ASSOCIATIONS CULTURELLES DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Année 2013 Nom de la structure demandeuse : (à compléter) Dossier à retourner au plus tard le 31 janvier 2013
DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Service de l Action Culturelle ANNEE : 2013 Veuillez cocher la case correspondant à votre situation : Vous trouverez dans ce dossier : 1/ Une fiche générale de présentation de la structure ou de l association (à compléter dans tous les cas). 2/ Fiches à compléter selon le type de la demande : A/ Demande d aide pour la réalisation du programme d activités/ Fonctionnement de votre association. B/ Demande d aide pour la réalisation d un festival, d une manifestation ponctuelle ou une action spécifique. C/ Demande d aide au titre d une création artistique. 3/ Budget prévisionnel 4/ Présentation d un bilan moral et financier de l année écoulée (à compléter dans tous les cas). 5/ Une attestation sur l honneur (à compléter par les associations dans tous les cas). 6/ La liste des pièces à joindre au dossier. Veuillez envoyer ce dossier avant le 31 janvier 2013 à l adresse suivante : CONSEIL GENERAL DU GERS Direction de l Agriculture, des Territoires, de l Environnement et de la Culture Service de l Action Culturelle 81 Route de Pessan BP 20569 32 022 AUCH Cedex 9 2
FICHE N 1 PRESENTATION DE VOTRE STRUCTURE (A compléter obligatoirement) Nature juridique :... Identification de l organisme demandeur - Nom :.... - SIGLE :. - Objet :... - Adresse du siège social :... Code postal : Commune : - Téléphone :././././. Portable :././././. Fax :./. /. /./ - Courriel :... - Adresse du site Internet :.. - Numéro SIRET : Code APE :.. - Numéro de Récépissé en Préfecture (pour les associations) :.. (Le n de SIRET est indispensable pour bénéficier d une subvention, le récépissé en Préfecture est indispensable pour formuler une demande de subvention) - Adresse de correspondance si différente de celle du siège social :... Code postal : Commune : - Votre structure a-t-elle des conventions avec des partenaires oui non Si oui lesquels : - Numéro de licence d entrepreneur de spectacle : Identification du responsable de la structure (le Président ou toute autre personne identifiée par les statuts) : - Nom : Prénom :... - Téléphone :. - Courriel :. 3
Identification du Trésorier: - Nom : Prénom :.... - Téléphone :... - Courriel :... Identification de la personne chargée du suivi administratif du dossier de subvention : - Nom : Prénom :.... - Téléphone :... - Courriel :... Renseignements administratifs et juridiques (pour les associations) : - Date de publication de la création au Journal Officiel :../../.. - Disposez-vous d un commissaire aux comptes - Bénéficiez-vous de locaux mis à disposition Si oui par qui :....... Renseignements sur le fonctionnement interne de la structure (associations) : - Nombre d adhérents à jour de la cotisation statutaire au 31 décembre de l année écoulée :.. - Prix des cotisations :. - Nombre de personnes salariées : Personnel Artistique Fonctions Noms des personnes Statut Personnel permanent (préciser le taux d emploi) 4
Personnel Technique Fonctions Noms des personnes Statut Personnel permanent (préciser le taux d emploi) Personnel administratif Fonctions Noms des personnes Statut Personnel permanent (préciser le taux d emploi) - Bénévoles : Nombre de bénévoles contribuant à l activité de manière non rémunérée :.. - Intervenants extérieurs rémunérés (intermittents,...) : préciser nombre et fonction 5
FICHE 2-A Demande d'aide au titre du programme d'activité/ Fonctionnement 6
FICHE 2-A DEMANDE DE SUBVENTION AU TITRE DE LA REALISATION DU PROGRAMME D ACTIVITES/ FONCTIONNEMENT (projet 2013) Présentation générale : Présentation des activités de l association :.. Quels sont les objectifs de votre association?. Activités 2013 : Descriptif Quelles sont les actions reconduites pour cette année?... Quelles sont les actions nouvelles?.. Quels sont le ou les lieux de réalisation?.... Partenariats Quels sont vos partenaires locaux? (type de partenariat à préciser : financier, logistique...)... 7
Conduisez-vous des actions spécifiques pour le milieu scolaire ou périscolaire?... Développement Durable Nous souhaiterions en savoir plus sur vos pratiques dans le domaine de la protection de l environnement et du développement durable. Nous vous remercions de bien vouloir renseigner le questionnaire ci-annexé. Promotion du Département Considérez-vous que votre action contribue à la promotion du département et, si oui, de quelle manière?... Aides sollicitées Montant de la demande de subvention auprès du Conseil Général au titre de la réalisation du programme d activités de l association : Montant de la demande de subvention auprès de la Mairie ou de la Communauté de Communes : (et montant de la subvention acquise, joindre copie de la notification)... Veuillez indiquer toute information complémentaire qui vous semblerait utile : 8
FICHE 2-B Demande de subvention pour la réalisation d'un festival ou d'une manifestation ponctuelle Action spécifique (projet 2013) 9
FICHE 2- B DEMANDE DE SUBVENTION POUR LA REALISATION D UN FESTIVAL OU D'UNE MANIFESTATION PONCTUELLE Action spécifique (projet 2013) Présentation générale : Personne chargée de la manifestation ou de l action : - Nom :. Prénom :. - Téléphone :././././. Courriel : Présentation de la manifestation ou de l action :........ nouvelle manifestation / action : renouvellement de la manifestation / action : Publics visés : Quel est le public visé? Nature : population gersoise touristes Origine : locale départementale régionale nationale internationale Catégories : tous publics familles scolaires adultes jeunes public spécifique 10
Politique tarifaire : Des tarifs réduits sont-ils prévus? (à préciser)... familles à ressources modestes (Pass culturel) personnes à ressources modestes (RSA, demandeurs d emploi...) jeunes (- de 12 ans, lycéens, étudiants...) scolaires groupes (comités d entreprise, clientèle touristique...) Nombre d'entrées prévisionnelles pour chaque manifestation / action : (joindre le programme des différentes activités/ actions) ANIMATIONS Nombre de manifestations Nombre d'entrées payantes Nombre d entrées à tarif réduit Nombre d entrées gratuites PRIX des entrées TOTAL RECETTES Expositions Concerts Conférences Autres TOTAL Détails du projet : Descriptif Quels sont les lieux de réalisation?....... Quelle est la date de mise en œuvre prévue et sa durée?............ Difficultés rencontrées pour la mise en oeuvre du projet: (problèmes d'infrastructure, de sécurité, autres...) :............. Quelles sont les évolutions ou modifications prévues par rapport au projet de l année antérieure? :........ 11
Développement Durable Nous souhaiterions en savoir plus sur vos pratiques dans le domaine de la protection de l environnement et du développement durable. Nous vous remercions de bien vouloir renseigner le questionnaire ci-annexé. Aides sollicitées Montant de la demande de subvention pour la réalisation de la manifestation ou de l action : Montant de la demande de subvention auprès de la Mairie ou de la Communauté de Communes : Veuillez indiquer toute information complémentaire qui vous semblerait pertinente :...... 12
FICHE 2-C Demande de subvention au titre d'une aide à la création artistique (année 2013) 13
FICHE 2- C DEMANDE DE SUBVENTION AU TITRE D UNE AIDE A LA CREATION (année 2013) Domaine artistique :... Personne en charge du projet artistique : - Nom :. Prénom : - Téléphone :./././././ Courriel : Nom de l équipe artistique :...... Lieu de travail ou de répétition s il existe :...... Création : - Titre : - Auteur : - Metteur en scène : - Compositeur : - Scénographe : - Chorégraphe : - Costumes : - Décors : - Lumière : - Son : Autres membres de l équipe : - Noms et fonctions.. 14
Projet de diffusion de la création : Lieu d accueil Ville Date Conditions* *achat, production, co-production Action culturelle associée : (milieu scolaire, pratiques amateurs, politique de la ville, formation )...... Note synthétique descriptive du projet : (description détaillée à joindre)..................... Autres créations réalisées sur les années précédentes : Création Nombre de représentations Lieux Nombre de spectateurs Montant de la demande de subvention pour la réalisation du projet :.. Montant de la demande de subvention auprès de la Mairie ou de la Communauté de Communes (s il y a lieu) :......... 15
FICHE 3 Eléments budgétaires (prévisionnel) A compléter dans tous les cas 16
FICHE N 3 BUDGET PREVISIONNEL DU PROJET OBJET DE LA DEMANDE DE SUBVENTION Exercice 2013 Déficit antérieur DEPENSES Excédent antérieur I/ Fonctionnement Auto-financement RECETTES Charges de personnel Cotisations Salaire brut...x... = Charges sociales Ventes de spectacles Frais de déplacement...x... = Honoraires Entrées spectacles plein tarif :...x... = Charges de fonctionnement tarifs réduits :...x... = Locaux Ateliers Téléphone Stages Frais postaux Buvette et restauration Assurance Autres (préciser) Fournitures de bureau Autres (préciser) II/ Actions Partenariats privés Prestations artistiques Cachets et défraiement des artistes Droits d'auteur (SACEM, SACD) Logistique / technique Scénographie, matériel de plateau, costumes Studio, son, vidéo Sponsors Mécénats Subventions publiques Commune(s) (détailler si plusieurs) aide financière Communication / promotion Frais d'imprimerie Frais d'affichage Autres (préciser) TOTAL Commune(s) aide matérielle et logistique Communauté de communes Conseil général Conseil régional Etat Europe (préciser dispositif) TOTAL Valorisation en nature (à préciser) Aides en nature (à préciser) - - - - - - TOTAL TOTAL Certifié conforme et véritable, A le Le Président, le Trésorier, Cachet obligatoire de l Organisation
FICHE 4 Bilan 2012 A compléter dans tous les cas 18
DEPENSES BILAN FINANCIER Exercice 2012 I/ Fonctionnement Auto-financement RECETTES Charges de personnel Cotisations Salaire brut...x... = Charges sociales Ventes de spectacles Frais de déplacement...x... = Honoraires Entrées spectacles plein tarif :...x... = Charges de fonctionnement tarifs réduits :...x... = Locaux Ateliers Téléphone Stages Frais postaux Buvette et restauration Assurance Autres (préciser) Fournitures de bureau Autres (préciser) II/ Actions Partenariats privés Prestations artistiques Cachets et défraiement des artistes Droits d'auteur (SACEM, SACD) Logistique / technique Scénographie, matériel de plateau, costumes Studio, son, vidéo Communication / promotion Frais d'imprimerie Frais d'affichage Autres (préciser) TOTAL SOLDE ANNUEL (résultat de l exercice) : RESULTAT ANTERIEUR CUMULE : RESULTAT CONSOLIDE : Sponsors Mécénats Subventions publiques Commune(s) (détailler si plusieurs) aide financière Commune(s) aide matérielle et logistique Communauté de communes Conseil général Conseil régional Etat Europe (préciser dispositif) TOTAL Valorisation en nature (à préciser) Aides en nature (à préciser) - - - - - - TOTAL TOTAL Certifié conforme et véritable, A le Le Président, le Trésorier, Cachet obligatoire de l Organisation 19
FICHE N 4 BILAN 2012 BILAN MORAL / RAPPORT D ACTIVITE A TRANSMETTRE obligatoirement dans tous les cas le rapport d activité de l année écoulée approuvé par l assemblée générale (pour les associations). Pour les demandes relatives à la réalisation du programme d activité, de manifestations culturelles, festival, il convient de préciser les éléments suivants : Dénomination du ou des projets/action de l année précédente : Dates : Public visé : Nature : population gersoise touristes Origine (à préciser) : locale départementale régionale nationale internationale Catégories : tous publics familles groupes scolaires jeunes individuels (à préciser) Prix de l'entrée : Nombre d'entrées payantes aux spectacles : (joindre le programme officiel de la manifestation ) SPECTACLES DATES NOMBRE ENTREES PAYANTES PRIX DES PLACES TOTAL RECETTES NOMBRE ENTREES GRATUITES TOTAL 20
Les retombées économiques : (hébergement, restauration...) Les retombées médiatiques : (télévision, presse départementale, régionale, radios... ) Difficultés rencontrées : (problèmes d'infrastructures, de sécurité, autres...) Les objectifs prévus ont-ils été atteints? (en terme de fréquentation, couverture médiatique, qualité artistique...) Si non, pourquoi? Le retour d'image pour le Gers : Autres observations : 21
FICHE N 4 BILAN FINANCIER 2012 A TRANSMETTRE DANS TOUS LES CAS LES DERNIERS COMPTES APPROUVES PAR L ASSEMBLEE GENERALE ET CERTIFIES PAR LE PRESIDENT ET LE TRESORIER AINSI QU'UNE SITUATION DE LA TRESORERIE AU 31/12. 22
FICHE 5 Pièces administratives 23
FICHE N 5 ATTESTATION SUR L HONNEUR Cette fiche doit obligatoirement être remplie pour toutes les demandes (initiales ou renouvellement) et quel que soit le montant de la subvention sollicitée. Si le signataire n est pas le représentant légal de l association, merci de joindre le pouvoir lui permettant d engager celle-ci. Je soussigné(e) : (nom et prénom) représentant(e) légal(e) de l association, - certifie que l association est régulièrement déclarée ; - certifie que l association est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements correspondants ; - certifie exactes et sincères les informations du présent dossier, notamment la mention de l ensemble des demandes de subventions introduites auprès d autres financeurs publics ainsi que l approbation du budget par les instances statutaires ; - demande une subvention d un montant de, - certifie de l exactitude des références bancaires : Nom du titulaire du compte : Banque : Domiciliation :. Code Banque Code Guichet Numéro de compte Clé RIB Fait, le.. à. Signature 24
FICHE N 6 PIECES A JOINDRE AU DOSSIER Vous devez joindre : Pour une première demande : - Vos statuts, le récépissé de déclaration en Préfecture, l extrait du Journal Officiel. - Un relevé d identité bancaire. - Si le présent dossier n est pas signé par le représentant légal de l association, joindre le pouvoir donné par le conseil d administration signataire. - La délibération de la ou des communes sollicitées attestant de la décision d attribution d une subvention. - Le cas échéant, les délibérations des autres financeurs publics sollicités. (Conseil Régional, DRAC, Europe, ) Pour un renouvellement : - Un exemplaire des statuts déposés ou approuvés de l association, seulement s ils ont été modifiés depuis le dépôt de la dernière demande. - La composition du bureau et du conseil d administration en cas de changement. - Un relevé d identité bancaire. - La délibération de la ou des communes sollicitées attestant de la décision d attribution d une subvention. - Le cas échéant, les délibérations des autres financeurs publics sollicités. (Conseil Régional, DRAC, Europe, ) Dans tous les cas, le rapports d activité de l année précédente ainsi que les comptes approuvés au 31/12 de l année précédente. L ensemble de ces pièces doit être transmis obligatoirement. Leur transmission conditionne le passage de la demande pour décision à l Assemblée Départementale. 25
MANIFESTATIONS CULTURELLES & DEVELOPPEMENT DURABLE La protection de l environnement et le Développement Durable font partie des actions phares menées par le Conseil Général du Gers. A ce titre, il apparaît essentiel d interroger les différentes structures culturelles sur les actions menées et sur des propositions destinées à valoriser cette politique. C est notamment au cœur des associations qui maillent le département et qui accueillent du public lors de manifestations culturelles que la sensibilisation et les comportements de base peuvent être mis en œuvre. C est pourquoi, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous informer des différentes actions mises en place dans le cadre de vos activités en répondant au questionnaire ci-après et de nous faire part de vos éventuels besoins d informations complémentaires. Votre association est-elle engagée dans une démarche de développement durable? Oui Non Besoin d infos, d aides I - ADMINISTRATION 1. Utilisez-vous du papier recyclé et/ou éco labellisé pour les démarches administratives et les supports de communication? 2. Dans le cadre de l impression de vos documents, adoptez-vous une démarche éco-responsable? 3. Ciblez-vous la diffusion de vos supports de communication? (nombre de tracts / supports distribués, lieux de diffusion, publics privilégiés )? 4. Sensibilisez-vous au Développement Durable dans les supports de communication? 5. Privilégiez-vous les nouvelles technologies (e-mail, internet ) plutôt que les supports papier pour communiquer? 6. Privilégiez-vous les techniques de communication plutôt que les tracts individuels? II - COMMUNICATION 7. Au sein de votre association, avez-vous désigné un responsable Développement Durable? 8. Sensibilisez-vous les membres de votre association (bénévoles, dirigeants) à la démarche de développement durable? Cette démarche est-elle valorisée? 9. Lors des manifestations culturelles, sensibilisez-vous le public aux comportements éco-responsables et à la démarche durable? 10. Communiquez-vous sur vos efforts éco-responsables (en direction des médias, des partenaires)? III - POLITIQUE D ACHAT RESTAURATION ENTRETIEN 11. Intégrez- vous des aspects environnementaux dans vos choix de produits ( hors alimentaire )? 12. Pour la restauration, proposez-vous des produits de saison issus de l agriculture locale ou biologique? 26
IV - TRANSPORTS 13. Avez-vous mis en place un dispositif de transports en commun ou de covoiturage lié à un événement? V - MAITRISE DES CONSOMMATIONS ET GESTION DES DECHETS 14. Essayez-vous de réduire les quantités de vaisselle jetable? 15. Mettez-vous en place des systèmes d économies d énergie (éclairage basse consommation, énergies renouvelables)? 16. Mettez-vous en place un système d économie d eau, privilégiez-vous l eau de distribution d eau potable plutôt que l eau en bouteille? 17. Organisez-vous la gestion et le tri des déchets (papiers, cartons, plastiques, verres recyclables, organiques)? VI - CITOYENNETE ET SOLIDARITE 18. Facilitez-vous l accès et la participation aux publics à mobilité réduite? 19. Favorisez-vous la participation des différents publics? VII NUISANCES SONORES 20. Sensibilisez-vous les membres de votre association ou les techniciens aux risques auditifs liés à une surexposition aux décibels? 21. Êtes-vous vigilants sur le volume sonore généré par la manifestation organisée? VIII REMARQUES /PROPOSITIONS 27