RSEQ secteur scolaire PLAN DE COMMUNICATION INTERNE 2012 DOCUMENT OFFICIEL 7 juin 2012

RSEQ secteur scolaire PLAN DE COMMUNICATION INTERNE 2012 DOCUMENT OFFICIEL 7 juin 2012

INTRODUCTION Lors de la réunion de la Table de coordination et de consultation (TCC) du mois de mai 2011, les membres de la table ont pris une demi-journée pour faire le point sur les difficultés vécues au sien du réseau. Cette démarche avait débuté quelques mois plus tôt. Au cours de l entretien, quelques problématiques ont été ciblées : Clarifier les mécanismes de communication inter organismes; Préciser davantage le partage des mandats (région versus provincial) afin d être plus efficace; Porter une attention supplémentaire dans le partage des mandats afin qu ils respectent davantage les réalités des instances concernées; Définir des moyens de communication plus efficaces pour présenter les orientations et les attentes; Tenir compte de la charge de travail des employés des instances régionales et de l instance provinciale. Au cours de cette rencontre, il a été convenu que la rédaction d un plan de communication serait réalisée par messieurs Olivier Audet, directeur général du RSEQ Cantons-de-l Est, Daniel Veilleux, directeur général du RSEQ Québec Chaudière- Appalaches, Pierre Boulerice, vice-président scolaire du RSEQ, et Rémi Blouin, directeur des programmes scolaires au RSEQ. Lors de la présentation de cette piste de solution à la Commission sectorielle scolaire du mois de juin 2011, M. Michel Carle, président du RSEQ Laurentides-Lanaudière et membre du conseil d administration du RESQ s est ajouté au comité. Lors d une présentation à la TCC du mois d août 2011, M. Olivier Audet a présenté l échéancier et les objectifs du comité. Il y a eu, tout d abord, le dépôt d une politique de communication pour octobre 2011 et, par la suite, le présent plan. Ces deux documents devraient idéalement venir solutionner les problématiques suivantes, identifiées au mois de mai 2011 : Clarifier les mécanismes de communication inter organismes; Préciser davantage le partage des mandats (région versus provincial) afin d être plus efficace (ce point pourrait être solutionner seulement en partie); Définir des moyens de communication plus efficaces pour présenter les orientations et les attentes. Le comité a donc travaillé et a déposé une politique de communication qui a été entérinée par les membres de la Commission sectorielle scolaire au mois d octobre 2011. Aujourd hui, nous rédigeons donc le plan de communication. Ce plan sera divisé de la façon suivante : 2

1. Diagnostic a. Réseaux politiques : i. Organigramme ii. Fonctionnigramme b. Réseaux techniques i. Contact ii. Écrits iii. Téléphone iv. Audiovisuel v. Informatique 2. Objectifs du plan 3. Identification des publics cibles 4. Définir les contenus 5. Les méthodes de communication 6. Échéanciers 7. Identification des responsables 8. Identification des ressources 9. Évaluation Nous espérons que notre plan de communication interne sera perçu pour ce qu il est, une initiative de membres du réseau qui ont essayé d aller au meilleur de leurs connaissances. Nous n avons pas la prétention de vous offrir un plan digne des firmes professionnelles, mais nous avons la prétention d être des gens rigoureux qui ont à cœur le RSEQ. En espérant que ce plan pourra faire prendre conscience que tout le monde doit y mettre des efforts et surtout en espérant qu il réussira à assainir le climat et nous redonner confiance. C est le défi que nous avons tous et nous devons y arriver. Bonne lecture! 1 LE DIAGNOSTIC Pour parvenir à faire un diagnostic, nous avons utilisé deux outils. Tout d abord, pour les réseaux politiques, nous nous sommes beaucoup fiés à l analyse de M. Normand Dulude présentée lors de l Assemblée générale annuelle du RSEQ, au mois d octobre 2011. Notre expérience nous a aussi aidé à faire le diagnostic. Pour les réseaux techniques, nous avons distribué un questionnaire par le web aux membres de la commission sectorielle scolaire et aux employés du RSEQ provincial qui œuvrent au secteur scolaire. a) Réseaux politiques Selon André A. Lafrance, professeur au département de communication et directeur du Groupe d Intervention Stratégique en Communication Organisationnelle (GISCOR) de l Université de Montréal : «Les réseaux politiques définissent les liens existants entre les membres d une entreprise» 1. Nous devons donc analyser les deux aspects suivants : l organigramme et le fonctionnigramme. 1 LAFRANCE, André A., Réseaux et programmes de communication, p. 37 3

