Sélection d un moteur de recherche pour intranet : Les sept points à prendre en compte

Sélection d un moteur de recherche pour intranet : Les sept points à prendre en compte

1Les bases : vos objectifs 2 Sélection d un moteur de recherche pour intranet : Les sept points à prendre en compte La mise en place d un outil de recherche efficace pour un Intranet peut avoir un effet considérable sur la facilité d utilisation et sur la productivité. En effet, Jakob Nielsen, expert de l utilisabilité, a constaté que «la faiblesse des fonctions de recherche est la première cause de difficulté d utilisation des intranets». Un bon moteur de recherche garantit que l utilisateur trouvera facilement ce qu il cherche, dès la première fois, indépendamment du format ou de la localisation de l information. Cela signifie que des informations très variées peuvent être diffusées et mises à disposition du personnel, sans système de navigation ou convention de stockage complexe. La plupart des intranets évoluent dans le temps, et la recherche ne doit pas être une tâche décourageante. Un outil de recherche peut être mis en œuvre rapidement, puis affiné au fil de l évolution de l intranet et de l organisation. Un moteur souple et rentable, à même de s étendre au fil de vos besoins, sera un meilleur investissement qu un produit bon marché, incapable de s adapter, ou qu une solution coûteuse dont la majorité des fonctionnalités seront inutilisées. Il est important de prendre conscience du fait que chaque intranet est différent, avec ses propres objectifs, besoins et son propre environnement. Ce document vise à vous guider dans le processus de sélection du bon outil de recherche pour votre intranet. Il décrit un ensemble de variables essentielles que vous devez prendre en compte : 1. Les bases : vos objectifs 2. Sources de données et types de fichiers 3. Fonctions 4. Environnement technologique 5. Installation et maintenance 6. Structure de tarification 7. Références de l éditeur Vous pouvez également utiliser la check-list à la fin de ce document comme modèle pour la définition de vos propres exigences et l évaluation des fournisseurs Pour décider de vos besoins en ce qui concerne votre moteur de recherche, vous devez tout d abord comprendre le rôle de l intranet dans votre organisation. Quels sont ses objectifs? Est-ce de fournir des informations de gestion des RH au personnel, d assurer l assistance aux utilisateurs ou d aider les équipes de vente? Peut-être a-t-il été conçu pour répondre à différents objectifs. Une fois que tous ceux-ci auront été précisés, vous pourrez commencer à définir comment un moteur de recherche peut apporter de la valeur. Les fonctionnalités que vous en attendez dépendront des objectifs de votre intranet.

2Sources de données et types de fichiers Une fois ces objectifs définis, vous pouvez identifier les types de fichiers et les sources de données qu il devra prendre en charge. Faites la liste de tous les types de fichiers utilisés dans la génération des informations que vous voulez partager sur votre intranet. On peut généralement les répartir en trois catégories : non structurés, semi-structurés et structurés : Les formats non structurés contiennent essentiellement de l information textuelle. Il peut s agir de fichiers texte, de fichiers issus de traitement de texte, de PDF, d e-mails et des formats utilisés pour créer la plupart des documents. Il n y a pas réellement de structure dans ces formats, leurs éléments ont peu de relations entre eux. Les formats semi-structurés contiennent un mélange d informations textuelles et de données, avec une structure basique. Ils comprennent le HTML, les feuilles de calcul et le XML. Il peut y avoir des relations entre les éléments de ces fichiers. Mais celles-ci ne sont pas définies de façon aussi rigide que dans les formats structurés, et il peut y avoir des sections d information textuelle non structurée. Les formats structurés contiennent des informations stockées dans une structure bien définie, comme une base de données relationnelle. De nombreuses entreprises disposent d une architecture structurée, comme des systèmes ERP ou CRM, et des bases de données plus anciennes. Vous pouvez par exemple amorcer la mise en œuvre de votre moteur de recherche par la simple mise à disposition de tout le contenu HTML sur votre intranet. Vous pourriez ensuite inclure les documents PDF et Word. Enfin, vous pourriez donner accès à la base de données des clients ou aux données XML créées dans d autres systèmes. Le moteur de recherche de votre intranet doit être à même de fonctionner avec la gamme complète des types de fichiers que vous utilisez, même dans des langues multiples, si c est un besoin de votre organisation. Vous devez de plus réfléchir au nombre de fichiers que vous stockerez dans le référentiel de données de votre intranet. Ce chiffre peut avoir une influence sur les performances de votre moteur de recherche, et sur le prix qu il vous coûtera, car de nombreux moteurs sont tarifés en fonction du nombre de documents indexés. Dans ce cas, soyez vigilant, car toute extension de l intranet risque de faire passer votre moteur de recherche dans la fourchette de prix supérieure, et induire des honoraires supplémentaires de la part du fournisseur. Pensez également à la portée de publication. Selon les sources des informations que vous voulez mettre à disposition sur votre intranet, vous pourrez avoir besoin d un moteur qui assurera une fonctionnalité générale pour de nombreuses sources de données différentes. Certains moteurs sont conçus pour des types de données spécifiques, comme les données structurées, ou bien sont limités à un référentiel de données unique, par exemple, celui de leur propre système de gestion de contenu. Si vous devez intégrer à votre intranet des données issues d un ancien système, vous aurez besoin d un moteur de recherche qui permet de le faire. Enfin, vous devez prendre en compte la possibilité d incorporer des sources de données externes à votre intranet. La fonctionnalité de «Spidering» permet d intégrer des sites Web externes à votre référentiel de données. Vous pouvez ainsi inclure les sites Web de vos partenaires ou fournisseurs à la fonction de recherche, pour que vos utilisateurs puissent y faire des recherches directement depuis l intranet. 3 Sélection d un moteur de recherche pour Intranet : Les sept points à prendre en compte

