ACTIONS DE SENSIBILISATION A LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES -GPEC- Les résultats développés dans le présent document s'inscrivent dans le cadre des actions collectives d'information, de communication et d'animation sur la GPEC auprès des entreprises et doivent permettre une capitalisation, une évaluation et une diffusion de démarches de GPEC. Ils s'inscrivent également comme actions d'appui individualisé auprès des entreprises, d'aide à l'appropriation des démarches de GPEC et d'aide au diagnostic de leurs besoins en matière de GPEC. Questionnaire sur une base de 1200 entreprises, représentatives de la circonscription d Angers, envoyé le 24 février 2005 puis relancé par téléphone les 10, 11, 21, 22, 23 mars 2005. Retour au 18 avril 2005 : 259 retours, soit 21,58 %. Synthèse réalisée par Maureen HERNANDEZ et Bruno MOREL, stagiaires en Master Ressources Humaines à l'uco d'angers (session 2005). 23/06/2005 Page 1
SOMMAIRE 1. MÉTHODOLOGIE...3 1.1. DÉFINITION...3 1.2. OBJECTIF DU QUESTIONNAIRE...3 1.3. MOYENS...3 1.4. CRITÈRES D ANALYSE...3 1.5. LIMITES...3 2. IDENTIFICATION...4 2.1. CATÉGORISATION DES ENTREPRISES...4 2.2. LIEN D APPARTENANCE AVEC UN GROUPE/MAISON MÈRE...4 2.3. SYNTHÈSE DU CHAPITRE...5 3. ORGANISATION DU TRAVAIL...6 3.1. NOTION DE POLYVALENCE...6 3.2. DIFFICULTÉS RENCONTRÉES PAR LES ENTREPRISES...6 3.3. LES PLANS D'ACTIONS MIS EN PLACE ET ENVISAGÉS...7 3.4. SYNTHÈSE DU CHAPITRE...7 4. EMPLOI - RECRUTEMENT...8 4.1. OUTILS D'AIDE AU RECRUTEMENT...8 4.2. LES PRATIQUES D INTÉGRATION DES NOUVEAUX EMBAUCHÉS...8 4.3. OUTILS DE VALIDATION ET TRANSFERT DE COMPÉTENCES...9 4.4. INTÉGRATION DES SALARIÉS HANDICAPÉS...9 4.5. SYNTHÈSE DU CHAPITRE...10 5. FORMATION...11 LA FORMATION : UN ENJEU POUR L AVENIR?...11 5.2. PLAN DE FORMATION ET RECENSEMENT DES BESOINS DE FORMATION...11 5.3. GESTION DU PLAN DE FORMATION...12 5.4. EVALUATION EN INTERNE POST-FORMATION...12 5.5. BESOINS DU PERSONNEL D'ENCADREMENT SUR L ENSEMBLE DES DOMAINES R.H...13 5.6. SYNTHÈSE DU CHAPITRE...13 6. SYNTHÈSE GÉNÉRALE...14 23/06/2005 Page 2
1. METHODOLOGIE 1.1. Définition Tout au long de notre analyse, nous nous sommes basés sur une définition commune de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Nous identifions la GPEC comme une démarche globale fondée sur un principe de convergence : - «Le salarié peut devenir acteur de la gestion de son projet professionnel à la fois sur le contenu actuel et futur des métiers, par l identification de ses motivations personnelles et par l analyse de ses compétences.» 1 - «Quant aux entreprises, dans un environnement concurrentiel, elles doivent adopter des organisations toujours plus efficaces.» 2 1.2. Objectif du questionnaire Sensibiliser les dirigeants d entreprise à rentrer dans une démarche GPEC Permettre aux dirigeants d entreprise, de s auto-évaluer en ce qui concerne leurs applications en GPEC 1.3. Moyens Une enquête quantitative a été élaborée par la CCI d Angers. Ce questionnaire s articule autour des thèmes suivants : Identité de l entreprise Organisation du travail Emplois/recrutement Formation 1.4. Critères d analyse Pour chaque thème abordé, nous avons présenté un ou plusieurs tableaux schématisant les réponses des entreprises et un commentaire l expliquant. Nous avons choisi de synthétiser chaque partie pour finalement établir une synthèse globale de l enquête. 1.5. Limites Nous avons visé à l objectivité de nos commentaires. Cependant, le questionnaire n offre pas de réponses absolues. Ce travail quantitatif nécessite un complément qualitatif. Ainsi, nous avons mis en place deux types d action : des entretiens auprès d employeurs (en cours de réalisation) des diagnostics de sensibilisation à la GPEC auprès de 24 entreprises (en cours de réalisation) 1 L. Cadin, F. Guérin, F. Pigeyre, Gestion des Ressources Humaines 2 MEDEF : www.medef.fr 23/06/2005 Page 3
