CONVENTION D UTILISATION DES INSTALLATIONS SPORTIVES Préambule : Cette convention définit : Les modalités de mise à disposition de l équipement sportif aux établissements et associations dûment autorisés par la Ville. Les responsabilités de la Ville et des établissements et associations. La présente convention annule toutes dispositions antérieures ou contraires aux dispositions décrites ci-dessous. La présente convention est signée entre et LA VILLE DE LIGNE 33 Rue de l Hôtel de Ville 44850 LIGNE Représentée par Monsieur Maurice PERRION Conseiller Général, Maire de la commune. - 1 -
I - CADRE JURIDIQUE Responsabilités de la Ville La Ville est responsable de la structure (bâtiments et matériels) tant sur la plan de l entretien général que de la conformité des installations aux réglementations en matière de sécurité. La Ville renonce à tous les recours qu elle serait en droit d exercer au moment du sinistre contre les établissements, associations ou personnes privées utilisant les locaux communaux avec l accord du Conseil Municipal ou des Services de la Mairie, et notamment les occupants. Toutefois, si la responsabilité de l occupant, auteur ou responsable du sinistre, est engagée, la Ville peut, malgré sa renonciation, exercer son recours dans les limites où cette assurance produit ses effets. Responsabilités de l établissement ou de l association L établissement ou l association est responsable : - des dégradations matérielles causées par ses utilisateurs pendant les horaires qui lui sont réservés. - de la sécurité de ses utilisateurs (encadrement suffisant, bonne utilisation des équipements) - du public non pratiquant présent lors des séances ou des manifestations exceptionnelles. II - CADRE CIVIQUE GENERAL A Exigences liées aux biens Les exigences liées aux biens concernent : - les locaux - les matériels Article 1 Les locaux Article 1-1 Les locaux mis à disposition Les locaux mis à disposition sont : Les vestiaires Les salles Les sanitaires Les rangements Le bar Le plateau sportif L aire de grands jeux En cas de partage de vestiaires par plusieurs établissements ou associations, il et demandé aux représentants de chaque établissement ou association de faire preuve de bonne volonté afin que chacun puisse disposer de place suffisante pour se changer. - 2 -
Article 1-2 Modalités de mise à disposition Les salles sont mises à disposition selon un planning prédéfini début juin et validé de manière définitive fin juin après connaissance exacte des emplois du temps de chaque établissement et associations et après accord de l Adjoint aux Sports. L établissement des pré-plannings s effectue lors d une réunion de concertation ayant lieu courant juin à laquelle seront invités les Directeurs d établissements scolaires, les Présidents d associations sportives utilisatrices, la Commission municipale des Sports ainsi que le personnel municipal directement concerné par la gestion des équipements sportifs. Le planning complet de l utilisation des salles est affiché dans le hall du complexe sportif. La Ville adresse à chaque établissement et association le planning d utilisation pour l année scolaire à venir. Les Présidents d associations concernées transmettront à la mairie début septembre et en cours d année leurs plannings de manifestations sportives et toutes modifications liées à ces plannings. L ouverture et la fermeture des portes est sous la responsabilité du personnel encadrant du groupe. Les utilisateurs devront restituer les locaux en bon état de rangement et de propreté et veiller à l extinction des lumières lorsqu ils sont les derniers à quitter les installations. Toute observation particulière sur l état des locaux lors de l arrivée des utilisateurs devra être consignée par le représentant de l établissement ou de l association sur le registre d observations disponible dans le bureau. La Ville décline toute responsabilité en cas de vols commis dans les vestiaires. L accès aux salles destinées à la pratique sportive se fait obligatoirement avec des chaussures adaptées à la discipline pratiquée et au revêtement de sol, et est exclusivement réservé aux personnes autorisées à utiliser l équipement. Article 2 Le matériel Article 2-1 Identification du matériel Tout le matériel appartenant à la Ville et mis à la disposition des établissements scolaires est identifié par un marquage spécifique et référencé dans un inventaire. Article 2-2 Liste de matériel mis à disposition et modalités d utilisation La liste du matériel appartenant à la Ville et mis à la disposition des établissements scolaires et associations pour la pratique de leur activité sportive est présentée en annexe 1. 1 Lorsque cela s avèrera nécessaire pour des raisons de sécurité et de préservation, une notice d utilisation du matériel sera rédigée et mis à disposition des utilisateurs par voie d affichage dans la salle. Le directeur de l établissement ou le président de l association s engage à transmettre ces consignes à son personnel encadrant. Toute utilisation de matériel pour une activité autre que celle pour lequel il est prévu doit faire l objet d une demande écrite auprès de la Ville. L utilisation de matériel n appartenant pas à cette liste ou selon les modalités d utilisation contraires à celles préconisées est sous l entière responsabilité de l établissement ou de l association. Il est formellement interdit de pratiquer dans les salles de sport une activité nécessitant de frapper un ballon avec le pied, à l exception essentiellement des ballons prévus à cet effet et sous réserve d une acceptation préalable de l Adjoint aux Sports. - 3 -
