Chorus Pro Principes clefs de Chorus Pro : gérer les notions de Structures, Services, Espaces et Utilisateurs Juillet 2016 --Structures Privées--
Sommaire 1. Schéma global des référentiels dans Chorus Pro 2 2. La fiche structure 3. Les services 4. L annuaire des destinataires 5. Les espaces Présentation des espaces ouverts par défaut Présentation des espaces accessibles sur validation 6. Les comptes utilisateurs Le Profil de «gestionnaire» Le Profil «utilisateur» 7. Le rattachement des utilisateurs aux structures et aux services 8. Modalité d accès à Chorus Pro : France Connect Pour les structures concernées par la migration de Chorus Factures vers Chorus Pro, vous pouvez consulter le guide utilisateur «migration de Chorus Factures»
1. Schéma global des référentiels dans Chorus Pro 1 La fiche structure identifie de manière unique chaque émetteur/récepteur de factures en tant que fournisseur ou structure publique. Espaces 3 Espaces Service 1 Service 2... Service X 3 L espace détermine les fonctionnalités auxquelles les utilisateurs auront accès. Utilisateur Une fiche structure peut contenir 0 ou x service(s). Ils permettent essentiellement de faciliter le routage de la facture dans la structure. 4 Les utilisateurs (compte utilisateur) sont rattachés à une ou x structure(s), à 0 ou x services, et ont accès aux espaces auxquels ils sont habilités.
2. La Principe 4 Principe : chaque émetteur privé est identifié de manière unique dans la solution mutualisée Chorus Pro au travers d une fiche structure Pour les émetteurs de factures, cette identification repose sur trois éléments : Le code pays, Le type d identifiant, L identifiant. Siège social France Union européenne (hors France) Extracommunautaire (hors Union Européenne et hors France) Polynésie française Nouvelle Calédonie Fournisseurs en cours d immatriculation Particulier Type d identifiant SIRET N de TVA intracommunautaire Code pays sur 2 caractères + 16 premiers caractères de la raison sociale N Tahiti RIDET Code pays sur 2 caractères + 16 premiers caractères de la raison sociale 10 premières caractères du numéro de sécurité sociale + nom + prénom Pour une entreprise avec filiales : Si la filiale a son propre identifiant = 1 structure dans Chorus Pro
3. Les services 5 L intérêt de définir des services est de : Faciliter le routage des factures lorsque plusieurs services gèrent la facturation, Répartir le travail au sein d une même organisation Service Service Chaque service est identifié par un code et un libellé. Il ne peut exister 2 services avec le même code au sein d'une même structure. La définition des codes et des libellés est à la charge de chaque entité publique Un même code service (même codification) peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes Pour chaque structure publique, il est possible de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur la facture. Cette option est à paramétrer par l'entité publique dans sa fiche structure Si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs Un fournisseur ne pourra saisir dans la zone «Code Service» que des codes existants et actifs sur la structure (contrôle d existence s applique systématiquement sur la zone).
4. L annuaire des destinataires 6 Principe : L annuaire permet à un fournisseur de vérifier si le destinataire de la facture doit recevoir ses factures par Chorus Pro. Il précise les éléments rendus obligatoires par le paramétrage et pouvant générer un rejet de la part de Chorus Pro Accès : en mode portail ou en mode service (API) directement depuis le SI du fournisseur ou via un portail amont. Fonctionnalités offertes : Déterminer, à partir du SIRET du destinataire, si les factures relèvent de Chorus Pro, obtenir, pour chaque destinataire : sa raison sociale, ses coordonnées et la liste de ses codes services. Déterminer le caractère obligatoire de la mention sur chaque facture du code service et/ou de la référence à l engagement juridique (soit le n de marché, le n de contrat ou le n de bon de commande).
5. Les espaces Présentation des espaces ouverts par défaut 7 Espaces Espaces Principes : Un espace représente un ensemble de fonctionnalités. Certains espaces sont accessibles par défaut à l ensemble des utilisateurs Libellé espace Mon compte Mes sollicitations émises Mes factures émises Mes utilisateurs et structures (uniquement pour les profils de gestionnaire) Fonctions Cet espace permet à tous les utilisateurs de gérer leurs informations personnelles et de réaliser des demandes d habilitations à des structures, des services ou des espaces Cet espace permet à un utilisateur de rechercher et consulter les sollicitations qu il a soumises ainsi que leur historique. Il est possible de soumettre une sollicitation en direction du support de Chorus Pro ou des services destinataires de la facture Cet espace permet à un utilisateur de saisir, déposer ou transmettre des factures. Il est possible de rechercher une facture, de la consulter avec son historique ainsi que de la télécharger Cet espace n est accessible qu aux gestionnaires principaux ou secondaires. Ils peuvent apporter des modifications, consulter les structures et les utilisateurs sur lesquels ils sont habilités. Ils valident ou non les rattachements demandés par les utilisateurs.
