LA CHARTE D ÉTHIQUE PROFESSIONNELLE DU GROUPE Octobre 2004
Le Directeur Général La Charte du Groupe que nous avons adoptée au début de l année 2004, nous place devant les exigences de notre mission, de nos valeurs, ambitions, engagements et principes d excellence. Parmi toutes nos valeurs, l engagement en faveur du développement explique notre action au sein du Groupe, et justifie les rapports que nous voulons voir s établir, non seulement dans notre entreprise mais également à l extérieur de celle-ci, fondés sur l écoute, la compréhension, le respect mutuel et le partage. Ces différents éléments impliquent une éthique professionnelle élevée : pour les rendre plus explicites, et par là plus aisés à intégrer dans notre vie professionnelle, j ai pris la décision de faire établir une Charte d éthique professionnelle, dont vous trouverez un exemplaire attaché à cette lettre, et de mettre en place un dispositif de traitement des problèmes qui ne peuvent manquer d apparaître dans toute vie d entreprise : 1. Un Conseiller chargé de l éthique est désigné. Sa fonction est prioritairement d accueillir, d écouter et de conseiller les agents qui seraient confrontés à des problèmes relatifs à l application de cette Charte dans leur vie professionnelle. Une note d instruction explicite sa mission. 2. Un Comité d éthique est institué, qui aura à dégager notre jurisprudence interne dans ce domaine en proposant à la Direction générale, par des avis motivés, toute mesure et évolution de textes qui seraient jugées nécessaires. Une note d instruction fixe sa composition et son mode de fonctionnement. Notre objectif, par ce texte et ce dispositif, loin de tout formalisme, est de permettre à chaque agent, où qu il se trouve et quelle que soit sa fonction ou son ancienneté dans le Groupe, de mieux participer à une même culture, fondée sur le respect de soi et de l autre, pour une même mission, le développement. Jean-Michel Severino 1
Charte d éthique professionnelle du Groupe de l AFD 1 PRÉAMBULE Objectif La Charte du Groupe, publiée en janvier 2004, rappelle la mission que nous avons reçue ainsi que l ambition, les valeurs, les engagements et les principes d excellence que nous nous sommes donnés : ils constituent le cadre naturel de notre comportement éthique. De surcroît, nous sommes évidemment guidés par l ensemble de la législation, de la réglementation et des procédures qui régissent tant les opérations que le fonctionnement interne de notre Groupe. Cependant, appliquer la loi, la réglementation, les procédures, constitue une condition nécessaire mais non suffisante d un comportement professionnellement éthique. Il nous faut respecter aussi bien la lettre que l esprit des textes de référence, mais par-dessus tout, agir de manière responsable. De même, les engagements que nous avons pris, notamment dans le domaine de la responsabilité sociale de l entreprise, doivent nous faire prendre conscience des impacts collectifs de nos actions individuelles, tant dans nos activités que dans notre fonctionnement. Par cette Charte, nous affirmons nos principes fondamentaux d éthique professionnelle, que nous appliquons tant à l intérieur qu à l extérieur du Groupe : respect des personnes, de leur dignité, de leur santé ; souci de l impartialité dans nos jugements et dans nos choix ; affirmation de notre ouverture et de notre transparence ; 2
respect de la confidentialité et du secret professionnel dans toutes les situations où il importe de préserver les droits de nos partenaires, de nos clients et des agents de notre Groupe ; souci de l impact environnemental et social de nos actions. La charte d éthique professionnelle ne peut pas apporter de réponse directe à toutes les questions que nous nous posons dans notre vie professionnelle, mais elle doit nous inciter à faire appel à notre capacité de réflexion et, le cas échéant, nous encourager à rechercher le conseil des personnes et des instances désignées au sein du Groupe pour trouver des solutions dans les situations difficiles. Champ d application de la Charte d éthique professionnelle La Charte d éthique est un document qui vise à renforcer l identité et l unité du Groupe de l AFD : elle s adresse à tous ses collaborateurs tant au siège que dans les agences et représentations, et à toutes ses composantes, sous réserve des dispositions conventionnelles, légales ou statutaires qui leur sont propres. 