DGO3 Version 3.2 du 05/11/2013 Code du document : MA-PI-08.01 Classification : public / interne / confidentiel / secret Liste de diffusion : / Attention! Seul le portail documentaire Docqual garantit la dernière version applicable. Les éditions sous format papier et électronique doivent être contrôlées avant utilisation.
Public 3.2 05/11/2013 2 sur 42 RESPONSABILITES Fonction Nom, Prénom Grade Date Rédacteur principal C. Schonmacker Assistante 14/02/2012 Propriétaire Renard José Directeur général ai Correspondant Qualité / / / Coordinateur Qualité Atterte Laurence Attachée, SSG 04/10/2013 Approuvé par Comité de Direction 05/11/2013 HISTORIQUE DES VERSIONS Version Rédigé par Date Objet de la modification Validé par Date A 3.00 CAFF-SSG Première version 01/03/2010 1.0 2.0 2.1 3.0 Lamhasni M. Et Hugot M-S 05/04/11 Uwubuliza Isaline 02/05/11 Uwubuliza Isaline 25/07/11 Bonane Gaspard 15/09/11 Adaptation complète avec l évolution du SIMO Intégration de toutes les remarques et formatage selon canevas qualité Intégration des remarques et mise à jour du domaine d application (exclusions) Intégration des remarques et mise à jour du contexte : les Directions composants du SPW, les missions de la DGO3 Intégration des remarques suite aux audits ISO 9001 du certificateur externe CdD 12/04/11 Bonane Gaspard 02/05/11 Bonane Gaspard 30/08/11 CdD 04/10/2011 3.1 3.2 C. Schonmacker 28/06/2012 L. Atterte 04/10/2013 Modification de la classification du manuel, ajout de la mention «attention» en 1 ère page, mise à jour de la pyramide documentaire, modification des tableaux «Responsabilités», «Historique des versions» et «liste des abréviations» + remplacement de «mesure de contrôle» par «mesure de maîtrise» Modification du propriétaire du document Modification du domaine d application (ajout des processus certifiés en 2013) Suppression des exclusions Suppression de la référence à la DGT1 Référence à DocQual Ajout de l audit interne dans les supports (également dans la cartographie des processus) Nouveaux exemples de type de convention pour la maîtrise des partenaires externes 03/07/2012
Public 3.2 05/11/2013 3 sur 42 TABLE DES MATIERES/ 1. OBJET ET DOMAINE D APPLICATION... 4 2. REFERENCES... 7 3. LEXIQUE... 8 4. CONTEXTE... 9 5. VISION... 10 5.1. LE DÉVELOPPEMENT DURABLE... 10 5.2. LA MAÎTRISE DES OPÉRATIONS... 12 6. ENGAGEMENT DU DIRECTEUR GENERAL AU NOM DU COMITE DE DIRECTION... 14 7. SIMO : PRINCIPES FONDATEURS... 17 7.1. LE LEADERSHIP... 17 7.2. L'APPROCHE PROCESSUS... 18 7.3. L AMÉLIORATION CONTINUE... 20 7.4. L APPROCHE INTÉGRÉE... 22 8. SIMO : DESCRIPTION DU SYSTÈME DE MANAGEMENT... 25 8.1. LE SYSTEME INTÉGRÉ DE MAÎTRISE DES OPÉRATIONS (SIMO)... 25 8.2. CATÉGORIES D OBJECTIFS ET DE PROCESSUS... 27 8.3. NIVEAU D OBJECTIFS ET DE PROCESSUS... 30 8.4. DÉFINIR LES OBJECTIFS MÉTIER... 30 8.5. DÉFINIR LES OBJECTIFS SUPPORT... 33 8.6. DÉFINIR LES OBJECTIFS DE MANAGEMENT... 34 8.7. DOCUMENTER... 35 8.8. GÉRER LE RISQUE... 37 8.9. ÉVALUATION ET AMÉLIORATION PERMANENTE... 39 9. CONCLUSION : UNE EQUIPE A VOTRE SERVICE... 42
Public 3.2 05/11/2013 4 sur 42 1. OBJET ET DOMAINE D APPLICATION Le manuel de management décrit de manière concise le système de management de la DGO3 intégrant les dimensions liées à la démarche qualité, à la gestion et à la sécurité du système d information, à la sécurité et au bien-être au travail, à la maîtrise du risque et de l environnement. Le système de management de la DGO3 répond à toutes les exigences de la norme ISO 9001 et ce manuel s applique à toutes les activités de notre direction générale. Ce document est conçu pour être développé de manière itérative de sorte qu il accompagne, en les complétant, les différentes démarches lancées à la DGO3 autour de la démarche qualité. Il subit une mise à jour tous les quatre mois à l occasion du