Mesurer c est savoir... aussi pour les RH?

Mesurer c est savoir... aussi pour les RH? WHITEPAPER MAI 2013

Contenu INTRODUCTION 1. 40 % des sociétés belges ne disposent pas de statistiques RH...4 2. 67 % des entreprises belges alimentent manuellement leurs statistiques RH...6 3. En Belgique, que mesure-t-on en matière de RH? 3.1 Le Top 5...7 3.2 Coût salarial: critère pertinent pour petits et grands. Mais mesure-t-on la différence homme-femme?...8 3.3 Absentéisme : un indice mal exploité...9 3.4 Démographie : le management des générations, la lanterne rouge...10 3.5 Autres mesures...11 4. Statistiques RH combien ça coûte?...12 5. Les statistiques RH sur leur lancée...13 CONCLUSIONS Plus d informations...14 HR Analytics - Whitepaper 2

INTRODUCTION Mesurer c est savoir aussi pour les RH? La crise augmente clairement la pression mise sur les ressources humaines pour étayer quantitativement l investissement en capital humain. Aujourd hui, le responsable des ressources humaines s appuie de plus en plus sur des chiffres reflétant la réalité et des statistiques pour optimiser les coûts salariaux et pour objectiver la prise de décisions stratégiques Les besoins en données chiffrées augmentent. Mais que mesure-t-on en matière de RH en Belgique? Quelles données RH sont utilisées? Où le bât blesse-t-il dans la collecte et l analyse des chiffres? Comment les responsables RH voient-ils l avenir?... Partena a lancé une enquête sur la pratique et les attentes du monde belge des ressources humaines. L enquête 773 professionnels RH ont participé au sondage en ligne, qui a eu lieu du 14.03.2013 au 18.04.2013. Les résultats sont représentatifs du marché belge des RH. Nos experts commentent les résultats Bernard Hullaert, directeur Services Partena, sait de quoi il parle. Avec près de 20 ans d expérience dans les services RH, en tant que consultant et manager, il connaît les problèmes des chiffres RH comme personne. Catherine Mairy est experte en droit collectif du travail (statut et fonctionnement des organes de concertation) auprès du service juridique du Secrétariat social Partena. Depuis plus de 15 ans, elle conseille les DRH au sujet de leurs obligations à l égard des représentants du personnel. Profil des participants à l enquête Nombre de travailleurs dans l entreprise Secteur d activité Région HR-metrics et HR-analytics Les chiffres peuvent démontrer ce qui s est produit par le passé et deviennent des indicateurs clés en les liant à des objectifs ( HR-metrics ). L intérêt pour ces indicateurs RH et ces objectifs chiffrés augmente sans cesse. De plus en plus, le DRH recherche également des liens pertinents entre ces différents indicateurs et tente de les lier à la performance de l entreprise (chiffre d affaires, bénéfice, productivité, satisfaction du client,...) afin d optimiser la gestion des ressources humaines ( HR-analytics ). En analysant les chiffres et en les reliant à d autres paramètres, le DRH contribue activement à la gestion stratégique de l entreprise. HR Analytics - Whitepaper 3

1. 40 % des sociétés belges ne disposent pas de statistiques RH 60% disposent de statistiques RH 40% ne disposent pas de statistiques RH Pourquoi votre société établit-elle des statistiques et analyses RH en ce moment? Pourquoi pas? A la demande de la direction 66% Il n y a pas de besoin 56% Pour adapter la politique RH 60% Manque de moyens humains 17% Obligation légale 37% Pas de personnel formé 7% Contexte socio-économique 34 % Manque de moyens financiers 6% Autre raison 17% Manque de moyens techniques 4% Les statistiques RH ne remportent pas encore un franc succès et sont souvent établies à la demande de la direction 4 entreprises interrogées sur 10 ne se soumettent pas à une approche quantitative de leur gestion du personnel. Un rapport qui augmente même à 7 sur 10 dans les PME (<20 salariés). Pour les grandes entreprises (> 100 salariés), moins d 1 entreprise sur 10 ne met pas de statistiques RH au point (7%). En bref, plus l entreprise est grande, plus elle intègre des chiffres dans sa gestion RH. Bernard Hullaert commente: «Les grandes entreprises ont généralement une politique de ressources humaines plus structurée et plus étendue, ce qui entraîne un besoin plus poussé en matière de chiffres. Dans l ensemble, le reporting à la direction forme la principale raison (66%) pour établir des statistiques RH en Belgique, ce qui reflète l importance que la direction y attache. Cela vaut pour toutes les tailles d entreprises. ««Les entreprises à partir de 100 travailleurs mettent le suivi et l actualisation de leur politique RH sur le même pied d égalité que la demande de reporting à la direction. Des analyses poussées pour étayer la prise de décisions stratégiques occupent donc une place importante, en plus du suivi sur base d indicateurs chiffrés. L enquête montre également que les entreprises internationales collectent considérablement plus HR Analytics - Whitepaper 4

