DELIBERATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Direction des Affaires Générales Pôle Pilotage 63006 Clermont-Ferrand cedex 1 Tel. 04 73 40 61 80 - Fax 04 73 40 64 31 Celine.NEBOUT@univ-bpclermont.fr www.univ-bpclermont.fr Etat des présences : > Présidence (1) : Mathias BERNARD, Président. SEANCE DU 23 MAI 2014 > Membres avec voix délibérative (20) : Catherine AUXIETTE ; Mathias BERGANZA ; Patrick BIHOUES ; Olivier BODART ; Maëva BOUDA ; Françoise CAIRA ; Patrick CHAMBRES ; FABIEN CONORD ; Marilou DARRIUS ; Jean-Philippe DESIRONT ; Pascale DUCHE ; Sébastien DUCLOCHER ; Gérard DUHESME ; Christophe GOUINAUD ; Pauline MAXIMI ; Françoise PALADIAN ; Patrick RELIAT ; Laurence RODIER ; Denis SARGOS ; Odile SOULIER. > Procurations séance complète (4) : Pascale AURAIX-JONCHIERE à Françoise PALADIAN ; François DUMAS à Pascale DUCHE ; Arthur MASQUE à Pauline MAXIMI ; Farouk TOUMANI à Patrick CHAMBRES. > Membre de droit (1) : Mme le Recteur, Chancelier des Universités, représentée par Jérôme GUICHARD (DESR). > Membre sans voix délibérative (1) : Viviane ALARY, Vice-Présidente du CA. > Invités permanents (19) : Eric AGBESSI, Directeur de l UFR LACC ; Emmanuelle BABSKY, DGA DAF ; Gilles BOURDIER, Directeur de l UFR ST ; Hervé COMBAZ, DGS ; Eric DORE, Directeur de l UFR STAPS ; Khalil EL KHAMLICHI-DRISSI, Vice-Président délégué Valorisation ; Claude FORANO, Vice-Président Politique en Direction des Personnels ; Anne GARRAIT-BOURRIER, Vice-Présidente Relations Internationales ; Pierre HENRARD, Vice-Président Recherche ; Didier JOURDAN, Directeur de l ESPE ; Delphine MARTINOT, Directrice de l UFR Psychologie ; Bénédicte MATHIOS, Directrice de l UFR LLSH ; Céline NEBOUT, Animatrice vie institutionnelle ; Françoise PEYRARD, Vice- Présidente du CEVU ; Huguette RUBIO, Vice-Présidente Dialogue avec les Composantes. > Invités ponctuels (2) : Aurélien ALBALADEJO, DRH ; Yves MOULINAT, DRH. Acte n 2014-025 Nature de l acte : Restructuration des fonctions support «Finances» et «Logistique-Immobilier» Délibération CA 23/05/2014 n 2014-025 Université Blaise Pascal Page 1 sur 2
Séance du Conseil d Administration du 23 mai 2014. A l ouverture de la séance, 25 personnes sur les 30 membres du conseil d administration sont présents ou représentés. Le quorum de 16 membres présents est donc atteint. VU l avis favorable du Comité Technique, séance du 22 mai 2014. Résultats du vote des membres présents ou représentés ayant voix délibérative au moment du vote : 25 votants dont pour : 20 contre : 0 abstentions : 5 Le conseil d'administration approuve le projet de création au 1 er septembre 2014 d un pôle «Recettes et contrats» d établissement et la création d une direction «Patrimoine-logistique», formée à partir de la direction du patrimoine immobilier et de la logistique et du service de gestion universitaire, organisée sur trois niveaux. Nombre de pièce jointe : 1 Note de présentation - 5 p. Clermont-Ferrand, le 3 juin 2014. Le Président, Mathias BERNARD Délibération CA 23/05/2014 n 2014-025 Université Blaise Pascal Page 2 sur 2
CONSEIL D ADMINISTRATION Note de présentation Séance du 23 mai 2014 Point 5 5. Réorganisation des fonctions support Finances et Patrimoine-Immobilier Objet : structuration des fonctions finances et patrimoine logistique à partir du 1 er septembre 2014 La présente note vise à décrire de manière synthétique les restructurations des fonctions finances et patrimoine-logistique prévues en lien avec la démarche de cartographie des fonctions Silland, en insistant plus particulièrement sur les évolutions prévues à la rentrée 2014. Lors du comité technique du 24 avril dernier, les objectifs généraux du projet de structuration ont été présentés. Il s agit de préserver et d'améliorer le fonctionnement de l université, dans un triple objectif : la qualité du service rendu, les conditions de travail des agents, l optimisation des coûts. Chaque objectif revêt une importance équivalente. Toutefois, il importe de préciser que ce projet est mené dans un contexte de consolidation financière comportant une réduction des structures. C est pourquoi il doit être mené de manière cohérente avec la réflexion sur la réduction des activités. Il s articule également avec le projet de regroupement des deux universités et de la CUE à l horizon 2017. FONCTION FINANCES Calendrier: cette structuration s'étend sur les années 2014-2016. La prochaine étape, au 1er septembre 2014, porte sur la création d'un pôle recettes et contrats à l'échelle de l'établissement. Voir fin de note. Constat synthétique Les caractéristiques essentielles de l organisation actuelle sont sa fragmentation et sa concentration sur des tâches d exécution. 90% des gestionnaires SIFAC sont en dehors de la DAF (112 contre 13). Ils saisissent des données sur plusieurs centaines de centres de coûts ; le budget est réparti sur 250 centres financiers. La DAF et l agent comptable ne peuvent pas s appuyer sur un réseau de référents, notamment pour la recherche, où les interlocuteurs sont trop nombreux. Le manque de cadres nuit au pilotage budgétaire, au pilotage des achats, à la programmation. Les données saisies sont hétérogènes, éparpillées, ce qui entrave toute analyse. La structuration est engagée depuis longtemps mais elle s est mise en place de manière progressive : SRED, DRP, pôle financier Carnot, pôle MSH, service facturier, pôle recettes et contrats. Note de présentation CA 23/05/2014 Université Blaise Pascal