rapportage pour le plan stratégique de manière à faire état systématiquement de toutes les évolutions du système de management de la DGO3. L implémentation de ce système s est faite en plusieurs étapes : en premier lieu au niveau des processus de Management et de Support (2011) et au niveau Métier par la suite (à partir de 2012). Comme décrit plus loin dans ce manuel, les processus de management se déclinent à la DGO3 en cinq catégories, à savoir : Décider, Communiquer, Motiver, Piloter l amélioration et Planifier/coordonner. Ces 5 catégories de processus de management ont été certifiées ISO 9001.2008 fin 2011. La certification selon la norme ISO 9001 concerne tous nos processus Support. Cette certification s est faite en deux étapes : Budget, Données, Communication, Logistique, Informatique, Personnel et Politique/Juridique en 2011 et Administratif, Recherche et Développement, Contrôle, Gestion et Audit interne en 2013. L ensemble des processus Métier de la DGO3 sont également amenés à être certifiés. Cette certification concerne en 2013 les processus suivants : Département des Politiques européennes et des Accords internationaux Direction des Programmes européens : Assurer la coordination des programmes cofinancés par l'union européenne dans les domaines du développement rural, de l'environnement (Fonds structurels européens) et de la pêche Département du Développement Direction de la Qualité : Coordonner les projets qui participent au déploiement des produits de qualité certifiée, coordonner les programmes de gestion et de conservation des ressources génétiques animales et végétales et coordonner la politique en matière d OGM et de biosécurité. Assurer la gestion des compétences régionales relatives à la certification des animaux, des végétaux et de leurs produits ainsi que la gestion des systèmes de qualité certifiée (bio, AOP, IGP ) et assurer le suivi des filières, y compris celui de la filière piscicole, en collaboration avec le DNF, le DEE et le DA. Département de l'étude du milieu naturel et agricole Direction de la Nature et de l Eau : limiter la progression des espèces invasives Département des Aides Assurer les fonctions de paiement et de comptabilisation des aides et subventions de l'union européenne, régionales ou cofinancées et participer au suivi et au maintien de l'agrément de la direction générale au titre d'organisme payeur pour le compte des fonds agricoles de l'union européenne. Département de la Nature et des Forêts Mettre en œuvre le code forestier, les lois sur la conservation de la nature, sur les parcs naturels, sur la chasse et sur la pêche.
Public 3.2 05/11/2013 5 sur 42 Département des Permis et Autorisations Superviser les processus d'instruction des demandes et de contrôle de la délivrance des permis et autorisations et veille à la qualité des informations fournies aux requérants de permis et d'autorisations. Département de la Police et des Contrôles Direction de l'anti-braconnage et de la Répression des pollutions : Assurer, en appui aux services extérieurs du DNF, les missions de police en matière d'infractions à la loi sur la chasse et la pêche et à la loi sur la conservation de la nature et assurer les missions de police environnementale Si la démarche qualité relève bien plus d une attitude qui consiste en la recherche permanente de l efficience et de l efficacité au service du citoyen, il est évident qu elle mobilise une série d outils, de documents et de concepts. Dans ce sens, le Manuel sert de document de cohérence qui permet de restituer chaque élément dans son contexte général. Ce document constitue donc une référence pour tous les agents de la DGO3, il appartient à tous, n hésitez donc pas à faire parvenir au SSG toutes vos remarques, suggestions, demandes d explication via l adresse mail