AVIS DE CONVOCATION 4 e ASSEMBLÉE ANNUELLE Que vous soyez participante ou participant actif ou inactif ou une personne représentant un employeur adhérant au Régime de retraite des groupes communautaires et de femmes, vous êtes cordialement convoqués à la quatrième assemblée annuelle du Régime. Celle-ci se déroulera dans les trois lieux et au cours des trois jours suivant : Québec, mardi, le 24 septembre 2013 à 13h30 Entreprise de formation Dimensions, 3025, ave Tassé, Québec G1P 1T1 Tél. : (418) 872-0539 Victoriaville, mercredi, le 25 septembre 2013 à 8h30 CDC des Bois-Francs, 59, rue Monfette, Salle 125, Victoriaville G6P 1J8 Tél. : (819) 758-5801 Montréal, jeudi, le 26 septembre 2013 à 8h30 Maison Parent-Roback, 110, rue Ste-Thérèse, Montréal H2Y 1E6 (Métro Champ-de-Mars) Bienvenue aux observatrices et aux observateurs. Vous trouverez, au verso, l'ordre du jour. Vous trouverez également, ci-joint, le formulaire de procuration pour permettre à chaque groupe de désigner son représentant avec droit de vote lors de l assemblée ainsi que le formulaire pour poser sa candidature pour siéger au comité de retraite. Chaque assemblée sera suivie d'une période d'échange où vous pourrez poser des questions émanant de votre milieu de travail. Veuillez noter que l'assemblée annuelle qui aura lieu à Montréal sera diffusée sur le Web. Pour plus d'information sur la Webdiffusion, vérifiez, vers la mi-septembre, le site web du Régime au www.regimeretraite.ca
4 e ASSEMBLÉE ANNUELLE ORDRE DU JOUR Québec Victoriaville Montréal 13 H 30 8 H 30 Accueil 14 H 00 9 H 00 Mot de Lise Gervais, présidente Présentation des membres présents du comité de retraite 14 H 15 9 H 15 Déclaration d intérêts des membres du comité de retraite 14 H 20 9 H 20 Présentation du Rapport annuel au 31 décembre 2012 Questions et échanges sur la présentation 15 H 50 10 H 50 Volet éducation : «Revenu décent à la retraite menacé : le rapport D'Amours à côté de la coche» 16 H 30 11 H 30 Élections des administratrices et des administrateurs formant le comité de retraite (Le résultat des votes sera dévoilé lors de l assemblée qui aura lieu à Montréal) 17 h 15 12 H 15 Clôture de l'assemblée Durant cette période, les personnes présentes seront invitées à poser les questions provenant de leur milieu de travail. Droits et responsabilités des participantes Toutes les personnes participantes au Régime ont le droit de participer à l'assemblée annuelle et d'élire les membres du comité de retraite; elles ont aussi droit de se présenter comme membre du comité de retraite selon les modalités prévues dans le texte du Régime et dans le Règlement intérieur. Elles ont la responsabilité de s'informer sur tous les aspects de leur Régime. À noter que seules les personnes présentes lors d'une des assemblées pourront voter. Lors de la Webdiffusion de l'assemblée annuelle qui aura lieu à Montréal, les personnes qui nous écouteront pourront transmettre leurs questions. Règlement intérieur Notre règlement intérieur prévoit, à l article 3.2.3 que «L ordre du jour de l assemblée annuelle est établi par le comité de retraite et, compte tenu du caractère itinérant de la tenue de l assemblée annuelle, il ne peut être modifié»
APPEL DE CANDIDATURES AU COMITÉ DE RETRAITE DU RRFS-GCF Le Régime de retraite des groupes communautaires et de femmes et la caisse de retraite sont administrés par un comité de retraite. Afin d assurer un minimum de continuité d une année à l autre dans le fonctionnement du comité de retraite, le Texte du Régime de retraite prévoit que certains mandats sont d une durée de deux ans et d autres d une durée d un an. Lors de l assemblée annuelle du Régime qui aura lieu les 24, 25 et 26 septembre 2013, les postes suivants devront être comblés par une élection : Membres représentant les personnes actives (4 personnes à élire) - 3 personnes élues par les participantes et les participants actifs présents à l assemblée dont une devra être une femme. (mandats de 2 ans) - 1 personne additionnelle, sans droit de vote, également élue par les participantes et les participants actifs présents à l assemblée. (mandat de 1 an) Membres représentant les personnes inactives (2 personnes à élire) - 1 personne élue par les participantes et les participants inactifs (ces personnes sont les retraitées et celles qui ont cessé de cotiser, mais ont laissé leur argent dans le Régime) et les bénéficiaires présents à l assemblée. (mandat de 1 an) - 1 personne additionnelle, sans droit de vote, également élue par les participantes et les participants inactifs présents à l assemblée. (mandat de 1 an) Membres représentant les groupes (2 personnes à élire) - 2 personnes élues par les personnes présentes à l assemblée ayant reçu une procuration d un employeur participant au Régime. (mandats de 2 ans) Le choix de ces personnes se fera en fonction du nombre de votes obtenus ou en cas d égalité, par tirage au sort. Le comité de retraite se réunit environ quatre fois par année. Les réunions durent une journée et demie et se tiennent à Montréal. Il peut y avoir aussi, durant l'année, des conférences téléphoniques. Pour en savoir plus sur la composition, les pouvoirs et obligations du comité de retraite, référez-vous aux sections 21 et 22 du Texte du Régime disponible sur le site du Régime au www.regimeretraite.ca Si vous êtes intéressé à vous joindre au comité de retraite, veuillez remplir le formulaire qui se trouve au verso et nous le retourner avant le 9 septembre 2013 à 17 h.
