Procédure de passation d un marché de prestations d assistance à la gestion de la paie du Palais omnisports de Paris-Bercy. REPONSES A DES DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Question 1 Reprise des données : Demande de précision concernant la reprise standard depuis Alicia RH des informations salariés présent au 31/12/2015 sur la base d un fichier N4DS et la reprise des compteurs congés salarié. Le volume salarié sur l ensemble de la période concernée représente environ 1 814 personnes. Les informations à reprendre seront : les rubriques, journaux, bulletins et historiques des salariés Question 2 Comptabilité : Combien il y a-t-il de plans comptables? Combien de caractères maximum contiennent les numéros de compte? Combien de primes non mensuelles sont provisionnées dans la comptabilité générale? Il y a-t-il une comptabilité par projet? Existe-t-il d autres interfaces entre le système de paie et le système d information? Le système de paie est-il interfacé avec un système d ERP (Enterprise Resource Planning)?
Il y a 1 plan comptable. Les numéros de compte contiennent 6 caractères maximum. 3 primes non mensuelles sont provisionnées dans la comptabilité générale (13 ème mois, vacances, médaille du travail). Il n y a pas de comptabilité par projet. Il n existe pas d autres interfaces entre le système de paie et le système d information. Le système de paie n est pas interfacé avec un système d ERP. Question 3 Interface comptable Quel est votre logiciel de comptabilité actuel? Existe-t-il des interfaces entre le système de paie et le système comptable? Le logiciel de comptabilité utilisé est SAGE Ligne 1000 sous le format txt. Oui, il existe des interfaces entre le système de paie et le système comptable. Question 4 Notes de frais : Demande d informations complémentaires sur les typologies de notes de frais à gérer. Les notes de frais sont réglées directement par le service comptabilité et ne sont pas reprises dans les fiches de paie.
Question 5 Gestion des temps: Quelle méthode de pointage envisagée? Badgeuse physique, pointage sur portail ou pointage par défaut (salarié considéré comme présent si aucun mouvement pour la journée)? Aucune méthode de pointage n est envisagée. La société conservera son système actuel déclaratif. Question 6 Gestion des temps: Quelle période de recueil des incidents de présence est utilisée pour calculer la paie? Cette période de recueil est-elle identique pour tous les collaborateurs? La période correspond au même mois que celui de la paie et elle est identique pour tous les collaborateurs. Question 7 Gestion des temps: Quels sont les horaires collectifs de travail applicables au sein de la société? Quelles sont les modalités d aménagement du temps de travail? Certains des collaborateurs travaillent-il régulièrement le week-end? Les collaborateurs bénéficient-ils d un Compte Epargne Temps? Quel a été l impact de la réduction du temps de travail sur la rémunération? Existe-t-il des temps de pause rémunérés?si oui, de quel type de pause s agit-il? Les garanties conventionnelles (maladie, AT, ) sont-elles gérées en heures? La prise des RTT sont-elles gérées en heures?
L acquisition des droits RTT est-elle proratisée en fonction des absences? Un taux de majoration des heures supplémentaires différent des taux légaux est-il utilisé? Il y a-t-il un outil de Gestion des Temps et Activités (GTA)? Les horaires collectifs de travail applicables au sein de la société sont 35 heures. Le temps de travail est aménagé selon un horaire fixe hebdomadaire, des horaires variables, des jours RTT, des forfaits jours (218). Oui, certains des collaborateurs travaillent régulièrement le week-end. Non, les collaborateurs ne bénéficient pas d un Compte Epargne Temps. L impact sur la rémunération a été le maintien de salaire. Les temps de pause rémunérés sont les temps de douche et d habillage. Oui, les garanties conventionnelles (maladie, AT, ) sont gérées en heures. Non, la prise des RTT ne sont pas gérées en heures. Non, l acquisition des droits RTT n est pas proratisée en fonction des absences. Oui, le taux utilisé est de 100%. Non, il n y a pas d outil de Gestion des Temps et Activités.
