ARN Gérard Ségal La démarche se rapporte principalement à EXCEL 2010 1
Avertissement IMPORTANT : Pour ouvrir les fichiers Excel 2010 (.xlsx) avec Excel 2003, il faut décharger le module de compatibilité de Microsoft Office (aussi valable pour Word, PowerPoint) : http://www.microsoft.com/frfr/download/details.aspx?id=3 2
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Types de données Texte Nombres Dates Heures Détectés automatiquement par Excel Avec leurs formatages par défaut associés 4
Comment écrire les opérations? Somme = 10 + 5 Soustraction = 10-5 Multiplication = 10 * 5 Division = 10 / 5 Puissance = 10 ^ 5 Aussi avec les adresses des cellules, Exemple = B12 + C21 Somme = SOMME(B3:B8) ou avec le symbole Un très grand nombre de fonctions permettent toutes sortes de calculs ou d opérations. 5
Ordre des opérations : comment EXCEL calcule En premier EXCEL calcule les opérations entre parenthèses puis les * et / Multiplication et division Et enfin les + et Addition et soustraction Exemple : = 5 + 2 * 3 donne 11 Excel effectue la multiplication 2 * 3 = 6 avant l'addition 6 + 5 = 11. Mettre entre parenthèses la partie de la formule qui doit être calculée en premier. = ( 5 + 2 ) * 3 donne 21 Excel additionne 5 + 2 = 7, avant la multiplication 7 * 3 = 21. Voir le fichier EXCEL «Exercices atelier EXCEL sur la feuille «Données et opérations» 6
Données : incrément Sur la base des cellules existantes, Excel peut incrémenter les données dans les cellules suivantes Il faut pour cela des listes, par exemple les mois, les jours de la semaine,... Ou des nombres (même dans un texte) Ou des dates Ou des heures... On utilise le + qui apparaît quand on place le curseur sur le coin inférieur droit d une cellule Testez sur la feuille «Incrément» 7
Donnés : Tri, Filtre, Recherche La feuille Trier et filtrer va nous permettre de : Trier les données des courses par région, par cotation et par chef de course Mettre le filtre sur le tableau entier Filtrer par région, par cotation, par chef de course indépendamment et cumulatif Rechercher : Onglet Accueil, Bloc Edition, icône paire de jumelles. «Chercher tout» fait la liste des cellules concernées. Permet aussi de remplacer systématiquement. Testez : Attention : Prendre TOUTE LA ZONE. Attention : Les formules ne sont pas toujours adaptées! 8
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Fonctions Arrondis (ne pas confondre avec formatage à x décimales) Conditions Min, max, moyenne, somme,... Juste ou Faux Contenu Jour de la semaine Etc... Testez à l aide de la feuille «Fonctions» 10
Fonctions de recherche RECHERCHEV(), RECHERCHEH() Cherche verticalement ou horizontalement dans un tableau la première cellule où la condition est vraie, et renvoie la cellule x colonnes à droite ou vers le bas Très puissant, mais un peu dangereux s il y a des doublons. Si la condition n est pas remplie exactement, sélectionne la ligne juste inférieure (exemple : cherchant 51 000, trouve 50 000) Testez à l aide de la feuille «Fonction recherche» 11
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Formatage de cellule : icônes Onglet Accueil, bloc Alignement, icônes Aligner à gauche, à droite, centré, justifié Aligner en haut, au milieu, en bas Retrait Renvoyer à la ligne automatiquement Orienter le texte Protéger / Déprotéger la cellule 13
Formatage de cellule : menu Bloc Cellules Icône Format Option Format de cellule 14
Largeur de colonne Hauteur de ligne Onglet Accueil, bloc Cellule, icône Format Dans «Taille de cellule», choisir la valeur en points ou réglage automatique. Ou : curseur sur le trait vertical séparant deux colonnes ou curseur sur le trait horizontal séparant deux lignes (double flèche) : faire glisser pour obtenir la largeur désirée. Testez Ou : réglage automatique : double-clic sur le ligne de séparation Testez à l aide des feuilles «Formatages de texte», «Formatages numériques», «Formatage conditionnel» 15
