LE TABLEUR 1) Feuille de calcul : colonne A B C cellule ligne Une feuille de calcul est organisée en lignes et en colonnes, l'intersection d'une ligne et d'une colonne est une cellule. Les lignes et les colonnes sont ordonnées (du haut vers le bas pour les lignes, de la gauche vers la droite pour les colonnes).on peut repérer une cellule avec la ligne et la colonne, ce sont les coordonnées ou les références de la cellule. 2) Mode de références d'une cellule : Il existe 2 grands modes de références d'une cellule : le mode A1, style bataille navale où la colonne est repérée par une lettre et la ligne par un nombre et le mode L1C1 où la ligne et la colonne sont repérées par un nombre précédé de L (ligne), ou de C (colonne). Chacun de ces 2 modes a des avantages et des inconvénients...avec Excel on peut basculer à tout moment d'un mode à l'autre par l'onglet "Général" de la boîte de dialogue obtenue par "Options" du menu Outils. 3) type de références : Les références de cellules peuvent intervenir dans des formules (voir plus loin) sous plusieurs formes (types) suivant qu'elles font directement référence aux cellules (références absolues) ou à leurs positions relatives ou au deux types combinés (références mixtes). A B C D E F Références de la cellule en noir (par rapport à la cellule hachurée pour les références relatives en mode L1C1) : Références mode L1C1 mode A1 Absolues L2C4 $D$2 Relatives L(-1)C(+2) D2 Mixte L2C(+2) D$2 Mixte L(-1)C4 $D2 IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 1/10
Dans l'exemple pour les références relatives, L(-1)C(+2) signifie que la cellule noire est située par rapport à la cellule hachurée, une ligne au dessus (-1) et deux colonnes à droite (+2). Dans l'autre mode D2 donne directement les références de la cellule mais cette écriture précise au tableur qu'il devra automatiquement modifier ces références (en tenant compte des positions relatives) dans certains cas. On verra l'intérêt des références relatives pour les copies de formules. IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 2/10
Icone de fermeture du classeur Icone de fermeture d'excel Nom du classeur Ligne de menus Réduction agrandissement fermeture d'excel Ligne d'icones Ligne d'icones Police de caractères et taille Numéro des lignes Poignée de recopie Position du curseur Cellule active Numéros des colonnes Feuille de calcul Barre de défilement vertical Ligne d'éditon Cellule L15C9 Barre de défilement des feuilles Numéro de la feuille à l'écran Autres feuilles de calcul Barre de défilement horizontal Verrouillage numérique activé IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 3/10
4) Plage de cellules : Une plage de cellules est indiquée par les références (relatives ou absolues) de la cellules début et celles de la cellule fin séparée par ":" (deux points) pour les tableurs Excel et Works et par ".." (point, point) pour certains autres tableurs. A B C plage de cellules (références absolues) : - mode L1C1 : L2C2 : L4C3 - mode A1 : $B$2 : $C$4 (tableurs Excel, Works) $B$2.. $C$4 (autres tableurs) cellule début cellule fin 5) contenu d'une cellule : Une cellule peut contenir du texte, un nombre, une formule. En général les tableurs reconnaissent automatiquement les contenus textuels ou numériques en particulier les dates (ce qui n'est pas sans poser parfois quelques problèmes...). Par défaut les contenus numériques sont alignés à droite, les textes à gauche. Par contre les formules doivent être annoncées. Date : 11/11/98 Nom Note 1 Note 2 Moyenne Dupond 8 12 Toto 5 8 - Pour les tableurs Microsoft (Excel, Works) : Une formule doit commencer par le signe "=" (égale). Ces tableurs tolèrent aussi le signe "+" (et rajoute un signe "=" devant). - Pour certains autres tableurs : Une formule doit commencer par les signes "+", "-" ou par une fonction. Une formule peut également commencer par un nombre (ex : 1,5 + 2) En général ils acceptent aussi le début d'une formule par "=" même s'il faut le remplacer éventuellement par "+" ou "-". exemple : IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 4/10
