Mode d emploi du site Ecoute Saisie et d analyse des questionnaires de sortie Version du 5 mars 2007 1
Notes préliminaires L utilisation du site est identique pour tous les établissements Générale de Santé. Pour pouvoir l utiliser, vous devez disposer des 3 codes qui vous sont fournis par le prestataire sous couvert du siège. 1 er code : Saisie de questionnaire 2 ème code : Édition des analyses 3 ème code : Téléchargement des données saisies et du questionnaire pdf Important : afin d éviter toute erreur de saisie, nous vous conseillons de copier et coller ces 3 codes dans le bloc note (note pad) de votre ordinateur. Contact site Écoute : c.morisset@gsante.fr 2
Présentation de la page d accueil : http://gds.iteobase.net/ Sur le bandeau en tête se trouve l adresse de l assistance en ligne : gds@iteobase.net Colonne de gauche : -Saisie des mots de passe et liens vers les fonctions de saisie, -Édition des analyses et téléchargement des fichiers. 2 1 3 Colonne de droite : Informations techniques Téléchargement : - Modes d emploi - Liste des réponses à vos questions les plus fréquentes (FAQ) - Accès aux données des années précédentes (analyses et téléchargements) 3
Première partie Comment récupérer et utiliser votre questionnaire papier? 4
Téléchargement du questionnaire 1 2 3 4 1. Se connecter sur le site (copier/coller le 3 ème mot de passe (Fichiers) puis cliquer sur le lien : Téléchargements (données 2007, questionnaire pdf) 2. Cliquer sur le lien : Formulaire en format.pdf 3. Sur la fenêtre de dialogue choisir «Ouvrir». 4. Pour ouvrir le fichier il est nécessaire de disposer du programme Acrobat Reader téléchargeable gratuitement sur : http://www.adobe.fr 5
Structure du questionnaire papier Chaque établissement est doté d un questionnaire papier qui a été conçu de manière à être aisément reproductible. Il s agit d un document A4 disponible par téléchargement en format.pdf. (cf page précédente) Le recto du questionnaire comporte une lettre personnalisable ainsi que les références de l établissement (adresse, tél., fax, email ) Le verso est organisé en 5 parties : 1. les 20 questions d appréciation communes à tous les établissements de chaque filiale. 2. les questions propres à chaque établissement (au nombre de 5 max., peuvent être modifiées en fin d année pour l année suivante). 3. une question ouverte dont la saisie se fait sous forme codée (voir diapo suivante) 4. des questions sur le profil du patient 5. des informations à saisir par l établissement (mois de passation, code local, pathologie, numéro de saisie) 2 3 4 5 1 6
Codage des questions Question ouverte : 18 codes permettent de traiter la question ouverte, utiliser les correspondances suivantes : Age : saisir de 1 à 120 Code Postal : sur 5 chiffres Mois : saisir de 01 à 12 il s agit du mois de remplissage du questionnaire Code Local : 1 à 50. Chaque établissement choisit la correspondance qui lui convient, peut être un étage ou une unité de soin. Pathologie : 24 codes permettent d identifier le service, utiliser : 1 = C_orthopédie 2 = C_traumatologie 3 = C_urologie/néphrologie 4 = C_vasculaire 5 = C_gynécologie 6 = C_viscérale 7 = C_ophtalmologie 8 = C_ORL 9 = C_esthétique 10 = C_stomatologie 11 = C_neurochirurgie 12 = C_cardiaque 13 = M_cardiologie 14 = M_pneumologie 15 = M_gastro-entérologie 16 = M_cancérologie 17 = M_soins palliatifs 18 = M_néphrologie 19 = M_neurologie 20 = M_diabétologie 21 = M_médecine interne 22 = M_maladie infectieuses 23 = M_endocrinologie 24 = obstétrique 7