i) Organigramme L organigramme du RSEQ est représenté par le graphique suivant : Instances régionales Assemblée générale (62 délégués) Organismes partenaires Conseil d administration (10 administrateurs + 1 observateur) Comités Comité exécutif (5 dirigeants) Directeur général Équipe du RSEQ Commission du secteur scolaire (32 représentants 2 par région : 1 politique, 1 permanent + le vice-président et 1 représentant par ligue de div. 1) Commission du secteur collégial (67 représentants 1 par collège, en plus du vice-président) Commission du secteur universitaire (12 représentants 1 par université, en plus du vice-président) Comité exécutif secteur scolaire 5 membres TCC 14 membres Comité exécutif secteur collégial 7 membres Comité exécutif secteur universitaire 5 membres Championnats provinciaux, ligues div. 1 et événements Championnats provinciaux div. 2, ligues div. 1 et événements Championnats provinciaux, ligues et événements Cet organigramme tient compte de l ensemble des trois secteurs. Il est à noter que dans notre cas, nous nous intéressons uniquement au secteur scolaire. On sait qu il y a 4

actuellement une démarche entreprise par le conseil d administration du RSEQ provincial pour revoir la gouvernance. Il est donc plutôt difficile de faire une analyse de l organigramme car celui-ci pourra subir des changements. Par contre, la tendance actuelle serait davantage d éclaircir les mandats de chacune des instances de l organigramme plutôt que de le modifier de façon importante. Nous nous permettons donc de dire que nous encourageons le RSEQ à poursuivre sa démarche qui viendra sans aucun doute faciliter les communications internes au secteur scolaire. Il est tout de même clair que l organigramme est lourd et qu il représente un bon nombre de personnes. Cela représente donc un défi majeur pour les dirigeants et les employés quand vient le temps de communiquer. Il y a plusieurs personnes, plusieurs fonctions, donc par le fait même, plusieurs besoins et plusieurs attentes. ii) Fonctionnigramme Toujours selon André A. Lafrance, le fonctionnigramme : «c est le portrait des liens découlant des tâches quotidiennes des membres» 2. Ce portrait nous permet de mentionner tout d abord que les régions, dans leur quotidien, se parlent davantage entre les employés d un même bureau. Il va de même pour les employés au provincial. Cet aspect est relié à la géographie de chacune des fonctions. L autre aspect concerne le titre des fonctions. En ce sens, les communications seront aussi réalisées entre les directeurs de régions et entre les membres politiques à l occasion. Ces aspects nous permettent aussi d identifier qu au-delà des fonctions, chaque personne a ses propres valeurs, ses sentiments et ses affections. Il est donc normal dans un groupe aussi grand et aussi étendu géographiquement, qu il y ait des alliances qui se soient créées. Des affinités sont donc prévisibles tout comme on peut penser que les gens n apprécient pas certaines personnes. Il est évident que le fait que l analyse de ces réalités ait été réalisée par des membres du groupe (le comité communication), vient limiter sérieusement la justesse et l objectivité de cette analyse. Nous en sommes très conscients. Il demeure tout de même important que l on comprenne que la communication informelle entre les directions régionales est présente et qu elle peut venir influencer la perception des gens sur les communications formelles. Par exemple, on peut penser que le même message ne sera pas perçu de la même façon par les régions métropolitaines, par rapport aux régions ressources. b) Réseaux techniques Il y a plusieurs réseaux techniques. Pour en faire l évaluation, nous avons envoyé un sondage aux membres durant le mois de décembre 2011. En voici donc une analyse : 2 LAFRANCE, André A., Réseaux et programmes de communication, p. 43 5

i) Contact Les questions pour les contacts portaient essentiellement sur les TCC et les CSS. Voici les questions et les résultats : 1. Première partie - Les contacts En général, pour les TCC du mois d'août, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait L'ordre du jour Les documents reliés La possibilité de donner votre opinion 1 4 10 2 6% 24% 59% 12% 2 11 2 3 11% 61% 11% 17% 5 13 0 0 28% 72% 0% 0% 2. En général, pour la CSS du mois d'octobre, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait L'ordre du jour Les documents reliés La possibilité de donner votre opinion 1 17 8 0 4% 65% 31% 0% 2 19 5 0 8% 73% 19% 0% 9 16 1 0 35% 62% 4% 0% 6

