ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE COMMISSION DE VERIFICATION DES COMPTES DU CONSEIL EXECUTIF Septième réunion Point 2.1 de l ordre du jour provisoire EBAC7/2 30 décembre 2002 Etat de la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire Rapport du Commissaire INTRODUCTION 1. A sa deuxième réunion les 11 et 12 mai 2000, la Commission de Vérification des Comptes a demandé que soit établie une vue d ensemble sous forme de tableau des recommandations du Commissaire indiquant l ancienneté des recommandations, l état d avancement de leur mise en oeuvre et, le cas échéant, les observations du Secrétariat. A sa troisième réunion, 1 la Commission a demandé que ce type de rapport soit systématiquement présenté à l avenir. Une vue d ensemble mise à jour sous forme de tableau, présentée en annexe au présent document, est donc soumise à l examen de la Commission. PRESENTATION 2. La vue d ensemble sous forme de tableau se divise en deux parties : la première comprend les recommandations relatives à l exercice 2000-2001 et la deuxième indique l état d avancement de la mise en oeuvre des recommandations concernant l exercice 1998-1999. 3. La présentation du tableau a été modifiée afin de refléter plus clairement la position du Secrétariat sur chacune des recommandations. L état d avancement de la mise en oeuvre et le calendrier prévu sont également indiqués s il y a lieu. Lorsque la recommandation n est pas acceptée ou ne l est que partiellement, le Secrétariat fournit des éléments pour étayer sa position. Le Commissaire a apporté d autres observations lorsqu il l a jugé utile. Il faut espérer que cette présentation révisée et plus succincte facilitera la lecture du document. 4. La Commission notera qu il n est pas indiqué pour chacune des recommandations à qui incombe la responsabilité de la mise en Le Secrétariat a indiqué que les recommandations formulées par le Commissaire constituent une responsabilité institutionnelle de la direction générale. 1 Document EBAC3/2.
EBAC7/2 OBSERVATION D ENSEMBLE DU COMMISSAIRE AUX COMPTES 5. Dans l ensemble, il est satisfaisant de constater que la plupart des recommandations formulées ont été acceptées par le Secrétariat et qu elles ont déjà été mises en oeuvre ou sont en train de l être comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Exercice Nombre total de recommandations Recommandations acceptées et mises en oeuvre Recommandations acceptées et en cours de mise en oeuvre ou constamment mises en oeuvre Recommandations non acceptées ou mises en oeuvre de façon inadéquate 2000-2001 120 50 62 8 1998-1999 28 4 24 0 6. D autres observations ont été fournies dans le tableau concernant les cas où le Secrétariat a indiqué qu il n appliquera pas une recommandation ou les cas où la recommandation a été appliquée de manière inadéquate. 7. Il ressort d une analyse des recommandations relatives à la vérification des comptes de l exercice 1998-1999 que les recommandations concernaient pour la plupart l amélioration des contrôles généraux. En raison de la nature de ces questions, il est admis que la mise en oeuvre devra peut-être s effectuer sur une plus longue période. Toutefois, le Secrétariat est instamment invité à continuer de vouer une attention prioritaire à ces recommandations ainsi qu aux autres recommandations concernant les systèmes et la technologie d information et de communication. SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE DES RECOMMANDATIONS 8. Les éléments sur l état d avancement de la mise en oeuvre ont été réunis en novembre 2002 sur la base des réponses fournies par le Secrétariat. Il est rappelé à la Commission que si le Commissaire aux Comptes suit normalement la mise en oeuvre des recommandations qu il a formulées, le temps que prend ce travail de suivi est conditionné par une série de facteurs, ce qui explique que les observations du Secrétariat figurant dans le tableau n ont pas nécessairement été vérifiées par le Commissaire aux Comptes. 9. La Commission est invitée à noter que, conformément aux plans de vérification du Commissaire pour 2002-2003, des examens de suivi sont prévus concernant la vérification informatique des contrôles généraux au Siège ; la vérification de la gestion de trésorerie au Siège ; la vérification informatique des contrôles généraux au Bureau régional de l Europe ; et l examen de la fonction de vérification intérieure. CONCLUSION 10. La Commission est invitée à prendre note de l état d avancement de la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire. 2
ANNEXE ETAT D AVANCEMENT DE LA MISE EN OEUVRE DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES PREMIERE PARTIE. RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES RELATIVES A L EXERCICE 2000-2001 Note de gestion du 14 juin 2002 sur les constatations découlant de la vérification finale concernant l exercice 2000-2001 effectuée au Siège Systèmes et technologie de l information et de la communication Les efforts sur les questions fondamentales de la stratégie et des compétences en matière de technologie de l information ainsi que de la gouvernance de la technologie de l information doivent être poursuivis en priorité pour que l investissement considérable dans le domaine de la technologie de l information permette d aider au maximum l OMS à atteindre ses objectifs de manière efficace, efficiente et économique. est en cours en 2002-2003 et sera poursuivie lors des exercices suivants. Gestion des connaissances Les initiatives déjà prises par le Secrétariat pour gérer de manière efficace les connaissances considérables dont il dispose doivent être poursuivies plus avant en tant qu activité prioritaire à l échelle de l Organisation entière. Politique de prévention des fraudes et d action en cas de fraude Une politique structurée et globale de prévention des fraudes et d action en cas de fraude doit être mise au point, appliquée et constamment réexaminée. Code d éthique et de conduite est en cours en 2002-2003 et sera poursuivie lors des exercices suivants. est en cours et devrait être achevée d ici fin 2003. 3 La mise au point d un code d éthique pour le personnel doit bénéficier d un rang de priorité élevé pour être achevée à la date prévue. devrait être achevée en janvier 2004, sous réserve de l approbation du Conseil exécutif. EBAC7/2
4 Application du Statut et du Règlement du Personnel Des mesures de contrôle supplémentaires doivent être mises en oeuvre pour garantir l application du Statut et du Règlement du Personnel. Comptes personnels La procédure de recouvrement des avances et de gestion des comptes personnels à long terme doit être réexaminée. Virements entre sections de la résolution portant ouverture de crédits Un format type de demande de modification des affectations budgétaires destiné à tous les Départements et bureaux régionaux doit être mis au point et appliqué. Les virements sujets à l autorisation du Directeur général doivent être traités séparément pour faciliter le rapprochement avec l Etat IV et respecter le Règlement financier. Allocations de crédits Il faut examiner les différences relevées entre un bureau régional et la base de données générale pour garantir que cette dernière soit exacte à tout point de vue lors de la clôture. Il convient de rappeler aux bénéficiaires d allocations de crédits l importance du contrôle des allocations de crédits et de l application des Règles de Gestion financière à cet égard. Engagements non réglés Il faut continuer de mettre l accent sur les mesures déjà prises pour assurer l examen approfondi dans les délais des engagements concernant aussi bien le budget ordinaire que les fonds extrabudgétaires, comme moyen important de contrôle de la gestion financière. Recommandation acceptée et mise en oeuvre en juillet 2002. Recommandation acceptée ; mise en oeuvre d ici fin 2003. Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée et mise en oeuvre au 31 décembre 2001. Recommandation acceptée et mise en EBAC7/2 Annexe
