ETUDE DE CAS : LA PLATE-FORME OPEN SOURCE CLAROLINE POUR UNE FORMATION AU LOGICIEL MICROSOFT EXCEL

DESS IPM 2003-2004 Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" Céline BUR Sophie MAITREJEAN Jennifer POULLIER Nicoleta URZICEANU ETUDE DE CAS : LA PLATE-FORME OPEN SOURCE CLAROLINE POUR UNE FORMATION AU LOGICIEL MICROSOFT EXCEL Sous la direction de Claude VIEVILLE

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" SOMMAIRE ETUDE DE CAS :...1 LA PLATE-FORME OPEN SOURCE CLAROLINE... 1 POUR UNE FORMATION AU LOGICIEL MICROSOFT EXCEL...1 SOMMAIRE...2 I.INTRODUCTION...1 II.LA PLATE-FORME CLAROLINE...2 A.Présentation... 2 1.Philosophie...2 2.Technologie / Utilisabilité...2 B.Les différents profils utilisateurs dans Claroline...2 1.Le mode étudiant...3 2.Les modes auteur et tuteur... 4 3.Le mode administrateur...6 C.La gestion des cours dans Claroline... 8 D.La gestion des apprenants dans Claroline... 12 1.Les parcours de formation...12 a.la création des parcours...12 b.la répartition des étudiants dans les groupes de niveaux... 12 c.l évaluation des étudiants...15 2.Le tutorat... 17 a.le tracking des apprenants... 17 d.la gestion du temps... 18 e.le travail collaboratif... 20 III.CLAROLINE ET L'EVOLUTION DU BESOIN DU CLIENT...21 A.Mise en place de la formation pour 30 personnes...21 B.Mise en place de la formation pour 2000 personnes... 22 1.Inscription des apprenants...22 2.Groupes de niveaux...22 3.Administration... 22 4.Moyens humains... 23 IV.CONCLUSION...24

I. INTRODUCTION Une Université lilloise (Université de Lille 3) souhaite proposer à ses personnels enseignants et administratifs (environ 2000 personnes) une formation gratuite et à distance aux Technologies de l'information et de la Communication (TIC). Elle a choisi d'expérimenter cette année la mise en place de cette FOAD (Formation Ouverte et A Distance) en lançant un module d'autoformation à Microsoft EXCEL. Elle vise un public de 30 personnes, à l'aide d'une plate-forme de e-learning. Pour ce faire, l'université a sélectionné des ressources existantes sur Internet, à savoir cinq sites proposant des cours et des exercices de différents niveaux : débutant, initié ou perfectionnement pour PC ou Mac. L'objectif de cette étude est d'analyser les fonctionnalités que peut offrir une plateforme de FOAD pour intégrer au mieux ces ressources et développer la formation des personnels enseignants et administratifs. Dans le cadre de cette étude de cas, nous avons choisi d'analyser la plate-forme open source CLAROLINE. Figure 1 : L'interface d'accueil de Claroline - 1 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" II. LA PLATE-FORME CLAROLINE A.Présentation 1. Philosophie La plate-forme Claroline est un logiciel open source de campus virtuel qui, comme toute plate-forme de e-learning permet de gérer des cours par Internet. Cette plate-forme semble donner la priorité au scénario d'apprentissage. Elle n'est donc qu'un support aux choix opérés par les enseignants en fonction des exigences de leur cours et de leur public. L'objectif est d'utiliser cette plate-forme comme un fédérateur de documents déjà existants (.pdf,.doc,.xls ) et non de créer ses propres cours à l'aide de la plate-forme. Cela permet à n'importe quel professeur de créer rapidement un site de cours sans avoir à apprendre l'html. A noter que Claroline a déjà été traduite en 20 langues et bénéficie d'une vaste communauté de traducteurs, débogueurs, développeurs etc. 2. Technologie / Utilisabilité Claroline est basée sur l'utilisation d'une technologie open source c'est-à-dire gratuite puisqu'elle utilise PHP (serveur), MySQL (bases de données) et HTML (navigateur). Cependant, bien qu'elle prône son intérêt sur sa simplicité de mise en œuvre et son accessibilité à tous, nous avons rencontré de sérieux problèmes pour l'installer sur les ordinateurs de la Faculté de Lille 1. En effet, si le site de Claroline propose "un kit complet" des outils nécessaires à télécharger, à savoir Claroline1_4_2.zip et easyphp1_7.zip, il apparaît en réalité que ces deux outils ne sont pas compatibles!!! Après plusieurs échecs d'installation, il s'est avéré qu'il nous fallait utiliser la version 1.6 de easyphp, et non 1.7!!! Ensuite, des extensions, non fonctionnelles par défaut dans easyphp, étaient manquantes et obligatoires pour l'utilisation de Claroline! Il nous a donc fallu cocher l'extension zlib de easyphp et recommencer une fois de plus l'installation. Ce n'est qu'après une multitude d'essais infructueux que nous avons enfin réussi à installer cette plate-forme. Il convient donc dans le choix d'une plate-forme de bien peser l'argument de simplicité qui n'est pas toujours véritable. En effet, malgré la prétendue forte communauté d'utilisateurs, aucun des conseils proposés sur le site n'a pu nous aider. Donc attention, simplicité d'utilisation ne signifie pas simplicité d'installation! B.Les différents profils utilisateurs dans Claroline Il est généralement possible de distinguer 4 rôles au sein d'une plate-forme : administrateur, auteur, tuteur et étudiant. Nous avons résumé ci-après la représentation de ces 4 modes dans Claroline. A noter que lorsque nous utilisons le terme de professeur, celui-ci regroupe les modes auteur et administrateur qui peuvent tous deux créer des cours. - 2 -