3. En général, pour la CSS du mois de février, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait L'ordre du jour Les documents reliés La possibilité de donner votre opinion 1 18 5 0 4% 75% 21% 0% 0 21 2 0 0% 91% 9% 0% 8 15 0 0 35% 65% 0% 0% 4. En général, pour la TCC du mois de mai, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait L'ordre du jour Les documents reliés La possibilité de donner votre opinion 5 12 1 0 28% 67% 6% 0% 1 16 1 0 6% 89% 6% 0% 8 9 0 0 47% 53% 0% 0% 5. En général, pour la CSS du mois de juin, êtes-vous : Très safisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait L'ordre du jour Les document reliés La possibilité de donner votre opinion 1 16 7 0 4% 67% 29% 0% 0 19 4 0 0% 83% 17% 0% 8 16 0 0 33% 67% 0% 0% 7

6. En général, pour les réunions de comité, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait L'odre du jour Les documents reliés La possibilité de donner votre opinion 6 12 4 0 27% 55% 18% 0% 5 15 2 0 23% 68% 9% 0% 11 11 0 0 50% 50% 0% 0% 7. Jugez-vous que l'activité d'initiation des nouveaux directeurs soit une activité importante? Oui 19 83% Non 4 17% Total 23 100% 8. Devrions-nous avoir une activité d'initiation pour les nouveaux membres politiques de la CSS? Oui 14 54% Non 12 46% Total 26 100% 8

9. En général, tenez-vous compte des dates de réunions provinciales pour fixer votre calendrier régional? Oui, je fixe mes dates de réunions pour qu'elles se déroulent avant les réunions provinciales. 6 25% Oui, je fixe mes dates de réunions pour qu'elles se déroulent après les réunions provinciales. 4 17% Oui, je fixe mes dates de réunions pour qu'elles se déroulent parfois avant, parfois après les réunions provinciales. 5 21% Non, je fixe mes dates de réunions indépendamment des réunions provinciales. 5 21% Commentaires : 8 33% ii) Écrits Voici la question et les résultats concernant les écrits : 10. Deuxième partie - Les écrits En général, pour les communications écrites, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait Les communiqués de presse 2 15 8 1 8% 58% 31% 4% Les lettres officielles (ex. lettre du vice-président 9 14 2 0 scolaire) 36% 56% 8% 0% Les formulaires pour les inscriptions aux 1 14 4 2 championnats provinciaux 5% 67% 19% 10% iii) Téléphone Voici la question et les résultats les conversations téléphoniques : 11. Troisième partie - Les conversations téléphoniques En général, pour les conversations téléphoniques, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait Vos communications entre le provincial vs le régional 7 14 1 0 32% 64% 5% 0% 9

Vos communications entre un politique vs un 12 9 2 0 permanent 52% 39% 9% 0% Vos communications entre un politique vs un politique 3 9 1 0 23% 69% 8% 0% Vos communications entre un permanent vs un 11 6 0 0 permanent 65% 35% 0% 0% Vos réunions tenues en conférence téléphonique 5 12 2 0 26% 63% 11% 0% iv) Audiovisuel Voici les questions et les résultats pour les communications réalisées en audiovisuel : 12. Quatrième partie - L'audiovisuelEn général, pour les conférences web, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait L'ordre du jour La possibilité de donner votre opinion 6 12 2 0 30% 60% 10% 0% 7 11 2 0 35% 55% 10% 0% 13. Selon vous, nous devrions : Avoir plus de réunions en conférence web 10 40% Avoir moins de réunions en conférence web 0 0% Garder le même nombre de réunions en conférence web qu'actuellement 10 40% Commentaires : 14 56% 10

