Partenariat ARIC CDG 22 Formation aux élus gestionnaires des EHPAD publics territoriaux Le 7 juin 2011, à PLERIN
La gestion budgétaire des EHPAD : Quelles spécificités? Formation animée par : Jean-Claude DAUPHIN, directeur de l EHPAD de BEGARD Stéphane LE TYRANT, directeur de l EHPAD de PLESTIN-LES-GREVES
INTRODUCTION Rappel des évolutions du mode de tarification EHPAD A/ Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 B/ Les incidences directes et indirectes sur la gestion des établissements
A/Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 (1/8) Les origines de la réforme : Constat partagé : insuffisances voire incohérences dans le mode de financement antérieur reposant sur une double source des recettes. Rappel du système antérieur : Tarification binaire Prix de journée Forfait soins / Forfait de section de cure médicale
A/Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 (2/8) Les origines de la réforme (suite) : Les limites du système de tarification binaire : Pas d allocation équitable de la part de l Assurance Maladie Pas d ajustement des prix de journée en fonction de la qualité des services rendus aux résidants (inégalités) Pas de prise en charge de la perte d autonomie
A/Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 (3/8) Les 5 principes fondamentaux de la réforme : Transparence des coûts et des prises en charge, Renforcement des moyens médicaux, Solidarité envers les personnes âgées dépendantes grâce à l A.P.A., Démarche qualité dans les établissements, Mise en œuvre d un partenariat à travers les conventions tripartites.
A/Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 (4/8) La mise en œuvre de la réforme : Mise en place des projets d établissements pour l amélioration de la qualité des prestations. Mise en place de 3 tarifs distincts dans chaque établissement concerné : tarif hébergement, tarif dépendance, tarif soins. La signature d une convention tripartite, entre l établissement, le conseil général et le représentant de l État dans le département, conditionne la mise en œuvre des nouveaux tarifs.
A/Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 (5/8) Schéma de la tarification ternaire : La tarification ternaire / conventionnement tripartite Tarif hébergement Tarif dépendance + Tarif Soins global ou partiel
A/Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 (6/8) Les sections en détail : Tarif hébergement recouvre l ensemble des prestations relatives à l administration générale, l accueil hôtelier, la restauration, l entretien et l animation de la vie sociale. est arrêté par le Président du Conseil Général si l établissement est habilité à l aide sociale. est financé/acquitté par le résident, mais peut être pris en charge, le cas échéant, par l aide sociale départementale avec participation du bénéficiaire.
A/Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 (7/8) Les sections en détail : Tarif dépendance recouvre l ensemble des prestations d aide et de surveillance apportées aux personnes âgées ayant perdu tout ou partie de leur autonomie pour l accomplissement des actes ordinaires de la vie courante. est arrêté par le Président du Conseil Général. est financé/acquitté par le résident, mais est couvert par l.a.p.a (pour les résidents classés en GIR 1 à 4)
A/Le contexte de la réforme tarifaire de 1999 (8/8) Les sections en détail : Tarif Soins (global ou partiel) recouvre : les «soins de base» (entretien, hygiène, confort ) les «soins techniques» (prestations médicales et paramédicales) est arrêté par le Préfet. est financé/acquitté par l Assurance Maladie (dotation globale versée par la CPAM en fonction de l implantation de l établissement).
B/Les incidences directes et indirectes sur la gestion des établissements (1/5) a) Incidences en matière comptable et budgétaire : la mise en place de nouveaux principes La simplification des imputations budgétaires L étanchéité des sections tarifaires L instauration d un tableau de bord normalisé La modification du calendrier de campagne budgétaire
B/Les incidences directes et indirectes sur la gestion des établissements (3/5) b) Incidences en matière comptable et budgétaire (suite) : l affectation des résultats Le Conseil d Administration propose l affectation des résultats de chaque section. Possibilités d affectation des excédents (décisions relevant des élus) : à l atténuation du prix de journée de l exercice suivant, au financement de mesures nouvelles, au financement de nouveaux investissements, en réserve de compensation ou de trésorerie. Le déficit peut être couvert par une reprise sur les réserves de compensation, si elles existent.