Utilisation de la question ouverte La question ouverte est saisie de manière codée sur le site. Par contre, il est possible d en faire l analyse au sein de l établissement et/ou de photocopier les remarques les plus intéressantes pour les communiquer aux services concernés (voir référentiel). 18 codes permettent de traiter la question ouverte, utiliser les correspondances suivantes : 1 = abords (+) 2 = abords (-) 3 = accueil (+) 4 = accueil (-) 5 = hôtellerie (+) 6 = hôtellerie (-) 7 = prestations linge (+) 8 = prestations linge (-) 9 = prestations restauration (+) 10 = prestations restauration (-) 11 = prestations propreté (+) 12 prestations propreté (-) 13 = comportement (+) 14 comportement (-) 15 = organisation soins (+) 16 = organisation soins (-) 17 = information médicale (+) 18 information médicales (-) Pour «remarques et suggestions» mettre un «/» entre chaque code. 8
Deuxième partie Saisir vos questionnaires 9
Saisir vos questionnaires : 1 2 1. Copiez/collez votre code Saisie (1 er code) 2. Cliquez sur le lien : Saisir votre questionnaire 10
Fonction de l identifiant de saisie (Référence de saisie) On notera en haut de formulaire HTML un code nommé «Référence de saisie» reporter cet identifiant unique sur le questionnaire papier à : «Saisie» (dernière case du questionnaire papier) Il sera, éventuellement, possible de rechercher un questionnaire pour en modifier la saisie. Formulaire html Questionnaire papier 11
Saisie des questionnaires La saisie se fait à l aide du pavé numérique. Pour les 20 questions communes et les questions optionnelles (fond gris) le système passe automatiquement dans la case suivante. En fin de saisie cliquer sur le bouton «Envoyer», le système présentera un nouveau questionnaire vierge. Important : les zones Code Local et Pathologie sont codés de 1 à 50 et de 1 à 24. (voir diapositive ci-dessus «Codage des questions») 12
Note d utilisation et assistance en ligne Ce service utilise le réseau Internet. Déconnexion : Pour des raisons de sécurité le serveur Iteo peut «interrompre» la communication au bout d un certain temps d inactivité. Pour se reconnecter cliquer sur le lien «Actualiser». En cas de problème de connexion envoyer un message à : gds@iteobase.net 13
Troisième Partie Modifier un questionnaire saisi 14
Modifier un questionnaire saisi 1 2 3 4 1. Se connecter sur le site (copier/coller le 2 ème mot de passe (Analyses) puis cliquer sur le lien : Analyser et présenter vos données 2. Cliquer sur le lien : Modification d un questionnaire (situé en haut de la fenêtre) 3. Si le système affiche «mot de passe incorrect» voir cliquer sur OK (voir note ci-dessous) 4. Le service demande de saisir l identifiant du questionnaire (référence de saisie), cliquer sur OK 5. Le service affiche le questionnaire saisi : cliquer sur le lien Modifier pour modifier la saisie Note : le bandeau jaune apparaissant en haut de la page signale le blocage de certaines actions. Pour le débloquer cliquer sur le bouton droit de la souris puis sur : Autoriser 15
Quatrième partie Réaliser des analyses en ligne 16
Réaliser des analyses en ligne 1 2 1. Copiez/collez votre code Analyses (2 ème code) 2. Cliquez sur le lien : Analyser et présenter vos données 17
Page de choix des analyses 1 ère ligne : Accueil, Modification de questionnaires (ancien maintenance), Suivi du taux de retour 2 ème ligne : Choix du type de sous population, mono ou multicritères. 3 ème ligne : Activation des analyses de base, tris à plat et tris croisés (les sous populations sont actives sur ces analyses) 4 ème ligne : Synthèse des appréciations, synthèse par label 18
Réalisation d une sous-population mono critère 2 3 1 Choisir dans le menu déroulant l élément de constitution de la sous-population (ici 1 er Trimestre) puis cliquer (par exemple) sur le lien Synthèses par label Le système affiche alors une page présentant un graphique et des tableaux pour les engagements du label : Accueil, Information, Confort, Écoute et disponibilité. «Enregistrer sous» la page sur votre disque dur puis ouvrez la avec Word si vous désirez rajouter des commentaires. Tester le dispositif en appliquant des sous-populations mono critères sur vos tris à plat, tris croisés ou Synthèse des appréciations 19
