipule que lors de toute modification ultérieure de l organisation de la sécurité de l information pouvant avoir un impact sur les réponses données au questionnaire sécurité fourni au Comité (désignation du conseiller en sécurité et réponses aux questions relatives à l organisation de la sécurité), le demandeur adressera au Comité un nouveau questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information complété conformément à la vérité. Le Comité en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu. 4 stipule que lorsqu il enverra un questionnaire relatif à l état de la sécurité de l information aux instances habilitées, ces dernières devront le compléter conformément à la vérité et le renvoyer au Comité qui en accusera réception, tout en se réservant le droit de réagir ultérieurement, s il y a lieu. L Administrateur f.f., La Présidente, (sé) An Machtens (sé) Mireille Salmon