B/Les incidences directes et indirectes sur la gestion des établissements (4/5) c) Incidences sur la qualité des prestations Au niveau national : un cahier des charges définissant les exigences qualité (arrêté du 26 avril 1999). Dans chaque établissement : déclinaison des engagements matérialisée dans un projet d établissement. Projet d établissement Projet de vie Accueil et information des résidents Respect des droits des résidents Confort de l hébergement Qualité et organisation des repas Aide à la vie quotidienne Animation Projet de soins Qualité des soins Accompagnement de la fin de vie Relations avec l environnement (réseaux gérontologiques)
B/Les incidences directes et indirectes sur la gestion des établissements (5/5) d) L élaboration et la signature d une convention tripartite signée pour 5 ans entre : les représentants de l établissement, le Président du Conseil Général, le Préfet ou le directeur de l ARS (compétent pour arrêter le tarif soins). définit les conditions de fonctionnement de l établissement : sur le plan budgétaire, en matière de qualité et de prise en charge des personnes âgées. La convention précise également les objectifs d évolution de l établissement, les modalités de son évaluation et la façon dont il s inscrit dans les réseaux gérontologiques existants ou à créer.
PARTIE 1 Les différents leviers d action des élus gestionnaires A/ Les leviers communs collectivités -EHPAD B/ Les leviers spécifiques aux EHPAD
A/Les leviers communs collectivités - EHPAD (1/2) a) La gestion du personnel représente 70% du budget d un établissement : forts impacts sur la gestion budgétaire des établissements, Variables à piloter : Statut des personnels (Types de recrutements) G.V.T (évolution de carrières, évolution des salaires) Stagiairisation avec reprise de service Temps de travail Compte Épargne Temps Absentéisme et frais de remplacement. Formations et formations obligatoires (D.I.F) Validations C.N.R.A.C.L Fonds de compensation pour les handicapés (F.I.P.H.F.P) Fonds de compensation du Supplément Familial Reclassement professionnel et congés de maladie Cotisations sur les salaires (charges patronales) Frais de recrutement d un mandataire judiciaire pour la prise en charge des personnes sous tutelle (pour EHPAD de plus de 80 places).
A/Les leviers communs collectivités - EHPAD (2/2) b) La gestion financière Variables à piloter : Utilisation d une ligne de crédits Encaissement des loyers : préconisation = fonctionner en «termes à échoir» Mise en place de cautions Amortissements ont une incidence sur le prix de journée.
B/Les leviers spécifiques aux EHPAD (1/6) a) La négociation des budgets Mises en garde : Importance de la présence des élus Obligation de négociation par section Incidences de l habilitation à l aide sociale (qui encadre le prix de journée) Question des créances irrécouvrables
B/Les leviers spécifiques aux EHPAD (2/6) b) La politique d entrée Mécanismes à maîtriser : Le niveau de G.M.P La coupe P.A.T.H.O.S Le taux d occupation (incidences sur le prix de journée) Le niveau de revenus des résidants
B/Les leviers spécifiques aux EHPAD (3/6) b) La politique d entrée : le niveau de G.M.P (G.I.R Moyen Pondéré) 2 G.M.P proches mais aux incidences différentes : 628 et 627
Production en points G.I.R et nombre de journées Cotation GIR Valorisation point GIR Point GIR Valorisation Nbre Résidant PAD TOTAL PTS GIR TOTAL PTS GIR Nombre de % PTS GIR Journées ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) (1) * (4) (3)*(4) GIR 1 1 1000 120 1040 12 12000 12480 23,20% 4380 GIR 2 0,84 840 120 1040 18 15120 18720 34,80% 3650 GIR 3 0,66 660 120 660 12 7920 7920 14,72% 10950 GIR 4 0,42 420 120 660 18 7560 11880 22,08% 1095 GIR 5 0,25 250 120 280 4 1000 1120 2,06% 2920 GIR 6 0,07 70 120 280 6 420 1680 3,14% 2555 GIR1 à 6 70 44020 53800 100,00% 25550 GIR 1 à 3 42 GIR à 628,86
