LE PLUS D UNE ACCREDITATION EN HEMATOLOGIE

GROUPE FRANCOPHONE D HEMATOLOGIE CELLULAIRE Mercredi 08 février 2012 LE PLUS D UNE ACCREDITATION EN HEMATOLOGIE Docteur Béatrice VEYRAT L.A.B.M PIEDIMONTE-VEYRAT 39000 LONS LE SAUNIER 1

REFORME DE LA BIOLOGIE MEDICALE Réforme Contrainte ou un «plus»? La subir ou en tirer profit? L Ordonnance du 13 janvier 2010 relatif à la Biologie Médicale comporte 2 mesures phares : - La réaffirmation du rôle du Biologiste au sein du parcours de soins en reconnaissant le caractère Médical de la profession - L accréditation des laboratoires, qui oblige à apporter des preuves tangibles de la qualité et des analyses réalisées, de la fiabilité des résultats et de la compétence du personnel 2

REFORME DE LA BIOLOGIE MEDICALE Remplacer l image : Biologiste Prescripteur «Doseur» «à la pêche» aux signes biologiques Par l image : Biologiste : Les renseignements cliniques pertinents obtenus, m ont permis d adapter mon interprétation au cas de ce patient Prescripteur : L interprétation du biologiste et les échanges avec les autres professionnels de santé m ont permis d adapter au mieux le traitement de ce patient 3

INTERPRETATION DES COMPTES RENDUS D EXAMENS DE BIOLOGIE MEDICALE Le CSP L 661-2 indique que cette interprétation est obligatoire (Exigence reprise dans le SH-REF 02 du COFRAC) Valeur ajoutée +++ Qui appartient pleinement au biologiste qui possède cette compétence et les connaissances, pour apporter à son collègue prescripteur une aide diagnostique ou thérapeutique - «Aide diagnostique» les différents types d anémies, leucémies, syndromes myélodysplasiques, les «vrais thrombopénies», etc. - «Aide thérapeutique» pour les suivis des traitements, grâce à la fiabilité des résultats quantitatifs (leucopénie, thrombopénie, «valeur de l hémoglobine», etc ) 4

FIABILITE DES RESULTATS Maîtrise des appareils et des fournisseurs * 5.3.2 Il doit être démontré que le matériel est capable d'atteindre les performances requises et qu'il est conforme aux spécifications se rapportant aux analyses concernées. Validation des méthodes GUIDE SH GTA 04 : Portée Flexible A standard / Portée Flexible B PORTEE A : DECLARATION D APTITUDE DE LA METHODE Utilisation d une notice fournisseur sans modification. Vérification dans son environnement propre des performances de la technique qu il utilise par rapport à des critères et à des limites qu il s est fixé. PORTEE B : VALIDATION DE LA METHODE MODELE DE DOSSIER : - Fiche type Quantitatif SH FORM 43 - Fiche type Qualitatif SH FORM 44 5

FIABILITE DES RESULTATS Données nécessaires : «fiches techniques» - Remarques : CV répétabilité, reproductibilité, donnés par le fournisseur, quelquefois difficile à atteindre en interne (nombre important d échantillons..) - Comparaison avec les références des sociétés savantes - Certains fournisseurs proposent désormais des recommandations de spécifications à atteindre, pouvant aider le biologiste à valider ses critères - Attention : ne pas valider la totalité des performances annoncées par le fabricant - Valeurs de référence : revues bibliographiques reflétant l état de l art adapté à la technique utilisée Apporter la conclusion sur la conformité de l appareil pour une utilisation en routine, selon les performances données, vérifiées et retenues «Aide» des fournisseurs pour la vérification des méthodes : - Dossier clef-en-main «payant» - CD ROM - Ingénieur d application Connaissance du dossier par le personnel 6

FIABILITE DES RESULTATS * Méthode de mesure de l appareil +++ connaître et vérifier les performances de l appareil - Vérifier ses performances, mais aussi ses limites, ses points faibles - Connaître les interférences analytiques - Déterminer les critères de repasse, de vérification sur lame 7

FIABILITE DES RESULTATS * -Exemple : fiabilité des résultats des plaquettes basses - Mode de lecture optique, impédance - Agglutination des plaquettes, quel chiffre rendre? - Vérification sur lame, comptage en cellules! - Ne pas rendre résultats sous réserve - Exemple : fiabilité de détection des fausses leucopénies - «Alarme de l appareil» en cas de leucoagglutination - Que met en place le laboratoire pour déceler ce genre d anomalies? - Exemple : détection des agglutinines froides 8

MAITRISE DES PROCESSUS ET DES RISQUES * Maîtrise des locaux et de l environnement : chapitre 5.2 Température, hygrométrie, luminosité, consommation d énergie, etc. * Maîtrise du processus pré analytique : Chapitre 5.4 Etat de jeun Prélèvement Remplissage des tubes Transport : température, délais Manuel de prélèvement : communication, preuves de la prise de connaissance, de l application * * Maîtrise du processus analytique : Chapitre 5.5 Mode opératoire Maintenances : traçabilité des appels téléphoniques du SAV Enregistrements Gestion de la documentation externe (fiches techniques, fiches de sécurité, fiches de stress) Evaluation des fournisseurs 9

MAITRISE DES PROCESSUS ET DES RISQUES * Assurer la qualité du processus analytique : chapitre 5.6 CQI du fournisseur, ou autre 2 ou 3 niveaux : que préconise le fournisseur? CQI de fin de journée CQI à passer à chaque changement de lot de flacon de réactif? «Ciblage des CQI», «bon»? «trop large»? Tester le CQI avant de le passer en routine si changement de lot CQI «lecture manuelle des lames», «lecture en cellule» 10

MAITRISE DES PROCESSUS ET DES RISQUES * Assurer la qualité du processus analytique : chapitre 5.6 EEQ sur le marché : Cas cliniques sur lames Les fournisseurs d EEQ font partie des fournisseurs critiques, il faut les évaluer Les EEQ doivent être adaptés aux besoins (payants bons, ex VS) * Incertitudes de mesure : - Ordre d idée sur les plaquettes basses < 10000 - Ordre d idée sur l hémoglobine basse = «seuil de transfusion» - «Outils» lorsqu il y a des différences entre les résultats de laboratoires 11

MAITRISE DES PROCESSUS ET DES RISQUES * Maîtrise du processus post analytique : chapitre 5.7 Durée de conservation des échantillons (Manuel de prélèvement) Procédure de validation Middleware Logiciel d aide à la validation Procédure d élimination * Maîtrise du compte rendu des résultats: chapitre 5.8 Critères d alertes cliniques (traçabilité) Commentaires (renseignements cliniques) : - Formule vérifiée sur lame - Formule «modifiée» = traçabilité - Conseils = Immunophénotypage conseillé 12

MAITRISE DES PROCESSUS ET DES RISQUES * Maîtrise des compétences : chapitre 5.1 Article L 4352-1 «La réalisation technique d un examen de biologie médicale est sous la responsabilité d un biologiste» +++ compétences des techniciens et des biologistes - Définir les référents, les titulaires et les suppléants - Définir et suivre les plans de formation Comment maintenir la compétence lecture de lame? (10 lames, note seuil à 8/10? à 10/10? 13

CONCLUSION * Démarche qualité = simplification et standardisation des processus Gestion documentaire Choix et maîtrise de la technique d analyse Implication de l ensemble du personnel De la direction à l agent d entretien Qualification, compétence, reconnaissance Travail de longue haleine 14

CONCLUSION Maintien de l accréditation (audits COFRAC, écarts critiques ou non) Processus d amélioration continue de la qualité des résultats et de la traçabilité MAIS nécessitant un travail important de suivi : c est une histoire sans fin +++ Accréditation = garantie de la compétence des opérateurs et de la fiabilité du matériel +++ Prestations de conseils aux patients et aux médecins, au delà du simple commentaire de résultat - - - obligation, temps, prix 15

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Accréditation d un laboratoire d Hématologie cellulaire Méthodes automatisées Marie Loosveld 8 Février 2012 GFHC, Paris Laboratoire d Hématologie, CHU Timone, Marseille Pr P. E. Morange

Portée d accréditation = Liste de compétences Nature de l'échantillon biologique Nature de l'examen Principe de la méthode Référence de la méthode Remarques Liquide(s) biologique(s) d'origine humaine : sang et dérivés (*) Hémogramme NFP (Numérationformule-plaquettes, avec cellules anormales et paramètres associés) Méthode automatisée de type qualitatif et quantitatif Principe général : - Impédancemétrie, - Cytométrie en flux, - Cytochimie, - Spectrophotométrie, - Fluorescence, - Radiofréquence, - Calcul Méthodes reconnues (A) Méthodes reconnues, adaptées ou développées (B) Kits réactifs commercialisés Analyseur/Automate SH INF 50

Processus préanalytique «Le laboratoire doit disposer de procédures documentées et d'informations pour les activités préanalytiques afin de garantir la validité des résultats des examens. L'identité des personnes participants au processus préanalytique doit être enregistrée».

Processus préanalytique Informations cliniques pertinentes Age, sexe, grossesse, origine ethnique Pathologie : Hémopathie Clinique : splénomégalie, ADP, fièvre, Conditions de vie Traitement Quelle est la question posée par le clinicien? Permet une réponse adaptée Ces données doivent suivre le macroprocessus métier du LBM jusqu'au rendu d un résultat validé et interprété

Processus préanalytique Critères d acceptation des échantillons biologiques Quantité d échantillons biologiques Modalités de recueil et conservation (nature des tubes ) Informations/Identifications rattachées Conditions d acheminement

Processus préanalytique En cas d échantillons biologiques non conformes: «Les échantillons primaires qui ne sont pas identifiés correctement ne sont ni acceptés, ni traités par le laboratoire». «.dans le cas d un échantillon primaire irremplaçable ou critique (LCR, biopsie ), le laboratoire peut choisir de procéder à l examen dans les meilleurs délais mais de ne délivrer le résultat qu après avoir obtenu de la personne responsable du prélèvement la confirmation qu il/elle assume la responsabilité de l identification» EN ISO 15189

Garantir la qualité des résultats «Le laboratoire doit garantir la qualité des examens en les réalisant dans des conditions définies. Le laboratoire doit concevoir des procédures de contrôle de qualité permettant de vérifier que la qualité prévue des résultats est bien obtenue». EN ISO 15189 LAB GTA 06: les contrôles de qualité en BM SH GTA 04: vérification/validation des méthodes en BM SH GTA 14: évaluation des incertitudes de mesure en BM

Garantir la qualité des résultats Automate Personnel Contrôle qualité - CIQ - EEQ Incertitude de mesure Fiche d écart

Garantir la qualité des résultats AUTOMATE Achat / choix d un automate : Définir ses besoins Nombre automate selon activité / back up Etaleur / Colorateur Choix d une technologie Technique automatisée de formule leucocytaire: Méthode optique Méthode colorimétrique Méthode immunologique

Garantir la qualité des résultats Automate Personnel Contrôle qualité - CIQ - EEQ Incertitude de mesure Fiche d écart

Garantir la qualité des résultats PERSONNEL Formation du personnel Evaluation et surveillance de la compétence

Garantir la qualité des résultats PERSONNEL Formation du personnel Evaluation et surveillance de la compétence

Seules les personnes formées et validées peuvent rendre des résultats

Garantir la qualité des résultats Automate Personnel Contrôle qualité - CIQ - EEQ Incertitude de mesure Fiche d écart

Garantir la qualité des résultats CONTRÔLE INTERNE DE QUALITE Principe Maitrise interne de la qualité : Ensemble des procédures destinées à surveiller les performances du laboratoire Surveiller en continu les opérations et les résultats de mesure pour décider si les résultats sont suffisamment fiables pour être communiqués Prouver la maîtrise analytique MAIS Ne remplace pas la maitrise de l ensemble du processus analytique (PRE, ANA, POST)

Garantir la qualité des résultats CONTRÔLE INTERNE DE QUALITE CIQ fournis par le fabricant de l automate, indispensable car sert au SAV pour identifier l origine d une panne Moyenne mobile si processus suffisamment stable Contrôle intermachine Validation technique des résultats: Cytogramme Corrélation multiparamètrique à maitriser

Limites des CIQ «Les erreurs détectées à l aide des échantillons de contrôle doivent être le reflet de celles qui se produisent avec les échantillons de patient» «La valeur du fournisseur est une indication et ne doit pas être utilisée pour interpréter» Valeur cible : 15 déterminations pendant au moins 15 jours

Exploitation des CIQ Interprétation immédiate : Règles 1 2s, 2 2s, 1 3s, R 4s Détecter en temps réel des résultats déviants Détecter une tendance pour prévenir la dégradation du processus Utiliser ET qui estime la dispersion habituelle autour de la moyenne Interprétation différée : Interprétation à long terme :

Exploitation des CIQ Interprétation immédiate : Interprétation différée : Règles 4 1s, 10x Courbes de Levey Jennings Permet des actions préventives et correctives Interprétation à long terme :

Exploitation des CIQ Interprétation immédiate : Interprétation différée : Interprétation à long terme : Surveiller la pérennité des résultats, Témoigner de l efficacité du système, Calcul des Incertitude de mesure (IM) avec EEQ

Advia 120, Siemens Sang patient GR CIQ GB Plaq CIQ

Dans la vraie vie. GB cible Qualification (10 utilisations) 4 jours 30 utilisations 17 jours 51 utilisations 25 jours Moy 6.57 6.71 6.63 6.64 ET 0.43 0.14 0.12 0.12 Moy+2ET 7.42 6.99 6.87 6.88 Moy-2ET 5.72 6.43 6.39 6.40

CAT en cas de CIQ hors norme Type d erreur Vérifier Actions correctives Humaine Qualité des contrôles utilisés La transcription manuelle des résultats du CIQ - Lot, - pollution, - agitation correcte, - reconstitution, - conservation - bonne utilisation selon PF4 et PF6 Refaire la transcription si erreur et ré-analyser selon les règles Lot en cours Changement de lot Nouvelle agitation Nouvelle reconstitution Appliquer les procédures

CAT en cas de CIQ hors norme Automate -Mauvaise calibration -Réactif (manque ou altéré) - Hydraulique : Bouchage Poubelle refluante Prise d air (Alarme de l automate) - Identifier la raison pour laquelle la calibration précédente a été défectueuse. Refaire une calibration correcte - Changer les réactifs - Lavage complet Vider la poubelle Vérifier le bon état des principaux tuyaux

Garantir la qualité des résultats CONTRÔLE INTERNE DE QUALITE CIQ fournis par le fabricant de l automate, indispensable car sert au SAV pour identifier l origine d une panne Moyenne mobile si échantillonnage patient assez large et stable Contrôle intermachine Validation technique des résultats: Cytogramme Corrélation multiparamètrique à maitriser

Moyenne mobile Plaquettes du 10/11/2011

Moyenne mobile GB du 19/10 au 09/11/2011

Garantir la qualité des résultats CONTRÔLE INTERNE DE QUALITE CIQ fournis par le fabricant de l automate, indispensable car sert au SAV pour identifier l origine d une panne Moyenne mobile si processus suffisamment stable Contrôle inter machine Validation technique des résultats: Cytogramme Corrélation multiparamètrique à maitriser

Contrôle inter-machines

Contrôle inter-machines Automate 1 Automate 2 Interprétation

Garantir la qualité des résultats CONTRÔLE INTERNE DE QUALITE CIQ fournis par le fabricant de l automate, indispensable car sert au SAV pour identifier l origine d une panne Moyenne mobile si processus suffisamment stable Contrôle inter machine Validation technique des résultats: Cytogramme Corrélation multiparamètrique à maitriser

Cytogrammes Hb, VGM, TCMH, GR, CVGR : Volume Conc en Hb

Leucocytes, Formule leucocytaire : Cytogrammes Taille Taille Densité chrom, segmentation perox

Validation technique : exemples

Validation technique : exemples GR GB Plaq

Garantir la qualité des résultats CONTRÔLE INTERNE DE QUALITE CIQ fournis par le fabricant de l automate, indispensable car sert au SAV pour identifier l origine d une panne Moyenne mobile si processus suffisamment stable Contrôle inter-machine Validation technique des résultats: Cytogramme Corrélation multi-paramètrique à maitriser

Corrélation multi-paramétrique VGM paramètre stable Paramètres quantitatifs calculés TCMH = Hb / GR CCMH = Hb / Ht Ht = VGM / GR Paramètres quantitatifs mesurés : Numération GR VGM Hb CHCM

Garantir la qualité des résultats Automate Personnel Contrôle qualité - CIQ - EEQ Incertitude de mesure Fiche d écart

Garantir la qualité des résultats Evaluation externe de qualité- Comparaisons interlaboratoires Contrôles externes ponctuels : Essai d aptitude ou EEQ. Résultat d une détermination en aveugle Contrôle d exactitude Comparaisons inter laboratoire (CIL ) - Données de CIQ dont résultats sont soumis à un organisme externe pour comparaison - Contrôle de justesse

Comparaisons inter laboratoire (CIL ) CVI (PI) = CV labo/cv pool Compare notre précision à celle du Pool fidélité justesse SDI = z = (moy labo-moy pool)/sd pool Compare notre moy à celle du pool

Limites du CIQ externalisé Valeur cible est connue Personnel technique n a pas accès aux valeurs Même échantillon utilisé pour les deux termes (IM) Utiliser 2 CIQ différents : fournisseur automate + fournisseur externe

Garantir la qualité des résultats Automate Personnel Contrôle qualité - CIQ - EEQ Incertitude de mesure Fiche d écart

Garantir la qualité des résultats Incertitude de Mesure ( u C) = u 2 (CIQ)+ u 2 (EEQ) Ou ( u C) = u 2 (CIQ)+ u 2 (CIQ externalisé ) u2 (CIQ) : représente la variance (carré de l'écart-type) de l'ensemble des résultats du contrôle interne de qualité (CIQ) ; u2 (EEQ) : variance liée à la justesse (biais). u2 (CIQ externalisé ) : variance liée à la justesse (biais).

Garantir la qualité des résultats Incertitude de Mesure Moyenne qui lisse le biais E = Moyenne des Biais = ET des Biais (est ajouté pour compléter le calcul de l IM) SH GTA 14

Polynucléaires Neutrophiles Automate Mois Bas Norm Haut Janvier 2,7 1,8 2,2 Février 2,8 1,9 0,7 Mars 2,5 2,1 1,3 Avril 2,4 2,1 1,5 Mai 2,5 1,8 1,5 Juin 2,4 1,9 1,2 Juillet 2,9 2,3 1,2 Août 3,2 1,9 1,4 Sept 2,6 1,8 1,3 Octobre 2,6 1,9 1,2 Nov 2,6 1,8 1,3 Déc 2,7 1,7 1,1 Moy 2,6 1,9 1,3 Microscope

Garantir la qualité des résultats Automate Personnel Contrôle qualité - CIQ - EEQ Incertitude de mesure Fiche d écart

Validation technique dans une ambiance trop bruyante, trop de discussion parasite Résultat aberrant, non visible à l écran Sensibiliser le personnel avec retour des fiches d écart à la revue de direction

Conclusion

Vérification de méthode en Hématologie Exemple de l Hémogramme automatisé Delphine Mercier-Bataille CHU Marseille

