Livre blanc Netaphor SiteAudit Solutions SiteAudit La prochaine génération des services MPS pour parc Janvier 2015 Dans cet article : Solutions MPS Netaphor Processus d'engagement SiteAudit Approche MPS en cinq phases Marché cible de SiteAudit Cet article fournit un aperçu général des solutions Managed Print Services (services de gestion d'impression - MPS) Netaphor et de leur utilisation au sein du processus d'engagement MPS. Ce livre blanc s'adresse aux fournisseurs MPS et aux gestionnaires de parc de tous les types d'organisations. Sommaire INTRODUCTION... 2 PRODUITS MPS NETAPHOR... 2 APERÇU DES CAPACITES DE SITEAUDIT... 3 GESTION DU STOCK ET DU COUT... 4 GESTION DES FOURNITURES... 4 TRAITEMENT DE LA MESURE ET GESTION DU VOLUME... 4 SANTE DU PARC... 4 MESURES DU PARC... 5 EXEMPLE DE LISTE DES MESURES DU PARC... 6 PROCESSUS D'ENGAGEMENT CLIENT SITEAUDIT... 6 APERÇU DES PHASES DE L'ENGAGEMENT CLIENT... 6 PHASE 1 AUDIT DATA COLLECTION (COLLECTE DES DONNEES D'AUDIT)... 7 PHASE 2 FLEET ANALYSIS AND MAPPING (ANALYSE DU PARC ET CARTOGRAPHIE)... 8 SITEAUDIT VIEWER - FILTRAGE D'ANALYSE... 9 VISIONNEUSE SITEAUDIT - CARTOGRAPHIE D'ETAGE... 10 SITEAUDIT ANALYZER PRESENTATION D'ANALYSE... 11 PHASE 3 AUDIT PROPOSAL (PROPOSITION D'AUDIT)... 13 DOMAINES D'ECONOMIES DU PARC... 15 PHASE 4 & 5 FLEET MANAGEMENT & ONGOING CONSULTING (GESTION DE PARC ET CONSEIL SUIVI)... 17 SITEAUDIT REND POSSIBLE LES SERVICES DE GESTION DE PARC... 17 TABLEAU DE BORD... 20 RECAPITULATIF DES AVANTAGES POUR LES FOURNISSEURS MPS ET LES CLIENTS EN AUTOGESTION... 21 EXAMEN TRIMESTRIEL ET MACHINES NON GEREES... 23 CLIENTS CIBLE... 23 RECOMPENSES ET HISTORIQUE DU PRODUIT SITEAUDIT... 24 Logiciel Netaphor SiteAudit - Livre blanc v4.0
Introduction Les Managed Print Services (MPS) sont rentables pour les fournisseurs comme pour les utilisateurs finaux. La fourniture de services de gestion permet de réduire les coûts du parc. À titre d'exemple, la suppression du gaspillage des fournitures exige un service de réapprovisionnement conscient des toners, tambours, kits de maintenance et autres consommables qui sont sur le point de finir afin d'optimiser l'utilisation de la fourniture et de réduire les temps d'arrêt. Les grands Managed Print Services se basent sur de bonnes données et l'analyse de ces données est appelée renseignements sur le parc. Il existe peu d'outils MPS disponibles qui peuvent aller au-delà du simple compteur de base pour le suivi et la réalisation des fournitures. Leur collecte de données est limitée, tout comme leurs renseignements sur le parc. Les solutions SiteAudit se concentrent sur la collecte des données, mais surtout sur la manière d'utiliser cette grande quantité de données pour fournir les meilleurs renseignements sur le parc possibles ; et c'est pour cette raison que les solutions SiteAudit représentent la prochaine génération de MPS. Produits MPS Netaphor Les solutions Netaphor SiteAudit offrent les avantages de la collecte de données, de l'analyse, des alertes et de la création de rapports aux partenaires MPS et aux utilisateurs finaux. Ces outils MPS permettent les audits et programmes de gestion de parc les plus complets et précis. Le portefeuille de solutions SiteAudit satisfait les exigences pour les environnements de toutes tailles ainsi que pour les environnements où la sécurité est essentielle, comme les institutions financières et les organisations gouvernementales. Voici une liste des solutions SiteAudit. Outils d'audit et de parc SiteAudit OnSite Base de données Client Site Capacités Audit et gestion de parc Analyse, création de rapports et alertes Données au sein du pare-feu du client SiteAudit Hosted Nuage Audit et gestion de parc Analyse, création de rapports et alertes Hébergé par le revendeur/fournisseur/netaphor SiteAudit Compact Nuage Audit uniquement Analyse et création de rapports Aucune installation requise Marchés Petite, moyenne et grande entreprise Petit, moyen et grand Petit et moyen 2015 Netaphor Software Inc. - 2-15/01/2015