cellule contenant du texte cellule contenant un nombre A B cellule contenant une formule : - mode L1C1 : = L1C2+L2C2 - mode A1 : (tableurs Excel, Works) = B1+B2 (autres tableurs) +B1+B2 C'est le résultat du calcul ou de la formule que l'on voit à l'écran (on peut demander d'afficher les formules), cependant dans la barre d'édition c'est la formule qui est affichée. L'intérêt d'une formule avec les références des cellules est de pouvoir changer l'une des valeurs (le contenu d'une cellule) qui intervient dans une formule, le tableur recalcule alors automatiquement (ou sur commande) le nouveau résultat. Exemple : en changeant le contenu des cellules D'autre part les parenthèses permettent d'ajuster les priorités (les parties de formule entre parenthèses doivent être évaluées en priorité). 6) Intérêt immédiat d'un tableur : recopie vers le bas ou vers la droite L'idée simple et à la fois géniale qui fait tout l'intérêt d'un tableur est de permettre de répéter automatiquement un calcul sur des lignes ou des colonnes. Par exemple, imaginons que l'on ait besoin de faire la moyenne de 2 nombres contenus dans deux colonnes différentes et ceci sur plusieurs lignes, cette somme doit apparaître dans la troisième colonne. Il suffit d'écrire la formule (avec des références relatives) donnant cette moyenne dans la troisième colonne à partir de la première ligne concernée (ici la ligne 2) et de la recopier vers le bas. A B C formule (avec références relatives) : - mode L1C1 : = (LC(-2) + LC(-1))/2 - modea1 : = (A2 + B2)/2 sélection de la zone et recopie vers le bas En effet on remarque immédiatement que la formule en mode L1C1 est la même sur chaque ligne (c'est une propriété des références relatives dans ce mode : LC(-2) signifiant sur la même ligne et deux colonne avant). Dans le mode A1, c'est le tableur qui ajuste automatiquement le numéro des lignes (A3 + B3, A4 + B4,...) dans la formule. Les tableurs Excel et Works ont cette commande (menu Edition) de recopie automatique vers le bas dans la zone sélectionnée au préalable, la première ligne devant contenir ce qui doit être recopié. Excel possède même une poignée de recopie automatique. Si le nombre de lignes est important, on imagine facilement le gain de temps. C'est le même principe pour la recopie vers la droite, le haut, ou la gauche. On remarquera au passage les parenthèses obligatoires dans la formule en vertu des priorités des opérateurs : s'il n'y avait pas de parenthèses, la division se faisant avant l'addition et soustraction, la moitié du deuxième nombre serait simplement ajoutée au premier. IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 5/10
7) Les fonctions : Une fonction F est une partie programmée d'un tableur a qui l'on fournit des données (ou arguments : x,y...) et qui renvoie un résultat : F(x,y,...). La syntaxe générale est : NOM_FONCTION (argument1; argument2;...;argument n) Pour d autres tableurs il faut faire précéder le nom de la fonction par le symbole "@" (arobas). Les différentes sortes de valeurs utilisées (textes, nombres, références etc.) comme argument d'une fonction sont appelées types d'argument ou type de donnée. Le nombre d'arguments possibles est limité et dépend du tableur, il peut aussi être fixé par la longueur maximale d une formule dans une cellule. exemples de fonction : - SOMME (argument1; argument2;...) fait la somme des arguments (de type numérique) tableur Excel et Works : SOMME (7,5 ; L1C1) certains autres tableurs : @ SOMME (7.5 ; $A$1) - MOYENNE (argument1; argument2;...) fait la moyenne des arguments (de type numérique) tableur Excel et Works : MOYENNE (L1C1 : L5C2 ; 14) certains autres tableurs : @ MOYENNE ($A$1.. $B$5 ; 14) Un argument peut être tout ce qui produit le type de donnée attendu (une fonction peut être utilisée comme argument dans la mesure où elle produit le bon type de donnée). tableur Excel et Works : SOMME (L1C1 : L5C1 ; MOYENNE (L1C2 : L8C2) ; 17) certains autres tableurs : @SOMME($A$1.. $A$5 ; MOYENNE ($B$1.. $B$8) ; 17) La fonction MOYENNE est un argument de la fonction SOMME car elle produit le type de donnée attendu (numérique). Le nombre de fonctions que l'on peut ainsi "emboîter" est limité et dépend aussi du tableur. 