Production en points G.I.R et nombre de journées Cotation GIR Valorisation point GIR Point GIR Valorisation Nbre Résidant PAD TOTAL PTS GIR TOTAL PTS GIR % PTS GIR Nombre de Journées ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) (1) * (4) (3)*(4) GIR 1 1 1000 120 1040 12 12000 12480 25,54% 4380 GIR 2 0,84 840 120 1040 10 8400 10400 21,29% 3650 GIR 3 0,66 660 120 660 30 19800 19800 40,52% 10950 GIR 4 0,42 420 120 660 3 1260 1980 4,05% 1095 GIR 5 0,25 250 120 280 8 2000 2240 4,58% 2920 GIR 6 0,07 70 120 280 7 490 1960 4,02% 2555 GIR1 à 6 70 43950 48860 100,00% 25550 GIR 1 à 3 52 GIR à 627,86
B/Les leviers spécifiques aux EHPAD (4/6) b) La politique d entrée : la coupe P.A.T.H.O.S 8 acteurs mobilisés GERIATRE PSYCHIATRE INFIRMIERES KINE / ERGO PSYCHOLOGUE BIOLOGIE IMAGERIE MEDICAMENTS
Formule pour le calcul du P.M.P (.P.A.T.H.O.S Moyen Pondéré) : Valeur du point par type d acteur ((total points gériatre/nb résidents) x 1,451) + ((total points psychiatre/nb résidents) x 1,704) + ((total points IDE/nb résidents) x 2,233) + ((total points rééducateur/nb résidents) x 2,966) + ((total points psychologue/nb résidents) x 0,981) + ((total points biologie/nb résidents) x 3,241) + ((total points imagerie/nb résidents) x 4,82) + ((total points pharmacie/nb résidents) x 1,269) Valeur du point par type d acteur Acteur Coefficient pour le calcul du PMP Gériatre 1,451 Psychiatre 1,704 IDE 2,233 Rééducateurs 2,966 Psychologue 0,981 Biologie 3,241 Imagerie 4,820 Pharmacie 1,269
Exemple : deux EHPAD ayant un même P.M.P à 166 Effectifs 60 / GMP 747 3 % S.M.T.I 60 % déments dont 30 % déments déambulants soit besoin de 20 places «Alzheimer» Effectifs 60 / GMP 549 8 % S.M.T.I soit 5 personnes 19 % déments dont 6% déments déambulants
Valeurs du PMP rencontrées par type de structure EHPAD (hors ancienne USLD) : PMP autour de 150-200 au-delà de 250 : attention au nombre de S.M.T.I USLD (et EHPAD anciennes USLD) : PMP autour de 300 Pour le ministère plutôt 350
B/Les leviers spécifiques aux EHPAD (5/6) b) La politique d entrée : le taux d occupation Les incidences sur le prix de journée : absences accueil de couples hébergement temporaire gestion des listes d attente travaux dans les logements travaux de réhabilitation
TAUX PREVISIONNEL à 98 % : 21 480 journées Hébergement Dépendance Soins TOTAL TARIF JOURNALIER HEBERGEMENT 43,68 938 246,40 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 1 & 2 17,21 60,89 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 3 & 4 10,92 54,6 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 5 & 6 4,63 48,31 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 1 & 2 29,09 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 3 & 4 22,11 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 5 & 6 15,12 DOTATION GLOBALE SOINS 487 360,00
TAUX PREVISIONNEL à 96 % : 21 024 journées Hébergement Dépendance Soins TOTAL TARIF JOURNALIER HEBERGEMENT 44,63 918 328,32 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 1 & 2 17,6 62,23 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 3 & 4 11,17 55,8 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 5 & 6 4,72 49,35 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 1 & 2 29,74 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 3 & 4 22,60 TARIF JOURNALIER DEPENDANCE GIR 5 & 6 15,43 DOTATION GLOBALE SOINS 487 360,00
B/Les leviers spécifiques aux EHPAD (6/6) b) La politique d entrée : les impacts du niveau de revenus des résidants dossier d Aide Sociale à l Hébergement participation des obligés alimentaires saisine du Juge aux Affaires Familiales
PARTIE 2 Les évolutions à venir A/ La logique E.P.R.D (État Prévisionnel des recettes et des dépenses) B/ Les plans pluriannuels d investissement C/ La mutualisation dans le domaine des EHPAD
A/La logique E.P.R.D (1/5) a) Définition Un outil de prévision qui : S impose aux EHPAD lors des renouvellements de conventions tripartites. Sera obligatoire pour l ensemble des structures à partir de 2013. Fonctionnement : Les établissements présentent leur budget par groupes fonctionnels et sections. Les établissements s autofinancent.
