Avantages de l'archivage des e-mails En plus d'être l'un des plus importants moyens de communication actuels, l'e-mail est aussi l'une des sources d'information les plus complètes et précieuses. Or, les informations transmises par e-mail ne sont généralement pas enregistrées à un autre emplacement, mais restent dans la boîte de messagerie des expéditeurs ou des destinataires. Au fil des années, les e-mails ainsi cumulés constituent un ensemble de connaissances unique en termes de volume et de qualité. En mettant en place une solution d'archivage des e-mails, les entreprises, les institutions publiques et les établissements de formation sont en mesure de sécuriser ces connaissances sur le long terme et de les exploiter efficacement. Elles y gagnent ainsi des avantages décisifs en termes de coûts et de compétitivité, ainsi que dans l'optique de leur mise en conformité avec les exigences légales et de leur protection face aux risques de contentieux juridiques. Vue d'ensemble Avantages pour les entreprises Conservation complète et sécurisée de tous les e-mails pendant la durée choisie Protection contre les pertes de données Conformité avec les exigences légales et protection face aux risques de contentieux juridiques (notamment grâce à l'utilisation des e-mails en tant que preuve) Protection face aux risques de contentieux juridiques Augmentation de la productivité, grâce à une utilisation efficace des e-mails en tant que source de connaissance Réduction immédiate des coûts de stockage et autres coûts informatiques Avantages pour les administrateurs Amélioration des performances du serveur de messagerie et réduction des besoins de stockage, grâce au transfert des anciens e-mails dans les archives Réduction des coûts de stockage, grâce à la gestion hiérarchisée du stockage (Hierarchical Storage Management, HSM), au stockage d'instance unique (Single Instance Storage, SIS) et à la compression
Raccourcissement des temps de sauvegarde et de restauration du serveur de messagerie Possibilité pour les utilisateurs finaux de restaurer directement les e-mails perdus Suppression des fichiers PST non sécurisés Contrôle sur les e-mails enregistrés de manière décentralisée (par exemple par l'archivage de clients de messagerie dispersés ou de boîtes de messagerie externes) Avantages pour les utilisateurs finaux Recherche intégrale rapide possible dans tous les e-mails et les pièces-jointes Accès aux e-mails archivés directement depuis Microsoft Outlook, via le navigateur Internet ou sur des périphériques mobiles Suppression des limitations des boîtes de messagerie et de l'obligation associée de trier les e-mails par ordre d'importance Possibilité de restaurer des e-mails perdus en un seul clic à partir de l'archive En fonction des droits attribués, possibilité d'accéder à l'archive d'autres collaborateurs Avantages juridiques Dans de nombreux pays et secteurs, des réglementations imposent de conserver les e- mails pendant une période déterminée. Souvent, une organisation doit être en mesure de présenter rapidement des e-mails aux autorités ou tribunaux qui en font la demande. En règle générale, seule une solution d'archivage des e-mails permet de répondre de manière fiable à ces exigences. L'archivage exhaustif et sécurisé de tous les e-mails de l'entreprise offre aussi un meilleur point de départ en cas de contentieux juridiques, car les e-mails peuvent servir de preuve. Avantages économiques Augmentation de la productivité La plupart des informations commerciales critiques d'une entreprise sont enregistrées sous forme d'e-mails. Dans ce contexte, l'accès efficace à ces données pour tous les collaborateurs et à tout moment est un facteur de productivité et un avantage concurrentiel majeur. L'archivage des e-mails permet de garantir le meilleur accès possible à ces informations. Protection contre les pertes de données Des e-mails importants peuvent être perdus suite à une erreur technique ou à une suppression accidentelle ou volontaire. Lorsqu'ils quittent l'entreprise, les collaborateurs suppriment souvent l'ensemble du contenu de leur boîte de messagerie. Une solution d'archivage permet le stockage centralisé, sécurisé et complet de tous les e-mails sur une période souhaitée, offrant ainsi une protection fiable contre la perte de données. Réduction des coûts informatiques Les serveurs de messagerie surchargés, les coûts de stockage de plus en plus élevés, la complexité des procédures de sauvegarde des données, les longs processus de récupération et les temps d'arrêt prolongés en cas de sinistre sont autant de facteurs qui font perdre du temps et de l'argent à l'entreprise. En archivant ses e-mails, celle-ci peut résoudre un
grand nombre des problèmes techniques associés à la messagerie électronique et simplifier considérablement ses processus informatiques. Les coûts ainsi économisés permettent généralement d'amortir rapidement le coût de la solution d'archivage mise en place. Indépendance et sécurité Dans de nombreuses entreprises, les e-mails ne sont pas enregistrés sur des serveurs de messagerie locaux, sous leur propre contrôle, mais sur des serveurs d'entreprises externes, sur Internet. Cette solution implique d'avoir confiance dans les mécanismes techniques de sécurité et dans la stabilité de ces entreprises. L'archivage de ces données gérées en externe est une mesure de sécurité simple et efficace qui peut encore contribuer à renforcer cette confiance. Avantages techniques Réduction des coûts de stockage et allègement durable de la charge des serveurs de messagerie Le volume croissant des e-mails et la quantité d'e-mails historiques obligent les responsables informatiques à mettre en place une gestion efficace des ressources de stockage. C'est dans ce contexte qu'une solution de stockage des e-mails s'avère utile, en permettant de décharger l'infrastructure informatique de l'entreprise de façon instantanée. Allègement de la charge des serveurs de messagerie Le déplacement des anciens e-mails dans une archive de messagerie permet de réduire considérablement l'espace requis par le serveur de messagerie. Par ailleurs, une fois l'archivage exécuté avec succès, les e-mails peuvent être supprimés des boîtes du serveur de messagerie conformément à des règles définies (par exemple tous les messages datant de plus d'un an). Après le premier archivage des messages, le processus peut être défini comme une tâche régulière (quotidienne, par exemple), afin de décharger le serveur de messagerie en continu. Les utilisateurs gardent la possibilité d'accéder aux e-mails stockés dans l'archive depuis leur environnement de travail habituel (tel que Microsoft Outlook). Réduction des besoins en espace La technologie Single Instance Storage permet de n'enregistrer qu'une seule fois dans l'archive les pièces-jointes et les contenus de messages identiques. L'association de cette fonctionnalité à la compression des pièces-jointes permet de réduire considérablement les besoins en espace. Suppression des limitations des boîtes de messagerie Une fois une solution d'archivage des e-mails en place, les limitations de boîtes de messagerie comme instrument de limitation de l'espace disque du serveur de messagerie deviennent inutiles. De leur côté, les utilisateurs ne sont plus obligés de passer du temps à régulièrement supprimer ou enregistrer les e-mails «moins importants» en local (dans des fichiers PST, par exemple).
