Certification. Procédure standard. Valable à compter du : Diffusion : publique

Transcription

1 Procédure standard Valable à compter du : Diffusion : publique

2 Table des matières 1. Objectif du présent document Domaine d application Système de certification Critères de conformité publique FLO-CERT Rangs de performance (applicables uniquement aux organisations de petits producteurs, à la main-d œuvre salariée et à la production sous contrat) Évaluation Sanctions Conséquences de l évaluation Cycle de la certification FLO-CERT et critères de conformité applicables Cycle de certification de trois ans Cycle de certification de six ans pour les petits détenteurs de licence Certificats Autorisation de commercialisation Organisations de négociants Organisations de producteurs Sanctions de certification Retrait annulation de l autorisation de commercialisation et refus de la certification Suspension de l Autorisation de commercialisation ou du Certificat Décertification Nouvelle demande après une décertification, un retrait de l autorisation de commercialisation ou une décertification volontaire \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 2 of 20

3 6. Droit d appel Audit, évaluation et processus de certification Audit Planification et préparation de l audit Déroulement de l audit Réunion de clôture Évaluation Certification Vue d ensemble de la procédure Références Historique des modifications \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 3 of 20

4 1. Objectif du présent document Certification La présente Procédure standard décrit le système de certification FLO-CERT et ses règlements et principes sous-jacents, comme le cycle de certification, le concept de critère de conformité et les raisons des sanctions liées à la certification. Elle fournit en outre une vue d ensemble des processus d audit et de certification. 2. Domaine d application La présente Procédure standard s applique à toutes les parties impliquées dans la certification FLO-CERT, y compris le personnel, les auditeurs et les clients de FLO-CERT. 3. Système de certification 3.1 Critères de conformité publique FLO-CERT Les critères de conformité (CC) ont été établis par FLO-CERT afin de traduire les exigences des standards Fairtrade et des politiques de certification de FLO-CERT en points de contrôle vérifiables qui sont évalués lors du processus de certification, afin de déterminer la conformité aux standards Fairtrade. Toute non-conformité avec l un des CC est considérée comme une non-conformité avec l exigence correspondante du standard Fairtrade. Afin de mieux comprendre les différents types de critères de conformité, il est essentiel de comprendre la logique de la classification et des exigences des standards : 1. Les standards Fairtrade pour la main d œuvre salariée abordent les critères minimaux et les critères de progression. Pour quelques exigences de progression uniquement, les standards Fairtrade définissent le moment auquel elles doivent être remplies. 2. Les standards Fairtrade des négociants ne font pas de différence entre les exigences minimales et les exigences de progression car aucune progression n est exigée pour les négociants. Les standards abordent simplement les exigences en général. 3. Les standards Fairtrade pour la production sous contrat et les organisations de petits producteurs font une différence entre les critères essentiels et les critères de développement. FLO-CERT applique la même logique des standards mais considère certaines des exigences susmentionnées comme essentielles. Une exigence non essentielle est dénommée exigence principale. Critères de conformité majeurs Un nombre limité des critères de conformité a été classé en tant que critères majeurs. Toute non-conformité avec un critère de conformité majeur est considérée comme une menace importante à la réalisation des objectifs et à la réputation du système Fairtrade, et peut entraîner une suspension du certificat. Critères de conformité principaux La majorité des critères de conformité est classée en tant que critères principaux. Tous les critères qui ne sont pas considérés comme majeurs sont classés dans les critères de conformité principaux. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 4 of 20

