Validation des processus de production et de préparation du service (incluant le logiciel)

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1 Validation des processus de production et de préparation du service (incluant le logiciel) Traduction non officielle du document Réponses et décisions de EK-Med 3.9 B 18 publié sur le site Web de l organisme d accréditation "ZLG" (adresse indiquée en dernière page) ("Zentralstelle der Länder für Gesundheitsschutz bei Arzneimitteln und Medizinprodukten") Traduit par Denys Durand-Viel et Philippe Scuiller, TÜV Rheinland France denys.durand-viel@fr.tuv.com philippe.scuiller@fr.tuv.com 1. Introduction La validation des processus de production et de préparation du service, incluant la validation des logiciels incorporés dans ces processus, est un élément essentiel et critique pour la sécurité et la fonctionnalité de dispositifs médicaux. L expérience montre que les fabricants ont des approches différentes de la validation des processus, et que les auditeurs ont également des approches différentes lorsqu ils s occupent de validation, en particulier de la validation des logiciels. Le présent document a pour objectif de promouvoir une interprétation commune de la validation entre les Organismes Notifiés, les fabricants et les Autorités Compétentes ainsi que d harmoniser les exigences relatives à la validation de ces processus par les fabricants et leur audit réalisé par les Organismes Notifiés ou les Autorités Compétentes. Exigences correspondantes de la norme harmonisée EN ISO 13485:2003 pour la validation des procédés de production et de préparation du service Exigences générales L organisme doit valider tout processus de production et de préparation du service dont les éléments de sortie ne peuvent être vérifiés par une surveillance ou une mesure effectuée à posteriori. Ceci inclut tous les processus pour lesquels des défaillances n apparaissent qu une fois le produit mis en service ou le service réalisé. La validation doit démontrer l aptitude de ces processus à atteindre les résultats planifiés. L organisme doit établir des dispositions pour ces processus et y inclure, selon le cas : a) les critères définis pour la revue et l approbation des processus, b) l approbation des équipements et la qualification du personnel, c) l utilisation de méthodes et de procédures spécifiques, d) les exigences pour les enregistrements (voir 4.2.4), et e) la revalidation L organisme doit établir des procédures documentées pour la validation de l application du logiciel (et des modifications dudit logiciel et/ou son application) pour la production et la préparation du service qui affectent la capacité du produit à satisfaire aux exigences spécifiées. Ces applications logicielles doivent être validées avant leur première utilisation. Les résultats de la validation doivent être conservés (voir 4.2.4). TUV Rheinland France SAS _ 62 bis avenue Henri Ginoux MONTROUGE _ Page 1/7

2 2. Définitions 1 Validation d'un processus Confirmation par des preuves tangibles qu un processus est apte à produire de manière répétitive un résultat ou un produit qui satisfait aux exigences spécifiées. Vérification Confirmation par des preuves tangibles que les exigences spécifiées ont été satisfaites. Qualification d installation (QI) Confirmation par des preuves tangibles que tous les aspects clés de l'installation de l'équipement du processus et des systèmes auxiliaires respectent les spécifications établies par le fabricant et que les recommandations du fournisseur de l équipement ont été correctement prises en compte. Qualification opérationnelle (QO) Détermination, par des preuves tangibles, des limites des paramètres de réglage et les niveaux d actions du processus qui génèrent un produit qui respecte les exigences spécifiées. Qualification des performances Confirmation par des preuves tangibles que, dans les conditions prévues, le processus sera apte à produire de façon répétitive un produit qui respecte les exigences spécifiées. Logiciel de processus Logiciel qui est utilisé au cours de l activité de production ou de préparation du service, et qui peut avoir une influence sur la capacité du produit ou du service à être conforme aux exigences essentielles. 3. Exigences organisationnelles pour le fabricant 3.1 Définitions dans le Système de Management de la Qualité (SMQ) Les personnes ayant une responsabilité concernant l activité de validation et sa réalisation doivent être désignées. Ces personnes doivent avoir l autonomie et l autorité nécessaires pour la réalisation du projet (EN ISO 13485:2003 section 5.5.1). 2 Les étapes du processus de validation doivent être décrites de manière globale dans une procédure documentée intégrée au SMQ. Si plusieurs processus doivent être validés, ou si le développement du produit implique régulièrement un processus complet de développement, il peut être intéressant de mettre en place un Plan Directeur de Validation. Ce Plan Directeur peut inclure : Les responsabilités, Le champ et les objectifs de la validation, Le processus à valider, L analyse des risques pour la définition des critères d acceptation, Le planning du projet et le planning temporel, L interdépendance des processus qui doivent être validés, La périodicité des revalidations, Les documents de spécification (par ex. procédures opérationnelles et modes opératoires, formulaires). 1 Selon GHTF/SG3/N99-10:2004 Quality Management Systems Process Validation Guidance. 2 Remarque : les exigences relatives à l indépendance précisent que les personnes qui sont directement en charge de la conduite ou de la supervision du processus à valider ne doivent pas participer à sa validation. TUV Rheinland France SAS _ 62 bis avenue Henri Ginoux MONTROUGE _ Page 2/7