2 RELATIONS A L INTÉRIEUR DU GROUPE Relations sociales Le Groupe applique les textes relatifs à la représentation du personnel avec le souci d une grande qualité de dialogue social, dans un esprit ouvert et participatif. Il est attentif à pratiquer, à toute étape de la carrière de ses agents, l équité en matière d emploi, en assurant l égalité des chances de tous, sur des critères objectifs. Les engagements particuliers et les missions du Groupe le conduisent à une grande vigilance dans la 3
mise en œuvre des règles relatives à l égalité homme-femme, et à se donner, dans le respect des lois, des objectifs ambitieux dans le domaine de la responsabilité sociale de l entreprise. Environnement, santé et sécurité Eu égard à notre responsabilité dans le domaine de la protection de l environnement, nous veillerons à prendre, dans notre fonctionnement quotidien, des initiatives allant au-delà des obligations légales, dans le domaine de la lutte contre la pollution et des économies d énergie, par exemple. Par ailleurs, le Groupe est attentif à garantir à l ensemble de ses agents le respect d un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et veille à mettre en œuvre dans leur intégralité les dispositions légales relatives à la sécurité et à la protection de la santé sur les lieux de travail. Relations professionnelles Le Groupe a l ambition d offrir à ses agents un cadre de travail satisfaisant de nature à promouvoir des relations de confiance entre collègues ainsi qu entre les responsables hiérarchiques et leurs collaborateurs. Ceci nous invite à tous niveaux à privilégier notamment : la courtoisie et le respect mutuel dans tous nos rapports ; le refus de toute forme de discrimination ou de harcèlement ; le refus de toute violence physique, verbale ou morale ; la discrétion sur la vie privée de nos collègues. 4
Responsabilité individuelle Le Groupe privilégie la responsabilisation individuelle. Dans ce cadre, les responsables hiérarchiques, à l égard de leurs collaborateurs, mettront en oeuvre les modes d action définis par le manuel du manager du Groupe. Dans l exercice de nos fonctions, nous sommes particulièrement attentifs à : manifester la plus grande impartialité dans nos relations interpersonnelles et n avoir en vue que l intérêt du service ; démontrer une haute exigence personnelle de qualité dans l exécution du travail confié ; avoir le souci de l exact, rapide et complet compte rendu sur les missions confiées ; transférer au profit de nos collaborateurs et collègues les compétences ou connaissances acquises, tant au sein qu à l extérieur du Groupe ; sans que cela soit un obstacle à notre capacité d initiative, ne pas outrepasser les limites de notre domaine de compétences et de responsabilités professionnelles ; proscrire toute rétention d information ou indiscrétion volontaire, dénigrement, refus de collaborer 3 COMPORTEMENT DES AGENTS A L ÉGARD DU GROUPE ET DE SON PATRIMOINE Comportement des agents à l égard du Groupe Quelle que soit notre position hiérarchique, nous appliquons, avec le souci et le sens de l intérêt général, les principes de la Charte de l AFD, les dispositions législatives, réglementaires ou convention- 5
nelles, les règlements intérieurs, de même que l ensemble des procédures qui gouvernent le fonctionnement du Groupe. Comportement des agents à l égard du patrimoine du Groupe Le patrimoine matériel et immatériel mis à notre disposition par le Groupe doit faire l objet d une attention particulière de notre part. Conformément aux textes qui en disposent, nous veillerons : à nous abstenir de toute utilisation délictueuse ou abusive des moyens de communication électroniques ; à prendre à notre charge personnelle l usage à titre privé du réseau téléphonique ; à ne solliciter aucun remboursement de la part du Groupe pour des dépenses à caractère privé ; à ne pas nous approprier de biens appartenant au Groupe, même de valeur minime ; à respecter les règles prévues en matière d acquisition de biens et de services pour le Groupe afin de les obtenir à des conditions optimales ; à enregistrer de façon exacte et sincère les données chiffrées de toute nature dont nous aurions à être comptables. 4 RELATIONS AVEC L EXTÉRIEUR DU GROUPE La communication externe L ouverture figure parmi les valeurs clés de notre Groupe ; dans ce contexte : 6