Autres outils Plate-forme Applications Visualizer Visio 2010 & 2013 Cartographie d'étage et analyse Intégration à la base de données SiteAudit Audit et conseil suivi Analyzer Excel 2010 et versions ultérieures Aperçu des capacités de SiteAudit Graphiques, ensembles de rapports de tendances Analyse d'optimisation de parc Audit et conseil suivi Tableau 1 : Solutions MPS SiteAudit À commencer par un mécanisme de découverte novateur, SiteAudit va au-delà des outils MPS classiques en réalisant un inventaire de toutes les imprimantes en réseau et locales sans utiliser d'agents de bureau. SiteAudit effectue le suivi des compteurs d'impression, des coûts de page, des statistiques d'erreur et de jusqu'à 500 éléments de données par imprimante individuelle. Les capacités de SiteAudit peuvent être résumées en quatre domaines principaux, qui sont : Inventory and Cost Management (gestion du stock et du coût), Supplies Management (gestion des fournitures), Meter processing (traitement de la mesure) et Volume analysis (analyse du volume), and Fleet Health (santé du parc). Figure 1 : Capacités principales de SiteAudit 2015 Netaphor Software Inc. - 3-15/01/2015
Gestion du stock et du coût Les fonctionnalités principales incluent le suivi, la création d'alertes et de rapports concernant les mouvements, ajouts et changements du stock (imac/r), l'identification de l'âge de l'imprimante et l'analyse du coût en fonction des coûts de fourniture et du matériel. Le suivi IMAC/R réduit les coûts de suivi du stock en éliminant l'inventaire manuel à pied. Les imprimantes locales sont découvertes et leurs ressources et compteurs suivi sont fournis sans agent de bureau. Gestion des fournitures Les fonctionnalités principales incluent le suivi, la création d'alertes et de rapports juste à temps des niveaux de fourniture, les remplacements et les performances de remplacement, le suivi et la mesure du gaspillage de fourniture, ainsi que le suivi et la création de rapports concernant le rendement de la fourniture. SiteAudit collecte les niveaux de fourniture directement à partir de la machine. Il conserve également le suivi de la quantité de fourniture (toner) consommée et tout cela permet aux fournisseurs MPS d'offrir le programme de remplacement des fournitures le plus efficace possible. Traitement de la mesure et gestion du volume Le traitement de la mesure SiteAudit suit 25 compteurs séparés incluant grand format (mètres carrés), double-clic, total, total N/B, total couleur, fax, numérisation, impression, copie, recto verso et de nombreux autres, en fournissant la meilleure solution pour facturer et analyser le total de l'impression. La variété des intégrations dorsales qu'offre SiteAudit, y compris SAP, Evatic, Navision et autres, est importante pour la facturation. L'analyse de volume est facile à gérer et examiner à l'aide de l'outil Analyzer de SiteAudit afin d'obtenir les tendances et à l'aide de Visualizer pour placer les imprimantes sur les plans d'étage. Santé du parc Les utilisateurs du parc exigent des performances de service et veulent un temps de fonctionnement de la machine de 100%. SiteAudit effectue le suivi du temps de fonctionnement et peut mesurer les contrats de niveau de service (SLA) et satisfaire leurs standards de performances. SiteAudit effectue le suivi et conserve l'historique des erreurs de service. Il intègre ses alertes à tout système d'assistance (par ex. Remedy) pour réduire les temps d'arrêt. Utilisez les alertes standards ou configurez des alertes personnalisées en fonction de seuils spécifique pour que SiteAudit vous avertisse avant que l'utilisateur final ne sache qu'il y a un problème. 2015 Netaphor Software Inc. - 4-15/01/2015
Mesures du parc Les outils mesures complets du parc de SiteAudit dépassent largement l'offre des autres outils concurrents. Les outils de mesure sont utilisés pour définir les performances de base. Par exemple, les machines qui impriment moins de 100 % de Low Utilization (faible utilisation) sont sous-exploitées et pourraient être plus rentables si elles étaient déployées dans un autre emplacement. 15,21 % du volume mensuel recommandé par le fabricant Figure 2 : Vue détaillée de l'évaluation des mesures du parc Ces mesures sont créées à partir des données collectées par SiteAudit et d'une nouvelle base de données «statique» introduite avec SiteAudit v6.0. Netaphor a autorisé la base de données Buyers Lab 1 à fournir des données qui ne peuvent pas être collectées sur l'imprimante, comme les volumes d'utilisation recommandés. Grâce à cette intégration, de nouvelles mesures comme le type de machine, le programme Energy Star, l'âge de la machine et l'utilisation faible et élevée sont fournies. Voici un exemple de liste des mesures SiteAudit. 1 Buyers Laboratory Inc. LLC (BLI), 20 Railroad Ave, Hackensack NJ 07601 États-Unis. 2015 Netaphor Software Inc. - 5-15/01/2015