4 3Fonctions Pour la plupart des intranets, les profils des utilisateurs sont très variés, du néophyte à l expert. La fonction de recherche doit pouvoir répondre aux besoins de chacun, grâce à une interface simple, mais puissante, qui offre des options de recherche avancée. Le processus de recherche comprend trois étapes, et toute une gamme de fonctionnalités qui permettent de rationaliser ces étapes : ~ ~ Saisie de la requête ou formulation de la question initiale ~ ~ Obtention des résultats de la recherche ou réception de la liste des documents ~ ~ Identification de la bonne réponse ou examen et affinement des résultats de la recherche afin de trouver l information recherchée. N oubliez pas que vous pouvez avoir des objectifs spécifiques, qui exigeront certaines fonctionnalités plutôt que d autres. Gardez-les à l esprit dans vos échanges avec les fournisseurs. De quoi avez-vous réellement besoin pour votre application spécifique? Étape 1 : Saisie de la requête Lorsqu un utilisateur saisit une requête, il ou elle doit avoir la possibilité de la formuler en langage naturel, en exprimant sa question : Par exemple, «Quelle est notre politique de retour pour les réfrigérateurs?» Il doit également y avoir une option de construction de requêtes avec des opérateurs booléens pour que les utilisateurs qui savent exactement ce qu ils veulent puissent formuler une recherche précise. Par exemple, «retours en 10 mots pour réfrigérateur, mais pas congélateur» Vérifiez l interface utilisateur pour être sûr qu elle est intuitive pour les néophytes, mais qu elle offre des fonctions avancées pour les plus expérimentés. Un bon moteur de recherche permet de grouper des portions logiques d information pour limiter la recherche à un domaine spécifique. Par exemple, un ingénieur peut être intéressé uniquement par la documentation technique, et exclure les règles des RH, même si elles sont disponibles sur l intranet. Le moteur de recherche doit pouvoir grouper les informations pour autoriser cette approche. Il doit aussi offrir des outils comme un thésaurus, où il trouvera des synonymes. Le thésaurus peut être personnalisé pour inclure des termes propres à votre organisation. Les fautes de frappe et d orthographe doivent être prises en compte, avec une fonction «ressemble à». Elle compensera non seulement les erreurs des utilisateurs à la saisie de la requête, mais aussi les fautes dans les données elles-mêmes, qui seraient sinon perdues à jamais.

