F.F.V. Réunions fédérales/réunions Aff.Générales/ Réunion 24/03/2000 PARIS, le 11 Avril 2000 PROCES VERBAL REUNION AFFAIRES GENERALES DU 24 MARS 2000 Présents : MM. SIMON, MERIC, VILLEROT, MARLIOT, Mmes COURTY, TOUZEAU. I - APPROBATION DU COMPTE RENDU ET DU RELEVE DE DECISION DU COLLOQUE DES SECRETAIRES GENERAUX 1999 L ensemble sera adressé aux secrétaires généraux et participants alors que le relevé de décision sera envoyé aux présidents de ligues et membres du comité de direction. La mise en œuvre des décisions prises sera effectuée à compter de l information au conseil des ligues, c est à dire le 10 Avril 2000 sachant qu une période transitoire pourra être appliquée selon les opérations concernées (par exemple pour l affiliation, la diffusion du courrier ) II - PREPARATION DES COLLOQUES INTERREGIONS!Les dates retenues (sous confirmation des ligues d accueil) sont les suivantes : 19/20 Mai 16/17 Juin 8/9 Septembre 29/30 Septembre! Colloque sur deux jours du vendredi 14 h au samedi 17 h.! Lieux en fonction des coordonateurs! Coordonateurs Ouest : P. MARTIN Centre : P. PICARD Nord/Est Nord/Ouest - Nord: C. DAYON/ E.SERVELLA Sud/Sud Est : N. VILLEROT! Présence : secrétaires généraux des ligues et CDV et permanents! Programme : Vendredi = information technique et point détaillé sur certains thèmes selon demandes ( affiliation/agrément, statuts) Samedi = 1) exposé politique sur réforme des affaires générales en cours et à venir (1h) 2) tour de table Ligues/CDV sur la situation actuelle, sur les attentes/ besoins/problèmes, sur leur bilan/photographie, sur la politique à venir préconisée.! Cahier des charges d organisation : voir document joint. III - THEMES ET ACTIONS A DEVELOPPER SUITE A NOTRE COLLOQUE 1999 (Actions 2000 en rouge ci-après).
A) "FFV (siège) doit s attacher à mettre des outils au service de ces organes déconcentrés afin qu ils puissent répondre aux attentes du terrain et dans le même temps ces outils doivent pouvoir si besoin être exploités en direct par les clubs dans les endroits où les ligues et CDV sont moins présents. Action 2000 : Principe Général auquel les Affaires Générales s'attachent Parmi ceux-ci, il faut : - Poursuivre la mise en ligne du fond documentaire sur le web fédéral + ouvrir un accès réservé aux secrétaires généraux + mailing list pour chaque nouveauté sur plan administratif. + annuaire des secrétaires généraux sur le site (Action 2000 : Fait) Action 2000 : Sophie - Création d'une page réservée S.GAUX + permanents avec Forum encadré, informations de la FFV et des ligues/cdv, lettre type, réponse type.. - mailing list des S.GAUX et des permanents pour avertir des nouveautés sur le site - Améliorer le serveur vocal Action 2000 : Virginie - modifier le contenu et forme du serveur vocal (mai au plus tard) selon les éléments en notre possession - étude des stats de fréquentation du serveur tous les 3 mois pour faire évoluer le serveur - régler les PB techniques (coupures) - relancer l'informatique - Faire évoluer l affiche sur la licence (contenu, taille ) Action 2000 : VDF pour proposition de tarif pour grande affiche et intégrer les garanties sur les assurances. Action 2000 : Eric qui doit se rapprocher de Zurich sport - Faire évoluer les dossiers affiliation/agrément (simplification) Action 2000 : Noël/Virginie - système Des CD Roms à étudier - présentation/contenu du dossier à revoir + interroger la DTN sur les informations qu'ils ont besoin d'avoir dans le dossier - Permettre l envoi d un pack dans les clubs avec un pavillon, plaque à l entrée du club, autocollant, éléments de communication (affiche avec repiquage, malle itinérante en cas de salon comprenant stand parapluie - cassette vidéo - plaquette FFVoile, dossier/presse). Action 2000 : VDF pour proposition de tarif + Virginie interroge nos fournisseurs pour obtenir un tarif sur du papier entête FFVoile avec repiquage logo ligue
- Poursuivre le guide du dirigeant - amélioration du tome I Action 2000 : attente commentaire et demander en conseil des ligues + comité de directeur de relancer le terrain pour obtenir les retours - créer le tome 2. Action 2000 : prochaine réunion des affaires générales le 02/05/2000 pour fixer le plan de travail B) " Sur le plan administratif (sens large) définir le rôle des ligues/cdv/ffv et des tâches à accomplir par le Président, le Secrétaire général, le Trésorier. Le travail réalisé en interne par le groupe de réflexion doit se poursuivre avec pour objectif des propositions concrètes à formuler la première année du prochain mandat lors du colloque des secrétaires généraux (2001). Action 2000 : Noël pour une proposition de rôle avant les inter régions C)" Travailler à la structuration des ligues (avant de s occuper dans un second temps des CDV) et trouver des fonctionnements adaptés à la diversité/disparité des ligues. " Exploitation des retours des photographies des ligues pour classement petites/moyennes/grandes ligues 4 orientations en ce sens : 1) Mettre en place l inter régionalisation notamment pour les ligues les plus petites avec expérimentation d une zone test (voire 2) courant 2000 afin de déterminer les difficultés et succès d une telle mise en place, écrire le cahier des charges. Action 2000 : - Jacques doit recevoir les ligues concernées (président +S.Gal) pour déterminer un cahier des charges et voir comment on met en place cette structuration - concertation avec la DT (Guy + thierry) pour analyser le découpage des inter régions sur un plan stratif et se caller si possible Zone test pressentie mais à finaliser en 2000 avec les présidents et secrétaires généraux de ligue concernés. : Alsace, Franche Comté, Champagne Ardenne ou Picardie, Champagne Ardenne, Ile de France (?) Alsace (éventuellement)