Simplification de la sauvegarde des données et de la récupération des serveurs de messagerie La sauvegarde des serveurs de messagerie et la récupération des e-mails en cas de sinistre posent de plus en plus de problèmes aux administrateurs. Souvent, les créneaux horaires disponibles pour une sauvegarde ne sont pas assez longs. Réduction des temps de sauvegarde Le déplacement des anciens e-mails dans une archive permet de réduire considérablement non seulement la charge des données sur le serveur de messagerie, mais aussi le temps et les ressources nécessaires à la sauvegarde de ce serveur. La sauvegarde de l'archive des messages elle-même est très simple. Outre l'optimisation fondamentale du stockage de données pour les sauvegardes incrémentielles, il est possible de protéger des portions entières de l'archive en écriture. Cela offre l'avantage de pouvoir retirer les données de la sauvegarde de données en cours après une sauvegarde unique. La sauvegarde peut être réalisée via une fonction de sauvegarde intégrée ou au moyen d'un logiciel de sauvegarde de votre choix. Récupération des e-mails par les utilisateurs Les utilisateurs peuvent récupérer eux-mêmes des e-mails de l'archive en un seul clic. La récupération fastidieuse par l'administrateur des e-mails perdus dans les sauvegardes de données devient donc inutile. Une sauvegarde complète de tous les e-mails Si un utilisateur supprime des messages avant leur première sauvegarde, ils sont définitivement perdus pour l'entreprise. Toutefois, si les e-mails sont archivés directement lors de l'envoi ou de la réception, à l'aide de MailStore Server, ce risque est totalement exclu. Disponibilité continue de tous les e-mails en cas de sinistre En matière de sauvegarde des serveurs de messagerie, l'aspect le plus critique réside dans le temps nécessaire à la récupération des données en cas de sinistre. Lors de ce temps d'arrêt (qui se décompte souvent en heures, voire en jours), l'entreprise et les collaborateurs perdent l'accès à des informations critiques. Si une solution d'archivage est en place, tous les collaborateurs de l'entreprise peuvent accéder à tous les e-mails, même en cas de panne du serveur de messagerie ou de perte de données. Les activités commerciales peuvent donc se poursuivre sans interruption. Réduction de la dépendance aux fichiers PST Une solution d'archivage des e-mails offre deux options pour limiter les problèmes relatifs au format PST : L'archivage et le déstockage associé des données correspondantes permettent d'alléger la charge du serveur de messagerie. Il devient ainsi inutile d'utiliser les fichiers PST. Les fichiers PST existants peuvent être transférés dans l'archive dans un processus unique, avant d'être supprimés. Les utilisateurs gardent la possibilité d'accéder aux e-mails archivés à tout moment, par exemple via Microsoft Outlook ou MailStore Web Access.
A propos de MailStore Server MailStore Server fait partie des solutions d'archivage d'e-mails leaders pour les PME à l'échelle mondiale. Des milliers d'entreprises de tous secteurs et toutes tailles, mais aussi de nombreuses administrations et autres institutions publiques ont choisi de la déployer. MailStore Server prend en charge toutes les infrastructures de messagerie actuelles et permet la mise en œuvre de différentes stratégies d'archivage et de conformité. La solution s'adapte ainsi de manière optimale aux exigences et objectifs individuels d'une entreprise. MailStore Server combine une technologie performante et de faibles coûts, des exigences système minimes et un processus d'installation très simple. Lancez-vous Essai gratuit Vous pouvez télécharger une version d'essai gratuite de 30 jours sur la page www.mailstore.com, puis l'installer en quelques minutes sur un PC Windows de votre choix (même virtuel). L'archivage n'entraîne aucune modification au niveau de vos systèmes de messagerie. Conseil et commercialisation Merci de contacter Watsoft, le distributeur officiel de MailStore Par téléphone +33 (0) 556 157 570 Par e-mail support@watsoft.com www.mailstore.fr Copyright 2005-2012 MailStore Software GmbH. All trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners.