Directives de livraison Manor S.A. Ces directives concernent toutes les livraisons de marchandise destinées aux magasins et aux centrales de distribution Manor. Supply Chain Oktobre 2008
Gestion de marchandise Manor Objectif des directives Etablir les bases d une gestion de marchandise correcte en magasin à travers le système de gestion marchandise de Manor, S.G.M. Qu entendons-nous par Gestion de marchandise? Une gestion de stock correcte de tous les articles, dans tous les établissements Manor, que ce soit en magasin ou en entrepôt. Cet objectif est atteint à travers le scanning de tous les mouvements de marchandise à l aide des systèmes de données mobiles (SDM) ainsi qu à l encaissement. La condition pour ce scanning est que tous les articles soient munis d un code-barres et soient référencés dans le SGM-Manor. 2
Circuit de marchandise 1. Référencement des articles 5. Vente (Scanning en caisse) Comptabilisation en quantité et valeurs. 4. Matching de facture Les champs clés sont: 1. No de commande Manor 2. No de bulletin de livraison Contrôle automatique des factures en fonction de l entrée de marchandise et paiement de la facture. 3 Siège Manor Gestion des stocks Sortie marchandise (Caisse) Saisie des articles SGM Traitement des factures Commande Entrée marchandise Magasins SGM = Système de Gestion Marchandise Saisie des données dans le SGM Manor, code-barres inclus. 2. Commande basée sur PLU/TLU Commande avec no de commande Manor. 3. Entrée marchand. (Scanning) Les champs clés sont: 1. No de commande Manor 2. No de bulletin de livraison 3. Code-barre de l article Entrée marchandise comme base pour le contrôle des factures.
Récapitulatif des Directives pour fournisseurs Manor Tous les articles doivent être gérés dans le système de gestion marchandise Manor et munis d un code-barres. Les seules exceptions sont les commandes clients spéciales d articles nonréférencés dans nos magasins. Les règles suivantes s appliquent pour toutes les livraisons directes dans les magasins Manor: 1 commande = 1 bulletin de livraison = 1 facture Pas de bulletins de livraison sans no de commande Manor Pas de mélange de différentes commandes Manor Livraison des commandes spéciales clients avec bulletin de livraison séparé Traitement des reliquats (livraisons partielles) en fonction des accords avec le bureau d achats Facture: Les rabais ou rajouts permanents doivent figurer dans les données de l article 4
1 commande => 1 bulletin de livraison => 1 facture (Livraisons directes magasins) Un bulletin de livraison et une facture par commande Manor Plusieurs commandes peuvent être livrées simultanément dans un emballage commun, mais chaque commande doit être de plus emballée séparément. Explications: Les entrées de marchandise des livraisons directes se font commande par commande, c.à.d. par no de commande Manor. Le traitement des factures est automatisé et compare le total facturé avec la valeur de l entrée marchandise électronique. S il n y a pas de correspondance électronique, la facture devra être traitée manuellement, ce qui peut entraîner des retards de paiement. 5
1 commande => 1 bulletin de livraison => 1 facture (Livraisons directes magasins) Commande Livraison entrée de marchandise Facture Matching de factures 1 commande 1 bulletin de livraison 1 facture Automatique 3 commandes 1 bulletin de livraison 1 facture Manuel 2 commandes 1 bulletin de livraison 2 factures Pas de matching 6
Pas de bulletin de livraison sans numéro de commande Manor Le numéro de commande Manor doit figurer sur chaque bulletin de livraison La saisie de l entrée marchandise doit toujours correspondre à la commande Manor. Les seules exceptions sont les livraisons de Rack Jobber et le VMI Vendor Managed Inventory. Explications: Si le no de commande ne figure pas sur le bulletin de livraison, la saisie de l entrée marchandise sera faite avec le numéro du bulletin de livraison. Les conséquences en sont: La commande reste ouverte dans notre système SGM et bloque le réassort (automatique). Le traitement de la facture doit être fait manuellement, ce qui peut entraîner des retards de paiement. 7
Gestion des reliquats fournisseurs directs La gestion des livraisons partielles d où résultent les reliquats doit être préalablement définie. Les livraisons partielles et complémentaires doivent faire l objet d un accord clair et respecté par les deux parties. Explications: Si des livraisons partielles non accordées sont effectuées, la commande correspondante ne permettra plus d entrée de marchandise car elle aura été close dès la 1 ère livraison. Si des livraisons partielles sont définies et qu elles ne sont pas livrées par le fournisseur, les quantités en attente de la commande demeurent ouvertes et bloquent le réassort (automatique) de la marchandise. 8
Correspondance des rabais ou des rajouts sur les commandes et factures Le prix net de l article doit être affiché sur la facture. Les rabais ou rajouts permanents sont à intégrer au niveau de la position de l article sur la facture (prix net de l article). Les frais annexes (frais de port, suppléments) doivent figurer en bas de facture. Explications: La recherche des différences de prix dans le bureau de facture est extrêmement difficile lorsque les prix nets par article commandé ne correspondent pas à ceux facturés. 9
Commandes clients et ventes spéciales (articles non-référencés) Les articles non-référencés par Manor et faisant l objet d une commande spéciale client doivent être livrés et facturés séparément de l assortiment référencé. Les articles non-référencés doivent être marqués comme tels et livrés munis de leur propre bulletin de livraison et facture. Explication: L entrée marchandise des articles non-référencés ne se fait pas au pool marchandise. Il est absolument indispensable que cette marchandise soit livrée avec son propre bulletin de livraison et la facture correspondante tous deux munis de la mention «Commande spéciale client». Ne surtout pas facturer ces commandes hors-assortiment avec la marchandise de l assortiment référencé, si non aucun matching de facture n est plus possible. 10
Pour toutes questions, veuillez vous adresser A votre correspondant habituel du bureau d achats de la Manor S.A. à Bâle Merci par avance pour votre soutien! 11