SUIVI D UN PROJET D ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE : LES DIFFICULTÉS D APPLICATION DU CADRE NORMATIF DANS LE MONDE BANCAIRE Le poste que j occupe au sein du service d archives du Crédit Lyonnais qui sont désormais les archives du groupe Crédit Agricole m a donné l occasion à plusieurs reprises de participer à des groupes de travail chargés de projets intégrant des problématiques d archivage électronique. L un de ces projets m a particulièrement marquée en raison des difficultés qu il a soulevées. En juin 2003, j ai été contactée par le département organisation de la direction des Marchés Particuliers et Professionnels qui est en charge de la banque de détail. L organisation m informait que le département production informatique devait mener une étude en vue de renouveler les supports d archivage électronique et me proposait de faire partie du groupe de projet en formation. Cette intervention a pour objectifs de rendre compte des travaux effectués et des difficultés rencontrées en s attachant plus particulièrement aux difficultés d application du cadre normatif tout en dégageant des pistes de réflexion sur les préoccupations des banques en matière d archivage électronique. I. LE PROJET DE RENOUVELLEMENT DES SUPPORTS D ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE 1.1 Contexte Le système d archivage en place au Crédit Lyonnais reposait sur le stockage des données sur disques optiques numériques, disques magnétiques et cassettes. Tous les documents dont la durée de conservation résulte d une obligation légale étaient conservés sur disques optiques numériques non réinscriptibles comme préconisé dans la norme AFNOR Z 42-013. En parallèle, ces documents étaient conservés sous forme papier. Les documents dont la conservation répondaient uniquement à des besoins internes étaient conservés sur cassettes. Les disques magnétiques étaient utilisés pour recopier certaines données et permettre une restitution plus rapide de documents très consultés. L espace de stockage arrivait à saturation fin 2003. De surcroît, le fournisseur évoquait la possibilité de cesser la commercialisation des disques optiques numériques.
1.2 Objectifs Il devenait donc nécessaire de réaliser une étude comparative et prospective du matériel disponible sur le marché. Cette étude devait permettre de proposer la meilleure évolution possible du matériel et de choisir une solution qui garantisse à l entreprise de pouvoir répondre à ses obligations légales de conservation et de restitution en lui offrant la possibilité de fournir comme preuve des documents issus de ce système. A terme, la solution retenue devait permettre d envisager la suppression de la conservation des documents sur support papier. 1.3 Participants L organisation s est chargée d identifier puis de contacter les différents collaborateurs nécessaires au déroulement de ce projet et de définir leurs rôles respectifs. Les services informatiques étaient chargés de conduire le projet, prospecter le marché, évaluer les qualités techniques des solutions proposées et mettre en œuvre le système retenu. Un membre de l organisation devait définir et valider les besoins de la DMPP en matière d archivage électronique. Les services juridiques en la personne d un membre de la Direction juridique du groupe et le service des archives que je représentais avaient à définir les obligations juridiques et les critères d archivage à respecter pour garantir la valeur probatoire des documents issus du système d archivage. Nous devions aussi valider la solution retenue. Enfin, le service achats devait valider la solution adoptée. II. MET EN ÉVIDENCE LES DIFFICULTÉS D APPLICATION DU CADRE NORMATIF 2.1 Un marché en constante évolution L étude des différents types de matériels disponibles où à venir sur le marché par les informaticiens a démontré que les fournisseurs ne s appuient plus forcément pour leurs solutions d archivage électronique sur des disques optiques numériques non réinscriptible. Ils proposent d autres supports de stockage pouvant être une alternative aux disques optiques numériques notamment dans le cadre d une utilisation particulièrement importante en terme de consultation. Le choix des informaticiens s est porté vers une solution d archivage électronique dite de stockage adressé par contenu (Content-Addressed Storage) qui permet d organiser le stockage des données indépendamment
de leur localisation. Cette solution appelée Centera est commercialisée par une société américaine EMC Corporation (EMC²) et utilise comme support de stockage des disques magnétiques non réinscriptible. 2.2 Une norme aux spécifications techniques contraignantes A ce stade les informaticiens se sont tournés vers le juriste et l archiviste pour savoir s ils pouvaient utiliser des supports de stockage autres que ceux préconisés dans la norme AFNOR Z 42-013 sans altérer la valeur probante des documents issus du système d archivage électronique. Cette norme, en vigueur depuis 1999, définit des spécifications techniques visant à assurer la conservation et l intégrité des documents stockés. Elle reste la référence en matière de supports de stockage. Or, elle préconise l utilisation de supports non réinscriptible par altération physique du support et cite le CD Worm (Write Once Read Many). La solution d archivage retenue par les informaticiens n utilise pas ce type de support de stockage. Nous appuyant sur les textes en vigueur, nous avons essayé de répondre à cette interrogation. La loi sur la confiance dans l économie numérique n avait pas été promulguée alors mais les problématiques développées ici et le raisonnement que nous avons tenu à l époque restent d actualité. 2.3 Interprétation de la norme et solution retenue Deux solutions s offraient à nous étayées par deux raisonnements différents. Nous pouvions considérer que la norme préconisant un type de support de stockage, seul ce type de support répondait aux exigences de la norme. Cette interprétation, basée sur le respect d un principe de précaution, nous aurait conduits à refuser toute solution n utilisant pas ce type de support donc toutes les solutions qui avaient retenu l attention des informaticiens. La seule possibilité aurait été l accroissement de l espace de stockage par ajout de disques optiques numériques. Nous aurions alors risqué de nous retrouver dans la même situation à court ou moyen terme. Nous avons adopté un autre raisonnement partant du principe que la loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relative à la signature électronique en posant un principe d indépendance entre l écrit et son support a consacré la valeur probante du document électronique. Le document électronique a la même valeur juridique qu un écrit sur support papier à condition que son auteur soit dûment identifié et que le document soit établi dans des conditions de nature à en garantir l intégrité. Le législateur ne définit pas la notion d intégrité et ne l associe pas à des critères précis relativement à l archivage électronique ou aux moyens à employer pour y parvenir. Une mosaïque de texte (normes, standards et recommandations) a pour but de définir les critères de mise en place d un archivage
