Règlement COSPLAY BORDEAUX GEEK FESTIVAL 2016 Sommaire Conditions Générales... 2 Participation... 3 Sélection... 3 Critères de sélection... 4 Critères d évaluation... 4 Prix... 4 Modalités d inscriptions... 5 Temps de prestation... 6 Sécurité... 7 Détails techniques... 8 Briefing... 9 Sur place... 10 De l éthique du concours... 10
Conditions Générales Dans le cadre du Bordeaux Geek Festival 2016, l association Mandora, et un indépendant de cette organisation organisent un concours de cosplay ouvert à toutes et tous. La date du concours est fixée au dimanche 15 mai. (La date et l heure vous seront communiquées prochainement) Les inscriptions pour le concours sont ouvertes jusqu au lundi 9 Mai Inclus. Le concours étant ouvert aux spectateurs de tous les âges et sensibilités, les prestations des participants se doivent d'être «tout public». Le concours accueille un nombre limité d'inscriptions (Selon le temps alloué pour les prestations), défini lors de l'inscription. Cette limite peut être modifiée, sans préavis, par l organisation Cosplay en fonction du planning général du festival.
Participation La participation à ce concours est gratuite. Cependant, si vous souhaitez amener des gâteaux/boissons (qui seront ouverts après les résultats du concours, histoire de décompresser, et de discuter avec tout le monde, et passer un petit moment de convivialité spécialement entre nous). La participation au concours est tributaire de la pré-inscription dûment réalisée sur le net suivi d'une délibération du jury en amont du festival. Sélection La pré-inscription au cosplay se compose du renvoi du formulaire d'inscription au cosplay dûment rempli. Vous pouvez envoyer la bande son avec votre inscription, cependant, vous pouvez toujours l envoyer plus tard, sous réserve qu elle nous parvienne avant la clôture des inscriptions. Vous pouvez bien évidemment participer avec un cosplay fait il y a longtemps, du moment que vous avez les preuves que vous êtes bien sa/son créateur. Un jury choisi par l organisateur élira les meilleurs costumes pour participer au concours. Une ou plusieurs photos de votre réalisation devra accompagner votre pré-inscription. Vous pouvez envoyer des photos, des WIP, ce que vous voulez, qui permettra de valider votre participation au concours. Les personnes dont la pré-inscription aura été validée après la délibération du jury devront impérativement se présenter au Point Cosplay et aux horaires indiqués dans les mails de briefing en amont du festival pour transformer leur pré-inscription en inscription. Tout retard à l'horaire prévue aura pour sanction l'annulation de votre participation au concours. (Sauf cas d urgence, merci de prévenir l organisateur qui communiquera son numéro de téléphone.) La remise des prix s'effectuera dans la même journée. (Tout vous sera communiqué dès que l heure aura été décidée avec les instructions supplémentaires) SI vous utilisez des décors, merci de nous le faire savoir lors de votre inscription. Vous avez aussi le droit de désigner une personne pour vous accompagner/aider à vous équiper.
Critères de sélection 1. Le cosplay doit être fait main, seulement 1 à 3 pièces non réalisées seront acceptées. 2. Vous devez impérativement être la/le créatrice/créateur du cosplay Critères d évaluation Les membres du jury ont étés choisis par l organisateur pour le premier événement concours. Les jurés, jugeront les prestations sur : La difficulté du costume Le choix des tissus et des matériaux La qualité de la réalisation Le rendu final du costume Le rendu de la prestation L attitude sur scène L originalité du costume L originalité de la prestation Prix Il a été défini que les prix seraient remis par catégorie. Soit : 3 prix pour les 3 premiers groupes 3 prix pour les 3 premiers solistes Les prix sont toujours en négociation auprès des fournisseurs cosplay/tissus, ainsi que de magasins d équipement électronique.