Vérification/Validation des procédures analytiques NF EN ISO 15189

Vérification/Validation des procédures analytiques

Vérification/Validation des procédures analytiques FICHE TYPE QUALITATIF Vérification (portée A) / validation (portée B) d une méthode de biologie médicale FICHE TYPE QUANTITATIF Vérification (portée A) / validation (portée B) d une méthode de biologie médicale Référence : SH FORM 44 Indice de révision : 00 Date d application : 15/04/11 Référence : SH FORM 43 Indice de révision : 00 Date d application : 15/04/11

VERIFICATION Portée A Méthode fournisseur VALIDATION Portée B Méthode non normalisée Environnement du LBM Exigences satisfaites (caractéristiques des performances)

Hémogramme Vérification / Validation? Quantitatif / Qualitatif? FICHE TYPE QUANTITATIF Vérification (portée A) / validation (portée B) d une méthode de biologie médicale Référence : SH FORM 43 Indice de révision : 00 Date d application : 15/04/11 FICHE TYPE QUALITATIF Vérification (portée A) / validation (portée B) d une méthode de biologie médicale Référence : SH FORM 44 Indice de révision : 00 Date d application : 15/04/11

Hémogramme Vérification / Validation? Quantitatif / Qualitatif? FICHE TYPE QUANTITATIF Vérification (portée A) / validation (portée B) d une méthode de biologie médicale Référence : SH FORM 43 Indice de révision : 00 Date d application : 15/04/11 FICHE TYPE QUALITATIF Vérification (portée A) / validation (portée B) d une méthode de biologie médicale Référence : SH FORM 44 Indice de révision : 00 Date d application : 15/04/11

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

DESCRIPTION DE LA METHODE Analyte/Mesurande : GB GR Hb Hte VGM - CCMH PQ PNN Hémogramme et paramètres dérivés Principe de la Mesure : SH INF 50 Méthode automatisée de type quantitatif Principe général des techniques : - Impédancemétrie - Cytométrie en flux - Cytochimie - Spectrophotométrie - Fluorescence - Radiofréquence - Calcul

DESCRIPTION DE LA METHODE suite Méthode de mesure : Type d'échantillon primaire (urine, sang, ) : Type de récipient, Additifs (tubes, ) : Prétraitement de l'échantillon (centrifugation, dilution, ) : Unités : Intervalles de référence : Marquage CE (Oui/Non) : Codage C.N.Q. (s'il existe) : Instrument (analyseur automatique, etc.) : Diffraction Oxydoréduction MPO GB-GR-PQ Hb Formule Sang Tube EDTA microtainer, 2,5mL, 5mL Agitation si passage manuel G/L, Tera/L, g/l, Fl, L/L England JM, Bain BJ. Total and differential leukocyte count. Br J Haematol 1976; CLSIDocumentC28A3,Wayne, PA, 2008 Oui S.O Advia 2120i, Siemens

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

Opérateur(s) habilité(s) ayant réalisé la vérification de méthode : Procédure de validation : Procédure de gestion de la portée flexible : MISE EN ŒUVRE A. G. Technicien référent V. B. Biologiste responsable technique 00ANAP01 00ANAP02 Période d'évaluation : Du 4.10.10 au 30.10.10 Date de mise en service : Autorisation de mise en service par : Après la fin de la validation Le biologiste responsable technique

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

MAITRISE DES RISQUES Données d'entrée Points critiques à maîtriser Modalités de maîtrise Type d'échantillon primaire (urine, sang, Type de récipient (tubes, ), Additifs : Prétraitement de l'échantillon (centrifugation, dilution, ) : Main d'œuvre (habilitation du personnel) : Préciser les références des procédures et enregistrements. Conditions ambiantes requises (ex : Température, organisation des locaux, éclairage, ) : Référence du réactif (référence fournisseur, version) : Matériau de référence : Equipements : Exigences métrologiques* (Exigences informatiques* spécifiques

Maitrise des risques Facteurs non quantifiables Déterminer des actions préventives et correctives Résultat erroné Processus analytique, gestion des ressources humaines

PREANALYTIQUE POSTANALYTIQUE Résultat erroné ANALYTIQUE

Milieu Moyens Main d œuvre Milieu PREANALYTIQUE Méthode Matière Méthode POSTANALYTIQUE Moyens Main d œuvre Résultat erroné Main d œuvre Moyens Matière ANALYTIQUE

Milieu Moyens Main d œuvre Prélèvement coagulé hémolysé Identification erronée PREANALYTIQUE Méthode Délai d acheminement Erreur d anticoagulant Méthode Matière POSTANALYTIQUE Moyens Main d œuvre Résultat erroné Main d œuvre Milieu Moyens Matière ANALYTIQUE

Milieu Moyens Main d œuvre Prélèvement coagulé hémolysé Identification erronée Milieu Température Poussière Luminosité Moyens Maintenance Automates Défaut Informatique PREANALYTIQUE Méthode Délai d acheminement Erreur d anticoagulant Matière ANALYTIQUE Main d œuvre Méthode Modes opératoires obsolètes POSTANALYTIQUE Moyens Matière Réactifs et matériels défectueux Gestion des stocks Résultat erroné Main d œuvre Erreur de manipulation Validation technique inappropriée

Milieu Moyen Main d œuvre Prélèvement coagulé hémolysé Identification erronée Milieu Température Poussière Luminosité Moyens Maintenance Automates Défaut Informatique PREANALYTIQUE Méthode Délai d acheminement Erreur d anticoagulant Matière Méthode Modes opératoires obsolètes ANALYTIQUE Main d œuvre Interprétation biologique Erreur de saisie POSTANALYTIQUE Matière Réactifs et matériels défectueux Gestion des stocks Moyen Défaillance informatique Résultat erroné Main d œuvre Erreur de manipulation Validation technique inappropriée

MAITRISE DES RISQUES: PHASES PREANALYTIQUE ET ANALYTIQUE Données d'entrée Points critiques à maîtriser Modalités de maîtrise MATIERE Echantillons, prétraitement MOYENS Automates Informatique METHODE Système documentaire Procédures MAIN D OEUVRE Main d'œuvre (habilitation du personnel) : MILIEU Conditions ambiantes requises Identification erronée Tube coagulé ou hémolysé Délai acheminement Agitation (mode manuel) CQ non gérés Maintenances automates Procédures obsolètes Mauvaise connaissance des M.O Erreur de manipulation Validation technique inappropriée Température Poussière Luminosité PREANALYTIQUE Manuel de prélèvement Catalogue des analyses GESTION RH Habilitations techniciens ANALYTIQUE Procédure d acceptation CQ CAT Violation des règles de Westgard GESTION MATERIEL Procédures de maintenance Contrat avec le fournisseur AMELIORATION QUALITE Système efficace d information Révision des procédures GESTION RH Fiches de poste Fiches d habilitation Formation continue GESTION MATERIEL Métrologie Procédures d entretien

MAITRISE DES RISQUES: PHASES PREANALYTIQUE ET ANALYTIQUE Données d'entrée Points critiques à maîtriser Modalités de maîtrise MATIERE Echantillons, prétraitement MOYENS Automates Informatique METHODE Système documentaire Procédures MAIN D OEUVRE Main d'œuvre (habilitation du personnel) : MILIEU Conditions ambiantes requises Identification erronée Tube coagulé ou hémolysé Délai acheminement Agitation (mode manuel) CQ non gérés Maintenances automates Procédures obsolètes Mauvaise connaissance des M.O Erreur de manipulation Validation technique inappropriée Température Poussière Luminosité PREANALYTIQUE Manuel de prélèvement Catalogue des analyses GESTION RH Habilitations techniciens ANALYTIQUE Procédure d acceptation CQ CAT Violation des règles de Westgard GESTION MATERIEL Procédures de maintenance Contrat avec le fournisseur AMELIORATION QUALITE Système efficace d information Révision des procédures GESTION RH Fiches de poste Fiches d habilitation Formation continue GESTION MATERIEL Métrologie Procédures d entretien

MAITRISE DES RISQUES: PHASES PREANALYTIQUE ET ANALYTIQUE Données d'entrée Points critiques à maîtriser Modalités de maîtrise MATIERE Echantillons, prétraitement MOYENS Automates Informatique METHODE Système documentaire Procédures MAIN D OEUVRE Main d'œuvre (habilitation du personnel) : MILIEU Conditions ambiantes requises Identification erronée Tube coagulé ou hémolysé Délai acheminement Agitation (mode manuel) CQ non gérés Maintenances automates Procédures obsolètes Mauvaise connaissance des M.O Erreur de manipulation Validation technique inappropriée Température Poussière Luminosité PREANALYTIQUE Manuel de prélèvement Catalogue des analyses GESTION RH Habilitations techniciens ANALYTIQUE Procédure d acceptation CQ CAT Violation des règles de Westgard GESTION MATERIEL Procédures de maintenance Contrat avec le fournisseur AMELIORATION QUALITE Système efficace d information Révision des procédures GESTION RH Fiches de poste Fiches d habilitation Formation continue GESTION MATERIEL Métrologie Procédures d entretien

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

PARAMETRES A VERIFIER ET/OU A CONNAITRE Bibliographie Vérification sur site Portée de type A Validation Portée de type B Spécificité analytique Oui Non Oui Fidélité (répétabilité et fidélité intermédiaire) Oui Oui Oui Justesse (approche de la) Oui Oui, dès que possible Oui Intervalle de mesure (Limite de quantification et limites de linéarité) Incertitudes/facteurs de variabilité et évaluation Oui Si besoin Oui Oui Oui Oui Contamination entre échantillons (s'il y a lieu) Oui Oui, pour les paramètres sensibles Oui Stabilité réactifs (après ouverture, embarqués) Oui Non Oui Robustesse Non Non si besoin Interférences (lipémie, hémoglobine plasmatique, bilirubine, médicaments) Oui Si besoin Oui Intervalle de référence «ex- valeurs normales» Oui à vérifier dès que possible, si justifié Oui à établir Comparaison avec une méthode de référence Oui (si existe) Non Oui (si possible) Comparaison avec méthode déjà utilisée au labo ou autre méthode du laboratoire (appareil en miroir, EBMD) Oui (si existe) Oui (si possible) Oui Analyse des discordances Oui Oui Oui Le dossier doit conclure sur l'avis d'aptitude de la méthode ou du système analytique. SH GTA 04

EVALUATION DES PERFORMANCES DE LA METHODE Répétabilité (Within-subject variation ou CVw): même échantillon passé X fois dans mêmes conditions SH GTA 04 Hémoglobine 17,5g/dL: Sang de sujet sain Hémoglobine 6,8g/dL: Sang de sujet sain dilué CV (%)= ET x 100 / m Ech (N) Moyenne [1] Ecarttype CV (%) CV (%) fourniss CV (%) limite RICOS Concl [3] Hb 6,8g/dL Hb 17,7g/dL 20 6,805 0,07 1 0,8 2.8 CONFORME 20 17,46 0,13 0,7 0,8 2.8 CONFORME Validation des performances CVw = 2.8 C. Ricós, Scand J Clin Lab Invest 1999

Fidélité intermédiaire (Between-subject variation ou CVb) : même échantillon dans conditions différentes (CIQ) Du 01.10.10 au 30.10.10 Niveau 1 : Leucocytes bas Niveau 2 : Leucocytes normaux Niveau 3 : Leucocytes hauts Ech (N) Moy 2 Leucocytes niveau 1 CV (%)= SD x 100 / m Ecarttype CV (%) CV (%) fournisseur CV (%) limite RICOS Conclusion 4 30 3.58 0.09 2.52 5.3 CONFORME Leucocytes niveau 2 Leucocytes Niveau 3 A ajouter 30 7.34 0.16 2.16 5.3 CONFORME 30 17.24 0.34 1.97 5.3 CONFORME Validation des performances selon RICOS Imprécision: I < 0.5 CVw 0.5 x 10.9 = 5.3 TABLES DE RICOS

Justesse APPROCHE 1 INEXACTITUDE DE LA METHODE/ UTILISATION DES EEQ Inexactitude (%) = (x - V) x 100 V Valeur cible = Moyenne des résultats des participants ou du groupe de pairs APPROCHE 2 ETUDE DE JUSTESSE : UTILISATION DE CIQ EXTERNALISES biais (%) = (m - V) x 100 V Valeur cible = Valeur vraie proposée par le fournisseur APPROCHE 3 ECHANGES INTER-LABORATOIRES D ECHANTILLONS Inexactitude (%) = (xn - Vn) x 100 Vn Valeur cible = Moyenne des résultats des participants SH GTA 04