5 Délai Certification Il s agit du moment auquel les critères de conformité deviennent valides. La conformité avec tous les CC valides est exigée afin d obtenir ou de renouveler un certificat. Certains CC sont valides dès le départ (temps 0) et d autres seulement après 3 ou 6 ans. Le délai relatif à l entrée en vigueur de chaque exigence afférente aux standards des organisations de petits producteurs (OPP), de la main-d œuvre salariée (HL), et de la production sous contrat (PC) est défini dans les standards respectifs. Veuillez noter que certaines des exigences essentielles pour les OPP, la main-d œuvre salariée (HL), et les productions sous contrat (PC) n entrent en vigueur qu après plusieurs années. Les standards Fairtrade des négociants précisent que les négociants doivent être en conformité dès le début de la certification, c est pourquoi aucun délai n est établi dans les critères de conformité des négociants. Applicabilité Certains CC ne sont pas applicables selon la situation de l opérateur ou ne seront applicables que dans le futur. Le chiffre associé à un CC (0, 1, 3 ou 6) représente le nombre d années avant que le CC ne s applique à un client. Certains CC peuvent ne pas être applicables à tous les clients. Les restrictions à l applicabilité d un CC se trouvent au début d un texte sur le CC entre parenthèses. Par exemple, une exigence peut ne s appliquer qu à des clients qui s occupent d un produit spécifique indiqué comme suit : (banane) ou ne peut s appliquer qu à de plus grandes sociétés indiqué comme suit : (N/A aux petites sociétés) ou, ne peut s appliquer qu après une période de transition indiqué comme suit (1er juillet 2015). Publication des critères de conformité Les CC sont publiés par FLO-CERT sur son site Internet dans les listes des critères de conformité publique : Certification Certification Requirements (Exigences de la certification). 3.2 Rangs de performance (applicables uniquement aux organisations de petits producteurs, à la main-d œuvre salariée et à la production sous contrat) Pour l ensemble des critères de conformité applicables aux organisations de petits producteurs, à la main-d œuvre salariée et aux projets de Production sous Contrat, cinq niveaux de conformité (rangs) sont décrits et numérotés de 1 à 5. Au lieu de sélectionner «Oui» ou «Non», l auditeur doit sélectionner l un des 5 rangs prédéfinis ou «non applicable» (N/A). N/A peut notamment être sélectionné si l exigence requiert un contrat écrit pour les travailleurs permanents, alors que l organisation n en emploie pas Évaluation Pour les critères de conformité normaux et majeurs Si le rang sélectionné est égal ou supérieur à la valeur 3, l évaluation indiquera «Oui» ; en dessous de 3, elle indiquera «Non». Si «N/A» est sélectionné, le critère n est pas applicable et ne sera pas pris en compte. Le logiciel de certification Ecert de FLO-CERT traduira automatiquement la valeur de 1 à 5 en un «oui» ou un «non». Lorsque le résultat est 1 ou 2, le critère correspondant est classé comme non-conformité et l auditeur doit décrire la non-conformité avec précision. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 5 of 20

6 Pour les critères de conformité du développement Certification Le résultat de l évaluation des critères de conformité est représenté par la valeur du nombre (de 1 à 5) ou par «non applicable» (N/A). L auditeur n est pas tenu de décrire la situation réelle sur site mais a la possibilité de faire des commentaires si la non-conformité n est pas suffisamment décrite par le rang de performance. Si N/A est sélectionné, le critère ne sera pas pris en compte lors du calcul de la note moyenne relative aux critères de développement Sanctions Conséquences de l évaluation Pour les critères de conformité normaux et majeurs Si l évaluation indique «Oui», aucune action n est requise. Si le résultat de l évaluation est «Non», le critère de conformité et la non-conformité correspondante suivront le cours habituel des mesures correctives. Cela inclut la proposition de mesures correctives et la soumission de preuves matérielles ou l organisation d un audit de suivi afin de prouver la conformité. Pour les critères de conformité du développement La note d un critère individuel de développement n a pas d influence à elle seule. L ensemble complet des critères de développement au sein d une liste de contrôle est évalué en calculant la valeur moyenne (1 à 5). Les critères de conformité marqués comme non applicables sont exclus du calcul de la moyenne. Si le résultat de la moyenne est égal ou supérieur à 3.0, aucune action supplémentaire n est requise. Si le résultat du calcul de la note moyenne est inférieur à 3.0, l ensemble du bloc de critères de développement est considéré comme une non-conformité. En conséquence, Ecert génère automatiquement une non-conformité avec le critère essentiel «La note moyenne des critères de développement est égale ou supérieure à 3.0». Cette non-conformité est incluse dans l application des mesures correctives pour toutes les autres non-conformités avec des critères de conformité normaux ou majeurs. Une décision de certification positive ne pourra être prise que lorsque toutes les non-conformités majeures et normales, y compris la note moyenne des critères de développement, auront été résolues. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 6 of 20

