Modernisation des relevés dans le domaine de la formation

Département fédéral de l'intérieur DFI Office fédéral de la statistique OFS Division principale Société et territoire Section de la formation scolaire et professionnelle 31 octobre 2008 Modernisation des relevés dans le domaine de la formation Excel-Tool SdL Cahier des charges Version 1.0

Table des matières 1 Introduction 4 2 Contexte 4 2.1 La modernisation des relevés...4 2.2 Une application WEB...5 2.3 Responsabilités dans le relevé des données...5 2.4 Méthodes de transfert des données...5 2.5 Situation actuelle...7 3 Description du mandat 8 3.1 But...8 3.2 Plateforme...8 3.3 Macros excel...8 3.4 Langue...8 3.5 Les données...9 3.6 Structure du fichier de livraison CSV...9 3.6.1 Entête du fichier...9 3.6.2 Données de l'institution, de la classe et de l'élève...9 3.6.3 Exemple de fichier de livraison...10 3.7 Les nomenclatures...11 3.7.1 Les nomenclatures cantonales...11 3.7.2 Les nomenclatures suisses ou OFS...11 3.7.3 Documentation intégrée...11 3.8 La saisie des données...12 3.9 La plausibilisation des données...12 3.10 La sauvegarde des données...13 3.11 L'exportation du fichier CSV...13 3.12 Administration de l'outil de saisie...13 3.12.1 Protection du contenu...13 3.12.2 Mise à jour de l'outil de saisie...14 3.13 L'interface de l'application...14 3.13.1 CD Bund...14 3.13.2 Proposition d'interface (ébauche)...15 4 Dossier de soumission 18 4.1 Contenu...18 4.2 Conditions...18 4.3 Délais...18 4.4 Adressage...18 2/29

4.5 Personne de contact...18 5 Annexes (extraits du manuel technique provisoire) 19 5.1 Variables et valeurs...19 5.2 Nomenclatures...26 3/29

1 Introduction Afin de livrer des informations statistiques de qualité, l'office fédéral de la statistique (OFS) doit en permanence s'adapter au monde qui l'entoure et se doter d'outils modernes et efficaces. Le relevé des données dans les institutions de formation pour la statistique des élèves et des étudiants se fait encore actuellement en partie au moyen de formulaires papiers. C'est dans le but d'optimiser cette collecte de données que l'ofs a décidé d offrir aux livreurs de données un nouvel outil de collecte et de contrôle électronique des données. Cet outil consistera en un outil excel permettant: la saisie des données des élèves dans les écoles un contrôle sommaire de leur qualité l'exportation de ces données dans un format CSV défini Afin de générer des versions de cet outil de saisie qui contiennent les configurations propres au canton et à l année de relevé, un utilitaire servant à sa génération devra être également réalisé. 2 Contexte 2.1 La modernisation des relevés Le mandat qui fait l'objet du présent appel d'offres s'inscrit dans le cadre du projet "modernisation des enquêtes dans le domaine de la formation" 1 (MEB) actuellement en cours au sein de l'office fédéral de la statistique (OFS). Ce projet a pour buts: La révision du catalogue des variables qui sont relevées auprès des offices cantonaux et des institutions de formation La modernisation du relevé et du transfert de ses données au moyen de l'informatique La mise en place d'un "système statistique intégré" pour le domaine de la formation prenant en charge l'ensemble des processus de production statistique, du relevé des données à la publication des résultats. Plusieurs statistiques sont touchées par ce projet de modernisation. Ce mandat concerne plus précisément la "statistique des élèves et des étudiants" (SdL) réalisée depuis 1977 en un relevé annuel exhaustif des élèves de tous les degrés d'enseignement du préscolaire au tertiaire (hautes écoles exceptées). 1 Modernisation des enquêtes dans le domaine de la formation. Conception générale. OFS, 2006: http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/themen/15/11/mod.document.80403.pdf Modernisation des enquêtes dans le domaine de la formation, Conception détaillée 1, OFS, 2007: http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/themen/15/11/mod.document.102317.pdf 4/29

2.2 Une application WEB Après consultation des différents partenaires impliqués dans la collecte et le traitement des données statistiques des élèves et des étudiants, il a été décidé de mettre en place une application WEB prenant en charge les différentes étapes du processus de relevé des données. Ce nouvel outil permettra: la réception centralisée des fichiers de données via un canal de transfert informatique sécurisé la vérification des données au moyen de contrôles automatisés et l établissement d un rapport de plausibilité, ce dernier étant automatiquement transmis au livreur de données à la suite de chaque nouvelle livraison la gestion et la correction en-ligne (de manière interactive au travers d un navigateur internet) des données par le livreur de données lui-même ou par le responsable du relevé à l'ofs le suivi de la collecte des données la gestion du processus de livraison des données en donnant le droit d accéder/corriger les données tout d abord au livreur de données, puis au canton qui est responsable de la qualité et de la complétude des données, puis enfin à l OFS qui, le cas échéant, finalisera la livraison après un dernier contrôle de son contenu la gestion des utilisateurs et des autorisations qui leur sont attribuées. Chaque livreur de données n a accès qu à ses propres informations et données. Le développement de cette application WEB est actuellement en cours par l'office fédéral de l'informatique et de la communication (OFIT). 2.3 Responsabilités dans le relevé des données Les écoles sont tenues de saisir correctement l ensemble des données primaires demandées et de transmettre ces dernières dans les délais, selon la forme prescrite par le canton ou par l OFS. Cette obligation s applique également aux écoles privées. Les cantons veillent à ce que les écoles situées sur leurs territoires effectuent le relevé de manière correcte, en appliquant les standards techniques prescrits et en livrant dans les délais toutes les données requises. Les cantons rappellent chaque année les écoles à leur obligation de procéder au relevé, réceptionnent les données, demandent des compléments d information, envoient les rappels et procèdent à un premier contrôle des données, avant d autoriser leur transmission à l OFS. L OFS définit, en collaboration avec les cantons, le catalogue des variables et met à jour les nomenclatures et veille au bon déroulement du relevé (cohérence des données, respect des délais). Il vérifie la qualité des données et s emploie à leur harmonisation au niveau suisse. 2.4 Méthodes de transfert des données Les données sont à envoyer à l OFS sous forme électronique. Elles doivent satisfaire aux schémas et aux règles de codage définis. Le transfert des données peut se faire selon deux méthodes: 5/29