2. IDENTIFICATION 2.1. Catégorisation des entreprises Nous avons distingué 7 tailles d entreprise, selon le nombre de salariés. Pour une meilleure exploitation des données, nous avons catégorisé ces résultats en 3 groupes : < à de 49 salariés de 50 à 249 salariés 250 salariés et plus Répartition des entreprises par tranche d'effectifs de 50 à 249 salariés 16% 250 salariés et + 3% < à 49 salariés 81% 2.2. Lien d appartenance avec un groupe/maison mère Nous observons une répartition quasi égale entre les entreprises appartenant et celles qui n appartiennent pas à un groupe. Pour les entreprises appartenant à un groupe (48%), nous observons que celui-ci intervient principalement dans le domaine du juridique et de l administration. La GPEC est impactée par différents facteurs internes ou externes à l entreprise. L intervention dans le domaine juridique se situe à la fois en externe, par des lois, des conventions de branche et des accords de branche, mais aussi en interne, dans le cas où des accords d entreprises seraient signés. Cependant, en ce qui concerne les autres domaines ayant un impact sur la GPEC, nous relevons que les groupes agissent de manière relativement homogène. Pour ce thème, il nous a semblé pertinent de différencier les entreprises de + 50 salariés des entreprises de 50 salariés. Nous constatons que les groupes interviennent, en général, plus dans les entreprises comprenant un effectif de + 50 salariés. Les entreprises de de 50 salariés sont moins influencées par le groupe. Nous relevons un écart important entre les de 50 salariés et les + de 50 salariés, dans les domaines de la formation, du recrutement et de l organisation. En effet, les entreprises de moins de 50 salariés sont nombreuses à gérer elles-mêmes le recrutement, la formation et l organisation. 25% des entreprises de moins de 50 salariés reconnaissent une intervention du groupe dans le domaine du recrutement. Pour les entreprises de plus de 50 salariés, elles reconnaissent une intervention dans le même domaine à 71%. Pour les domaines de la formation et de l organisation, la tendance reste la même. 23/06/2005 Page 4
Appartenance à un Groupe/Filiale NON 52% OUI 48% Domaines d'intervention des Groupes/Filiales 83% 67% 49% 55% 41% 38% 43% Administration Communication Formation Juridique Organisation Recrutement Social Domaine d'intervention par taille d'entreprise 79% 63% 75% 64% 44% 48% 96% 77% 61% 34% 25% 71% 61% 37% Administration Communica... Formation Juridique Organisatio... Recrutement Social < à de 49 salariés > à 50 salariés 2.3. Synthèse du chapitre Notre échantillon regroupe principalement des entreprises de moins de 50 salariés. Elles ont pour 86% d entre elles un CA stable ou en progression. D autre part, près de la moitié des entreprises appartiennent à un groupe. Ce dernier intervient moins dans le domaine du social, de l organisation, du recrutement et de la communication que dans le domaine juridique et de l administration du personnel. Une distinction est à faire entre les entreprises de plus de 50 salariés et les entreprises de moins de 50 salariés. Les groupes interviennent moins dans les plus petites structures. Le recrutement, la formation et l organisation sont des domaines où les différences entre les deux tailles d entreprises sont flagrantes. Notre population représente principalement des entreprises de petite taille appartenant ou pas à un groupe. 23/06/2005 Page 5