5 Subventions pour les dépenses locales Le groupe de travail sur les dépenses locales doit achever ses travaux dans un délai raisonnable et les recommandations concernant les améliorations à apporter au dispositif concernant les dépenses locales doivent être mises en oeuvre en priorité à l échelle de l Organisation entière. En attendant, des mesures doivent être prises à l échelle de l Organisation entière pour que les dispositions actuelles du Manuel de l OMS concernant les limites maximales des subventions pour les dépenses locales soient entièrement respectées. Bourses d études Il faut continuer de mettre l accent sur les efforts de suivi consentis par les bureaux de pays et les bureaux régionaux qui constituent un aspect crucial du programme des bourses d études et il faut continuer de prendre et d appliquer les mesures visant à accroître la proportion des rapports soumis. Inventaire des immobilisations Un inventaire de tous les avoirs immobilisés prévu par les Règles de Gestion financière doit être établi. Inventaire du matériel durable La procédure suivie pour l enregistrement, l évaluation et le contrôle doit être profondément remaniée et rationalisée compte tenu des besoins actuels ; des lignes directrices appropriées doivent être établies pour assurer le respect d une série de principes de base à l échelle de l Organisation entière. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici fin 2003. Recommandation acceptée, en cours de mise en oeuvre dans le cadre de l appui aux Régions. Les résultats font l objet d un suivi constant. Les informations figurant au grand livre sont jugées suffisantes. Il sera procédé à un autre examen d ici mars 2003. Si les procédures actuelles sont jugées adéquates, des améliorations seront incorporées au nouveau projet mondial de technologie de l information. Mise en oeuvre d ici fin 2005. Il faut se féliciter d un nouvel examen, car des améliorations peuvent et doivent être apportées à cet égard. Il est reconnu qu un nouveau système de technologie de l information permettra d apporter des améliorations ; toutefois, il y aurait lieu de prendre des mesures dans l intervalle pour améliorer les procédures actuelles et assurer une pratique cohérente dans l ensemble de l Organisation. Annexe EBAC7/2
6 Comptes bancaires Les rapprochements bancaires doivent être effectués à la fin de chaque mois comme le prévoit le Manuel de l OMS ; les différents postes doivent être examinés et les mesures correctrices prises dans les délais voulus. Le préparateur doit signer les rapprochements bancaires et une personne indépendante doit vérifier de manière approfondie les rapprochements et les certifier conformes à l examen. Comptes d avance a) Les procédures prévues pour la limite des comptes d avance doivent être approfondies par souci de cohérence, pour présenter équitablement les soldes des comptes d avance et des engagements non réglés et pour fournir des informations fiables dans les relevés financiers. b) Il faut procéder à un examen à l échelle de l Organisation entière du groupe des signataires de tous les comptes d avance et autres comptes bancaires pour vérifier que les pratiques actuelles sont encore appropriées et que des pouvoirs spécifiques sont donnés pour une signature unique. On passera périodiquement en revue les signataires des comptes bancaires et des comptes d avance. Plans de travail Tous les plans de travail doivent faire l objet d un examen approfondi par les responsables de la planification pour garantir le respect intégral des lignes directrices. Les Groupes ayant besoin de conseils supplémentaires doivent demander sans retard une formation en cours d emploi. Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre fin mars 2003. b) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en 2002. est en cours. Les rapports sur les exceptions sont désormais disponibles. Note de gestion du 8 avril 2002 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de la Méditerranée orientale en janvier-février 2002 Comptes personnels Des mesures plus urgentes doivent être prises pour le règlement des soldes dus depuis longtemps sur les comptes personnels. Recommandation acceptée et mise en EBAC7/2 Annexe
7 Bourses d études a) La mise en oeuvre de l étude de suivi rapide sur les bourses d études et les voyages d étude de l OMS doit bénéficier d un rang de priorité élevé pour que les rapports sur les bourses d études soient surveillés de manière efficace et que des mesures de suivi appropriées soient prises pour obtenir les rapports particulièrement en retard. b) Des mesures doivent être prises pour que les administrations sanitaires nationales soumettent les avis favorables prévus en même temps que les formules de demande au Bureau régional. c) Tous les avis concernant l octroi de bourses doivent être signés conformément aux dispositions du Manuel de l OMS et munis des délégations d autorité applicables. Contrats à court terme a) Les mesures nécessaires doivent être prises pour que l offre d emploi et la notification d acceptation soient signées par l intéressé et par le Bureau régional avant le début du contrat ou au commencement du contrat et pour que ces documents soient classés de manière appropriée. b) Une appréciation des services doit être effectuée pour tous les membres du personnel à court terme à la fin du contrat et l on s y référera avant tout renouvellement. Formation Le Bureau régional doit mettre au point une stratégie d ensemble de formation du personnel, comprenant une formation théorique, des programmes de tutorat et des programmes de développement personnels visant à renforcer les compétences techniques et les compétences de base. Pour mettre au point cette stratégie de formation, il faudra tenir dûment compte des objectifs de développement individuels définis au cours du processus de gestion des résultats. a) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en octobre 2002 b) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en avril 2002. c) Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en b) Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée ; la mise en oeuvre devrait être achevée en décembre 2002. Annexe EBAC7/2
