Intitulé publication : Spécialiste de la planification et des voyages, P3, P3 Intitulé code d'emploi : Spécialiste des voyages OrgSetting : Executive Office of the Secretary-General Lieu d'affectation : NEW YORK Durée de la publication : 23 Janvier 2017-13 Février 2017 Numéro de l'ac : 17-ADM-EOSG-73243-R-NEW YORK Staffing Exercise : N/A Valeurs fondamentales de l'onu: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité Phrases Optionnelles Le Secrétaire général étant attaché au principe de la mobilité, les candidats qui ont été en poste dans des bureaux hors Siège, des commissions économiques régionales, des missions ou des organismes, fonds ou programmes sont incités à postulerles fonctionnaires du Secrétariat qui sont recrutés au Cabinet du Secrétaire général conservent la catégorie d'engagement que leur confère leur contrat en cours, mais ne peuvent prétendre à être réintégrés au poste occupé avant leur entrée au Cabinet Ceux dont l'engagement actuel ne vaut que pour un département, un bureau ou une mission se verront proposer un engagement qui sera limité au Cabinet du Secrétaire général De même, pour les candidats externes, l'engagement ne vaudra que pour le Cabinet du Secrétaire général L'attention des fonctionnaires est appelée sur les dispositions de la circulaire ST/SGB/2016/8 (Affectation des fonctionnaires travaillant au Cabinet du Secrétaire général), notamment sur celle qui autorise le Secrétaire général à procéder au transfert latéral des fonctionnaires couverts par cette circulaire et à les affecter à tout poste vacant dans toute unité administrative ou tout lieu d'affectation Cadre Organisationnel Le poste faisant l'objet du présent avis est à pourvoir au Cabinet du Secrétaire général Son titulaire relève directement du chef du Groupe Responsabilités Le titulaire concourt aux activités du Groupe de la planification et des voyages du Cabinet du Secrétaire général, coordonne les préparatifs en vue des déplacements du Secrétaire général et l'établissement de l'agenda, et s'occupe notamment de la correspondance Il s'acquitte des
fonctions ci-après :Fonctions de coordination : Aider le responsable de la planification et des voyages à coordonner et à planifier tous les déplacements et les missions du Secrétaire général à l'étranger; Collaborer avec les différentes composantes du système pour obtenir des conseils en vue des déplacements et des missions du Secrétaire général, pour qu'ils se déroulent conformément aux priorités établies par lui et aux objectifs de l'organisation; Aider le chef du Groupe à organiser les déplacements du Secrétaire général et de sa délégation Définir les dispositions à prendre et établir les programmes annotés en vue des missions, s'assurer des conditions préalables à remplir et veiller à ce que toutes les dispositions ayant trait au programme et à la logistique soient en place préalablement au départ et une fois sur place; Obtenir les éléments de langage, les notes d'information et les autres documents dont le Secrétaire général a besoin en vue de sa participation aux réunions et autres activités prévues dans le cadre de ses déplacements officiels; Veiller à obtenir les autorisations nécessaires pour les éléments de langage, les documents d'information, les notes de synthèse et les autres documents dont le Secrétaire général a besoin dans le cadre de ses réunions et déplacements, afin que les documents soient prêts et remis en temps voulu à qui de droit; Solliciter des avis sur les personnes pouvant représenter le Secrétaire général, en consultation avec les directeurs concernés du Cabinet du Secrétaire général et les départements et bureaux de l'onu; Apporter un appui aux autres fonctionnaires du Groupe pour ce qui est d'obtenir des éléments de langage, des notes d'information ainsi que les autres documents dont le Secrétaire général a besoin dans le cadre de ses réunions et fonctions quotidiennes, assurer le suivi des demandes, réviser les documents reçus et les soumettre à l'approbation du chef du Groupe de la planification et des voyagesfonctions de communication : Servir de personne référente au sujet de la correspondance du Secrétaire général et déterminer quel est le mode de communication le plus efficace et fiable; Rédiger les réponses courantes à la correspondance adressée au Secrétaire général, pour approbation et signature (réponses aux invitations, etc); Aider le responsable de la planification et des voyages à établir les notes du Directeur de Cabinet ayant trait à la représentation du Secrétaire général à des événements/voyages ou à d'autres missions qui lui sont confiées par le Secrétaire général; Réviser, pour approbation et signature, la correspondance du Secrétaire général établie en réponse à des invitations, en conformité avec le Manuel de la correspondance de l'organisation des Nations Unies, le Manuel de rédaction des Nations Unies et les règles du protocole; Rédiger les notes verbales et autres communications destinées aux missions permanentes, concernant les réunions bilatérales avec le Secrétaire général et les manifestations qui se tiennent pendant le débat général et tout au long de l'année; Collaborer avec le Groupe de la rédaction des discours lorsque des messages écrits, des messages vidéo ou des discours du Secrétaire général sont demandés Compétences Professionnalisme : connaissance démontrée du Manuel de la correspondance de l'organisation des Nations Unies et du Manuel de rédaction Maîtrise des tâches administratives Bonne connaissance des protocoles et des exigences de sécurité, aptitude à organiser des programmes à l'avance et à les modifier à la dernière minute Bonne compréhension des problématiques multiculturelles et des questions d'égalité hommes-