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EXERCICES PRATIQUES Les feuilles Exercice final et tableau croisé permettent de tester des situations Avant de développer un nouveau tableau consultez : Fichier, Nouveau, Modèle où vous trouverez peut-être un modèle qui correspond à ce que vous recherchez 17
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Impression : zone d impression Par défaut, toutes les cellules remplies Si nécessaire, choisir la zone d impression. : Onglet Mise en page, bloc Mise en page, icône Zone Impression Les limites des pages s affichent en traitillé Onglet «Affichage», bloc «Affichage Classeur», Icône «Aperçu saut de page» : limites de page en bleu. On peut les déplacer avec la souris 19
Impression : Mise en page Mise en page Onglet «Affichage», bloc «Affichage Classeur», Icône «Mise en page» : aperçu En-tête et pied de page (pas traité ici) Onglet «Fichier» (ou le cercle), option «Imprimer» L aperçu est affiché à droite (navigation entre les pages), les options à gauche Option Mise à l échelle : décider combien de pages en largeur et en hauteur; voir l aperçu à droite 20
A vous de poursuivre sur EXCEL! Le présent atelier s est concentré sur les données chiffrées, EXCEL offre bien d autres utilisations, exemples : graphiques, programmation avec les Macros Aux changements de version, vous devrez vous adapter pour retrouver les diverses fonctions Pas de panique, Microsoft propose de la formation en ligne pour ses produits sur : http://office.microsoft.com/fr-fr/training/ 21
Quelques trucs Pour éditer une cellule : F2 ou double-clic Utiliser le clic droit : Beaucoup d'options contextuelles très utiles Raccourcis clavier : Copier = Ctrl + C // Coller = Ctrl + V // Annuler = Ctrl + Z // Répéter = Ctrl + Y // Couper = Ctrl + X Aller à : touche F5 Vérification orthographique de la feuille : Touche F7 On peut sélectionner une zone avec la souris, ou avec Majuscule + flèches ou avec Majuscule + End + flèche Si on déplace une cellule, les références à cette cellule sont mises à jour Si on renomme une feuille, les références à cette feuille sont mises à jour Dans les Options, on règle de nombreux paramètres "par défaut" 22
Encore des trucs On peut cacher la ligne des noms de colonnes (A, B, C,...) et la colonne des numéros de lignes (1, 2, 3,...) Emplacement des fichiers Les fichiers sont sauvegardés par défaut dans un répertoire donné A l'ouverture, Excel ouvre tous les fichiers dans un répertoire donné : Voir sous OPTIONS Calculs Excel calcule automatiquement à chaque entrée (sauf si on le définit autrement) S'il y a des calculs en rond, il le signale et calcule 100 itérations (au autre nombre décidé par l'utilisateur) Feuilles On peut en tout temps ajouter des feuilles, les renommer, les déplacer, les supprimer. On peut faire référence à des cellules d'une autre feuille ou même d'un autre fichier Excel. 23
Les points traités devraient couvrir la majeur partie des besoins des membres ARN, mais Pour un atelier Avancé? Protection des cellules, des feuilles, du classeur (fichier) Copier, déplacer, cacher, renommer les feuilles, couleur d onglet Éliminer les enregistrements en double Masquer les colonnes et les lignes Figer les volets, fractionner l affichage, fenêtres multiples Commentaires Barres d outils : personnalisation Graphiques, dessins, images Symboles Répertoires de sauvegarde Liens, traçage et vérification des formules Calculs circulaires, itérations En-tête et pied de page Insérer hyperlien Programmation par macros Visual Basic Etc... 24
MERCI Pour garder le plaisir d utiliser EXCEL, pourquoi pas une petite révision chez soi en plus de la formation en ligne offerte par Microsoft Et dans le cadre de l ARN, si besoin, vous trouverez bien une personne pour répondre à une question 25