GUIDE Guide du bon usage du règlement de travail
SOMMAIRE édito... 03 1. Quel temps de travail?... 04 2. En incapacité de travail... 07 3. Quels congés?... 08 4. Responsable, mais de quoi?... 10 5. Se sentir bien au travail... 12 6. Confidentialité et vie privée, respect!... 14 Un guide pour S informer sur la révision du règlement de travail Communiquer sur quelques-uns des points-clés du règlement Mieux comprendre les règles qui s appliquent à l exécution du travail
EDITO Le règlement de travail? C est un document qui décrit les droits et les devoirs des travailleurs, mais aussi les obligations de l employeur. En somme, ce sont les règles générales qui régissent l exécution du travail à l UCL. Et l UCL ne cesse d évoluer. Les membres du personnel des Instituts Supérieurs d Architecture (ISA) St-Luc de Bruxelles et de Tournai ainsi que des FUCaM ont rejoint l Université. L Université a donc revu son règlement. Il est unique, pour tous, tout en reflétant les différences entre les sites et les statuts. Ce travail a été mené par le Service du personnel, dans le cadre d une négociation avec la délégation syndicale et d une approbation du Conseil d entreprise. Il est d application depuis le 1 er septembre 2014. Ceci n est PAS le règlement de travail! Ce «guide» est destiné à vous faire découvrir quelques-uns des points-clés du règlement. C est le document in extenso qui fait loi! N hésitez pas à le consulter sur le portail : www.uclouvain.be/11620 Le règlement une brique? Le document compte en tout une 20 aine de pages (et 10 annexes, ce qui représente une 70 aine de pages). Il est divisé en plusieurs parties, en fonction des statuts du personnel : Le personnel administratif et technique Le personnel académique Le personnel scientifique Le personnel des anciens Instituts supérieurs d architecture Cela représente moins d une dizaine de pages à lire pour chaque membre du personnel (en dehors des généralités et des annexes). 03
1. Quel temps de travail? Une semaine > En principe, le temps de travail est le même pour tous. Un temps plein correspond à un horaire de 38 heures/semaine, qui s effectuent sur 5 jours de travail. Il existe cependant des particularités selon les sites et les statuts. Pour le personnel administratif et technique, il existe la possibilité de travailler 39 heures/semaine et de prendre 6 jours de congé compensatoires par an. Cette opportunité vaut aussi pour les temps partiels, en proportion du régime de travail presté. 04
Régime de travail particulier Dans l Université, il y a des services où l organisation du travail nécessite que les prestations horaires soient adaptées : le travail dans une bibliothèque ouverte le samedi ou le soir, les gardes, etc. Pour ces services, il existe des «dérogations collectives» négociées avec la délégation syndicale. En savoir plus > lire l annexe 7 du règlement de travail. Une journée > Une journée contient maximum 9 heures de travail, qui débutent au plus tôt à 6 heures et se terminent au plus tard à 20 heures. La pause de midi est obligatoire. De 30 minutes à 2 heures, elle est non comprise dans le temps de travail. Un horaire > L horaire fait l objet d un accord entre le travailleur et son responsable. Il est communiqué au Service du personnel (Attention : veillez également à le faire en cas de modification durable). Bon à savoir > À l UCL, le paiement du salaire est effectué au plus tard pour le 3 e jour ouvrable qui précède la fin du mois. 05
Vous effectuez des heures supplémentaires > Ce sont les heures qui dépassent les limites de votre temps de travail (soit un maximum de 39 heures/semaine ou de 9 heures/jour). La première chose à savoir, c est qu elles ne peuvent être prestées que sur demande du responsable : les heures supplémentaires doivent donc être annoncées et autorisées avant d être prestées. Sauf cas particuliers, les heures supplémentaires sont récupérées et payées : Elles sont récupérables > selon des modalités à convenir avec votre responsable en fonction de la bonne organisation du service. Elles sont payées avec un sursalaire : > à 50% pour les heures prestées les jours ouvrables. > à 100% pour les heures prestées les dimanches et jours fériés. À noter > Le nombre d heures à récupérer ne peut jamais dépasser un total de 65 heures/trimestre. EXEMPLE Pour avoir des exemples (comment récupérer, combien d heures ), consultez l annexe 8 du règlement de travail. Pour les travailleurs à temps-partiel Les «heures complémentaires» sont les heures qui dépassent les limites de votre temps partiel, sans toutefois dépasser la limite du temps de travail fixée par la loi. Elles sont payées et dans certains cas, elles font l objet d un sursalaire. En savoir plus > lire l annexe 8 du règlement de travail. 06