1. Le mode étudiant Le mode étudiant est celui dont les possibilités d'intervention au sein de la plate-forme sont les plus réduites. Il est en effet un utilisateur de cours. Ces derniers sont créés et gérés par d'autres personnes ayant des droits d'accès à l'outil plus élevé que les siens (tuteur, auteur et administrateur). Figure 2 : La liste des cours d'un étudiant Un même étudiant peut être inscrit à plusieurs cours distincts dans la plate-forme. Il dispose alors d'une liste de cours spécifiques auxquels il peut accéder après s'être identifié (login et mot de passe). Pour compléter sa liste de cours, deux possibilités lui sont alors offertes dans Claroline : Il peut s'inscrire à un cours dit en accès libre c'est-à-dire que le professeur qui l'a créé a autorisé sa consultation par n'importe quelle personne accédant à la plate-forme, qu'elle dispose d'un identifiant ou non (dans ce cas, cet utilisateur n'aura pas accès aux forum de discussion notamment). Il peut s'inscrire aux cours qui lui sont réservés de par son statut d'apprenant dans une formation particulière. Son professeur peut d'ailleurs l'inscrire automatiquement à un ou plusieurs cours sans que l'étudiant n'ait de démarche spécifique à effectuer. Figure 3 : Les outils disponibles pour un étudiant dans un cours - 3 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" Les possibilités d inscription aux cours pour les apprenants sont facilement identifiables, celui-ci ne devrait a priori pas rencontrer de problèmes. L'interface de Claroline est simple et sobre et ils pourront se l'approprier rapidement. Cependant, cette simplicité d utilisation ne se retrouve pas pour tous les modes. Nous verrons plus tard que le mode administrateur pose des problèmes importants dans la gestion de la plate-forme. 2. Les modes auteur et tuteur Un auteur est un expert du contenu qui place ses cours dans Claroline. Il est chargé de fournir le support de la formation des étudiants. Figure 4 Inscription d'un auteur dans Claroline Figure 5 : Création d'un cours par un professeur - 4 -