MOY BIAIS

Justesse (approche de la) : Exemple des leucocytes Cas des contrôles internes externalisés Ech Nbre (N) Val Labo Cible (grpe de pairs) Moy (toutes tech) Biais (%) /gr de pairs Biais (%) /moy génér ale Biais (%) Limite RICOS Concl 4 GB Bas 10 3.48 3.36 3.3 3.57 S.O 5.6 CONFORME GB Normal 11 8.02 7.83 7.8 2.42 S.O 5.6 GB Haut 12 18.9 18 17.9 5 S.O 5.6 CONFORME CONFORME Conclusions : Selon RICOS Biais: B = <0,25 (CVw² +CVb²) ½ 0.25 x (10.9 2 + 19.6 2 ) 1/2 = 5.6

VALIDATION DES PERFORMANCES DE LA METHODE GB RICOS Labo CVb 19.6 2.16 I = 0.5*10.9 5.45 2.04 Biais 5.6 2.28 ET 14.6 2.42 Performance (RICOS) Imprécision (I) Limite souhaitable < 0.5 CVw Biais (B) <0,25 (CVw² +CVb²) 1/2 Erreur totale (ET) <1.65I+B

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

COMPARAISON DE METHODES (Lymphocytes) : EN CAS DE CHANGEMENT D AUTOMATE Données bibliographiques (fournisseurs, publications, ) : Méthode précédente, autre méthode utilisée dans le laboratoire, appareil en miroir ou EBMD : Nombre de mesures : 40 Intervalle de comparaison adaptée à l'activité du laboratoire : Méthode d'exploitation des résultats : Coulter Gen S 0.4 5 G/L Droite de régression Equation de la droite de régression : Y = 0.94 x + 0.17 Diagramme des différences et/ou des rapports : Conclusions et dispositions CONFORME

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

INTERVALLE DE MESURE (indispensable en portée B) Mode de détermination Données fournisseur Limite inférieure de linéarité (de quantification) Profil de fidélité Globules blancs: 0.02 G/L Plaquettes: 5 G/L Globules rouges: 0 T/L Hb:0 g/l Réticulocytes: 0.2 % Limite supérieure de linéarité Globules blancs: 400 G/L Plaquettes: 3500 G/L Globules rouges: 7 T/L Hb: 225 g/l Réticulocytes: 24.5%

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

INTERFERENCES Vérification bibliographique : Données fournisseurs Vérification : Hémolyse GB Lactescence Hb Cryoglobulines PQ Agglutinines Froides CCMH Défaut de lyse des GR GBp Cf GRAPHES

PLAN 1. Description de la méthode 2. Mise en œuvre 3. Maitrise des risques 4. Evaluation des performances 5. Incertitudes de mesure 6. Comparaison de Méthodes 7. Intervalles de mesure 8. Interférences 9. Contamination

Contamination inter-échantillons Plaquettes hautes: H1, H2, H3 Plaquettes basses: B1, B2, B3 contamination (%) = (mb1 mb3) x 100 (mh mb3) Exemple Plaquettes B = 13 G/L H = 760 G/L (12 12) x100 = 0 757-12

CONTAMINATION (indispensable en portée B et pour les paramètres sensibles en portée A) Inter échantillon PLAQUETTES LEUCOCYTES GR Inter réactif si nécessaire 0 % 0 % 0 % SANS OBJET Vérification bibliographique : SANS OBJET Vérification : SANS OBJET

Conclusion ADAPTER le SH FORM 43 Analyse et maitrise des risques

Accréditation en Hématologie Cellulaire : Techniques non automatisées Laboratoire Hématologie CHU TIMONE Marseille Cofrac 1-1740 Isabelle Arnoux GFHC 8 Février 2012

Nature de l'échantillon biologique Nature de l'examen Principe de la méthode Référence de la méthode Remarques Liquide(s) biologique(s) d'origine humaine : sang et dérivés (*) Hémogramme NFP (Numérationformule-plaquettes, avec cellules anormales et paramètres associés) Méthode automatisée de type qualitatif et quantitatif Principe général : - Impédancemétrie, - Cytométrie en flux, - Cytochimie, - Spectrophotométrie, - Fluorescence, - Radiofréquence, - Calcul Méthodes reconnues (A) Méthodes reconnues, adaptées ou développées (B) Kits réactifs commercialisés Analyseur/Automate SH INF 50

Nature de l'échantillon biologique Nature de l'examen Principe de la méthode Référence de la méthode Remarques Liquide(s) biologique(s) d'origine humaine : sang et dérivés (*) Hémogramme NFP (Numération-formuleplaquettes, avec cellules anormales et paramètres associés) Méthode automatisée de type qualitatif et quantitatif Principe général des techniques Méthodes reconnues (A) Méthodes reconnues, adaptées ou développées (B) Kits réactifs commercialisés Analyseur/Automate Liquide(s) biologique(s) d'origine humaine : sang et dérivés (*) Hémogramme - FP (Formule sanguine avec recherche, identification et quantification de cellules anormales et numération plaquettaire) Méthode manuelle de type qualitatif et quantitatif Identification morphologique et numération en cellule sur frottis, après coloration, par microscopie optique Méthodes reconnues (A) Méthodes reconnues, adaptées ou développées (B)

Nature de l'échantillon Nature de l'examen Principe de la méthode Référence de la méthode Remarques Liquide(s) biologique(s) d'origine humaine : sang et dérivés (*) Hémogramme NFP (Numérationformule-plaquettes, avec cellules anormales et paramètres associés) Méthode automatisée de type qualitatif et quantitatif Principe général des techniques Méthodes reconnues (A) Méthodes reconnues, adaptées ou développées (B) Kits réactifs commercialisés Analyseur/Automate Liquide(s) biologique(s) d'origine humaine : sang et dérivés (*) Hémogramme - FP (Formule sanguine avec recherche, identification et quantification de cellules anormales et num plaquettaire) Méthode manuelle de type qualitatif et quantitatif Identification morphologique et numération en cellule, après coloration, par microscopie optique Méthodes reconnues (A) Méthodes reconnues, adaptées ou développées (B) Tout liquide biologique d'origine humaine (*) moelle osseuse, LCR, LBA, autres liquides (*) Tout échantillon biologique d'origine humaine (*) tissus (ganglion, rate, ), organes (*) Recherche, identification et/ou numération de cellules (avec cellules anormales, blastes, neuroblastes, histiocytes, ) Examen cytologique : myélogramme, adénogramme, splénogramme (*) Méthode manuelle de type qualitatif et/ou quantitatif Principe général des techniques : - Identification morphologique et numération en cellule sur frottis, après coloration, par microscopie optique, -Cytochimie -Cytométrie de flux Méthodes reconnues (A) Méthodes reconnues, adaptées ou développées (B)

Les techniques non automatisées «Pour les examens qui reposent sur une lecture réalisée par un opérateur (formules leucocytaires) il appartient au LBM d évaluer régulièrement la qualification des opérateurs réalisant cette tâche. Il peut s agir d un recours à des doubles lectures par différents opérateurs. Les risques doivent être maitrisés au minimum pour les étapes critiques».