Méthode «Canton»: Les écoles envoient leurs données à l instance cantonale responsable selon les prescriptions de celui-ci. Une fois les données parvenues au canton, celui-ci les gère de manière centralisée dans une ou plusieurs banque(s) de données et se charge de les transférer à l OFS au moyen de l application web. Les données sont automatiquement chargées et plausibilisées au moment du chargement. Le fournisseur de données reçoit une quittance confirmant la réception des données et un rapport de plausibilisation lui indiquant les éventuelles erreurs. Après correction des données concernées, les données peuvent être validées par le canton (et dès lors être retravaillées par l OFS). Graphique 1 : Transfert des données selon la méthode «canton» Méthode «Ecole» : L expéditeur des données est ici l école. Cette dernière transfère les données via l application web. Là encore, les données sont d abord automatiquement plausibilisées, puis le fournisseur les corrige sur la base du rapport d erreurs et importe les données consolidées dans la banque de données. Celles-ci sont validées une première fois (prévalidation), puis mise à disposition du responsable des données (canton) à des fins de traitement. Même avec cette méthode, le canton reste le principal responsable des données, chargé à ce titre d effectuer les tâches décrites plus haut (contrôle d entrée des données, demandes de compléments d information, rappels et contrôle final des données). Le canton soumet à ces opérations les données prévalidées qui lui ont été envoyées par les écoles, puis les valide (= mise à disposition de l OFS) une fois les contrôles effectués. 6/29

Graphique 2 : Transfert des données selon la méthode «école» Les deux méthodes ne s excluent pas mutuellement. On peut ainsi décider d appliquer la méthode «Ecole» de manière ciblée, par exemple aux écoles du degré tertiaire. 2.5 Situation actuelle Différentes lacunes sont encore à combler pour assurer le relevé des données des élèves et des étudiants. Tout d'abord du côté des écoles qui ne sont pas connectées à un système cantonal centralisé pour la gestion de leurs élèves. Ces écoles doivent s'équiper d'un outil informatique permettant la saisie et la gestion des données de leurs élèves pour les besoins statistiques. Les données ainsi récoltées seront par la suite transmises soit au canton (Méthode "canton"), soit directement à l'ofs lorsque c'est la méthode "écoles" qui a été choisie. Lors de la rencontre du 23 avril 2008, les coordinateurs cantonaux pour la statistique de la formation ont émis le vœu que l OFS puisse leur fournir un outil commun permettant aux écoles pour lesquelles aucun autre système de saisie n'existe actuellement de relever les données de manière électronique. D'autre part, en attendant la mise en production de l'application WEB, il a été décidé que c'est aux cantons qu'il incombe durant la période transitoire de réunir les données des écoles privées pour lesquelles la méthode "écoles" avait été choisie. Il est donc nécessaire de mettre à disposition des cantons un outil leur permettant de réunir les données qui leur seront transmises par ces écoles privées et de faire un premier contrôle des informations transmises. Pour combler ces différentes lacunes, l'ofs a décidé la réalisation d'un outil de saisie et de contrôle des données statistiques qui sera proposé aux cantons. Ceux-ci auront le choix de l'adopter ou non et, le cas échéant, de le proposer à leurs écoles en fonction des besoins. 7/29

3 Description du mandat 3.1 But Le but de ce mandat est la réalisation d un outil permettant aux écoles de saisir les données des élèves, de les contrôler sommairement et d en faire un fichier qui pourra être transmis au canton ou, lorsque l application WEB sera en fonction, directement à l OFS. L utilisation de cet outil doit être simple et intuitive, à la portée d une personne n étant pas obligatoirement issue d un milieu informatique. Afin d offrir chaque année pour chaque canton un outil personnalisé, un utilitaire de génération des outils de saisie doit également être réalisé. 3.2 Plateforme Nous devons prévoir un outil qui fonctionne sur la majeure partie des infrastructures bureautiques des écoles et des cantons. Pour cela, il a été décidé de le réaliser sur la base du programme Excel de Microsoft du fait de la grande disponibilité de celui-ci. L outil devra fonctionner avec les configurations suivantes : - Excel pour Windows, de la version «97» à la version actuelle «2007», en langue française/allemande/italienne ou anglaise - Windows, de la version «95» à la version actuelle «Vista», en langue française/allemande/italienne ou anglaise - Excel pour Apple Macintosh, de la version 98 à la version actuelle 2008, en langue française/allemande/italienne ou anglaise - Mac OS, de la version 8 à la version actuelle X, en langue française/allemande/italienne ou anglaise L'outil doit être prévu pour fonctionner sur une définition d'écran de 1024x768 pixels. 3.3 Macros excel L'utilisation de macros dans excel dépend de la configuration de la sécurité et n'est parfois pas autorisée par le service informatique d'une institution de formation ou d'un canton. Afin d'éviter des problèmes inutiles à nos nombreux fournisseurs de données, nous avons choisi que la réalisation de notre outil de saisie se ferait sans avoir recours aux macros. 3.4 Langue L'outil est destiné à être utilisé par des utilisateurs de langue française ou allemande. L'utilisateur a la possibilité de choisir dans quelle langue il veut travailler. L'interface de l'outil, le contenu des listes déroulantes ainsi que les nomenclatures seront affichés dans la langue sélectionnée. 8/29