5. Les espaces Présentation des espaces accessibles sur validation 8 Espaces Espaces Principes : Certains espaces sont accessibles uniquement sur validation du gestionnaire principal de la structure Libellé espace Mes factures de travaux Mon suivi et qualification de flux Mes factures à valider Mes remboursements TIC Mes mémoires de frais de justice Mes engagements Fonctions Cet espace permet à un utilisateur de saisir, consulter, déposer ou transmettre des factures de travaux Cet espace permet à un utilisateur d analyser des flux de test pour vérifier leur conformité, de demander un raccordement en qualification et en production (en API ou en EDI) et d effectuer le suivi des flux Cet espace permet à un utilisateur de valider et suivre les factures dans le cas de marché de co-traitance ou de sous-traitance Cet espace permet de gérer les remboursements des Taxes intérieures sur les carburants Cet espace permet à un utilisateur de rechercher, consulter et saisir les mémoires de frais de justice. Cet espace permet à un utilisateur de rechercher et consulter les bons de commande adressés par un service de l État exclusivement Pour plus d informations sur la gestion des habilitations vous pouvez consulter le guide utilisateur «gérer les structures, espaces et utilisateurs»
6. Les comptes utilisateurs 9 Principe : chaque utilisateur est identifié de manière unique dans Chorus Pro au travers d un compte utilisateur Utilisateur Chaque compte utilisateur est identifié par : Son nom son prénom Son identifiant, qui est égal à son adresse électronique personnelle Les comptes utilisateurs peuvent être créés : Par l utilisateur lui-même Par le gestionnaire principal ou le gestionnaire secondaire L utilisateur qui créé la structure dans Chorus Pro est le gestionnaire principal Lors de la création de son compte, l utilisateur définit s il souhaite recevoir des notifications. L adresse à laquelle sont envoyées les notifications est l adresse électronique de connexion : celle-ci est toutefois modifiable
6. Les comptes utilisateurs Le profil «gestionnaire» 10 Le gestionnaire principal Le gestionnaire secondaire Paramétrer les espaces, structures et services X X Utilisateur Gérer les comptes utilisateurs et valider les rattachements X X Définir des gestionnaires secondaires X Consulter l ensemble des objets sur lesquels il est habilité (factures, sollicitations...) X X Transférer le rôle de gestionnaire principal X
6. Les comptes utilisateurs Le profil «utilisateur» 11 Le périmètre d intervention des utilisateurs est défini par les structures auxquelles il est rattaché, ainsi que par les espaces et les services auxquels il est habilité par le gestionnaire Utilisateur Les utilisateurs ont accès aux espaces sur lesquels les gestionnaires les ont habilités. Le périmètre d intervention de l utilisateur peut être selon les cas : Saisir et/ou traiter des factures, des sollicitations Gérer son compte utilisateur faire des demandes de rattachement à des services/structures,
7. Le rattachement des utilisateurs aux structures et aux services 12 Utilisateur Un même compte utilisateur peut être rattaché à : Une structure sans services Un service, plusieurs services ou tous les services d une structure Plusieurs services de structures différentes Un utilisateur peut consulter toutes les données des structures, auxquelles son compte utilisateur est rattaché, dans une seule et même vue. Un utilisateur peut être gestionnaire principal sur un ensemble de structures, gestionnaire secondaire ou utilisateur sur d autres.
8. Modalité d accès à Chorus Pro pour les utilisateurs : France Connect 13 Utilisateur Les utilisateurs des structures privées peuvent s authentifier à Chorus Pro par leurs identifiant et mot de passe ou par l'intermédiaire de fournisseurs d'identités compatibles avec France Connect (PLACE, etc). France Connect est un projet de simplification mis en place par l Etat, afin de limiter le nombre d identités (= identifiant + mot de passe) des usagers en relation avec l ensemble des administrations. Le principe de fonctionnement de France Connect Entreprises : 1. L utilisateur accède à la page d accueil de Chorus Pro 2. Il actionne le bouton France Connect. Les fournisseurs d identité lui sont alors proposés : PLACE, etc... 3. L entreprise choisit un fournisseur d identités et s authentifie en utilisant un compte déjà défini (l utilisateur saisit son identifiant et son mot de passe). 4. Une fois authentifié, l usager accède au contenu de Chorus Pro
8. Modalité d accès à Chorus Pro pour les utilisateurs : France Connect Étape 1 : Avant toute connexion via France Connect, le fournisseur devra : avoir au préalable créé un compte utilisateur être habilité sur au moins une structure être référencé chez un fournisseur d identité avoir au minimum une facture mise en paiement via Chorus Pro être un fournisseur français 14 Etape 2 : A la première connexion, il lui sera demandé de fédérer son compte utilisateur Chorus Pro avec France Connect (fédération de son identité Chorus Pro avec l identité France Connect). Etape 3 : Après cette première connexion, il pourra s authentifier avec le fournisseur d identité de son choix Chorus Pro étant fournisseur d identité, le fournisseur pourra s authentifier avec son identité Chorus Pro à l ensemble des portails «fournisseurs de services» France Connect