3 3.2 Identification des processus qui doivent être validés L organisme doit identifier les processus et les logiciels qui doivent être validés selon le chapitre de la norme EN ISO 13485:2003. Les processus pour lesquels les défaillances n apparaissent que lorsque le produit a été mis en service ou lorsque le service a été réalisé doivent également être validés. Exemples de processus qui doivent être validés : processus de stérilisation, de nettoyage, de remplissage aseptique, processus d emballage pour des produits stériles, processus de revêtement, processus de moulage par injection, de soudage, de collage, de scellage, etc. Une validation peut également présenter un intérêt pour des processus pour lesquels la norme ne requiert pas de validation, par exemple pour des raisons «qualité» ou «économiques». L organisme peut mettre en place des méthodes de contrôle appropriées lorsque les données de sortie d un processus ne peuvent être contrôlées pour chacun des produits, par exemple en les regroupant par lots et en procédant au contrôle par échantillonnage avec libération en conséquence, bien que, dans ce cas, des contrôles destructifs seront également effectués lors de l'échantillonnage. Dans ce cas, la taille des échantillons ainsi que le nombre d échantillons acceptés ou refusés doivent être choisis de façon à avoir une sécurité suffisante sur l acceptation ou le refus du lot. Les exigences de la norme ISO :2004 doivent, au minimum, être prises en compte afin de déterminer l'ampleur des tests à effectuer. La détermination du nombre d échantillons acceptés ou refusés provient généralement des résultats de l analyse des risques et de l application de la gestion des risques. 3.3 Qualification des personnes qui effectuent la validation La réalisation de la validation elle-même nécessite des connaissances hautement spécialisées dans plusieurs domaines, en particulier : la connaissance du produit, l expérience du développement, la connaissance de l utilisation du produit, de l expérience dans le domaine du processus de développement, l expérience de la production, ainsi que dans la maîtrise des processus, dans les méthodes applicables pour l assurance de la qualité, mais également, si nécessaire, dans les méthodes statistiques. En conséquence, il peut être utile de structurer une équipe qui réunira les qualifications et l expérience appropriées. 3.4 Plans de validation pour les processus individuels Un plan de validation doit être établi pour la validation d un processus. Il définit : L organisation, les responsabilités, les compétences nécessaires pour conduire la validation ainsi que l approbation des résultats de tests L objectif de la validation, notamment : o La définition du produit à fabriquer, o La description du processus, incluant les exigences qui lui sont applicables, Les étapes de la validation, Les critères d évaluation, les conditions d acceptation, la définition générale des méthodes et des paramètres essentiels pour le processus de contrôle, Les méthodes et les outils nécessaires à la validation tels que l analyse des tolérances, l analyse de la capabilité du processus tenant compte, quand nécessaire, des méthodes statistiques, des méthodes de «conception robuste», etc, Les exigences concernant les résultats de la validation, telles que les décisions relatives à la maîtrise du processus, par exemple : o Les facteurs influents à maîtriser et leurs limites, o Les paramètres influents du processus à maîtriser et leurs limites, Si applicable, les tests par échantillonnage à effectuer sur les produits et toutes autres méthodes pour maîtriser le processus, Les besoins en personnel, La durée de validité (date limite pour la revalidation), Les exigences relatives aux enregistrements. TUV Rheinland France SAS _ 62 bis avenue Henri Ginoux MONTROUGE _ Page 3/7

4 4. Exigences à remplir par le fabricant en vue de la validation des processus 4.1 Etapes de la validation Méthode L expérience a démontré qu il était utile de structurer la validation de la manière suivante : Qualification d installation, Qualification opérationnelle (capabilité des outillages, capabilité court terme), Qualification de performance (capabilité long-terme). Pour les étapes individuelles, il est nécessaire d établir au préalable un protocole. Il comprendra les critères d acceptation qui doivent être définis et il sera utilisé pour enregistrer les résultats obtenus aux étapes correspondantes Qualification d installation Elle comprend la vérification de l installation et de la construction, en incluant les logiciels si applicable, l environnement, la source d énergie, les matériaux, etc., la vérification que l installation est correctement effectuée et la vérification des spécifications du fabricant pour les machines et l installation, ainsi que la vérification que toutes les fonctions sont présentes. Ceci inclut : La disponibilité de tous les documents d utilisation, La définition de la maintenance et de l'étalonnage nécessaires, Les éléments relatifs à la sécurité et leur vérification, Les pièces détachées et les consommables, La définition des exigences d'environnement et de l'espace nécessaire, le planning d installation et de maintenance Qualification opérationnelle A cette étape il faudra définir si les caractéristiques définies pour le produit pourront être obtenues. Dans ce contexte, toutes les influences ainsi que les paramètres des processus qui doivent être surveillés lors de l utilisation normale, les variables qui peuvent influencer le processus et leurs limites et toutes les mesures à effectuer sur le produit devront être prises en compte dans l étude (si applicable, séparation entre les variables actives directes et indirectes, Plan d Expérience). Dans les cas où un résultat doit être atteint avec un niveau de confiance défini (basé sur une probabilité statistique) qui ne peut pas être mesurée sur la base du résultat du processus normal, les paramètres du processus peuvent être modifiés au cours de l étude afin d obtenir des résultats mesurables. Pour de telles études, les aspects suivants doivent être pris en considération : Conditions les plus défavorables (exemples : changement d opérateur, de fournisseur, d équipe, de salles), Limites des paramètres de maîtrise du processus, Paramètres du logiciel, Propriétés du matériau, Propriétés structurelles du produit ou variantes du produit, Spécifications opérationnelles du processus, Exigences concernant la manipulation du matériau et des produits, Méthode de surveillance des changements du processus, Formations, Capabilité du processus, stabilité à court terme, écart par rapport aux valeurs limites, Influences sur le processus, erreurs potentielles. Dans de nombreux cas, l utilisation de méthodes statistiques est nécessaire pour sécuriser et optimiser le processus. TUV Rheinland France SAS _ 62 bis avenue Henri Ginoux MONTROUGE _ Page 4/7

5 4.1.4 Qualification de performance L objectif de cette étape est de déterminer si le processus peut également atteindre les données de sortie escomptées en routine et dans les conditions d activité normales. L étude est basée sur les résultats de la qualification opérationnelle. Les paramètres et les méthodes qui ont été définis lors de l étape précédente seront mis en pratique à cette étape. Toutes les conditions requises en activité normale seront mises en application. Le but est de déterminer si les résultats sont reproductibles et si des résultats positifs peuvent être obtenus à long terme. En conséquence, tous les facteurs pouvant avoir une influence tels que les hommes, les machines, les méthodes, les matériaux et l environnement doivent être pris en compte et l étude doit être conduite avec une fréquence et une durée suffisantes. L influence d interventions telles que : maintenance, démarrage du processus, pauses, changements pour des produits différents, etc. doit être testée. Il y aura lieu de tester si les spécifications escomptées peuvent être atteintes dans de véritables conditions de production. 4.2 Vérification de la validité de la validation La validité de la validation doit être régulièrement vérifiée, au minimum à la fin d une période définie. Cette durée doit être définie selon plusieurs critères. Ceux-ci peuvent résulter par exemple : De l estimation de l influence de l environnement et du matériau utilisé, De la modification de composants ou d'équipements sensibles ou soumis à de fortes contraintes, Des conditions opérationnelles (contrainte de temps, importance de cette contrainte, nombre de pièces, quantités globales), Des risques résultants de modifications non détectées dans le processus. Une revalidation peut s avérer nécessaire en cas : De changements sur le produit, le matériau ou l équipement, De changements d exigences ou de spécifications, De changements dans l environnement, Du changement de localisation, De réparations, changements de dispositifs ou de composants individuels dans le processus, D autres changements dans le processus (séquence du processus). Les observations du processus, prenant compte les résultats de la maîtrise du processus et des revalidations doivent être évaluées. La conclusion de cette évaluation peut avoir une incidence sur le cycle de revalidation. Une revalidation ne doit pas nécessairement être aussi complète que la validation initiale. Elle peut être limitée, selon le cas, aux aspects et influences qui ont changé ou qui ont été changés, ceci ayant été déterminé à l issue d une évaluation conduite par des experts. Le domaine doit être défini en fonction de l évaluation des risques effectuée. 5. Exigences spécifiques pour la validation du logiciel d'un processus 5.1 Prérequis pour la validation du logiciel d'un processus Les prérequis pour la validation du logiciel d'un processus sont les suivants : Etablir une méthode documentée pour la validation du logiciel d'un processus, Disposer de la description du processus et de l identification du logiciel dans le processus global, Pas de possibilité d'effectuer des enregistrements de la vérification des données de sortie du processus, Avoir les résultats de la validation du processus. TUV Rheinland France SAS _ 62 bis avenue Henri Ginoux MONTROUGE _ Page 5/7