Comme mentionné précédemment, l'auteur peut choisir de laisser son cours en accès libre à tous ou de le réserver à la formation de certains apprenants. Dans ce cas, il pourra permettre l'auto-inscription de ces derniers à son cours ou les inscrira lui-même, en les plaçant dans des groupes spécifiques. La gestion des étudiants d'un cours spécifique incombe alors à un tuteur. Ce tuteur peut être l'auteur du cours lui-même ou une autre personne. Cependant, Claroline n'offre pas un mode tuteur spécifique, avec des fonctionnalités restreintes par rapport à un auteur. Un tuteur aura donc ici exactement les mêmes droits qu'un auteur vis-à-vis de l'outil. Aussi, il serait préférable dans le cadre de cette formation à EXCEL, que l'auteur soit simultanément le tuteur puisque les contenus de cours sont déjà existants. Claroline s'avère être un outil simple d'utilisation et permettra à notre client de très facilement créer ses propres sites de cours, sans aucun besoin de formation. Il aura donc besoin de définir dès le départ si un auteur gère ou non les étudiants et dans ce dernier cas, devra définir les tuteurs qui s'en chargeront. Figure 6 : Liste des outils disponibles pour un professeur dans un cours Points faibles relatifs au paramétrage initial de Claroline et au mode auteur - Un visiteur anonyme a accès à la liste de tous les utilisateurs du cours (avec leur e- mail), gare aux spammers! - L auto-inscription autorise n importe quel visiteur à se créer un cours. Ceci pose donc des problèmes de sécurité importants. Le seul moyen d interdire la création de cours sauvages est d interdire «l auto-inscription» et ce paramètre n est accessible que lors de l installation (rôle de l'administrateur). L'intégrité de la base de données peut donc être remise en question. - La possibilité d autoriser ou non les enseignants à créer eux mêmes des comptes utilisateurs doit être envisagée afin d'éviter les doublons dans les inscriptions si les professeurs ne se consultent pas entre eux. - 5 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" 3. Le mode administrateur L administrateur possède les droits d'accès les plus élevés à la plate forme. Il peut gérer les utilisateurs, créer ou supprimer des cours etc. Puisqu'il est d office considéré comme auteur dans les cours auxquels il s inscrit, un administrateur ne peut être étudiant. Il peut en revanche être auteur et tuteur lorsqu'il créé des cours, mais dispose de fonctionnalités supplémentaires. Outil STATISTIQUES L'administrateur a en effet accès à l'outil STATISTIQUES qui lui donne de nombreuses informations qui peuvent être utiles pour notre client : Sur l usage de la plate-forme : nombre de cours, d utilisateurs ; Sur le trafic : nombre d accès à Claroline, nombre d accès à chaque cours. L outil statistique n est pas complet et certaines informations importantes pour le tuteur sont absentes. En effet, cet outil donne des informations sur le trafic de la plate-forme c est-à-dire, le nombre d utilisateurs connectés, le nombre de personnes ayant visité tel ou tel outil. Ces aspects ne sont pas très importants pour le tuteur qui cherche avant tout à connaître les manques pédagogiques des apprenants. Outil GESTION DU CAMPUS Il a également accès à l'outil GESTION DU CAMPUS qui lui permet de paramétrer les fonctionnalités de gestion des cours et des utilisateurs grâce à l'utilisation des bases de données MySQL. - 6 -

Figure 7 : Fonctionnalités disponibles pour l'administrateur dans Claroline De manière générale, l organisation des commandes du mode administrateur dans Claroline est loin d être optimale : certains intitulés portent à confusion, comme par exemple : «Lister les utilisateurs» et «Explorer la liste des utilisateurs». Par ailleurs, Claroline fonctionne sur la base des technologies standards PHP/MySQL : il s agit d une application construite autour de bases de données qui sont interrogées via une série de requêtes. L administrateur a alors accès à un utilitaire PHPMyAdmin (PMA) permettant d éditer directement les bases de données, hors de Claroline. L administrateur est donc obligé de passer par PMA ce qui pose un certain nombre de problèmes, les écrans étant largement parasités par de nombreux éléments inutiles par rapport à la tâche à effectuer. Figure 8 : La liste des utilisateurs inscrits dans Claroline - 7 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" Figure 9 : La liste des cours créés dans Claroline Ainsi, le niveau de compétences techniques exigé de l administrateur est plus élevé que nécessaire : une maîtrise de PMA devient indispensable pour administrer Claroline. Les bases de données utilisent des codes (numériques par exemple) dont l utilisateur doit deviner la signification. Par exemple que veut dire pour un utilisateur STATUT=1? De ce fait, même un utilisateur chevronné et disposant de la documentation requise peut introduire des données erronées dans la base, ou, pire encore, l endommager en supprimant par inadvertance des informations critiques. Pour conclure, il semblerait que le mode administrateur soit à revoir dans son ensemble dans Claroline. Aussi, notre client devra prévoir un administrateur particulièrement compétent (maîtrise de PHP, MySQL) pour la mise en place de cette formation à Microsoft EXCEL. C.La gestion des cours dans Claroline L'étude des fonctionnalités de Claroline se révèle être une tâche longue et dense puisque cette plate-forme propose de très nombreux outils. Plutôt que de décrire l ensemble des caractéristiques de chaque outil de manière détaillée, nous avons préféré faire une synthèse adaptée à notre étude de cas, en ne conservant que les éléments potentiellement utiles à notre client, pour la mise en place de la formation au logiciel EXCEL. Pour plus d informations sur ces outils, il pourra consulter les manuels «professeur» et «étudiant» disponibles sur le site de Claroline (http://www.claroline.net /documentation.php). L'objectif n'étant pas de modifier les ressources existantes pour les inclure dans la plate-forme, mais d'analyser les fonctionnalités de celle-ci, nous avons souhaité nous concentrer uniquement sur l'intégration d'un seul site parmi les 4 proposés pour PC, le site d'exercices http://www.admexcel.com/sommaire.htm. - 8 -