2. En incapacité de travail Vous êtes en incapacité de travail > Il vous revient d avertir immédiatement votre responsable de votre absence. > Un certificat médical vous sera demandé dès votre premier jour d absence. Il doit être adressé dans les 2 jours ouvrables au Service du personnel (de même si l incapacité de travail est prolongée). Consultation d un médecin spécialiste Si la consultation d un médecin spécialiste ne peut se faire en dehors des heures de travail, il est possible de vous absenter, sans devoir compenser votre absence. Il est dans ce cas nécessaire de prévenir votre responsable, de veiller à empiéter le moins possible sur le temps de travail et de remettre un certificat de visite au Service du personnel. 07
3. Quels congés? Combien? > Tous les membres du personnel ont droit à 20 jours de congés légaux ainsi qu à des jours complémentaires. Les travailleurs à temps partiel bénéficient des mêmes droits au prorata de leur régime de travail. Les jours complémentaires varient en fonction : du statut du site de l ancienneté 08
Vous pouvez vous reporter aux statuts et/ou conventions collectives qui vous concernent pour avoir des indications plus précises sur le nombre global de jours de congés auquel vous avez droit. > En ligne sur www.uclouvain.be/11620 OU Vous pouvez également, selon les cas, consulter la liste des congés annexés à votre carte de congé reçue en début d année. Entre Noël et Nouvel an, toute l Université est fermée. Il s agit d une fermeture annuelle fixée en Conseil d entreprise, qui comprend des reports de jours fériés et certains jours de congés complémentaires. Mariage, décès, déménagement si vous devez vous absenter à certaines occasions, vous pouvez bénéficier de «congés de circonstances». Le nombre de jours varie selon l événement. > lire l annexe 9 du règlement de travail. Modalités? Les congés sont fixés sur base d un accord préalable du responsable. Ils doivent être pris avant la fin de l année civile à laquelle ils se rapportent. Un maximum 8 jours peut être reporté jusqu à la fin du mois de février de l année suivante. 09
4. Responsable, mais de quoi? Le responsable > Est tenu de veiller à la bonne exécution du travail et au respect des conditions de travail. 10
Concrètement Il s agit notamment de répartir équitablement le travail et fixer les objectifs du service mettre à disposition les outils, les informations et les moyens nécessaires à la bonne exécution du travail assurer la sécurité au travail en collaboration avec les services spécialisés mettre en application les mesures pour le bien-être du personnel dans l institution veiller à la promotion et à la formation du personnel veiller à l ordre et à la discipline dans le travail contrôler les présences réaliser les aménagements raisonnables pour les personnes qui présentent des besoins spécifiques s abstenir de s immiscer dans la vie privée des membres du personnel Le cas échéant Les manquements d un travailleur peuvent faire l objet d une sanction disciplinaire de la part de l employeur. Sanction qui est propre à chaque statut selon une procédure spécifique. Seules les sanctions prévues dans le règlement de travail peuvent être appliquées. 11
5. Se sentir bien au travail L employeur et les membres du personnel doivent s abstenir de tout acte susceptible de créer des risques psychosociaux, dont des actes de violence, de harcèlement moral ou sexuel au travail. 12
À qui s adresser? > à la personne de confiance et/ou au conseiller en prévention aspects psychosociaux (CPAP). La personne de confiance et/ou le CPAP offre accueil, aide et appui. Elle/Il assure le suivi et une stricte confidentialité. Elle/Il peut, à la demande du plaignant, tenter une conciliation avec la personne mise en cause (procédure informelle). Le plaignant peut également décider de déposer une plainte formelle auprès du CPAP (il s agit concrètement d une plainte collective, individuelle ou pour des faits de violence ou de harcèlement). > à la mission accompagnement du service de gestion des ressources humaines. Liste des personnes de confiance et conseillers en prévention : www.uclouvain.be/202082 13
6. Confidentialité et vie privée, respect! Ressources informatiques L usage des ressources informatiques (que ce soit l ordinateur, le mail, le web, les serveurs, les bases de données, etc.) est soumis à un code d éthique et de déontologie que doivent respecter tous les utilisateurs. Chacun est notamment tenu de ne pas mettre en péril ni la sécurité, ni le bon fonctionnement du système d information. C est tout le système qui en dépend! À lire sur www.uclouvain. be/22811 Vidéosurveillance Les sites de l UCL sont équipés de caméras de surveillance. Ces caméras sont installées dans le but de préserver la sécurité du personnel et de protéger les biens de l UCL. L annexe 5 du règlement de travail précise le nombre de caméras, leur localisation et les périodes durant lesquelles elles fonctionnent. Les images sont conservées un maximum de 30 jours. Confidentialité Le personnel ne peut pas divulguer les secrets de fabrication, ou d affaires, dont il aurait eu connaissance dans l exercice de sa profession. Il ne peut également pas se livrer ou coopérer à tout acte de concurrence déloyale. > lire également l annexe 4 du règlement sur la propriété intellectuelle. 14
Editeur responsable : AREC Illustrations : Kanar Design : www.byim.be