Modalités d inscriptions Le concours est divisé en deux catégories, les prestations solos, et les prestations groupes. Le terme «Inscriptions Groupes» désigne toute inscription en vue d une prestation faisant intervenir plus d un participant sur scène. Chaque groupe doit désigner un responsable de groupe majeur qui s engage à fournir à l organisation Cosplay, les documents nécessaires à l inscription de chacun des membres de son groupe (définis dans le formulaire de pré-inscription). Le responsable s engage à respecter et à faire respecter à tous les membres de son groupe le présent règlement, et les différentes instructions qui pourront lui être transmises par l organisation Cosplay, sans condition. Sur place, il devra s assurer que tous les membres sont présents et que les documents fournis pour la prestation scénique fonctionnent correctement. Le responsable sera la personne qui recevra le/les prix, qui devront être partagés de manière juste et équitable entre chaque membre du groupe. Les pré-inscriptions sont à renvoyer à l'adresse mail cosplay@geek-festival.fr La validation de cette pré-inscription doit être confirmée par l organisation Cosplay pour être effective. Vous devez donc recevoir un message dans la semaine qui suit votre pré-inscription.
Temps défini pour les prestations : Individuel : 1 minute 15 maximum Groupe : 2 minutes 30 Maximum Temps de prestation Les participants dont les représentations seront accompagnées de fond sonore devront fournir le fichier audio au format MP3 uniquement. Les fichiers doivent être parfaitement identifiés (avec vos prénoms, noms, celui du groupe ou du personnage incarné, ainsi que le défilé). L'organisation cosplay se réserve le droit de refuser votre bande-son si celle-ci dépasse le temps défini ou si elle présente des passages inaudibles pour le spectateur (équilibrage des sons).
Sécurité Les participants ne doivent pas pratiquer de pyrotechnie, utiliser des substances salissantes et petits objets pouvant gêner les prestations suivantes (paillettes, confettis,...), ne pas lancer d'objets dangereux ou lourds hors de scène. Aucune arme ne sera autorisée (armes réelles, rasoirs, couteaux, paintball ou assimilé). Les armes construites en carton, mousse ou autres matières plastiques non dangereuses seront acceptées. Toute arme considérée comme dangereuse et introduite dans l enceinte du festival sera définitivement «confisquée». Pour tout renseignement ou doute, ne pas hésiter à nous contacter par mail cosplay@geek-festival.fr Si la sécurité refuse de vous laisser passer malgré les autorisations, appelez l organisateur sur son numéro (qui sera communiqué par mail).
Détails techniques L association Mandora met à la disposition des participants des loges pour se changer, sous contrôle et fermées à clés lors du concours. Seule l équipe de l association Mandora et l organisateur sont habilités à permettre l accès aux loges, qui pourront s effectuer 1 heure à 30 minutes avant le début du concours. (Si besoin de plus de temps, n hésitez pas à nous le faire savoir). Le jury est habilité à vous aider pour vous équiper si vous en ressentez le besoin. Il est possible pour les solo/groupes ayant un décor, d examiner la scène pour définir les lieux où placer les décors.
Votre mission si vous l acceptez. Briefing Un ordre de passage effectif des prestations (et soumis à modification si besoin) vous sera fourni par mail avant le festival. Après transformation de leur pré-inscription en inscription, les participants devront être présents à l endroit indiqué par l organisation Cosplay, et ce à l'horaire précisé. Un briefing des participants sera alors fait pour détailler le mode d accès à la scène et le mode et l'ordre de passage définitif. Les participants pourront alors poser leurs dernières questions à l organisation Cosplay. Les participants absents, à l heure et l endroit indiqué, ne pourront se présenter sur scène. (Sauf si vous avez prévenu l organisation, un coup de téléphone, un sms ne coûte rien, et vous évitera que votre inscription soit annulée)
Sur place Vous devrez signer le présent règlement (responsable majeur) ainsi qu'un droit à l'image (permettant la diffusion de photos et vidéos de vous en cosplay) qui permettront de confirmer votre présence. Les mineurs devront fournir une décharge parentale manuscrite et signée. Ces documents seront à remettre en main propre à la personne en charge de vous accueillir avant le défilé. De l éthique du concours Si un membre d une équipe/une personne est surprise en train de vandaliser/voler, agresser le public/un cosplayer, l organisateur peut prononcer sa disqualification ainsi que celle de son équipe. Tout acte malveillant sera observé, et peut donner suite à des sanctions, allant du simple blâme, jusqu à l interdiction aux défilés et concours cosplays. Si besoin d une médiation, vous pouvez toujours vous référer à l organisateur.