La fonction se divise en plusieurs processus : 1) processus dépenses-bons de commande 2) processus missions 3) processus achats et marchés publics 4) processus recettes 5) processus conventions pluriannuelles 6) processus budget 7) processus analyse, programmation, enquêtes et statistiques Objectifs 1) en termes de qualité du service rendu : Les objectifs sont résumés dans le tableau suivant: Acteurs Besoins Impératifs Le pilotage (CA, président, DGS) - Connaître la situation financière globale - Disposer de toutes les données - Disposer de documents d analyse Exhaustivité, fiabilité Les acteurs des activités métier : enseignants et biatss qui ont des besoins de matériels et prestations Les porteurs de projets : enseignants et biatss qui répondent à des appels d offre ou souhaitent développer une activité Les responsables de structures - Commander aux fournisseurs - Connaître les crédits disponibles - Etablir un devis rapidement - Connaître la part de ressources dont ils pourront disposer - Connaître la situation financière de la structure - Connaitre tous les éléments financiers pour construire le budget - Accéder aux outils de reporting à tout moment Rapidité, fluidité, précision Rapidité, pérennité Rapidité, Exhaustivité, Fiabilité Contrôle de gestion - Disposer de toutes les données Exhaustivité, fiabilité Environnement socioéconomique - Entreprises fournisseurs : besoin d être payées rapidement - Entreprises clients : besoin de connaître nos tarifs, besoins de rapports financiers - Besoin d interlocuteurs identifiés Rapidité Lisibilité 2) en termes de conditions de travail des agents : - sécuriser l'environnement des agents financiers en les intégrant le plus possible à une équipe métier animée par un responsable métier et inscrite dans l'organisation de la fonction financière à l échelle de l'établissement, Note de présentation CA 23/05/2014 Université Blaise Pascal
- garantir l'évolution des compétences par l'animation métier et le développement du collectif: formation, information, communication, rencontres, - améliorer les possibilités de reconnaissance professionnelle par le développement de la mobilité fonctionnelle et le pilotage des promotions au sein de l'organisation - optimiser l'outil SIFAC, 3) en termes d'optimisation des coûts : - garantir la bonne utilisation des deniers publics et l'optimisation des moyens de l'université par la qualité des processus financiers et comptables et l amélioration du reporting et de l'aide à la décision, - mobiliser au mieux les ressources humaines par un pilotage d'ensemble à l'échelle de l'établissement et une mutualisation adéquate entre gestionnaires de terrain et DAF. Principes - Une direction des affaires financières (DAF) élargie, assurant ou pilotant étroitement la totalité des processus financiers et comptables : - transfert de processus complets à la DAF: missions, recettes, contrats - regroupement des gestionnaires en pôles pour favoriser les échanges, pallier les absences, permettre un encadrement - réseau resserré de référents financiers dans les services, laboratoires et composantes. - Des processus formalisés, maîtrisés et en amélioration continue : - contrôle interne comptable et financier - contrôleur interne dédié. - Des procédures garantissant l'information des usagers, notamment des structures et services non financiers, la réponse à leurs besoins et la réponse à leurs demandes : interlocuteurs identifiés, procédures de demandes, engagement de délai de réponse, animation du réseau des référents. Focus sur l année 2014 : création du pôle «recettes et contrats» et impact sur la DRP Au 1 er janvier 2014 a été mis en place le service facturier. Au 1 er septembre, il s agira de créer un pôle chargé de l ensemble des recettes et des contrats de l établissement, au sein de la Direction des affaires financières. En termes de qualité de service, les objectifs sont de : - enregistrer toutes les recettes dans un service unique pour les imputer correctement, en contrôler l affectation budgétaire et élaborer le budget en norme «GBCP» (nouveau cadre budgétaire et comptable en vigueur à partir du 1 er janvier 2016). - enregistrer toutes les conventions dans un service unique pour les imputer correctement et contrôler l équilibre des budgets annuel et pluriannuel. Cette évolution vise une professionnalisation progressive des agents concernés dans le domaine financier et un resserrement des liens avec l ensemble des gestionnaires financiers, dont les compétences se renforceront également progressivement. En effet, les gestionnaires des composantes, laboratoires et services interagiront de manière forte avec ce nouveau pôle et la dimension réseau sera renforcée. Le pôle recettes et contrats comportera 8 agents : - Pilotage du service : 1 agent de catégorie A - Recettes : 3 agents de catégorie B ou C - Conventions : 4 agents de catégorie B ou C Note de présentation CA 23/05/2014 Université Blaise Pascal