Comme mentionné précédemment, Claroline permet aux professeurs de mettre très facilement leurs cours en ligne. Pour ce faire, ils disposent de la fonctionnalité «Créer un site de cours» très facile à manier. Plusieurs champs doivent être remplis : l intitulé du cours, le titulaire et la langue de l interface. L outil «Propriétés du cours» permet de modifier ces paramètres et de fixer les modalités d accès au cours (autoriser ou non les "auditeurs libres" et autoriser ou non les "auto-inscriptions" au cours). Figure 10 : Les propriétés d'un cours dans Claroline De nombreux autres outils permettent alors au professeur de personnaliser son cours. Outil DESCRIPTION DU COURS Cet outil permet au professeur de proposer aux étudiants le modèle pédagogique qu'il souhaite utiliser dans son cours grâce à une description de sa méthode et des outils qu'il compte employer. Un professeur pourra donc utiliser cette rubrique pour expliquer sa démarche aux élèves (combien d'exercices par semaine il souhaite leur donner, sous quelle forme se feront les apports de cours ) et ce, pour chaque niveau de cours EXCEL. - 9 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" Figure 11 : L'outil DESCRIPTION DU COURS Outil DOCUMENTS Cette fonctionnalité permet au professeur d utiliser un support de cours déjà existant et de l intégrer sur la plateforme Claroline ; il peut à travers cet outil publier des documents dans tous les formats (Word, PDF, HTML, Vidéo ). Les fichiers mis à disposition des étudiants peuvent être accompagnés d une description succincte. Le professeur peut rendre visible / invisible aux étudiants les différents dossiers. La navigation à travers les dossiers se fait alors comme dans n'importe quel gestionnaire graphique de fichiers. En cliquant sur le nom du fichier, celui-ci s'ouvre automatiquement dans l'application concernée. De plus, les étudiants auront aussi la possibilité de télécharger le fichier sur leur poste. Cet outil est particulièrement intéressant pour notre étude car il permettra d intégrer facilement les cours déjà disponibles sur l apprentissage du logiciel Excel (fichiers sous format HTML déjà sélectionnés). Pour les étudiants inscrits dans un groupe, cette fonctionnalité peut s avérer également intéressante : ils peuvent envoyer vers le serveur différents documents, qui ne seront accessibles qu aux membres du groupe. L accès à l outil DOCUMENTS des GROUPES s effectue depuis l espace de groupe. - 10 -

Figure 12 : L'outil DOCUMENTS Outil LIENS Cette fonctionnalité sert à mettre à disposition des étudiants une liste de liens utiles pour la formation. Dans le cas de notre étude de cas ceci peut représenter une aide réelle car on peut envisager deux types de cas : soit utiliser la liste de liens pour envoyer l étudiant vers un cours sur l apprentissage du logiciel Excel (cours qui serait difficilement intégrable dans Claroline), soit utiliser cette liste pour un complément d information concernant le cours (sites expliquant différentes fonctions dans Excel par exemple). Figure 13 : L'outil LIENS Outil AJOUTER UN LIEN SUR LA PAGE D ACCUEIL Cet outil permet au professeur d'ajouter sur la page d'accueil de son cours un lien vers un site Web ou d'intégrer totalement une page qu'il aura créée. Ceci lui permet d'ajouter de nouvelles rubriques en fonction des modalités pédagogiques de son cours. - 11 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" Figure 14 : L'outil AJOUT D'UN LIEN SUR LA PAGE D'ACCUEIL D.La gestion des apprenants dans Claroline 1. Les parcours de formation a. La création des parcours La plate-forme Claroline ne permet pas aux professeurs de gérer des parcours personnalisés en fonction de la progression dans le temps de chaque étudiant. Cependant, elle propose quelques outils qui permettent de pallier quelque peu cette lacune. Une certaine gestion des parcours peut en effet être réalisée par la création de cours. Il s'agit en effet de créer autant de cours que de parcours, c est à dire trois dans le cadre de la demande de formation au logiciel Microsoft EXCEL : débutant, initié et perfectionnement. Plutôt que de parcours personnalisés, nous parlerons alors de groupes de niveaux. b. La répartition des étudiants dans les groupes de niveaux Dans le cas présent, notre client souhaite soumettre aux 30 personnes auxquelles s adresse cette formation, un QCM initial d'évaluation. En fonction de leurs résultats et de leurs souhaits, les apprenants pourraient alors être orientés vers l un des trois groupes de niveaux. Dans l hypothèse où le contenu du questionnaire d évaluation existe, Claroline offre un outil qui pourrait être particulièrement adapté pour la création du QCM : l'outil EXERCICE. - 12 -