8 Gestion des activités Des plans de travail doivent être mis au point pour toutes les activités entreprises par les bureaux régionaux et de pays, quelle que soit la source des fonds. Les dépenses liées aux traitements doivent être prévues dans le système de gestion des activités conformément aux lignes directrices émises à cet égard. Comptes bancaires a) Les rapprochements bancaires doivent être examinés par un responsable indépendant de haut niveau et signés et datés pour attester de l examen. b) Les décaissements non réglés depuis longtemps doivent faire l objet de recherches constantes et au besoin d une contre-passation. Comptes d avance On enquêtera sur les difficultés rencontrées par certains bureaux et des mesures appropriées devront être prises pour faciliter la présentation des comptes d avance par ces bureaux dans de meilleurs délais. Dépenses locales Les relevés de compte fortement en retard devront continuer de faire l objet d un suivi permanent. Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en b) Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée. Une solution a été mise en oeuvre en octobre 2002. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre en cours sur une base permanente. Note de gestion du 6 février 2002 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional du Pacifique occidental en octobre 2001 Comptes d avance Les niveaux approuvés des comptes d avance doivent être réexaminés sur la base du niveau d activité dans les différents bureaux régionaux et des antécédents concernant les paiements effectués par l intermédiaire de ces comptes. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici fin 2002. EBAC7/2 Annexe
9 Gestion des ressources humaines Les cartes de congé doivent être correctement remplies avant d être approuvées par les supérieurs hiérarchiques. Le membre du personnel et son supérieur hiérarchique doivent signer les cartes de congé. Inventaire du matériel durable a) La valeur des articles doit être indiquée dans les comptes d inventaire conformément à la politique comptable prescrite. Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre interviendra dans le cadre du remplacement au niveau mondial du système d appui à l information administrative et financière. b) Les articles vendus doivent être retirés des comptes d inventaire. b) Recommandation acceptée et mise en c) Les numéros de série des articles doivent figurer dans les comptes d inventaire pour faciliter leur identification. d) Les codes d articles doivent être reflétés correctement sur tous les articles figurant dans les comptes d inventaire afin de faciliter leur identification. Bourses d études a) Les frais d études non réglés doivent être réexaminés et, en l absence d une demande d indemnisation, les montants doivent être restitués. c) Recommandation acceptée et mise en d) Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en b) Le rapport de retraçage doit être régulièrement mis à jour. b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre prévue à la fin de 2003. Il convient toutefois de noter qu il reste difficile d amener tous les boursiers à présenter des rapports. c) Des mesures appropriées doivent être prises pour assurer le suivi en cas de rapports non soumis afin que le programme des bourses d études puisse être évalué et suivi de manière efficace. c) Voir ci-dessus. a) Le remplacement du système d appui à l information administrative et financière étant un projet à long terme, des mesures doivent être prises dans l intervalle pour veiller à une évaluation correcte des stocks. Annexe EBAC7/2
10 Dépenses a) Les notifications des allocations de crédits doivent être approuvées et signées par la personne désignée. b) Il faut continuer de mettre l accent sur l examen en temps voulu et approfondi des engagements, aussi bien en ce qui concerne le budget ordinaire que les fonds extrabudgétaires, en tant qu aspect important du contrôle de la gestion financière. Subventions pour les dépenses locales a) La politique qui consiste à fournir une avance de 100 % au titre des subventions pour les dépenses locales doit être réexaminée. Dans les cas où les relevés des dépenses sont très en retard, il faudra peut-être envisager des mesures plus sévères comme la suspension d autres avances. a) Les notifications des allocations de crédits sont délivrées conformément aux plans d action qui sont approuvés par le responsable ou directeur du programme concerné, ainsi que par le Comité du Programme. Il est estimé que cette procédure est adéquate et n appelle aucune approbation ou signature supplémentaire. b) Recommandation acceptée et mise en L examen des engagements non réglés est une activité permanente. On mettra cependant davantage l accent sur cette question dans la mesure où l on disposera des ressources nécessaires en personnel. a) Les activités entreprises par l intermédiaire des subventions pour les dépenses locales font partie de la coopération technique avec l OMS et ne se dérouleraient pas sans l appui financier de l OMS. Le retrait partiel d une partie de l avance peut entraîner la non-exécution d activités programmatiques importantes. La suspension d autres avances constitue une option qui sera examinée plus avant. Il s agit d un problème permanent et l on s efforce de concilier les impératifs d un contrôle financier adéquat et la mise en oeuvre de l activité programmatique. a) Les allocations de crédits doivent être conformes aux plans d action ; toutefois, la délivrance des allocations de crédits relève du fonctionnaire du budget et des finances qui doit dûment signer les notifications d allocation pour attester de son approbation. a) Le groupe de travail sur les dépenses locales doit notamment s occuper de la question des avances de 100 % et des relevés des dépenses très en retard. Le Secrétariat a noté que la mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. EBAC7/2 Annexe
11 b) La direction doit veiller à ce que le versement des subventions s inscrive dans les limites prévues par le Manuel de l OMS ou à ce que l approbation du Directeur général a été obtenue en cas de dépassement. Comptes créanciers et débiteurs Les efforts faits pour régler les postes en retard depuis longtemps doivent être poursuivis de façon à ce que les comptes des bureaux régionaux à la fin de l exercice financier soient exacts et de façon à réduire dans toute la mesure possible les pertes potentielles de l Organisation. Mise en oeuvre, surveillance et évaluation des programmes a) Les données sur la surveillance technique et financière doivent être reflétées dans les rapports de surveillance. b) Les plans de travail doivent continuer d être affinés en indiquant des étapes. A mesure que l information concernant les fonds extrabudgétaires devient disponible, le processus de planification intégrée doit être suivi pour réviser les plans de travail. Les besoins de formation spécifique concernant les concepts de gestion fondés sur les résultats et de planification intégrée doivent être entièrement évalués et une stratégie appropriée mise au point. c) Il faut mettre davantage l accent sur l évaluation des programmes dans les pays et élaborer une stratégie à cet égard pour l exercice 2000-2001. Les procédures d évaluation pour 2002-2003 doivent être clairement définies et intégrées aux plans de travail dès que possible. b) L approbation concernant l accroissement de la limite a été obtenue dans les cas visés. Il faut espérer que les modifications proposées à apporter aux définitions des subventions pour les dépenses locales permettront d atténuer ce problème à l avenir. est maintenue. En novembre 2002, il restait peu de problèmes à régler. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours pour l exercice 2002-2003. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre se poursuit en permanence. c) Recommandation acceptée et mise en Annexe EBAC7/2
