Version 1.1 DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FRAIS Mme, Melle, Mr :... Adresse :...... Code postal :... Ville :... MOTIF DU DEPLACEMENT OU MISSION : Date : Membres du CA Mission(s) RESERVE A LA COMPTABILITE N Pièce :... DIVERS MOYENS DE DEPLACEMENT (SNCF, avion, etc ) Nature du transport Dates Lieu / Départ Lieu / Arrivée Montant Compte de charges : 625 Totaux DEPLACEMENT VOITURE Motif Dates Lieu / Départ Lieu / Arrivée Nb Km AR Taux kilométrique : - Remboursement des frais = 0,150 - Abandon des frais = 0,308 Totaux Km Taux au Km Totaux AUTRES DEMANDES DE REMBOURSEMENTS (hôtels, péage, parking, etc ) Nature Dates Nombre Prix unitaire Total Autres cptes charges : Totaux Joindre à la présente les originaux des pièces justificatives (convocation ou lettre de mission et ticket, billets, factures, etc...) Choisir le type de remboursement : Je choisis le remboursement des frais engagés J'abandonne les frais engagé au bénéfice de l'us Talence Badminton (L'US Talence Badminton remet un reçu de don conformément au formulaire Cerfa 11580*3) Date : Signature du demandeur : Visa du Président : Trésorier :... Payé le :... Mode de paiement :... Visa : 6 TOTAL A PAYER ( + + ) Afin de déterminer quels types de frais sont remboursables, vous vous réfèrerez à la page 2 de cette annexe. Page 1 de 2
Version 1.1 Modalités et conditions pour le remboursement des frais Remboursement des frais Abandon des frais Avantages Club : Remboursement des frais de déplacement et d hébergement pour les joueurs (ou le représentant légal pour les mineurs) selon les modalités définies dans les avantages club. N1 = 1000 / saison (250 max par tournoi) N2/N3 = 250 / saison (125 max par tournoi). Avantages Club : Abandon des frais de déplacement et d hébergement pour les joueurs (ou le représentant légal pour les mineurs) selon les modalités définies dans les avantages club. N1 = 1000 / saison (250 max par tournoi) N2/N3 = 250 / saison (125 max par tournoi). Interclub Régional : Remboursement des frais de déplacement pour le groupe lors des rencontres hors département. Interclub Régional : Abandon des frais de déplacement et d hébergement pour le groupe lors des rencontres hors département. Compétitions Jeunes : Remboursement des frais de déplacement pour toutes les compétitions jeunes (TNJ, TIJ, Top Elite, Championnat d Aquitaine) hors département. Compétitions Jeunes : Abandon des frais de déplacement et d hébergement pour toutes les compétitions jeunes (TNJ, TIJ, Top Elite, Championnat d Aquitaine) hors département. Membres du CA : Remboursement des frais de déplacement et d hébergement pour les membres du CA représentant le Club hors du département. Membres du CA : Abandon des frais de déplacement et d hébergement pour les membres du CA représentant le Club hors du département. Page 2 de 2
MODE OPERATOIRE Remboursement des frais du bénévole Adoption : 09/03/2016 Entrée en vigueur : Immédiate Validité : Permanente Remplace : 16/12/2015 3 pages Le bénévole est souvent amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l association. Cependant, ceci ne doit pas se traduire par un appauvrissement financier, ni par un enrichissement. Les frais supportés par les bénévoles dans le cadre de leur activité lorsqu'elle est effectuée strictement pour la réalisation de l'objet social de l'association, peuvent soit être remboursés (I), soit bénéficier de la réduction d'impôt relative aux dons (II) à condition que le bénévole justifie de la nature et du montant des frais ainsi supportés et renonce expressément à leur remboursement. L'association est alors tenue de conserver dans sa comptabilité les justifications de frais et la déclaration de renonciation au remboursement de ses frais par le bénévole. I Le bénévole demande le remboursement de ses frais Il demande à l association le remboursement des frais engagés selon les modalités et les conditions habituelles prévues par l association (page 2 de l annexe 1). Pour ce faire, il doit remplir une fiche de frais (page 1 de l annexe 1) supportés dans le cadre de son activité bénévole. L ensemble des frais mentionnés doivent être justifiés au moyen des factures ou justificatifs originaux correspondants. Pour le remboursement des frais de déplacement, l association utilisera le barème de remboursement des frais kilométriques fixé à 0,150 par kilomètres parcourus. Ce barème n englobe pas, par exemple, les frais de stationnement ou de péage autoroutier. Mais, ces frais peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés à la fiche de frais. II Le bénévole décide d abandonner ses frais à l association Lorsqu il décide d abandonner ses frais à l association, son action est assimilable à un don à l association. Il peut, sous certaines conditions, bénéficier de la réduction d impôt afférente aux dons réalisés. Page 1