Outil EXERCICE Cet outil permet de créer facilement et rapidement des exercices pour aider les élèves dans leurs révisions ou les évaluer. C'est pourquoi il pourrait être particulièrement utile pour créer le test d'évaluation initial qui permettrait de répartir les étudiants dans les différents groupes de niveaux (EXCEL débutant, intermédiaire, confirmé). Il existe quatre types d'exercices : les questions à choix multiples avec une seule bonne réponse (QCM), les questions à choix multiples avec plusieurs bonnes réponses (QRM), les appariements et les remplissages de blancs. Figure 15 : La création d'une question dans la banque de questions Figure 16 : Exemple de la création d'une question de type appariement - 13 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" Figure 17 : Exemple de score obtenu à un exercice L'outil EXERCICE est basé sur l utilisation d une banque de questions. Grâce à elle, toute question créée dans Claroline, quel que soit son type, peut être réutilisée à volonté dans n importe quel exercice. Claroline peut concevoir un test pour un professeur en tirant aléatoirement le nombre de questions souhaitées dans la banque de questions. Quand on supprime une question d un exercice, elle ne l est pas pour autant de la banque de questions, de sorte que l on puisse la réutiliser ultérieurement. Figure 18 : La banque de questions dans Claroline - 14 -

Outil GROUPE Cet outil permet aux professeurs, ainsi qu à l administrateur, de créer des groupes dans un cours. Il pourrait être utilisé par notre client afin d affiner les parcours et de mieux gérer l ensemble des apprenants. Ceci est particulièrement nécessaire si le nombre d apprenants vient à augmenter. Par exemple, dans le cours débutant, il serait alors possible d avoir plusieurs groupes (débutant niveau 0, niveau 1, niveau 2). On peut aussi imaginer de créer ces groupes en fonction des postes des apprenants (comptables, secrétaires, enseignants ). Dans le cadre d une extension de la formation, notre client pourrait affecter des tuteurs à chaque groupe et utiliser les outils de communication qui leur sont associés. Ceci permettrait de personnaliser davantage l offre de formation et d en améliorer la qualité. Figure 19 : L'outil GROUPE c. L évaluation des étudiants A la fin de leur formation, les étudiants devront être évalués afin qu'ils puissent recevoir une attestation de formation. Claroline propose un outil permettant de regrouper l'ensemble des productions réalisées par les étudiants qui serviront à leur évaluation : l'outil TRAVAUX. - 15 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" Outil TRAVAUX Cet outil est réservé à la publication des travaux des étudiants. Les travaux sont accessibles à tous les autres étudiants et au professeur. Cette rubrique est donc particulièrement utile dans le cadre d'un travail collaboratif entre plusieurs étudiants qui peuvent communiquer par ce biais. Ils pourront donc communiquer sur les exercices qui leur posent problème en s'envoyant des éléments de réponse. Par ailleurs, si le tuteur d'un groupe souhaite évaluer la progression des étudiants et ainsi maintenir leur motivation dans le temps, il pourra utiliser cet outil pour leur demander d'envoyer leur réponse à un exercice donné. Les utilisateurs peuvent consulter toute la liste des travaux. Le professeur peut cependant cacher ou rendre public un ou plusieurs travaux, ce qui lui permet de garder le contrôle sur l'intégrité des documents publiés dans la plate-forme. Le majeur problème posé par cet outil est que les travaux publiés ne sont pas directement liés à un compte-utilisateur. En réalité, le professeur ne peut savoir qui a réellement envoyé un document ; des envois anonymes et des usurpations d identité sont alors fortement probables. Le professeur ne pourra donc savoir qui a renvoyé à temps son travail et qui ne l'a pas encore fait, à moins de consulter la liste des statistiques par personne ce qui est particulièrement fastidieux. De plus, la date de dépôt d'un travail n'apparaît pas. Figure 20 : L'outil TRAVAUX Pour améliorer cette fonctionnalité, les développeurs de Claroline pourraient envisager la création de casiers personnels et protégés, liés au login de l utilisateur connecté. Néanmoins, même si l outil TRAVAUX apparaît peu adapté dans le cadre des évaluations, il constitue un bon outil de travail collaboratif. - 16 -