6 Les fabricants de dispositifs médicaux disposent de deux types de logiciels de processus : Logiciel acheté, pour lequel il y a un fabricant responsable (qui met le logiciel sur le marché en son nom et qui en assume la responsabilité) Logiciel développé spécifiquement, pour lequel une programmation spécifique a été réalisée en fonction des spécifications déterminées par le fabricant du dispositif médical, et pour lequel le fabricant du dispositif médical a accès au code source (le développement peut avoir été réalisé chez le fabricant du dispositif médical ou sous-traité à une entreprise extérieure). 5.2 Méthode de validation Scénario 1 : logiciel acheté (1) Définition des spécifications du processus logiciel, (2) Vérification que le logiciel répond à la définition indiquée à la section de la norme EN ISO 13485:2003, (3) Evaluation des influences, des risques et des dangers, (4) Choix du fournisseur du logiciel de processus, (5) Comparaison des spécifications définies et des spécifications du logiciel de processus (données fabricant, certificats, etc.), (6) Documentation relative aux tests à effectuer basés sur (3) et (4), (7) Réalisation des tests et enregistrement de la documentation associée, (8) Evaluation des résultats de ces tests Scénario 2 : logiciel développé spécifiquement (1) Définition des exigences pour le logiciel de processus, (2) Vérification que le logiciel répond à la définition indiquée à la section de la norme EN ISO 13485:2003, (3) Evaluation des influences, des risques et des dangers, (4) Définition de la spécification système et, si applicable, description des spécifications de chacun des modules, (5) Besoins en ressources (personnel, etc.), (6) Processus de développement du logiciel de processus, y compris les règles de codage, (7) Test des différents modules avec enregistrement d une documentation associée, (8) Mise en sécurité des accès au code source et à la gestion de configuration, (9) Test d intégration avec enregistrement d une documentation associée, (10) Evaluation des résultats de ces tests, (11) Présentation des résultats. 6. Démarche d audit d un Organisme Notifié Les processus qui nécessitent (potentiellement) une validation doivent être identifiés sur le planning d audit et doivent faire l objet d une attention particulière. Si tel est le cas, il ne faut pas uniquement définir si une validation a été réalisée, mais il faut également identifier s il s agit d un processus intégré dans une démarche qualité. C est le cas lorsque : Un plan de validation est disponible, Une validation a été effectuée et documentée, Les décisions indiquées au chapitre 3.4 pour la maîtrise du processus ont été prises, Les décisions relatives à la maîtrise du processus ont clairement été mises en œuvre, de sorte que les écarts sont suivis et corrigés de manière appropriée et, si applicable, une optimisation du processus a été engagée, TUV Rheinland France SAS _ 62 bis avenue Henri Ginoux MONTROUGE _ Page 6/7

7 Les dates définies pour les revalidations sont respectées, ou ces dates sont confirmées à nouveau en cas de changements du processus. 7. Exigences relatives à la qualification des auditeurs et des experts des Organismes Notifiés / Organismes de certification Les auditeurs qui vérifient un processus de validation doivent justifier de leurs connaissances et de leur expérience, afin de démontrer qu ils sont en mesure de vérifier non seulement la mise en application formelle des règles, mais aussi qu'ils sont capables de vérifier l'exhaustivité du plan de validation et des rapports et de discuter de la pertinence des décisions relatives à la maîtrise du processus. Références Directive 90/385/CEE spécifiquement Annexe I; Directive 93/42/CEE, spécifiquement Annexes I and IV; Directive 98/79/CE, spécifiquement Annexe I Sources GHTF/SG3/N99-10:2004 Quality Management Systems Process Validation Guidance EN ISO 13485:2003 Medical devices Quality management systems Requirements for regulatory purposes (ISO 13485:2003), specifically ISO :2004 Sampling procedures for inspection by attributes -- Part 1: Sampling schemes indexed by acceptance quality limit (AQL) for lot-by-lot inspection (ISO : 1999 including technical corrigendum 1 : 2001) Mots clés Processus, production, validation, logiciel de processus Status Juillet 2007 Accès au document original en allemand: Denys DURAND-VIEL Responsable Activité Médicale Tel : Fax : denys.durand-viel@fr.tuv.com Philippe SCUILLER Auditeur Activité Médicale Tel : Fax : philippe.scuiller@fr.tuv.com TUV Rheinland France SAS _ 62 bis avenue Henri Ginoux MONTROUGE _ Page 7/7