7 3.3 Cycle de la certification FLO-CERT et critères de conformité applicables Cycle de certification de trois ans 1 2 Phase Initiale Année 0 Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Année 6 3ème cycle CERTIFICAT 1 CERTIFICAT 2 Évaluation de la demande Audit initial / de renouvellement Surveillance 1 1 er cycle de certification : exigences correspondantes Tous les critères de conformité année ème cycle de certification : exigences correspondantes Tous les critères de conformité année 0 et ème Certification Cycle : exigences correspondantes Tous les critères de conformité année 0, 3 Au cours de l audit initial, seuls les critères de conformité avec un délai 0 sont contrôlés par l auditeur sur site. Ces critères sont considérés comme des critères d admission et doivent être remplis pour obtenir la certification initiale. Après la certification initiale, l opérateur démarre le premier cycle de certification de 3 ans. Pour les petits détenteurs de licence, le cycle de certification dure 6 ans (voir section pour plus de détails). En règle générale, un audit physique de surveillance est effectué afin d évaluer la conformité continue avec les CC au moment de l audit de surveillance. FLO-CERT utilise une liste de contrôle restreinte au cours des audits de surveillance pour vérifier que le client répond aux exigences majeures et essentielles (pour les OPP, HL et PC) et avec les exigences majeures et minimales de standard (pour Critères de commercialisation). L audit initial et l audit de surveillance doivent se dérouler comme un audit sur site. Selon la catégorie de risque annuelle du client, FLO-CERT peut décider de mener deux audits de surveillance. Les raisons éventuelles de classification d un client dans la catégorie «risque élevé» comprennent, sans toutefois s y restreindre, les aspects suivants : montants élevés de prime reçus / versés, gros volumes commercialisés, structure complexe ou modifications structurelles en cours, nombre élevé de non-conformités, y compris non-conformités majeures et allégations, nouveaux produits ou chaînes de commercialisation complexes. Le premier audit de renouvellement est effectué au cours de l année 3 (par exemple, audit initial mené en 2012 et premier audit de renouvellement à tout moment en 2015) afin d évaluer la conformité continue avec tous les CC en vigueur au moment 0 et la conformité avec les critères qui seront en vigueur à l année 3 (3 ans après l audit initial). Pour les négociants, tous les CC entrent en vigueur dans le premier cycle de certification. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 7 of 20

8 La conformité, y compris la mise en œuvre des mesures correctives (MC) résultant du premier audit de renouvellement, doit être atteinte avant le renouvellement du certificat pour le prochain cycle de 3 ans. Le même cycle de 3 ans s applique jusqu à l année 6. Il est important de noter que même si certains CC doivent entrer en vigueur ultérieurement, les organisations de producteurs sont encouragées à atteindre la conformité avec ces CC futurs ou à commencer dès que possible à œuvrer pour atteindre cette conformité. FLO-CERT n exigera la conformité que lorsqu un CC entre en vigueur, mais une conformité précoce est recommandée comme moyen de renforcer l organisation et le développement commercial durable. Les critères de développement pour les organisations de petits producteurs, la main-d œuvre salariée et la production sous contrat possèdent tous des délais 3 ou 6 et ne sont contrôlés que lors des audits de renouvellement. Lors des audits de surveillance, la conformité avec les critères de développement n est pas contrôlée Cycle de certification de six ans pour les petits détenteurs de licence 1 2 Année 0 Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Année 6 Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Année 6 AUTORISATION DE COMMERCIALISATION 1 Audit initial/de renouvellement Surveillance (revue documentaire hors site) AUTORISATION DE COMMERCIALISATION er cycle de certification : exigences correspondantes Tous les critères de conformité année ème Certification Cycle : exigences correspondantes Tous les critères de conformité année 0, 3 CERTIFICAT 1 C C E R T I F I C A T Pour les petits détenteurs de licence, une revue documentaire hors site est effectuée au cours de la 3 ème année de l activité Fairtrade. Cette revue couvre les 3 dernières années et s appuie sur un rapport de flux des marchandises (indiquant les achats, ventes, stocks, productions et recettes Fairtrade), sur le chiffre d affaires annuel et sur des preuves supplémentaires comme le contrat de licence valide avec L Association de Labellisation/FLO, le payeur du prix minimum et de la prime non-fairtrade, l exclusivité des ventes de produits déjà emballés pour le consommateur et enregistrés/validés par Fairtrade International ou un membre national de FLO / une Association de labellisation et, pour les fabricants de coton Fairtrade, une confirmation écrite de la conformité avec la section 2.4 des Standards Fairtrade pour les plantes à fibres. Si la revue documentaire est réussie, l autorisation de commercialisation est prolongée pour 3 années supplémentaires. Au cours de la 6 ème année d activité Fairtrade, le petit détenteur de licence reçoit un audit physique. Si la qualification du négociant en tant que petit détenteur de licence n est plus valide, le certificateur doit retirer le statut d autorisation de commercialisation ou la certification du négociant, selon l étape atteinte par le petit détenteur de licence dans le cycle de certification. Pour plus de détails, veuillez consulter la Politique relative aux petits détenteurs de licence (TC SmallLicenseePolicy ED). \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 8 of 20

