Grille d évaluation des forces et faiblesses de la PME Attention! Seules les côtes + et ++ désignent des domaines satisfaisants de la gestion et les véritables points forts de l entreprise. La côte +/- ne peut en aucun cas être considérée comme satisfaisante et ne pas demander d action corrective. Production de biens ou de services Adéquation qualitative de l outil L adéquation qualitative de l outil concerne plus précisément l équipement de production de votre PME en son état actuel ; il s agit de voir s il est bien adapté au type de production couramment effectuée dans l entreprise, s il est garant de productivité. Adéquation quantitative de l outil L adéquation quantitative de l outil se juge au travers d éléments tels que la capacité de production de l outil, compte tenu du volume effectif de l entreprise. Adéquation de l implantation L adéquation de l implantation évalue la disposition des lieux par rapport à l activité de l entreprise, la situation du site d exploitation dans son environnement, l étendue de l atelier, le potentiel d extension et de développement des activités. Maîtrise du métier et de l outil La maitrise du métier et de l outil évalue la faculté d organiser et d exploiter efficacement l outil de production de l entreprise, le degré de maitrise des compétences-clés qui positionnent l entreprise et la différencient par rapport à la concurrence. 1
Maitrise de la qualité des produits et des services La maitrise de la qualité des produits et services évalue la capacité de l entreprise à assurer une qualité constante et élevée de ses produits et services sans pour autant mettre en œuvre un système formalisé et complexe. Gestion de la qualité La gestion de la qualité s apprécie au travers de l existence ou non d un système de management de la qualité. Il peut s agir de procédures internes à l entreprise ou de procédures conformes à une norme internationale (ISO 9001, par exemple). Gestion de la sécurité La gestion de la sécurité s apprécie au travers de l existence ou non d un système de management de la sécurité. Il peut s agir de procédures internes à l entreprise ou de procédures conformes à une norme internationale (MASE, par exemple). Gestion de l environnement La gestion de l environnement s apprécie au travers de l existence ou non d un système de management de l environnement. Il peut s agir de procédures internes à l entreprise ou de procédures conformes à une norme internationale (ISO 14001, par exemple). Productivité du personnel La productivité du personnel évalue le rendement réel du travail par rapport aux heures prestées et aux moyens mis en œuvre. 2
Logistique interne et externe La logistique interne et externe évalue l efficacité de l organisation du point de vue de la manutention des matières premières, des produits en cours de fabrication et des produits finis, les méthodes et moyens mis en œuvre pour les manutentions et transports entre les différents halls, différents ateliers, différents sites d exploitation. Ordre, propreté et entretien L ordre, la propreté et l entretien évaluent la qualité de l entretien des locaux et des équipements Sécurité de l entreprise et des données La sécurité de l entreprise et des données évalue le degré d attention porté à ce thème, l existence éventuelle de moyens qui garantissent l intégrité des locaux (système anti-effraction) et des données (backup informatique, dossiers conservés sous clé, coffre ). Veille technologique La veille technologique constitue un garant de la capacité de l entreprise à éviter l obsolescence de son système productif ou s assurer un avantage comparatif, ne fut-ce que par la connaissance d autres techniques de production que les siennes propres. Développement et Innovation Le thème développement et innovation évalue l effort de l entreprise au niveau de l innovation de(s) produits ou service(s). Ce critère évalue également la capacité d adaptation et d innovation présente dans l entreprise face aux évolutions du marché. 3
Ressources humaines Répartition de la compétence Ce thème évalue la répartition équilibrée des fonctions et des compétences parmi les différents membres de la PME ou au contraire la concentration des fonctions sur une seule personne au point d entraver la bonne marche des affaires. Adéquation de l organigramme L adéquation de l organigramme évalue l existence ou non d un organigramme dans l entreprise, vérifie que cet organigramme reflète bien la répartition des fonctions vécues au quotidien dans l entreprise, que cet organigramme est connu des membres de la PME et qu ils en ont tous la même représentation. Communication interne La communication interne évalue la circulation interne de l information au sein de l entreprise, l état de cohésion et l entente des divers groupes présents dans l entreprise. Motivation La motivation évalue les systèmes de motivation mis en œuvre dans l entreprise ; ainsi que le niveau de participation du personnel, l adhésion aux objectifs de l entreprise, le sens des responsabilité du personnel dans l accomplissement des différentes tâches au sein de l entreprise. Politique salariale Ce thème évalue la cohérence de la politique salariale au sein de l entreprise. Elle peut être source de tension ou au contraire facteur d équilibre. Elle peut être inexistante et se traduire par une disparité salariale importante ou au contraire se traduire par une véritable politique de rémunération avec des plans de carrière et des évaluations. 4
Qualification du personnel Ce thème évalue le degré de qualification du personnel eu égard aux tâches et travaux à accomplir. Formation du personnel Ce thème évalue les systèmes de formations du personnel, s il y en a, au sein de l entreprise. L absence de tout système de formation, même informel, apparaît comme une faiblesse. Management interne Vision du marché Ce thème évalue la vision du marché au niveau de la direction de l entreprise. Elle fait référence aux informations qui remontent du ou des marchés et qui permettent de prendre des décisions cruciales en matière de sélection des clients et de produits, qui permettent à l entreprise d apprécier sa position concurrentielle. Clarté des objectifs La clarté des objectifs évoque l existence ou non d une vision stratégique pour l avenir de l entreprise. Elle évoque aussi le degré de convergence/divergence entre les associés ainsi que le degré de connaissance des objectifs au niveau de l équipe de direction. Formalisation des plans d action La formalisation des plans d actions évalue la capacité à conceptualiser et à formaliser les choix stratégiques de l entreprise, les politiques et plans d actions divers (commercial, production). 5