8) Les fonctions logiques, les opérateurs logiques : Le tableur Works possèdent des opérateurs logiques ET, OU, NON (notés #ET#, #OU#, #NON#) et ne possèdent donc pas les fonctions correspondantes. Les autres tableurs, excepté Excel, ne possèdent pas toutes les fonctions décrites ici, mais possèdent tous la fonction SI. - Les opérateurs logiques (=, >,<, <=; >=,<>) permettent d'obtenir des arguments de type logique pour certaines fonctions. - Les fonctions ET, OU : La syntaxe est la suivante : ET (valeur logique 1; valeur logique 2;...) OU ( " ; " ;...) Une valeur logique peut être le résultat d'expressions comportant des opérateurs logiques. Ces fonctions renvoient la valeur "vrai" ou "faux", par exemple : ET (L1C1>0 ;L1C2>0) renvoie la valeur "vrai" si et seulement si le contenu des deux cellules est positif Ces fonctions sont généralement utilisées comme arguments d'autres fonctions. - Les fonctions VRAI, FAUX : n'ont pas d'argument, syntaxe VRAI(), FAUX(), elles renvoient respectivement la valeur "vrai" et "faux". IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 6/10
- La fonction NON : La syntaxe est : NON (valeur logique) Cette fonction permet de complémenter une valeur logique, par exemple : - La fonction SI : NON ( VRAI() ) renvoie la valeur "faux" La syntaxe est la suivante : SI (test logique; valeur si vrai; valeur si faux) Le test logique peut comporter des opérateurs logiques, par exemple : SI (L1C2 > 0; L1C2; 0) Si la valeur du contenu de la cellule L1C2 est positive alors la valeur renvoyée par la fonction SI sera égale à la valeur du contenu de L1C2 sinon elle sera égale à 0. 9) Protection des documents : Un document qui a nécessité plusieurs heures de travail pour la mise en page, la saisie des données ou la mise au point des formules doit être sauvegardé régulièrement et en plusieurs exemplaires comme dans toute entreprise dont la survie dépend de ses fichiers informatiques... Une feuille de calcul peut être faite pour modifier des données ou en acquérir de nouvelles (des feuilles de calcul peuvent servir quotidiennement). Or le contenu de certaines cellules ne doit pas être modifié ni effacé par mégarde (en particulier les formules). Pour cela les tableurs disposent de protection sélective qui empêche d'écrire dans les cellules choisies. Généralement cette protection se fait en deux temps : d'abord marquer les cellules à verrouiller et ensuite appliquer la protection au document. Des observations ont montré qu'il y avait, en moyenne, moins de cellules dans lesquelles les saisies étaient autorisées que de cellules à protéger. En conséquence par défaut toutes les cellules ont l'état verrouillé, il faut donc désactiver cet état pour les cellules de saisie et ensuite appliquer la protection au document. LE GRAPHEUR Les graphiques simples peuvent être faits directement sans l assistant graphique en affichant la barre d outils graphique (menu Affichage, barre d outils) et en choisissant le type de graphique désiré (icône centrale : dérouler la liste en cliquant sur la flèche). IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 7/10
Exemple : (diagramme en barres) Mois Recettes Dépenses Janvier 2000 F 1900 F Février 3000 F 2100 F Mars 3500 F 2000 F Avril 4800 F 2500 F Mai 5000 F 2500 F Juin 4900 F 2400 F 6 000 F 5 000 F 4 000 F 3 000 F 2 000 F 1 000 F 0 F JanvierFévrier Mars Avril Mai Juin Recettes Dépenses Ici les séries sont en colonnes, dans ce cas (il y a plus de lignes que de colonnes) Excel le reconnaît automatiquement. Dans le cas contraire, il vaut mieux prendre l assistant graphique qui propose de modifier cette option. A chaque étape de construction du graphique, l'assistant permet d'opérer des choix. On passe d'une étape à la suivante ou précédente par le bouton suivant (ou précédent). Avec Excel 5 : En cliquant sur l icône de l assistant graphique le pointeur de souris change et devient une croix : Excel attend qu'une zone de la feuille soit délimitée (en cliquant sur la feuille puis en étendant la sélection) pour ouvrir la boîte de dialogue de l'assistant. Dans l étape 4, cocher l option : séries de données en lignes ou en colonnes. Avec Excel 97 : l assistant