nous sommes encouragés à promouvoir son image et son action à l extérieur, et, en retour, nous avons le devoir de rapporter les perceptions qu il suscite et les suggestions qui lui sont faites par notre intermédiaire. Toutefois, eu égard à la nature de nos activités, nous devons faire preuve de prudence et de discernement lorsque nous sommes en relation avec une personne ou une institution étrangère au Groupe (cf. respect de la confidentialité). De ce fait, toute communication externe respectera les procédures prévues dans les manuels de procédures du Groupe. Les publications, conférences ou autres interventions publiques qui peuvent être demandées à des agents du Groupe seront traitées de la même façon. Le droit de réponse prévu par la loi, en cas de diffusion d informations mensongères ou diffamatoires par des organes de presse et mettant en cause le Groupe ou ses agents, est exercé par le Directeur Général. Respect de la confidentialité Les activités du Groupe nous conduisent, à tous les niveaux, à détenir et connaître des informations de nature confidentielle, tant sur le Groupe lui-même que sur les positions de ses autorités de tutelle, la situation de ses partenaires, etc Cette situation nous fait un devoir particulier de respect de la confidentialité, et nous impose d être individuellement garants de la confiance qui nous est accordée par tous nos interlocuteurs. A ce titre, chacun : veille à ne pas divulguer à l extérieur du Groupe les informations confidentielles dont il a connaissance dans l exercice de ses fonctions ; 7
prend garde de ne pas laisser en vue ou de mettre en circulation des documents confidentiels. Le statut d établissement de crédit nous crée une obligation supplémentaire : le respect du secret bancaire. A cet égard, chacun : s informe de ses obligations, en fonction de ses attributions ; respecte scrupuleusement ces obligations, toute violation de celles-ci pouvant être sanctionnée pénalement. Comportement à l égard de nos interlocuteurs extérieurs En raison de la diversité de nos interlocuteurs et des situations dans lesquelles nous pouvons nous trouver, tant en France qu en dehors des frontières, nous sommes particulièrement attentifs à la qualité de nos propos et à notre obligation de réserve. Notamment, nous veillons à ne pas ternir : l image du Groupe, de ses activités, de ses agents ; l image de nos partenaires, de leurs projets, de leurs ambitions ; et à nous abstenir de toute divulgation d informations confidentielles, susceptible de se produire dans un cadre informel. Ces principes concernent tout particulièrement les agents de notre réseau d agences et représentations. Situations de conflits d intérêts Une situation de conflit d intérêts se présente lorsque des considérations étrangères aux intérêts du Groupe sont susceptibles d interférer dans une décision, ou une position, à prendre par un agent du 8
Groupe, et de mettre en cause son impartialité ou sa neutralité, tant dans sa façon de traiter les opérations qui lui sont confiées que dans ses relations avec ses collègues ou collaborateurs. Il revient à chacun d entre nous, quelle que soit notre position, de tout faire pour éviter, et/ou prévenir, ces situations. Si, néanmoins, nous nous trouvons dans une semblable situation, il convient de nous reporter aux dispositions prévues par la procédure relative aux déclarations de conflits d intérêts. Le Groupe s engage envers ses agents à leur apporter toute l aide et la coopération souhaitables pour leur permettre de résoudre le conflit d intérêts qu ils ont déclaré. Lorsque, après examen de la situation, il apparaît que le conflit d intérêts est réel ou que la situation identifiée est susceptible de porter atteinte à la réputation de l agent ou à celle du Groupe, une solution sera recherchée afin de mettre fin à cette