Étape 2 : Obtention des résultats de la recherche Si vous avez des données définies de manière très spécifique, comme des documents juridiques, vous devez disposer d un degré élevé de précision dans l identification et la restitution des informations spécifiques. Dans d autres situations, cependant, il peut être préférable de restituer un ensemble plus large de documents pour une requête donnée. La précision dont vous aurez besoin dépend du rôle du moteur de recherche et de la nature des données. Si vous voulez mettre à disposition de grands volumes de données sur votre intranet, le moteur de recherche doit être rapide. Sinon, les utilisateurs seront agacés par l attente. Si les volumes sont plus réduits, le problème est moins important. Cela dépend donc des volumes à gérer. Tout bon moteur de recherche doit utiliser une forme de calcul de la pertinence. Il juge ainsi, en fonction de la requête saisie, du degré de pertinence des résultats, et les classe en fonction de ce chiffre. Étape 3 : Identification de la bonne réponse Le processus de recherche ne s arrête pas à la réception de la liste des résultats. Il faut ensuite affiner cette liste et la manipuler pour trouver spécifiquement ce que l on cherche. De nombreuses fonctions peuvent y contribuer : ~ ~ Propriétés du document attributs comme le type de fichier, la taille, la date de dernière modification, la pertinence et le nombre de mots clés correspondants. Un affichage d un extrait du document, par exemple, quelques lignes au-dessus et au-dessous des mots-clés trouvés, peut aider à déterminer le contexte d identification du document. ~Retri ~ capacité à trier différemment la liste de résultats, à l aide d autres critères, comme le titre, le nombre de mots clés trouvés, la pertinence, la date de modification, le type de fichier, ou d autres critères applicables à votre organisation.. ~ ~ Navigation entre les mots-clés (hits) trouvés boutons de navigation permettant à l utilisateur d aller directement au premier mot-clé trouvé, puis au suivant ou au précédent, si besoin. Cela évite à l utilisateur la lecture du texte page par page avant de trouver la bonne section. ~ ~ Mise en évidence des mots-clés concept classique des moteur du Web, il permet de surligner les couleurs des mots-clés trouvés dans le document. Cette fonctionnalité est rarement disponible dans les intranets, alors qu elle est vraiment utile. Associée à la navigation entre les mots-clés, elle permet aux utilisateurs de voir immédiatement les sections pertinentes. ~Aperçu ~ rapide capacité à afficher un grand document non HTML dans un format HTML basique, sans le télécharger en entier. Cette fonction permet aux utilisateurs de visualiser quelques lignes avant et après chaque mot-clé, et de poursuivre la lecture. ~Rechercher ~ dans capacité à faire une recherche dans le jeu de résultats, pour les affiner. Bien qu il existe d autres fonctions dans les moteurs de recherche des intranets, ces dernières couvrent les principaux besoins permettant d assurer une expérience positive. D autres possibilités peuvent être intéressantes pour votre organisation, comme les agents intelligents qui conseillent les utilisateurs lorsque du contenu pertinent est publié dans le référentiel, ou la capacité à sauvegarder ou exporter les résultats de la recherche. Si vous avez des besoins spécifiques, vous devriez en discuter avec votre fournisseur potentiel. S il n offre pas de fonction correspondante, il peut proposer néanmoins des outils logiciels permettant de compléter son offre de base. 5 Sélection d un moteur de recherche pour Intranet : Les sept points à prendre en compte

6 4 5 Environnement technologique Vos options seront déterminées par votre infrastructure technologique. Établissez la liste de tous les systèmes et logiciels qui auront des interactions avec le moteur de recherche. Cela comprend le système d exploitation du serveur Web, son logiciel d application, votre système de réseau, son architecture, et vos outils de sécurité. Pensez aussi à tous les autres systèmes qui devront s intégrer à la recherche : système de gestion de contenu, ERP, CMS, serveurs de messagerie ou systèmes plus anciens. Installation et maintenance Le processus d installation et de maintenance du moteur de recherche peut avoir des conséquences considérables sur le coût et le retour sur investissement du projet. ~ ~ Le moteur de recherche exige-t-il une préparation et une relocalisation intense des données, ou peut-il les indexer sur leur lieu de stockage? ~ ~ Le système doit-il être adapté? Faut-il réaliser des travaux d intégration avec les autres systèmes? Combien coûtera le tout? ~ ~ Que se passera-t-il si vous désirez modifier ou étendre le système? Pouvez-vous le faire en interne, avec des compétences générales, ou vous faudra-t-il un spécialiste? ~ ~ Quels sont les besoins en maintenance courante, et quel profil faut-il pour la prendre en charge? Toutes ces considérations sont importantes quand il s agit d investir dans un moteur de recherche. Idéalement, vous devez trouver un système qui réduise les coûts initiaux, mais aussi les coûts de maintenance. Certains types de système demandent beaucoup d effort de maintenance de la part de l équipe informatique pour assurer un bon fonctionnement, mais les solutions standard n entrent pas dans cette catégorie..