2) Tenter de mettre en place au sein de la FFV, un ou 2 emplois jeunes dédiés aux ligues et à leurs structurations, à condition de pouvoir obtenir une partie des financements par des organismes extérieurs tels que par exemple avec l agence de l eau. Action 2000 : Eric qui doit contacter le frère de M.Masson pour EDF 3) Décentraliser le colloque des secrétaires généraux et l organiser autrement avec un plan d action sur 4 ans, et ce pour se rapprocher du terrain et permettre autant que faire se peut d inviter les CDV à participer à cette structuration. Plan d action : " en 2000, 4 colloques interrégion en fonction d un découpage géographique ( Région A = Bretagne Pays de la Loire, Poitou-Charentes, Aquitaine ; Région B = Midi-Pyrénées, Languedoc-Roussillon, Dauphiné - Savoie, Lyonnais, Alpes- Provence, Côte d Azur, Corse ; Région C : Limousin, Auvergne, centre, Bourgogne, Franche-Comté ; Région D : Basse- Normandie, Haute-Normandie, Nord- Pas de Calais, Picardie, Ile de France, Champagne- Ardenne, Lorraine, Alsace). Idée de mettre en place une cellule avec un représentant des 4 zones qui participeraient à tous les colloques afin de permettre la cohésion de l ensemble. 24/03/2000 Action 2000 : le groupe des affaires générales = voir le PV de la réunion du " en 2001, colloque national avec les nouveaux élus afin de prendre contact et de permettre d insister sur le rôle de chacun. " en 2002, colloques thématiques interrégionaux en regroupant les ligues non plus par zone géographique mais par préoccupation d action et taille de ligue. " en 2003, colloque national de mi mandat. D) Mettre en place dès 2000, un certain nombre d actions, lié à cette structuration, à savoir : " Réaffirmer le rôle des sièges de ligues en terme administratif (courrier) et des secrétaires généraux sur le même rôle administratif (courrier également), notamment pour les thèmes suivants : Le courrier fédéral Décision d adresser le courrier au secrétariat permanent des ligues lorsqu il existe un siège social. En cas d absence de siège social et (ou de secrétariat permanent), le courrier sera adressé au secrétaire général qui sera chargé d en organiser le dispatching après en avoir conservé une copie. L information devra être passée au conseil des ligues et discuté en interne de chaque ligue entre le président et le secrétaire général.
Action 2000 : accord du conseil des ligues puis mise en place à partir du 10/04/2000 en interne de la FFV " Prévoir un courrier de J SIMON à toutes les ligues afin de parfaitement connaître leur situation (siège? permanent?.) et savoir si le Président et le Secrétaire Général de la Ligue se sont mis d accord sur l envoi du courrier. " Courrier du Président à l ensemble des services internes de la F.F.V (élus, techniciens, salariés) expliquant que l ensemble des courriers sont à adresser à tel endroit dans les ligues Affiliation/Agrément - décision de revoir le dossier dans le souci de simplification/clarification. Insister dans le dossier sur le fait que l ensemble des membres du comité de direction doivent être licenciés dès le début. - Les dossiers d affiliation ne sont plus envoyés de la FFV vers les clubs. La FFV adressera donc à la ligue les coordonnées de la structure à contacter pour une affiliation/agrément. - En cas de dossier incomplet/statuts incorrects du club, renvoi vers la ligue et non plus vers le clubs avec, sur une période transitoire à fixer, les explications de ce retour. - Souhait d une étude approfondie sur la possibilité de rendre l affiliation renouvelable. Action 2000 : information en conseil des ligues et mise en place effective à partir du 10/04/2000 (or dossier compliqué) mais en prévoyant une période transitoire de 3 dossiers d'affiliation par ligue pendant laquelle on expliquera aux ligues ce que l'on attend d'elles (fiches navettes + coup de téléphone). Passé ce délai plus d'intervention des affaires générales Les comités départementaux de voile Décision de faire le tri des CDV ne fonctionnant pas car ne jouant pas le jeu fédéral (mise à jour des statuts, compte rendu de leur AG, mise à jour des membres de leurs bureaux, non respect des clubs de moins de 20 licenciés ) et/ou en dessous des quotas acceptables. La liste des CDV concernés sera adressée à chaque ligue concernée pour accord ou refus motivé de la ligue (Président/secrétaire général de la Ligue) sur la dissolution. Ces derniers nouant le dialogue avec le CDV pour connaître les raisons de ces déficiences. Il faudra notamment prendre en compte le maintien des CDV qui ont un rôle essentiellement financier. Action 2000 : - mise en place des quotas minimums ( proposition de 3 clubs et 60 licences minimums par CDV) et listing des CDV en dehors des clous - courrier Jacques aux ligues pour leurs demander leurs avis sur les CDV concernés