v) Informatique Voici les questions et les résultats concernant les échanges par l informatique : 14. Cinquième partie - L'informatique En général, pour l'informatique, êtes-vous : Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas satisfait La communauté de pratique (SHV) La partie cachée du site web pour le secteur scolaire Le courriel 3 8 3 2 19% 50% 19% 12% 2 12 10 0 8% 50% 42% 0% 3 16 2 0 14% 76% 10% 0% Pour la plupart des questions, les gens avaient l occasion de pouvoir nous donner également des commentaires. Voici un bref résumé des commentaires reçus : Pour les questions 1, 2, 3, 4 et 5 : Trop de points Redondance des réunions Documents bien faits, mais reçus trop à la dernière minute Pour la TCC du mois d août : Inutile, faire des réunions de comité à la place Mauvaise date Devrait s orienter uniquement sur les orientations et les dossiers majeurs Pour la TCC du mois de mai : La nouvelle formule doit être poursuivie Pour la question 10 : Formulaires : Doit être revu Pour les questions 12 et 13 : Efficace si court, précis et peu de monde impliqué Pour la question 14 : Communauté de pratique : Peu utile Site web : Mal structuré 11

Courriel : On doit se donner une façon de faire (la fonction «Répondre à tous» surutilisée ) Il y a également eu des commentaires sur les communiqués de presse au fait que le scolaire n était pas souvent mis de l avant. Cette problématique n a cependant pas été considérée, car elle relève de la communication externe. Finalement, nous avons demandé aux gens de nous identifier les deux plus importantes problématiques et les deux plus grandes réussites dans les communications internes. Voici les réponses : 15. Sixième partie - Général Pouvez-vous nous identifier vos deux problématiques de communication les plus importantes parmi les choix suivants? a) TCC 13 54% b) CSS 13 54% c) Réunions de comité 1 4% d) Communiqué de presse 6 25% e) Lettre officielle 1 4% f) Formulaires d'inscription CPS 3 12% g) Conversation téléphonique 0 0% h) Conférence téléphonique 0 0% i) Conférence web 3 12% j) Communauté de pratique 1 4% k) Partie cachée du site web pour le secteur scolaire 1 4% l) Courriel 5 21% 17. Pouvez-vous nous identifier vos deux réussites de communication les plus importantes parmi les choix suivants? a) TCC 1 4% b) CSS 3 12% c) Réunions de comité 11 44% d) Communiqué de presse 1 4% e) Lettre officielle 7 28% f) Formulaires d'inscription CPS 1 4% g) Conversation téléphonique 9 36% h) Conférence téléphonique 1 4% i) Conférence web 3 12% j) Communauté de pratique 1 4% k) Partie cachée du site web pour le secteur scolaire 5 20% l) Courriel 6 24% 12

Nous concluons donc que nous avons à travailler sur les problématiques suivantes : TCC CSS Courriel Nous pouvons également conclure que nous avons les forces suivantes : Réunions de comité Conversation téléphonique Un effort devra donc être principalement investit pour rendre les réunions plus efficaces et plus pertinentes pour l ensemble des membres qui y participent. 2 LES OBJECTIFS DU PLAN Les objectifs du plan ont été définis lors de la TCC du mois de mai 2011 comme nous le mentionnons dans l introduction. Nous prenons tout de même la peine de les répéter pour la bonne compréhension de tous : Clarifier les mécanismes de communication inter organismes; Préciser davantage le partage des mandats (région versus provincial) afin d être plus efficace (ce point pourrait être solutionné seulement en partie); Définir des moyens de communication plus efficaces pour présenter les orientations et les attentes. 3 L IDENTIFICATION DES PUBLICS CIBLES Les publics ciblés par le plan de communication ont déjà été identifiés par la politique de communication du RSEQ secteur scolaire. En voici l extrait : «La présente politique s'applique uniquement aux relations internes du RSEQ secteur scolaire. Les acteurs internes du RSEQ secteur scolaire regroupent: le personnel du RSEQ provincial secteur scolaire, le personnel des quatorze (14) RSEQ régionaux, les membres politiques de la commission sectorielle scolaire provinciale, les administrateurs des conseils d administration des quatorze (14) RSEQ régionaux.» 4 LA DÉFINITION DES CONTENUS Le RSEQ secteur scolaire touche à plusieurs activités dans le domaine sportif et dans le domaine de la santé. Il y a donc énormément de contenu qui doit être communiqué et ce dans tous les sens (vertical, horizontal). Afin de bien résumer l ensemble du contenu, nous avons convenu de reprendre la méthode habituelle qui identifie quatre contenus lors 13

