ACCORD DE MÉDIATION LES PARTIES (Partie A) Personne principale de contact de la partie A Adresse courriel pour la correspondance de médiation Numéro de téléphone 2ème personne de contact de la partie A - Adresse courriel pour correspondance de médiation - Numéro de téléphone (Partie B) Personne principale de contact de la partie B Adresse courriel pour la correspondance de médiation Numéro de téléphone 2ème personne de contact de la partie B - Adresse courriel pour la correspondance de médiation - Numéro de téléphone (conjointement les parties ) et le MÉDIATEUR du médiateur - Adresse courriel pour la correspondance de médiation - Numéro de téléphone ACCORD DE MÉDIATION/ 1
Concluent avoir recours à la médiation et s accordent sur les clauses suivantes : 1ère clause Procédure de médiation de l EUIPO 1 Les deux parties sont actuellement en litige dans le cadre du/des recours R../...-...qu elles désirent régler («le litige»). 2 Les parties tentent de régler le litige à travers la médiation («la médiation»). Le présent accord est basé sur la Directive 2008/52/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 mai 2008 sur certains aspects de la médiation en matière civile et commerciale, le Code européen de conduite pour les médiateurs et les dispositions de l EUIPO concernant les procédures de médiation, à savoir la Décision n 2011-1 du présidium des chambres de recours du 14 avril 2011 sur le règlement amiable des litiges («Décision sur la médiation») et les «Règles relatives à la médiation» adoptées par le présidium qui sont toutes incluses dans le présent accord et qui détermineront le déroulement de la médiation. 2ème clause Participants 1. Chaque partie coopère avec le médiateur afin de mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires et utiles pour garantir, dans le cadre de la médiation, des échanges aisés, rapides et constructifs en vue d obtenir un règlement amiable. 2. Au moins un participant au nom de chaque partie à la médiation a pleine autorité pour parvenir à un accord dans la procédure de médiation. 3. Les parties s assurent que toutes les personnes qui pourraient être consultées au cours de la médiation sont présentes ou disponibles à la/aux date(s) de la médiation. 4. Tout représentant qui signe le présent accord est censé accepter les dispositions du présent accord au nom de la partie qu il/elle représente, ainsi que toutes les autres personnes qui participent à la médiation au nom de ladite partie. 3ème clause - Échange d information 1. Chaque partie indique la/les procédure(s) qu elle voudrait régler au cours de la médiation. 2. Chaque partie doit préparer pour le médiateur sous format électronique : a. un résumé succinct («le résumé de l affaire») de chaque affaire dans le litige. Ce résumé de l affaire de chaque partie sera de trois pages recto A4 maximum (Arial, 12pt) pour chaque partie; b. tous les documents auxquels fait référence le résumé de l affaire et tous les autres documents auxquels il pourrait être fait référence au cours de la médiation («les documents»), sans excéder un maximum de 12 pages recto A4 (Arial, 12pt s ils sont écrits spécifiquement pour la médiation), sans compter la décision contestée. 3. Chaque partie transmet au médiateur au plus tard à... [00:00] heures le.. [date] le résumé de l affaire et les documents. Le résumé de l affaire et les documents sont confidentiels et ne sont pas transmis à l autre partie, à moins que les parties en décident autrement et autorisent expressément le médiateur en ce sens. 4. De plus, chaque partie peut faire parvenir au médiateur et/ou apporte au médiateur d autres documents qu elle souhaite révéler de façon confidentielle au médiateur mais pas aux autres parties, en spécifiant clairement par écrit que ces documents sont confidentiels pour le médiateur. 5. Les parties et le médiateur communiquent exclusivement par le biais des coordonnées de contact indiquées auparavant. Les parties ne transmettent aucun document relatif à la médiation à travers le numéro de fax général de l EUIPO ou similaire. ACCORD DE MÉDIATION/ 2
4ème clause - Le médiateur 1. Le médiateur est choisi librement par les parties. Les deux parties reconnaissent l impartialité et la neutralité du médiateur. Le médiateur aide les parties à parvenir à un accord volontaire et mutuellement satisfaisant et guide le processus de médiation. Le médiateur n a pas le pouvoir de trancher le litige. 2. Le médiateur, après avoir consulté les parties, lorsque cela s avère approprié et conformément à l article 3 de la Décision sur la médiation et la règle 5 des Règles relatives à la médiation : a. confirme la réception de tout document, y inclus le présent accord, et signe l accord ; b. participe à toutes les réunions précédant la médiation avec une ou toutes les parties, que ce soit personnellement dans les locaux de l EUIPO, par téléphone, par vidéo conférences ou par d autres moyens, si le médiateur le demande ou s il décide que cela est approprié et que les parties en donnent leur accord ; c. lit avant la médiation la décision objet de recours, les résumés des affaires (3 ème Clause, paragraphe 2, point a)) et tous les documents (3 ème clause, paragraphe 2, point b)) qui lui sont envoyés en relation avec la présente médiation; d. préside et fixe la procédure de la médiation; e. se conforme aux conditions de la Décision de médiation, aux Règles relatives à la médiation et à l Accord de médiation. 