Les techniques non automatisées Formule sanguine leucocytaire au microscope Myélogramme Kleihauer

Pour les étapes critiques Qualité de l étalement Coloration : Qualité des colorants : ph Temps de coloration Reconnaissance cellulaire : compétence Analyse de forme/taille/couleur Limite à chaque compétence : connaître et maitriser Erreur de saisie

Pour les étapes critiques Qualité de l étalement Coloration : Qualité des colorants : ph Temps de coloration Reconnaissance cellulaire : compétence Analyse de forme/taille/couleur Limite à chaque compétence : connaître et maitriser Erreur de saisie

Habilitation Formation à la cytologie Temps de formation Temps d habilitation Conserver dans le dossier personnel les preuves de l habilitation : Graphes automates et résultats validés Participer au développement personnel continu

Contrôles inopinés : Vérification des compétences fonction de l activité réelle Nominatif et retour immédiat Difficile à tracer Contrôles organisés : Lames de tests Garder toute la traçabilité Faire retour après analyse des résultats

Contrôles inopinés : Vérification des compétences fonction de l activité réelle Nominatif et retour immédiat Difficile à tracer selon la norme ISO 15189 Contrôles organisés : Lames de tests Garder toute la traçabilité Faire retour après analyse des résultats

CQ Lames «cytologie»

Le coefficient de variation de la répartition leucocytaire est fonction de 2 paramètres: le nombre de cellules comptées le pourcentage respectif des populations leucocytaires. Table de Rümke Variation des valeurs relatives d'une pop leucocytaire selon le nombre de cellules comptées (adaptée du CD-ROM "Das interaktive Handbuch der Hämatologie")

Polynucléaires Neutrophiles Automate Mois Bas Norm Haut Microscope Janvier 2,7 1,8 2,2 Février 2,8 1,9 0,7 Mars 2,5 2,1 1,3 Avril 2,4 2,1 1,5 Mai 2,5 1,8 1,5 Juin 2,4 1,9 1,2 Juillet 2,9 2,3 1,2 Août 3,2 1,9 1,4 Sept 2,6 1,8 1,3 Octobre 2,6 1,9 1,2 Nov 2,6 1,8 1,3 Déc 2,7 1,7 1,1 Moy 2,6 1,9 1,3

Pour les étapes critiques Coloration : maîtriser le ph des tampons, les temps de coloration Reconnaissance cellulaire : compétence Analyse de forme/taille/couleur Limite à chaque compétence : connaître et maîtriser Erreur de saisie

Connaître et accepter les limites de chacun pour ces techniques spécialisées Connaître son recrutement de patients Avoir accès aux cytogrammes des automates aux moments de la validation biologique

Pour les étapes critiques Coloration : maîtriser le ph des tampons, les temps de coloration Reconnaissance cellulaire : compétence Analyse de forme/taille/couleur Limite à chaque compétence : connaître et maîtriser Erreur de saisie

Après saisie informatique des résultats, mise en place d un contrôle opposé Attention au compte-globule relié au SIL Une saisie manuelle impose une validation biologique Logiciel d aide à la validation Validation biologique

Analyse de risque Diagramme ISHIKAWA (Règle des 5 M) SH GTA 14

Microhématocrite Moyen Lame Coloration Préanalytique : de l étalement à la coloration Méthode Geste d étalement++ MGG++ Réactif, ph++ Microscope Optique Huile à immersion Matière Milieu Moyen Méthode Matière Main d oeuvre Bruit Risque d erreur de tube++ Milieu Main d oeuvre Habilitation Conditions ambiantes Bruit++ Habilitation du personnel++++ Résultat Analytique : identification cellulaire SH GTA 14

Postanalytique : de la saisie à la validation Saisie informatique contrôlée Age, Clinique, Antérieurs, Esprit critique Littérature Moyen Méthode Matière SIL, Papier, Imprimante Compte rendu transmis Milieu Main d oeuvre Conditions ambiantes, calme, RCP Qualification, Formation, Congrès, Spécialiste de BM Résultat

Les techniques non automatisées Formule sanguine leucocytaire au microscope Myélogramme ou autres liquides biologiques Kleihauer

Pour les étapes critiques Phase préanalytique Formation et contrôle des compétences Difficulté du diagnostic cytologique Standardisation des conclusions Saisie du résultat

Informations cliniques pertinentes : Age, sexe, grossesse, origine ethnique Pathologie : Hémopathie Clinique : splénomégalie, ADP, fièvre, Traitement Quelle est la question posée par le clinicien? Permet une réponse adaptée Ces données doivent pouvoir suivre le macroprocessus métier du LBM jusqu'au rendu d un résultat validé et interprété

Informations cliniques pertinentes :

Pour les étapes critiques Phase préanalytique Formation et contrôle des compétences Difficulté du diagnostic cytologique Standardisation des conclusions Saisie du résultat

Des années de formation et encore.. Il restera toujours des diagnostics difficiles Participer à RCP Rôle de prestation de conseil Médicalisation de la profession

«Doubles lectures inopinées» pour avis: Vérification de la concordance des % de chaque type cellulaire obtenue par 2 lecteurs Difficile à tracer

Table de Rümke

«Doubles lectures inopinées» pour avis: Vérification de la concordance des % de chaque type cellulaire obtenue par 2 lecteurs Difficile à tracer selon la norme EN 15189 Contrôles organisés : EEQ (Lames) Formule leucocytaire Myélogramme Proposition diagnostic cytologique

«Pour un spécialiste de Biologie Médicale l item «JE NE SAIS PAS» ne devrait pas exister. Vous devez obligatoirement faire des HYPOTHESES à partir desquelles vous pourrez parler avec un clinicien» CTCB EN.CRHEM 02-11--11

«Doubles lectures inopinées» pour avis: Vérification de la concordance des % de chaque type cellulaire obtenue par 2 lecteurs Difficile à tracer selon la norme EN 15189 Contrôles organisés : EEQ (Lames) Formule leucocytaire Proposition diagnostic cytologique Relecture dans le cadre des protocoles par des référents nationaux : FRALLE ELAM Habilitation

Pour les étapes critiques Phase préanalytique Formation et contrôle des compétences Difficulté du diagnostic cytologique Standardisation des conclusions Saisie du résultat