Exemple de liste des mesures du parc Utilisation générale Nombre d'utilisateurs par machine/pages par utilisateur Les 10 imprimantes les plus efficaces Les 10 imprimantes les plus utilisées Les 10 imprimantes les moins fiables Utilisation et coût Coût par page et par utilisateur % du coût Utilisation totale Utilisation faible et élevée Fournitures Rendement de la fourniture en pages Estimation des jours/pages restants Estimation de la date de remplacement % de toner utilisé Performances de service (santé du parc) % temps de fonctionnement Heures d'arrêt Temps de réponse Top 10 des moins fiables Processus d'engagement client SiteAudit L'objectif du processus d'engagement est de remporter, puis de conserver, le contrat de parc. Pour y parvenir, il faut commencer avec les meilleures données et analyses afin de comprendre parfaitement la situation actuelle du client. Lorsque l'analyse est terminée, la proposition d'audit recommande un état futur composé de matériel et de services qui optimisent les économies du parc et augmentent les performances de service. Enfin, un conseil suivi sur le parc est nécessaire pour maintenir et améliorer la proposition d'état futur. Le processus d'engagement utilisant les outils SiteAudit est abordé ci-dessous sur cinq phases MPS. Aperçu des phases de l'engagement client 2015 Netaphor Software Inc. - 6-15/01/2015
Phase 1 Audit Data Collection (collecte des données d'audit) Netaphor fournit trois outils pour la collecte des données d'audit. L'outil à utiliser dépend de l'environnement du client et des informations requises. SiteAudit OnSite est conçu pour toutes les tailles d'environnement et offre la sécurité et l'évolutivité permettant de s'adapter aux exigences des entreprises de toutes tailles. SiteAudit Hosted est basé sur le nuage et satisfait l'évolutivité de la plupart des environnements clients. Il offre l'avantage supplémentaire de permettre la configuration, la création de rapports et l'analyse à distance. La période d'audit pour les deux produits s'étend habituellement sur 30 à 60 jours. Ces deux outils d'audit SiteAudit fournissent une gamme complète de données qui peuvent être organisées selon quatre domaines principaux : Stock, Fournitures, Volume et Santé du parc. Certaines des données fournies sont indiquées sur la Figure 3. Le troisième outil d'audit est SiteAudit Compact et il est basé sur le nuage. Il est conçu pour créer des audits instantanés où le stock (imprimantes locales et en Figure 3 : Données de mesure SiteAudit réseau)et les volumes (imprimantes en réseau) sont les seulesinformations requises. Il permet une approbation informatique simple puisqu'aucun logiciel n'est installé sur le site du client. Il suffit de télécharger le logiciel et de l'exécuter puis de l'exécuter à nouveau 30 jours plus tard. 2015 Netaphor Software Inc. - 7-15/01/2015
La portée et la précision de cette collecte de données d'audit sont essentielles pour une analyse complète de l'état actuel. Une description des trois outils SiteAudit est fournie ci-dessous. Outils d'audit Type d'audit Capacités Client cible 1. SiteAudit OnSite 60 jours sur site Stock/Volume/Fournitures/Santé du parc Données au sein du pare-feu du client Petite, moyenne et grande entreprise 2. SiteAudit Hosted 60 jours sur Stock/Volume/Fournitures/Santé du parc Petit, moyen et grand nuage Analyse et création de rapports à distance 3. SiteAudit Compact Instantané sur nuage Analyse et création de rapports Aucune installation requise Petit et moyen Les outils d'audit SiteAudit surpassent les autres outils MPS car ils s'adaptent aux exigences pour la collecte des données des environnements d'entreprises de toutes tailles et présentent les données les plus étendues et précises pour l'analyse du parc et les services. Ils représentent la prochaine génération d'outils MPS. Phase 2 Fleet Analysis and Mapping (analyse du parc et cartographie) La phase d'analyse du parc identifie les problèmes et les opportunités d'économie de l'état actuel. La plupart des autres outils MPS