Du fait du morcellement actuel, la création de ce pôle correspond à un transfert d activités depuis de nombreuses structures vers la DAF. Ce transfert d activités s accompagne nécessairement d un transfert de moyens humains. L ensemble des structures verra donc son activité se recentrer un peu plus sur le cœur de métier : enseignement, recherche, Pour la Direction de la Recherche et des Partenariats (DRP), celle-ci verra son périmètre de missions évoluer et se recentrer sur les missions liées au pilotage de la recherche : 1) Aide au montage de projets (accompagnement scientifique, financier et juridique) 2) Budget recherche 3) Communication recherche 4) Système d information recherche Le renforcement de la DRP sur l aide au montage des projets de recherche est une attente forte des laboratoires. Le transfert de la gestion financière des conventions de recherche et de l émission des titres de recette au pôle «recettes et contrats» correspondra au transfert de 4 postes (1 poste de catégorie B, 3 postes de catégorie C). La DRP aura donc un potentiel de 8 postes à l issue de ce transfert, avec un pyramidage presque entièrement de catégorie A et B : - Directeur (A) - Directeur adjoint (A) - Pôle Valorisation, innovation, transfert (2 A) - Administration de la recherche, SI, communication (B) - Appui au montage de projets, valorisation, indicateurs (2 B) - Secrétariat, gestion financière (C) Les 4 autres postes nécessaires au pôle recettes et contrats correspondront à des redéploiements en provenance d autres structures. L appel à candidatures sera réalisé en juin dans le cadre du mouvement interne et portera sur les 8 postes. Les structures qui, outre la DRP, transféreront des postes seront identifiées à l issue de cet appel à candidatures. L objectif est d obtenir la meilleure adéquation possible entre le transfert de postes et le transfert de missions, en transférant essentiellement des postes fortement «financiers». Calendrier: au 1er septembre 2014 FONCTION PATRIMOINE - LOGISTIQUE Constat synthétique présenté au comité technique du 24 avril dernier : pour la maintenance immobilière : un niveau 1 présent dans les sites «monostructure» et fragile ailleurs (Cézeaux, Carnot) ; un niveau 2 robuste, mais un lien entre les deux à renforcer pour l'entretien des locaux : un fonctionnement individuel par secteurs avec des effectifs en tension. Ce fonctionnement a atteint ses limites dans la plupart des sites (Cézeaux, Carnot, Gergovia) pour la logistique (accueil, courrier, ouverture et fermeture des locaux, gardiennage, gestion des accès, manutention, mise en place d'événements, reprographie, gestion des salles ) : une bonne présence dans les composantes monostructures mais certains services non offerts dans les autres sites globalement un manque de mutualisation qui empêche de tirer le meilleur parti des ressources humaines disponibles (ex. pour des opérations de grande ampleur : journées portes ouvertes, opérations «coups» de poing en nettoyage ). Note de présentation CA 23/05/2014 Université Blaise Pascal
Objectifs 1) en termes de qualité du service rendu : - maintenance : assurer en tout point, selon une logique de proximité et de mutualisation, une présence en termes de maintenance préventive (veille, alerte) et une réactivité en termes de maintenance curative (réponse, planification, intervention) ; développer la compétence en maîtrise d'ouvrage - entretien : assurer en tout point, selon une logique de proximité et de mutualisation, une prestation adaptée au besoin en développant la notion de programme d'entretien, renforcer la continuité du service en cas d'absence; - logistique : offrir en tout point, selon une logique de proximité et de mutualisation, des services logistiques de qualité, notamment dans les sites multistructures, et, prioritairement offrir des services non offerts aujourd'hui : accueil, gestion des accès, manutention, mise en place d'événements, gestion des logements de fonction...; - transversal : piloter l'activité du service en associant les usagers, dans le cadre d'un comité d'usagers et en rendant compte de l'activité devant les instances statutaires ad hoc, a priori essentiellement le CHSCT ; formaliser les prestations offertes et les modalités pour y accéder, et les communiquer aux usagers. 2) en termes de conditions de travail des agents : - intégrer chaque agent à une équipe métier animée par un responsable métier - assurer un management métier de proximité facilitant l'exercice des missions - garantir l'évolution des compétences par l'animation métier et le développement du collectif : information, communication, rencontres, formation - améliorer les possibilités de reconnaissance professionnelle par le développement de la mobilité et le pilotage des promotions au sein de la direction. 