12 Note de gestion du 31 octobre 2001 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Asie du Sud-Est en septembre-octobre 2001 Comptes bancaires Les postes rapprochés doivent être examinés et suivis, et les problèmes réglés en temps voulu. En outre, le livre de caisse doit être rapidement mis à jour pour refléter correctement les dépenses au cours de la période correspondante. Ressources humaines a) Chaque département doit tenir les états de présence comme le prévoit le Manuel de l OMS. Un haut responsable doit examiner les états de présence régulièrement. L examen doit être attesté par la signature de l examinateur. b) La date à laquelle le congé a été demandé et la date à laquelle le congé a été approuvé doivent être indiquées dans la colonne «remarques» sur la carte des congés. En outre, le supérieur hiérarchique doit signer dans la colonne «approbation». c) Un rapport d appréciation des services doit être établi à l expiration des contrats des consultants à court terme. Ce rapport doit être conservé dans le dossier de l employé concerné. Le contrat du consultant à court terme ne doit pas être renouvelé tant que l appréciation n a pas été effectuée et reçue par le département du personnel. d) La structure du département de la gestion des systèmes d information doit être réévaluée en tenant compte des risques liés à l engagement de personnel d appui clé à court terme. se poursuit et les comptes sont actuellement à jour. a) La pertinence de la question est reconnue ; elle sera traitée dans le cadre du projet global sur les congés et la gestion du temps de travail en 2003. b) Recommandation acceptée. Voir ci-dessus. c) Recommandation acceptée en partie. Si l affectation du consultant à court terme est prolongée avec le même mandat, une appréciation des services n est pas demandée à ce stade. La mise en oeuvre est en cours. d) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre en tant qu activité constante. c) En vertu des principes de bonne pratique, il convient d évaluer les services du personnel à court terme avant de prolonger les contrats. Un processus d appréciation abrégé pourrait être indiqué dans la situation évoquée. EBAC7/2 Annexe
13 Dossiers de référence Les contrôles concernant les amendements aux dossiers et tableaux de référence doivent être examinés et mis en oeuvre pour tous les systèmes en opération au Bureau régional. Inventaire Les comptes récapitulatifs d inventaire concernant les bureaux des représentants de l OMS doivent être conservés au Bureau régional. Ces comptes doivent être rapprochés de ceux conservés dans les bureaux des représentants de l OMS sur une base périodique. Tous les deux ans, il faut procéder à une vérification matérielle portant sur tout l inventaire du Bureau régional conformément au Manuel de l OMS. Une norme doit être fixée pour consigner les précisions dans les comptes d inventaire. Le mobilier doit également y figurer. Un rang de priorité élevé doit être accordé à l informatisation afin de rationaliser l enregistrement des articles, ainsi que la protection et l évaluation des stocks de la Région. Engagements non réglés Il faut continuer à mettre l accent sur les mesures déjà prises pour assurer l examen approfondi et en temps voulu des engagements liés aussi bien au budget ordinaire qu aux fonds extrabudgétaires en tant qu élément important du contrôle de la gestion financière. Subventions pour les dépenses locales a) La politique qui consiste à fournir une avance de 100 % aux subventions pour les dépenses locales doit être réexaminée. Dans les cas où les relevés des dépenses sont particulièrement en retard, il faudra envisager des mesures plus strictes comme, par exemple, la suspension des nouvelles avances. Recommandation acceptée. Toutefois, les dossiers de référence ne peuvent être modifiés qu au Siège. Le Bureau régional les vérifie avant le téléchargement. La mise en oeuvre est en cours. Recommandation acceptée en grande partie. Des efforts sont déjà en cours pour informatiser la tenue des comptes. Le mobilier n y figure pas toutefois, car telle n est pas la politique de l Organisation (Manuel VI.6.55). La mise en oeuvre est en cours. est en cours. a) Recommandation acceptée en partie. Des avances de 100 % se justifient parfois, mais dans des situations limitées, le plus souvent en ce qui concerne les journées de vaccination antipoliomyélitique dont les fonds sont retenus lorsque des relevés de dépenses n ont pas été fournis à temps. La mise en oeuvre se poursuit de manière constante. La politique de l Organisation pour ce qui est d inventorier le mobilier doit être clarifiée, car elle n est pas appliquée de manière cohérente dans l ensemble de l Organisation. Les relevés financiers font figurer le mobilier dans la description des stocks de biens durables. a) Le groupe de travail sur les dépenses locales doit notamment s occuper de la question des avances de 100 % et des relevés de dépenses particulièrement en retard. Le Secrétariat a noté que la mise en oeuvre devrait être achevée d ici fin 2003. Annexe EBAC7/2
14 b) La direction doit veiller à ce que le versement des subventions pour les dépenses locales respecte les limites fixées dans le Manuel ou que l approbation du Directeur général est obtenue pour dépasser ces limites. Comptes créanciers et comptes débiteurs Il faut poursuivre les efforts visant à apurer les postes non réglés depuis longtemps pour que les comptes du Bureau régional soient exacts à la fin de l exercice et que les pertes éventuelles subies par l Organisation soient réduites dans la mesure du possible. Mise en oeuvre, suivi et évaluation des programmes a) Le Directeur régional doit formellement approuver les plans de travail sur la finalisation. Les plans de travail approuvés doivent être distribués à toutes les parties intéressées. b) Les plans de travail doivent continuer à être affinés et améliorés. A cet égard, il convient d évaluer pleinement les besoins de formation spéciale aux concepts de gestion fondée sur les résultats et de planification intégrée et de mettre en place une stratégie appropriée. Les données de surveillance technique et financière doivent être reflétées dans les rapports de suivi établis tous les six mois. c) A mesure que l information sur les fonds extrabudgétaires devient disponible, le processus de planification intégrée doit être suivi pour la révision des plans de travail. d) Il faut mettre davantage l accent sur l évaluation des programmes dans les pays et une stratégie doit être établie à cet égard pour le présent exercice. Le processus d évaluation pour l exercice suivant doit être clairement défini et intégré dès que possible aux plans de travail. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est constante. est constante. a) Recommandation acceptée et mise en b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre fin 2002. c) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre constante. d) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre constante. EBAC7/2 Annexe