A/La logique E.P.R.D (2/5) b) Schéma de la logique E.P.R.D PRINCIPE : inversement de la logique antérieure ACTIVITE RECETTES DEPENSES MOYENS
A/La logique E.P.R.D (3/5) b) La théorie de l outil E.P.R.D (1/3) Groupes fonctionnels G1 : fonctionnement Charges Produits Groupes fonctionnels G1 : tarification G2 : personnel G3 : structure TOTAL Affectation déficit G2 : autres G3 : financiers et non encaissables TOTAL Affectation excédent
A/La logique E.P.R.D (4/5) b) La théorie de l outil E.P.R.D (2/3) : le plan de financement
A/La logique E.P.R.D (5/5) b) La théorie de l outil E.P.R.D (3/3)
EXEMPLES
COMPTE DE RESULTAT PREVISIONNEL ANNEXE Titre 011 : Dép. Afférentes Exp. Courante Titre 012 : Dép. Afférentes au Personnel Titre 016 : Dép. Afférentes à la Structures Titre 002 : Déficit antérieur TOTAL DES CHARGES REPORT A NOUVEAU DEFICITAIRE TOTAL GENERAL DES CHARGES CHARGES PREVISIONS N PRODUITS Titre 1 : Produits 423 812,00 487 360,00 afférents aux soins Titre 2 : Produits 1 105 385,00 245 875,00 afférents à la dépendance Titre 3 : Produits de 154 803,68 938 265,68 l'hébergement 0,00 12 500,00 Titre 4 : Autres produits 1 684 000,68 1 684 000,68 TOTAL DES PRODUITS REPORT A NOUVEAU 0,00 0,00 EXCEDENTAIRE 1 684 000,68 1 684 000,68 TOTAL GENERAL DES PRODUITS
Tableau de passage du résultat prévisionnel à la CAF prévisionnelle (1) RESULTAT PREVISIONNEL (EXCEDENT) valeur comptable des éléments d'actif cédés dotations aux amortissements, dépréciations et provisions 0,00 0,00 RESULTAT PREVISIONNEL (DEFICIT) produits des cessions d'éléments d'actif quote part des 50 000,00 subventions virée au résultat reprise sur amortissements, dépréciations et provisions SOUS-TOTAL 1 SOUS-TOTAL 2 CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT (si 1-2>0) 50 000,00 INSUFFISANCE D'AUTOFINANCEMENT (si 1-2<0)
TABLEAU DE FINANCEMENT PREVISIONNEL INSUFFISANCE D'AUTOFINANCEMENT PREVISIONNELLE Titre 1 : Remboursement des dettes financières Titre 2 : Immobilisations Titre 3 : Autres emplois TOTAL DES EMPLOIS APPORT AU FONDS DE ROULEMENT CAPACITE 50 000,00 D'AUTOFINANCEMENT PREVISIONNELLE Titre 1 : Emprunts 0,00 0,00 Titre 2 : Dotations et 105 000,00 0,00 subventions Titre 3 : Autres 0,00 35 000,00 ressources TOTAL DES 105 000,00 85 000,00 RESSOURCES PRELEVEMENT SUR 20 000,00 LE FONDS DE ROULEMENT Total équilibré du tableau de financement Total équilibré du tableau de financement 105 000,00 105 000,00
FONDS DE ROULEMENT PREVISIONNEL Fonds de roulement estimé au 1er janvier 100 000,00 Variation du fonds de roulement - 20 000,00 Fonds de roulement prévisionnel au 31 décembre 80 000,00
B/Les plans pluriannuels d investissement a) Définition Un outil de prévision qui : Concerne la section «investissements» des établissements S impose aux EHPAD lors des renouvellements de conventions tripartites
Solde 75 000,00 72 000,00 68 000,00 62 000,00 61 000,00 2011 2012 2013 2014 2015 Informatique 3 000,00 2 0,00 1 500,00 1 500,00 0,00 0,00 Cuisine - Four 20 000,00 10 0,00 2 000,00 2 000,00 2 000,00 2 000,00 Mixer Cuisine 1 500,00 3 0,00 500,00 500,00 500,00 0,00 Lave Linge 15 000,00 7 0,00 2 142,86 2 142,86 2 142,86 2 142,86 Mobiliers 10 000,00 10 0,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 Divers Matériels / Agents 5 000,00 5 0,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 Groupe Electrogene 50 000,00 10 0,00 5 000,00 5 000,00 5 000,00 5 000,00 13 142,86 13 142,86 11 642,86 11 142,86 Nbre Journées 21 480 85 142,86 81 142,86 73 642,86 72 142,86 Année 2011 43,68 10 142,86 0,47 soit Tarif 2012 44,15