3.5 Les données La description précise et complète des données, extraite du manuel technique (non finalisé), se trouve dans l'annexe 5.1 de ce document. Les données des élèves et des étudiants sont structurées selon 3 niveaux hiérarchiques : les données concernant l'institution de formation, la classe et enfin la personne. On retrouve ces 3 niveaux hiérarchiques dans le fichier de livraison. 3.6 Structure du fichier de livraison CSV 3.6.1 Entête du fichier La première ligne du fichier CSV contient les attributs valables pour l'ensemble des données saisies, notamment l'année de référence et le canton. A. En-tête A.1 Année de référence numérique 4 AAAA A.2 Canton numérique 2 nomenclature des cantons (1-26) A.3 Livraison de données numérique 15 code de la livraison A.4 Date de livraison date 10 AAAA-MM-JJ 3.6.2 Données de l'institution, de la classe et de l'élève Afin que la sauvegarde des données soit aisée depuis l'outil excel, les données concernant l'institution de formation, la classe et l'élève ont été réunies dans un seul enregistrement (ligne d'informations). B. Institution B.1 Catégorie de l Identificateur de l'institution alphanumérique 20 B.2 Identificateur de l'institution numérique 15 C. Classe "CH.BUR" si No REE, sinon "CT.[abrév. du canton]" Numéro REE ou code cantonal C.1 Identificateur de la classe numérique 15 Numéro cantonal C.2 Type d'enseignement de la classe numérique 15 Nomenclature cantonale & OFS D. Elève ech-0044 et ech-0011 D.1.1.1 Catégorie d'identificateur alphanumérique 20 "CH.AHV" si No AVS, sinon "CT.[abrév. du canton]" D.1.1.2 Identificateur de l'élève numérique 13 identificateur, dès 2011 : No AVS D.1.2 Sexe numérique 1 nomenclature du sexe D.1.3 Date de naissance date 10 AAAA-MM-JJ 9/29

D.2 Nationalité numérique 4 Nomenclature des états (ech-0008) D.3 Première langue alphanumérique 3 Nomenclature des langues D.4 Domicile numérique 4 Nomenclature des communes (ech-0007) D.5.1 Type d'enseignement numérique 15 Nomenclature cantonale & OFS D.5.2 Année de programme cantonal numérique 2 Nomenclature cantonale ou OFS D.5.3 Mode d'enseignement numérique 2 Nomenclature OFS D.5.4 Statut du programme numérigue 2 Nomenclature OFS d'enseignement D.5.5 Enseignement visant la numérique 1 Nomenclature OFS MP 1 D.5.6.1 Type d'enseignement de l'année précédente numérique 15 Nomenclature cantonale & OFS D.5.6.2 Année de programme cantonal de l'année précédente D.6 Commentaire alphanumérique 256 E.1 E.5 Champs supplémentaires pour les alphanumérique 1024 cantons 3.6.3 Exemple de fichier de livraison numérique 2 Nomenclature cantonale ou OFS Cet exemple montre la construction du fichier de livraison: 2007;22;TestLivraison;2008-09-15 CH.BUR;52452914;130000;1500;CH.AHV;7567392355680;1;27.05.1992;8220;282;5429;1500;1;10;10;0;1300;9;;;;;; CH.BUR;52452914;130000;1500;CH.AHV;7562845566743;2;05.11.1990;8100;120;5429;1500;1;10;10;0;1420;9;;;;;; CH.BUR;52452914;130000;1500;CH.AHV;7569266289459;2;03.08.1991;8100;120;5429;1500;1;10;10;0;1500;1;;;;;; CH.BUR;52452914;130000;1500;CH.AHV;7561855237537;2;20.04.1990;8100;285;5429;1500;1;10;10;0;1025;10;;;;;; CH.BUR;52452914;130000;1500;CH.AHV;7569781362439;2;12.04.1991;8100;120;5429;1500;1;10;10;0;1500;1;;;;;; CH.BUR;52452914;130000;1500;CH.AHV;7569345634736;1;27.02.1991;8100;120;5429;1500;1;10;10;0;1300;9;;;;;; CH.BUR;52452914;130000;1500;CH.AHV;7561845975678;2;28.12.1991;8239;285;5429;1500;1;10;10;0;1500;1;;;;;; CH.BUR;52452914;130000;1500;CH.AHV;7569235734591;1;28.11.1990;8100;120;5429;1500;1;10;10;0;1025;10;;;;;; 10/29

3.7 Les nomenclatures Une grande partie des données est relevée aux moyens de codes provenant de nomenclatures suisses (www.ech.ch), cantonales ou de l'ofs (www.classweb.bfs.admin.ch). Les nomenclatures sont composées d'un code et d'un libellé correspondant. La nomenclature des types d'enseignement de l'élève est fournie avec des informations supplémentaires concernant les années de programme plausibles qu'on peut y associer, ceci afin de permettre le contrôle de la cohérence entre ces variables (Test de plausibilité numéro 6) 3.7.1 Les nomenclatures cantonales Les 4 nomenclatures ci-dessous sont des nomenclatures cantonales: Les institutions de formation Le type d'enseignement de la classe Le type d enseignement de l élève L'année de programme cantonale Il existe donc 26 versions des ces nomenclatures, parfois bilingues, spécifiques à chaque canton. 3.7.2 Les nomenclatures suisses ou OFS Ces nomenclatures bilingues sont uniques pour tout le territoire suisse. 3.7.3 Documentation intégrée L'outil contiendra une explication de la procédure à suivre pour l'utiliser correctement. Les différentes étapes à effectuer pour la saisie des données, leurs contrôles et la production du fichier CSV y seront résumées de manière simple. D'autre part, il est souvent nécessaire, au moment de saisir les données dans le formulaire, de consulter le contenu des différentes nomenclatures à disposition. L'outil de saisie devra contenir l'ensemble des nomenclatures avec les codes et les libellés sur une (ou plusieurs) page séparée permettant une recherche facile de l'information. Pour les nomenclatures cantonales, seule la déclinaison correspondant au canton sélectionné par l'utilisateur doit être visible. 11/29