9 3.4 Certificats Chaque client ayant reçu la certification produit Fairtrade par FLO-CERT reçoit un document de certification (certificat de conformité) remis par FLO-CERT. Cela signifie que les clients suspendus doivent également détenir un certificat valide, car ils sont en principe toujours autorisés à commercialiser des produits Fairtrade. Un client conforme aux standards Fairtrade reçoit un certificat Fairtrade pour une période de 4 ans ou, pour les petits détenteurs de licence, pour une période de 6 ans. La conformité continue sera contrôlée par au moins un audit de surveillance. FLO-CERT peut décider de mener 2 audits de surveillance dans le cas où cela semble nécessaire. Après 3 ans, le certificat doit être renouvelé. Pour les petits détenteurs de licence, la revue documentaire hors site effectuée tous les 3 ans consiste en une vérification de la qualification de l opérateur en tant que petit détenteur de licence. Au cours de la 6 ème année d activité Fairtrade, le petit détenteur de licence reçoit un audit physique et obtient un certificat dès l achèvement réussi de la certification. En général, un certificat ne sera délivré que si l opérateur remplit tous les CC en vigueur à ce moment-là. Aucun certificat ne sera délivré ou renouvelé si des mesures correctives sont en cours. Veuillez noter que selon le concept décrit en section 3.2, les organisations de petits producteurs, la main-d œuvre salariée et les projets relatifs à la production sous contrat doivent être conformes aux critères de développement dans la moyenne. Si un client agit à la fois en tant que producteur et négociant pour d autres producteurs certifiés, il reçoit seulement un certificat incluant les deux activités et un seul cycle de certification (basé sur le cycle de certification de producteur) est géré ; les audits sont généralement regroupés pour plus d efficacité. Si une organisation de producteurs certifiés souhaite aussi obtenir la certification en tant que négociant, l audit initial du service Commercialisation mènera à un processus de mesures correctives séparé, mais une fois que toutes les non-conformités du service Commercialisation seront résolues, le service sera ajouté au certificat d organisation de producteur. Pour les producteurs, le certificat indique les produits qu ils sont autorisés à vendre en tant que produits Fairtrade. Pour toute fonction commerciale, le certificat indique la catégorie et la forme de produit que le négociant est autorisé à acheter en tant que produit Fairtrade. 3.5 Autorisation de commercialisation Organisations de négociants À réception du paiement des frais de certification initiale, les négociants reçoivent une «Autorisation de commercialisation» provisoire, valable neuf mois (sauf pour les petits détenteurs de licence). Les négociants bénéficient de ce statut afin de faciliter les premières ventes Fairtrade au sein de la chaîne d approvisionnement respective. Il est également à noter que le négociant, après une période de 6 mois, est en mesure de faire preuve d une conformité pratique avec les standards Fairtrade grâce aux transactions effectuées et aux livraisons et contrats signés. S il s avère qu un demandeur a commencé une activité Fairtrade avant d avoir obtenu l autorisation de commercialisation, celle-ci lui ne lui sera pas délivrée avant d avoir effectué l audit Organisations de producteurs «L autorisation de commercialisation» sera délivrée si aucune non-conformité majeure n est détectée durant l audit initial de l organisation de producteurs. Ce document permet au producteur de commencer à commercialiser ses produits Fairtrade. «L autorisation de \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 9 of 20

10 commercialisation» est valable 9 mois. Lorsque toutes les non-conformités normales ont été résolues, un certificat valide pour une période de 4 ans sera délivré. La conformité, y compris la résolution de toutes les non-conformités (NC) résultant de l audit initial, doit être atteinte dans le délai habituel de 4 mois après la confirmation des mesures correctives et, dans tous les cas, avant l expiration de l autorisation de commercialisation, c.-à-d. dans un délai de 9 mois. 4. Sanctions de certification Les sanctions de certification mentionnées ci-dessous peuvent être choisies par le certificateur responsable, à sa discrétion, et devront prendre en considération la situation de conformité globale de l opérateur. 4.1 Retrait annulation de l autorisation de commercialisation et refus de la certification Les circonstances suivantes peuvent entraîner un retrait de l autorisation de commercialisation (1 dans la liste suivante) ou un refus de la certification (1, 2, 3 et 4 dans la liste suivante) : 1. L auditeur identifie des non-conformités avec des critères de conformité majeurs au cours de l audit initial. 2. Le client a signé des contrats Fairtrade avec un nouveau partenaire commercial qui est suspendu ou il a conclu des affaires avec un opérateur qui n est plus certifié. 3. Les mesures correctives n ont pas été mises en œuvre car aucune preuve matérielle n a été soumise à FLO-CERT dans le calendrier défini. 4. Les mesures correctives n ont pas été mises en œuvre sur la base de l évaluation des preuves matérielles fournies par l opérateur. 5. La suspension de l autorisation de commercialisation n a pas été levée dans le calendrier défini. Pour des clients ayant précédemment reçu «l autorisation de commercialisation», celle-ci leur sera retirée et la certification sera refusée (statut «Non certifié»). Le refus de certification (Non certifié) signifie que le client n est pas autorisé à signer de nouveaux contrats Fairtrade ni à exécuter les contrats existants. Dans ce cas, le client a la possibilité de corriger les non-conformités et de déposer une nouvelle demande ultérieurement. Les clients qui ont commercialisé avant de recevoir une autorisation de commercialisation valide ou un certificat se verront facturer des frais correspondant à la certification. 4.2 Suspension de l Autorisation de commercialisation ou du Certificat Le certificat ou l autorisation de commercialisation du client peuvent être suspendus pour une période maximale de 6 mois pour les raisons suivantes : 1. L auditeur a identifié des non-conformités avec des critères de conformité majeurs au cours de l audit. 2. Les non-conformités avec des critères de conformité majeurs sont signalées à FLO- CERT par le biais d allégations et FLO-CERT met en œuvre des enquêtes ultérieures afin de vérifier ces allégations. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 10 of 20