6Structure de tarification 7Références de l éditeur La structure de tarification dépend du fournisseur. Certains fournisseurs facturent en fonction du nombre de documents indexés, d autres selon le nombre d utilisateurs. Réfléchissez aux extensions futures de votre système, car les ajouts de documents ou d utilisateurs occasionneront des frais supplémentaires. Certains fournisseurs utilisent un modèle de type location où la licence ne couvre qu une ou deux années d utilisation. À l issue de cette période, vous devez payer à nouveau. D autres proposent une licence unique, et ne facturent que les mises à niveau vers de nouvelles versions. La plupart des fournisseurs proposent un contrat de support et de maintenance. Faites-vous-en préciser le coût et la durée. Comme lors de tout achat, il est essentiel de vérifier la réputation du fournisseur. Depuis combien de temps existe-t-il? Quel est le degré de maturité de son offre? Les logiciels qui sont dans leurs premières générations sont généralement moins testés et plus limités que ceux qui ont été améliorés au fil de nombreuses années. Définissez si la gamme à laquelle appartient le moteur de recherche est prioritaire pour ce fournisseur. Si celui-ci se concentre sur la recherche Web plutôt que sur la recherche pour les entreprises, sa méthodologie ne conviendra peut-être pas, et son logiciel sera axé vers d autres types de contenu (HTML, PDF, etc.) plutôt que sur le contenu d entreprise, qui couvre des formats beaucoup plus variés. Assurez-vous que le produit fait l objet de développement et de support technique permanents.vérifiez aussi que le fournisseur propose un centre d assistance. Il est important de demander des études de cas et des exemples de mise en œuvre du même produit sur d autres intranets. Demandez des références qui vous permettront d appeler le client en question. Résumé Ce document fournit des orientations pour l évaluation et la sélection d un moteur de recherche pour intranet. Comme pour tout logiciel, vous devez savoir ce que vous cherchez, puis rencontrer différents fournisseurs. Si l outil de recherche sur l intranet fonctionne comme vous l attendez dès le début, vous en tirerez des bénéfices considérables. Vous pouvez utiliser la check-list à la fin de ce document pour spécifier vos besoins et les comparer aux offres des fournisseurs. 7 Sélection d un moteur de recherche pour Intranet : Les sept points à prendre en compte

Check-list pour un moteur de recherche pour intranet Remplissez les blancs avant d évaluer le moteur de recherche que vous avez sélectionné selon ces critères. 1. Objectifs Quels sont les objectifs principaux de votre intranet? 8 Exemples : Partager les règles et procédures internes avec le personnel. Faciliter le processus de vente. Fournir un outil d assistance. Aider à la prise de décision. Comment voyez-vous la croissance future de votre intranet? Intégration à d autres systèmes de l entreprise Inclusion d autres données Incorporation d autres parties de l organisation Autres 2. Formats de fichiers Quels formats de fichiers devez-vous prendre en charge? (liste) Exemples : Microsoft Word, e-mail, PDF, ZIP. 1. 2. 3. 5. 6. 7. 4. 3. Volume et taille des fichiers Combien de fichiers seront inclus dans le référentiel de données pour les recherches? Quelle sera la taille du référentiel (Go/To)? 4. Sécurité Quel système gère la sécurité au niveau des fichiers? Windows TFS Linux/UNIX Autre