des réunions, soit le contenu «information», le contenu «rapport», le contenu «consultation» et le contenu «décision». Voici la liste de l ensemble des contenus : Information : o Formel : Sports, SHV, CA du RSEQ Provincial, Permanence du RSEQ Provincial, CA des instances régionales, Permanence des instances régionales, MELS, Québec en forme, inscriptions des équipes pour les CPS, etc. o Informel : Opinions personnels, Informations privilégiées, etc. Rapport : o Activités de ligues (division 1), Championnats provinciaux scolaires, Projets et programmes en SHV, Procès-verbaux des TCC, Procès-verbaux des CSS, Procès-verbaux des réunions de comité, Rapport du V-P, rapport du DG, etc. Consultation : o Orientations, Enjeux, Projets, Programmes, Réglementations, etc. Décision : o Orientations, Enjeux, Projets, Programmes, Réglementations, etc. 5 LES MÉTHODES DE COMMUNICATION Suite à l analyse du sondage et suite à la mise en commun de l information que nous avons recueillis lors des échanges à la commission sectorielle scolaire du mois de février 2012, nous avons convenu d apporter les propositions suivantes sur les méthodes de communication en vigueur au RSEQ secteur scolaire. Afin d en faire une présentation la plus complète et la plus simple possible, nous avons repris dans l ordre les mêmes thèmes que ceux utilisés dans le sondage. Nous tenons ici à mentionner que les pistes de solutions proposées seront gages de succès selon nous uniquement si tous les intervenants s engagent à les respecter. Il ne s agit pas ici d une problématique rattachée à une instance en particulier, mais plutôt d une problématique de tous qui sera réglée par tous. 14

Voici donc les propositions : Contact : o Concernant les réunions, nous convenons que nous devons clairement identifiés les raisons d être de chacune d entre elles. Voici notre proposition : TCC mois d août Social de début d année pour tisser les liens (1/2 journée d activité obligatoire pour tous) Questions d orientations et d enjeux généraux (en lien avec le plan stratégique) On doit débuter ou terminer des points, si l on débute, on doit être en mesure de sortir de là en ayant clairement établi un échéancier, un mandat et la démarche à suivre. Suivi des dossiers (seulement des nouvelles informations) Élection des deux représentants sur le comité exécutif scolaire Lieu de rencontre pour du travail en comité TCC du mois de mai Continuer le fonctionnement des trois tables o Table des coordonnateurs en sports : Revoir l ensemble de la réglementation par discipline Identification de problématiques communes avec lieu d échanges et de pistes de solutions Terminer l année en cours et faire un bilan de celle-ci. Préparation de l année suivante Durée : une journée o Table des coordonnateurs en saines habitudes de vie : Bilan de l année scolaire Identification de problématiques communes avec lieu d échanges et de pistes de solutions Terminer l année en cours et faire un bilan de celle-ci. Préparation de l année suivante Durée : une journée 15

o Table des directions : Revoir l ensemble de la réglementation administrative Questions d orientations et d enjeux généraux (en lien avec le plan stratégique) Suivi des dossiers (seulement des nouvelles informations) Terminer l année en cours et faire un bilan de celle-ci. Préparation de l année suivante Retour sur les réunions des coordonnateurs en sports et en SHV CSS du mois d octobre Questions d orientations et d enjeux généraux (en lien avec le plan stratégique) o Présentation et acceptation des échéanciers, des mandats et des démarches à suivre. Préparation de l AGA Prise de décision concernant certains dossiers CSS du mois de février Questions d orientations et d enjeux généraux (en lien avec le plan stratégique) o Présentation et acceptation des échéanciers, des mandats et des démarches à suivre. Attribution des CPS et CPSI Recommandations des orientations budgétaires du secteur Recommandation des protocoles d entente avec les FUS (pour l année scolaire suivante) Proposition pour la politique organisationnelle Prise de décision concernant certains dossiers CSS du mois de juin Questions d orientations et d enjeux généraux (en lien avec le plan stratégique) o Présentation et acceptation des échéanciers, des mandats et des démarches à suivre. Acceptation de la réglementation administrative et spécifique Recommandation des amendements à la politique organisationnelle Prise de décision concernant certains dossiers 16