A. Les frais doivent être engagés 1. dans le cadre d une activité bénévole Le bénévolat se caractérise par la participation à l'animation et au fonctionnement de l'association sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit, en espèces ou en nature hormis, éventuellement, le remboursement, pour leur montant réel et justifié, des dépenses engagées par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative. 2. en vue strictement de l objet social de l association Seuls les frais engagés pour participer à des activités entrant strictement dans le cadre de l'objet de l'association sont susceptibles d'ouvrir droit à l'avantage fiscal. Les frais doivent être engagés par des personnes exerçant une activité bénévole, telle que définie ci-dessus. 3. en l absence de toute contrepartie pour le bénévole Le bénévole ne doit retirer de son activité aucune contrepartie. B. Les frais doivent être dûment justifiés Pour ouvrir droit à la réduction d'impôt, les frais doivent correspondre à des dépenses réellement engagées dans le cadre d'une activité exercée en vue strictement de la réalisation de l'objet social de l'association et être dûment justifiées (billets de train, factures correspondant à l'achat de biens ou au paiement de prestation de services acquitté par le bénévole pour le compte de l'association, détail du nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, notes d'essence,...). Chaque pièce justificative doit mentionner précisément l'objet de la dépense ou du déplacement. Le remboursement des frais de voiture est calculé selon le barème de l administration fiscale en vigueur soit 0,308 par kilomètres parcourus pour la déclaration des revenus 2015. C. Le bénévole doit renoncer expressément au remboursement des frais engagés dans le cadre de son activité bénévole L'abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d'une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais telle que : «Je soussigné (nom et prénom de l'intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don». L'organisme doit conserver à l'appui de ses comptes la déclaration d'abandon ainsi que les pièces justificatives correspondant aux frais engagés par le bénévole. Page 2
ATTENTION Remboursement des frais dans les associations sportives Les frais engagés par les joueurs pour la pratique d un sport ne sont pas éligibles à la réduction d impôt (CGI, art. 200), alors même qu ils renonceraient à leur remboursement. En revanche, les entraîneurs, éducateurs ou arbitres bénévoles ainsi que les autres bénévoles de l association peuvent : - soit demander le remboursement des frais engagés au titre de leur activité bénévole ; - soit renoncer au remboursement et demander un reçu fiscal pour bénéficier de la réduction d impôt à titre de dons. L administration fiscale dissocie totalement la pratique du sport de son encadrement. Elle ne répond pas clairement à la question : que se passe-t-il lorsqu une personne est à la fois joueur ou pratiquant et animateur ou encadrant bénévole? Ce cumul de situations est pourtant fréquent pour de nombreux parents qui pratiquent eux-mêmes et encadrent les enfants ou les transportent sur les lieux de compétition. En résumé Que doit faire le bénévole? Il doit remplir la fiche de frais (annexe 1), y joindre tous les justificatifs et choisir entre le remboursement ou l abandon de frais au bénéfice de l association (don). Quelles sont les obligations pour l association? L association doit conserver à l appui de ses comptes : La fiche de frais (annexe 1) sur laquelle est cochée le choix du bénévole (remboursement ou abandon de frais) ; Les pièces justificatives qui correspondent aux frais engagé par le bénévole ; Le reçu de don conforme au formulaire Cerfa n 11580*3 (annexe 2) dument complété et dont un exemplaire sera remis au bénévole afin qu il puisse justifier son don et bénéficier de la réduction d impôt ; L écriture comptable suivante doit être enregistrée dans les comptes : Compte Libellé Débit Crédit 754 Collecte, dons manuels X 6 Compte de charge correspondant à la dépense X Page 3