ssg.dgarne@spw.wallonie.be. Enfin, pour rappel, le Manuel de management poursuit un triple objectif : Matérialiser l engagement des gestionnaires dans le développement du système de management intégré de la DGO3 ; Détailler le système de management applicable à toute la DGO3. Dans ce sens, le Manuel est un outil d information et de formation que doit s approprier l ensemble des agents de la DGO3 ; Constituer un instrument d évaluation des démarches d amélioration initiées au sein de la DGO3. Le système de management développé à la DGO3 a comme ambition la maîtrise des opérations. Même si en interne nous pouvons tendre vers cette maîtrise grâce aux différents outils mis en place (procédures, gestion du risque, outils d évaluation, ), nous devons également maîtriser l apport non négligeable de tous partenaires sur nos processus. Il est prévu que, lorsque la réalisation des objectifs nécessite l intervention de parties prenantes externes à la DGO3, la relation soit contractualisée dans une convention formalisant les engagements réciproques : un Contrat Qualité Service (CQS) ou Service Level Agreement (SLA), un protocole, une convention. Ainsi, pour les services qui dépendent complètement ou partiellement de fournisseurs externes, les Responsables de service Support demeurent pour les clients internes les points uniques de contact et doivent conclure des CQS, protocole ou convention avec les partenaires externes pour les processus externalisés. Les Cabinets dont dépend l administration sont évidemment des partenaires privilégiés qui impactent significativement nos processus. Dès lors, des CQS, protocole ou convention seront conclus pour maîtriser les relations. Dans le même ordre d idées, d autres CQS, protocole ou convention viendront compléter l arsenal des moyens de maîtrise, notamment ceux liés à la réalisation des processus Métier.
Public 3.2 05/11/2013 6 sur 42 Processus Partenaire externe Moyen de maîtrise Support Administratif Direction générale transversale du Budget, de la Logistique et des TIC (DGT2) Réseaux de correspondants Administratifs à travers les DFA à harmoniser Support Budget : Support Communication : Support Données Support Informatique : Département du Budget de la DGT2 Département de la Communication du Secrétariat général Autres DGO du SPW, la SPGE, SPAQuE, l IWEPS, AQUAWAL, le CGT, la CPDT, l Issep, le CRAW, l IRSNB, la DGSIE Département des Technologies de l'information et de la communication (TIC) de la DGT2 Support Logistique : Département de la Gestion mobilière de la DGT2 Département de la gestion immobilière auprès de la DGT2 SIPP : Service interne pour la Prévention et la Protection au Travail SPMT : Service Publique de la Médecine du Travail Support Politique- Juridique : Support Recherche et Développement Support Ressources Humaines Département des Affaires juridiques du SG CRA-w et de l ISSeP DGO6 Département de la Gestion des ressources humaines du SG Comité de coordination pôle budget finances instauré par la DGT2 Contrat Qualité Service entre la DGO3 et le département de la Communication du SPW en matière de Support Com signé le 06/12/2011 Application Conventions Coordination via les CI (coordinateurs informatiques) et CIL (correspondants informatiques locaux) pour pour tout le SPW Contrat Qualité Service entre DGO3 et DTIC en cours Groupes de travail issus du CCBVI : GTSeSaT (Groupe de travail sur la Sécurité et la Santé des Travailleurs) GTLT (Groupe de travail sur les Lieux de travail) Groupes de travail du CIC Fortes chaleurs Visite de lieux de travail, Gestion des véhicules Groupes de travail avec la DGT2 Téléphonie SLA signé le 09/10/2013 Application «Conventions» Le réseau RH SG et DFA «service du personnel» Le SG est notre principal partenaire externe. Le réseau réseau Rh se réunit tous les 2 mois environs.