3. ORGANISATION DU TRAVAIL 3.1. Notion de polyvalence La polyvalence est utilisée majoritairement (78%) dans les entreprises. Nous entendions par polyvalence, le fait d assurer une ou différentes fonctions. Elle permet le développement des compétences des salariés. Par ailleurs, nous pouvons souligner que 104 (41%) entreprises sur 259 sont amenées à faire travailler les salariés sur des métiers différents. Dans le cas où le dirigeant serait aussi salarié, ce résultat est à relativiser compte tenu des fonctions multiples que peuvent assurer les dirigeants d entreprise. En effet, dans les entreprises de 50 salariés nous pouvons souligner les caractéristiques opérationnelles du dirigeant. Polyvalence-Changement de métiers 78% 59% 41% 22% Oui Polyvalence Non Changement de métier 3.2. Difficultés rencontrées par les entreprises 71% (130) des entreprises rencontrent des difficultés liées au recrutement. Pour faire face à ce phénomène, les entreprises mènent des actions prioritairement dans 2 domaines : l organisation du travail et le recrutement. D autre part, les entreprises sont majoritaires à identifier leurs difficultés actuelles à travers le recrutement ( 71%) et la qualification des salariés (26%). Il faut noter le nombre important d entreprises qui expriment rencontrer des problématiques d'illétrisme de leur personnel. Selon les chiffres de l Agence Nationale de lutte contre l Illetrisme (ANLCI), 1 personne sur 10 n arrive pas à communiquer par écrit en France. 1 entreprise sur 4 considère que l illétrisme est un frein à son évolution. Les entreprises n ont pas ou peu de vision de leurs difficultés à 3 ans. Cependant le vieillissement de la population salariale est la préoccupation principale dans 3 ans. Difficultés rencontrées par les entreprises Faire face à une situation de sureffectif Dialogue social Développer les mobilités professionnelles Illéttrisme Accompagner les changements dans l'organisations Faire évoluer les conditions de travail Vieillissement de la population salariale Qualifier les salariés Recrutement 10% 5% 8% 12% 11% 13% 7% 15% 18% 16% 14% 17% 18% 19% 26% 33% 56% 71% Aujourd'hui 23/06/2005 Page 6 A 3 ans
3.3. Les plans d'actions mis en place et envisagés Plans d'actions en place et à venir 45% 35% 33% 28% 27% 26% 24% 23% 22% 20% 17% 3% 3% 1% 6% 7% 4% 3% 3% 3% 3% Organisation du travail Recrutement Effectifs Adaptation des formations Fidélisation des salariés Absentéisme Besoin de compétences Adaptation des stratégies Anticipation des départs e... Mobilité professionnelle Aucun plan d'actions Plan d'actions en place Plan d'actions envisagé Gestion des plans d'actions 81% 71% 7% 7% 2% 1% 16% 14% dirigeants managers chefs d'équipe cabinet conseil < à 49 salariés > à 50 salariés 3.4. Synthèse du chapitre Par rapport aux 71% d entreprises qui rencontrent des difficultés de recrutement, 33% d entre elles mettent en place un plan d action adapté. Parmi les autres difficultés les plus rencontrées, nous constatons deux paradoxes : - Le vieillissement des salariés est une difficulté future majoritairement identifiée. Peu de plans d actions sont envisagés face aux besoins de compétences, etc. - Par rapport à des difficultés de qualification, identifiées comme deuxième difficulté actuelle par les entreprises, 23% d entre elles mettent en place un plan d action approprié. Par ailleurs, les plans d actions mis en place dans les entreprises de plus ou de moins de 50 salariés sont très majoritairement gérés par le dirigeant. 23/06/2005 Page 7