3.8 La saisie des données Afin de minimiser les erreurs de frappe, nous souhaitons accorder à l'utilisateur la possibilité de sélectionner les codes à introduire dans des listes déroulantes. Pour les utilisateurs les plus chevronnés, il doit être possible d'introduire les codes au clavier directement dans l'outil de saisie. Enfin, pour les utilisateurs qui disposent déjà d'informations sur les élèves de l'école sous la forme électronique, il doit être possible de copier/coller de manière simple ces données dans l'outil de saisie. Les cantons qui auront dans un premier temps la charge de réunir les données de leurs écoles privées doivent pouvoir concaténer les données des différentes écoles par copier/coller. 3.9 La plausibilisation des données Les règles de plausibilité suivantes, tirées du manuel technique (ce qui explique la numérotation discontinue), sont à implémenter dans l'outil de saisie excel. Comme il n'est pas pratique d'avoir des règles de plausibilité qui bloquent la saisie, plus particulièrement lors de l'insertion de données par copier/coller, les valeurs ne respectant pas les règles de plausibilité seront simplement mises en évidence, par exemple avec des couleurs différentes. 1 : Formats, nomenclatures et complétude de la livraison 1.1 Tous les champs obligatoires sont remplis. 1.2 Toutes les valeurs livrées correspondent aux formats requis. 1.3 Toutes les valeurs liées à des nomenclatures sont comprises dans les nomenclatures concernées. Il y a cependant 3 nomenclatures qui font exception à cette règle: Le type d'enseignement de la classe Le type d'enseignement Les institutions de formation Pour ces exceptions, des valeurs n'appartenant pas aux nomenclatures seront acceptées après avoir averti l'utilisateur qu'il a introduit une valeur non reconnue. 1.4 Identificateur de personne : A partir du relevé 2011/12, il s agit du nouveau numéro AVS. Le format et la parité sont corrects 2. 2 : Intervalle de valeurs 2.2 L année de programme est plausible par rapport au type d enseignement suivi. 2 La méthode de contrôle de la parité du nouveau numéro AVS est détaillée dans l'ordonnance suivante: http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/news/00/00/gesetzgebung.parsys.0013.downloadlist.82949.downloadfile.tmp/ordonnancedfideff.pdf 12/29

3 : Correspondance intra- et inter-enregistrements 3.1 Chaque institution de formation faisant partie de la livraison comporte au moins une classe. 3.2 Chaque classe faisant partie de la livraison comporte au moins un élève. On contrôlera également que le type d'enseignement de la classe est identique pour chaque enregistrement d'élève qui en fait partie. 3.10 La sauvegarde des données L'utilisateur doit pouvoir interrompre et sauvegarder son travail à tout moment. Il doit également pouvoir reprendre son travail quand il le désire. 3.11 L'exportation du fichier CSV Les données récoltées au moyen de l'outil excel doivent être transmises au canton/à l'ofs dans un format bien défini. Lorsque la saisie est terminée et que l'utilisateur juge que le contenu est correct, il a la possibilité de créer le fichier csv final et de le placer à l'endroit de son choix de l'arborescence de son ordinateur. 3.12 Administration de l'outil de saisie 3.12.1 Protection du contenu Le contenu de l'excel tool est protégé contre toute modification inopinée de son contenu. L'utilisateur final ne peut introduire des données qu'aux endroits prévus à cet effet. Les cantons sont libres d'utiliser les 5 champs alphanumériques (E.1 E.5) selon leurs besoins. Ces variables ne seront donc pas protégées contre la modification. 5 pages seront également à la disposition des cantons afin de recevoir les nomenclatures et informations concernant ces variables. Le reste de l'outil, y compris les pages contenant les nomenclatures et les pages de documentation intégrée, sera protégé contre les modifications. L'administrateur du relevé statistique de l OFS disposera des mots de passe permettant de modifier l'outil de saisie. 13/29

3.12.2 Mise à jour de l'outil de saisie L'outil de saisie devra être mis à jour lors de chaque relevé de manière à y intégrer les nomenclatures actuelles. Il est également possible qu'une mise à jour intervienne en cours de relevé pour corriger un problème. Dans ce cas, l'utilisateur devra pouvoir sauvegarder son travail, puis le recharger dans la nouvelle version de l'outil de saisie. Il sera probablement nécessaire de générer une version personnalisée de l'outil de saisie pour chaque canton. Etant donné qu'une quinzaine de cantons sont susceptibles de l'adopter, la mise à jour des nomenclatures inclues dans ces différentes versions de l'outil serait un travail conséquent s'il devait être réalisé de manière manuelle. Afin d'optimiser ce processus de mise à jour, nous souhaitons obtenir un utilitaire capable de réaliser cette personnalisation de l'outil de saisie pour chaque canton en y injectant les nomenclatures correspondantes. Cet utilitaire fera également les adaptations nécessaires dans l'outil de saisie de manière à ce que les aspects suivants fonctionnent avec les nouvelles nomenclatures: - La saisie des valeurs par liste déroulante - La validation des valeurs introduites (validation excel) - La plausibilisation des données (mise à jour des formules en fonction des nouvelles nomenclatures) 3.13 L'interface de l'application 3.13.1 CD Bund L'outil de saisie doit respecter l'identité visuelle de la confédération. Les règles à suivre se trouvent dans le guide à l'adresse ci-dessous. (En principe, cela va se limiter à l'insertion d'un bandeau en haut des pages de l'outil et à un choix de couleurs/polices de caractères standards) http://www.bk.admin.ch/themen/02268/02385/index.html 14/29

3.13.2 Proposition d'interface (ébauche) Nous livrons ici une proposition d'interface dans le but de montrer de manière visuelle le type de résultat que nous souhaitons obtenir. Toutes les fonctions demandées n'ont pas été implémentées ici. Cette proposition d'interface n'est qu'un exemple et nous serions heureux d'en découvrir d'autres susceptibles d apporter un gain de confort ou d'autres fonctionnalités à l'utilisateur. Une première page (onglet) permet d'introduire les variables valables pour l'ensemble du fichier de données. On y trouve également de manière résumée la procédure à suivre pour travailler avec l'outil de saisie. 15/29

Une seconde page permet la saisie des institutions de formation, des classes et des élèves. La page suivante permet de contrôler la qualité des données. Les erreurs sont mises en évidence par des couleurs. Nous avons introduit ici une colonne facultative "Nom et/ou prénom de l'élève" dans le but de faciliter le contrôle des données introduites. Cette information est destinée à l'école ellemême ne sera en aucun cas transmise avec les données du fichier. 16/29