Public 3.2 05/11/2013 7 sur 42 2. REFERENCES ISO 9001 : 2008 - Système de management de la qualité Exigences ISO 9000 : 2005- Système de management de la qualité Principes essentiels et vocabulaire ISO/CEI 27001 : 2005 Technologies de l information Techniques de sécurité - Systèmes de gestion de la sécurité de l information. En ce qui concerne l application de cette norme, une attention particulière sera donnée à l activité «Organisme Payeur» de la DGO3. Eco Management and Audit Scheme : règlement (CE) n 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2009 concernant la participation volontaire des organisations à un système communautaire de management environnemental et d'audit (EMAS). OHSAS 18001 : Système de management de la santé et de la sécurité au travail. Cobit 4.1 : The Control Objectives for Information and related Technology COSO ERM : The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Enterprise risk management framework
Public 3.2 05/11/2013 8 sur 42 3. LEXIQUE ABR BPO CAFF CdD CG LISTE DES ABREVIATIONS COOC COOS Correspondant QES CSA DFA DGA DGO3 DGRNE DGT EMAS MiMar MQT PAC SGR SIMO SMART SPW SSG SSII SSR Abréviation Bilan Périodique des Objectifs Cellule d Audit Feaga-Feader (Fonds européen agricole de garantie-fonds européen agricole pour le développement rural) Comité de Direction Comité de Gestion Coordinateur des Comités Coordinateur des Supports Correspondant Qualité, Environnement, Sécurité Comité de Suivi des Audits Direction fonctionnelle et d Appui Direction générale de l Agriculture (avant la fusion avec la DGRNE) Direction générale opérationnelle de l Agriculture, des Ressources naturelles et de l Environnement Direction générale des Ressources naturelles et de l Environnement (avant la fusion avec la DGA) Direction générale Transversale du SPW Eco Management and Audit Scheme Méthode d Identification et de Maîtrise des Risques Management par la Qualité Totale Politique d Amélioration Continue Système de Gestion des Risques Système Intégré de Maîtrise des Opérations Spécifique Mesurable Accessible Réaliste fixé dans le Temps Service public de Wallonie Service de Support à la Gestion Service de Support Informatique et Information Système de Suivi et de Rapportage
Public 3.2 05/11/2013 9 sur 42 4. CONTEXTE La structure de la Direction générale de l'agriculture, des Ressources naturelles et de l'environnement (DGO3) s inscrit dans l organisation générale du Service public de Wallonie (SPW), fruit de la réforme décidée par le Gouvernement wallon dès le 06 décembre 2006. Le Service public de Wallonie se compose d un Secrétariat général, d une Direction générale transversale et de sept Directions générales opérationnelles 1. Le Secrétariat général regroupe entre autres la cellule des Stratégies transversales, le centre régional de Crise, le Service interne pour la Prévention et la protection au travail, les Départements suivant : Gestion des ressources humaines, Affaires générales, Affaires juridiques, Développement Communication, Audit, Géomatique, Coordination des fonds structurels, La Direction générale transversale offre, à toutes les autres Directions générales, un encadrement et une aide dans des matières dites transversales :, budgétaires, de logistique, d informatique, etc. Chacune des Directions générales opérationnelles dispose d une autonomie de gestion pour les matières qui relèvent de sa compétence (aspects «Métier») et coordonne son action avec les Directions générales transversales. Les Directions générales sont : DGT2: Direction générale transversale du Budget, de la Logistique et des TIC DGO1: Direction générale opérationnelle des Routes et des Bâtiments DGO2: Direction générale opérationnelle de la Mobilité et des Voies hydrauliques DGO3: Direction générale opérationnelle de l'agriculture, des Ressources naturelles et de l'environnement DGO4: Direction générale opérationnelle de l'aménagement du territoire, du Logement, du Patrimoine et de l'énergie DGO5: Direction générale opérationnelle des Pouvoirs locaux, de l'action sociale et de la Santé DGO6: Direction générale opérationnelle de l'économie, de l'emploi et de la Recherche DGO7: Direction générale opérationnelle de la Fiscalité La Direction générale de l Agriculture, des Ressources naturelles et de l Environnement (DGO3) est le fruit de la fusion de l ancienne Direction générale des Ressources naturelles et de l Environnement (DGRNE) et de l ancienne Direction générale de l Agriculture (DGA). Si les missions des deux anciennes directions générales sont très diversifiées, la fusion n en trouve pas moins une cohérence autour du concept du développement durable et de la compétence territoriale. Le concept de développement durable est évidemment au coeur de la vision de la DGO3. 1 http://spw.wallonie.be