4. EMPLOI - RECRUTEMENT 4.1. Outils d'aide au recrutement 111 ( 43%) entreprises utilisent un ou plusieurs outils d'aide au recrutement. Trois groupes d outils peuvent être classifiés : 1- les outils les plus utilisés (grille de sélection de CV et grille d entretien de sélection) 2- les outils peu utilisés (grille d évaluation, modèles de profil de poste, référentiel métier, référentiel compétences) 3- les outils à la marge (VAE, certification de compétences) La majorité des entreprises (57%) n utilisent pas d outils d'aide au recrutement. Pour celles qui utilisent un outil, il permet de mieux identifier les compétences nécessaires à un poste et de ce fait contribue à un entretien sécurisé. Les outils d aide au processus de recrutement influencent la performance de l entreprise. 4.2. Les pratiques d intégration des nouveaux embauchés Globalement, 53% des entreprises ont des pratiques d intégration. Par ailleurs, nous devons relativiser ces résultats, dans la mesure où nous entendons comme pratique d intégration, un programme formalisé d adaptation «au poste» de travail de façon à optimiser le développement des compétences. Ainsi, nous ne pouvons pas analyser cette donnée, compte tenu des différentes interprétations et pratiques d intégration que peuvent avoir les entreprises. Pratiques d'intégration par taille d'entreprise 80% 86% 46% 54% 20% 14% < à de 49 salariés de 50 à 249 salariés 250 salariés et plus Oui Non 23/06/2005 Page 8
4.3. Outils de validation et transfert de compétences 123 entreprises, soit 1 entreprise sur 2, a des outils de validation de compétences et 42% d entre elles utilisent l entretien annuel. Parmi les 53% des entreprises qui utilisent des outils de transfert de compétences, le tutorat et la définition de poste sont les principaux outils nommés par les entreprises. Nous insistons encore une fois sur les différentes formes de mise en place d outils dans les entreprises. Par exemple, nous avons constaté lors d un de nos entretiens, que l entretien annuel comportait uniquement des données quantitatives liées aux résultats de l activité du salarié. Outils de validation de Compétences Outils de validation des Compétences 76% Pas d'outils 44% Entretien annuel Bilan de compétences 19% 42% 34% 33% 16% 8% 12% 2% 0% 6% 2% 0% 4% Agrément Certification des compétences Assesment center 4% 3% 2% Entretien annuel Bilan de compétences Certification des compétences en entreprise Assesment center Agrément 360 360 1% < à de 49 salariés > à 50 salariés Les outils de transfert de compétence Outils de transfert de Compétences Pas d'outils Autres Référentiel compétences Définition de poste 2% 6% 26% 47% 18% 33% 6% 18% 24% 35% 16% 4% 3% 4% Référentiel métier Tutorat 8% 21% Tutorat Référentiel métier Définition de poste Référentiel compétences < à de 49 salariés > à 50 salariés Autres 4.4. Intégration des salariés handicapés Parmi les 34% des entreprises qui intègrent des personnes handicapées, 45% d'entres-elles ont signé des contrats de travail. 45% des entreprises répondent à la législation sur l intégration des personnes handicapées par le versement de la taxe à l AGEFIPH (Agence de Gestion des fonds pour l insertion professionnelle des personnes handicapées). Ces 45% d entreprises regroupent à la fois les entreprises n employant pas de personnes handicapées et celles qui n emploient pas assez de personnes handicapées suivant le barème réglementaire. Formes d'intégration des travailleurs handicapés Versement de l'agefiph 46% Contrat de travail 45% Stage 1% Contrat de prestation 8% 23/06/2005 Page 9
4.5. Synthèse du chapitre Comme nous l avons vu plus haut, les difficultés actuelles sont relativement bien identifiées et nous pouvons observer un paradoxe : - le recrutement est une difficulté actuelle et future mais les outils de recrutement sont peu présents dans l entreprise. De plus, 118 entreprises ne sont pas munies de pratiques d intégration. 44% des entreprises n ont pas d outils de validation des compétences. - L entretien annuel est l outil de validation des compétences le plus pratiqué dans 42% des entreprises - Le bilan de compétences est utilisé dans 19% des réponses - Enfin, 47% des entreprises n ont pas d outils de transfert de compétences. Parmi ceux qui sont les plus utilisés, nous retrouvons les définitions de poste et le tutorat. A part cette problématique, les entreprises n ont pas une vision exhaustive des difficultés futures. 23/06/2005 Page 10