Capacité d adaptation au changement Ce thème évalue la capacité d adaptation au changement de la part de la direction de l entreprise. L expérience a montré que la rigidité de l organe de direction constitue la première source d erreur de décision et partant le premier stade de défaillance de l entreprise. L incapacité à s adapter au changement constitue un 1 er indicateur de risque de faillite. Maitrise des outils de gestion : comptabilité générale Evalue le niveau de développement de la comptabilité générale, le respect des obligations comptables. Maitrise des outils de gestion : comptabilité analytique Evalue l existence ou non d une comptabilité analytique permettant une véritable gestion des coûts fixes et variables, une analyse des marge par produit, une gestion des prix de revient. Maitrise des outils de gestion : comptabilité budgétaire Evalue l existence ou non d un budget et de contrôles budgétaires, d une vue prévisionnelle de l activité. Maitrise des outils de gestion : gestion de la trésorerie Evalue la gestion de la trésorerie, la tenue des échéanciers de paiement, le suivi des paiements des clients et la politique de paiement des fournisseurs. Maitrise des outils de gestion : tableaux de bord périodiques Evalue l existence ou non de tableaux de bord pour le suivi des résultats et des performances de la PME. 6
Maitrise des outils de gestion : gestion des commandes et mise en production Evalue la gestion des devis et des remises de prix aux clients, le système d enregistrement des commandes, l existence éventuelle d une GPAO. Maitrise des outils de gestion : gestion des approvisionnements Evalue la gestion des achats de biens ou de services, la qualité des procédures de sélection des fournisseurs, le mode de passation des commandes d achat. Maitrise des outils de gestion : gestion des stocks Evalue la gestion des stocks de matières premières, des encours de fabrication, des produits fnis, l utilisation éventuelle d un programme informatique spécialisé. Gestion documentaire et archivage Evalue le circuit des documents dans l entreprise et l archivage, la traçabilité des documents. Finances La santé financière d une entreprise s évalue à partir de son niveau de rentabilité et son degré de liquidité. On distinguera l entreprise rentable et liquide (indicateur d excellente santé financière), l entreprise rentable et non liquide (problème passager, l entreprise non rentable et liquide (problème chronique), l entreprise non rentable et non liquide (risque de défaillance majeure). Rentabilité La rentabilité de l entreprise s apprécie en fonction de l évolution du cash-flow* et de son résultat net au cours des trois à cinq dernière années. Un cash-flow négatif sera interprété comme un critère de non-rentabilité. Cash-flow brut : résultat net de l exercice + amortissements 7
Liquidité financière La liquidité financière évalue la capacité de l entreprise à honorer ses dettes à court terme. ratio de liquidité : rapport entre actifs circulants restreints et fonds de tiers à court terme norme : 1 Indépendance vis-à-vis des institutions de crédit Le degré d indépendance par rapport aux institutions de crédit évalue le degré d endettement de la PME par rapport aux banques et sociétés de leasing, la capacité de la PME à dégager elle-même des ressources pour financer son développement ou pour faire face à un creux passager. Ratio d indépendance : rapport entre les capitaux propres de l entreprise et les dettes vis-à-vis des banques et des sociétés de leasing. Norme : 1 Commercial Volume des ventes Le volume des ventes est évalué par rapport à la taille de l entreprise, par rapport à l évolution de ses activités dans le temps, par rapport à la concurrence et aux potentiels du marché. Attrait des produits et services L attrait des produits et services combine l étendue de la gamme des produits et services avec sa compétitivité. Portefeuille clientèle Le portefeuille clientèle combine des considération relative au nombre de clients, la diversité des secteurs dont ils relèvent, leur répartition géographique. On retrouvera en particulier sanctionné ici le risque encouru par la dépendance vis-à-vis d un nombre restreint de client ou par l existence d un portefeuille mono-client. 8
Couverture géographique La couverture géographique évalue la pertinence du champ géographique couvert par rapport aux gains qui pourraient se voir réalisés en l adaptant à la capacité de production de l enreprise, à la clientèle ou à la concurrence. Circuit de distribution Le circuit de distribution évalue la politique choisie par l entreprise en matière de distribution physique de ses produits et/ou services : circuit direct/indirect, circuit court/long Maitrise des prix (pouvoir de négociation) La maitrise des prix concerne, d une part, les procédures mises en œuvre pour l établissement des prix de vente et, d autre part, le pouvoir de négociation des prix dans la relation avec les clients et les fournisseurs. Image de marque L image de marque concerne la perception qu a l environnement de l entreprise. Il s agit de voir si l entreprise est connue ou inconnue, si elle jouit d une image favorable ou défavorable. Il est fréquent qu une PME bénéficie d une image favorable auprès d une clientèle restreinte et soit quasiment inconnue pour le reste du marché. Certaines entreprises se forgent une image de spécialistes alors que d autre ont une image floue. Force de vente L adéquation de la force de vente mesure la suffisance ou l insuffisance (qualitative et/ou quantitative) des moyens mis en œuvre en vue d assurer le contact avec la clientèle ou la faculté d écouler la production. Ce critère évoque également les notions d animation de la force de vente et de politique de prospection. 9
Communication externe La communication externe prend en compte tous les éléments qui, en dehors de l acte de vente luimême, assurent la réputation de l entreprise, son maintien, sa diffusion : plaquette publicitaire, site internet, contacts avec la presse, contacts avec les clients présents ou potentiels Certaines de vos réponses vous paraîtront subjectives. L important est de dégager des tendances et de faire ressortir les zones de points forts et les zones de points faibles. Si vous souhaitez réduire la subjectivité, n hésitez pas à demander l avis d autres personnes qui connaissent bien l entreprise : associés, administrateurs, cadres, conseillers extérieurs, clients très proches. 10