FICHE TECHNIQUE HORAIRES ET CONGES ANNEE UNIVERSITAIRE

Pôle Ressources Humaines Le 22 juillet 2015 FICHE TECHNIQUE HORAIRES ET CONGES ANNEE UNIVERSITAIRE 2016-2017 La présente note a pour objectif de rappeler de manière aussi synthétique que possible le dispositif ARTT en place à Lille 1. 1) PRINCIPES DE BASE 1-1) PERIODE DE REFERENCE L horaire annuel est basé sur l année universitaire, c'est-à-dire du 1 er septembre 2016 au 31 août 2017. 1-2) NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES ANNUELLEMENT Compte tenu de l horaire journalier adopté par l Université, le nombre de jours travaillés pendant la période de référence se détermine de la manière suivante pour l année 2016-2017 : 365 jours 104 jours de week-end 45 jours de congés annuels 9 jours fériés, soit 207 jours travaillés. 1-3) DEFINITION DES DIFFERENTS HORAIRES DE REFERENCE Horaire journalier de référence Cet horaire est fixé à 7h20 pour un personnel à temps complet. Pour une personne à temps partiel, cet horaire est proratisé en fonction de la quotité de travail. Pause quotidienne : Les personnels dont le temps de travail quotidien atteint 6 heures bénéficient d un temps de pause d une durée de 20 minutes non fractionnable. Cette pause est incluse dans le temps de travail journalier, celui-ci s entendant comme le temps pendant lequel les agents sont à la disposition de leur employeur. La place de ce temps de pause dans l emploi du temps quotidien est déterminée en concertation avec l agent dans le cadre des contraintes de travail de l équipe ou du service concernés. Cette pause s effectue toujours à l intérieur de la journée dont elle n est pas détachable. Par conséquent, la pause ne peut pas être prise à l ouverture ou à la clôture de la journée. Pause méridienne : La pause méridienne est d une durée minimum de 45 mn. Cette interruption de travail entre 12h et 14h est obligatoire. 1/7

Horaire annuel de référence L horaire annuel de référence résulte du produit du nombre de jours travaillés pour l année de référence par l horaire journalier de référence. Pour l année 2016/2017, cet horaire annuel est égal à 1518h pour un temps complet. La programmation annuelle des horaires de travail ne peut se faire qu à partir de cet horaire annuel. Ce volume ne peut pas être diminué des jours de RTT ou de congés annuels non utilisés l année précédente. Ces jours font l objet d une gestion séparée assurée par l application informatique «Congés» au moyen d un compteur spécifique. Horaire hebdomadaire de référence Le cycle de travail hebdomadaire de référence se détermine sur la base des 5 jours ouvrés de la semaine ce qui correspond au mode de fonctionnement normal du service public, que l agent soit à temps complet, incomplet ou partiel. L horaire hebdomadaire de référence est de 36h40. Cet horaire de référence peut être aménagé sachant que l aménagement ne pourra pas conduire à dépasser 39h10, pauses comprises. L horaire effectué résulte d un accord prenant en compte les nécessités de bon fonctionnement du service et la demande de l agent. 2) ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL 2-1) AMENAGEMENT HORAIRE - L organisation du temps de travail hebdomadaire est déterminée en début de période, dans le respect du bon fonctionnement du service et en accord avec le supérieur hiérarchique. Toute modification de l organisation du temps de travail en cours d année nécessite l accord du supérieur hiérarchique et doit être consignée dans l application informatique. - Horaires d ouverture des services : L heure d arrivée pour un service administratif, un secrétariat pédagogique ou tout service susceptible d accueillir du public est fixée au plus tôt à 8h et la fin du service ne peut intervenir avant 16h30 sauf dérogation dans l intérêt du service. - L horaire hebdomadaire de travail peut être organisé selon deux modes distincts : Horaire hebdomadaire variant entre 36h40 et 39h10 et réparti sur 5 jours/semaine L agent peut être autorisé, dans le respect du bon fonctionnement du service, à effectuer un horaire hebdomadaire variant entre 36h40 et 39h10 réparti sur les 5 jours de la semaine. Cet horaire permet de créer des jours d ARTT (13 jours maximum pour une quotité de travail de 100%) qui sont éligibles au Compte Epargne Temps (CET). Horaire hebdomadaire égal à 36h40 et réparti sur 4,5 jours/semaine L agent peut être autorisé, dans le respect du bon fonctionnement du service, à effectuer un horaire hebdomadaire égal à 36h40 réparti sur 4,5 jours au lieu de 5 jours. Cette formule génère des heures qui doivent donner lieu à récupération immédiate et être obligatoirement utilisées dans le cadre de la semaine (ou quinzaine) ce qui ne leur permet pas d être éligible au CET. Lorsqu un aménagement horaire est négocié, la négociation ne peut porter que sur l une ou l autre des 2 formules. Le cumul des 2 options n est pas autorisé. 2/7

Lorsque l horaire est réparti sur 4,5 jours / semaine, il n est pas nécessaire de créer une plage de travail qui serait «colorée» ensuite en période d ARTT pour la demi-journée non travaillée. 2-2) AGENTS A TEMPS PARTIEL - La règle appliquée est identique à celle concernant le temps complet. Exemple pour un agent à 50% : Horaire annuel de référence : 1518h x 50% = 759h. Horaire journalier de référence : 7h20 x 50% = 3h40mn. Horaire hebdomadaire : 36h40 x 50% = 18h20. Sauf cas exceptionnel rendu nécessaire par l organisation du service, l aménagement horaire pour les agents à temps partiel s organise de la manière suivante : Pour les agents à 80% et 90% : aménagement des horaires de travail sur 4 jours, 4,5 jours ou 5 jours ; Pour les agents à 50% : aménagement des horaires de travail sur 5 demi-journées. En cas de travail à temps partiel, il est important de saisir des plages de travail sur les 5 jours de la semaine et ce même si l agent ne travaille pas du tout pendant une journée entière (par exemple, pour les agents ayant une quotité de travail de 80% et ne travaillant pas le mercredi). Cette journée non travaillée doit être saisie comme plage de travail et colorée ensuite en «Absence temps partiel». Ce mode de saisie est indispensable car il a des conséquences en cas de congé maladie. En effet, en cas de congé maladie ou maternité, l application informatique «Gestion des horaires de travail» décompte du volume statutaire annuel et par journée saisie en maladie / maternité, une durée de 7h20 proratisée en fonction de la quotité de travail. En revanche, l application informatique décompte du volume annuel planifié le nombre exact d heures saisies initialement en plage de travail. Ainsi, si aucune plage de travail n a été saisie initialement pour cette journée, aucune durée ne sera décomptée. Exemple : un agent ayant une quotité de travail de 80% ne travaille pas le mercredi et effectue son horaire hebdomadaire de référence de 29h20 sur 4 journées de 7h20. Cet agent est placé en congé de maladie pendant la semaine complète, soit 5 jours. Si aucune plage de travail n a été saisie initialement sur la journée du mercredi, l application informatique décomptera du volume annuel statutaire 4 x 5h52 (7h20 à 80%), soit un total de 23h28mn. En revanche, l application décomptera du volume annuel planifié 4 x 7h20, soit 29h20mn. L agent sera donc défavorisé puisque son volume annuel planifié sera inférieur au volume annuel statutaire. En revanche, si des plages de travail ont été saisies initialement sur les 5 jours de la semaine, l application décomptera du volume annuel statutaire 5 x 5h52 (7h20 à 80%), soit un total de 29h20mn. Dans le même temps, l application décomptera du volume annuel planifié les heures inscrites en plages de travail, soit 29h20mn. 3/7

3) CONGES ET ARTT Les jours de congés statutaires ou les jours de RTT sont affectés d un horaire journalier de référence de 7h20 pour un agent à temps complet. Pour une activité à temps partiel ou incomplet, cet horaire de référence est proratisé en fonction de la quotité de travail. 3-1) CONGES ANNUELS STATUTAIRES Les 45 jours de congés annuels de l année en cours doivent être programmés lors de la répartition de l horaire annuel. S agissant d une prévision, il est toujours possible d y apporter des modifications. Il convient cependant de porter attention au décompte qui en résulte : - le jour de congé vient s inscrire dans l emploi du temps à la date de la journée travaillée ; - la journée travaillée viendra s inscrire dans l emploi du temps à la date de la journée de congé initialement programmée afin de ne pas modifier l horaire annuel dû. Les congés énoncés à l article 34 de la loi du 11 janvier 1984 (hors congé de maternité) et intervenus pendant une période de congés statutaire donnent lieu à récupération dans le cadre de l année universitaire en cours sur la base de 7h20 par jour pour un agent à temps complet, sans que le total des congés attribués sur toute l année de référence soit supérieur à : - 45 jours pour une absence inférieure à 3 mois - 35 jours pour une absence comprise entre 3 et 6 mois - 25 jours pour une absence excédant 6 mois En cas de congés ayant entraîné une absence supérieure à 3 mois, le nombre de jours à déduire du droit à congés annuels est saisie dans la partie «Paramétrage» de l application (rubrique «Nb de jours réduisant les 45 jours de congés annuels») : 3-2) JOURS RESULTANT DE L ARTT Les jours capitalisés en régime RTT, c est-à-dire ceux qui sont éligibles au CET, suivent le même régime que les congés statutaires mais le Directeur de la composante ou le Chef du service peut décider de leur mode d utilisation (par exemple : 1 jour par mois, liquidation des jours de RTT par trimestre ). Si l utilisation de ces jours est libre, ils peuvent se cumuler avec les congés annuels statutaires. 3-3) RELIQUAT DE CONGES DE L ANNEE PRECEDENTE Le solde des droits à congés d une année universitaire N (45 jours statutaires + RTT éventuellement) devra être utilisé avant le 30 avril de l année universitaire N + 1. Passé ce délai, ce reliquat n est plus décompté par l application informatique «Gestion des horaires de travail» dans le solde annuel. 4/7