APPEL DE CANDIDATURES AU COMITÉ DE RETRAITE DU RRFS-GCF RENSEIGNEMENTS SUR LA CANDIDATURE Votre nom : L'adresse de votre groupe ou votre adresse personnelle, le cas échéant : Téléphone : Courriel : Poste(s) auquel(s) vous souhaitez poser votre candidature : Représentant des participantes et des participants actifs (voir Note 1) Représentant des participantes et des participants actifs sans droit de vote (voir Note 1) Représentant des participantes et des participants inactifs (voir Note 1) Représentant des participantes et des participants inactifs sans droit de vote (voir Note 1) Représentant des groupes adhérents (voir Note 2) Nous, soussignés, participantes et participants actifs ou inactifs au Régime de retraite des groupes communautaires et de femmes, appuyons la candidature apparaissant plus haut : Nom (en majuscules) Nom de l employeur adhérant au Régime où vous travaillez ou avez travaillé Nom (en majuscules) Nom de l employeur adhérant au Régime où vous travaillez ou avez travaillé Veuillez, s.v.p. nous retourner ce formulaire avant le 9 septembre 2013 à 17 h, accompagné d un texte d une page (8 ½ X 11) faisant mention du poste souhaité, des motifs pour lesquels vous posez votre candidature et présentant un résumé de votre curriculum vitae par télécopie au (514) 878-1060 ou par la poste au RRFS-GCF, 110, rue Ste-Thérèse, bureau 301, Montréal (QC) H2Y 1E6 NOTE 1 : Le règlement intérieur précise que «le bulletin de mise en candidature de la personne qui pose sa candidature à un poste de représentant des participantes actifs et de représentant des participantes inactifs et bénéficiaires doit être endossé par deux participantes actifs ou inactifs appuyant sa candidature.» Veuillez donc faire endosser votre candidature par deux participantes. Vous pouvez poser votre candidature à la fois pour le poste avec droit de vote et le poste sans droit de vote pour la catégorie de participantes et participants que vous souhaiter représenter (actifs ou inactifs). NOTE 2 : Le règlement intérieur précise que «Le bulletin de candidature de la personne qui pose sa candidature à un poste de représentant employeur doit être endossé par le groupe qu il représente à l assemblée.» Veuillez donc joindre une lettre ou un extrait de procès-verbal attestant que votre groupe endosse votre candidature à l assemblée.
FORMULAIRE DE PROCURATION 1 Veuillez remplir ce formulaire et nous le remettre lors de votre inscription à la rencontre. PROCURATION DE VOTE POUR REPRÉSENTER UN GROUPE ADHÉRENT À l ASSEMBLÉE ANNUELLE DU RRFS-GCF 2 Je soussignée (inscrire votre nom) dûment autorisée par (inscrire le nom et les coordonnées du groupe adhérent au Régime) Téléphone : Groupe adhérent numéro : donne pouvoir à (nom de la personne désignée) de nous représenter à l assemblée annuelle du RRFS-GCF qui aura lieu le 24 (Québec), 25 (Victoriaville) et 26 (Montréal) septembre 2013. Cette personne est autorisée à prendre part aux discussions, prendre connaissance de toutes informations utiles et exprimer son droit de vote en notre nom, notamment pour les élections au comité de retraite. Nom et titre (en majuscules) Note 1 : Règlement intérieur «3.2.4 Une personne déléguée par un employeur doit se présenter à l Assemblée avec une procuration valide confirmant son droit de voter au nom de cet employeur.» Note 2 : Un groupe peut se faire représenter par une personne qui a par ailleurs un droit de vote à titre de participante ou participant actif (la coordonnatrice générale, par exemple) ou une personne inactive. De plus, une personne peut se présenter avec des procurations pour voter pour plus d un groupe.