3) en termes d'optimisation des coûts : - mettre en place une programmation dans tous les domaines, y compris dans le domaine de l'entretien (programme d'entretien), fondée au premier chef sur le besoin des usagers (par exemple, fréquence de nettoyage des locaux à usage tertiaire inférieure à la fréquence de nettoyage des locaux à usage scientifique) - améliorer l'utilisation des ressources par un pilotage d'ensemble à l'échelle de l'établissement et une mutualisation adéquate entre équipes de sites ou de secteurs différents. Principes - Une direction unique du patrimoine immobilier et de la logistique assurant les missions de maintenance immobilière, d'entretien et de logistique à l'échelle de l'université, hormis les sites distants des départements de l'allier, du Cantal, de la Haute- Loire, gérés par leur composante. Avec ces sites, le lien fonctionnel est préservé et développé (assistance, formation...) - Une organisation sur trois niveaux permettant à la fois un maillage de l'ensemble du territoire, un management de proximité, et une mutualisation des ressources, le niveau intermédiaire (coordinateur de site) étant le niveau de référence pour les usagers, quelle que soit la fonction concernée (maintenance immobilière, entretien, logistique) - Des procédures garantissant l'information des usagers, la réponse à leurs besoins et la réponse à leurs demandes : interlocuteurs identifiés, procédures de demandes d'intervention, engagement de délai de réponse, consultation formalisée des usagers (comité des usagers). Il est demandé au CA d approuver le projet de création au 1 er septembre 2014 d un pôle «Recettes et contrats» d établissement et la création d une direction «Patrimoine-logistique», formée à partir de la direction du patrimoine immobilier et de la logistique et du service de gestion universitaire, organisée sur trois niveaux. Note de présentation CA 23/05/2014 Université Blaise Pascal
DELIBERATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Direction des Affaires Générales Pôle Pilotage 63006 Clermont-Ferrand cedex 1 Tel. 04 73 40 61 80 - Fax 04 73 40 64 31 Celine.NEBOUT@univ-bpclermont.fr www.univ-bpclermont.fr Etat des présences : > Présidence (1) : Mathias BERNARD, Président. SEANCE DU 23 MAI 2014 > Membres avec voix délibérative (20) : Catherine AUXIETTE ; Mathias BERGANZA ; Patrick BIHOUES ; Olivier BODART ; Maëva BOUDA ; Françoise CAIRA ; Patrick CHAMBRES ; FABIEN CONORD ; Marilou DARRIUS ; Jean-Philippe DESIRONT ; Pascale DUCHE ; Sébastien DUCLOCHER ; Gérard DUHESME ; Christophe GOUINAUD ; Pauline MAXIMI ; Françoise PALADIAN ; Patrick RELIAT ; Laurence RODIER ; Denis SARGOS ; Odile SOULIER. > Procurations séance complète (4) : Pascale AURAIX-JONCHIERE à Françoise PALADIAN ; François DUMAS à Pascale DUCHE ; Arthur MASQUE à Pauline MAXIMI ; Farouk TOUMANI à Patrick CHAMBRES. > Membre de droit (1) : Mme le Recteur, Chancelier des Universités, représentée par Jérôme GUICHARD (DESR). > Membre sans voix délibérative (1) : Viviane ALARY, Vice-Présidente du CA. > Invités permanents (19) : Eric AGBESSI, Directeur de l UFR LACC ; Emmanuelle BABSKY, DGA DAF ; Gilles BOURDIER, Directeur de l UFR ST ; Hervé COMBAZ, DGS ; Eric DORE, Directeur de l UFR STAPS ; Khalil EL KHAMLICHI-DRISSI, Vice-Président délégué Valorisation ; Claude FORANO, Vice-Président Politique en Direction des Personnels ; Anne GARRAIT-BOURRIER, Vice-Présidente Relations Internationales ; Pierre HENRARD, Vice-Président Recherche ; Didier JOURDAN, Directeur de l ESPE ; Delphine MARTINOT, Directrice de l UFR Psychologie ; Bénédicte MATHIOS, Directrice de l UFR LLSH ; Céline NEBOUT, Animatrice vie institutionnelle ; Françoise PEYRARD, Vice- Présidente du CEVU ; Huguette RUBIO, Vice-Présidente Dialogue avec les Composantes. > Invités ponctuels (2) : Aurélien ALBALADEJO, DRH ; Yves MOULINAT, DRH. Acte n 2014-026 Nature de l acte : Définition des modalités d attribution (critères de choix des bénéficiaires et barème des attributions individuelles) de la nouvelle PEDR Délibération CA 23/05/2014 n 2014-026 Université Blaise Pascal Page 1 sur 2
Séance du Conseil d Administration du 23 mai 2014. A l ouverture de la séance, 25 personnes sur les 30 membres du conseil d administration sont présents ou représentés. Le quorum de 16 membres présents est donc atteint. VU l avis favorable du Conseil Scientifique, séance du 14 mai 2014. VU l avis favorable du Comité Technique, séance du 22 mai 2014. Résultats du vote des membres présents ou représentés ayant voix délibérative au moment du vote : 22 votants dont pour : 11 contre : 2 abstentions : 9 Le conseil d'administration approuve maintien de la nouvelle PEDR au même montant annuel de 5 355 brut, à l ensemble des Maîtres de Conférence (MCF) et des Professeurs des Universités (PR) ayant obtenu la note globale A de la nouvelle instance nationale, ainsi qu à ceux ayant obtenu la note globale B à condition, dans ce dernier cas, que les quatre notes intermédiaires comportent au moins deux A et aucun C (donc en ne retenant que les combinaisons ayant 3A et 1B ou 2A et 2B). Nombre de pièce jointe : 1 Note de présentation - 2 p. Clermont-Ferrand, le 3 juin 2014. Le Président, Mathias BERNARD Délibération CA 23/05/2014 n 2014-026 Université Blaise Pascal Page 2 sur 2