2. Le tutorat Les ressources ayant déjà été créées puisque sélectionnées sur Internet, personne ne sera chargé de créer les sites de cours pour la formation. Cependant, pour que cette FOAD fonctionne et soit un succès aussi bien pour l'université que pour les apprenants, la mise en place d'un système de tutorat est indispensable. Comme mentionné précédemment, le tuteur aura les mêmes droits d'accès qu'un auteur (expert du contenu). a. Le tracking des apprenants La première tâche du tuteur sera de répartir les apprenants en fonction de leur résultat au test initial d'évaluation dans les différents groupes de niveaux. Pour cela, il dispose de l'outil STATISTIQUE qui lui permet le tracking des apprenants. Outil SUIVI inclus dans l'outil UTILISATEURS Cet outil permet au professeur d'accéder aux statistiques des étudiants de son cours. Il n'est pas disponible pour les élèves. Notre client pourra de ce fait connaître facilement la fréquentation de son cours par les personnels enseignants et administratifs. Cependant, pour connaître par exemple le taux de réussite d un utilisateur à un exercice, il doit consulter l'outil SUIVI affecté à chaque apprenant. Il ne peut disposer d'un tableau récapitulatif. - 17 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" Figure 21 : L'outil SUIVI inclus dans l'outil UTILISATEUR d. La gestion du temps La formation au logiciel Microsoft EXCEL est prévue sur 2 mois. Selon le contrat, l apprenant devra envoyer un mail au tuteur précisant l état d avancement de son parcours une fois par semaine. Tuteur et étudiants pourront utiliser l'outil AGENDA tout au long de leur formation. Outil AGENDA Si Claroline propose un outil Agenda, celui-ci n'est pas vraiment exploitable. Il propose simplement une liste d'évènements qui se succèdent dans le temps. Aussi, dans le cadre de cette étude de cas, chaque personne ne pourra bénéficier d'un emploi du temps adapté à sa fonction. La gestion de parcours pédagogiques personnalisés dans le temps sera très réduite. Notre client devra se contenter d'utiliser cet outil pour rappeler des dates éventuelles de regroupement en présentiel ou de rendu de travaux mais ne pourra s'en servir comme d'un gestionnaire de parcours. - 18 -

Outil ANNONCE Figure 22 : L'outil AGENDA Il s agit d un outil permettant au professeur de diffuser simplement des informations de toutes sortes aux étudiants. Il peut par exemple s agir d un séminaire susceptible de les intéresser ou d'un changement de salle de cours. L'avantage est que tous les étudiants peuvent recevoir les annonces par mail. De ce fait, notre client pourra utiliser cette fonctionnalité pour apporter des précisions sur certains exercices aux étudiants d'un groupe par exemple. De plus, l outil Annonce pourrait servir d outil de communication pour l université (modalités d organisation des formations, dates des formations futures à déployer etc.). Figure 23 : L'outil ANNONCES - 19 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" e. Le travail collaboratif Claroline propose plusieurs outils permettant aux étudiants de travailler ensemble et de discuter avec leur tuteur ou entre eux tout au long de leur formation. Outil DISCUTER Claroline offre un outil de communication synchrone : le chat. Le professeur pourra donc répondre très facilement aux questions posées par les étudiants, les étudiants pourront par ailleurs communiquer entre eux sur leurs éventuels problèmes. Outil FORUM Figure 24 : L'outil DISCUTER Les forums de discussion représentent la partie collaborative et interactive du cours. Cet espace public de discussion peut être divisé en thèmes (catégories), et sous-thèmes (forums). Il peut être organisé pour l ensemble des apprenants (forum général, pour toute la formation) ou par groupes de travail. Ceci peut se révéler particulièrement intéressant pour notre étude car cela permettrait aux personnes à former de partager leurs opinions et discuter de leurs difficultés. Figure 25 : L'outil FORUM - 20 -

