Microsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée Fac similé Ce fac-simile contient la table des matières et une partie d'un chapitre Référence
AVERTISSEMENT Microsoft Excel 2003 est une marque déposée de la société Microsoft. Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Cet ouvrage n est pas la documentation officielle de Microsoft Excel 2003 et son contenu n engage pas la société Microsoft. Ce document contient des informations protégées par copyright. La loi du 11 mars 1957 n autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, d une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective», et, d autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration, «toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite» (alinéa 1 er de l article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. Réf : PK0255 Excel 2003 Référence Utilisation de base et avancée Auteurs : Bernard BOYER, Patrick MORIÉ Janvier 2004 Editeur TSoft 10, rue du Colisée 75008 Paris http://www.tsoft.fr Tél. : 01 56 88 29 64 Fax : 01 53 76 03 64
SOMMAIRE 1 - ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Lancer Excel...6 Quitter Excel ou changer d application...8 La fenêtre d Excel...9 Les menus d Excel...11 Les barres d outils d Excel...12 Affichages...17 Paramètres généraux...18 Paramètres de calcul...19 Pratiques utiles...20 L aide d Excel...21 2 - GÉRER LES CLASSEURS Créer un classeur...28 Enregistrer un classeur...29 Options d enregistrement...31 Ouvrir/Fermer un classeur...32 Manipuler les feuilles de calculs...35 Mise en page...36 Impression...38 Recherche d un classeur...40 Fenêtres et volets...42 3 - CRÉER ET MODIFIER UN TABLEAU Saisie des données...46 Déplacements dans une feuille...47 Sélection de cellules...48 Insertion et suppression de cellules...49 Copie de cellules...50 Déplacement/Effacement de données...53 4 - CRÉER UNE FORMULE Création de formule...56 Référence aux cellules...57 Liaison entre feuilles...60 Étiquettes...62 Noms de cellules et de plages...63 Calcul matriciel...65 Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base 1
5 - METTRE EN FORME UN TABLEAU Lignes et colonnes... 68 Police, taille et attributs des caractères... 69 Alignement et position des paragraphes... 70 Format des nombres... 72 Bordure et motif... 73 Format automatique de tableau... 75 Mise en forme conditionnelle... 76 Styles... 77 6 - LES FONCTIONS D EXCEL Utilisation des fonctions...80 Math & trigo... 82 Statistiques... 84 Scientifiques... 87 Finance... 88 Date & heure... 91 Logique et information... 92 Recherche & matrices... 93 Texte... 94 7 - OUTILS DIVERS Vérifier l orthographe... 96 Recherche/Remplacement... 97 Commentaires... 98 Tri, transposition, conversion en euros... 99 Générer une série... 100 Listes personnalisées... 101 Validation de données... 102 Audit de formule... 103 Protection de la feuille et du classeur... 106 Affichages personnalisés... 108 8 - IMAGES, DESSINS ET GRAPHIQUES Insérer une image... 110 Dessiner des objets graphiques... 114 Mettre en forme images et objets... 115 Créer un graphique de gestion... 116 Changer le type du graphique... 118 Ajouter des éléments au graphique... 119 Mettre en forme le graphique... 121 Options pour les graphiques... 122 Manipuler les séries de données... 123 Courbes de tendance... 124 WordArt... 125 Organigrammes... 126 2 Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base
9 - LISTES DE DONNÉES ET TABLEAUX CROISÉS Créer une liste de données...128 Gérer une liste avec un formulaire...129 Filtrer une liste...130 Tri et sous-totaux... 133 Fonctions de base de données...134 Tableaux croisés dynamiques...135 10 - PARTAGE, SUIVI ET ÉCHANGE DE DONNÉES Partage et suivi d un classeur...142 Exporter un tableau Excel vers Word...146 Exporter un graphique Excel vers Word...148 Importation/Exportation de données...149 11 - ANALYSE ET SIMULATION Modèle itératif...156 Utilitaires d analyse... 157 Table d hypothèses...158 Valeur cible...160 Solveur...161 Scénarios...163 Consolidation...165 12 - PRODUCTIVITÉ ET ORGANISATION Modèles...168 Groupe de travail... 169 Mode Plan...170 Liens hypertexte... 171 Introduction aux macros...174 13 - MESSAGERIE ET PAGES WEB Envoyer un message à partir d Excel...178 Créer une page Web...179 Publier sur un intranet...181 Requêtes sur le Web...185 Index... 189 Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base 3
1 - GÉRER LES CLASSEURS 2