Solde 75 000,00 72 000,00 68 000,00 62 000,00 61 000,00 2011 2012 2013 2014 2015 Informatique 3 000,00 3 0,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 Cuisine - Four 20 000,00 10 0,00 2 000,00 2 000,00 2 000,00 2 000,00 Mixer Cuisine 1 500,00 5 0,00 300,00 300,00 300,00 300,00 Lave Linge 15 000,00 10 0,00 1 500,00 1 500,00 1 500,00 1 500,00 Mobiliers 10 000,00 15 0,00 666,67 666,67 666,67 666,67 Divers Matériels / Agents 5 000,00 15 0,00 333,33 333,33 333,33 333,33 Groupe Electrogene 50 000,00 10 0,00 5 000,00 5 000,00 5 000,00 5 000,00 10 800,00 10 800,00 10 800,00 10 800,00 21 480,00 82 800,00 78 800,00 72 800,00 71 800,00 Année 2011 43,68 7 800,00 0,36 44, 04
C/La mutualisation dans le domaine des EHPAD (1/5) Introduction (1/2) La mutualisation : Pour quoi faire? Quels objectifs? A quelle échelle? Préconisations sur la démarche à suivre : Repérer/recenser les besoins exprimés par les populations sur différents territoires, dans les différents établissements et services. Recenser les différents acteurs / intervenants. Définir un projet politique partagé, clair, comprenant des objectifs communs. Rechercher l outil juridique le plus adapté aux orientations politiques définies.
C/La mutualisation dans le domaine des EHPAD (2/5) Introduction (2/2) Les objectifs de la mutualisation : Garantir la continuité des prises en charge et de l accompagnement des personnes âgées. Mettre en oeuvre des projets favorisant l amélioration de la qualité dans les établissements et services. Favoriser la coordination et les complémentarités entre les acteurs du secteur sanitaire et médico-social : construire des réseaux sanitaires et/ou médico-sociaux coordonnés. Réaliser de potentielles économies d échelle.!!! Les outils de mise en œuvre doivent être choisis pour répondre à des projets pensés en amont
C/La mutualisation dans le domaine des EHPAD (3/5) a) Mutualiser sur un territoire Les questions à se poser : Sur quel territoire? Incidences de la réforme territoriale? Les possibilités :. L établissement partenaire des services à domicile. L établissement développe des actions et des services : Portage de repas à domicile. Conception de repas pour les écoles, les centres de loisirs. Accueil pour de la restauration. Accueil de jour. Téléalarmes. Animations.
C/La mutualisation dans le domaine des EHPAD (4/5) b) Mutualiser entre établissements : les différentes possibilités L entente Les conventions Les groupements de coopération Les groupements de commandes / d achats Les groupements d employeurs Les associations Les fédérations d établissements et de services!!! Vigilances sur les mutualisations avec le secteur hospitalier, pour des postes spécifiques (ex : diététicien, ergothérapeute, autres )
C/La mutualisation dans le domaine des EHPAD (5/5) c) Autres formes de mutualisation Missions confiées au CDG : Contrat d assurance statutaire. Rédaction du Document Unique. Rédaction d un cahier des charges commun pour les évaluations externes dans les EHPAD. Mission Hygiène et Sécurité. Autres Missions confiées au propriétaire du bâtiment CAH : Contrat de maintenance. Contrat de maîtrise des énergies. Autres Partenariats avec la commune Etc.
Des questions? Formation animée par : Jean-Claude DAUPHIN, directeur de l EHPAD de BEGARD Stéphane LE TYRANT, directeur de l EHPAD de PLESTIN-LES-GREVES