ComptabilitéExpert à partir de la version 11.0 Dernière révision du document : 06/09/2013 Migration SEPA DATE BUTOIR : 01/02/2014... 2 QUELLE PROCEDURE SUIVRE... 2 PREREQUIS... 2 LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES PRELEVEMENTS SEPA... 2 Identification Créancier SEPA (ICS)... 3 La Référence Unique de Mandat (RUM)... 3 Utilisation des fiches Dossier pour générer les prélèvements... 3 Utilisation des fiches Tiers pour générer les prélèvements... 5 Indication du format du fichier de prélèvements... 5 Génération des prélèvements... 6 Génération d un fichier de test... 6 Composition du nom du fichier... 6 LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES VIREMENTS SEPA... 7 Indication du format du fichier de virements... 7 Génération des virements dans ComptabilitéExpert... 7 Composition du nom du fichier... 8 ComptabilitéExpert Migration SEPA 1 / 8
DATE BUTOIR : 01/02/2014 Le 1er février 2014 est la date butoir fixée par les instances européennes à partir de laquelle les virements et prélèvements nationaux ne pourront plus être émis. Seul le format SEPA (Single Euro Payments Area) sera autorisé. QUELLE PROCEDURE SUIVRE Cas 1 : Les banques utilisées pour les prélèvements clients sont à jour dans DIACLIENTSQL Suivez la procédure décrite dans la fiche GRC Migration SEPA dans l'aide de DIACLIENTSQL Guide utilisateur M-Fiches techniques, pour affecter les RUM et les reporter dans votre dossier comptable et ses fiches tiers. Cas 2 : Vous gérez vos banques uniquement dans COMPTABILITEEXPERT et non dans DIACLIENTSQL Suivez la procédure décrite ci-dessous pour mettre à jour les RUM des banques. ATTENTION : dans ce cas, il n est pour l instant pas possible de synchroniser les informations bancaires dans DIACLIENTSQL. PREREQUIS Avant toute génération de fichier de prélèvements et/ou de virements, cela suppose que les informations bancaires (RIB, IBAN, BIC) des fiches Dossier et fiches Tiers soient renseignées. LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES PRELEVEMENTS SEPA Informations nécessaires Avant de commencer les prélèvements au format SEPA, il est nécessaire de se munir de certaines informations obligatoires : L identifiant Créancier SEPA (ICS) (Il est conseillé de ne pas tarder à demander à votre banque votre identifiant ICS) La Référence Unique de Mandat (RUM) Le mandat de prélèvement ComptabilitéExpert Migration SEPA 2 / 8
Identification Créancier SEPA (ICS) Cet identifiant est attribué par la Banque de France. Le client le demandera par le biais de sa banque. Ce numéro est obligatoire pour effectuer des prélèvements au format SEPA. Il sera à indiquer dans l onglet Banque de la fiche Dossier (ou dans les paramètres Dossier Onglet Banque si vous n avez pas accès à la fiche Dossier). La Référence Unique de Mandat (RUM) L identification du mandat est assurée par la RUM, une référence qui est librement choisie par l émetteur des prélèvements. Elle est unique par mandat et se compose de 35 caractères non accentués au maximum ni espaces. Pour chaque banque présente sur les fiches Dossier et fiches Tiers, il faudra donc en définir une. Il est possible à travers COMPTABILITEEXPERT de calculer en automatique ses RUM, en passant par le Menu Outils Utilitaires Génération des numéros de mandats (accessible uniquement si le collaborateur a accès à la fiche Dossier). Utilisation des fiches Dossier pour générer les prélèvements Si les fiches Dossiers sont utilisées comme source d informations bancaires pour la génération des prélèvements, il faudra alors générer les mandats par le biais de Menu Outils Utilitaires Génération des numéros de mandats - Banque Dossiers. Si les fiches Dossiers sont gérées dans DIACLIENT, le message d avertissement suivant s affichera : ComptabilitéExpert Migration SEPA 3 / 8
Remarque : Si les RUM ont été générées depuis DIACLIENT, elles seront automatiquement reprises dans les banques des fiches Dossier. En cliquant sur OUI, la fenêtre suivante s ouvre : Il sera alors possible de choisir la méthode de calcul de la RUM : soit par code dossier, soit par Numéro de compte. On indiquera également la date de passage à la Norme SEPA, c est-à-dire la date à laquelle on commencera à générer des prélèvements au format SEPA. On la retrouvera dans la date de signature. Lorsque le numéro de mandat est généré en fonction du code dossier, il sera présenté ainsi : Lorsqu il sera généré en fonction du numéro de compte, il sera présenté ainsi : Lorsque des numéros de mandats sont déjà présents, ils ne sont pas recalculés par défaut. Il sera néanmoins possible, si on le souhaite, de les recalculer. Pour cela, une coche «Remplacer les numéros de mandats déjà existants» est à disposition. NOTA : Seront concernés l ensemble des dossiers gérés sous COMPTABILITEEXPERT, tous cabinets confondus. ComptabilitéExpert Migration SEPA 4 / 8