CONSEIL D ADMINISTRATION Note de présentation Séance du 23 mai 2014 Point 6 6. Modalités d attribution de la nouvelle PEDR Succédant à l ancienne «Prime d Encadrement Doctorale et de Recherche» (PEDR), la «Prime d Excellence Scientifique» (PES) est attribuée depuis 2009 conformément au décret 2009-851 du 8 juillet 2009. L Université Blaise Pascal a fait le choix dès 2009 d une évaluation des dossiers par l instance nationale relevant du MESR. Puis, le Conseil Scientifique du 25 septembre 2012 et le Conseil d Administration du 28 septembre 2012 ont défini un montant unique de 5 355 brut pour les candidats ayant obtenu une note globale A ou B de l instance nationale. Ceci conduit à une enveloppe globale moyenne de 960 k par an pour l Université Blaise Pascal. Un décret, actuellement en cours de finalisation, remplace l instance nationale relevant du MESR par les sections du CNU, et réintroduit le nom de PEDR. Le Conseil Scientifique du 29 janvier 2014 et le Conseil d Administration du 31 janvier 2014 ont confirmé le recours à cette nouvelle instance nationale pour l Université Blaise Pascal. Ce nouveau décret conduit les universités à se prononcer également sur les modalités d attributions, choix des bénéficiaires et montant des attributions individuelles. Les contraintes de soutenabilité budgétaire pour les prochaines années conduisent à proposer de limiter l enveloppe globale annuelle consacrée à cette prime de 10% par rapport à son niveau actuel. Pour atteindre cet objectif tout en gardant les principes généraux d attributions de cette prime, et compte tenu du caractère non rétroactif des mesures prises pour les attributions des années précédentes (PES attribuées en 2011, 2012 et 2013 qui demeurent donc inchangées), il est proposé d attribuer la nouvelle PEDR, maintenue au même montant annuel de 5 355 brut, à l ensemble des Maîtres de Conférence (MCF) et des Professeurs des Universités (PR) ayant obtenu la note globale A de la nouvelle instance nationale, ainsi qu à ceux ayant obtenus la note globale B à condition, dans ce dernier cas, que les quatre notes intermédiaires comportent au moins deux A et aucun C (donc en ne retenant que les combinaisons ayant 3A et 1B ou 2A et 2B). Une simulation faite sur les cinq dernières années (2009 à 2013) montre que cette solution permet de réduire l enveloppe financière globale d une promotion de 30% environ, et donc d atteindre pour 2015 l objectif budgétaire d une réduction de l enveloppe globale de l ordre de 10%. Cette solution conduit à des taux de sélectivité moyens sur quatre ans de l ordre de 20% pour les MCF et de 45% pour les PR, comparés au schéma actuel de la PES qui donne en moyenne 29% pour les MCF et 62% pour les PR. Une proposition alternative, permettant de réaliser les mêmes contraintes budgétaires, serait de ne pas changer le périmètre des bénéficiaires, i.e. de conserver l attribution de la prime à l ensemble des candidats ayant obtenu la note globale A ou B, mais d en changer le montant pour le positionner au minimum permis par les textes actuels, soit 3 600 brut annuel (ancien montant de la PEDR d avant 2009 qui était attribué aux MCF). Note de présentation CA 23/05/2014 Université Blaise Pascal
Aucune de ces mesures ne peut avoir un caractère rétroactif. Les personnes ayant obtenu la PES en 2011, 2012 et 2013 conservent donc leurs primes aux mêmes conditions pendant les quatre années dues, les mesures proposées ne s appliquant qu à partir de la campagne 2014. Le Conseil Scientifique du 14 mai a rendu un avis favorable (21 votants : 17 pour, 4 abstentions) pour l application de la première solution. Il est demandé au Conseil d Administration d approuver la première solution, soit le maintien de la nouvelle PEDR au même montant annuel de 5 355 brut, à l ensemble des Maîtres de Conférence (MCF) et des Professeurs des Universités (PR) ayant obtenu la note globale A de la nouvelle instance nationale, ainsi qu à ceux ayant obtenus la note globale B à condition, dans ce dernier cas, que les quatre notes intermédiaires comportent au moins deux A et aucun C (donc en ne retenant que les combinaisons ayant 3A et 1B ou 2A et 2B). Note de présentation CA 23/05/2014 Université Blaise Pascal
DELIBERATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Direction des Affaires Générales Pôle Pilotage 63006 Clermont-Ferrand cedex 1 Tel. 04 73 40 61 80 - Fax 04 73 40 64 31 Celine.NEBOUT@univ-bpclermont.fr www.univ-bpclermont.fr Etat des présences : > Présidence (1) : Mathias BERNARD, Président. SEANCE DU 23 MAI 2014 > Membres avec voix délibérative (20) : Catherine AUXIETTE ; Mathias BERGANZA ; Patrick BIHOUES ; Olivier BODART ; Maëva BOUDA ; Françoise CAIRA ; Patrick CHAMBRES ; FABIEN CONORD ; Marilou DARRIUS ; Jean-Philippe DESIRONT ; Pascale DUCHE ; Sébastien DUCLOCHER ; Gérard DUHESME ; Christophe GOUINAUD ; Pauline MAXIMI ; Françoise PALADIAN ; Patrick RELIAT ; Laurence RODIER ; Denis SARGOS ; Odile SOULIER. > Procurations séance complète (4) : Pascale AURAIX-JONCHIERE à Françoise PALADIAN ; François DUMAS à Pascale DUCHE ; Arthur MASQUE à Pauline MAXIMI ; Farouk TOUMANI à Patrick CHAMBRES. > Membre de droit (1) : Mme le Recteur, Chancelier des Universités, représentée par Jérôme GUICHARD (DESR). > Membre sans voix délibérative (1) : Viviane ALARY, Vice-Présidente du CA. > Invités permanents (19) : Eric AGBESSI, Directeur de l UFR LACC ; Emmanuelle BABSKY, DGA DAF ; Gilles BOURDIER, Directeur de l UFR ST ; Hervé COMBAZ, DGS ; Eric DORE, Directeur de l UFR STAPS ; Khalil EL KHAMLICHI-DRISSI, Vice-Président délégué Valorisation ; Claude FORANO, Vice-Président Politique en Direction des Personnels ; Anne GARRAIT-BOURRIER, Vice-Présidente Relations Internationales ; Pierre HENRARD, Vice-Président Recherche ; Didier JOURDAN, Directeur de l ESPE ; Delphine MARTINOT, Directrice de l UFR Psychologie ; Bénédicte MATHIOS, Directrice de l UFR LLSH ; Céline NEBOUT, Animatrice vie institutionnelle ; Françoise PEYRARD, Vice- Présidente du CEVU ; Huguette RUBIO, Vice-Présidente Dialogue avec les Composantes. > Invités ponctuels (2) : Aurélien ALBALADEJO, DRH ; Yves MOULINAT, DRH. Acte n 2014-027 Nature de l acte : Révision des montants 2013-2014 de PCA (Prime de Charge Administrative) Délibération CA 23/05/2014 n 2014-027 Université Blaise Pascal Page 1 sur 2
Séance du Conseil d Administration du 23 mai 2014. A l ouverture de la séance, 25 personnes sur les 30 membres du conseil d administration sont présents ou représentés. Le quorum de 16 membres présents est donc atteint. VU l avis favorable du Comité Technique, séance du 22 mai 2014. Résultats du vote des membres présents ou représentés ayant voix délibérative au moment du vote : 22 votants dont pour : 15 contre : 0 abstentions : 7 Le conseil d administration approuve les montants révisés de PCA pour l'année 2013-2014. Nombre de pièce jointe : 1 Tableau récapitulatif - 1 p. Clermont-Ferrand, le 3 juin 2014. Le Président, Mathias BERNARD Délibération CA 23/05/2014 n 2014-027 Université Blaise Pascal Page 2 sur 2
Conseil d'administration du 23 mai 2014 7- Sujets opérationnels et techniques - ressources humaines PRIME DE CHARGES ADMINISTRATIVES (Décret n 90-50 du 12 janvier 1990 modifié) Année Universitaire 2013/14 (CT du 22 mai 2014 et CA du 23 mai 2014) La prime de charges administratives est attribuée aux enseignants-chercheurs exerçant une responsabilité administrative ou une mission temporaire définie par l'établissement pour une année au moins. Cette prime est proratisable en cas de changement de titulaire en cours d'année. Les PCA sont mises en paiement après vérification d'éventuelles décharges et sous-services. Dans ces deux cas le droit à PCA est réduit à due concurrence de la décharge ou du sous-service. Pas d'attribution de PCA au Président d'université ni aux directeurs de l'iut, POLYTECH et ISIMA qui perçoivent la prime d'administration dont le montant est fixé par l'arrêté ministériel du 17 novembre 2010. Pas d'attribution de PCA au Directeur de l'espe. La PCA est cumulable à mi-montant avec la PES-PEDR. Cumul de deux PCA non autorisé, cumul PCA et PRP autorisé, cumul PCA et heures de référentiel autorisé. Une PCA peut être répartie entre un directeur de service commun et un directeur adjoint de service commun. Liste des fonctions ouvrant doit à une prime Note de présentation CA 23/05/2014 Montants 2013/2014 Montants 2013/2014 révisés Vice-Président statutaire 6 000,00 5 400,00 Vice-Président délégué 6 000,00 5 400,00 Chargé de mission - équipe présidentielle 2 500,00 2 250,00 Directeur d'ufr 6 000,00 5 400,00 Directeur adjoint de composante 2 200,00 1 980,00 Directeur de grand laboratoire : seuil du nombre de chercheurs et d'enseignants-chercheurs permanents >= 50 2 500,00 2 250,00 Directeur de laboratoire 1 900,00 1 710,00 Directeur de grand département : seuil du nombre de postes d'enseignants >= 15 ou seuil du nombre d'étudiants spécialistes > 250 Directeur de département : seuil du nombre de postes d'enseignants >= 5 ou seuil du nombre d'étudiants spécialistes > 50 1 900,00 1 710,00 1 000,00 900,00 Directeur Maison des Sciences de l'homme / Directeur de l'opgc 2 800,00 2 520,00 Responsable Ecole Doctorale 1 900,00 1 710,00 Directeur de service commun: UBP START (ex CRMP), IREM et Fondation Perf Arbitrage 1 900,00 1 710,00 Directeur de service commun: SUAPS, SUC, Pôle TICE, SUEE, SCLV, formation permanente, SDE, Auvergne Valorisation 4 000,00 3 600,00 Chargé de mission formations internationales 1 500,00 1 350,00 Chargé de mission internationalisation de la recherche 1 500,00 1 350,00 Responsable PUBP 1 000,00 900,00 Il est demandé au CA d'approuver les montants révisés de PCA pour l'année 2013-2014, en lien avec le plan de consolidation financière.
DELIBERATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Direction des Affaires Générales Pôle Pilotage 63006 Clermont-Ferrand cedex 1 Tel. 04 73 40 61 80 - Fax 04 73 40 64 31 Celine.NEBOUT@univ-bpclermont.fr www.univ-bpclermont.fr Etat des présences : > Présidence (1) : Mathias BERNARD, Président. SEANCE DU 23 MAI 2014 > Membres avec voix délibérative (20) : Catherine AUXIETTE ; Mathias BERGANZA ; Patrick BIHOUES ; Olivier BODART ; Maëva BOUDA ; Françoise CAIRA ; Patrick CHAMBRES ; FABIEN CONORD ; Marilou DARRIUS ; Jean-Philippe DESIRONT ; Pascale DUCHE ; Sébastien DUCLOCHER ; Gérard DUHESME ; Christophe GOUINAUD ; Pauline MAXIMI ; Françoise PALADIAN ; Patrick RELIAT ; Laurence RODIER ; Denis SARGOS ; Odile SOULIER. > Procurations séance complète (4) : Pascale AURAIX-JONCHIERE à Françoise PALADIAN ; François DUMAS à Pascale DUCHE ; Arthur MASQUE à Pauline MAXIMI ; Farouk TOUMANI à Patrick CHAMBRES. > Membre de droit (1) : Mme le Recteur, Chancelier des Universités, représentée par Jérôme GUICHARD (DESR). > Membre sans voix délibérative (1) : Viviane ALARY, Vice-Présidente du CA. > Invités permanents (19) : Eric AGBESSI, Directeur de l UFR LACC ; Emmanuelle BABSKY, DGA DAF ; Gilles BOURDIER, Directeur de l UFR ST ; Hervé COMBAZ, DGS ; Eric DORE, Directeur de l UFR STAPS ; Khalil EL KHAMLICHI-DRISSI, Vice-Président délégué Valorisation ; Claude FORANO, Vice-Président Politique en Direction des Personnels ; Anne GARRAIT-BOURRIER, Vice-Présidente Relations Internationales ; Pierre HENRARD, Vice-Président Recherche ; Didier JOURDAN, Directeur de l ESPE ; Delphine MARTINOT, Directrice de l UFR Psychologie ; Bénédicte MATHIOS, Directrice de l UFR LLSH ; Céline NEBOUT, Animatrice vie institutionnelle ; Françoise PEYRARD, Vice- Présidente du CEVU ; Huguette RUBIO, Vice-Présidente Dialogue avec les Composantes. > Invités ponctuels (2) : Aurélien ALBALADEJO, DRH ; Yves MOULINAT, DRH. Acte n 2014-028 Nature de l acte : Autorisation donnée à l ordonnateur pour l engagement de certaines dépenses Délibération CA 23/05/2014 n 2014-028 Université Blaise Pascal Page 1 sur 2
Séance du Conseil d Administration du 23 mai 2014. A l ouverture de la séance, 25 personnes sur les 30 membres du conseil d administration sont présents ou représentés. Le quorum de 16 membres présents est donc atteint. Résultats du vote des membres présents ou représentés ayant voix délibérative au moment du vote : 22 votants dont pour : 22 contre : 0 abstention : 0 Le conseil d administration approuve, en application de l article 194 du décret dit n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, les seuils suivants pour l engagement des dépenses suivantes par l ordonnateur, par délégation du CA : - acquisitions immobilières : seuil de 0, - autres contrats : supérieurs à 400 000 HT. Nombre de pièce jointe : 1 Note de présentation - 1 p. Clermont-Ferrand, le 3 juin 2014. Le Président, Mathias BERNARD Délibération CA 23/05/2014 n 2014-028 Université Blaise Pascal Page 2 sur 2
CONSEIL D ADMINISTRATION Note de présentation Séance du 23 mai 2014 Point 7 7. Sujets opérationnels et techniques > Affaires statutaires : autorisation donnée à l ordonnateur pour l engagement de certaines dépenses Le décret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, dit «décret GBCP» modifie en profondeur les règles de la gestion et de la comptabilité des établissements publics, en vue de les rendre cohérentes avec les dispositions de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) du 1 er août 2001. Ce décret entre en vigueur par étapes et trouvera sa pleine application à partir du 1 er janvier 2016. Parmi les dispositions à prendre en compte dès à présent, figure l autorisation à donner par le CA en matière d engagement de certaines dépenses. L objectif de cette autorisation est de permettre un contrôle de l ordonnateur par l organe délibérant concernant l engagement de dépenses dépassant un certain montant. Il appartient au conseil d administration de fixer lui-même ce montant seuil. L article 194 du décret GBCP est formulé de la manière suivante : «L ordonnateur a seul qualité pour procéder à l engagement des dépenses. Toutefois, l autorisation préalable de l organe délibérant est requise : 1) en matière d acquisitions immobilières, au-delà d un seuil qu il fixe ; 2) pour les autres contrats, au-delà d un montant qu il détermine.» Les montants proposés sont les suivants : - Pour les acquisitions immobilières, compte tenu de leur enjeu stratégique en général important et de leur faible fréquence, le seuil est fixé à 0, ce qui signifie que toutes les acquisitions immobilières doivent faire l objet d une autorisation du conseil d administration, préalable à l engagement de la dépense ; - Pour les autres contrats, compte tenu des éléments suivants : o nécessité d assurer une fluidité de la gestion dans le cadre d une délégation de signature conforme à l autonomie des diverses structures de l université ; o nécessité de garantir le rôle stratégique du conseil d administration ; o la grande majorité des marchés de fournitures et de services se situe entre 20 000 et 500 000 ; o approbation déjà effective par le CA du programme pluriannuel d investissement (PPI), qui comporte les opérations d investissement immobiliers, concentrant les plus forts montants. L obligation imposée par le décret GBCP doit être principalement l occasion d étendre l autorisation du CA aux investissements de recherche, pédagogiques et fonctionnels traduisant un engagement particulièrement fort de l établissement tout entier. Le montant proposé est de 400 000 HT. Il est demandé au Conseil d Administration, en application de l article 194 du décret dit «GBCP» du 7 novembre 2012, d approuver les seuils suivants : 1) acquisitions immobilières : seuil de 0, 2) autres contrats : supérieurs à 400 000 HT. Note de présentation CA 23/05/2014 Université Blaise Pascal
DELIBERATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Direction des Affaires Générales Pôle Pilotage 63006 Clermont-Ferrand cedex 1 Tel. 04 73 40 61 80 - Fax 04 73 40 64 31 Celine.NEBOUT@univ-bpclermont.fr www.univ-bpclermont.fr Etat des présences : > Présidence (1) : Mathias BERNARD, Président. SEANCE DU 23 MAI 2014 > Membres avec voix délibérative (20) : Catherine AUXIETTE ; Mathias BERGANZA ; Patrick BIHOUES ; Olivier BODART ; Maëva BOUDA ; Françoise CAIRA ; Patrick CHAMBRES ; FABIEN CONORD ; Marilou DARRIUS ; Jean-Philippe DESIRONT ; Pascale DUCHE ; Sébastien DUCLOCHER ; Gérard DUHESME ; Christophe GOUINAUD ; Pauline MAXIMI ; Françoise PALADIAN ; Patrick RELIAT ; Laurence RODIER ; Denis SARGOS ; Odile SOULIER. > Procurations séance complète (4) : Pascale AURAIX-JONCHIERE à Françoise PALADIAN ; François DUMAS à Pascale DUCHE ; Arthur MASQUE à Pauline MAXIMI ; Farouk TOUMANI à Patrick CHAMBRES. > Membre de droit (1) : Mme le Recteur, Chancelier des Universités, représentée par Jérôme GUICHARD (DESR). > Membre sans voix délibérative (1) : Viviane ALARY, Vice-Présidente du CA. > Invités permanents (19) : Eric AGBESSI, Directeur de l UFR LACC ; Emmanuelle BABSKY, DGA DAF ; Gilles BOURDIER, Directeur de l UFR ST ; Hervé COMBAZ, DGS ; Eric DORE, Directeur de l UFR STAPS ; Khalil EL KHAMLICHI-DRISSI, Vice-Président délégué Valorisation ; Claude FORANO, Vice-Président Politique en Direction des Personnels ; Anne GARRAIT-BOURRIER, Vice-Présidente Relations Internationales ; Pierre HENRARD, Vice-Président Recherche ; Didier JOURDAN, Directeur de l ESPE ; Delphine MARTINOT, Directrice de l UFR Psychologie ; Bénédicte MATHIOS, Directrice de l UFR LLSH ; Céline NEBOUT, Animatrice vie institutionnelle ; Françoise PEYRARD, Vice- Présidente du CEVU ; Huguette RUBIO, Vice-Présidente Dialogue avec les Composantes. > Invités ponctuels (2) : Aurélien ALBALADEJO, DRH ; Yves MOULINAT, DRH. Acte n 2014-029 Nature de l acte : Reconduction pour 2014 du Prix Carnet de Voyage Délibération CA 23/05/2014 n 2014-029 Université Blaise Pascal Page 1 sur 2
Séance du Conseil d Administration du 23 mai 2014. A l ouverture de la séance, 25 personnes sur les 30 membres du conseil d administration sont présents ou représentés. Le quorum de 16 membres présents est donc atteint. Résultats du vote des membres présents ou représentés ayant voix délibérative au moment du vote : 22 votants dont pour : 22 contre : 0 abstention : 0 Le conseil d administration approuve la reconduction de la dotation de 500 de l UBP au lauréat de l édition 2014 du prix universitaire international Carnet de Voyage. Clermont-Ferrand, le 3 juin 2014. Le Président, Mathias BERNARD Délibération CA 23/05/2014 n 2014-029 Université Blaise Pascal Page 2 sur 2
DELIBERATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Direction des Affaires Générales Pôle Pilotage 63006 Clermont-Ferrand cedex 1 Tel. 04 73 40 61 80 - Fax 04 73 40 64 31 Celine.NEBOUT@univ-bpclermont.fr www.univ-bpclermont.fr Etat des présences : > Présidence (1) : Mathias BERNARD, Président. SEANCE DU 23 MAI 2014 > Membres avec voix délibérative (20) : Catherine AUXIETTE ; Mathias BERGANZA ; Patrick BIHOUES ; Olivier BODART ; Maëva BOUDA ; Françoise CAIRA ; Patrick CHAMBRES ; FABIEN CONORD ; Marilou DARRIUS ; Jean-Philippe DESIRONT ; Pascale DUCHE ; Sébastien DUCLOCHER ; Gérard DUHESME ; Christophe GOUINAUD ; Pauline MAXIMI ; Françoise PALADIAN ; Patrick RELIAT ; Laurence RODIER ; Denis SARGOS ; Odile SOULIER. > Procurations séance complète (4) : Pascale AURAIX-JONCHIERE à Françoise PALADIAN ; François DUMAS à Pascale DUCHE ; Arthur MASQUE à Pauline MAXIMI ; Farouk TOUMANI à Patrick CHAMBRES. > Membre de droit (1) : Mme le Recteur, Chancelier des Universités, représentée par Jérôme GUICHARD (DESR). > Membre sans voix délibérative (1) : Viviane ALARY, Vice-Présidente du CA. > Invités permanents (19) : Eric AGBESSI, Directeur de l UFR LACC ; Emmanuelle BABSKY, DGA DAF ; Gilles BOURDIER, Directeur de l UFR ST ; Hervé COMBAZ, DGS ; Eric DORE, Directeur de l UFR STAPS ; Khalil EL KHAMLICHI-DRISSI, Vice-Président délégué Valorisation ; Claude FORANO, Vice-Président Politique en Direction des Personnels ; Anne GARRAIT-BOURRIER, Vice-Présidente Relations Internationales ; Pierre HENRARD, Vice-Président Recherche ; Didier JOURDAN, Directeur de l ESPE ; Delphine MARTINOT, Directrice de l UFR Psychologie ; Bénédicte MATHIOS, Directrice de l UFR LLSH ; Céline NEBOUT, Animatrice vie institutionnelle ; Françoise PEYRARD, Vice- Présidente du CEVU ; Huguette RUBIO, Vice-Présidente Dialogue avec les Composantes. > Invités ponctuels (2) : Aurélien ALBALADEJO, DRH ; Yves MOULINAT, DRH. Acte n 2014-030 Nature de l acte : Souscription d une carte affaire dans le cadre des activités du PERF Arbitrage Délibération CA 23/05/2014 n 2014-030 Université Blaise Pascal Page 1 sur 2