Réalisation d une sous-population multicritères 2 1 3 La création de sous-populations multicritères requiers plus d attention. Dans l exemple ci-dessus on utilise l opérateur «ET» ce qui signifie que les analyses demandées porteront sur les questionnaires d ambulatoire du 1er Trimestre. 1. Nommer votre requête. 2. Cliquer sur OK puis choisir le type d analyse que vous désirez éditer (4 et 5 ligne). Ce type de sous-population est applicable sur l ensemble des analyses de l établissement : tris à plat, tris croisés, synthèses. 20
Réalisation d une série de tris à plat 1 2 1. Cliquer sur le lien : Tris à plat pour éditer la série de tris sur l ensemble des questions et des réponses de l établissement 2. Il est possible d appliquer une sous-population par exemple pour éditer les tris du service Ambulatoire (voir diapos créations de sous-populations) 21
Réalisation d une série de tris croisés sur effectifs 1. Choisir la question à croiser (par exemple Service) 2. Cliquer sur Effectifs pour réaliser un tris croisés sur effectifs il est possible d éditer des tris croisés sur % global, % colonnes, % lignes, khi2 local et sur PEM 3. Il est possible d appliquer une sous-population par exemple pour éditer les tris du service Ambulatoire (voir diapos créations de sous-populations) 4. Le lien Exclure les non réponses 22
Réalisation d une Synthèse des appréciations La synthèse des applications se compose d un graphique suivi d un tableau des effectifs et d un tableau des pourcentages. Il est possible d appliquer des sous-populations sur ce type d édition. Pour imprimer en couleurs copier/coller dans Word. 23
Réalisation d une synthèse par Label La synthèse par Label se compose d un graphique suivi d un tableau des effectifs et d un tableau des pourcentages. Il est possible d appliquer des sous-populations sur ce type d édition. Pour imprimer en couleurs copier/coller dans Word. 24
Suivi du taux de retour Suivi du taux de retour : Saisir dans la case correspondante le nombre de questionnaires distribués. Le système calcule le ratio avec le nombre de questionnaires saisis. 25
Cinquième partie Analyser les données des années précédentes 26
Analyse des données des années précédentes 1 2 3 Pour éditer des analyses de l année 2006 1. Cliquer sur le lien : Analyses et données 2006 2. Saisir le 2 ème code et cliquer sur : Analyses 3. Le système présente la page de «Choix des analyses» 27
Sixième partie Comment récupérer les données saisies? 28
Récupération des données en format Excel 1 2 3 4 Il est possible d accéder à l ensemble des données saisies par exemple pour réaliser des analyses sous Excel 1. Saisir le 3 ème mot de passe puis cliquer sur le lien : Fichiers (Accès http) 2. Sur la page suivante cliquer sur le lien : Réponse en format.xls 3. Sur la boite de dialogue cliquer sur Ouvrir : vos données sont présentées sous Excel. 29
Récupération des données format Modalisa 1 2 3 Pour récupérer les données au format Modalisa : 1. Saisir le 3 ème mot de passe puis cliquer sur le lien : Fichiers (Accès http) 2. Cliquer sur le lien : Structure de l'enquête en format.mls (Modalisa 5.1) 3. Cliquer sur le lien : Réponses en format.mls (Modalisa 5.1) (Compressé en.zip) 3. Cliquer sur : Enregistrer Pour la suite voir la doc. en page d accueil : Vos analyses avec Modalisa 30
Récupération des tris à plat en format Excel 1 2 3 4 Pour analyser vos données en local avec Modalisa : 1. Saisir le 3 ème mot de passe puis cliquer sur le lien : Fichiers (Accès http) 2. Cliquer sur le lien : Tris à plat en format.xls 3. Cliquer sur Ouvrir 4. Les tris à plat sont sous Excel 31
Notes sur la sécurité des données Si vous perdez ou que l on vous a dérobés vos codes merci d en avertir immédiatement le prestataire via : gds@iteobase.net afin qu il puisse les inhiber et vous en fournir une autre série. Les données qui circulent sur Internet utilisent un code spécifique pour chaque établissement. 32