Les nomenclatures utilisables pour la saisie des données sont détaillées dans des pages d'information. Ce sont ces mêmes listes de codes qui sont utilisées pour la validation des valeurs introduites. La nomenclature des types d'enseignements contient également des informations pour la plausibilisation des âges des élèves et les années de programme cantonales plausibles en regard des différentes formations 17/29

4 Dossier de soumission 4.1 Contenu L'offre peut être rédigée en allemand ou en français et comprend les éléments suivants: Une offre technique détaillée comprenant une planification Une prise de position sur la possibilité de réaliser l outil de saisie sans utiliser les macros dans excel Une offre financière forfaitaire détaillée comprenant les tarifs horaires pratiqués Un dossier de références et CV 4.2 Conditions Ce mandat est soumis aux conditions générales de la confédération relatives à l'achat de biens qui peuvent être consultées à l'adresse suivante: http://www.bbl.admin.ch/bkb/00389/00398/00408/index.html?lang=fr Les produits développés dans le cadre de ce mandat seront la propriété de l'office fédéral de la statistique 4.3 Délais Délai de soumission: 14.11.2008 Délai d'adjudication: 21.11.2008 Délai de réalisation: 31.01.2009 4.4 Adressage Les offres sont à adresser à: Office fédéral de la statistique (OFS) à l'att. de Monsieur Alain Chassot Section de la formation scolaire et professionnelle (SCHUL) Espace de l'europe 10 2010 Neuchâtel ainsi qu en format électronique pdf, par email à: alain.chassot@bfs.admin.ch ou par CD- ROM joint à l'envoi de l'offre sur papier. 4.5 Personne de contact Alain Chassot, Section de la formation scolaire et professionnelle (SCHUL), Espace de l'europe 10, 2010 Neuchâtel, 032 713 67 57, alain.chassot@bfs.admin.ch 18/29

5 Annexes (extraits du manuel technique provisoire) 5.1 Variables et valeurs Dans le présent chapitre, nous décrivons dans les détails les variables requises et les valeurs autorisées. Les petites nomenclatures sont présentées dans leur intégralité, les grandes nomenclatures (communes, Etats et régions par ex.) figurent en annexe. L OFS les met à disposition à l adresse www.register.stat.admin.ch. A. En-tête: Indiqué une seule fois au début du ficher livré, sert à identifier ce dernier. A.1 Version: numérique (4), année de référence 20XX A.2 Canton: numérique (2) Tableau 1: Nomenclature des cantons Code Abréviation Code Abréviation Code Abréviation 01 ZH 10 FR 19 AG 02 BE 11 SO 20 TG 03 LU 12 BS 21 TI 04 UR 13 BL 22 VD 05 SZ 14 SH 23 VS 06 OW 15 AR 24 NE 07 NW 16 AI 25 GE 08 GL 17 SG 26 JU 09 ZG 18 GR 27 FL A.3 Livraison de données: alphanumérique (20) Selon les informations fournies par l utilisateur (nom de l utilisateur ou désignation du fichier de données). A.4 Date de livraison Exemple: 20071210 (date (8) en format CSV) pour le 10 décembre 2007. B. Variables de l école (institution) B.1 Type de l'identificateur de l institution: numérique (2) Les cantons sont libres d attribuer les valeurs de leur choix, parmi les types d identificateurs suivants. Le type d identificateur doit être précisé. Tableau 2 : Nomenclature des types d identificateurs de l'institution code Type d identificateur de l'institution CH.BUR N BUR / REE CT.[abrév. canton] Identificateur cantonal de l'institution B.2 Identificateur de l institution : numérique (15) Une école est un établissement permanent qui offre à des élèves/étudiants une ou plusieurs formation(s) formelle(s) dispensée(s) par un corps enseignant. 19/29

La définition permet une distinction entre l école en tant qu unité administrative (direction ; premier niveau) et l école comme site de formation (deuxième niveau). Chaque site de formation est attribué à une unité administrative. Cette définition permet de coupler, au moyen de la variable «école», les données de la statistique des élèves et des étudiants avec celles de la statistique du personnel des écoles. Dans la mesure du possible, les informations sur les élèves sont saisies au niveau de l établissement. Les numéros d identification utilisés jusqu ici peuvent être conservés (éventuellement complétés, pour prendre en compte le deuxième niveau) dans la mesure où l unité «école» qu ils recouvrent correspond à la définition ci-dessus. Chaque numéro d identification doit être unique au niveau cantonal. Le numéro d identification de l école sert entre autres à la connexion avec le registre des entreprises et des établissements (REE). Il est ainsi possible d utiliser les méta-informations qu il contient (statut, langue d enseignement, etc.) pour la statistique des élèves et des étudiants, sans avoir à les inclure dans le fichier de données de cette dernière. Nomenclature cantonale -> liste en annexe C. Variables de la classe C.1 Identificateur de la classe: numérique (15) Une classe est un groupe d élèves suivant le même enseignement dans une majorité de branches (aspect organisationnel). Une classe peut comprendre des élèves de différentes années de programme. C est ainsi que, par exemple, des classes du degré primaire regroupent des élèves de 1 re et de 2 e années. On s en tiendra à la définition organisationnelle de la classe pour déterminer la taille des classes aux degrés pré-primaire, primaire et secondaire I. Aux degrés secondaire II et tertiaire, la composition des classes est plus fluctuante, ce qui rend plus difficile leur délimitation. Dans ce cas, il sera possible de saisir et de livrer les données par année de programme, c est-à-dire par groupe d élèves bénéficiant du même programme d enseignement pendant l année en cours (p. ex. dans le cas d une école professionnelle: élèves d une même année de programme et formés à une même profession), que ceux-ci suivent ou non la plupart du temps en commun l enseignement donné. Le numéro d identification peut être choisi librement, à condition qu il soit unique dans un même canton pour chaque année de relevé (p. ex. code InstID + numérotation dans l ordre croissant). L attribution chaque année du même numéro à la même unité organisationnelle est possible, mais pas obligatoire. C.2 Type d enseignement de la classe: numérique (15) Le type d enseignement de la classe vise à différencier les élèves selon la filière de formation suivie. Cette variable est relevée au niveau de la classe et au niveau de l élève. Au niveau de la classe, le type d enseignement se rapporte à la filière suivie par l ensemble des élèves d une classe (ou d une année de programme : école enfantine, école primaire, école secondaire, école préparant à la maturité, formation professionnelle initiale, etc.). Au niveau de l élève (cf. D.3.1), le type d enseignement précise la nature de la formation suivie (p. ex. gymnase RRM Economie et droit; charpentier, etc.). Cette variable sert surtout à différencier les élèves de classes regroupant plusieurs niveaux d enseignement (degrés primaire et secondaire I p. ex.). Nomenclature cantonale -> liste en annexe 20/29

