S ORGANISER Gagner en productivité Enfin des solutions de La dématérialisation existe depuis plus de dix ans. Elle devait s implanter rapidement dans les entreprises, tant elle apporte son lot de simplification et de productivité. Pourtant, il n en a rien été. Ce n est que maintenant seulement qu elle commence à se généraliser mais hélas, comme souvent, le secteur du tourisme prend encore du retard. Avec le rachat de la société Alternative par ViaXoft la situation devrait favorablement évoluer. Vincent Fouquet, Président de ViaXoft Vladislav Kochelaevs 18 l [i-t] n 65 l décembre 2013
Par Dominique de Vazeilles dématérialisation pour le secteur du tourisme C est en1995 que remonte la dématérialisation, lorsque certaines informations sociales étaient livrées par la poste sous forme de disquette. Mais Romain Hugo, directeur étude et stratégie de Sage, précise : Qu il a fallu attendre Internet pour qu apparaisse la première plateforme pour permettre à l entreprise de faire remonter des flux vers l administration fiscale. C est bien pour cette raison que la dématérialisation a été perçue au départ comme une contrainte. Très probablement, son implantation tardive dans les entreprises vient de là. Des solutions tardives pour les PME Il faut préciser également que l ensemble des PME, ne bénéficiant pas de technologie adaptée à leur taille d entreprise, ne se sont pas spontanément senti concerné. Avec le développement du SaaS, la situation a radicalement changé. C est ce que >>> [i-t] n 65 l décembre 2013 l 19
S ORGANISER Gagner en productivité >>> confirme Vincent Fouquet, président de ViaXoft : Jusqu à présent, les technologies de dématérialisations étaient surtout développées pour les grandes entreprises. Les PME ne bénéficiaient pas de solutions qui correspondaient aux volumes qu elles avaient à traiter. C était très dommageable, surtout pour le secteur du tourisme, qui est un gros consommateur de papier. Dorénavant, avec le mode hébergé, il pourra accéder à ce type de service. Enfin des solutions dédiées pour le tourisme. Ce n est pas une contrainte mais une chance pour les entreprises Le syndicat FNTC, en tant que protagoniste de la dématérialisation, s efforce depuis des années de porter à la connaissance du public les bénéfices à en attendre et surtout d insister sur la valeur d usage. Cela représente une opportunité pour les entreprises pour gagner en efficacité. Jérôme Lefevre directeur business unit de la société Omnikles explique : La dématérialisation n est pas une contrainte, mais une chance pour les entreprises. Elle automatise la chaîne de décision et fluidifie les processus de gestion. Les bénéfices de la dématérialisation La dématérialisation apporte globalement de la productivité sur toute la chaîne de l information : elle favorise les métiers de la confiance, garantit l identité d une personne avec la signature électronique et l eurodatage, apporte une pérennité dans le temps avec les coffres-forts électroniques, facilite la prospection et, en particulier, représente une aide déterminante pour répondre à des offres de marché public.. Le chantier est donc vaste, comme le confirme Pascal Colin, DG de la société Keynectis et président exécutif de la FNTC : La dématérialisation, ce n est pas seulement la traduction online d une facture sur A4. Si en plus cette dernière est imprimée à l autre bout de la ligne, l intérêt est limité. Ce qui est vraiment intéressant, c est de veiller à conserver l automatisation de la chaîne de bout en bout jusqu au paiement. L automatisation est bien le véritable bénéfice de la dématérialisation. Comprendre les enjeux Romain Hugo est formel : Il faut être clair, si vous considérez la dématérialisation comme un simple outil, vous allez passer à côté de la véritable innovation qu elle apporte. Par contre, si vous considérez la dématérialisation comme la possibilité d automatiser l ensemble des chaînes de décisions, vous allez profiter à plein des gains de productivité et ce, à automatisation de la chaîne de décision tous les niveaux. Même son de cloche de la part de Vincent Fouquet : Attention de ne pas mesurer la dématérialisation seulement sous l angle d une économie sur le prix de la facture. C est un ensemble qui facilite la consultation, l archivage, le confort, la sécurité, la rapidité de traitement, l accélération des règlements, etc. Voilà l enjeu et il est particulièrement aigu pour le secteur du tourisme. Ne plus avoir de rupture dans les process L objectif, c est d éviter les erreurs, les ressaisies et, en un mot, de gagner du temps. Vincent Fouquet poursuit : L automatisation des réservations dans l industrie du tourisme révolutionne notre industrie. Les progrès dans ce domaine sont réalisés tous les jours. Mais il est dommage de ne pas aller jusqu au bout de la chaîne. C est ce que précise Pascal Colin : Avec la dématérialisation vous améliorez la qualité des échanges avec votre comptable, vous limiterez les risques d erreurs sans oublier que vous pouvez plus facilement apporter des corrections. Les avantages ne s arrêtent pas là, vous allez aussi accélérer les temps de réponse et, en particulier, 20 l [i-t] n 65 l décembre 2013