5. FORMATION 95% des entreprises jugent la formation comme un enjeu pour l avenir. Cependant, il est important de noter que l identification des besoins de formation est réalisée dans 65% des entreprises et que ses besoins identifiés intègrent un plan de formation dans 53% des cas. Le tableau montrant les résultats de l identification des besoins de formation ainsi que l élaboration du plan de formation par taille d entreprises, permet d observer une corrélation entre les effectifs et la réalisation. Enfin, la gestion du plan de formation est majoritairement effectuée par le dirigeant. 5.1. La formation : un enjeu pour l avenir? La formation comme enjeu pour l'avenir Plutôt d'accord 23% Plutôt pas d'accord 5% Tout à fait d'accord 72% Identification des besoins de formations 90% 100% 59% 41% 10% 0% < à de 49 salariés de 50 à 249 salariés 250 salariés et plus oui non 5.2. Plan de formation et recensement des besoins de formation Plan de Formation dans les entreprises 45% 55% 90% 10% 100% < à de 49 salariés de 50 à 249 salariés 250 salariés et plus Oui Non 23/06/2005 Page 11
5.3. Gestion du plan de formation La gestion du Plan de Formation OPCA 4% Personnel Ressources Humaines 24% Autre 12% Personnel Comptable 7% Dirigeant 53% Gestion du plan de formation/type d'entreprise 58% 46% 50% 33% 35% 18% 9% 12% 13% 4% 4% 8% 8% 2% Dirigeant Personnel Comptable Personnel Ressources Humaines OPCA Autre < à de 49 salariés de 50 à 249 salariés 250 salariés et plus 5.4. Evaluation en interne post-formation 39% des entreprises effectuent des évaluations internes après les formations. 49% des entreprises n évaluent pas leurs salariés partis en formation. Pour la plupart des entreprises, elles constatent une amélioration après la formation. Les améliorations touchent tant les compétences avec l application des outils et une meilleure productivité et qualité mais aussi la motivation du salarié avec plus de confiance et d implication. Non 49% Evaluation interne Post Formation Non- Répondants 12% Oui 39% Amélioration constatée post-formation 30% 25% Amélioration de la qualité Plus de confiance 20% sur le poste de travail 15% 10% Amélioration de la productivité Est plus impliqué Application immédiate des outils constatés 5% Plus de créativité 0% Augmentation du chiffre d'affaire Autre 23/06/2005 Page 12
5.5. Besoins du personnel d'encadrement sur l ensemble des domaines R.H Nous pouvons observer qu à chaque type de statut correspond un besoin particulier. Les besoins de formation sont plus centrés sur les chefs d équipe, les besoins de conseils sont mis en avant pour les dirigeants et les besoins d accompagnement se retrouvent plus pour les managers. D une façon assez homogène, nous observons que chaque type d encadrant à besoin de nouveaux outils. Besoin du personnel encadrant 55% 53% 72% 74% 63% 54% 54% 58% 58% 53% 47% 44% Besoin de formation Besoin de conseil Besoin d'accompagnement individuel Besoin de nouveaux outils Dirigeant Managers Chefs d'équipe 5.6. Synthèse du chapitre La formation est un axe de la GPEC. Elle est identifiée comme un enjeu pour l avenir à 95%. Nous pouvons constater un réel paradoxe entre ce que les dirigeants pensent de la formation et ce qu ils mettent en place dans leurs entreprises. En effet, ils déclarent presque à l unanimité que la formation est un enjeu pour l avenir. Cependant, 35% des entreprises n identifient pas de besoins et 47% n ont pas de plan annuel pour la formation. Nous pouvons nous poser la question suivante : Comment sont recensés les besoins de formation? Les entretiens menés actuellement pourront nous éclaircir sur cette question. Selon les entreprises, la formation tend à améliorer les compétences mais aussi la motivation. Toutefois, même si les entreprises ne font pas de liens directs entre la formation et l augmentation du chiffre d affaires, elles observent des améliorations qui, elles, peuvent l infléchir. 23/06/2005 Page 13
