1 1 INTRODUCTION 2 LES BIBLIOTHEQUES DE L UNIVERSITE 2.1 Liste des bibliothèques 2.2 Usagers des bibliothèques MOYENS INFORMATIQUES.1 Infrastructure informatique.2 Types d installation pour les PC dans les bibliothèques. Les installations standards des PC.4 Cas particuliers 4 PROCEDURES DE GESTION 4.1 Principes généraux de gestion du parc informatique 4.2 Nouveaux appareils 4. Remplacements d appareils 4.4 Pannes 5 SECURITE 5.1 Introduction 5.2 Mesures simples à prendre pour assurer une meilleure sécurité 5. Comment réagir en cas de nécessité 2001.12.0
2 1 INTRODUCTION Ce document est un guide pour la gestion des moyens informatiques placés dans les bibliothèques de l Université de Fribourg. Divers aspects seront traités afin de donner une vue d ensemble et ainsi permettre une action ou une réaction ciblée à un événement prévisible ou fortuit. Le chapitre 2 traite des acteurs concernés par ce guide. Il doit permettre de préciser les unités organisationnelles (UO) impliquées dans la gestion de bibliothèques. Les moyens informatiques mis à la disposition des bibliothèques pour la gestion bibliothéconomiques et pour les usagers des bibliothèques sont précisés dans le chapitre. Des informations techniques sont données afin de préciser les configurations standards dans les bibliothèques. Les procédures de gestion (objet du chapitre 4) doivent servir de fil rouge pour des événements qui surviennent durant l année. L expérience de ces dernières années nous pousse à fournir plus d informations qui sont utiles dans bien des cas de gestion courante. Enfin quelques remarques sur la sécurité ne sont pas inutiles afin de sensibiliser les personnes en charge des bibliothèques ainsi que les usagers de celles-ci. Le chapitre 5 décrit succinctement quelques mesures prises et explique comment réagir lorsque ces événements surviennent. 2001.12.0
2 LES BIBLIOTHEQUES DE L UNIVERSITE Dans les divers bâtiments de l Université de Fribourg sont situées de nombreuses bibliothèques. La liste ci-dessous doit permettre une vue d ensemble et faciliter le travail lors de travaux d envergure (par exemple une extension des mémoires des PC résultant d une nouvelle version logicielle plus gourmande) qui concernent toutes les bibliothèques. 2.1 Liste des bibliothèques Sigle BHT Nom de la bibliothèque / UO concernées Bibliothèque interfacultaire d histoire et théologie 606 Bibliothèque de théologie 4620 Dpt d histoire médiévale et moderne et sc. aux. de l hist. 4625 Dpt d histoire contemporaine, sc. pol. et anth. socio-culturelle BHA-BP Bibliothèque de philosophie et d histoire de l art 4610 Dpt de philosophie 460 Dpt d histoire de l art et musicologie SCANT MUS Bibliothèque des sciences de l antiquité 4615 Dpt des sciences de l antiquité Bibliothèque de musicologie 460 Dpt d histoire de l art et musicologie BLL-BQC Bibliothèque de langues et littératures - Beauregard Quartier Centre 465 Dpt de français 4640 Dpt de langues et littératures romanes BLL-MIS Bibliothèque de langues et littératures Miséricorde 4645 Dpt für Germanistik 4650 Dpt d anglais et de slavistique SLS-IEUO Bibliothèque de l Institut interfacultaire de l Europe orientale et centrale 4650 Dpt d anglais et de slavistique 104 Institut interfacultaire de l europe orientale et centrale 2001.12.0
4 PSPE STS IPC BLE BFD BSES DOKPE Bibliothèque de psychologie, de pédagogie et d informatique 4655 Dpt des sciences de l éducation 4660 Dpt de psychologie 7080 Dpt d informatique (Regina Mundi) Bibliothèque de travail social et d ethnologie 4665 Dpt travail social et politiques sociales 4625 Dpt d histoire contemporaine, sc. pol. et anth. socio-culturelle Bibliothèque de pédagogie curative 4670 Dpt de pédagogie curative et spécialisée 4681 Institut de pédagogie curative Bibliothèque du centre d enseignement et de recherche en langues étr. 468 Centre d enseignement et de recherche en langues étrangères Bibliothèque de la Faculté de droit 5060 Bibliothèque de droit Bibliothèque des sciences économ. et sociales et de communications soc. 6606 Bibliothèque des SES 6680 Institut pour la gestion des associations et des coopératives 6640 Dpt de sociologie et médias Centre de documentation de la Faculté des sciences 7070 Bibliothèque de la faculté des sciences 2001.12.0