femmes, et aptitude à appliquer les règles, règlements, politiques et directives de l'organisation dans le cadre du travail Aptitude confirmée à gérer de multiples tâches et processus simultanément dans un environnement qui évolue rapidement et où il faut travailler sous pression Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévérer face aux obstacles et aux difficultés; garder son calme dans les situations de crise Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommesfemmes et d'assurer l'égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités;esprit d'équipe : Collaborer avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs de l'organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun, et être prêt à apprendre de lui; faire passer l'intérêt de l'équipe avant son avantage personnel; accepter les décisions finales du groupe et s'y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; partager les réussites de l'équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs;aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose;aptitude à la communication : S'exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient; poser les questions voulues afin d'obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; partager l'information avec tous ceux qu'elle intéresse et tenir chacun au courant Formation Diplôme universitaire du niveau du master en relations internationales, affaires sociales, communication ou dans un domaine connexe À défaut, un diplôme universitaire de premier cycle dans l'une des disciplines susmentionnées assorti de deux années supplémentaires d'expérience pertinente Expérience Professionnelle Au moins cinq années d'expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l'administration des voyages ou dans un domaine connexe Expérience professionnelle acquise dans le système des Nations Unies ou dans une organisation internationale comparable, dont des fonctions de planification de l'agenda de hauts fonctionnaires Expérience de la planification et de la coordination des déplacements de hauts fonctionnaires Expérience professionnelle acquise dans un grand service multiculturel Une expérience du protocole pour les hauts responsables au sein du système des Nations Unies, d'une organisation internationale comparable ou d'un gouvernement, une expérience des exigences de sécurité s'agissant des voyages officiels de hauts responsables dans le cadre du système des Nations Unies, d'une organisation internationale comparable ou d'un gouvernement, et une expérience de l'établissement de communications officielles par écrit pour le compte de hauts responsables sont souhaitables
Connaissances Linguistiques L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'organisation des Nations Unies Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise de l'anglais est indispensable La connaissance d'une autre langue officielle de l'organisation des Nations Unies est souhaitable Méthode Dévaluation L'évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d'évaluation, pouvant être suivi d'un entretien d'appréciation des compétences Charte Des Nations Unies En vertu du paragraphe 3 de l'article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, notamment mais non exclusivement s'agissant du respect du droit international des droits de l'homme et du droit international humanitaire Les candidats pourront faire l'objet d'une présélection sur la base de ces critères, notamment mais non exclusivement dans le but de vérifier s'ils ont commis ou sont soupçonnés d'avoir commis des infractions pénales ou des violations du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible Aucune restriction ne sera imposée par l'organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires Le Secrétariat de l'organisation des Nations Unies est un espace non-fumeursles candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira Pour des informations plus détaillées, ils peuvent consulter le Guide rapide «Procédure de dépôt de candidature» et le manuel d'instructions pour le candidat (en anglais seulement), en cliquant sur le lien hypertexte «Manuels» sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte InspiraLes candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises relatives à leur qualification, notamment mais non exclusivement, à leur formation, leur expérience professionnelle et leurs compétences linguistiques, conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira Les candidats seront exclus de la procédure d'examen s'il n'est pas démontré dans leur candidature qu'ils répondent à tous les critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'organisation Ils sont tenus de fournir des informations complètes et précises Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être
fait Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu'ils ont fournis dans leur candidatureles avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures Aucun Frais De Dossier L'ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE