CHAPITRE 1 PRÉSENTATION DE LA SUITE OFFICE Utiliser l aide d Office 2010... 13 L interface utilisateur des logiciels Office 2010... 16 11
La suite Microsoft Office 2010 est un ensemble de logiciels complémentaires, que vous pourrez utiliser dans des situations variées, tant professionnelles que personnelles. Cet ouvrage décrit les quatre logiciels clés qui vous permettront d effectuer les tâches informatiques les plus courantes : Le traitement de texte Word est l outil idéal pour la réalisation de tout type de courrier, et, de façon plus générale, de tout document dont le contenu est principalement du texte, qu il soit destiné à être imprimé ou publié sur un réseau local ou sur Internet. Le tableur Excel permet d effectuer tout type de calcul et de graphique sous la forme de tableaux, constitués de cellules. Le logiciel de présentation de diaporamas PowerPoint vous servira à réaliser facilement et rapidement des enchaînements d écrans contenant principalement du texte, des images, du son, de la vidéo, ainsi que des liens hypertextes vers d autres applications. Ce logiciel sera votre meilleur allié lorsque vous souhaiterez disposer d un montage audiovisuel rétroproeté, par exemple, devant un auditoire. Enfin, le logiciel de messagerie électronique Outlook permet d envoyer, de recevoir et d administrer des e-mails et de gérer des tâches par le biais d un agenda électronique. Les domaines d application des logiciels de la suite Office 2010 Standard sont nombreux, et ce, que vous travailliez dans un cadre familial ou professionnel : courriers de tout type, tableaux et graphiques, diaporamas de photos de vacances ou destinés à des présentations en entreprise, envoi et réception de courriers électroniques, etc. 1.1. Utiliser l aide d Office 2010 Pour obtenir de l aide sur un logiciel, cliquez sur le bouton Aide sur, symbolisé par un point d interrogation placé en haut et à droite de la fenêtre du programme (ou appuyez sur la touche [F1] du clavier). La fenêtre Aide s affiche. 1.1. Utiliser l aide d Office 2010 13
Figure 1.1 : Ici, la fenêtre d Aide de Word La fenêtre d aide renferme plusieurs parties, qui offrent des méthodes différentes d accès à la documentation. À l ouverture de la fenêtre d aide, de nombreuses rubriques "cliquables" sont présentées (Nouveautés, Installation, Personnalisation ). Lorsque vous cliquez dessus, ces rubriques s ouvrent sur des sous-rubriques puis sur des écrans de documentation. La table des matières (qui s affiche ou se masque via le bouton Afficher/Masquer la table des matières, présent dans la barre d outils, en haut de la fenêtre d aide) propose une suite de chapitres ordonnés. Lorsque vous cliquez sur un titre de ces chapitres, les sous-chapitres qui le composent sont développés. Lorsque vous cliquez sur ces sous-chapitres, les informa- 14 1. Présentation de la suite Office
tions correspondantes sont affichées dans la partie droite de la fenêtre d aide. Figure 1.2 : Le bouton Afficher/Masquer la table des matières Figure 1.3 : Les rubriques de l aide de Word Une zone de recherche est proposée en haut et à gauche de la fenêtre d aide. Cette zone autorise la saisie de mots-clés. Après activation du bouton Rechercher, les résultats de la recherche apparaissent dans la partie droite de la fenêtre. Figure 1.4 : Un mot-clé est saisi dans la zone de recherche 1.1. Utiliser l aide d Office 2010 15
1.2. L interface utilisateur des logiciels Office 2010 Le terme "interface utilisateur" désigne les éléments permettant à l utilisateur de piloter le logiciel (onglets, boutons, liens "cliquables" ). L interface utilisateur d Office a été totalement repensée à partir de la version 2007. La version 2010 est une variante améliorée de la précédente. Démarrer un programme Sous Windows, la méthode la plus commune pour lancer un logiciel d Office 2010 est d utiliser le bouton démarrer, puis de cliquer sur Tous les programmes/microsoft Office et enfin sur le nom du programme souhaité (Microsoft Office Word 2010, Microsoft Office 2010, Microsoft Office PowerPoint 2010 ou Microsoft Office Outlook 2010). Les éléments de la fenêtre de l application L interface utilisateur de la suite Office 2010 se compose de zones que l on retrouve à l identique dans tous les logiciels. La barre de titre Cette zone, placée en haut de la fenêtre de l application, affiche le nom du fichier ouvert. Figure 1.5 : La barre de titre (ici, dans Word 2010) Fichier Un fichier est un ensemble d informations générées par un logiciel et généralement enregistrées dans le disque dur de l ordinateur. Un terme est consacré pour désigner les fichiers générés par chacune des applications. Ainsi, les fichiers créés à partir de Word sont appelés "documents", ceux d Excel "classeurs", ceux de PowerPoint "présentations" et les messages envoyés et reçus depuis Outlook se nomment "courriers électroniques", "e-mails" ou encore "courriels". 16 1. Présentation de la suite Office