5 2.2 Usagers des bibliothèques Les principaux usagers des bibliothèques proviennent des facultés de l Université de Fribourg : étudiants, assistants et professeurs. Des personnes externes à l université (personnes provenant d autres universités ou le public en général) ont droit d accéder aux informations. Pour la première catégorie (étudiants, assistants, professeurs, etc ), l accès aux moyens informatiques situés dans les bibliothèques doit se faire par une identification personnelle (nom d utilisateur et mot de passe). Pour les personnes qui ne font pas partie de l université, une solution particulière est à disposition. Un ou deux postes de travail seront configurés avec un compte «guest» qui ne nécessite pas de mot de passe. Avec ce compte, l utilisateur aura un accès restreint au réseau qui lui permettra de faire toutes les recherches bibliographiques comme sur les autres postes. Les postes «guest» qui donnent un accès anonyme devront obligatoirement être situés près des surveillants des bibliothèques afin de garantir un certain contrôle. 2001.12.0
6 MOYENS INFORMATIQUES.1 Infrastructure informatique Les diverses bibliothèques situées à l Université de Fribourg (voir liste au point 2 cidessus) sont équipées principalement de PC afin de garantir une compatibilité avec le logiciel de gestion des bibliothèques (actuellement VTLS, à l avenir Virtua). Ce logiciel a été adopté par toutes les universités romandes et est disposition sur les postes de travail situés dans les bibliothèques. Dans les différents bibliothèques de l université, il y a actuellement postes de travail qui se décomposent comme suit : - 146 postes de travail de type «bibliothécaire», ces postes sont à disposition du personnel qui gère les bibliothèques (bibliothécaires, surveillants, etc) - 89 postes de travail de type «consultation», ces postes sont à disposition des usagers des bibliothèques - 98 postes de travail de type «étudiant», ces postes sont à disposition des étudiants pour effectuer des travaux..2 Types d installation pour les PC dans les bibliothèques Pour l'utilisation des moyens de l'université de Fribourg, on peut distinguer trois types d'installation des PC: - Installation pour les bibliothécaires (y compris le prêt): Cette installation doit permettre aux bibliothécaires d'effectuer tous les travaux de secrétariat avec les logiciels standards de la bureautique, d utiliser tous les modules bibliothéconomiques disponibles (acquisition, catalogage, prêt, etc) et enfin de consulter les bibliothèques via le PC. Dans l'inventaire informatique du SIUF le mode d'utilisation de ces machines est appelé "utilisation bibliothèque professionnelle". - Installation pour la consultation: Cette installation ne doit permettre que la consultation d un certain nombre de catalogues de bibliothèque, ainsi que l accès à quelques sites Web. Ces PC ne sont dédiés qu'aux utilisateurs de la bibliothèque qui ont des recherches à faire à l'aide des PC. Sur ces machines, on ne mettra pas les outils de bureautique afin qu'un maximum d'utilisateurs puissent consulter les catalogues. L'accès internet est restreint aux bibliothèques prévues par la BCU. 2001.12.0
7 Dans l'inventaire informatique du SIUF le mode d'utilisation de ces machines est appelé "utilisation bibliothèque consultation". - Installation pour les étudiants: Dans certaines bibliothèques, il y a une salle à disposition des étudiants pour effectuer des travaux avec ordinateurs. Ces salles publiques qui sont situées dans les bibliothèques et qui disposent d'ordinateurs permettent aux étudiants d'utiliser les outils de bureautique, de l'internet et de la consultation. Ces salles sont surveillées et gérées par le personnel de la bibliothèque. Les langues installées dans ces systèmes peuvent être soit le français, l'allemand ou l'anglais; une seule langue par machine. Différentes langues peuvent être installées dans une bibliothèque. Le choix des langues se fait par le responsable de la bibliothèque.. Les installations standards des PC - Installation pour les bibliothécaires (y compris le prêt): Outils de bureautique -- Windows NT 4.0 -- Word 97 -- Excel 97 -- Powerpoint 97 -- FileMaker Pro 5.0 -- Internet Explorer 5.01 -- AntiVirus TrendMicro -- WinZip 8.0 -- Adobe Acrobat Writer / Reader 4.0 -- Outlook 98 2001.12.0