11 3. Le client a signé de nouveaux contrats Fairtrade avec un opérateur suspend ou a commercialisé avec un opérateur qui n est plus certifié. Dans ces cas, les clients bénéficieront d un délai de 5 mois à compter de la décision de suspension pour prouver que les non-conformités menant à la suspension ont été corrigées. FLO-CERT aura ensuite 1 mois pour évaluer les preuves matérielles envoyées avec le rapport d audit de suivi, afin de lever la suspension ou de décertifier le client. En cas de suspension pour les raisons suivantes, FLO-CERT suspendra les clients pour une période de 2 mois: 1. Le client n a pas proposé de mesures correctives appropriées dans le calendrier prévu. 2. Les mesures correctives n ont pas été mises en œuvre car aucune preuve matérielle n a été soumise à FLO-CERT dans le calendrier prévu. 3. Les mesures correctives n ont pas été mises en œuvre sur la base de l évaluation des preuves matérielles fournies par le client. Dans ces cas de figure, les clients auront 1 mois pour réagir à la raison de la suspension, de sorte que FLO-CERT ait 1 mois pour finaliser l évaluation en vue de lever la suspension ou d annuler la certification du client. Lorsque le certificat de l opérateur est suspendu, le client n est pas autorisé à signer de contrats Fairtrade avec de nouveaux partenaires commerciaux. Dans tous les cas, pendant une période de 6 mois maximum à compter de la date de suspension, les clients peuvent continuer à acheter/vendre des produits Fairtrade auprès de sociétés avec lesquelles ils ont signé des contrats ou avec lesquelles ils possèdent une «relation commerciale existante 1». Si des contrats écrits ont été conclus, les quantités stipulées dans ces contrats peuvent être achetées/vendues pendant une période de 6 mois maximum. Si aucun contrat écrit n a été conclu, la quantité achetée/vendue au cours de la période de suspension ne peut dépasser 50 % des quantités achetées/vendues sous le label Fairtrade dans les 12 mois précédents Décertification Le certificat du client peut être retiré dans les circonstances suivantes : 1. Les mesures correctives n ont pas été soumises à FLO-CERT dans le calendrier prévu après la suspension. 2. Les mesures correctives n ont pas été mises en œuvre car aucune preuve matérielle n a été soumise à FLO-CERT dans le calendrier défini après la suspension. 3. Les mesures correctives n ont pas été mises en œuvre sur la base de l évaluation des preuves matérielles fournies par l opérateur après la suspension. 4. Les responsabilités contractuelles ne sont pas respectées par le client. Par exemple nonpaiement des frais, audits repoussés. 5. Les clients peuvent être décertifiés sans suspension préalable si le même client a déjà fait preuve de la même non-conformité majeure dans 3 audits consécutifs. 1 Transactions commerciales Fairtrade ayant eu lieu dans les douze mois précédents, pouvant être justifiées par des preuves documentaires. 2 L opérateur suspendu sera tenu de prouver, lors de l audit de suivi, la quantité commercialisée avec ce partenaire commercial en particulier l année précédente. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 11 of 20