Public 3.2 05/11/2013 10 sur 42 La DGO3: gère les patrimoines naturels, agricoles et ruraux de la Région wallonne en termes de prévention, de protection et de remédiation ; élabore des axes de développement conformes aux déclarations gouvernementales dans les secteurs agricoles, sylvicoles et environnementaux, y compris les ressources naturelles ; participe au développement durable des secteurs économiques (industriels et de services) de la Région en assurant le respect des réglementations environnementales tant de leurs productions que dans les processus et les encourageant à maîtriser leur empreinte écologique tout en visant une production compétitive de qualité ; assure le développement durable, spécifiquement celui d une agriculture et d une sylviculture compétitives orientées vers la qualité et contribue ainsi au dynamisme du monde rural, notamment dans le cadre de politique agricole commune ; assure les missions d'autorité liées à l'environnement, à l agriculture et à la sylviculture, fixées par les textes législatifs ; influence les décisions des politiques régionales, nationales et internationales en y favorisant l'intégration des préoccupations environnementales, agricoles et sylvicoles ; garantit la protection et le développement de la biodiversité ; élabore les dispositions en matière de gestion des déchets, avec la prévention en priorité, ainsi que celles relatives à la protection et à l assainissement des sols et soussols. 5. VISION Ce chapitre résume la vision du Comité de Direction qui fonde toute la démarche d amélioration à la DGO3. Cette vision repose sur les principes du développement durable et de la maîtrise des opérations. Le développement durable impose d évaluer et de rechercher l amélioration à l aune des trois piliers du développement durable : l écologique, le social et l économique. La maîtrise des opérations consiste en la mise en place d un système de management respectant des normes internationalement reconnues : le Système Intégré de Maîtrise des Opérations (SIMO). Ce système concentre un ensemble cohérent d outils et documents qui permettent d améliorer l efficacité et l efficience de l ensemble des agents dans la réalisation des missions confiées à la DGO3. 5.1. Le développement durable Principe fondamental et guide de l action de la DGO3, le développement durable se définit comme «un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs» 2. Il ne s agit pas à proprement dit d une nouveauté puisqu avant même la fusion, les Comités de Direction de chaque ancienne unité DGA et DGRNE avaient adopté ce principe comme élément fondateur de leurs actions en tant qu administration. 2 Gro Harlem Bruntland, Ministre norvégienne de l environnement présidant la Commission mondiale sur l environnement et le développement, définition donnée dans le rapport intitulé Notre avenir à tous soumis à l Assemblée nationale des Nations unies en 1986
Public 3.2 05/11/2013 11 sur 42 Il est utile de rappeler que la Belgique et la Wallonie ont pris des engagements forts en la matière ; ceux-ci ont fait l objet de remarques négatives de la part de la Cour des Comptes belge en 2010, ce qui rend encore plus nécessaire pour une Direction générale telle que la nôtre de s inscrire pleinement dans cet axe de développement. Au niveau européen, cette notion est inscrite dans le traité de l'union européenne comme un objectif primordial. Dans ce contexte, au printemps 2006, les chefs de gouvernement de l Union européenne ont révisé la stratégie de développement durable en fixant les lignes directrices pour l'union européenne. Les thématiques à traiter prioritairement par les Etats membres visent: le changement climatique, l'énergie propre, le transport durable, la production et la consommation durable, la conservation et la gestion des ressources naturelles, la santé publique, l'exclusion sociale, les questions démographiques et la migration, la pauvreté. Pour ce qui concerne la dimension économique, la stratégie européenne de développement durable fait le lien avec la stratégie de Lisbonne, visant les aspects liés à la croissance et l'emploi. Fig1 : Les piliers du développement durable Il n est pas besoin ici de détailler plus encore les différentes initiatives tant nationales impliquant les différents niveaux de pouvoir, qu internationales engageant directement la Belgique pour se convaincre du caractère central de la notion de développement durable dans les missions de la DGO3.
Public 3.2 05/11/2013 12 sur 42 Dans le même sens, la déclaration de politique régionale (DPR) du Gouvernement wallon, mise en place en juillet 2009, a structuré son action à partir de ce principe et a chargé l un de ses membres de cette problématique transversale. La DGO3 s est aussi directement portée candidate pour piloter ou participer à la gestion de cette planification d actions. La coordination de l action de la Wallonie a été attribuée au Secrétariat général. Sans entrer dans des considérations qui dépassent le cadre du présent document, la figure 1 décrit le développement durable comme l intersection de trois dimensions : Ecologique, Sociale et Economique. Par conséquent, dans le respect du principe de développement durable, la DGO3 se doit d organiser son action en temps qu administration en veillant systématiquement à porter une attention particulière à l impact des décisions sur l ensemble des piliers du développement durable. Sa mission fondamentale, autour de laquelle peuvent graviter l ensemble des objectifs, peut donc se formuler comme «améliorer l'environnement dans le respect du développement économique et social de la région wallonne» Pour y parvenir, le CdD met en place un système de management visant la maîtrise des opérations, notion définie dans le chapitre suivant. En conclusion, la DGO3 s inscrit dans une politique de gestion basée : sur une vision : promouvoir l économie dans le respect de l environnement et du social, sur une mission fondamentale : être l acteur fédérateur de l action publique régionale en matière de développement durable, à tout le moins pour les matières liées à l agriculture et à l environnement, sur des valeurs : promouvoir les valeurs de compétence, de transparence et de dialogue et ambitionner l excellence dans la réalisation des missions qui lui sont confiées par l amélioration permanente de ses structures et processus au travers d un système de management intégré et cohérent respectant les normes de qualité, de sécurité et d environnement. 5.2. La maîtrise des opérations La mise en oeuvre des missions de la DGO3 dans le respect des principes évoqués au point précédent nécessite la mise en oeuvre d un système de management permettant la réalisation des missions attribuées par le pouvoir politique dans une recherche permanente d efficacité et d efficience. La DGO3 par la voix de son Directeur général, et après approbation de son Comité de Direction, s est engagée dans une démarche résolument volontariste adoptant les principes du management par la qualité totale (MQT). Si l Administration diffère profondément du monde de l entreprise privée par ses structures et ses objectifs, la plupart des standards de gestion internationalement reconnus et bien éprouvés tant dans le cadre d organisations privées que publiques y sont aisément transposables. De manière plus concrète, il s agit de déployer une approche de management basée sur l analyse des processus mis en œuvre au sein de la DGO3, leur optimisation et leur amélioration permanente dans un esprit de collaboration avec les organes chargés d assister les Directions générales du SPW dans leur effort de modernisation dont notamment EASI-Wal.
Public 3.2 05/11/2013 13 sur 42 La démarche de management par la qualité totale, entreprise par la DGO3, sera traduite et supportée par le SIMO (Système Intégré de Maîtrise des Opérations). Cette démarche se veut à la fois : Intégrée : en ce qu elle assimile dans la même démarche : - La mise en œuvre, l optimisation et l amélioration permanente des processus, - La maîtrise du système d information, - La maîtrise des risques, - L application des normes de santé et de sécurité au travail, - La diminution de l impact environnemental des activités de la DGO3. Collective : au travers de l interprétation par son Comité de Direction de la charte administrative reprise en annexe du code de la Fonction publique et correspondant en quelque sorte à un Code d éthique et de valeurs, l ensemble du personnel de la DGO3 s engage dans la démarche et s en approprie les principes. Rigoureuse : l ensemble des processus en œuvre au sein de la DGO3 se fonde sur des normes internationalement reconnues et des standards exigeants 3 au travers d un système de management : le Système Intégré de Maîtrise des Opérations (SIMO). Il est évident que la DGO3 ne peut agir seule, ne serait-ce que parce qu elle dépend d autres administrations au sein du SPW. Dans ce sens, par une politique de collaboration avec d autres administrations autour de ces mêmes principes, la DGO3 se veut être l un des moteurs de l amélioration de la qualité du service public au niveau du SPW et au-delà. Comme préconisé par la plupart des normes applicables à la DGO3, la démarche qualité doit s appuyer sur l engagement de tous et plus particulièrement de l encadrement. Dans ce cadre, le point suivant reproduit la lettre d engagement du Directeur général et du CdD. 3 Voir déclaration d engagement du Directeur général au nom du Comité de Direction