électronique fiable et définissent des spécifications techniques visant à conserver et à préserver l intégrité des documents électroniques. Tous ces textes considèrent que la fiabilité de l'archivage électronique dépend avant tout de la mise en place de processus concourant à l'intégrité du document électronique en assurant la traçabilité du document (association de métadonnées de description aux données, mise en place d'un droit d'accès) et une restitution fiable (procédures de protection contre la perte et la corruption de données). Le tout de façon pérenne (procédures de protection contre la détérioration des supports et l'obsolescence technologique en assurant la migration des données). Il nous a semblé que si les informaticiens en charge de ce projet d'évolution des supports pouvaient s assurer que le système d'archivage électronique choisi répond à l essentiel de ces exigences alors il pourrait être retenu en remplacement de l'actuel système d'archivage bien qu il n utilise pas la même technologie de stockage que celle préconisée par la norme. Les garanties présentées par ce système en matière d intégrité des données ont été vérifiées et appréciées concrètement par les services informatiques. La solution Centera a été retenue et est aujourd hui en place au Crédit Lyonnais mais la seconde phase du projet qui consistait à se satisfaire uniquement de l archivage électronique a été abandonnée. Les deux systèmes d archivage papier et électronique continuent à coexister. On peut s étonner des raisons d une telle attitude qui génère des coûts importants. III. ET SOULIGNE UN PROBLEME DE CONFIANCE DE L ENTREPRISE DANS LES PROCÉDÉS DE CONSERVATION ÉLECTRONIQUE 3.1 Les causes de cette attitude Au regard des travaux accomplis au cours de ce projet, nous constatons un réel problème de confiance des acteurs dans les procédés de conservation électronique des documents pour les raisons suivantes : La capacité à établir de manière certaine la valeur probatoire des documents conservés sur support électronique est jugée insuffisante. Les techniques préconisées dans les normes et manuels d archivage sont perçues comme lourdes et coûteuses. Ces réticences sont toujours d actualité et ne sont pas le fait uniquement du Crédit Lyonnais. J ai eu l occasion depuis de participer à un groupe de travail de la Fédération Bancaire Française qui réfléchit sur les besoins et les attentes des banques en matière d archivage électronique. Ce groupe est composé de juristes et d archivistes de plusieurs banques et nous avons tous effectué le même constat : alors que l archivage électronique représente un enjeu important pour les banques en termes
financier et juridique, elles continuent le plus fréquemment à conserver en parallèle des systèmes d archivage papier. Cette attitude paradoxale, à l heure où le cadre législatif mis en place par les pouvoirs publics encourage l utilisation des nouvelles technologies, est inhérente pour une part aux insuffisances du cadre normatif. 3.2 Les lacunes du cadre normatif La loi du 13 mars 2000 et son décret d application du 31 mars 2001 ainsi que désormais la loi sur la confiance dans l économie numérique réglementent la preuve électronique et indiquent que l intégrité de l écrit électronique doit être préservée tout au long de son cycle de vie pour en maintenir la force probante. La validité probatoire du document électronique dépend donc de la fiabilité de la conservation et les critères de mise en place d un système d archivage fiable sont définis dans différents types de textes : normes, standards, recommandations, manuels. Pourtant ces textes ne suffisent pas toujours à inspirer la confiance nécessaire à la mise en place d un archivage électronique au détriment d autres supports. Essentiellement parce qu ils n ont pas, sur le plan probatoire, de valeur juridique spécifique reconnue en tant que telle et sont souvent trop contraignants sur le plan technique donc rapidement obsolètes. Concrètement, en l absence de jurisprudence et de textes réglementaires, il est difficile de convaincre des dirigeants d entreprise d adopter un système d archivage électronique en remplacement de l archivage papier, ce qui implique des investissements importants, sans pouvoir garantir en contrepartie la valeur probatoire des documents issus de ce système. 3.3 La nécessité de mettre en place un cadre réglementaire souple Au moment où les pouvoirs publics non seulement tentent d encourager l utilisation des nouvelles technologies de l information, notamment vis-à-vis du consommateur, mais également imposent dans certains cas la conservation des contrats en ligne, à charge que cette conservation soit effectuée par le seul cybercommerçant, il est indispensable d instaurer, pour les acteurs, un degré de confiance suffisant afin que dans le premier cas les entreprises recourent, sans risque à la conservation électronique des documents et que dans le second, elles proposent effectivement la conclusion de tels contrats en ligne (sans que les contraintes de la conservation ne les en fassent abandonner le projet) Pour instaurer le degré de confiance nécessaire afin d encourager les entreprises à conserver leurs documents en format électronique et surtout permettre réellement la signature électronique en ligne de contrats dématérialisés avec un consommateur lambda, un cadre réglementaire souple est indispensable. Il ne doit pas freiner le recours aux technologies de l information et devrait pouvoir être adapté au cours du temps en
fonction des difficultés rencontrées, notamment compte tenu des litiges, des pratiques ou des innovations technologiques. L enjeu sera, alors, de fixer les limites de ce cadre réglementaire, ce qui revient à définir les limites des contraintes au-delà desquelles les entreprises renoncent à recourir au procédé de conservation électronique des documents.