se lance immédiatement, il n y a pas besoin de sélectionner une zone, le graphique sera tracé avec une taille par défaut, que l on pourra modifier avec les poignées autour du graphique. Dans l étape 2, onglet plage de données, pour les séries : cocher l option en lignes ou en colonnes Toujours dans l'assistant graphique, on peut aussi vérifier ou préciser le statut de la première colonne (ici elle contient les étiquettes de l'axe des abscisses). Avec Excel 5 : toujours dans l étape 4, il faut indiquer le nombre de colonnes (ici une) pour les étiquettes de l axe des catégories (X). Avec Excel 97 : dans l étape 2, onglet Séries, vérifier ou remplir la plage pour les étiquettes des abscisses (X). Un graphique Excel comprend plusieurs éléments : Zone de traçage Zone du graphique Axe des ordonnées Zone de la légende Axe des abscisses Série 1 Série 2 D En plus avec Excel 97, la barre d outils graphique permet de sélectionner directement l une de ces zones (ce qui n est pas toujours facile par un clic se souris) : IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 8/10
Le type de graphique peut être changé, après coup. Avec Excel 97 : rendre actif le graphique par un simple clic, puis par le menu Graphique ou par le menu contextuel (obtenu en cliquant avec le bouton droit sur la zone du graphique ou la zone de traçage), choisir l option Type de graphique. Avec Excel 5 : il faut, au préalable, rendre le graphique éditable en double cliquant dessus. On peut alors procéder comme indiqué ci-dessus (Excel 97) où également choisir par le menu contextuel l option Format automatique qui propose directement des options aux différents types de graphique. Par exemple, on peut changer le graphique précédent en diagramme à secteurs (mais dans ce cas on ne peut représenter qu une série, par défaut la première : les recettes). Pour avoir l indication des pourcentages avec le nom de chaque série, on pouvait avec Excel 5, choisir Format automatique, puis Secteurs et dans les options proposées, cliquer sur celle proposant les étiquettes avec les pourcentage. On peut aussi le faire, après coup, avec Excel 5 et Excel 97, il faut activer le graphique et par exemple, utiliser le menu contextuel. Avec Excel 5 : en cliquant (avec le bouton droit) sur le diagramme en secteurs et en choisissant Insertion d étiquette de données (cocher Afficher étiquette et pourcentage). Avec Excel 97 : en cliquant (avec le bouton droit) sur le diagramme, Options du graphique, onglet Etiquettes de données (cocher Afficher étiquette et pourcentage). Recettes Juin 21% Janvier 9% Mai 21% Février 13% Avril 21% Mars 15% IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 9/10
Pour faire des histogrammes : Classes Effectifs [0 ; 1[ 0 [1 ; 1,20[ 1 [1,20 ; 1,40[ 2 [1,40 ; 1,60 5 [160 ; 180 10 [180 ; 2,00 4 12 10 8 6 4 2 0 [0 ; 1[ [1 ; 1,20[ [1,20 ; 1,40[ [1,40 ; 1,60 [160 ; 180 [180 ; 2,00 Après avoir rempli le tableau, il faut le sélectionner complètement puis cliquer sur le bouton Assistant Graphique dans la barre d'outils standard. On doit choisir Histogramme pour le type du graphique, puis indiquer que les séries sont en colonnes, que la première colonne contient les étiquettes de l'axe des X et que la première ligne contient les légendes des axes. En fermant l'assistant, le graphique se trace, mais on obtient des barres. Pour avoir l'aspect ci-dessus, il faut éditer le graphique (double clique avec Excel 5, simple clic avec Excel 97) puis cliquer avec le bouton droit sur les barres pour obtenir le menu contextuel et choisir l'option Format du groupe Histogramme (avec Excel 5) ou Format de la série de données (avec Excel 97). Dans la boîte de dialogue, choisir l'onglet Options et réduire à 0 la largeur de l'intervalle pour que les barres forment un histogramme. Pour les représentations graphiques de fonctions : Il ne faut pas prendre Courbe mais Nuage de points pour que d'une part les axes puissent se couper en 0 et d'autre part pour que les graduations sur les axes ne soient pas que de simples étiquettes mais respectent la proportionnalité des intervalles. IUFM de Créteil / CNDP PRISE EN MAINS D'UN TABLEUR-GRAPHEUR 10/10