Le reliquat de congés de l année précédente est saisi dans la partie «Paramétrage» de l application (rubrique «Solde de l année précédente») : NB : si la totalité ou une partie du reliquat de congés de l année précédente est déposée sur un Compte Epargne Temps (cf 3-6), il convient de ne pas reporter ce solde dans la partie «Paramétrage» de l année en cours. Le décompte des jours alimentant le Compte Epargne Temps font l objet d une gestion séparée des jours de congés annuels. 3-4) CONGES DE MALADIE La durée imputée sur le temps de travail quel que soit l aménagement horaire correspond à la durée de l horaire journalier de référence soit 7h20 pour un agent à temps complet. Cette disposition découle de 2 principes qui s imposent si l on veut qu il y ait égalité de traitement entre les personnes à savoir : - pour un même nombre de jours d absence, les agents doivent une même durée de présence sur l année universitaire ; - par conséquent, tout décompte doit se faire par comparaison avec la situation statutaire de référence. Exemple : 1 jour de maladie sera décompté pour 7h20mn dans le cadre de la situation statutaire de référence. Par conséquent, pour effectuer l horaire annuel de 1518h, il faudra être présent 1510h40mn. Si l agent a opté pour un horaire aménagé de 36h40mn sur 4,5 jours (8h07 sur 4 jours et 4h12 le vendredi) et qu il est placé en congé maladie le vendredi, il pourrait paraître logique de compter le jour de maladie à 4h12mn. La conséquence en serait que son horaire de travail annuel serait de 1513h48mn au lieu de 1510h40mn pour un agent qui travaillerait sur 5 jours. Le seul moyen de rétablir l égalité entre les agents est de décompter 7h20 pour un jour d absence quelle que soit la durée habituelle de travail de cette journée. Cette règle s applique également dans le cas inverse : si l horaire habituel de l agent est de 8h, il ne sera décompté que 7h20 et l agent devra effectuer 40mn de travail en complément afin d effectuer le même nombre d heures que l agent effectuant l horaire statutaire de référence. 3-5) AUTORISATIONS D ABSENCE : ENFANT MALADE, EVENEMENT FAMILIAL, CONCOURS Les modalités d octroi des autorisations d absence des personnels BIATSS ont été précisées dans la circulaire interne du 11 mars 2011. En dehors des motifs d autorisation d absence de droit (participation aux travaux d une assemblée publique élective, à un jury de cour d assises, ou examens médicaux liés à la grossesse ou à la surveillance annuelle de prévention en faveur des agents), les autorisations d absence ne constituent pas un droit. Il s agit de mesures de bienveillance relevant de l appréciation du supérieur hiérarchique et qui sont accordées en fonction des nécessités du service. Par ailleurs, les membres et le secrétaire du Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) bénéficient d autorisations d absence spécifiques pour la participation aux réunions, 5/7