de données RH que les entreprises sans filiale étrangère. Les exigences de feedback dans un contexte international n y est certainement pas étranger. Enfin, pour les petites entreprises (<20 employés), le contexte socio-économique a plus de poids que pour les autres sociétés». En effectuant une analyse sectorielle, nous constatons que le secteur industriel (72%) traite beaucoup plus de statistiques sur les ressources humaines que les autres secteurs marchands (45%) et le secteur non-marchand (64%). La différence entre régions est la plus marquée dans le monde des PME. A Bruxelles, seulement 1 entreprise de moins de 20 travailleurs sur 10 utilise des chiffres RH (14%). Les petites et moyennes entreprises bruxelloises (20 à 50 employés) se situent, avec 44% d entreprises qui utilisent des données RH chiffrées, derrière la Flandre (68%) et la Wallonie (66%). Les différences régionales dans la concentration des secteurs industriels, qui privilégient une approche plutôt numérique des RH, n y sont certainement pas étrangères. Pour les grandes entreprises, nous ne constatons que des différences régionales mineures. «Les chiffres sur le personnel ne peuvent jamais être individualisés» L obligation pour l employeur d informer les représentants du personnel constitue une des raisons justifiant la collecte des chiffres RH. En fonction de la taille de l entreprise, le législateur impose des niveaux de concertation différents : - à partir de 100 travailleurs, un conseil d entreprise doit être instauré dans l entreprise. Celui-ci sera informé prioritairement sur la gestion du personnel, sa structure et son évolution ; - à partir de 20 travailleurs (selon le secteur), l employeur devra informer sa délégation syndicale sur la gestion du personnel. En l absence de délégation syndicale et à partir de 50 travailleurs, le comité pour la prévention et la protection du travail jouera un rôle spécifique. Ces obligations légales expliquent donc le besoin croissant en chiffres RH en fonction de la taille de l entreprise. Catherine Mairy: Le législateur oblige l employeur à informer les représentants du personnel au sujet du personnel, de sa structure et de son évolution au sein de l entreprise. Mais la législation reste assez générale dans ce domaine. Les commentaires des conventions collectives de travail, conclues au sein du Conseil National du Travail, donnent quelques précisions par rapport aux informations qu un employeur peut et doit fournir au conseil d entreprise et par rapport à la fréquence de ces informations. En règle générale, les chiffres sur le personnel peuvent être ventilés par division, statut, catégorie d âge, mais ces ventilations ne peuvent entraîner la divulgation de données individuelles. Cette limitation constitue un point d attention important. Les représentants du personnel peuvent également demander des informations complémentaires. Il convient donc de rechercher un équilibre entre les dispositions légales générales et les attentes des partenaires sociaux.» HR Analytics - Whitepaper 5

2. 67 % des entreprises belges alimentent manuellement leurs statistiques RH Comment les données sont-elles recueillies? Encodage manuel (papier, base de données ou tableur) 67 % Via un système automatique élaboré par un fournisseur externe 33 % Via un système automatique élaboré au sein de l entreprise 27 % Quels problèmes rencontrez-vous le plus fréquemment dans la récolte et l analyse de statistiques RH? Pas de programmes informatiques adaptés 40 % Des données difficilement accessibles 23 % Un manque d expertise en interne 22 % 2 entreprises sur 3 encodent manuellement leurs chiffres RH. Pour les grandes entreprises, c est encore 1 sur 2... Des outils adaptés ouvrent la voie à des améliorations conséquentes. Deux tiers des entreprises qui établissent des statistiques RH, le font sur base d un encodage manuel des données. Même dans les grandes entreprises (plus de 100 travailleurs), les statistiques sont alimentées dans plus de la moitié des cas par une saisie manuelle (55%). Ces grandes entreprises combinent l encodage manuel avec des systèmes automatiques d un fournisseur externe (46%) ou des systèmes qui ont été développés au sein de l entreprise (29%). Une automatisation plus poussée des statistiques RH peut aider à en augmenter l efficacité. Pour les petites entreprises, des outils standards offriront généralement une réponse adéquate pour un traitement administratif accéléré et une réduction des taux d erreurs. Mais des pistes d amélioration existent aussi pour les grandes entreprises. Analyser les besoins et les processus de l entreprise, peut aboutir à une automatisation réussie. L étude démontre également que les entreprises ne disposent pas d outils informatiques appropriés pour la collecte et l analyse des statistiques RH. HR Analytics - Whitepaper 6

3. En Belgique, que mesure-t-on en matière de RH? 3.1 Le Top 5 Que mesure les RH? Si vous pouviez malgré tout faire des analyses, lesquelles feriez-vous? Coût des salaires par mois/an 89 % Coût de la masse salariale 73 % Aperçu des salaires versés 87 % Absentéisme 15 % Type d absence et coût 87 % Autres (satisfaction des travailleurs, ) 9 % Nombre d équivalents temps plein 86 % Analyses démographiques 2 % Rapport jours effectivement prestés / jours de travail 80 % Si nous regardons les critères les plus examinés, le coût salarial et l absentéisme dépassent de loin les autres paramètres. Mais attention, ces critères de base ne sont pas seulement des indicateurs clés et des objectifs chiffrés importants pour les grandes entreprises. Bernard Hullaert: «Les petites et moyennes entreprises ont également tout intérêt à contrôler les coûts et à analyser la structure de leur masse salariale. La masse salariale constitue souvent dans la plupart des entreprises - de grande comme de petite taille - le coût principal. Ainsi, toute optimisation aura un impact direct sur les résultats de l entreprise. Des rapport et outils standards sont facilement accessibles pour les petites entreprises, même si nous constatons que plus des deux tiers des entreprises de 20 travailleurs s y impliquent à peine. En ce qui concerne l autre tiers, pour qui le contexte socio-économique actuel est une motivation importante pour analyser les données RH, il existe un risque sous-jacent. L importance accordée à cette démarche pourrait en effet décliner après la reprise économique. Pourtant, l intégration de statistiques RH dans la culture d entreprise et dans le processus de prise de décision, peut renforcer la compétitivité de façon permanente.» Pour les entreprises qui ne tiennent pas encore de statistiques RH, la valeur ajoutée possible réside aussi au niveau du coût des salaires. Passons à la loupe les critères les plus mesurés en matière de RH. HR Analytics - Whitepaper 7