III.CLAROLINE ET L'EVOLUTION DU BESOIN DU CLIENT A.Mise en place de la formation pour 30 personnes L installation de la plate-forme Claroline peut être prise en charge par le Service Informatique de l Université de Lille 3. Même si l installation de cette plate-forme n'exige pas de connaissances informatiques avancées, ce service pourrait en effet assurer une meilleure gestion de l installation ainsi que la prévention d éventuels problèmes. Nous recommandons également qu une personne du Service Informatique prenne en charge l administration de Claroline. En effet, pour le profil administrateur, la maîtrise des bases de données MySQL et du langage de programmation PHP s avère être obligatoire. Ensuite, l administrateur devrait envoyer un courrier aux trente personnes concernées, expliquant les raisons de mise en place du projet, les objectifs et le déroulement de la phase pilote. Il pourra également leur demander de réaliser le QCM d'évaluation créé dans la plateforme et en accès libre, afin de pouvoir les répartir dans les différents cours (débutant, initié et perfectionnement). En fonction du nombre de participants pour chaque cours, des groupes peuvent également être créés (sur le critère alphabétique, par métier ou par service) afin de permettre une meilleure gestion des utilisateurs. L administrateur procédera ensuite à l inscription des utilisateurs. Il leur attribuera des logins et des mots de passe et les inscrira au parcours (et éventuellement groupe) correspondant. Ensuite, il se chargera de l envoi d un mail comportant : le login et le mot de passe pour chacun ; une description du fonctionnement de Claroline ; une description du déroulement de la formation (phase pilote). Les apprenants pourront accéder à la plate-forme de leur lieu de travail ou de leur domicile (en fonction de chaque cas, des accords peuvent être passés pour se former sur le temps de travail). Chaque semaine ils devront faire un compte-rendu de l avancement de leur apprentissage au tuteur. Le FORUM et le mail serviront d outils de communication avec le tuteur et les autres apprenants. Nous recommandons que la personne chargée du tutorat s inscrive sur la plate-forme en tant qu auteur de cours pour pouvoir mieux suivre les apprenants et avoir accès à toutes les fonctionnalités de Claroline. Celui-ci (éventuellement en collaboration avec un professeur d informatique) pourra concevoir un sujet d évaluation finale pour chaque parcours (sous la forme d un fichier Word par exemple). Le document donnerait les consignes de réalisation du travail (cas pratique à réaliser sur EXCEL) ou présenterait les questions théoriques auxquelles les apprenants devront répondre. Le travail produit par les utilisateurs pour l évaluation (soit un document Excel, soit un document Word) sera envoyé directement au tuteur. Ceux qui ont terminé l'exercice peuvent l envoyer à tout moment au tuteur ; pour les autres un délai d une semaine sera accordé à la fin des deux mois de formation. - 21 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" B.Mise en place de la formation pour 2000 personnes Dans la prévision d une extension de la formation aux 2000 personnes visées, quelques changements d organisation seront à prendre en compte et la gestion de la plateforme devra être modifiée dans ce sens. 1. Inscription des apprenants Pour la formation de 30 personnes, l'inscription prévue par le tuteur dans les différents groupes de niveaux ne pose pas de problème particulier. Cependant, dans le cadre de l'extension de la formation à un public de 2000 personnes, cette procédure représenterait une forte contrainte (temps, coût). Puisque la répartition automatique des apprenants en fonction des résultats de leur test initial d'évaluation n'est pas possible, il faudra envisager d'autoriser l'auto-inscription des étudiants. Ceci pose des problèmes de sécurité évidents difficiles à gérer dans Claroline. Certaines recommandations sont d ailleurs données aux professeurs lorsqu'ils créent un cours : «Par défaut, votre cours n'est accessible qu'à vous qui en êtes le seul utilisateur. Si vous souhaitez un minimum de confidentialité, le plus simple est d'ouvrir l'inscription pendant une semaine, de demander aux étudiants de s'inscrire eux-mêmes puis de fermer l'inscription et de vérifier dans la liste des utilisateurs les intrus éventuels». Le QCM d évaluation que chaque apprenant devra compléter afin de déterminer son niveau initial pourra toujours être créé dans Claroline à l'aide de l'outil EXERCICE. Il apparaîtrait dans la plate-forme comme un cours unique, ne proposant que cet outil. Les résultats de ce QCM pourraient être consultés par l administrateur et les auteurs des cours qui pourraient alors vérifier que chaque apprenant s'est auto-inscrit dans le bon parcours. 2. Groupes de niveaux Dans le cadre de l extension de la formation (2000 utilisateurs), les 3 niveaux de cours pourraient être maintenus, il s agirait toujours des trois parcours principaux proposés. Cependant étant donné le nombre important d apprenants, la création de groupes à l intérieur de chaque cours permettrait une meilleure gestion des utilisateurs. Mais il faut savoir que ces groupes auraient toujours le même AGENDA et les mêmes EXERCICES en commun. Seul un FORUM et un espace DOCUMENT leur seraient propres. Claroline s'avère donc limitée quand à la création de ces groupes et de ce fait, à la personnalisation des parcours dans le cadre d'un grand nombre d'apprenants. Un palliatif serait de créer de très nombreux sites de cours avec des niveaux distincts. 3. Administration La gestion des cours, surtout sur une grande échelle, demande un minimum de procédures standardisées et sur ce point la conception de Claroline est à revoir. Par exemple, il est délicat de laisser des auteurs créer des comptes étudiants sans qu ils aient une concertation avec les enseignants voisins. En réalité, l'administration des bases de données pour 30 personnes s'avère relativement simple. Cependant, avec une extension de la formation à 2000 personnes, celle-ci posera de nombreux problèmes. On pourrait imaginer copier les bases de données déjà existantes à la scolarité, mais l attribution des cours à chacun serait fastidieuse. Reste alors la possibilité d ouvrir des sessions d'auto-inscription de durée limitée dans les différents cours comme mentionné précédemment. - 22 -