fournissent de simples informations sur le volume et le stock à partir desquelles une proposition couramment utilisée est effectuée. SiteAudit fournit un riche jeu de fonctionnalités pour l'analyse et la présentation. Elles comprennent SiteAudit Viewer, SiteAudit Visualizer et SiteAudit Analyzer. Ensemble, elles représentent des outils facile à utiliser pour analyser et présenter les renseignements sur le parc. Ces outils sont indiqués ci-dessous avec leurs capacités. Outils d'analyse Plate-forme Capacités Licence SiteAudit Viewer SiteAudit Groupement, tri, addition et Visualizer Visio 2010 & 2013 Analyzer Excel 2010 et versions ultérieures moyenne des données Création d'analyse et de rapports Cartographie d'étage et analyse Intégration à la base de données SiteAudit Analyse de tableau croisé, rapports de tendances Analyse d'optimisation de parc Inclus avec SiteAudit Licences à part Licence à part 2015 Netaphor Software Inc. - 8-15/01/2015
SiteAudit Viewer - Filtrage d'analyse SiteAudit est une fonctionnalité standard avec toutes les licences. Il s'agit d'un client complet qui affiche les données par colonne pour l'analyse et la création de rapports. L'analyse est effectuée en groupant, triant et créant des filtres pour les informations désirées. Par exemple, il est possible de créer aisément un filtre pour les 25 machines les plus utilisées. Figure 4 : SiteAudit Viewer Ou encore de filtrer les problèmes critiques les plus courants ayant duré plus de 4 heures. Il existe onze affichages de parc séparés du stock aux fournitures, et chacun d'eux permet de filtrer et d'analyser les données pour créer un ensemble illimité d'analyses. 2015 Netaphor Software Inc. - 9-15/01/2015
SiteAudit Analyzer Présentation d'analyse SiteAudit Analyzer permet aux utilisateurs de se connecter directement à l'une des nombreuses bases de données SiteAudit pour effectuer une analyse critique et créer des tableaux. Il existe un ensemble de tableaux pré-configurés utilisé par les Click Once users (utilisateurs à clic unique) ou une analyse plus complète à laquelle un Designer user (utilisateur concepteur) peut accéder pour créer des tableaux personnalisés. Figure 6 : SiteAudit Analyzer Les rapports sont disponibles en paquets. Un ensemble fixe de rapports à clic unique inclut les analyses suivantes : Analyse du coût Analyse de l'utilisation Analyse de réduction de parc Analyse de volume d'impression Coût du gaspillage de fourniture Analyse de perte renouvellement Analyse de tendance mensuelle 2015 Netaphor Software Inc. - 11-15/01/2015
La Figure 7 inclut une analyse de tendance mensuelle qui compare le volume total par rapport au volume N/B, couleur et recto verso. C'est l'analyse idéale pour le conseil suivi. Figure 7 : Graphique de tendance du volume à clic unique SiteAudit Analyzer est un outil d'analyse flexible. Il peut être utilisé pour découvrir des opportunités d'économie comme le gaspillage de fourniture mais il permet aussi aux fournisseurs MPS de comprendre la perte de revenu due à leurs politiques de clic. Il leur permet d'effectuer des analyses hypothétiques et de mesurer les résultats par rapport à leurs politiques actuelles. À titre d'exemple, un fournisseur MPS peut mesurer la quantité de perte de revenu due au volume d'impression ou aux clics dont il se prive en raison de l'absence de suivi des doubles clics. 2 L'analyse permet les modifications du coût par page et identifie ensuite la perte par fabricant. Les fournisseurs MPS peuvent considérer l'impact de leur politique de clic sur différentes périodes et pas seulement sur la période d'audit. Figure 8 : Perte de revenu sur double clic pour le fournisseur MPS 2 Le double clic est le total incluant deux impressions A4 ou Letter. Par exemple, une impression Ledger ou A3 est un double clic puisqu'elle inclut deux impressions A4 ou Letter. 2015 Netaphor Software Inc. - 12-15/01/2015