3.2 Coût salarial: critère pertinent pour petits et grands. Mais mesure-t-on la différence homme-femme? Le plus analysé au niveau du coût salarial Trimestriellement ou plus Annuellement ou plus Aperçu des salaires versés 70 % 87% Coût des salaires par mois/an 63% 89% Coût des salaires par département 49% 70% Analyse des différentes catégories de salaire (salaire, avantages extra légaux, ) Analyse de la différence homme/femme au niveau salarial 44% 77% 11% 25% «Le coût salarial est le critère le plus chiffré en RH» La masse salariale en général et son évolution sont fort surveillées. Elles se placent en première position des critères quantifiés. C est le cas dans tous les types d entreprises, quels que soient la taille, le secteur ou la région. En effet, le coût des salaires constitue généralement le plus gros poste de dépenses de l entreprise. Catherine Mairy: «L employeur a l obligation d informer les représentants des travailleurs au sujet des frais de personnel en les ventilant en fonction du statut professionnel: ouvrier L écart salarial entre les sexes va au-delà de la discrimination salariale entre hommes et femmes pour l exercice d une fonction identique. La problématique couvre par exemple également les différences dans les perspectives de carrière. Mais contrairement à ce que le débat public pourrait faire croire, peu d entreprises mesurent ces aspects. L égalité des genres est le parent pauvre des paramètres RH en Belgique. Parmi les entreprises qui quantifient des paramètres RH, seulement 1 sur 10 analyse trimestriellement l écart de rémunération entre les sexes dans son entreprise, 1 sur 4 le fait annuellement et 60%... jamais! Pour le marché total belge, cela signifie qu aujourd hui plus de 3 entreprises sur 4 n évaluent pas la discrimination salariale potentielle entre les collaborateurs et les collaboratrices de l entreprise (76%). Au niveau des grandes entreprises (plus de 100 travailleurs), plus de la moitié n objective pas ce critère. Seule une minorité des entreprises belges (15%) analyse aujourd hui l écart de rémunération entre les sexes et l intègre activement dans sa politique RH. Catherine Mairy: «L écart salarial entre les hommes et les femmes demeure une question - employé personnel de direction. Si cette ventilation mène à une individualisation des données conséquence inévitable s il n y a par exemple qu un seul ouvrier ou directeur dans la société plusieurs données seront fusionnées. A la demande des représentants du personnel, l employeur les informera également au sujet de l application des barèmes. Sans toutefois révéler qui se situe dans quelle catégorie barémique. Une fois de plus, il est important de trouver un juste milieu et d éviter toute individualisation.» La politique d égalité des genres, le parent pauvre des HR-metrics belges sensible et complexe. La ventilation des données selon le sexe est un niveau de détail supplémentaire dans l information à fournir. Elle risque parfois d induire une individualisation des données, ce qui n est pas autorisé. Une ventilation détaillée peut également faire apparaître des différences dans certains sous-groupes où les hommes et les femmes ne sont pas représentés à parts égales.» Catherine Mairy: «Des lignes directrices concrètes sur le plan juridique se font attendre pour établir une analyse des différences salariales, qui existeraient dans certaines entreprises, entre les sexes. La loi du 22 avril 2012 visant à lutter contre l écart salarial entre hommes et femmes, impose en effet aux entreprises de 50 salariés de présenter un rapport bisannuel sur les rémunérations hommes-femmes au conseil d entreprise ou au comité pour la prévention et la protection du travail. Toutefois, les arrêtés d exécution qui déterminent le contenu précis de ce rapport manquent à ce jour. Nous attendons avec grand intérêt les critères concrets à prendre en considération pour établir de rapport, car il n est pas facile de déterminer des indicateurs pertinents, qui traduisent les différents aspects de cette problématique. HR Analytics - Whitepaper 8

3.3 Absentéisme : un indice mal exploité Le plus analysé au niveau de l absentéisme Trimestriellement ou plus Annuellement ou plus Type d absence et coût 62 % 87% Rapport jours effectivement prestés/jours de travail 53% 80% Absentéisme par département 34% 52% Absentéisme selon l âge 19% 34% Absentéisme: un classique peu approfondi Mesurer et suivre l absentéisme au sein de l entreprise est un véritable «classique». Un constat logique, parce que l impact sur le coût salarial, et par conséquent sur la performance de l entreprise, est immédiat et considérable. L analyse des types d absence remporte un franc succès dans les statistiques RH belges. Toutefois, les possibilités d optimisation issues de différences constatées entre départements ou entre tranches d âge sont sous-estimées. Bernard Hullaert: «Les statistiques sur l absentéisme par département et par âge sont à la traîne. Pourtant, il s agit de deux indices particulièrement pertinents pour le directeur des ressources humaines. Les différences en termes d absence par département témoignent souvent de différences dans l ambiance de travail et dans le leadership. Ce sont précisément ces facteurs qui peuvent faire la différence dans un grand nombre d absences. Dans deux tiers des cas de maladie, l employé ne se sent pas bien et doute si oui ou non il ira travailler. Dans ce cas de figure, l employé peu motivé restera plus facilement à la maison que son collègue évoluant dans un environnement de travail motivant. En bref, l absentéisme par département donne souvent une indication du leadership mis en place dans les différents services. Et là, le DRH peut jouer son rôle.» Passer outre les différences d âge peut constituer une autre occasion manquée. «Les personnes plus âgées sont souvent malades durant de plus longues périodes que les plus jeunes, qui, de leur côté, sont plus fréquemment malades. Mais ne vous méprenez pas. L impact d absences fréquentes de courte durée peut être beaucoup plus gênant pour l organisation du travail, que ce qui ressort d une simple analyse du total des jours d absence. L indicateur Bradford, en combinaison avec les tranches d âge, vous donne une vision claire sur l impact de différents types d absence dans votre organisation. C est un outil simple et pratique qui renforcera votre politique RH. HR Analytics - Whitepaper 9