12 6. Les clients peuvent perdre leur certification si Durant la période de suspension, les règles n ont pas été respectées. En cas de décertification, un client peut déposer une nouvelle demande auprès de FLO-CERT mais dans ce cas, il sera ré-audité en ce qui concerne les critères de conformité applicables au moment du retrait de la certification. Seul un certificateur est en mesure de prendre cette décision. Le client n est pas autorisé à signer de nouveaux contrats Fairtrade et un client décertifié n est pas autorisé à exécuter les contrats existants. 5. Nouvelle demande après une décertification, un retrait de l autorisation de commercialisation ou une décertification volontaire Les clients décertifiés peuvent déposer une nouvelle demande afin de récupérer leur certification Fairtrade mais les conditions suivantes s appliquent : 1. Toute mesure corrective antérieure liée à une non-conformité majeure doit avoir été mise en œuvre au moment de l audit initial, par exemple une prime non versée doit avoir été payée (négociants) et une prime détournée doit avoir été restituée (organisations de producteurs). 2. Tous les frais de certification non réglés avant la décertification doivent être versés avant le début de la procédure habituelle de demande (y compris le paiement des frais de demande). 6. Droit d appel Si un client n est pas d accord avec une évaluation ou la décision de certification de FLO-CERT, il est en droit de faire appel ou de demander un réexamen de l évaluation. Pour plus d informations, les clients peuvent consulter la procédure officielle FLO-CERT relative à l appel et au réexamen (QM Appeals&Review SOP) publiée sur le site Internet de FLO-CERT : Quality Management (Gestion qualité) Appeals & Allegations (Appel & Allégations). 7. Audit, évaluation et processus de certification Le chapitre suivant vise à fournir une vue d ensemble de haut niveau sur l audit, l évaluation et le processus de certification de FLO-CERT. 7.1 Audit Planification et préparation de l audit Les dates provisoires d audit sont fixées sur Ecert afin que le client puisse consulter, sur son portail Internet Ecert, les audits à venir et le nom de l auditeur attribué. À la fin de l année, ces dates provisoires d audit seront confirmées ou modifiées si la planification annuelle regroupe les audits dans une région. Avant chaque audit, l analyste responsable de la certification fournit à l auditeur attribué le Cadre de référence (CR) dans Ecert pour l audit, qui définit le champ d application de l audit. L auditeur contacte le client afin de fixer une date d audit convenant aux deux parties. Dès que la date d audit a été convenue, l auditeur envoie au client une lettre de préparation de l audit contenant des informations détaillées sur le champ d application et le déroulement de l audit. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 12 of 20

13 Pour des audits à l improviste, l auditeur n envoie pas la lettre de préparation d audit au client. L analyste responsable de la certification fournit à l auditeur désigné la lettre CERT Audit à l improviste FO (signée par le Directeur régional) à remettre au client à l arrivée de l auditeur sur le site Déroulement de l audit Au cours de l audit, l auditeur évalue la performance du client par rapport aux critères de conformité de FLO-CERT. Le client doit accepter des audits prévus et à l improviste dans ses locaux, y compris les locaux sous-traités, et fournir l ensemble des informations exigées, nécessaires pour prouver sa conformité avec les standards Fairtrade. Afin de vérifier la conformité avec les standards Fairtrade, l auditeur peut demander à consulter des documents, à visiter les lieux, à s entretenir avec le personnel, à vérifier les stocks, etc Réunion de clôture L auditeur doit remplir un rapport de clôture mentionnant toutes les non-conformités détectées et présenter ce rapport au cours de la réunion de clôture organisée à la fin de l audit. Au cours de cette réunion de clôture, l auditeur explique au client toutes les nonconformités constatées et l informe également de la note qu il a obtenue concernant les critères de développement (s applique seulement à un audit de renouvellement pour les organisations de petits producteurs et la production sous contrat). Le client doit ensuite proposer des mesures correctives visant à corriger les non-conformités détectées. L auditeur n est pas autorisé à donner des conseils au client sur la manière de corriger les non-conformités. A la demande du client, l auditeur est toutefois autorisé à donner des exemples pratiques des mesures prises par d autres clients dans des situations similaires. Au moins deux exemples pratiques doivent être présentés au client. En outre, l auditeur indique à ce dernier qu il peut exister d autres options que celles-ci, afin de ne pas risquer d influencer le client. Suite à l audit, les résultats, y compris les mesures correctives proposées par le client, seront communiqués à FLO-CERT par l auditeur. En règle générale, les auditeurs disposent de 14 jours civils pour envoyer le rapport d audit à FLO-CERT. 7.2 Évaluation À réception des résultats de l audit, l analyste responsable de la certification contrôle la qualité du rapport d audit et effectue un contrôle de la plausibilité de tous les chiffres communiqués. L évaluateur est en droit de modifier, confirmer ou supprimer des nonconformités identifiées par l auditeur. Des non-conformités peuvent également être ajoutées si les documents à l appui fournis après l audit fournissent des preuves justificatives. Par la suite, toutes les non-conformités seront confirmées au client dans les 60 jours civils après la réception du rapport d audit envoyé par l auditeur. Dans un audit de renouvellement d une organisation de petits producteurs, de la main-d œuvre salariée et de la production sous contrat, le rapport de critères de développement (CD) contenant la note individuelle pour chaque critère de développement est soumis au client à la confirmation des non-conformités. La note moyenne attribuée par l auditeur dans le rapport sur les critères de développement ne sera pas modifiée par l évaluateur. Si le client n a pas proposé de mesures correctives au cours de la réunion de clôture, un délai d 1 mois est fixé pour la soumission à FLO-CERT de suggestions quant aux mesures correctives. Dans les 14 jours civils, l analyste responsable de la certification doit évaluer les mesures correctives proposées et garantir que celles-ci sont appropriées pour atteindre la conformité avec les standards Fairtrade. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 13 of 20