5. Segmentation des données Comment les données devront-elles être regroupées? Néant Géographiquement Selon la division métier Selon la division fonctionnelle Autre (ressources humaines, ingénierie, marketing, service client, etc.) 6. Langues Quelles langues doivent être prises en charge? (liste) 1. 2. 3. 7. Fonctions Étape 1 Saisie de la requête De quelles fonctionnalités liées aux requêtes avez-vous besoin? 9 Requête en langage naturel Recherche dans des regroupements séparés (par exemple, documents des RH séparément Thésaurus (standard) de ceux du bureau d études) Requête booléenne Recherche par proximité (par exemple, à 10 mots de) Synonymes (spécifiques au client) Recherche dans des fourchettes de dates Possibilité de requête intermédiaire et avancée (dans les fichiers, et pas uniquement sur la Ressemble à (par exemple, auddit pour audit) date de dernière sauvegarde) Constructeur de requêtes (menu de commandes booléennes, Restriction sur le type de fichier (par exemple, fichiers où l utilisateur peut cliquer pour créer une requête) texte uniquement) Vérification de l orthographe Reconnaissance intelligente des dates et des chiffres (par exemple, 01/01/02 = 1er janvier 2002) Taxonomies Agent intelligent (conseille l utilisateur lors de la Commence par publication de nouvelles données dans le référentiel) Recherche dans les champs et les métadonnées (par exemple, auteur = Moreau) Assemblage (par exemple, gérer renvoie gestionnaire, gérant, géré, etc.) Étape 2 Obtention des bons résultats de recherche De quelles fonctionnalités liées aux résultats avez-vous besoin? Méthode de tri par pertinence Restitution rapide des résultats Sécurité au niveau de l utilisateur Sélection d un moteur de recherche pour Intranet : Les sept points à prendre en compte Sauvegarde ou exportation de la liste des résultats dans un fichier Exactitude

Étape 3 Identification de la bonne réponse De quelles fonctionnalités avez-vous besoin pour aider les utilisateurs à trouver la réponse dont ils ont besoin? Affichage des statistiques du document dans les résultats (par exemple, taille du fichier, chemin d accès, date de sauvegarde, nombre de mots-clés trouvés) Mise en évidence des mots-clés trouvés dans l aperçu du document, y compris les PDF Navigation entre les mots-clés trouvés (par exemple, aller au premier mot-clé trouvé, puis au suivant, puis au document suivant) Aperçu WYSIWYG du document (par exemple, affichage en mode PDF ou Word) Mise en évidence des mots-clés trouvés dans la liste des résultats Capacité à utiliser des modèles HTML pour afficher les résultats des bases de données (SQL, XML, autres) 10 Génération automatique de la table des matières des documents Retri des résultats (par exemple, par pertinence, nombre de mots-clés trouvés, type de fichier, date) Filtrage de la liste des résultats (par exemple, par type de fichier ou fourchette de dates) Recherche dans les résultats 8. Autres De quelles fonctionnalités avez-vous besoin, spécifiquement pour votre organisation ou votre environnement? (liste) 1. 2. 3. 4. 5. 9. Installation et maintenance Combien de temps faudra-t-il pour mettre en place le système, combien coûteront l installation et la maintenance? Temps Coût Pilote initial du logiciel Adaptation du logiciel à vos besoins Installation du logiciel dans toute l entreprise Besoins en maintenance courante (par an) Le fournisseur propose-t-il un centre d assistance?

10. Tarifs Quel est le prix des fonctionnalités voulues? Coût Licence initiale du logiciel Licence permanente du logiciel et du matériel Frais de maintenance courante Coût de l ajout d un utilisateur Coût de l ajout de données Coût de l ajout d un type de fichiers Coût de l ajout de modules logiciels supplémentaires 11. Références de l éditeur Quelles sont les références de l éditeur? Le fournisseur existe-t-il depuis plus de cinq ans? Le fournisseur a-t-il une base de clients établie? Est-il rentable? Peut-il fournir des études de cas montrant le succès des mises en œuvre d un système similaire au vôtre? Peut-il fournir des références? 11 Sélection d un moteur de recherche pour Intranet : Les sept points à prendre en compte

22701 West 68th Terrace Shawnee, KS 66226 USA tf +1 800 941 7460 tel +1 913 422 7525 fax +1 913 422 3820 Lexmark International SAS 18 rue Flourens Horizon Building Defense 2 92150 Suresnes France tel +33 1 46 67 40 00 fax +33 1 46 67 40 96 2013 Perceptive Software, LLC. All rights reserved.