D. Variables de la personne (élève) D.1.1.1 Type d identificateur : numérique (2) A partir de l année scolaire 2011/12, on utilisera le nouveau numéro AVS comme identificateur. D ici là, les cantons sont libres d attribuer les valeurs de leur choix, parmi les types d identificateurs suivants. Le type d identificateur doit être précisé. Tableau 3 : Nomenclature des types d identificateurs code CH.AHV CH.FORM CT.[abrév. canton].[nom du registre] CT.[abrév. canton] Type d identificateur Nouveau N AVS Identificateur fixe d année en année dans le domaine de la formation Identificateur fixe d année en année dans le registre cantonal uniquement (p.ex. n cantonal d élève) Matricule variable d année en année D.1.1.2 Identificateur de personne (élève): numérique (13) Un élève est une personne inscrite dans une école où elle suit une formation. Le numéro d identification doit être univoque pour le canton et l année de référence (il ne doit être attribué qu une seule fois). D.1.2 Sexe : numérique (1) Tableau 4: Nomenclature du sexe Code Sexe 1 Homme 2 Femme D.1.3 Date de naissance Valeur à 10 positions, p. ex. 1998-12-10 D.2 Nationalité: numérique (4) Une personne qui, en plus de la nationalité suisse, détient une autre nationalité («double national(e)») doit être considérée comme de nationalité suisse. Pour les personnes étrangères détenant plusieurs nationalités étrangères, on indiquera l une de celles-ci. Le codage de la nationalité s effectue sur la base de la nomenclature de l OFS «Etats et territoires» (ech-0008), complétée des modalités «apatride» et «nationalité inconnue». Cette nomenclature correspond au catalogue officiel des variables à utiliser dans les registres cantonaux et communaux du contrôle des habitants. Nomenclature OFS -> liste en annexe D.3 Première langue: numérique (3) La première langue correspond à la langue qu une personne apprend en premier. Pour les personnes bilingues, on retiendra la langue parlée la plupart du temps. Il ne faut pas confondre la première langue en tant que variable de personne avec la langue principale telle qu utilisée dans l enseignement (correspondant par exemple à la langue parlée localement). 21/29

Le répertoire officiel (ClassWEB) des langues est en révision. Il n est pas encore déterminé si les nomenclatures utilisées jusqu à maintenant dans la statistique des élèves et étudiants continuent à être utilisées ou si elles sont remplacées par la version actuelle de la nomenclature des langues 2000 (sous-classes des langues) selon ClassWEB : http://www.classweb.bfs.admin.ch/bridge/fr/index.asp Nomenclature OFS -> liste en annexe D.4 Domicile: numérique (4) C est le domicile civil (commune politique) de l élève ou de ses parents (ou représentants légaux) qui est déterminant. Des exceptions sont possibles lorsque les dispositions légales cantonales en décident autrement. Ainsi, dans le cas où l enfant est confié à des parents nourriciers, on pourra indiquer le domicile de ces derniers. En l absence de domicile civil (dans le cas de requérants d asile p. ex.), on indiquera la commune de séjour attribuée. On indiquera également la commune politique pour les élèves qui ne sont pas domiciliés dans le canton où ils suivent une formation. Dans le cas des élèves domiciliés à l étranger, on indiquera le nom du pays pour ceux résidant dans un pays limitrophe de la Suisse et «Etranger» pour les autres. Le codage de la commune de domicile s effectue sur la base de la liste des communes politiques de l OFS (ech-0007) et de la nomenclature «Etats et territoires» (ech-0008 ; chapitre concernant la saisie du pays de domicile). Nomenclature OFS -> liste en annexe D.5.1 Type d enseignement cantonal: numérique (15) Le type d enseignement sert à saisir le programme d enseignement suivi par l élève (ou «filière de formation» aux degrés secondaire II et tertiaire). Une partie des modalités se base sur des définitions cantonales, en raison de la diversité des systèmes de formation cantonaux, notamment à l école obligatoire. L OFS harmonise les types d enseignement cantonaux au niveau suisse. Nomenclature cantonale -> liste en annexe Au degré secondaire II et au degré tertiaire, on utilisera dans la mesure du possible la nomenclature de l OFS (6 positions) dans les domaines de la formation professionnelle. Nomenclature OFS -> liste en annexe D.5.2 Année de programme cantonale: numérique (2) L année de programme désigne le groupe d élèves ou étudiants qui suivent le même programme pendant l année scolaire. Même si les classes accueillent des élèves de différents âges, on indiquera l année de programme de chaque élève. S il n est pas possible de répartir les élèves par année de programme (dans le cas des écoles spécialisées p. ex.), on le mentionnera au moyen d un code correspondant. Les modalités des variables se basent sur des définitions cantonales, en raison de la diversité des systèmes scolaires et des types d enseignement. L OFS harmonise les années de programme cantonales au niveau suisse (année de programme suisse). 22/29