8 Logiciels spécialisés -- Raccourcis vers EasyPAC client & EasyCAT client (VtlsProF et VtlsProD) Les logiciels EasyPAC et EasyCAT vont disparaître durant le 1 er semestre 2002. -- Raccourcis vers Virtua-Acq (Virtua Client Acquisition) et Virtua-Cat (Virtua Client Catalogage) : nécessaires sur tous les postes de bibliothécaires pour les acquisitions, le prêt et le catalogage. -- Oracle Client (nécessaire pour UniGEP et Admins) -- ShortKeys -- Raccourci vers Cotation automatique -- UniPad + police MS Arial Unicode -- Raccourci vers WinSpirs 4.0 - Installation pour la consultation: Outils de bureautique -- Windows NT 4.0 -- Internet Explorer 5.01 -- AntiVirus TrendMicro -- Adobe Acrobat Reader 4.0 Logiciels spécialisés -- Raccourcis vers VtlsF & VtlsD (EasyPAC Client) Les logiciels EasyPAC et EasyCAT vont disparaître durant le 1 er semestre 2002. -- Raccourci vers http://www.fr.ch/bcu/public -- Raccourci vers http://www.rero.ch/reroweb/chameleon.html (Virtua Gateway pour RERO catalogue collectif) -- Raccourci vers WinSpirs 4.0 2001.12.0
9 - Installation pour les étudiants: Outils de bureautique -- Windows NT 4.0 -- Word 97 -- Excel 97 -- Powerpoint 97 -- FileMaker Pro 5.0 -- Internet Explorer 5.01 -- AntiVirus TrendMicro -- WinZip 8.0 -- Adobe Acrobat Writer / Reader 4.0 -- Outlook 98 Logiciels spécialisés -- Raccourcis vers VtlsF & VtlsD (EasyPAC Client) Les logiciels EasyPAC et EasyCAT vont disparaître durant le 1 er semestre 2002. -- Raccourci vers http://www.fr.ch/bcu/public -- Raccourci vers http://www.rero.ch/reroweb/chameleon.html (Virtua Gateway pour RERO catalogue collectif) -- Raccourci vers WinSpirs 4.0.4 Cas particuliers Lorsque les moyens informatiques de la bibliothèque sont gérés par un correspondant informatique de la bibliothèque, d autres logiciels spécifiques peuvent être installés. Ceci en accord avec le SIUF afin d éviter des incompatibilités de logiciels et d assurer un service rapide en cas de panne de logiciel ou de matériel. 2001.12.0
10 4 PROCEDURES DE GESTION 4.1 Principes généraux de gestion du parc informatique Les chefs de département sont responsables de la gestion des moyens informatiques mis à disposition du personnel et des usagers dans les bibliothèques de leur département. Les appareils sont dans l inventaire sous les unités organisationnelles (UO) concernées. Ils veilleront à maintenir le parc informatique en fonction et prendront les mesures nécessaires selon les indications ci-dessous. Chaque année, le SIUF informe les chefs de département sur la procédure budgétaire concernant les moyens informatiques. 4.2 Nouveaux appareils Pour l obtention de nouveaux appareils, une demande «standard» au budget informatique devra être faite par le responsable du département. Si un cas exceptionnel survient durant l année, en accord avec le Vice-Recteur en charge des bibliothèques, une demande pourra être faite au Rectorat afin d obtenir un financement par le «pool» du Rectorat. 4. Remplacements d appareils Pour assurer un accès efficace, il faut veiller au renouvellement des anciens postes de travail. Les demandes de remplacement sont à faire dans le cadre de la procédure budgétaire ordinaire concernant l informatique. 4.4 Pannes Lors de pannes de logiciel ou de matériel, le help desk du SIUF est à votre disposition pour régler au plus vite cette panne. Le numéro du Help Desk est le 7220. De plus amples renseignements se trouvent sur http://www.unifr.ch/siuf. 2001.12.0
11 5 SECURITE 5.1 Introduction Il est évident que quelques mesures de sécurité sont à prendre pour assurer une utilisation des moyens informatiques à disposition des usagers des bibliothèques. L expérience des années passées dans les entreprises et les universités montre que des dangers viennent aussi de l intérieur. Des mesures simples permettent d éviter de nombreux désagréments. 5.2 Mesures simples à prendre pour assurer une meilleure sécurité - Fermeture des portes en dehors des heures d ouverture - Contrôle des cartes d étudiants en particulier dans les salles où se trouvent les postes à disposition des étudiants. - Après avoir travaillé, l utilisateur doit se déconnecter afin de ne pas permettre à l utilisateur suivant de travailler avec son identification. - Tous les postes de travail disposent de Windows NT 4.0. Ce système est protégé par un mot de passe «Administrateur» que seuls les techniciens du SIUF connaissent. Exception de DOKPE et de la Bibliothèque de droit (pour les appareils de la salle publique située dans la bibliothèque) qui disposent chacune d un correspondant informatique. Ce dernier installe et gère ses postes de travail selon ses besoins. 5. Comment réagir en cas de nécessité Lorsque des événements suspects surgissent, veuillez tout de suite prendre contact avec le help desk (tél. 7220). Le help desk fera une analyse de la situation et le cas échéant prendra contact avec la personne responsable de la sécurité informatique au SIUF. 2001.12.0