14 Lorsque l acceptation des mesures correctives est confirmée, l évaluateur informe le client des preuves matérielles liées et des calendriers correspondants. Le délai pour mettre en œuvre les mesures correctives est de 45 jours pour les négociants et 4 mois pour les organisations de producteurs. Selon la nature de la non-conformité, l évaluateur peut prévoir une revue documentaire ou un audit de suivi comme méthode de confirmation. Dès que l opérateur soumet les preuves matérielles exigées, l évaluateur doit évaluer les informations reçues dans 1 mois et fournir une recommandation de certification au certificateur. 7.3 Certification Le certificateur effectuera un examen final du cas et prendra une décision dans les 14 jours civils quant à la certification sur la base des informations fournies par l évaluateur. Une décision positive de certification ne peut être prise que lorsque toutes les non-conformités ont été corrigées. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 14 of 20

15 7.4 Vue d ensemble de la procédure Certification Le diagramme de déroulement du travail ci-dessous fournit une vue d ensemble de la procédure de certification et de sa logique de décision. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 15 of 20

16 8. Références Procédure standard d audit CERT (CERT Audit SOP) Procédure standard d appel et de réexamen (QM Appeals&Review SOP) Listes des Critères de conformité publique FLO-CERT Standards Fairtrade Politique relative aux petits détenteurs de licence (TC SmallLicenseePolicy ED) \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 16 of 20

17 9. Historique des modifications Version Author / Reviser Date approved Changes 10 F. Brinkschneider 01/10/2008 Première version 18 I. Markova 21/12/ I. Markova 22/02/ I. Markova 06/09/2010 L autorisation de commercialisation est délivrée uniquement après réception du paiement de l opérateur ; si le groupe de producteurs agit également en tant que négociant, le producteur devra être audité en tant que producteur ET négociant (l audit doit prendre en compte les CC de l audit de commercialisation) ; modification de la matrice R&R (étapes de la demande) ; modifications importantes dans la section 4. Demande, 5.1 Évaluation initiale et certification et Demande ; Modification de l avertissement de suspension de l autorisation au point 5.1, puce 41 ; en cas de NC avec un CC majeur, FLO- CERT doit imposer des MC à l opérateur pour toutes les NC majeures dans un délai d 1 mois à compter de la décision de suspension ; si l opérateur ne propose aucune MC dans un délai d 1 mois, FLO-CERT imposera des mesures correctives immédiatement ; modifications du diagramme de flux de travail ; la procédure de certification des petits détenteurs de licence a été décrite dans la Procédure standard La matrice de décision a été retirée de la procédure et ajoutée aux Références en tant que document séparé ; la section 2 a été exclue (la période de transition est terminée) Annulation du contrat en cas d absence de réponse, planification de l audit sans l accord des opérateurs après la 3 ème proposition de date d audit, «avertissement de suspension» renommé en «rappel de suspension», les négociants disposant d une AdC ont 3 mois pour mettre en œuvre les MC, 3 suspensions consécutives pour le même motif entraînent une décertification immédiate, une référence aux «instructions de travail de la procédure de suspension» est faite, audits de surveillance de la certification commerciale uniquement après le paiement des frais annuels, si pour quelque raison que ce soit, l audit de surveillance ne peut avoir lieu dans l année, le cycle de certification est quand même suivi et l audit est sauté, la procédure de demande pour les opérateurs déjà certifiés est incluse, aucune AdC sans audit pour les opérateurs qui ont exercé une activité sans AdC, demande interrompue après 3 mois en cas d absence \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 17 of 20