aux enquêtes et recherche de mesures urgentes et pour les temps de trajet nécessaires aux visites dont les modalités ont été précisées dans la note du 04/11/2015. Toute absence (congé annuel, RTT, autorisation d absence) doit donc faire l objet d une demande préalable auprès du supérieur hiérarchique. En cas d absence injustifiée signalée par le supérieur hiérarchique au service Gestion des personnels BIATSS, il sera procédé à un retrait sur salaire pour service non fait. En ce qui concerne le mode de saisie dans l application, la même règle «congé maladie» s applique, avec toutefois un décompte annexe qui conduit à déduire une journée sur le contingent de jours autorisés par les textes au titre de ce congé (enfant malade = 12 jours maximum par exemple). Cependant la particularité est que certains de ces congés peuvent être accordés par 1/2 journée. Dans cette hypothèse, la règle est toujours applicable, mais l horaire de référence est divisé par 2, soit 3h40 pour un agent à temps complet. Cette possibilité conduit à être attentif sur le décompte annexe lorsqu il s agit d un horaire aménagé. Exemple : Un agent effectuant un horaire de 36h40 sur 4,5 jours soit 4j x 8h15 (4h matin + 4h15 après-midi) et 1j x 3h40 (matin) : - Si l agent prend une matinée sur un des 4 jours à 8h15, le décompte sera : matin = 3h40, après-midi = 4h15 effectuées, soit 7h55 et 1/2 journée à déduire du contingent. - Si l agent prend ce congé le jour où il ne travaille que le matin, le décompte sera : 7h20 au titre de l horaire et 1 jour à déduire au titre du contingent. 3-6) RAPPEL DES REGLES D ALIMENTATION DU COMPTE EPARGNE TEMPS L alimentation du compte épargne-temps ne peut être accordée que sous 3 conditions cumulatives : - Avoir accompli la durée de travail effectif de 1607 heures annuelles (pour un temps plein), conformément à la réglementation relative à l ARTT dans la fonction publique de l Etat (décret n 2000-815 du 25/08/2000 et arrêté du 15/01/2002) ; - Avoir pris au minimum 20 jours de congés (minimum instauré par la directive européenne 93/104/CE du 23/11/1993) sauf circonstances exceptionnelles ; - Le calcul s opère sur la seule base de 45 jours de congés annuels (c est-à-dire ceux prévus par l arrêté ministériel du 15/01/2002 portant application du décret sur l ARTT) qui constituent dés lors le plafond pour le calcul des jours éligibles au CET. De par ces dispositions, un CET ne peut être alimenté au maximum que par 25 jours par an. Les jours de congés et RTT au-delà de ce contingent maximal de 25 jours devront systématiquement être liquidés avant le 30 avril de l année suivante. Dans le cas contraire, les congés sont perdus. Pour toute information complémentaire sur le compte épargne-temps, il est conseillé de se référer à la note annuelle diffusée par le Service des Affaires Générales et du Suivi de la Masse Salariale et des Emplois, et disponible sur le portail intranet. 4) MISSIONS ET SUJETIONS 4-1) MISSIONS A L EXTERIEUR DE L UNIVERSITE - 1 jour maximum : La durée de la réunion, de la mission, déplacement compris, est comptée dans les horaires de travail. S il y a dépassement de l horaire inscrit à l emploi du temps, cela donne lieu à une récupération. Si la 6/7

durée est inférieure, cette durée remplace celle inscrite à l emploi du temps, sauf si le complément est assuré sur le lieu de travail. - Au-delà d un jour : Sauf situation particulière, la durée imputée correspond à 7h20 par jour pour un agent à temps complet. La durée de déplacement pour se rendre sur le lieu de la mission et au retour de la mission est comptée en temps de travail. Par conséquent si le déplacement s effectue au-delà des heures normales de travail, la durée s ajoute à la durée de travail. 4-2) SUJETIONS Les fonctions soumises de manière prévisible et régulière à des contraintes de travail ou d horaires voient ces sujétions décomptées dans le temps de travail. Les majorations s opèrent au moyen d un coefficient multiplicateur : Pour la 11 ème demi-journée travaillée, dés lors que les 10 demi-journées consécutives l auront été, un coefficient multiplicateur de 1,2 est appliqué, soit 1 heure 12 mn pour 1 heure effective. Pour le travail en horaire décalé intervenant avant 7 heures ou après 19 heures, et sous réserve d un travail minimum de 2 heures, un coefficient multiplicateur de 1,2 est appliqué, soit 1h 12mn pour 1 heure effective. Pour le samedi après-midi, le dimanche ou un jour férié, un coefficient multiplicateur de 1,5 est appliqué, soit 1h 30mn pour 1 heure effective. La réglementation prévoit que la liste des emplois et les modalités de prise en compte des sujétions sont fixées par décision du Président après avis des instances compétentes. Ce coefficient multiplicateur est prévu dans l application informatique «Gestion des horaires de travail». 7/7