Question 8 Congés payés: La comparaison entre la règle du 10 ème et le maintien de salaire est-elle appliquée? Les congés payés sont-ils gérés en heures? La gestion des congés payés est-elle gérée par une caisse de congés payés? Oui, à chaque prise de congés. Non, les congés payés ne sont pas gérés en heures et la gestion des congés payés n est pas gérée par une caisse spécialisée. Question 9 Gestion des rémunérations : Demande de précisions concernant la gestion des rémunérations. Il s agit principalement d historiser les salaires
Question 10 Accords applicables : 8, Boulevard de Bercy 75012 Paris Des accords d entreprise ont ils été conclus? Dans l affirmative, quel en sont les objets? Des accords d entreprise ont été conclus avec pour objet : - Aménagement et réduction du temps de travail ; - Aménagement et réduction du temps de travail pour salariés à temps partiel ; - Prime ERP/IGH ; - Congés payés ; - Heures majorées ; - Prime de vacances ; - Astreintes ; - Indemnités de transport kilométrique ; - Accord d intéressement ; - Accord P.E.E. ; - Accord de participation ; - N.A.O. 2012 portant accord de revalorisation des salaires ; - N.A.O. 2013 portant accord de revalorisation des salaires ; - N.A.O. 2012 portant accord de revalorisation des salaires. Question 11 - Exercices : Quelle est la période de référence de l exercice social. La période de référence est décalée et correspond au date suivante : du 01/09 N-1 au 31/08 N.
Question 12 Modalités de paiement : La date de valeur des virements de salaires est-elle identique pour tous les collaborateurs? Oui, elle correspond au dernier jour ouvré du mois. Question 13 Modalités de paiement : Quelles sont les modalités de paiement actuelles? Par bordereaux et par chèques. Question 14 traitement de la paie : Quelle est la structure du matricule affecté aux collaborateurs dans le système d information? Comment est traitée la paie actuellement? Tous les collaborateurs sont-ils gérés par la même solution de paie? Il y a-t-il une gestion des intérimaires dans le système d information? Le matricule se compose de 4 caractères numériques. La paie est traitée via un logiciel de paie interne, Alicia RH (SDWork). Tous les collaborateurs sont gérés par la même solution de paie. Il n y a pas de gestion des intérimaires.
Question 15 Contrats et statuts Quels sont les types de contrats existants au sein de la société? Par ordre d importance au sein de la société : CDI ; CDD ; mandataire social ; contrat de stage ; contrat d apprentissage ; contrat de professionnalisation. Question 16 Contrats et statuts Etes-vous amenés à produire pour un même collaborateur plusieurs bulletins pour le même mois de paie (gestion des multi contrats)? Gérés-vous des salariés qui exercent une activité professionnelle chez un autre employeur que votre entreprise (employeur multiples)? Oui. Question 17 Turnover : Quel est le pourcentage de soldes de tout compte par an rapporté à l effectif déclaré en fin d année? Moins de 15%.
Question 18 Structure de la rémunération : Quels sont les modes de rémunération utilisés? Quels types d augmentation de salaire sont pratiqués rétroactives? et à quelle date? Sont-elles Appointements forfaitaires, salaire de base ou mensualisé, sur barème, indemnités de stage. Les augmentations de salaire sont générales et ont lieu en janvier. Elles peuvent avoir un caractère rétroactif. Question 19 Structure de la rémunération : Quelles sont les primes, indemnités ou retenues spécifiques à l entreprise? Primes mensuelles (30 à 40), retenues mensuelles et indemnités mensuelles (plus de 10). Prime 13 ème mois, prime de vacances, prime d objectif pour tout le personnel. Prime d astreinte pour les cadres et non cadres concernés. Question 20 Acomptes : Réalisez-vous des paies d acompte avec virements en cours de mois? Si oui, quel est l effectif concerné? Réalisez-vous une paie d acompte avec virement pour le 13ème mois? Oui, l effectif concerné est de 20. Oui, la SAE POPB réalise une paie d acompte avec virement pour le 13 ème mois.
Question 21 Intéressement et participation : Avez-vous conclu un accord d intéressement? Si oui, le gérez vous en paie? Dans ce cas, éditez-vous un bulletin distinct du bulletin de paie? Votre accord de participation est-il géré par un organisme bancaire? Oui, un accord d intéressement a été conclu et il est géré en paie. Il n y a pas de bulletin distinct du bulletin de paie. Oui, l accord de participation est géré par un organisme bancaire.