SiteAudit est l'un des rares outils MPS qui collectent les compteurs de doubles clics. La phase 2 du processus d'engagement démontre comment les outils d'analyse SiteAudit peuvent s'appuyer sur la collecte de données complète de l'audit ou l'engagement du parc. Elle montre comment les outils d'analyse SiteAudit offre une analyse de pointe pour améliorer considérablement l'opportunité de réaliser des économies et d'optimiser le parc. Aucun autre portefeuille d'outils MPS ne peut fournir ce niveau d'analyse du parc et de présentation, c'est pourquoi il représente la prochaine génération des outils MPS. Phase 3 Audit Proposal (proposition d'audit) La phase 3 du processus d'engagement récapitule l'analyse au sein d'une proposition d'audit. La proposition tient compte de trois sujets principaux : 1) l'état actuel du parc incluant les coûts non gérés ; 2) l'état futur du parc en utilisant les services de parc (MPS) tels que le réapprovisionnement en fournitures ; et 3) un retour sur investissement (ROI) qui inclut les coûts de service estimés par rapport aux économies. Chaque sujet est présenté dans le rapport d'audit standard qui est incorporé à SiteAudit. Le rapport d'audit SiteAudit est un document Word contenant des tableaux qui sont remplis lorsque le rapport est lancé. Les utilisateurs personnalisent le rapport en fonction de leurs exigences. Cinq tableaux d'analyse se remplissent avec les données définies sur la période d'audit. Elles comprennent : Résumé exécutif Analyse du stock Analyse de volume Efficacité de l'utilisation Fiabilité de l'utilisation Analyse de fourniture 3 Figure 9 : Rapport d'audit intégré à SiteAudit 3 Nécessite certaines saisies manuelles. 2015 Netaphor Software Inc. - 13-15/01/2015
Le tableau de stock ci-contre est un exemple, avec une ventilation des fabricants et des modèles, le nombre d'imprimantes en réseau et locales et l'analyse de la composition des cinq premiers fabricants, la contribution du volume de pages et bien plus encore. Au-dessous de l'analyse se trouve la zone pour l'état actuel où les utilisateurs indiquent les faits principaux et les actions recommandées. Faits principaux : Le stock total comprend 1039 imprimantes, dont 19 % d'imprimantes locales et 81 % d'imprimantes en réseau. Actions recommandées Réduire les fabricants au nombre de 6 ; le nombre de modèles à 77 ; l'âge des imprimantes, performances de temps de fonctionnement, etc. 2015 Netaphor Software Inc. - 14-15/01/2015
Domaines d'économies du parc Les économies potentielles sont calculées en fonction de l'implémentation des services du parc (MPS) et des mesures prises pour réduire les coûts et optimiser les opérations. Les six domaines d'économies potentielles sont détaillés ci-dessous. Exemple : Systèmes de soins Loyola Administration Fournitures Capacité 9500 (1 fois) 36000 79000 Stock Service Opérations 10000 82600 75000 Total économies potentielles 292 100$ Projet MPS 1re année 2e année ROI Coût : - Logiciel et services 30000 22500 52500 - Estimation gestion 40000 30000 70000 Économies 192 000 100 100 292 100 Économies nettes/roi 122000 47600 169 600 +138% Retour sur investissement (ROI) 169 600 /122 500 = 138% Tableau 2 : Retour sur investissement (ROI) Le rapport d'audit intégré à SiteAudit rationalise la phase 3, la proposition d'audit, et fournit une procédure personnalisable et efficace pour présenter le futur état du parc. Aucun autre outil MPS ne fournit cette intégration, ce qui fait de SiteAudit la nouvelle génération d'outils MPS. 2015 Netaphor Software Inc. - 15-15/01/2015
Phases d'examen de l'engagement : 1 à 3 Les phases 1 à 3 représentent les phases d'audit (découverte) et de présentation. Les informations d'audit définissent l'état actuel du parc, identifient les coûts non gérés et les opérations inefficaces comme les machines sous-exploitées, le gaspillage de fourniture et les problèmes courants qui entraînent des temps d'arrêt. La qualification des données et l'amplitude de la collecte de données sont fondamentales pour découvrir ces coûts ; il s'agit de la phase 1. La transformation des données en analyse et présentation qui conduisent aux services recommandés représentent les phases 2 et 3. Les outils SiteAudit sont utilisés pour fournir les meilleures données et analyses. Un diagramme du processus d'engagement pour un audit et une présentation types est illustré ci-dessous. Figure 10 : Diagramme des phases 1 à 3 Les audits n'adoptent pas tous cette période, puisque certains sont exécutés sur un délai plus court ou plus long. Toutefois, l'implémentation des outils SiteAudit se produit généralement selon la séquence suggérée ci-dessus. 2015 Netaphor Software Inc. - 16-15/01/2015