15 e) Un groupe spécial au niveau de la direction doit élaborer un plan de projet détaillé pour la mise en oeuvre de l ensemble des fonctions offertes par le système de gestion des activités pour la Région dans son ensemble. Il faut un engagement ferme concernant le règlement des problèmes qui subsistent pour que le système AMS soit utilisé dès le début de l exercice 2002-2003. e) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre constante. Note de gestion du 3 juillet 2001 sur les constatations découlant de la vérification intérimaire concernant l exercice 2000-2001 effectuée au Siège en janvier-mars 2001 Fonds extrabudgétaires a) Pour déterminer le niveau réel des dépenses administratives et des dépenses d appui liées à l augmentation des ressources extrabudgétaires, des précisions supplémentaires sont nécessaires sur les dépenses encourues pour pouvoir évaluer dans quelle mesure la tendance est durable. b) Il est proposé d envisager un système intégré, destiné à consigner les données sur les contributions volontaires et auquel les unités techniques, les Unités d appui administratif et les services de mobilisation des ressources et les services financiers auraient accès, afin d améliorer l efficacité dans ce domaine. c) Il faudrait envisager d élargir le libellé de la politique de comptabilisation des contributions en nature comme indiqué dans le rapport financier et les états financiers vérifiés afin de refléter la politique d évaluation effective en vigueur. Opérations budgétaires, financières et apparentées a) Des mesures appropriées doivent être prises pour que tous les engagements internes traités soient autorisés et datés de manière appropriée. b) Des contrôles améliorés doivent être mis en oeuvre pour que les contrats soient signés en temps voulu par toutes les parties concernées. a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici fin 2003. b) Recommandation acceptée. Des systèmes intérimaires ont été mis en oeuvre ; la mise en oeuvre devrait être achevée d ici fin 2005 grâce aux nouveaux systèmes de gestion mondiaux. c) Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en septembre 2002. b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre par le nouveau système qui sera déployé d ici juin 2003. Annexe EBAC7/2
16 c) Le Secrétariat doit veiller à ce que les procédures d examen systématique des soldes des comptes personnels soient introduites et maintenues sur le long terme. d) Des lignes directrices uniformes pour la méthode et le maintien des délégations de pouvoirs, y compris des délégations temporaires, doivent être établies pour assurer la responsabilité comptable conformément à l article 101.6 des Règles de Gestion financière. En outre, l utilisation du courrier électronique comme moyen de délégation de pouvoirs doit être examinée attentivement compte tenu du risque lié à l accès non autorisé et/ou partagé au courrier électronique. e) Le processus de révision du Manuel doit être réexaminé pour faire en sorte que les utilisateurs puissent suivre convenablement les révisions effectuées. Inventaire Des principes directeurs types doivent être élaborés pour aider les points focaux à vérifier les stocks. Une fois cette vérification accomplie, le point focal concerné doit soumettre un rapport signé à l unité de l Inventaire précisant ses conclusions concernant les acquisitions, les éliminations ou les articles égarés. Gestion des ressources humaines a) Des mesures améliorées doivent être mises en oeuvre pour assurer le respect du Statut et du Règlement du Personnel. En particulier, pour les nouveaux engagements, on veillera à obtenir et à classer tous les documents requis. b) Il convient d envisager la mise en oeuvre d un système de congés et d aménagement du temps de travail, qui pourrait être intégré aux systèmes existants concernant les ressources humaines et les traitements, afin de rationaliser l enregistrement des états de présence et des congés et d améliorer les contrôles dans ce domaine. c) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin 2002. d) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre interviendra à l occasion de l examen de la délégation de pouvoirs qui sera achevée en 2003. e) Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée. Des principes directeurs ont été émis à l intention du personnel concerné. a) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en juillet 2002. b) Recommandation acceptée. Ce problème sera traité dans le cadre du projet de système de gestion mondial (à partir du début 2003). EBAC7/2 Annexe
17 c) Des mesures doivent être prises d urgence pour assurer que les appréciations prévues des services soient effectuées pour tous les membres du personnel. En outre, avant que les augmentations à l intérieur de la classe ne soient accordées, les services du membre du personnel concerné devront avoir été certifiés satisfaisants. d) Des contrôles plus stricts doivent être appliqués pour que tous les contrats à court terme soient établis de manière appropriée et les documents nécessaires obtenus avant l entrée en fonctions ou le jour même de l entrée en fonctions. En outre, il faudra envisager d examiner les règles régissant les contrats à court terme pour prévoir une appréciation des services à la fin du contrat. Planification, exécution et surveillance des programmes a) Des mesures doivent être prises en vue d un meilleur respect des principes directeurs pour la planification opérationnelle. En outre, tous les Groupes doivent appliquer le module des résultats escomptés du système de gestion des activités de façon à bien suivre leurs programmes sur une base continue. b) Chaque unité responsable doit appliquer les procédures nécessaires pour l examen régulier et systématique et l approbation des opérations concernant des engagements rejetés et non liés. c) Des mesures appropriées doivent être appliquées pour déterminer de manière régulière si la répartition en pourcentage du temps de travail effectuée au cours de la planification reflète bien le temps effectivement consacré aux différentes tâches et pour apporter au besoin les ajustements nécessaires. c) Recommandation acceptée ; mise en oeuvre en 2002. d) Recommandation acceptée ; mise en oeuvre en 2002. a) Recommandation acceptée ; mise en oeuvre en juin 2002. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours et se poursuivra de manière permanente. c) Recommandation acceptée. La situation est examinée périodiquement. Note de gestion du 2 juillet 2001 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Afrique en mai-juin 2001 Délégations de pouvoirs Les délégations de pouvoirs dans le cadre de la Région doivent être réexaminées et, le cas échéant, révisées. Il convient de les centraliser pour plus de commodité. Recommandation acceptée et entièrement mise en Annexe EBAC7/2