Public 3.2 05/11/2013 14 sur 42 6. ENGAGEMENT DU DIRECTEUR GENERAL AU NOM DU COMITE DE DIRECTION La démarche de management par la qualité totale, initiée au niveau de l ensemble de la DGO3, vise l excellence dans l exécution des missions qui lui sont confiées par le biais du Système Intégré de Maîtrise des Opérations (SIMO). Concrètement, l excellence se traduit par : la recherche continue de la satisfaction des exigences des clients de la DGO3 ainsi que de l ensemble des parties prenantes aux processus déployés au sein de la DGO3 : élus, institutions ou encore entreprises privées dans le respect des missions qui nous sont confiées par le Gouvernement wallon ; l application de méthodes de management et de normes rigoureuses permettant l économie des moyens, l augmentation de la qualité du service fourni, la diminution de l impact écologique des activités, la maîtrise des flux d informations, l amélioration des conditions de sécurité et de santé et plus largement du bien-être au travail, et enfin, la maîtrise des risques liés aux objectifs par l amélioration du contrôle interne ; la promotion des principes d excellence et des valeurs de compétence, de dialogue et de rigueur au sein de l administration publique wallonne et plus largement du Service public ; la collaboration avec d autres administrations, institutions ou organisations publiques et privées 4 afin de bénéficier des retours d expériences en mobilisant les outils du «benchmarking». L ensemble du Comité de Direction s engage à adopter le système de management intégré décrit dans le présent «Manuel de management» et dans les documents qui lui sont rattachés, désignant le SIMO comme outil de gestion et d amélioration continue des processus de la Direction générale. Il opte dans cet esprit, pour la certification progressive de certains éléments clés du SIMO à l horizon 2013 pour les normes et référentiels suivants: ISO 9001 : 2008 - Système de management de la qualité Exigences ISO 9000 : 2005- Système de management de la qualité Principes essentiels et vocabulaire. ISO/CEI 27001 : 2005 Technologies de l information Techniques de sécurité - Systèmes de gestion de la sécurité de l information. En ce qui concerne l application de cette norme, une attention particulière sera donnée à l activité «Organisme Payeur» de la DGO3. Eco Management and Audit Scheme : règlement (CE) n 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2009 concernant la participation volontaire des organisations à un système communautaire de management environnemental et d'audit (EMAS). OHSAS 18001 : Système de management de la santé et de la sécurité au travail. 4 Via notamment les organes de production de normes ( ISO, BPMN )
Public 3.2 05/11/2013 15 sur 42 Dans ce contexte, afin d assurer le succès de la démarche, l ensemble du Comité de Direction s engage à : se former de façon proactive au fonctionnement du SIMO et des normes qui le composent et se donner comme objectif de base que l ensemble des agents quelque soit leur statut atteignent individuellement et collectivement un niveau de connaissance suffisant du système de management ; désigner pour chaque Département un correspondant QES chargé, en lien avec le Service Support à la Gestion (SSG), du suivi quotidien de l implémentation du SIMO, de la formation, de l identification des non-conformités et de leur rapportage auprès du SSG ; fournir aux correspondants QES la formation et les moyens nécessaires à la réalisation de leurs missions; prendre de manière loyale et constructive toutes les mesures nécessaires afin d atteindre les objectifs planifiés dans le SIMO et favoriser un climat d écoute et de prise en compte des attentes des «clients» et parties prenantes ; collaborer pleinement avec les évaluateurs internes et externes de la démarche; contribuer à la communication et à la promotion des principes guidant le SIMO et des valeurs de compétence, de rigueur et de dialogue tant au sein de la DGO3 qu en dehors ; fixer les axes stratégiques balisant l activité de la DGO3, identifier les orientations en matière de qualité, de gestion de l information, de santé et de sécurité au travail et en déduire clairement les objectifs, les rôles et responsabilités de chacun ; organiser sur base régulière les Revues de Direction et de Département afin d une part de s assurer que le SIMO demeure pertinent, adéquat et efficace, et d autre part d identifier les opportunités d amélioration et de prendre sans délai les mesures correctrices en concertation avec le SSG ; mener en coordination avec le SSG et la Cellule Audit Feaga-Feader (CAFF) les actions de coordination avec d autres administrations et de «Benchmarking» afin de bénéficier de l expérience d autres organisations publiques ou privées impliquées dans la même démarche. L ensemble du Comité de Direction charge le SSG de coordonner les initiatives de mise en place du SIMO. Cela se traduit, au niveau du SSG et dans le cadre de son plan de travail fixé par le Directeur général, par des travaux permettant: de s assurer que les processus qui composent le SIMO soient établis conformément à la ligne directrice et à des canevas prédéfinis, mis en œuvre et entretenus ; de rendre compte par voie de rapport, de l état de fonctionnement du SIMO et de proposer les mesures d amélioration nécessaires ;