18 Version Author / Reviser Date approved Changes de réponse, ajout de la section 2.4 à propos des certificats, les opérateurs doivent proposer des mesures correctives même en cas de NC majeures, section réduite car les audits par revue documentaires sont expliqués dans la Procédure standard des audits 21 K. Mercier 28/02/ K. Mercier 09/06/ S. Kumar 16/08/ J. Bellinghausen 07/10/2011 Retrait des informations sur la procédure de demande, y compris «l autorisation de commercialisation» (transférées dans la Procédure standard de demande CERT); modification de la structure du document tout entier : une description de la procédure générique remplace la description des phases initiale, de renouvellement et de surveillance ; description de la procédure uniquement superficielle avec des références aux Instructions de travail de la certification CERT qui fournissent de plus amples détails sur la procédure ; section séparée sur les sanctions ; révision du diagramme du flux de travail de la procédure ; introduction du concept de «relations commerciales existantes» pour les suspensions ; retrait de la référence concernant la responsabilité de l analyste pour l organisation de la traduction du rapport d audit dans la principale langue locale Sections 4.1 et 4.2 modifiées pour inclure des situations dans lesquelles le refus de la demande et le retrait de l A d C et le refus de certification pour l opérateur ont lieu / Section : les opérateurs peuvent sauter un audit de surveillance s ils remplissent certains critères définis dans la matrice des risques de la Procédure standard d audit / Section : les CC d audit initial, de renouvellement et de surveillance sont différents La section 3.4 précise le concept d AdC pour les négociants et la nouvelle AdC pour les producteurs, modifié selon la nouvelle version (11) de la Politique relative aux petits détenteurs de licence (TC SmallLicenseePolicy ED) Sections 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 et 7.2: intégration du document de conception SCORE pour les organisations de petits producteurs / Section : retrait de la référence au rapport de l analyse de carence / Section 5 : définition des conditions de nouvelle demande après décertification / Section 7.2 : mise en œuvre des nouveaux échéanciers pour la soumission des preuves matérielles (PM) selon le projet PIP (projet d amélioration de la procédure) / Section 4.2 : introduction des suspensions suite à des allégations / Section 4.2 : nouveau règlement inclus, suspension pour cause de MC non adaptées / Section 4.3 : \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 18 of 20

19 Version Author / Reviser Date approved Changes règlement sur les non-conformités majeures répétées, tel que décidé lors de l Assemblée MC datée d 27 juillet. 25 J. Bellinghausen 02/05/ C.Núñez 1. Section 7.2: Remplacé producteur initial par producteur postulant pour la certification. 2. Section 3.3.1: Nouvelle approche d audit mise en place / un audit de surveillance 3. Section 3.3.1: Les audits de commercialisation peuvent maintenant être organisés avant le paiement des frais annuels 4. Section 3.2 ff: Système de notation étendu à la production sous contrat 5. Section 3.4: Changement de règle mis en place pour les clients avec 2 services 6. Section 4.1: Inclut que l autorisation de commercialisation peut être retirée si aucune mesure corrective n est envoyée en temps. 7. Section 4.2: Période de suspension raccourcie pour les propositions de mesures correctives (MC) et soumission de la preuve matérielle (PM) intégrée. 8. Section 7: Adaptation du calendrier pour évaluer la PM de 14 à 21 jours civils et pour que le certificateur prenne une décision de 14 à 7 jours civils. 1. Section : la catégorisation des risques est révisée chaque année afin de déterminer si un deuxième audit de surveillance sur site est nécessaire. Exemples de critères éventuels pour définir un «risque élevé». Le premier audit de renouvellement a lieu au cours de la 3 ème année suivant l audit initial. 2. Section 3.4 : les produits listés sur le certificat sont ceux qu un producteur peut vendre et qu un négociant peut acheter en tant que Fairtrade. 3. Section : le délai de mise en œuvre des MC après la délivrance d une AdC pour les producteurs est de 4 mois après l évaluation. 4. Section 4.1 : l AdC peut être retirée si la suspension de l ADC n est pas levée au cours de la période indiquée. 5. Section 4.2 : cette section s applique également pour la Suspension de l AdC. Le délai de mise en œuvre des MC est de 5 mois et le délai pour l évaluation et la levée de la suspension est d 1 mois (la période totale de suspension est de 6 \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 19 of 20

20 Version Author / Reviser Date approved Changes mois). 6. Section 4.3 : la décertification due à des MC et PM insuffisantes ou manquantes ne peut avoir lieu qu après la suspension. 7. Section 5 : cette section inclut également le retrait de l AdC et la décertification volontaire. 8. Section 7.4 : le diagramme montre qu une AdC peut être suspendue. 27 D. Rosado Section 3.2: Ajouté main-d oeuvre salariée aux structures relatives aux critères principaux et de développement. 2. Section 3.4: Ajouté main-d oeuvre salariée aux structures relatives aux critères principaux et de développement. 3. Section 4: Raisons supplémentaires pour l annulation de l Autorisation de Commercialisation, la suspension et le retrait de la certification ont été ajoutés. 4. Section 7.1: À l improviste ajouté à Section 7.2: Délais d évaluation modifiés. \\FC-SRV-FILE\FLO-CERT_Filing\8. QM\8.2 Standard Operating Procedures Page 20 of 20