3.4 Démographie : le management des générations, la lanterne rouge Le plus analysé au niveau démographique Trimestriellement ou plus Annuellement ou plus Nombre d équivalents temps plein 59 % 86% Evolution du nombre de travailleurs 53% 84% Nombre de travailleurs par département 55% 73% Nombre d ouvriers/employés 49% 67% Nombre d hommes/femmes 30% 59% «L obligation d informer les représentants du personnel guide l utilisation des paramètres démographiques» Catherine Mairy: «L employeur informe les représentants du personnel sur la structure de l emploi dans l entreprise, sur son évolution et sur les prévisions d emploi. Cette information inclut divers critères démographiques tels que le nombre de travailleurs, le sexe, l âge, la catégorie professionnelle et le département. A la demande des délégations de travailleurs, l employeur fournira également des informations supplémentaires sur, entre autres, le régime de travail, la nationalité, l ancienneté, les jours d absence ou les heures supplémentaires. Les modifications dans la structure de l emploi (recrutement, départ, transfert interne) devront également être commentées. Pour les entreprises concernées, l information des représentants du personnel détermine donc en grande partie quels paramètres démographiques devront être chiffrés. Et, une fois de plus, l information ne peut être individualisée et son contenu vise à favoriser le dialogue avec les partenaires sociaux. «Analysez le vieillissement et la diminution du nombre de jeunes» En plus des exigences légales, les paramètres démographiques donnent aussi un point de vue intéressant pour la gestion des ressources humaines. Surtout si le DRH peut les lier à d autres critères tels que les résultats d exploitation ou la productivité. Bernard Hullaert: «L étude démontre que les paramètres permettant d objectiver et d orienter la «bataille pour les talents» entrent beaucoup moins en ligne de compte. Ainsi, le management des générations est à la queue du peloton. La moyenne d âge des travailleurs, le nombre de «juniors / seniors»... figurent au bas de la liste avec seulement 1 société sur 5 qui mesure ces critères trimestriellement et un peu plus de la moitié sur base annuelle. Néanmoins, il est important d anticiper le vieillissement et la diminution du nombre de jeunes collaborateurs dans l entreprise. Etablir la pyramide des âges de vos effectifs peut être très éclairant dans ce domaine. HR Analytics - Whitepaper 10

3.5 Autres mesures? Autres paramètres les plus mesurés Trimestriellement ou plus Annuellement ou plus Analyse des congés 38 % 64% Performance du personnel et son impact sur la rentabilité de l entreprise 31% 57% Analyse des véhicules de société 26% 60% Coût/efficacité des formations 18% 49% Coût/efficacité du recrutement 17% 35% Satisfaction des travailleurs 16% 47% Compétences des travailleurs 12% 50% Bon nombre de sociétés chiffrent l impact d une série de paramètres tels que la performance du personnel, la formation ou le recrutement, sur la rentabilité ou l efficience. Le score réalisé dans l enquête est plutôt élevé étant donné que, d une part, l impact ou la rentabilité sont difficilement mesurables (par exemple dans le secteur des services) et, d autre part, parce qu on se retrouve rapidement dans des situations individuelles. La satisfaction et les compétences non techniques se prêtent plutôt à une analyse annuelle. Soulignons qu il n y a pas d obligation légale de mesurer ces critères. Il va néanmoins sans dire qu ils ont un impact indirect sur la performance de l entreprise et que les représentants du personnel peuvent interroger la direction sur certains de ces critères. Screenshot Data Warehouse Partena HR Analytics - Whitepaper 11

4. Statistiques RH combien ça coûte? Combien les sociétés belges investissent-elles dans l élaboration et l analyse de statistiques RH? Nombre d heures consacrées mensuellement aux statistiques RH en fonction du nombre de travailleurs dans l entreprise Les PME qui établissent des statistiques RH, y consacrent en moyenne 5 à 8 heures par mois. Le nombre d heures augmente progressivement selon la taille de l entreprise. Dans les entreprises occupant plus de 100 travailleurs la moyenne s élève à 28 heures par mois. Budget consacré aux statistiques RH en fonction du nombre de travailleurs dans l entreprise Le budget annuel varie également en fonction de la taille de l entreprise, de 300 à 8000 euros. HR Analytics - Whitepaper 12