Utilisation des fiches Tiers pour générer les prélèvements Si les fiches Dossiers ne sont pas utilisées comme source d informations bancaires pour la génération des prélèvements, les informations sont alors stockées dans les fiches Tiers et il faudra alors générer les mandats par le biais de Menu Outils Utilitaires Génération des numéros de mandats - Banque Tiers. Contrairement au traitement possible pour les Banques Dossiers, il sera possible pour les Banques Tiers de générer les numéros de mandats uniquement en fonction du numéro de dossier. Lorsque des numéros de mandats (RUM) sont déjà présents, ils ne sont pas recalculés par défaut. Il sera néanmoins possible, si on le souhaite, de les recalculer. Pour cela, une coche «Remplacer les numéros de mandats déjà existants» est à disposition. Indication du format du fichier de prélèvements Afin de générer un fichier de prélèvement au format SEPA, il faut au préalable indiquer sur la banque émettrice des prélèvements, le format de ces derniers. Pour cela, une coche a été prévue dans la fiche Banque (Fichier Dossier Onglet Banque). ComptabilitéExpert Migration SEPA 5 / 8
Génération des prélèvements Une fois les mandats signés, il est alors possible de générer des prélèvements au format SEPA. Il n y a pas de changement quant à l utilisation générale du module «Affectation des prélèvements clients» (menu Gestion). Lors de la génération du fichier, une distinction est faite entre les 1 ers prélèvements au format SEPA, et ceux déjà effectués dans ce même format. Cette distinction est faite par le biais de la coche «1 er prélèvement» présente dans le cadre mandat SEPA (présent dans les fiches Tiers et fiches Dossier). Cette coche est mise en automatique par le programme, sur les mandats SEPA qui ne le sont pas encore lors de la génération du fichier à destination des banques. Génération d un fichier de test Pour de ne pas avoir à repasser sur chaque mandat SEPA, une coche a été prévue lors de la génération du fichier, afin de permettre la génération d un fichier test. Cette coche est aussi un bon moyen de vérifier que la coche «Génération des prélèvements au format SEPA» est cochée, pour la banque Dossier sélectionnée : Si la coche «Génération d un fichier test» n a pas été cochée lors de la génération du fichier, il est quand même demandé à l utilisateur une confirmation d envoi du fichier à la banque. Composition du nom du fichier Les fichiers générés seront nommés de la manière suivante : PrelAAMMJJ-hhmm-XXRCUR.xml pour les prélèvements récurrents au format SEPA ; PrelAAMMJJ-hhmm-XXFRST.xml pour le fichier contenant les 1 ers prélèvements au format SEPA. (XX correspondant au code journal indiqué sur la banque dossier sélectionnée pour le prélèvement). ComptabilitéExpert Migration SEPA 6 / 8
LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES VIREMENTS SEPA Indication du format du fichier de virements Avant de générer un fichier de virements au format SEPA, il faut au préalable indiquer sur la banque émettrice des virements, le format de ces derniers. Pour cela, une coche a été prévue dans la fiche Banque (Fichier Dossier Onglet Banque). Génération des virements Il n y a pas de changement quant à l utilisation générale du module «Affectation des règlements Fournisseurs» (Menu Gestion). A la fin du transfert, et pour finaliser la génération du fichier de virement, il sera demandé le paramétrage du format SEPA souhaité pour celui-ci. Il faudra alors sélectionner dans la liste déroulante le format PAIN (structure du fichier) attendu par la banque sélectionnée. Ce format est donné par la banque. Si le format souhaité n est pas présent dans la liste, il faudra auquel cas transmettre le cahier des charges du format en question auprès de l assistance, afin qu il puisse être intégré par le développement dans le programme. ComptabilitéExpert Migration SEPA 7 / 8
Composition du nom du fichier Les fichiers générés seront nommés de la manière suivante : VirAAMMJJ-hhmm-XX.xml (XX correspondant au code journal indiqué sur la banque dossier sélectionnée pour le prélèvement). ComptabilitéExpert Migration SEPA 8 / 8