Règlement intérieur de l Association AVRILE Préambule Le présent règlement intérieur est établi par le Conseil d Administration en application de l article 18 des statuts de l Association. Il est destiné à fixer les divers points non précisés par les statuts et notamment ceux qui ont trait à l administration interne de l Association dénommée AVRILE, sise à Villetaneuse et dont l'objet est de promouvoir et développer la création d activités et le transfert de technologies s appuyant sur la recherche et l innovation. Le présent règlement intérieur s applique à tous les membres de l Association. Il a pour objet de préciser les points non prévus par les statuts, sans pour autant les prévaloir. Il pourra être modifié par décision de l Assemblée Générale sur proposition du Conseil d Administration. Il est remis à l ensemble des membres ainsi qu à chaque nouvel adhérent, et est annexé aux statuts de l Association. Le présent règlement intérieur est par ailleurs affiché dans les locaux de l Association. Organigramme de l Association AVRILE Membres Fondateurs Université Paris 13 Plaine Commune EPA Plaine de France Membres Actifs Membres associés Conseil d Administration 3 membres représentant Université Paris 13 (représentant 35% des voix) 2 membres représentant Plaine Commune (représentant 20% des voix) 1 membre représentant EPA Plaine de France (représentant 10% des voix) 3 membres représentant les membres actifs (représentant 35% des voix) 1 membre représentant les membres associés Le Président Le Trésorier Bureau 1
Le secrétaire Article 1 - Adhésions L Association AVRILE peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Pour être membre actif de l Association, le postulant devra adresser une demande d adhésion au Président de l Association, datée et signée, précisant l engagement de respecter les statuts et le règlement intérieur. Il s acquittera du montant de la cotisation annuelle chaque année. Le non-respect de ces conditions entraîne le rejet de la demande. Conformément à l article 6 des statuts de l Association, le Conseil d Administration décide de l admission et du titre des nouveaux adhérents. Article 2 Cotisations a) Montant : Les montants de la cotisation annuelle à l Association AVRILE sont arrêtés en Assemblée Générale chaque année, sur proposition du Conseil d Administration. La première cotisation est calculée par semestre débuté (du 1 er janvier au 30 juin => cotisation pleine, du 1 er juillet au 31 décembre => demie cotisation). b) Versements : Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d année. Des exonérations peuvent être accordées aux membres associés au regard des services rendus à l Association conformément aux statuts. Les décisions d exonération sont prises par le Conseil d Administration. c) Exigibilité : La première cotisation est exigible dès l accord du Conseil d Administration de l Association. Les cotisations suivantes sont exigibles le 1er janvier de l année qu elles concernent. d) Destination : Les cotisations versées à l Association seront utilisées pour financer les actions mises en place pour remplir les objectifs fixés par l Assemblée Générale Ordinaire, et de fait, pour couvrir les frais de fonctionnement de l Association. Article 3 Démission ou radiation d un membre Conformément à l article 8 des statuts, la démission d un membre doit être adressée au Président du Bureau par lettre simple ou recommandée avec accusé de réception. Tout membre démissionnaire ou radié perd sa qualité à partir de la date à laquelle le Conseil d Administration l a entérinée et au plus tard à la fin de l année civile en cours. 2
Article 4 Non-transmission de la qualité de membre Les héritiers ou ayant droit d un membre personne physique ou les attributaires de l actif de toute personne morale membre de l Association ne peuvent prétendre à un maintien quelconque dans l Association. En cas de décès ou de liquidation, la qualité de membre s'efface avec la personne physique ou morale. Article 5 Indemnités de remboursement Seuls les membres élus du bureau peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leur fonction et ce, sur justifications. Seuls seront pris en compte les frais de déplacement, de nuitées et de repas. Les membres du bureau ont la possibilité d abandon de ces remboursements et d en faire don à l Association. L Association leur délivrera alors un reçu ouvrant droit à la réduction d impôt sur le revenu prévue à l article 200 du CGI. Article 6 Assurance Les membres de l Association sont garantis dans le cadre d un contrat d assurance souscrit par l Association (contrat souscrit à la MAIF, numéro de sociétaire 3729838A). Garanties : responsabilité civile-défense, recours-protection juridique, assistance, indemnisation des dommages corporels, dommages aux biens immobiliers et mobiliers. Assurés : bénévoles dirigeants, salariés, adhérents, participants même occasionnels. Article 7 Conseil d Administration (CA) Le Conseil d Administration se prononce sur l ensemble des décisions relatives aux grandes orientations stratégiques, économiques, sociales, financières et académiques de l Association et veille à leur mise en œuvre par le bureau. Les candidatures au Conseil d Administration sont adressées au Président de l Association qui est chargé d en arrêter la liste le jour de l Assemblée Générale. Article 8 Bureau Le bureau est chargé de mettre en œuvre les orientations décidées en Conseil d Administration. Chaque année, le bureau prépare : - Le bilan de l année écoulée, - Les orientations pour l avenir, - Les projets spécifiques et leurs conséquences potentielles, - Le projet de budget de l année à venir. Article 9 Le directeur Le directeur de l'association a pour mission de proposer, d'animer et de mettre en œuvre la politique de l'association, l'ensemble de ses actions et de ses activités. À ce titre, il est responsable du projet de l'association. Il supervise et fédère l équipe salariée. 3