3. Le médiateur n agira pas en faveur d une des parties individuellement en relation avec le litige, en quelque qualité que ce soit, ni pendant cet accord ni postérieurement. Les parties acceptent que, en relation avec le litige, le médiateur n agisse pas en qualité d agent, ni en aucune autre qualité, en faveur d une des parties. 4. Le médiateur prend les mesures nécessaires pour le déroulement de la médiation, notamment : a. rédige le présent Accord de médiation; b. organise le choix des locaux et des dates appropriés; c. organise l échange des résumés des affaires et des documents; d. rencontre toutes les parties ou s entretient séparément avec elles, afin de débattre de toute question ou problème concernant la médiation (tel que spécifié au paragraphe précédent); et e. s occupe de la gestion générale de la procédure de médiation. 5ème clause Lieu et temps, langue(s) 1. La réunion de médiation doit se tenir dans les locaux de l Office à Alicante ou à Bruxelles le à une date fixée par le médiateur avec l accord des parties. 2. Sauf convention contraire des parties, la réunion de médiation est menée dans la langue de procédure du recours, c.-à-d. en. 6ème clause - Confidentialité 1. Les parties et le médiateur/les médiateurs s engagent à respecter la confidentialité sur toute information obtenue au cours de ou en relation avec la médiation y compris la non- diffusion de cette information dans le cadre d une procédure judiciaire, d arbitrage ou d autres procédures, à moins qu il existe une obligation légale impérative de le faire. Cette information inclut la demande de médiation, la totalité de la procédure de médiation, le résultat de la médiation et tout avis, suggestion, concession ou indication exprimés. ACCORD DE MÉDIATION/ 3
2. Lorsqu une partie communique au médiateur/aux médiateurs une information confidentielle, avant, pendant ou après la médiation, le médiateur/les médiateurs ne diffusent cette information à personne sans autorisation, à moins qu il existe une obligation légale impérative de le faire. 3. La confidentialité prévue aux alinéas 1 et 2 ne s applique pas à tous les documents, déclarations ou communications présentés par l autre partie/les autres parties ou par le médiateur/les médiateurs dans la procédure qui peuvent être obtenus de façon indépendante par la partie qui a l intention d en faire usage dans le cadre d une procédure judiciaire, d arbitrage ou d autres procédures similaires. 4. Les parties s engagent à ne pas convoquer le médiateur/les médiateurs comme témoin(s), ni à ne lui/leur demander de présenter comme preuve des enregistrements ou des notes relatives à la médiation dans le cadre d un contentieux, une procédure d arbitrage ou une autre procédure formelle découlant de ou en relation avec le litige et la médiation, et le médiateur/les médiateurs s engage(nt) à ne pas agir en qualité de témoin, expert, arbitre ou conseiller dans le cadre desdites procédures, sauf convention contraire des parties formulée par écrit. 5. Il est convenu qu aucune information ne porte pas préjudice à la position juridique de chaque partie. 6. Le médiateur/les médiateurs et les parties ne font pas des enregistrements ou des transcriptions de la médiation. Le médiateur/les médiateurs s engage(n) à restituer, détruire ou effacer ce matériel obtenu en relation avec la médiation une fois la médiation terminée, sans en garder une copie. 7. Les parties et le médiateur/les médiateurs assurent que tous leurs collègues, représentants et conseillers se sont engagés à respecter la confidentialité et prennent des mesures pour limiter la communication de toute information relative à la médiation uniquement aux personnes requises par la procédure de médiation. 8. Comme condition préalable à la participation des personnes impliquées dans la médiation, chaque personne doit signer un accord de confidentialité (annexe 1). 7ème clause Accord de règlement Les accords obtenus dans le cadre de la médiation ne lient juridiquement les parties qu une fois mis par écrit et signés par elles ou au nom de celles-ci. 8ème clause Fin de la médiation 1. La médiation se conclut a. par un accord de règlement signé par les parties, ou b. par la déclaration de désengagement d une des parties, ou c. sur décision du médiateur, si celui-ci estime que, malgré les efforts consentis, la poursuite de la médiation n est pas de nature à aboutir à un règlement amiable du litige, ou d. un mois après la dernière date fixée pour la réunion de médiation, sauf convention contraire déclarée par écrit et signée par les parties. 2. Le médiateur est tenu de prendre note de la date à laquelle la médiation a pris fin conformément à l article 2, paragraphe 2, de la Décision sur la médiation et à la règle 8, paragraphe 5, des Règles relatives à la médiation et d en informer les parties. 3. Le médiateur peut aussi ajourner la médiation afin que les parties puissent étudier des propositions spécifiques, obtenir plus d information, ou pour une autre raison, que le médiateur considère utile pour le progrès du processus de médiation. La médiation reprendra à nouveau après l accord des parties. ACCORD DE MÉDIATION/ 4