Standardisation des conclusions : Ecriture d un dictionnaire des conclusions Cytologie de Rémission Complète Bonne activité médullaire Cytologie d hémopathie aiguë Utiliser la terminologie des classifications reconnues : OMS ADICAP Saisie par secrétariat / validation par biologistes

Les techniques non automatisées Formule sanguine leucocytaire au microscope Myélogramme ou autres liquides biologiques Kleihauer

SH GTA 01

Pour les étapes critiques Phase préanalytique : prélèvement++ Phase analytique : cytochimie délicate Phase post analytique : lecture au microscope

Pour les étapes critiques Phase préanalytique : prélèvement++ Phase analytique : cytochimie délicate Phase post analytique : lecture au microscope

Analyse de risque Diagramme ISHIKAWA (Règle des 5 M) Témoins +/- Verrerie propre Application et Minutie Réactifs qualifiés Habilitation SH GTA 14

Pour les étapes critiques Phase préanalytique : prélèvement++ Phase analytique : cytochimie délicate Phase post analytique : lecture au microscope

Témoin neg (Adulte) Témoin pos (BB) Témoin 50% Patient

ACCREDITATION Une «évaluation par nos pairs» Points forts de compétence Points qui restent à améliorer La preuve d une qualité Utile au patient et au clinicien Prouvée et pragmatique Inscrite dans le temps

Accreditation of hematology in the core lab of Ghent University Hospital Veronique Stove 26 november 2012 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 1

Core lab Ghent University Hospital University Hospital with 1062 beds 1600 orders/day (600 000/jaar) + 800 POC 3000 tubes/day Accreditation since 1998 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 2 2

Frequency # Requests 700 CBC orders on 01/06/2010 100 80 60 40 20 0 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Hemato Time of arrival 3 3

Flowchart DM96 (CellaVision) 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 4 4

Accreditation according to Standard NBN EN ISO 15189 Procedure: - Accreditation structure is based on the Law of July 20, 1990. - Application for accreditation: BELAC - Since August 1, 2006, the only Belgian Accreditation Body - It was established by the provisions of the Royal Decree of January 31, 2006 and is placed under the responsibility of the Federal Ministry of Economy - BELAC has signed all agreements of EA (European co-operation for Accreditation), ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation) and IAF (International Accreditation Forum). - BELAC accreditation certificates are internationally recognized. - Proof of competence to audit team with technical experts and quality experts - Reporting correct patient results - Supplying high-quality patient care - Presence of a functional quality system -... 2008 Universitair Ziekenhuis Gent -Accreditation for a period of max. 5 years, with yearly control-audits. 5 5

Accreditation of our new EXPERTline (Sysmex) Automation: Integration of the hematology analysers into 1 platform (2010) 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 6

Cellavision SIS EXPERTline (Sysmex) 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 7 7

1) Validation files - hematology parameters (2 instruments) - expert system - smear/stainer instrument - tube sorter - sedimentation rate instrument 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 8

Validation procedures CE labeled methods: Evaluation of inaccuracy (bias) Evaluation of imprecision (intrarun + day tot day / between run) Evaluation of reference values CE Determination of total error and comparison with acceptable error Method comparison between currently used and new instrument 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 9 9

Criteria C 2008 Universitair Ziekenhuis Gent Imprecision (in %) Bias (in %) Acceptable Error (in %) WIV-LP in % RBC 2 1.6 1.7 4.4 4.0 WBC 2 5.5 5.6 14.6 10.0 Platelets 2 4.6 5.9 13.4 15.0 Hemoglobin 2 1.4 1.8 4.1 4.0 Hematocrit 2 1.4 1.7 4.1 4.0 MCV 4 5.0 2 0.7 1.2 2.3 5.0 Granulocytes 2 8.1 9.1 22.4 Immature granulocytes 3 10.5 19.8 37.1 Lymfocytes 2 5.2 7.4 16.0 Monocytes 2 8.9 13.2 27.9 Eosinophils 2 10.5 19.8 37.1 Basophils 2 14.0 15.4 38.5 Reticulocytes 2 5.5 7.8 16.8 Ret-He 5 5 Erythroblasts 10 1/3 AF 1/3 AF 9 10 1/3 AF 1/3 AF --- 37.1 --- C=2 : Westgard website (update 2006). bias + 1.65 x imprecisie. C=3 : analogous with related parameter Immature granulocytes : cfr eosinophils C=4 : WIV year report 2007 C=5 : expert opinion C=10 : rule of 1/3 (= 1/3 van AF) for imprecision according to Laessig & Ehrmeyer; can also be used for bias, when no other rules are available. 10 10

Reference values 1) CLSI: - calculation - verification : n= 20 2) Multicentre reference values: regional same platform 3) A posteriori Hoffmann, Bhattacharya 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 11 11

2) Standard Operating Procedures & Internal Quality Control management 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 12

Timing of internal quality control Quality control material Before and after maintenance procedures (open and closed sampling mode) At the end of daily routine (evening) Patient sample Weekly comparison of open and closed sampling mode on both analysers Moving average (XBarM) Daily check for drifts 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 13 13

Defining limits of IQC (e-check, Sysmex) Upper (stop) limit Acceptable error Target e-check (defined by Sysmex) User mean (defined by first lab results) Westgard (alert) rules Lower (stop) limit 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 14 14

3) Personnel - Records of education and qualification - Authorization to perform specific tasks - Assessment of competency after training and re-evaluation 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 15

2008 Universitair Ziekenhuis Gent 16 16

4) External quality assurance (Scientific Institute of Public Health) 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 17

2008 Universitair Ziekenhuis Gent 18 18

5) Automation and accreditation 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 19

Improved traceability of tubes REQUESTS: CBC ESR Tacrolimus 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 20 20

Median TAT (minutes) Impact of automation on TAT Routine TAT = STAT TAT P90 decreases for all samples Routine_XE2100 RBC 90,0 STAT_XE2100 Routine_HST 60,0 STAT_HST 30,0 0,0 p25 p50 p75 p90 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 21 21

MCV Delta check Current Previous result Average > 5% Change in MCV indicates Transfusion Sample mishandling Sample mix-up Parameter Chemistry Coagulation Hematology TAT (p50 percentile) 44 min 39 min 15 min Example (93 87) / 93 = 7% 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 22 22

6) Some remarks of last Belac audits... - Verification of calculated, reported parameters - Determination of own reference values - Carry-over validation on SP-1000i - Tuning for automated microscopy - Back-ups for all raw data - Remarks concerning SOPs 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 23

Thank you for your attention 2008 Universitair Ziekenhuis Gent 24