6. SYNTHESE GENERALE Suite à l analyse quantitative, nous allons développer les points importants qui portent sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Notre population étudiée, soit 259 entreprises, se caractérise par une majorité d entreprises (210) comprenant un effectif de moins de 50 salariés, ce qui est représentatif de notre échantillon initiale. Les groupes interviennent moins dans la gestion des compétences des entreprises ayant un effectif inférieur à 50 salariés, soit 71 entreprises, que dans les entreprises comprenant plus de 50 salariés. En ce qui concerne le domaine du juridique, les entreprises de plus de 50 salariés suivent à 96% les directives de leur groupe. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, elles appliquent, pour 77% d entre-elles les règles juridiques de leur groupe. D autre part, nous remarquons sur l ensemble de la population étudiée l utilisation d outils : Outils de validation des compétences : - entretien annuel - bilan de compétence Outils de transfert de compétences : - tutorat - définition de poste Toutefois, nous pouvons préciser une plus grande utilisation dans les entreprises de plus de 50 salariés, des référentiels métier et des référentiels compétences. Les entreprises mettent aussi en place certaines pratiques de développement des compétences. Pour faire face à la variabilité de leur activité les PME/PMI adaptent leur organisation et notamment en ce qui concerne leur organisation de travail, en favorisant pour 78% des entreprises la polyvalence. De plus pour 41 % des entreprises, elles sont amenées à faire travailler certains salariés sur des métiers différents. Néanmoins, le dirigeant d entreprise (-50 salariés) exerce de multiples fonctions, ce qui nous permet de relativiser ce résultat, en émettant l hypothèse que le dirigeant se compte lorsqu il est salarié. Malgré les limites de ce résultat explicitées plus haut, 53% des entreprises déclarent avoir des pratiques d intégration pour les nouveaux embauchés. Ces constats nous amènent à nous interroger sur la formalisation de ces outils et de ces pratiques et de leur intégration au projet stratégique de l entreprise. La formation est un enjeu important pour 95% des entreprises. L identification des besoins de formation est effectuée de manière plus importante dans les entreprises de plus de 50 salariés. Le dirigeant est le responsable de la gestion du plan de formation à 65% dans les entreprises de 50 salariés. Pour les entreprises de 50 à 249 salariés nous observons une co-responsabilité de cette gestion entre le dirigeant et le service des ressources humaines. Enfin, dans les entreprises de + de 250 salariés, le personnel des ressources humaines est nommé principal responsable avec 86% des réponses. Après la formation, 49% des entreprises n effectuent pas d évaluation interne. Cependant, les dirigeants constatent des améliorations tant au niveau des compétences qu au niveau de la motivation. Les difficultés les plus rencontrées sont le recrutement, la qualification des salariés, le vieillissement de la population salariale. 23/06/2005 Page 14
Face à ces difficultés, les plans d actions actuels sont peu adaptés et ceux qui sont envisagés à 3 ans paraissent inexistants. Ce premier constat nous amène à noter l implication opérationnelle du dirigeant dans les activités de l entreprise. Comme tous les autres cadres, il manifeste des besoins d aide en gestion des ressources humaines et plus spécifiquement dans du conseil (74%). DES COMPETENCES MANQUENT POUR GERER LES COMPETENCES 23/06/2005 Page 15