18 Comptes d avance Une validation du montant payé au moment où la question est traitée dans le bureau de pays doit être envisagée dans le cadre des ajustements et améliorations à apporter au système. Dépenses a) L examen approfondi et en temps voulu des engagements de dépenses, concernant aussi bien le budget ordinaire que les fonds extrabudgétaires, doit continuer à être considéré comme un moyen important de contrôle de la gestion financière. b) L adéquation des dispositions prises en matière de responsabilité concernant les activités des journées nationales de vaccination doit être réexaminée. Il faut, par exemple, s occuper de la présentation des rapports financiers en temps voulu, de la responsabilité concernant l examen des rapports financiers, et de l examen et de l approbation des dépassements de crédits. c) Une personne indépendante doit examiner les données obtenues du système de base de données concernant les traitements du personnel à court terme pour vérifier la validité et l exactitude. En outre, la possibilité de mettre en oeuvre pour les traitements un système particulier pour le personnel à court terme, avec des contrôles nécessaires, doit être envisagée. Subventions pour les dépenses locales a) Des outils de gestion doivent être appliqués pour assurer que le versement des subventions pour les dépenses locales respecte les limites fixées dans le Manuel ou que l approbation du Directeur général est obtenue pour régulariser la situation en cas de dépassement. Recommandation acceptée. L intégration au logiciel informatisé des comptes d avance sera achevée d ici au 30 juin 2003. a) Recommandation acceptée. L examen des engagements intervient sur une base régulière et constante et les rectifications sont rapidement apportées. b) Recommandation acceptée ; devrait être entièrement respectée d ici juin 2003. c) Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en EBAC7/2 Annexe
19 b) L information figurant sur la base de données des subventions pour les dépenses locales doit être rapprochée du système d informations financières pour assurer que toutes les subventions pour les dépenses locales ont été correctement enregistrées. Les avances non réglées doivent être indiquées sur le rapport de situation afin de faciliter l examen de cette question. Achats et fournitures Un rang de priorité élevé doit être accordé à la mise en oeuvre d un système d achat informatisé amélioré. Il faudra envisager attentivement les systèmes d achat déjà utilisés dans les autres bureaux régionaux avant de mettre sur pied un tel système dans le Bureau régional. Ressources humaines a) Les efforts doivent être intensifiés afin de mettre au point un programme de formation stratégique propre à assurer l efficacité du développement et de la formation du personnel. Des mesures intérimaires et d autres options doivent être envisagées, comme l utilisation de l appréciation des services des membres du personnel pour définir les besoins de formation. b) Des recommandations types sur l appréciation des services doivent être établies et appliquées d une manière générale quel que soit le type de contrat d engagement. En outre, l administration doit appliquer des mesures formelles pour qu il soit tenu compte des services accomplis avant de prendre la décision de renouveler un contrat d engagement. b) Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre prévue d ici juin 2003. b) Recommandation acceptée et déjà en cours de mise en oeuvre par le système de gestion et de développement des services du personnel. Annexe EBAC7/2
20 Rapport de gestion du 19 février 2001 concernant un examen de la fonction de vérification intérieure des comptes de l OMS effectué en janvier-février 2001 Recommandations de haut niveau Il faut que soient précisées la nature et l étendue de l assurance demandée, ainsi que les autres services consultatifs possibles que le Directeur général, la Commission de Vérification des Comptes et l administration attendent du Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance. De plus, il faut se donner les moyens de faire en sorte que les structures chargées de la bonne gestion et de la surveillance suivent l évolution des meilleures pratiques adoptées au plan international. Les activités de vérification intérieure des comptes depuis l évaluation des risques au niveau des services au contrôle de la gestion des Départements, en passant par la réalisation d études individuelles, le compte rendu et le suivi doivent être effectuées au minimum conformément aux Normes de l Institut des Auditeurs internes. Simultanément, des efforts doivent être faits pour recenser les meilleures pratiques qui ne sont pas encore incorporées dans les Normes de l Institut et les appliquer. Recommandation acceptée et mise en Les nouvelles Normes de pratiques professionnelles de la vérification intérieure mises au point par l Institut des Auditeurs internes ont été adoptées pour être appliquées dans le cadre du système des Nations Unies par les représentants des services de vérification intérieure des comptes des organisations des Nations Unies et des institutions multilatérales de financement à leur trente-troisième réunion annuelle (New York, 2002). Les dispositifs existants ont été réexaminés et les modifications conformes aux nouvelles Normes ont été apportées. Recommandation acceptée. Les améliorations conformes aux nouvelles Normes de l Institut ont été apportées. Note de gestion du 20 octobre 2000 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Europe en septembre-octobre 2000 Engagements a) La direction régionale et celle du Siège doivent activement rechercher si un échelonnement plus favorable des paiements serait possible concernant les programmes d aide humanitaire financés par la Commission européenne. a) Recommandation acceptée et mise en EBAC7/2 Annexe
21 b) Les engagements ne doivent être effectués que sur les allocations de crédits concernées. c) Il faut envisager les améliorations éventuelles concernant le système des engagements «à l extérieur». Comptes d inventaire Il faut d urgence veiller à la mise en oeuvre d un système efficace d inventaire et à la tenue des comptes d inventaire fiables. Réception des rapports Un système d enregistrement permettant aussi de retracer les rapports reçus doit être mis en place. Système concernant les achats Il faut envisager la possibilité de mettre en place un système informatisé pour les achats et la gestion des stocks en veillant au niveau approprié de ressources humaines. Accords pour l exécution de travaux a) Il faut des principes clairs pour les versements à l avance afin de protéger l Organisation de pertes éventuelles. b) Recommandation acceptée et mise en c) Recommandation acceptée. La Région européenne sert de Région pilote pour éprouver l accès au système d appui à l information administrative et financière du Siège. La mise en oeuvre complète (dans l ensemble des Régions) est prévue d ici le milieu de 2003. Recommandation acceptée. La base de données nécessitera un travail supplémentaire visant à affiner et nettoyer les données et à les rapprocher intégralement des données du système d appui à l information administrative et financière du Bureau régional. La mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. Recommandation acceptée. Il y sera donné suite dans le cadre du système concernant les achats. La mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. devrait être achevée à fin 2003. a) Recommandation acceptée et mise en Annexe EBAC7/2