L onglet Fichier Présent en haut et à gauche de la fenêtre de l application, cet onglet permet, lorsque vous cliquez dessus, d accéder au mode Backstage, dans lequel sont gérés les options et les traitements de base. Mode Backstage Le bouton Office, présent sur la version précédente des logiciels Microsoft Office, a été remplacé par l onglet Fichier, renfermant des actions désignées sous l expression "mode Backstage". Il s agit essentiellement des traitements n interférant pas sur la mise en forme du document, mais sur le fichier qui le renferme (ouverture, enregistrement, format, impression, partage, paramètres des options ). Le Ruban Cette zone, affichée en haut de la fenêtre de l application, renferme plusieurs catégories d éléments de contrôle du programme. Parmi ceux-ci, on trouve les onglets de commandes, qui se substituent aux menus proposés dans les versions précédentes usqu à la version 2003 d Office. Certains de ces onglets sont dits "contextuels" ou encore "ponctuels" car leurs contenus varient en fonction de l action en cours de réalisation. Le Ruban affiche également des galeries (zones d aperçu permettant d apprécier le futur résultat, après application d un traitement). Figure 1.6 : Le Ruban d Excel 2010 Hiérarchie des onglets Les onglets d Office 2010 ont été développés pour répondre à la demande de la maorité des utilisateurs : accéder rapidement aux traitements les plus fréquents. Le second onglet, nommé Accueil, renferme les commandes les plus utilisées. 1.2. L interface utilisateur des logiciels Office 2010 17
Réduire le Ruban Le Ruban des applications d Office 2010 peut être réduit aux simples intitulés des zones d onglet par un double-clic sur l onglet actif. Il peut ensuite être à nouveau affiché dans son intégralité par un simple clic sur un onglet quelconque. Afficher tous les raccourcis claviers Certains utilisateurs préfèrent à l utilisation de la souris celle des touches du clavier. Appuyez sur la touche [Alt] pour afficher les raccourcis clavier des onglets du Ruban (sous la forme d une lettre). Activez un onglet par un appui sur son raccourci clavier ; les raccourcis spécifiques aux éléments qu il renferme sont également indiqués. Figure 1.7 : Les raccourcis clavier de l onglet Accueil d Excel 2010 Le Ruban peut être personnalisé. Voici, à titre d exemple, le mode opératoire nécessaire à l aout d un onglet dans le Ruban. 1. Cliquez sur l onglet Fichier puis sur Options. 2. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur Personnaliser le Ruban, puis sur le bouton Nouvel onglet. Le nouvel onglet est aouté à la liste des onglets déà existants (colonne de droite). Il est temporairement nommé Nouvel onglet (Personnalisé). 3. Pour renommer le nouvel onglet inséré, cliquez sur son libellé puis sur le bouton Renommer et saisissez le nom de l onglet dans la zone Nom complet de la boîte de dialogue Renommer qui apparaît. Cliquez sur le bouton OK (voir Figure 1.8). 4. Pour renommer le nouveau groupe associé à l onglet créé, cliquez sur son libellé (qui apparaît sous celui de l onglet), puis sur le bouton Renommer. Saisissez le nom du groupe dans la zone Nom complet de la boîte de dialogue Renommer qui apparaît. Cliquez sur le bouton OK. 18 1. Présentation de la suite Office
Figure 1.8 : L onglet est renommé 5. Après avoir sélectionné le nom du groupe dans la colonne de droite, choisissez Toutes les commandes dans la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes. Cliquez sur une commande de la colonne de gauche, puis sur le bouton Aouter. Répétez l opération pour chacune des commandes devant être aoutées au groupe. Figure 1.9 : L aout des commandes au groupe de l onglet 1.2. L interface utilisateur des logiciels Office 2010 19