Pour l ensemble des réunions, il sera de plus en plus primordial que les documents nécessaires soient reçus à l avance. Pour se faire, voici les échéanciers qui devront être respectés : Pour un point d information et / ou de rapport, la documentation devra être disponible 48 heures avant le début de la réunion; Pour un point de consultation, la documentation devra être disponible 7 jours avant le début de la réunion; Pour un point de décision, la documentation devra être disponible entre 10 et 14 jours avant le début de la réunion. Évidemment, tous les efforts seront déployés pour respecter ces échéanciers, mais il peut être possible dans certains cas que ceux-ci ne soient pas respectés. Les membres devront alors être avertis des délais. De plus, il deviendra très important que l ensemble des membres arrive aux réunions en ayant lu les documents. Si nous avions droit à une seule phrase pour résumer notre pensée, elle dirait ceci : Les TCC doivent privilégier les points d information, de rapport et de consultation, tandis que les CSS doivent privilégier les points de consultation et les points de décision. Il est du rôle de la TCC de contribuer à mettre la table pour les CSS. o Pour les comités, nous croyons que ceux-ci doivent se poursuivre, mais selon les barèmes suivants : Leur création doit être réalisé par la CSS Il doit y avoir un mandat clair et non pas une problématique à gérer, il doit également y avoir un échéancier Le leader du comité peut provenir d une région, dans ce cas, il voit minimalement au respect de l échéancier et au suivi après chacune des réunions Écrits : o Ce n est pas pour le moment un enjeu prioritaire, mais nous devrons éventuellement rafraîchir notre documentation d inscriptions et faciliter les processus en regardant du côté des nouvelles technologies de l information et de la communication. Téléphonie : o Ce moyen de communication devra être privilégier par tous lors de cas conflictuel. Ce moyen est déjà très apprécié et devra continuer lors d échange d information entre deux individus qui nécessite des nuances. Audiovisuel : o C est un moyen que l on devra utiliser de plus en plus. Par contre afin de faciliter la bonne tenue des réunions, nous vous proposons les éléments suivants : 17

On devrait toujours offrir la possibilité de la caméra web. Les réunions en conférence web devraient toujours s en tenir à un maximum de 4 ou 5 sujets et à un maximum de 120 minutes, sauf exception majeure. Informatique : o Courriel : C est le moyen de communication le plus utilisé, car il permet de façon simple et rapide de rejoindre tout le monde. En plus, ce moyen est très peu onéreux. Par contre, il permet difficilement d avoir une bonne rétroaction. Il est donc proposé de poursuivre les échanges de courriel, mais avec les règles suivantes : Éviter d utiliser ce moyen afin d exprimer une frustration ou une déception (pour ce cas, utiliser soit le téléphone ou la lettre officielle); Si le courriel est utilisé pour fin de consultation, toujours indiqué à qui nous devons envoyer la réponse et s assurer de l envoyer uniquement à cette personne (éviter l onglet «Répondre à tous» le plus possible). On doit aussi mettre en place un système qui permettra de bien identifier les besoins. Ces codes devront être inscrits dans l objet afin de les identifier rapidement et facilement. Voici des exemples : Code : Toutes les régions doivent y répondent Code : Nous aimerions obtenir le maximum de réponses Code : Nous allons prendre le nombre de réponses qu il y aura. Code : Toutes les régions concernées doivent répondre o Communauté de pratique : C est un moyen de communication qui devient de plus en plus à la mode. Dans notre contexte (plusieurs bureaux dans différentes villes avec des employés qui vivent une situation unique dans leur région, mais semblable avec leurs collègues des autres régions), ce moyen peut être très intéressant. Par contre, ce moyen de communication repose sur le fait que les gens le trouvent efficace. Il ne devrait donc pas être obligatoire, ni même un moyen d évaluation du rendement. On doit s assurer de le rendre toujours pertinent et au goût du jour. Si cela est impossible, on devrait tout simplement abandonner ce moyen, par contre, si cela donne des résultats intéressants, nous devrons réfléchir à le mettre en application pour nos coordonnateurs sportifs. 18

o Partie cachée du site web : Le site web sera changé dans les prochains mois. La partie cachée du site web devra être «User friendly» et renfermer les informations suivantes : Bottin téléphonique des Instances régionales et du provincial Procès-verbaux des TCC, CSS et des réunions de comités Plan stratégique du RSEQ Protocoles d ententes avec les FUS Autres documents pertinents Il sera également important de hiérarchiser l accès aux documents. Un coordonnateur ne devrait pas avoir accès au PV des TCC ou des CSS, mais il devrait avoir accès au bottin téléphonique ou à la documentation pour les commandes en ligne. 6 LES ÉCHÉANCIERS Parmi les pistes de solutions proposées, il y en a plusieurs qui peuvent être rapidement mis en pratique. L échéancier est donc dans la plupart des cas au cours de l année scolaire 2012-2013. Plus précisément, l ensemble des propositions pour les éléments suivants : Contacts, téléphonie, audiovisuel et informatique, nous sommes confiant que nous pourrons dès la rentrée se donner le moyen de mettre en place les objectifs. Il est clair que cela est possible car nos propositions viennent surtout clarifier nos façons de faire afin d éviter les confusions. Pour ce qui est des écrits, nous pensons que la permanence du RSEQ provincial devra voir la pertinence de modifier nos processus. En ce sens, nous croyons que des réflexions devront avoir lieu d ici trois à cinq ans. 7 L IDENTIFICATION DES RESPONSABLES Selon la politique de communication en vigueur, le comité exécutif est responsable du suivi pour la mise en place et le respect de la politique et du plan de communication interne. Évidemment, si nous voulons avoir une chance que les propositions du comité se transforment en améliorations concrètes, il sera du devoir de l ensemble des acteurs internes du RSEQ scolaire de respecter la politique et le plan de communication interne. 8 L IDENTIFICATION DES RESSOURCES Considérant que l initiative de ce plan de communication interne a été prise par les membres du secteur scolaire sans tenir compte d un budget précis; 19

Considérant que la plupart des propositions viennent surtout clarifier des processus qui sont déjà en place; Il est convenu que ce plan de communication ne disposera pas de ressources financières particulières. Au moment de l évaluation, le comité exécutif scolaire pourra voir si cette mesure est toujours justifiée. 9 LE SUIVI ET L ÉVALUATION Un suivi et une évaluation devront avoir lieu de façon annuelle afin de s assurer du respect des recommandations de ce plan de communication interne. C est le comité exécutif scolaire qui aura la responsabilité de faire l évaluation et de faire les recommandations qui s imposeront à la commission sectorielle scolaire. 10 CONCLUSION Ce plan de communication interne est le fruit de la réflexion amorcée depuis la TCC du mois d août 2010 à Percé. La volonté du plan était de répondre aux trois problématiques suivantes : Clarifier les mécanismes de communication inter organismes; Préciser davantage le partage des mandats (région versus provincial) afin d être plus efficace (ce point pourrait être solutionner seulement en partie); Définir des moyens de communication plus efficaces pour présenter les orientations et les attentes. Entre-temps, la démarche sur la gouvernance réalisée par le conseil d administration du RSEQ a finalement permis de laisser tomber la deuxième problématique (Préciser davantage le partage des mandats (région versus provincial) afin d être plus efficace) au profit d un comité ad hoc qui a travaillé uniquement sur ce point avec l aide du consultant, M. Normand Dulude. Le comité s est donc attaqué aux deux autres problématiques. Nous pensons avoir rempli notre mandat aux meilleurs de nos connaissances et de nos capacités. Nous vous laissons avec une dernière réflexion qui devra être réalisé dans chacune des instances régionales. Il sera important que chaque région réfléchisse sur son propre calendrier annuel des ses réunions en fonction du calendrier provincial. Pour nous, il n y a pas de bonnes ou de mauvaises solutions, mais il y a surtout la recherche d une cohérence. En espérant que le tout sera utile! 20

Rémi Blouin Directeur des programmes scolaires RSEQ Michel Carle Président RSEQ Laurentides-Lanaudière Olivier Audet Directeur général du RSEQ Cantons-de-l Est Daniel Veilleux Directeur général du RSEQ Québec Chaudière-Appalaches Pierre Boulerice Vice-président scolaire RSEQ 21