CREER UN CLASSEUR Dans Excel, le document de base est un classeur contenant par défaut trois feuilles de calcul. Au démarrage d Excel, un nouveau classeur est automatiquement créé et affiché à l écran. On peut créer un nouveau classeur basé sur le modèle par défaut, basé sur un modèle spécifique ou encore basé sur un classeur existant. 1 - CRÉER UN CLASSEUR BASÉ SUR LE MODÈLE PAR DÉFAUT Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou appuyez sur -N. 2 - CRÉER UN CLASSEUR EN SE BASANT SUR UN MODÈLE SPÉCIFIQUE Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau classeur Le lien Sur mon ordinateur affiche le dialogue suivant : Dans la partie <Modèles récemment utilisés> du volet Office, cliquez sur le nom d un modèle récemment utilisé Ou, cliquez sur l un des liens suivants : Modèles sur Office Online permet par le biais d une connexion Internet d avoir accès au site de Microsoft pour télécharger de nouveaux modèles. Sur mon ordinateur vous trouverez les modèles installés sur votre disque dur. Sur mes sites Web regroupe les modèles disponibles sur le réseau de votre entreprise. Cliquez sur un onglet, chacun correspondant à une catégorie de modèles Sélectionnez l icône associée au modèle à utiliser 3 - CREER UN CLASSEUR EN SE BASANT SUR UN CLASSEUR EXISTANT Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau classeur Sélectionnez le dossier, puis le nom du classeur Cliquez sur «Créer» Dans le volet Office, cliquez sur ce lien. 28 Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base
ENREGISTRER UN CLASSEUR 1 - LE PREMIER ENREGISTREMENT Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Enregistrer, ou appuyez sur -S. (a) (b) (c) Enregistrer le classeur localement, dans le dossier Mes documents Cliquez sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Tapez en (b) un nom pour le classeur (il peut comporter jusqu à 255 caractères et les espaces sont autorisés) Sélectionner en (c) un format pour le classeur Enregistrer le classeur localement, dans un dossier quelconque Cliquez sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Double-clic en (a) sur l unité de disque sur laquelle enregistrer le classeur Double-clic en (a) sur le dossier dans lequel enregistrer le classeur (répétez la procédure s il s agit d un sous-dossier) Tapez en (b) un nom pour le classeur Sélectionnez en (c) un format pour le classeur Enregistrer le classeur sur le bureau de Windows Le classeur sera alors disponible sous la forme d une icône posée sur le bureau de Windows. Cliquez sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Tapez en (b) un nom pour le classeur Sélectionnez en (c) un format pour le classeur Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base 29
ENREGISTRER UN CLASSEUR Enregistrer le classeur dans un dossier partagé Pour enregistrer le classeur dans un dossier partagé sur le réseau local de l entreprise ou dans un dossier Web sur un serveur intranet ou sur Internet. Cliquez sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Attention : avec certaines versions de Windows, ce dossier s appelle Dossiers Web. Double-clic en (a) sur un dossier partagé ou un site Web, puis sur un de ses sous-dossiers Tapez en (b) un nom pour le classeur Sélectionnez en (c) un format pour le classeur Dialogue des Propriétés On peut demander à ce que le dialogue des Propriétés s affiche automatiquement lors du premier enregistrement d un classeur. Il permet d indiquer le titre du classeur, son sujet, etc. Outils/Option, puis cliquez sur l onglet Général Cochez Afficher la fenêtre des Propriétés 2 - LES ENREGISTREMENTS SUIVANTS Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Enregistrer, ou appuyez sur -S, ou encore sur -. Aucun dialogue n est affiché et la version à l écran remplace et écrase la dernière version enregistrée. Enregistrez souvent un classeur en cours de modification. 3 - ENREGISTRER UN CLASSEUR SOUS UN AUTRE NOM Fichier/Enregistrer sous, ou appuyez sur Le même dialogue que celui affiché à l occasion d une première sauvegarde apparaît. <Nom de fichier> : tapez un autre nom 4 - ENREGISTRER UN CLASSEUR DANS UN AUTRE DOSSIER Fichier/Enregistrer sous, ou appuyez sur Le même dialogue que celui affiché à l occasion d une première sauvegarde apparaît. Sélectionnez un autre dossier 5 - ENREGISTRER L ESPACE DE TRAVAIL Pour enregistrer tous les classeurs ouverts ainsi que la taille et la position des fenêtres. Un fichier de ce type possède l extension.xlw et s ouvre comme n importe quel classeur. Fichier/Enregistrer l espace de travail Tapez un nom pour le fichier 30 Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base