situation (voir ciaprès, 6). Les situations en cause sont nombreuses et diverses. Elles se rapportent aussi bien à la gestion interne qu aux opérations du Groupe. Invitations et cadeaux Si l acceptation d invitations occasionnelles (repas, cocktails, réceptions diverses ) dans le cadre de nos relations de travail courantes, ne crée pas de difficultés particulières, nous sommes cependant très attentifs à éviter toutes invitations répétées et manifestement excessives, qui seraient susceptibles de créer à notre détriment un lien d obligé à obligeant. De même, nous veillons à n accepter aucun cadeau ou autre avantage dont la valeur, la nature ou la répétition pourrait être perçue comme une tentative d influencer soit notre position, soit notre décision. Dans l hypothèse où il est difficile de les refuser, les 9
cadeaux d une valeur excessive font l objet d une déclaration dans les conditions et selon les modalités précisées dans la procédure relative à la réception de cadeaux et autres avantages divers. Enfin, il convient, par prudence, d éviter d accepter toute invitation de nature commerciale prévoyant notamment la prise en charge du transport et de l hébergement pour soi-même et/ou une relation familiale ou non. Toutefois, dans l hypothèse où une telle invitation est susceptible de présenter un intérêt pour le Groupe, il importe d obtenir un accord préalable dans les conditions prévues par la procédure mentionnée supra. Activités extérieures des agents du Groupe Nous sommes tenus, pendant toute la durée de notre contrat de travail ou de notre présence au sein du Groupe, à une obligation de bonne foi, de loyauté et de disponibilité envers lui. De plus, nous veillons à ce que nos activités extérieures, même d enseignement, ne portent pas préjudice au bon exercice de notre activité professionnelle. Conformément au statut du personnel, toute activité professionnelle rémunérée extérieure, ayant un rapport direct avec l activité du Groupe ou de l agent est soumise à l obtention d un accord préalable. Une note spécifique de la Direction des Ressources Humaines précise les règles que nous devons observer en ce qui concerne les activités rémunérées exercées en dehors du Groupe, quel que soit leur objet, de même que les règles à respecter pour les activités de représentation extérieure du Groupe, lorsqu elles peuvent donner lieu à rémunération. Nous veillons à ce que nos activités bénévoles demeurent compatibles avec notre activité et nos obligations professionnelles. Notamment, nous sommes extrêmement attentifs à ce que ces activités ne nous conduisent pas à des situations de conflits d intérêts. 10
Dans le cadre d activités politiques, nous sommes également attentifs à éviter toute situation de conflits d intérêts et nous nous gardons de divulguer des informations confidentielles ou privilégiées dont la connaissance aurait été acquise dans l exercice de nos fonctions. Relations avec les fournisseurs, les prestataires de services et les intermédiaires L intégrité est une des valeurs clés du Groupe. Celui-ci est donc attentif aux conditions dans lesquelles il passe ses marchés et ses contrats, et traite avec ses courtiers et les banques pour ses opérations de marché. Le Groupe veillera à la mise en œuvre des procédures qui lui permettront d assurer la présélection de fournisseurs et prestataires de services présentant des garanties sur le plan de l éthique professionnelle, et informera ceux-ci de l existence de cette charte d éthique. Le Groupe remettra régulièrement en compétition les prestataires pour les contrats de fourniture de biens et de services. Il protégera ses agents placés dans des postes potentiellement sensibles (contact avec des fournisseurs ou des intermédiaires, gestion de trésorerie, d emprunts), en veillant à une rotation à intervalles réguliers des titulaires de ces postes, dans le respect des règles légales et statutaires relatives au changement d affectation d un agent. Informations privilégiées Une information privilégiée est une information, non connue du public, se rapportant soit à une entreprise soit à un marché, dont la teneur est suffisamment précise et la probabilité de réalisation suffisamment élevée pour que sa révélation influence de manière sensible le cours d une valeur. 11