Phase 4 & 5 Fleet Management & Ongoing Consulting (gestion de parc et conseil suivi) SiteAudit OnSite et SiteAudit Hosted sont tous deux des outils de gestion de parc qui fournissent les mêmes données, analyses, rapports et alertes aux clients. Ces outils permettent aux services du parc que les fournisseurs MPS ou les services informatiques offrent à leurs utilisateurs. Ils peuvent inclure un mélange des services MPS standard et de future génération. Les services se traduisent par une efficacité opérationnelle comme le réapprovisionnement automatique des fournitures et les services de conseil suivi qui fournissent des renseignements sur le parc pour identifier les améliorations de performance. Voici certains services de parc que les outils SiteAudit rendent possibles. SiteAudit rend possible les services de gestion de parc Par exemple, les services MPS standard peuvent inclure : Le suivi du stock des imprimantes locales et en réseau La mesure et la facturation avec l'intégration aux systèmes administratifs Le suivi et la notification du toner et de la maintenance Les services à valeur ajoutée MPS de prochaine génération incluent : L'optimisation de capacité en utilisant l'usage de l'imprimante avec intégration sur les outils de placement La gestion des fournitures juste à temps en fonction des estimations de rendement et de pages L'analyse des coûts de gaspillage de fourniture La garantie du temps de fonctionnement en utilisant une notification de création de niveau de service (SLA) et le suivi de la réponse L'analyse des problèmes critiques les plus courants Analyse du cycle de vie en utilisant le suivi Move (déplacement), Add (ajout) et Change (changement) (MAC), analyse du service et du vieillissement Key Performance Indicators (indicateurs clés de performance - KPI) L'analyse de placement pour optimiser l'utilisation des machines Ensemble ces fonctionnalités permettent aux fournisseurs MPS de comprendre parfaitement quels sont les ressources d'imprimante qu'ils gèrent, comment elles sont utilisées et comment résoudre rapidement les problèmes. 2015 Netaphor Software Inc. - 17-15/01/2015
L'intégration des informations de SiteAudit dans les systèmes administratifs pour le traitement des compteurs par l'assistance clientèle permet aux fournisseurs MPS d'offrir des services de base et de future génération. Les fournisseurs MPS et les administrateurs informatiques peuvent utiliser les services d'intégration Netaphor pour les intégrations de service des plus simples au plus complexes. Contacter sales@netaphor.com pour plus d'informations. Affichages SiteAudit SiteAudit viewer fournit des informations sur les différents aspects du parc. Il existe onze affichages distincts qui présentent les informations du stock à l'analyse du niveau de (SLA). Affichages du parc SiteAudit Description de l'affichage 1. Récapitulatif d'analyse Indicateurs clés de performance 2. Affichage Stock Local et en réseau 3. Détails de l'évaluation Coût et utilisation 4. Analyse de volume Analyse et mesure d'impression 5. Compteurs de durée de Mesure vie 6. Analyse d'hôte Analyse du pilote et de la file 7. Analyse de tâche Analyse d'impression utilisateur 8. Analyse d'incident Analyse d'erreur 9. Analyse de problème Analyse du temps d'arrêt 10. Analyse de niveau de service Analyse du temps de fonctionnement et du service 11. Consommables Niveaux de fourniture et remplacement Chaque affichage peut être filtré, formaté puis enregistré et fourni en tant que rapport au site web de rapport, imprimé, envoyé par e-mail, archivé ou planifié en tant que rapport sortant. Création de rapports et création de rapports pour le web L'analyse et les rapports sont effectués de manière très facile avec SiteAudit Viewer. En trois étapes simples, les utilisateurs peuvent créer et envoyer un rapport. Filtrer un affichage, puis l'enregistrer, ajouter un titre ou un logo, puis sélectionner un mode de livraison. La livraison inclut la planification de rapport à des horaires spécifiques. Publier le rapport sur le site web de rapports SiteAudit. Le nombre des rapports pouvant être créés est illimité. SiteAudit Viewer 2015 Netaphor Software Inc. - 18-15/01/2015