a) Participation à l'élaboration de la politique associative : En liaison avec le conseil d'administration, le directeur définit, formalise puis décline de façon opérationnelle le projet associatif qui peut prendre des formes diverses : orientations stratégiques, plans d'action à moyen terme, etc. Il s assure de la cohérence des projets avec la politique de l'association Il enrichit la politique associative par les projets nouveaux inscrits par exemple dans des orientations de politique publique b) Relations avec les acteurs extérieurs : Avec le président ou le conseil d'administration, il représente l'association vis-à-vis des partenaires extérieurs (notamment des élus, des services de l'état ou des collectivités locales) Il élabore des projets de partenariat avec les services de l'état et avec les collectivités locales Il répond aux appels à projets des collectivités Il développe un réseau de partenariats avec les acteurs dont l action est complémentaire à celle de l association c) Gestion et animation de l'équipe du siège : gestion, finances et ressources humaines : Il définit et fait évoluer les politiques budgétaires ou financières de l'association : déterminer les processus de planification et de contrôle budgétaire, préparer et suivre les budgets d'investissement ou de développement de l'association, définir les politiques de trésorerie ou de placement, établir des tableaux de bord communs Il définit et propose la politique des ressources humaines : gestion et recrutement des cadres, politique de formation Article 10 Commissions de travail Des commissions de travail spécialisées peuvent être constituées sur décision du Conseil d Administration ou du Bureau. Elles sont habilitées à gérer les activités dont elles ont la charge et à étudier tout projet intéressant leur objet. Les modalités de constitution sont les suivantes : - Proposition émise par le Bureau ou le Conseil d Administration - Vote à la majorité des présents et représentés pour la création de ladite commission - Choix d un responsable parmi le Bureau ou le Conseil d Administration - Définition de l objectif et de la date du reporting des résultats - Constitution de la commission après appel à participation des membres de l Association ou du Conseil d Administration Article 11 Election du Bureau et du Conseil d Administration Les membres du Bureau et le Conseil d Administration sont élus conformément aux articles 9 et 10 des statuts pour une durée de deux ans. Il est précisé que : 4
- Les candidats au Conseil d Administration doivent déposer leur candidature au minimum 15 jours avant la date prévue de l élection des administrateurs à l Assemblée Générale ; - Les candidats à la présidence de l Association au minimum 1 mois avant la date prévue de l élection à l Assemblée Générale. Ne peuvent candidater au poste d administrateur d AVRILE que les représentants de structure membre fondateur ou actif. Une personne physique doit être désignée représentante de la structure au sein d AVRILE. Article 12 Comptabilité La bonne tenue des comptes est garantie par le Trésorier. La sincérité et la conformité des comptes sont garanties par deux membres du bureau désignés par l Assemblée Générale. Article 13 Pouvoirs et délégations administratives TACHES Signatures de bons de commandes de fournitures diverses, contrats d approvisionnement Avaliser des factures (obligatoire avant tout paiement) Règlement par chèque ou virement ou prélèvement courants, sur présentation de justificatifs, avec accord préalable d engagement de dépenses Retrait et paiement en espèces Dépôt en banque Gestion des comptes à terme, placements financiers Embauches et contrats de travail des salariés SIGNATAIRES Le Président ou le Trésorier (le Directeur pour des montants inférieurs à 1000 ) pour des dépenses inférieures à 7.000. Le Président et le Trésorier pour des dépenses supérieures à 7.000. Signataire du bon de commande + Directeur + Trésorier ou Président Président ou Trésorier Ou Directeur dans les conditions suivantes : Déplacement jusqu à 200 Facture jusqu à 1.000 Toute facture avalisée Toute facture de cotisations obligatoires Président ou Trésorier Président ou Trésorier ou Directeur Le Trésorier jusqu à concurrence de 7.600, le Président jusqu à concurrence de 15.200 avec co-signature du Trésorier Président En outre, le bénéficiaire et le signataire d un titre de paiement, quel qu il soit (chèque, virement, etc.) doivent être deux personnes distinctes. Nul ne pourra établir un titre de paiement à son profit ou au profit d une entité dont il serait responsable. Le non-respect par l un des membres ou l un des permanents, d une quelconque obligation lui incombant du fait du présent règlement intérieur ou des décisions de l Assemblée Générale ou du 5
Conseil d Administration, sera toujours susceptible de mettre en jeu sa responsabilité et de faire mettre en œuvre une procédure d exclusion. Article 14 Règlement des litiges Les membres de l Association conviennent expressément que tout litige susceptible de naître du fait du présent règlement intérieur, notamment de son interprétation ou de son exécution, relèveront d une procédure d arbitrage soumise à la réglementation du Centre de Médiation et d Arbitrage de Paris auxquelles elles adhèrent sans réserve l une et l autre. Article 15 Modification du règlement intérieur Le présent règlement intérieur peut être modifié sur proposition du Conseil d Administration par l Assemblée Générale Ordinaire à la majorité simple des membres présents et représentés. Une demande de modification du règlement intérieur peut être faite par tout membre du Conseil d Administration et par 20 % au moins des adhérents. Cette demande de modification doit être adressée au Conseil d Administration au moins 15 jours francs avant l une de ses réunions. Le Conseil d Administration dispose de 4 mois pour valider ou refuser la modification proposée, et pour ensuite la soumettre au vote lors de la prochaine Assemblée Générale. Fait à Villetaneuse, le 13 juin 2013 en trois originaux. Le Président Monsieur Jean-Pierre ASTRUC Le secrétaire Monsieur Patrice Konieczny 6