6. Pour déplacer un élément de la liste dans la colonne de droite, utilisez les boutons Monter et Descendre, proposés dans la boîte de dialogue. 7. Cliquez sur le bouton OK et constatez le résultat obtenu. Figure 1.10 : Les commandes du nouvel onglet La barre d outils Accès rapide Située en haut et à gauche de la fenêtre de l application, cette zone regroupe les commandes les plus utilisées, accessibles par de simples clics sur des boutons symbolisés par des icônes. Figure 1.11 : La barre d outils Accès rapide de PowerPoint 2010 Découvrir rapidement les traitements proposés dans le Ruban et dans la barre d outils Accès rapide Survolez ces zones avec le pointeur et sans cliquer. Après un court instant d immobilité du pointeur sur un bouton, une info-bulle (petite zone de texte) est affichée et donne une description succincte de l action offerte par le bouton survolé. Figure 1.12 : Une info-bulle est affichée lors du survol d un bouton du Ruban de PowerPoint 2010 20 1. Présentation de la suite Office
Changer l emplacement de la barre d outils Accès rapide À droite, le bouton Personnaliser la barre d outils Accès rapide permet de changer l emplacement de la barre d outils Accès rapide, ainsi que son contenu (boutons Afficher en dessous du Ruban ou Afficher au-dessus du Ruban dans le menu). Masquer et afficher le Ruban depuis la barre d outils Accès rapide Le bouton Personnaliser la barre d outils Accès rapide offre également la possibilité de réduire le Ruban aux seuls intitulés des onglets (commande Réduire le Ruban dans la liste d actions proposées). Pour afficher à nouveau les onglets dans leur intégralité, répétez la même opération. Figure 1.13 : Le Ruban de PowerPoint 2010 est ici réduit Modifier le contenu de la barre d outils Accès rapide Pour modifier le contenu de la barre d outils (c est-à-dire les boutons qu elle renferme), activez le bouton Personnaliser la barre d outils Accès rapide. Dans le menu qui est alors affiché, il vous est permis de cocher les actions les plus courantes que vous souhaitez intégrer à la barre d outils. 1. Pour aouter d autres commandes dans la barre d outils, cliquez sur le bouton Personnaliser la barre d outils Accès rapide, puis sur Autres commandes. La boîte de dialogue Options apparaît. 2. Sous la rubrique Personnaliser, sélectionnez une catégorie de commandes dans la liste déroulante de la zone Choisir les commandes dans les catégories suivantes, puis cliquez sur la commande que vous souhaitez aouter à la barre d outils, dans la liste présentée sous cette zone. Cliquez alors sur le bouton Aouter afin de placer la commande sélectionnée dans la barre d outils (la commande est aoutée dans la colonne de droite). 1.2. L interface utilisateur des logiciels Office 2010 21
3. À l inverse, le bouton Supprimer permet de retirer une commande de la barre d outils, après que celle-ci a été sélectionnée dans la colonne de droite. Cliquez enfin sur le bouton OK de la boîte de dialogue Options. Figure 1.14 : La boîte de dialogue Options de PowerPoint La rubrique Personnaliser la barre d outils Accès rapide de la boîte de dialogue Options est également accessible par un clic sur l onglet Fichier, puis sur le bouton Options dans le menu qui est alors affiché. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez enfin sur Barre d outils Accès rapide. La barre d état Présenté en bas de la fenêtre des logiciels de la suite Office 2010, ce composant affiche des informations spécifiques à l action en cours. Il renferme en outre différents boutons, permettant, par exemple, de passer d un mode d affichage à un autre. On y trouve également le curseur de zoom (fonctionnalité changeant le facteur de grossissement). Figure 1.15 : La barre d état de PowerPoint 2010 1. Pour personnaliser le contenu de la barre d état, cliquez du bouton droit sur celle-ci. Le menu contextuel Personnaliser la barre d état s affiche. 22 1. Présentation de la suite Office
Figure 1.16 : Le menu contextuel de la barre d état de PowerPoint 2010 2. De nombreuses options d affichage sont proposées dans le menu. Cochez celles que vous souhaitez activer. Les barres de défilement Les barres de défilement sont des zones placées horizontalement et verticalement, respectivement en bas et à droite de la fenêtre de l application, et qui permettent de faire des déplacements dans le fichier ouvert (document Word, feuille de calcul Excel, présentation PowerPoint ou encore courrier électronique ouvert dans Outlook). Figure 1.17 : Les barres de défilement sont ici visibles en bas et à droite de la fenêtre d Excel 2010 1.2. L interface utilisateur des logiciels Office 2010 23