D.5.3 Mode d enseignement: numérique (2) Il n y a en principe pas lieu d indiquer le mode d enseignement aux degrés pré-primaire, primaire et secondaire I, puisqu il s agit là de formations scolaires à plein temps (valeur standard 10). Voici comment sont définies les modalités pour les degrés secondaire II et tertiaire: Formation scolaire à plein temps Au degré secondaire II, cette modalité s applique aux programmes de culture générale et de formation professionnelle (écoles des métiers, école de commerce, école d informatique, école de culture générale, école professionnelle, école préparant à la maturité et autre école dispensant principalement un enseignement de type scolaire), à condition qu il s agisse de formations à plein temps. Au degré tertiaire, cette modalité s applique à toutes les formations à plein temps. Est considérée comme formation à plein temps toute formation équivalant à au moins 75% d une semaine scolaire complète ou d une formation à plein temps. On admet par ailleurs que l élève suit la formation pendant au moins un semestre 3. Formation professionnelle initiale duale Cette modalité s applique exclusivement aux formations professionnelles initiales duales suivies au degré secondaire II, y compris les formations débouchant sur une attestation (formations en entreprise ou formations dispensées par une école professionnelle). Les formations professionnelles initiales duales sont elles aussi à plein temps. Formation scolaire à temps partiel (en emploi) Cette modalité s applique aux degrés secondaire II et tertiaire à toutes les formations à temps partiel (en emploi). Est considérée comme à temps partiel une formation équivalant à moins de 75% d une semaine scolaire complète ou d une formation à plein temps 4. Tableau 5: Nomenclature du mode d enseignement Code Mode d enseignement 10 Formation scolaire à plein temps 20 Formation professionnelle initiale duale 30 Formation scolaire à temps partiel D.5.4 Statut du programme d enseignement : numérique (2) Les élèves qui présentent des besoins spéciaux (special educational needs) suivent des programmes différenciés, dans des écoles spécialisées, dans des classes spécialisées ou dans des classes normales (enseignement intégré). Les écoles et classes spécialisées sont saisies au moyen de la variable «Type d enseignement cantonal» (D.3.1). Les enfants qui présentent des besoins particuliers, mais qui sont intégrés dans des classes normales, n apparaissaient pas jusqu ici dans les statistiques. La variable «Statut du programme d enseignement» permet de les identifier. Ces élèves bénéficient en effet d un enseignement individualisé, différent du programme suivi par leurs camarades de classe. 3 Définition selon OCDE. 4 Définition selon OCDE. 23/29

Cette variable permet également de mettre en évidence les élèves des écoles ou classes spécialisées qui suivent le programme d enseignement normal du degré correspondant (p. ex. classes préparatoires, petites classes pour élèves présentant des problèmes de comportement, élèves des écoles destinées aux malvoyants ou aux malentendants, etc.). La variable permet de déterminer si l enseignement a pour but de permettre à l élève d atteindre ou non les objectifs minimaux du programme normal du degré correspondant. Aux degrés qui prévoient différents niveaux d exigences (secondaire I p. ex.), le programme de référence correspond au programme visant à remplir les exigences minimales. Une échelle à trois niveaux a été définie pour cette variable : L élève... 1. suit de bout en bout un enseignement normal. 2. suit un enseignement partiellement individualisé, visant des objectifs ne correspondant pas aux exigences d un programme d enseignement normal. Critère : dans une ou deux branche(s), l enseignement n est pas axé sur la réalisation des objectifs minimaux fixés pour le programme normal. 3. suit un enseignement en grande partie individualisé, visant des objectifs ne correspondant pas aux exigences d un programme d enseignement normal. Critère : dans trois ou quatre branches, l enseignement n est pas axé sur la réalisation des objectifs minimaux fixés pour le programme normal. La variable Statut du programme d enseignement ne doit être saisie que pour l école obligatoire. Dans les autres degrés, on indiquera la valeur par défaut 10. Tableau 6: Nomenclature du statut du programme d enseignement Code Statut du programme d enseignement 10 Programme d enseignement normal 20 Programme en partie individualisé 30 Programme en grande partie individualisé D.5.5 Enseignement MP1: numérique (1) La formation MP1 (maturité professionnelle 1) a pour but de préparer l élève à la maturité professionnelle pendant la formation professionnelle initiale. La saisie s effectue selon 6 filières d enseignement de MP1, uniquement au degré secondaire II. Aux autres degrés ainsi qu au degré secondaire II non professionnel, on indiquera la valeur standard 0. La manière de saisir les variables permet d indiquer si un élève préparant une maturité professionnelle effectue sa formation dans son école principale ou dans une autre école. L école professionnelle où l élève en formation MP1 suit l enseignement spécifique à la profession indiquera pour la variable D.3.5 l orientation MP1 et la filière suivie, indépendamment du fait que l'enseignement MP1 soit suivi dans cette école ou dans une autre. Si l élève ne suit aucun cours MP1, l école indique le code correspondant (0) pour la variable D.3.5. L école où la personne en formation ne suit que le cours MP1 (car elle suit l'enseignement spécifique à la profession dans une autre école) le précisera en indiquant le code correspondant («formation MP1 uniquement») sous la variable «Type d enseignement cantonal». L orientation MP1 sera saisie avec la variable D.3.5. Cette procédure permet d identifier les doubles comptages au niveau suisse. Les doublons à l intérieur d un même canton ne pourront être décelés qu après l introduction de l IDEE. 24/29

L accomplissement d une formation MP2 (maturité professionnelle post-cfc) à plein temps ou en emploi, est saisie (filière comprise) au moyen de la variable «Type d enseignement» (D.3.1). Tableau 7: Nomenclature des formations MP1 Code Formation MP1 0 Pas de formation MP1 3 MP technique 4 MP commerciale 5 MP artistique 6 MP artisanale 7 MP sciences naturelles 8 MP santé-social D.5.6.1 Type d enseignement de l année précédente: numérique (15) Cette variable permet de recueillir des informations minimales sur les parcours de formation et sur les changements de filière des élèves. L «année précédente» correspond au jour de référence de l année précédente (et non à la fin de l année scolaire p. ex.). Pour les élèves qui effectuaient un stage à cette époque, on indiquera le type d enseignement professionnel suivi actuellement. Les codes correspondent à la nomenclature du type d enseignement cantonal (D.3.1) ; viennent s y ajouter les modalités «sans précision», «ne fréquentait pas d école», «fréquentait une école d un autre canton» et «fréquentait une école à l étranger». Nomenclature cantonale -> liste en annexe D.5.6.2 Année de programme cantonale de l année précédente: numérique (2) Outre le type d enseignement de l année précédente (D.3.6.1), on relève également l année de programme cantonale de l année précédente. Cela permet d identifier les élèves qui redoublent ou qui franchissent plusieurs années d un coup. Nomenclature cantonale -> liste en annexe D.6 Commentaire: alphanumérique (256) E. Champs à libre disposition des cantons E.1 E.5: alphanumérique(1024) Les fournisseurs de données disposent de 5 champs qu ils peuvent utiliser librement, afin de relever des variables cantonales supplémentaires, à exporter et à analyser au niveau cantonal. L OFS n intervient en aucun cas sur les champs et les variables des cantons, que ce soit par une plausibilisation des données ou d une autre manière (par la mise à jour de nomenclatures, par des analyses, etc.). 25/29

La collecte de données soumises à la protection des données est strictement interdite. Il n est donc pas question de relever des données sensibles (noms, prénoms, notes, etc.) au moyen de l application web. En cas de doute, le service compétent contactera au préalable l OFS. 5.2 Nomenclatures Les nomenclatures mineures sont mentionnées dans l'annexe 5.1. Quelques nomenclatures sont cantonales, cela veut dire qu elles se distinguent entre les cantons. D autres nomenclatures sont valables pour toute la Suisse. Les dernières sont nommées nomenclatures OFS. Au moment de l impression de la présente version du manuel technique, il n y a pas encore toutes les nomenclatures détaillées. Surtout les nomenclatures cantonales doivent être clarifiées en entente avec les cantons. Pour cette raison, nous présentons uniquement quelques exemples afin de vous donner une impression du type des nomenclatures et de leur ampleur. La version définitive du manuel technique contiendra une annexe avec toutes les nomenclatures spécifiques aux cantons. B.2 Identificateur de l école Nomenclature cantonale Un code fixe est attribué à chaque école en entente avec l OFS. Exemple: Code Institution 6458613000 Ecole enfantine, Le Locle 6506901000 Ecole enfantine, Fleurier 6474011000 Collège primaire, Coffrane 6472011000 Collège primaire, Cernier 6458771000 CPLN, Ecole téchnique ET, Neuchâtel 6458613000 Ecole Bénédict, Neuchâtel etc. Le nombre de codes correspond au nombre d écoles par canton. (p. ex. Vaud: 2433 écoles) C.2 Type d enseignement de la classe Nomenclature cantonale Exemple: Code Type d enseignement de la classe 1 Ecole enfantine 2 Ecole primaire Classe hétérogène (enfantine primaire) 3 4 Enseignement spécialisé: adaptation 5 Ecole secondaire: section moderne 6 Ecole professionnelle commerciale 7 Ecole professionnelle supérieure 8 Lycée maturité RRM etc. 26/29

Selon le canton, le nombre de codes se situe entre 50 et 150. A l occurence, ces codes sont identiques avec ceux des nomenclatures cantonales du type d enseignement (cf. plus bas D.3.1). D.2 Nationalité Nomenclature OFS OFS: Code Staat 8100 Suisse 8201 Albanie 8202 Andorre 8204 Belgique 8205 Bulgarie 8206 Danemark 8207 Allemagne etc. 8998 Sans nationalité 8999 Nationalité inconnue Le répertoire complet des états et territoires se trouve sur internet à l adresse: http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/infothek/nomenklaturen/blank/blank/sg/02.html D.3 Première langue Nomenclature OFS Exemple: Code Langue 110 Allemand 120 Français 130 Italien 140 Rhéto-roman 210 Anglais etc. Le nombre de codes s élève à environ 38 La version actuelle de la nomenclature des langues 2000 (sous-classes des langues) selon ClassWEB : http://www.classweb.bfs.admin.ch/bridge/fr/index.asp? D.4 Domicile Nomenclature OFS Exemple: cf. B.2.3 Commune politique La liste officielle des communes de la Suisse peut être consultée et téléchargée ici: http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/infothek/nomenklaturen/blank/blank/gem_liste/03. html 27/29

D.5.1 Type d enseignement Nomenclature cantonale et OFS Nomenclature cantonale La nomenclature cantonale est utilisée pour le relevé du type d enseignement règlementé par le canton ou considéré comme spécifique au canton pour d autres raisons (école enfantine, école obligatoire, des parties du niveau secondaire II et tertiaire). Exemple: Code Type d enseignement cantonale 1 Ecole maternelle 2 Ecole primaire 3 Classe de soutien (primaire) 4 Classe hétérogène primaire - secondaire 120 Ecole secondaire: exigences étendues 122 Ecole secondaire: exigences élémentaires 1032 Classe atelier (secondaire) 3155 Lycée RRM: option spécifique langue moderne 3156 Lycée RRM: option spécifique arts 1060 Ecole de culture générale: domaine santé 1070 Ecole de culture générale: domaine social etc. Le nombre de codes du type d enseignement se situe entre 50 et 200 selon les cantons. Nomenclature OFS La formation professionnelle initiale du niveau secondaire II est relevée par la nomenclature de l OFS. Exemple: Code Type d enseignement OFS 121000 Arboriculteur 121500 Viticulteur 130500 Pépiniériste 131000 Fleuriste 131100 Horticulteur 131500 Maraîcher 132000 Horticulteur-paysagiste etc. Le nombre de codes du type d enseignement de l OFS (formation professionnelle initiale) s élève à environ 250 selon les cantons. 28/29

D.5.2 Année de programme Nomenclature cantonale Les années de programme peuvent être déterminées par les cantons (par exemple en commençant à 1 lors de chaque type d enseignement). Les codes ne sont valables qu en combinaison avec le type d enseignement. Exemple: Code année de programme 1 Ecole enfantine: 1ère année 2 Ecole enfantine: 2ème année 1 Ecole primaire: 1ère année 2 Ecole primaire: 2ème année etc. 7 Ecole secondaire: 1ère année Etc. 1 Lycée: 1ère année etc. Ecole professionnelle: 1ère année 1 etc. 99 Répartition impossible D.5.6.1 Type d enseignement cantonal de l année précédente Nomenclature cantonale cf. type d enseignement cantonal D.3.1. La nomenclature est complétée par aucune école fréquentée, école fréquentée à l étranger, école fréquentée dans un autre canton. D.5.6.2 Année de programme de l année précédente Nomenclature cantonale cf. année de programme cantonale D.3.2. 29/29