5. Les statistiques RH sur leur lancée 60% disposent de statistiques RH Estimez-vous que vos besoins en statistiques RH vont devenir plus complexes dans le futur? 40% ne disposent pas de statistiques RH Estimez-vous que vous aurez besoin de statistiques ou d analyses RH dans le futur? Plus complexes 48% Non 57% Pas d évolution 48% Oui 43% Moins complexes 4% Ne ratez pas le train Ces cinq dernières années, deux tiers des entreprises belges ont connu un besoin accru de statistiques et d analyses en matière des ressources humaines (66%). Dans les grandes entreprises (> 100 travailleurs), 85% partagent ce point de vue. Dans les petites entreprises (<20 travailleurs), moins de la moitié estime que les besoins ont augmenté (44%). Pour l avenir, près de la moitié des entreprises prévoit une augmentation de leurs besoins d analyses plus complexes (48%). Dans les grandes entreprises (>100 travailleurs), le rapport est presque de 2 sur 3 (64%). Dans les PME (<50 travailleurs), il est de 1 sur 3. Nous prévoyons donc que la tendance HR-metrics et HR-analytics va se poursuivre dans les prochaines années. Ceci correspond à la demande croissante d objectivation des prises de décisions RH. Assurez-vous donc de ne pas rater le train. HR Analytics - Whitepaper 13

CONCLUSIONS Une vaste étude menée auprès de 773 professionnels RH montre qu à l heure actuelle les statistiques RH sont utilisées principalement par les grandes entreprises et par les sociétés internationales. Le secteur de l industrie est clairement précurseur dans ce domaine. Les PME qui appliquent une approche chiffrée des RH effective, ne sont pas encore légion. Les entreprises estiment que les besoins en chiffres RH vont augmenter davantage durant les années à venir. Mesurer, analyser et optimiser la masse salariale et l absentéisme sont les actions qui récoltent le plus de succès. Il s agit d indicateurs et d objectifs chiffrés qui influencent grandement les résultats de l entreprise. Même si un certain nombre de possibilités d optimisation, comme une analyse de l absentéisme par division ou par âge, sont encore sous-estimées. Les résultats de l enquête renversent également quelques évidences au sujet de la diversité et du management des générations dans les RH belges: l écart de rémunération entre hommes et femmes est peu, voire pas du tout, analysé dans la plupart des entreprises ; la structure par âge des effectifs est peu mise sous la loupe. Qu apprenons-nous du côté technique? Deux tiers des entreprises saisissent encore manuellement les données pour alimenter les statistiques RH. Le problème le plus commun dans la collecte et l analyse des données est le manque d outils informatiques appropriés. La difficulté d accéder aux données et le manque d expertise en interne pour l analyse des données constituent des obstacles supplémentaires. Plus d informations Plus envie de traiter manuellement vos chiffres RH? Besoin d un expert?... Partena vous apporte des solutions. Des outils et des services pratiques pour maîtriser votre politique RH sur base de données chiffrées. Allant de l édition de listes standards, de l utilisation de logiciels RH jusqu à une personnalisation poussée offrant des statistiques RH paramétrées. Nos experts peuvent vous aider à voir clair dans la dynamique de votre personnel et à établir des rapports automatisés. L expertise. Personnalisée et sur mesure. À propos de Partena Partena est un prestataire de services RH qui met résolument l accent sur l entreprenariat. Nous accompagnons et soutenons les dirigeants d entreprises et les responsables RH tout au long de leur vie professionnelle. Nous proposons des services en rapport avec la création de l entreprise, le statut social des indépendants, la gestion de la paie et du personnel ainsi que de ses allocations familiales, le contrôle médical de l absentéisme, les formations et les séminaires. Depuis le 31 mai 2012, HDP et Partena forment le pôle entreprises & entrepreneurs du groupe Partena. Envie de mieux nous connaître? Demandez un rendez-vous ou découvrez nos services via 02 549 36 46 sales@partena.be www.partena.be HR Analytics - Whitepaper 14