9ème clause - Exclusion de responsabilité 1. Les parties ont conscience du fait que la procédure devant l EUIPO et la procédure de médiation sont des procédures séparées. Les parties doivent respecter tous les délais dans toutes les procédures qu elles désirent régler directement ou indirectement dans le cadre de la présente médiation. Elles déclarent savoir que le cadre réglementaire ne permet pas de proroger ou de suspendre certains délais, en particulier le délai pour former une opposition, un recours ou pour déposer un mémoire exposant les motifs de recours. Bien que les parties peuvent demander la suspension de la procédure de recours devant la Chambre de recours par le biais de la demande conjointe, elles doivent demander la suspension de toute autre procédure de manière indépendante devant les autres organismes compétents. L EUIPO n est pas responsable des pertes de droits causées par l inobservance des délais par les parties, lorsque la procédure ne pouvait être suspendue pour des raisons légales ou bien parce qu elles n étaient pas dûment identifiées. 2. Le médiateur n est pas responsable envers aucune des parties du résultat de la médiation. 3. Le médiateur n est pas responsable de la légalité et du caractère exécutoire de l accord de règlement. 10ème clause - Frais 1. Chaque partie supporte ses propres frais relatifs à la médiation, tels que les frais de voyage et les frais de représentation, sauf convention contraire. L EUIPO n est responsable d aucun frais découlant de la médiation. 2. Lorsque la médiation se tient à Bruxelles, chaque partie supporte la moitié des frais d administration dus à l EUIPO, c est-à-dire 375 EUR pour chaque partie, sauf convention contraire des parties. La totalité de ces frais doivent être payés avant le commencement de la médiation. 3. Les frais sont distincts de ceux correspondant aux procédures devant l EUIPO ou à toute autre procédure ultérieure devant un tribunal et ne peuvent être remboursés par l autre partie, au cas où le litige ne serait pas réglé par la médiation, sauf convention contraire. Partie A Date de la signature Partie B Date de la signature Médiateur Date de la signature ACCORD DE MÉDIATION/ 5
ANNEXE 1 PARTICIPATION ET ACCORD DE CONFIDENTIALITE [À signer par tous les participants.] Eu égard à ma participation à la médiation qui se déroule en conformité avec les dispositions de l Accord dont fait partie cette annexe, je m engage personnellement à respecter les dispositions de l EUIPO concernant les procédures de médiation, à savoir la Décision n 2011-1 du présidium des chambres de recours du 14 avril 2011 sur le règlement amiable des litiges («Décision sur la médiation») et les «Règles relatives à la médiation» adoptées par le présidium et la 6ème clause de l Accord de médiation relative à la confidentialité. 6ème clause - Confidentialité 1. Les parties et le médiateur/les médiateurs s engagent à respecter la confidentialité sur toute information obtenue au cours de ou en relation avec la médiation y compris la non- diffusion de cette information dans le cadre d une procédure judiciaire, d arbitrage ou d autres procédures, à moins qu il existe une obligation légale impérative de le faire. Cette information inclut la demande de médiation, la totalité de la procédure de médiation, le résultat de la médiation et tout avis, suggestion, concession ou indication exprimés. 2. Lorsqu une partie communique au médiateur/aux médiateurs une information confidentielle, avant, pendant ou après la médiation, le médiateur/les médiateurs ne diffusent cette information à personne sans autorisation, à moins qu il existe une obligation légale impérative de le faire. ACCORD DE MÉDIATION/ 6
3. La confidentialité prévue aux alinéas 1 et 2 ne s applique pas à tous les documents, déclarations ou communications présentés par l autre partie/les autres parties ou par le médiateur/les médiateurs dans la procédure qui peuvent être obtenus de façon indépendante par la partie qui a l intention d en faire usage dans le cadre d une procédure judiciaire, d arbitrage ou d autres procédures similaires. 4. Les parties s engagent à ne pas convoquer le médiateur/les médiateurs comme témoin(s), ni à ne lui/leur demander de présenter comme preuve des enregistrements ou des notes relatives à la médiation dans le cadre d un contentieux, une procédure d arbitrage ou une autre procédure formelle découlant de ou en relation avec le litige et la médiation, et le médiateur/les médiateurs s engage(nt) à ne pas agir en qualité de témoin, expert, arbitre ou conseiller dans le cadre desdites procédures, sauf convention contraire des parties formulée par écrit. 5. Il est convenu qu aucune information ne porte pas préjudice à la position juridique de chaque partie. 6. Le médiateur/les médiateurs et les parties ne font pas des enregistrements ou des transcriptions de la médiation. Le médiateur/les médiateurs s engage(n) à restituer, détruire ou effacer ce matériel obtenu en relation avec la médiation une fois la médiation terminée, sans en garder une copie. 7. Les parties et le médiateur/les médiateurs assurent que tous leurs collègues, représentants et conseillers se sont engagés à respecter la confidentialité et prennent des mesures pour limiter la communication de toute information relative à la médiation uniquement aux personnes requises par la procédure de médiation. 8. Comme condition préalable à la participation des personnes impliquées dans la médiation, chaque personne doit signer un accord de confidentialité (annexe 1). ACCORD DE MÉDIATION/ 7