Figure 11 : Rapports web Installe 70 rapports ; rapports personnalisés illimités Créer de nouveaux rapports à partir des affichages filtrés de SiteAudit Les rapports sont générés dans six formats de sortie : PDF, HTML, XLS, CSV, XML, RTF Les rapports peuvent être planifiés pour l'archivage, l'envoi par e-mail ou l'intégration avec un système administratif Les exemples de rapport incluent le stock, les évènements imac, les compteurs, les niveaux de temps de fonctionnement, les niveaux de fourniture et plus encore. Notification (alertes) Les notifications (alertes par e-mail) sont un moyen de signaler les incidents sur l'imprimante, pouvant être soit des évènements de l'imprimante, soit des seuils définis par l'utilisateur. SiteAudit peut détecter les incidents sur une imprimante et envoyer des notifications à une ou plusieurs personnes définies. Les notifications sont envoyées par e-mail et le contenu et la mise en page peuvent être personnalisés. Les règles de notifications sont définies par un ensemble de conditions et si toutes les conditions sont satisfaites, un e-mail est généré. Par exemple, une règle de bourrage papier pour les machines Xerox peut tenir compte du niveau de gravité, de la quantité de temps pour la résolution, de l'emplacement du service et plus encore. Les alertes peuvent être très simples ou très complètes pour décrire l'incident qui les a causées. 2015 Netaphor Software Inc. - 19-15/01/2015
Généralement, un gestionnaire de parc utilise une combinaison de règles d'alerte standard (alertes préconfigurées) et personnalisées basées sur une analyse des problèmes du parc, comme un excès de bourrages papier. Les seuils permettent au gestionnaire de parc de définir un incident pour d'éventuelles alertes. Par exemple : Avertir lorsque le nombre de numérisation atteint 10 000 pages Avertir si une imprimante n'est pas disponible pendant 4 heures Avertir lorsqu'il reste 2 jours de fourniture de toner Avertir si le pourcentage du temps de fonctionnement passe au-dessous de 95 % Les seuils apportent la flexibilité aux notifications et élargissent les types d'incidents auxquels les gestionnaires de parc peuvent répondre. Tableau de bord Un tableau de bord de gestion est disponible pour les clients SiteAudit OnSite et les fournisseurs et clients SiteAudit Hosted. Le tableau de bord fournit un affichage général des informations importantes concernant le parc. Pour les fournisseurs SiteAudit Hosted, il permet d'organiser les données sur plusieurs bases de données à la fois. Les informations générales essentielles fournies sur le tableau de bord incluent les éléments suivants : Composition du stock Niveaux et utilisation des fournitures Santé du parc Utilisation du parc État du déploiement 2015 Netaphor Software Inc. - 20-15/01/2015
Le tableau de bord permet d'accéder facilement et d'analyser rapidement les principaux problèmes opérationnels. Le tableau de bord est un moyen rapide pour contrôler les niveaux de consommable, le nombre de machines non gérées ou les tendances d'impression en couleur par rapport aux volumes d'impression en noir et blanc. ultérieures, ainsi que dans d'autres navigateurs courants. Figure 12 : Tableau de bord Les utilisateurs peuvent ajuster la période pour peaufiner leur analyse, sélectionner la semaine passée, le dernier trimestre ou une autre période. Le tableau de bord s'exécute dans Internet Explorer 9.0 et versions Récapitulatif des avantages pour les fournisseurs MPS et les clients en autogestion Un récapitulatif des principaux avantages SiteAudit pour les fournisseurs MPS et les clients est exposé ci-dessous. Avantages pour les fournisseurs MPS : Économies sur le coût d'exploitation Facturation automatique, 24 compteurs normalisés (communs pour toutes les machines), tous les compteurs supplémentaires qu'une machine prend en charge Gestion des consommables : Commande juste à temps en fonction de niveaux personnalisés Rapport prévisionnel pour la gestion du stock et la commande Rendements réels Gaspillage minimal lors des remplacements Service Règles personnalisées pour les notifications Intégration avec le système administratif SLA personnalisables pour gérer le temps de fonctionnement et la fiabilité Audits Audits détaillés pour inclure toutes les données d'utilisation Données d'audit transférées automatiquement lorsque le prospect devient un client Rapport d'audit intégré et capacité de cartographie 2015 Netaphor Software Inc. - 21-15/01/2015