A LES P RT AIR FRANCE AMADEUS ATOUT FRANCE AVIS GRAS SAVOYE HSBC SNCF SNCM EN T AI PS RES A L DE Raoul NABET Président, les Élus et les Permanents de l APST vous présentent leurs meilleurs vœux et vous souhaitent une excellente année >>> vous allez améliorer les délais de paiement de vos fournisseurs. Enfin, vous allez supprimer les ressaisies. Jérôme Lefevre confirme : Les bénéfices vont au-delà de la dématérialisation, elle fluidifie les processus, elle valorise la chaîne des gains potentiels, car on demande plus à l électronique qu au papier comme, par exemple, de procéder immédiatement aux rapprochements. Cap sur la rentabilité C est bien une question de rentabilité dont il s agit. Le discours de Pierre Patuel, directeur associé de DPII, une entreprise proposant ses services dans la dématérialisation en mode Saas, va dans ce sens : Bien sûr, entrer dans le cadre légal avec la dématérialisation est l avantage premier, mais à celui-ci, il faut ajouter la réduction des délais et celle des coûts. Romain Hugo ajoute : La dématérialisation permet l automatisation de la gestion de bout en bout, ce qui est une source d économie et de productivité, sans oublier l impact sur notre environnement, car c est moins de papier consommé et moins de camions sur les routes. Réduire notre empreinte écologique, en effet, est aussi un des avantages. Les collectivités sont déjà convaincues de l intérêt de la dématérialisation. Ce sont les entreprises qui restent à convaincre, ajoute Jérôme Lefevre : Il faut lever les derniers freins comme le commerce électronique est parvenu à le faire avec le paiement en ligne. Les métiers de la confiance La dématérialisation contribue aussi à renforcer la confiance entre les tiers. C est ce qu explique Pascal Colin : Créer un document numérique va avoir de la valeur dans le temps. Pierre Patuel ajoute : La dématérialisation permet de mettre tout le monde d accord, de la commande à la livraison en passant par le paiement. Les entreprises de toutes tailles peuvent communiquer plus facilement ensemble. Sachez qu une commande génère en moyenne près de dix documents. Si vous numérisez l ensemble, vous fiabilisez votre communication. Tous concernés La dématérialisation, c est parti. Toutes les entreprises sont concernées de la TPE aux grands comptes. Notre plus petit client commence dans la dématé- [i-t] n 65 l décembre 2013 l 21
S ORGANISER Gagner en productivité économie et simplification des process Modella rialisation avec cinquante factures par mois, précise Pierre Patuel. Le mode SaaS, c est-à-dire en mode connecté, donne une accessibilité à chacun, même aux TPE. Au 1 er janvier 2014, l administration rendra obligatoire la numérisation des bilans et des pièces qui les composent. Une bonne raison pour ne plus attendre. Plongez dans la dématérialisation! Pour le secteur du tourisme : des économies et des services. L émission et le traitement d une facture coûte en moyenne 7 euros. Dans certain cas, ces montants peuvent atteindre jusqu à 10 ou 12 euros. Pour une facture dématérialisée, on parle de 2 à 3 euros. L économie est donc énorme. C est le premier bénéfice à signaler de cette solution. Pourtant, Vincent Fouquet préfère mettre en avant la chaîne de valeur dans sa globalité. Bien sûr qu une facture dématérialisée permet de sérieuses économies. Mais quand nous avons fait des démonstrations à Top Résa, c est surtout sur la simplification des process que les bénéfices ont été les plus remarqués. Rappelons-les : plus de papier, une consultation en deux clics, un archivage immédiat et sûr etc. Vous entrez dans une logique de verticalisation de la chaîne de valeur. Le président de ViaXoft conclut : Je préfère en plus parler de solution ou d application mais pas de service. Les solutions ViaXoft DIVERSO : La dématérialisation de vos documents : factures des fournisseurs pour les métiers : TO, hôtels, loueurs,... frais généraux, contrats... Vos documents sont reconnus (RAD) et interprétés (LAD) dans le cadre de votre activité voyage, pour un traitement automatique de l information Un archivage sécurisé et confidentiel doté d un moteur de recherche puissant garantissant une consultation immédiate multicritère. Ces solutions dédiées pour le secteur du tourisme vont permettre : La numérisation simple et rapide de tout type de document La récupération automatique de vos factures reçues par voie électronique Le nommage et l archivage automatisés selon un plan de classement L hébergement sécurisé avec droits d accès personnalisés Les moteurs de recherche. La promesse, c est 25 % d économie et d améliorations fonctionnelles considérable qui pourront être optimisées encore si vous prenez l option consultation et davantage encore avec la formule intégration comptable. n 22 l [i-t] n 65 l décembre 2013
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