Lorsque nous sommes susceptibles de disposer d informations privilégiées portant, soit sur des sociétés cotées, soit sur des marchés, nous devons nous abstenir d utiliser ces informations soit pour notre profit personnel soit pour conseiller ou déconseiller des opérations sur ces valeurs ou sur ces marchés à des tiers, conformément aux dispositions légales et réglementaires relatives notamment à la prévention et à la répression du délit d initié. 5 ENGAGEMENT INDIVIDUEL ET COLLECTIF DANS L APPLICATION DES PRINCIPES D INTERVENTION DU GROUPE Notre engagement collectif en faveur du développement, notre adhésion au "Pacte Mondial" du secrétaire général des Nations Unies, notre conscience d une responsabilité sociale de l entreprise, se traduisent concrètement par une responsabilité individuelle dans la vérification de l application de nos principes, règles d intervention et procédures. Cette attitude individuelle s impose principalement dans les domaines suivants : Responsabilité sociale et développement durable Le Groupe en tant qu institution, et chacun des agents qui le compose, ont à cœur de promouvoir des opérations où sont prises en compte tout à la fois les dimensions sociale, économique et environnementale, dans un objectif de développement durable et partagé. Il nous appartient de nous assurer que l impact environnemental et social des projets est correctement pris en considération, notamment au regard des chartes et conventions fondamentales des Nations Unies mais également de l Organisation internationale du travail. 12
Lutte contre la corruption La lutte contre la corruption, corollaire de l intégrité dont nous avons fait l une de nos valeurs, impose que nous soyons vigilants à cet égard : en vérifiant que les modalités de passation des contrats et marchés financés par les institutions du Groupe de l AFD sont conformes aux normes approuvées par ces institutions ou, le cas échéant, à celles agréées par les institutions publiques internationales ou nationales ; en contrôlant également que les règlements demandés ou effectués dans le cadre d un contrat ou d un marché sur financement du Groupe AFD sont conformes aux dispositions prévues ; en consultant immédiatement la cellule de passation des marchés du Groupe en cas de doute, et en informant le conseiller chargé de l éthique. Lutte contre le blanchiment des capitaux et contre le financement du terrorisme Dans ce domaine, où le Groupe doit être exemplaire, chacun s engage sans restriction dans la mise en œuvre des règles et procédures édictées en matière de prévention du blanchiment de l argent d origine criminelle et de lutte contre le terrorisme dans ses aspects bancaires et financiers. Nous nous obligeons ainsi à appliquer scrupuleusement les procédures adoptées par le Groupe et à nous opposer personnellement à toute pression visant à occulter ces risques. En cas de soupçon ou de doute, il est impératif de saisir le Service de lutte anti-blanchiment du Groupe. 13
6 MISE EN ŒUVRE DE LA CHARTE Sans protection, garantie, respect de l anonymat et de la confidentialité, les agents, quelle que soit leur position, ne seront pas réellement incités à signaler les situations à risque, vécues ou observées. C est pourquoi le Groupe, qui entend privilégier, pour l application de cette charte, l accueil, l écoute, le dialogue, prend l engagement à l égard de ses agents de tout mettre en oeuvre pour les protéger contre toute décision ou action, interne ou externe, ayant pour objectif de nuire à leur carrière ou à eux-mêmes, du fait qu ils auront signalé un problème relatif à l application de cette charte. Le dispositif mis en place pour l application de la Charte d éthique, précisé par des notes d instruction spécifiques, comprend : un conseiller chargé de l éthique, qui a pour mission l interprétation et la bonne application au quotidien de la Charte ; il assure auprès de chaque agent qui le souhaite une fonction de conseil et d appui dans laquelle il est tenu au secret professionnel, sauf accord de la personne concernée et sauf cas de violation présumée de la loi ; un Comité d éthique, qui a pour mission de dégager la jurisprudence interne du Groupe pour l application de la Charte et de rendre des avis à la demande du conseiller chargé de l éthique et du Directeur général. Information et formation Le Groupe AFD remet un exemplaire de la Charte d éthique professionnelle à chacun de ses agents et publie sur son Intranet la version tenue à jour de la Charte. Le Comité d éthique, sur la suggestion du conseiller chargé de l éthique du Groupe, propose à la Direction des Ressources Humaines les éléments à intégrer dans la politique de formation du Groupe dans le 14