22 b) Les procédures concernant la présentation de documents à l appui des demandes doivent être réexaminées. Application du système de gestion des activités (AMS) La direction doit s employer activement à veiller à l application effective du système et à en tirer le maximum. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre interviendra lors de la clôture 2002 à la fin de l année. Recommandation acceptée et mise en Vérification informatique du 24 novembre 2000 des contrôles généraux dans le cadre du système d appui à l information administrative et financière, du système de gestion des activités, du système du personnel et du système des voyages, des réunions et de l administration au Bureau régional de l Europe Planification, politiques, procédures et normes a) Une politique de sécurité des technologies de l information doit être mise en place, officiellement approuvée et régulièrement mise à jour de façon à ce que puissent être élaborées de manière formelle les directives qui devront être appliquées par les membres du personnel à l échelle de l Organisation. b) Un plan de secours et un plan de continuité des opérations doit être établis, autorisés et mis à l épreuve. Ils devront être régulièrement testés, actualisés si nécessaire, une copie étant conservée dans un centre de sauvegarde extérieur à l Organisation. c) Un plan stratégique officiel pour les technologies de l information doit être élaboré, approuvé par l administration et actualisé en permanence. d) L OMS doit faire en sorte que des normes et procédures formelles applicables aux technologies de l information soient mises au point, approuvées en bonne et due forme, distribuées dans toute l Organisation et appliquées. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre devrait être achevée en avril 2003. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. c) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre devrait être achevée en juin 2003. d) Recommandation acceptée par le Bureau régional. La mise en oeuvre au niveau local devrait être achevée en juin 2003. EBAC7/2 Annexe
23 Cycle de développement des systèmes a) Une méthodologie formelle de développement des systèmes doit être élaborée pour diriger le processus de développement, acquisition, mise en oeuvre et maintenance des systèmes informatiques et des technologies connexes à l échelle de l Organisation. b) L OMS doit élaborer une politique en bonne et due forme, et notamment des normes et des procédures de contrôle et de gestion du développement des systèmes dans toute l Organisation. Réseaux a) L administration doit envisager d examiner les rapports de contrôle dans l environnement réseau. b) Des dispositifs de rappel doivent être envisagés pour garantir que l accès à distance soit réservé au personnel dûment autorisé. Opérations a) L administration doit envisager d examiner les rapports de surveillance de l exécution dans l environnement serveur. Note : il n est pas accepté qu il n y ait qu une seule méthodologie pour l ensemble de l Organisation en ce qui concerne le cycle de développement des systèmes. a) Recommandation acceptée sur place par le Bureau régional et en partie mise en La mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. b) Recommandation acceptée sur place par le Bureau régional et en partie mise en La mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. b) Recommandation non acceptée et non applicable. L accès au réseau local du Bureau régional à des fins administratives n existe pas. L accès intérieur par réseau commuté est placé derrière le pare-feu. Un réseau privé virtuel et des tunnels de données cryptées sont mis en oeuvre au Bureau régional en vue d un accès spécial, le cas échéant. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. Une méthodologie unique n est pas nécessairement exigée ; il est toutefois estimé que les efforts consentis pour mettre au point des méthodologies pour le cycle de développement des systèmes devraient être coordonnés dans l ensemble de l Organisation. b) Les contrôles seront évalués pendant l examen de suivi. Annexe EBAC7/2
24 b) Les calendriers des travaux doivent être approuvés au niveau administratif compétent et l exécution des travaux doit leur être comparée. Données a) L OMS doit veiller à ce que ce soit la dernière version des logiciels qui soit installée sur tous les systèmes pour assurer la continuité et la disponibilité des applications. b) Des contrôles adéquats, par exemple des totaux de contrôle, doivent être mis en place pour faire en sorte que la copie du système d appui à l information administrative et financière créée par le Bureau régional soit exacte et complète lorsqu elle est envoyée au Siège ; ils doivent également être comparés aux totaux de contrôle du Siège. Organisation Une sauvegarde doit toujours être prévue lorsque les principaux responsables des technologies de l information ne sont pas en mesure de s acquitter des tâches qu ils effectuent habituellement. Applications a) Il faut mettre en place, à l échelle de l Organisation, des procédures qui garantissent que le processus de modification des programmes est administré efficacement et que les modifications sont apportées en temps opportun. b) Des normes et protocoles officiels de test pour les changements de programmes devraient être établis à l échelle de l Organisation. c) L administration doit mettre en place les procédures voulues pour que la documentation nécessaire soit disponible et mise à jour après chaque changement apporté aux systèmes à l échelle de l Organisation. b) Recommandation non acceptée, car elle n est pas considérée comme applicable ou pertinente compte tenu des applications actuelles. a) Recommandation acceptée à laquelle on a déjà en partie donné suite. La mise en oeuvre sera achevée au milieu de 2003. b) Recommandation acceptée et appuyée par le Bureau régional et le Siège. Mise en oeuvre d ici fin 2003. Recommandation acceptée et mise en oeuvre dans la mesure où les ressources disponibles le permettent. Note : les observations ci-dessous ont trait aux seules applications institutionnelles. a) Recommandation acceptée et mise en oeuvre au Bureau régional. Elle sera mise en oeuvre dans l ensemble des bureaux d ici fin 2003. b) Les normes pour les tests seront établies par le Siège en 2003. c) Recommandation acceptée et mise en b) Concernant l établissement des calendriers des travaux, certains aspects apparaissent comme pertinents au niveau du Bureau régional. Cette question sera examinée au cours de l examen de suivi. EBAC7/2 Annexe
25 d) Des procédures doivent être mises en place à l échelle de l Organisation pour faire en sorte que la documentation des programmes soit actualisée après chaque changement de logiciels. e) Des procédures doivent être mises en place à l échelle de l Organisation pour faire en sorte que la documentation destinée aux usagers soit établie et tenue à jour. f) Un mécanisme d assurance de la qualité doit être établi dans le processus de changement de programme. g) Les changements de logiciels doivent être effectués et vérifiés par des responsables pour faire en sorte que seuls les changements autorisés soient opérés. h) Une documentation officielle des changements de logiciels devrait être établie à l échelle de l Organisation. d) Recommandation acceptée et mise en e) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre devrait être achevée à fin 2003. f) Recommandation acceptée et mise en g) Recommandation acceptée et mise en h) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre achevée au niveau régional dans la limite des dotations actuelles en personnel. Annexe EBAC7/2