OPTIONS D ENREGISTREMENT 1 - CHANGER LE DOSSIER D ENREGISTREMENT PAR DEFAUT Outils/Options, puis cliquez sur l onglet Général Tapez son chemin et son nom en (a) (a) 2 - CHANGER LE FORMAT D ENREGISTREMENT PAR DEFAUT Outils/Options, puis cliquez sur l onglet Transition <Enregistrez les fichiers Excel sous> : sélectionnez un format (page Web, ancienne version d Excel, Texte, etc.) 3 - PROTEGER UN CLASSEUR AVEC UN MOT DE PASSE Fichier/Enregistrer si le classeur n a pas encore été enregistré, sinon Fichier/Enregistrer sous Cliquez sur «Outils» dans la barre d outils, puis sur Options générales (a) (b) Tapez en (a) le mot de passe nécessaire pour pouvoir ouvrir le classeur (attention, Excel fait la différence entre les majuscules et les minuscules) Tapez en (b) le mot de passe nécessaire pour pouvoir modifier le classeur A la demande d Excel, retapez le ou les mots de passe 4 - ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE La sauvegarde automatique enregistre à intervalles réguliers (paramétrable) le classeur présent à l écran dans un fichier temporaire. Attention : cette sauvegarde ne remplace pas l enregistrement normal et ne sera utile qu en cas d extinction accidentelle de l ordinateur ou de redémarrage brutal après un blocage. Dans ce cas, lors du prochain lancement du programme, Excel affichera le volet Office Récupération de document. Si un classeur a été enregistré automatiquement avant l incident, son nom apparaît dans le volet Office suivi du terme [Récupéré]. Il suffit de cliquer sur son nom pour l afficher, puis sur le bouton «Fermer» pour masquer le volet Office. Pour activer l enregistrement automatique : Outils/Options, puis cliquez sur l onglet Enregistrer Cochez Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les A côté, tapez l intervalle de temps souhaité entre deux enregistrements automatiques Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base 31
OUVRIR/FERMER UN CLASSEUR Notez que, par défaut, lors de l ouverture d un classeur, Excel vérifie s il contient des macros susceptibles d abriter des virus et le signale par un message le cas échéant : Si cette vérification n est pas activée sur votre poste, vous pouvez la réclamer en passant la commande Outils/Macro/Sécurité, puis en sélectionnant un niveau de sécurité. 1 - OUVRIR UN CLASSEUR RECEMMENT UTILISE Si le classeur à récupérer est l un des quatre derniers à avoir été utilisés : Déroulez le menu Fichier En bas de ce menu, cliquez sur le nom du classeur à ouvrir Remarque : le nombre de documents apparaissant en bas du menu peut être modifié en passant la commande Outils/Options, sous l onglet Général, dans la zone <Paramètres>. 2 - OUVRIR UN CLASSEUR EXISTANT Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Ouvrir, ou appuyez sur -O. (a) Si le dossier affiché n est pas celui qui contient le classeur à ouvrir : Cliquez sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Double-clic en (a) sur l unité de disque contenant le classeur Double-clic en (a) sur le dossier dans lequel se trouve le classeur Sélectionnez en (a) le nom du classeur à ouvrir Cliquez sur «Ouvrir» 32 Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base
OUVRIR/FERMER UN CLASSEUR Boutons de navigation La partie gauche du dialogue affiche plusieurs icônes qui sont des raccourcis vers certains dossiers souvent utilisés. Cliquez sur l un de ces boutons pour en afficher le contenu. Affiche la liste des derniers documents et dossiers que vous avez utilisés. Affiche la liste des classeurs Excel, des dossiers et des raccourcis vers des classeurs Excel présents sur le bureau de Windows. Affiche le contenu du dossier Mes documents, qui est le dossier d enregistrement proposé par défaut par les applications Office. Affiche le contenu du Poste de travail. Affiche la liste des dossiers partagés et dossiers Web auxquels vous avez accès si votre entreprise dispose d un réseau local ou d un serveur intranet. Avec certaines versions de Windows, ce dossier s appelle Favoris réseau. Types d ouverture Une petite flèche est associée au bouton «Ouvrir». Elle déroule une liste d options qui permettent d ouvrir le classeur en lecture seule, d en ouvrir une copie, ou de l ouvrir dans un navigateur Web s il s agit d une page Web. Détails de la barre d outils (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (a) Dossier précédemment affiché. (b) Pour remonter d un niveau dans l arborescence des dossiers. (c) Ouvre la page de recherche d Internet Explorer. (d) Supprime le document sélectionné. (e) Permet de créer un nouveau dossier. (f) Types d affichage pour la liste des documents. (g) Outils divers : ajout du document aux Favoris, impression, propriétés du document, etc. 3 - OUVRIR UN ESPACE DE TRAVAIL Cliquez sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Ouvrir, ou appuyez sur -O. Sélectionnez le dossier dans lequel se trouve le fichier Sélectionnez le nom du fichier à ouvrir Un fichier d espace de travail possède l extension xlw et dispose d une icône particulière. Cliquez sur «Ouvrir» Tsoft Excel 2003 Utilisation de base et avancée de base 33