4. Moyens humains Nous conseillons tout d'abord de créer un poste d'administrateur qui aurait en charge principalement la gestion des participants et qui pourrait répondre à tout problème technique. Il serait également pertinent d attribuer la création des trois parcours (débutant, intermédiaire et expert) à trois professeurs différents. Tout dépend en fait des contenus et parcours à mettre en place. Si les contenus sont toujours des ressources existantes sur Internet et que le professeur se contente de les intégrer dans un parcours cohérent, sans doute pourra-t-il gérer seul les trois niveaux. En revanche, l intégration des contenus dans des parcours construits, avec des groupes constituant éventuellement des sous-niveaux, et la création d'exercices dans la plate-forme, seraient autrement plus difficiles. Trois professeurs seraient alors indispensables. L Université envisage à terme la sous-traitance du tutorat. Or le nombre d apprenants nécessite un encadrement conséquent. Cependant, un même tuteur pourrait être assigné à plusieurs groupes. En effet, les 2000 apprenants ne se formeront pas tous simultanément et un même tuteur pourrait gérer une centaine de personnes à la fois (soit environ 3 à 4 groupes de 30 personnes). Ceci permettrait de diminuer considérablement le coût du tutorat. Tuteurs et enseignants devront travailler en étroite collaboration, le tuteur devant bien connaître le parcours défini par l'auteur et les différentes ressources mises à la disposition des apprenants. Il devra également être capable de prendre en charge la correction des exercices et de répondre à certains problèmes. La correction de l évaluation finale sera plutôt destinée à l'auteur du cours. - 23 -

Etude de cas : "Réseaux et Services pour le e-learning" IV.CONCLUSION Claroline s'avère plutôt mal conçue en ce qui concerne les fonctionnalités proposées aux administrateurs. Aussi, si l'on envisage l'extension de la formation au logiciel Microsoft EXCEL à 2000 personnes, son utilisation poserait de nombreux problèmes de sécurité. Sans compter qu'elle ne permet pas, à partir d'un grand nombre d'apprenants, une personnalisation fine des parcours d'apprentissage. Elle propose simplement des outils juxtaposés (Agenda, Annonces, Groupes ) qui apparaissent difficilement exploitables dans ce cas. Claroline se révèle être en réalité un «fédérateur de contenus». Beaucoup d outils ne sont pas exploitables seuls et doivent être imbriqués avec d autres fonctionnalités pour aboutir à des outils complets que d autres plate-formes pourraient éventuellement proposer directement. Cependant, elle a l'avantage d'être gratuite. Claroline est donc une plate-forme de e-learning proposant des fonctionnalités simples et rapidement compréhensibles par un novice en ce qui concerne les modes étudiants et auteur / tuteur. Dans le cadre de la mise en place de la formation au logiciel Microsoft EXCEL pour 30 personnes, elle semble être une bonne solution (sobriété, nombreux outils ). De ce fait, si cette plate-forme apparaît peu adaptée pour une formation de 2000 personnes simultanément, il ne faut pas pour autant la rejeter. En effet, l'université de Lille 3 pourrait parfaitement l'utiliser pour gérer des sessions successives d'une centaine de personnes à la fois. Le cursus étant relativement court, seulement deux mois, Claroline permettrait de développer cette formation interne dans un délai raisonnable, simplement et sans exiger de la part des utilisateurs de compétences en informatique spécifiques. - 24 -