26 DEUXIEME PARTIE. RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES RELATIVES A L EXERCICE 1998-1999 Recommandations Observations du Secrétariat Observations du Commissaire aux Comptes Vérification informatique de suivi du 13 décembre 1999 sur les contrôles généraux effectués au sein du système d appui à l information administrative et financière à l OMS, Genève La direction doit examiner les politiques et procédures informelles de sécurité pour vérifier si elles sont complètes et les intégrer dans une politique formelle de sécurité. Une politique formelle pour l ensemble du réseau de l OMS doit être mise au point, approuvée et appliquée par la direction pour garantir un bon contrôle du réseau. Il faut déterminer si les connaissances et les compétences nécessaires sont disponibles pour gérer le système en tout temps, sans compromettre la séparation des tâches, de manière à préserver la continuité de l environnement de la technologie de l information. Il faut mettre en place des procédures pour qu un logiciel de protection contre les virus soit installé sur chaque ordinateur personnel et chaque ordinateur portatif. Ce logiciel devrait être mis à jour régulièrement. La direction doit définir et approuver des procédures et des normes pour le contrôle des modifications. Il faut mettre en place des normes et des procédures formelles de plans d essai pour les modifications de programmes. La direction doit établir et approuver des procédures formelles pour les modifications d urgence lesquelles devraient être consignées, examinées et approuvées par la direction. Il faut veiller à l assurance de la qualité dans la démarche de modification des programmes. Il faut rédiger des instructions formelles détaillées pour la suppression de modifications. est en cours et devrait être achevée à fin 2003. est en cours et devrait être achevée à fin 2003. est constamment en cours. Recommandation acceptée et constamment mise en Recommandation acceptée et mise en est en cours et sera achevée à fin 2003. est en cours et sera achevée à fin 2003. Recommandation acceptée et constamment mise en est en cours et sera achevée à fin 2003. EBAC7/2 Annexe
27 Recommandations La direction doit appliquer des procédures pour que la documentation du système soit mise à jour après chaque modification. Il faut appliquer des procédures pour que la documentation des utilisateurs soit rassemblée et mise à jour. Il faut appliquer des procédures pour que la documentation des programmes soit mise à jour après chaque modification de programme. Une personne ou un groupe indépendant de la programmation doit transférer les programmes modifiés de la bibliothèque d essai à la bibliothèque de production. Il faut établir des procédures formelles de contrôle des versions. L accès ou le recours au code source doit être contrôlé. Il faut créer un comité de contrôle des modifications. Les utilisateurs doivent signer des formules de contrôle des modifications. Il faut mettre au point une méthodologie du cycle chronologique pour le développement des systèmes et, après approbation par la direction, la mettre en Les programmeurs ne doivent pas avoir accès aux programmes ou aux données dans l environnement de production. Il faut arrêter définitivement des politiques de sécurité pour le service de contrôle de l accès aux ressources et les systèmes virtuels multiples politiques qui, une fois approuvées par la direction, devront être mises en Observations du Secrétariat Recommandation acceptée et constamment mise en Recommandation acceptée et constamment mise en Recommandation acceptée à laquelle on a déjà en partie donné suite. La mise en oeuvre est constante. Recommandation acceptée à laquelle on donnera suite en partie d ici fin 2003. Pour le reste, il sera procédé à des contrôles compensatoires. sera achevée à fin 2003. Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée à laquelle on donnera suite en partie d ici fin 2003. Pour le reste, la mise en oeuvre sera constante. Recommandation acceptée pour les systèmes institutionnels et à laquelle on donnera suite en partie d ici fin 2003 en raison des contraintes en matière de ressources. sera achevée à fin 2003. Observations du Commissaire aux Comptes Annexe EBAC7/2
28 Recommandations Les responsables de la sécurité des données doivent mettre au point des normes et des procédures pour examiner et suivre les cas d infraction à la sécurité. Le bureau chargé de la sécurité doit régulièrement examiner les registres des systèmes. Diverses recommandations concernent l accès logique et les paramètres d attributs pour le service de contrôle de l accès aux ressources. Diverses recommandations concernent les paramètres de sécurité et les contrôles de l accès logique sur le serveur pour le système d exploitation informatique. Des normes et des procédures pour la sécurité matérielle doivent être documentées et appliquées par la direction. Il faut mettre en place des mesures de contrôle de la sécurité matérielle. Il faut établir, documenter et expérimenter régulièrement un plan de secours formellement approuvé. Observations du Secrétariat sera achevée à fin 2003. Recommandations acceptées. La mise en oeuvre qui est en cours sera achevée d ici fin 2003. qui est en cours sera achevée d ici fin 2003. qui est en cours sera achevée d ici mi-2003. Recommandation acceptée. Un plan de secours pour les technologies de l information et de la communication sera appliqué avant la fin de 2003. Note de gestion du 7 mars 2000 sur les résultats de la vérification finale des comptes pour l exercice 1998-1999 faite au Siège Opérations budgétaires, financières et connexes Il faut revoir la politique consistant à établir une provision couvrant intégralement les retards dans le versement des contributions. Politique en matière de gestion de l environnement Il faudrait d une façon générale définir une politique pour l OMS en matière de gestion de l environnement Recommandation acceptée et mise en oeuvre dans le rapport financier 2000-2001. Recommandation acceptée. Une politique mondiale a été élaborée et sera mise en oeuvre d ici fin 2003. Observations du Commissaire aux Comptes Bien que la recommandation soit acceptée et qu on soit en train d y donner suite, il faut malheureusement relever que le calendrier de mise en oeuvre a été révisé de fin 2002 à fin 2003. EBAC7/2 Annexe
= = = 29 Recommandations Observations du Secrétariat Rapport de gestion du 3 mars 2000 concernant la vérification effectuée sur la gestion de la trésorerie au Siège Mesures concernant la gestion des risques Il faut procéder à des analyses de sensibilité. Gestion des ressources humaines Il faut résoudre le problème de la séparation insuffisante des tâches. est en cours et devrait être achevée d ici juin 2003. est en cours et devrait être achevée d ici fin 2003. Observations du Commissaire aux Comptes Annexe EBAC7/2