domaine de l éthique professionnelle, et toutes actions de sensibilisation qui lui sembleront pertinentes, en utilisant notamment l Intranet. Les agents en position hiérarchique ont en ce domaine une responsabilité particulière envers leurs collaborateurs dans la mesure où c est leur propre comportement qui a valeur d exemple et qui est, par conséquent, décisif pour la bonne application des dispositions de la Charte. Ils doivent, en première étape, prodiguer leurs conseils et donner leur avis à leurs collaborateurs, voire les orienter vers le conseiller chargé de l éthique, dès lors que ceux-ci sont confrontés à une difficulté dans l application des principes de comportement professionnel. Application et interprétation La faculté ouverte à tout agent de saisir le conseiller chargé de l éthique d un problème d interprétation ou d application de la Charte d éthique professionnelle doit permettre de trouver, tant pour l agent que pour le Groupe, la meilleure voie de prévention ou de résolution des problèmes pouvant survenir dans le champ d application de cette Charte. Lorsqu un agent a saisi le conseiller chargé de l éthique, celui-ci procède à l étude du problème qui lui a été soumis, afin de rechercher une solution, et fait connaître ses conclusions à l agent concerné. Il peut établir une note d information pour le Directeur général, sans mention de nom, sur le problème posé et la solution apportée. En cas de problème complexe, le conseiller chargé de l éthique a la faculté de demander une réunion du Comité d éthique pour obtenir son avis sur la solution qu il propose, sur la base d éléments non nominatifs. Le Comité d éthique, dans les deux cas ci-dessus, peut charger le conseiller chargé de l éthique de remettre au Directeur Général un avis, dès lors que la solution apportée au problème posé est susceptible de faire progresser la jurisprudence interne du Groupe dans le domaine de l éthique professionnelle. 15
Par ailleurs, le Directeur général peut décider la convocation du Comité d éthique pour tout problème d application de la Charte d éthique : situations de risques avérés ou probables sur le plan juridique ou réputationnel pour le Groupe ou pour un agent, évolutions institutionnelles entraînant une révision du texte, etc Des notes d instruction relatives au rôle du conseiller chargé de l éthique, d une part, et à la composition et aux attributions du comité d éthique professionnelle d autre part, précisent les procédures à appliquer. Modifications de la Charte d éthique professionnelle La Charte d éthique professionnelle du Groupe est un texte qui doit s adapter à la vie de l institution et de ses agents. L évolution du texte se fait par incorporation des avis d interprétation du conseiller chargé de l éthique ou du Comité d éthique (voir ci-dessus) et de modifications qui sont : proposées par tout agent du Groupe, quelle que soit sa position ; étudiées par le conseiller chargé de l éthique, qui peut également prendre des initiatives, du fait de la mission de veille générale et permanente qu il exerce en ce domaine (évolution des conventions internationales, des lois et règlements, textes internes, évolution des pratiques courantes ) ; validées par le Comité d éthique, sur la base de recommandations rédigées par le conseiller chargé de l éthique ; approuvées par le Directeur Général. Les instances représentatives du personnel sont informées et, le cas échéant, consultées sur les modifications à apporter au texte de la charte, dans les mêmes formes que celles ayant été retenues lors de l adoption du texte initial. 16