L utilisation du matériel de sonorisation est liée à une demande écrite auprès de la Ville ainsi qu au dépôt d un chèque de caution de 500 euros. Une vérification de ce matériel par le personnel municipal chargé de l entretien des salles sera systématiquement effectuée à chaque utilisation. Article 2-3 Ajout de matériel complémentaire Toute adjonction de matériel complémentaire à la liste présentée en annexe 1 qu elle soit temporaire (pour une manifestation exceptionnelle) ou définitive doit faire l objet d une demande écrite auprès de la Ville. L installation de cet équipement ne deviendra effective qu après accord écrit de l Adjoint aux Sports et fourniture par la Directeur de l établissement ou le Président de l association de tous justificatifs relatifs à la conformité des équipements aux règles de sécurité en vigueur. Article 2-4 Entretien du matériel La Ville s engage à mettre à disposition du matériel en parfait état de fonctionnement et ayant été vérifié conformément à la réglementation en vigueur. Tout équipement déclaré non conforme suite au contrôle de sécurité sera immédiatement enlevé afin de préserver la sécurité des utilisateurs. Le Directeur d établissement ou président d association utilisatrice de la salle sera immédiatement averti par courrier. Les réparations ainsi que l entretien courant seront effectués par la Ville. Toutes les opérations d entretien seront consignées sur le registre prévu à cet effet par l agent municipal chargé de cet entretien. Article 2-5 Rangement du matériel Les utilisateurs sont tenus de procéder au rangement du matériel qu ils ont utilisé aux emplacements prévus à cet effet. Article 2-6 Dégradations ou dysfonctionnements Le représentant de l établissement ou de l association indiquera sur la main courante les dégradations constatées ainsi que les dysfonctionnements éventuels. B Exigences liées aux personnes Article 3 Encadrement, surveillance des pratiquants et appel des secours Article 3-1 Encadrement et surveillance L encadrement et la surveillance sont sous la responsabilité du Directeur d établissement ou Président d association. Ce dernier s assurera que le personnel encadrant dispose de la qualification requise pour encadrer l activité dont il est responsable. La Ville pourra demander les attestations de formation correspondantes. Le personnel encadrant doit être présent du début à la fin de la réservation de l équipement ou jusqu au départ des derniers utilisateurs de son groupe. - 4 -
Article 3-2 Dispositions à prendre en cas d accident Le représentant de l établissement ou de l association est responsable de l appel des secours en cas d accident survenant à l un de ses utilisateurs ou personnel encadrant. Afin d alerter les secours un téléphone est mis à disposition des établissements scolaires et associations, dans le hall. Les appels 15, 17,18 et 112 sont gratuits. Une trousse à pharmacie et un brancard sont à la disposition des utilisateurs des équipements dans le cadre des premiers soins et se situent dans l infirmerie. La pharmacie, régulièrement vérifiée quant à son contenu par le personnel municipal chargé de l entretien, sera complétée par la Ville au fur et à mesure de son utilisation. Le représentant de l établissement ou d association adressera un courrier à Monsieur le Maire précisant les conditions de survenue de l accident. Article 4 Accès au public pendant les séances d E.P.S. Aucun public non pratiquant n est admis pendant les séances d E.P.S. dispensées par les établissements scolaires. Dans les autres cas, le public non pratiquant ne doit pas pénétrer dans la zone sportive réservée aux utilisateurs (vestiaires, surfaces de jeux). Un espace spécifique leur est réservé (gradins ou périmètre autour de la surface de jeux). L accès du public est sous l entière responsabilité de l établissement ou de l association. Article 5 Comportement général Les personnes ayant accès aux salles doivent respecter les consignes suivantes : pas de consommation de boissons conditionnées en bouteille de verre pas de consommation de boissons alcoolisées interdiction absolue de fumer dans l ensemble du complexe sportif les animaux sont interdits à l intérieur des équipements du complexe sportif. La consommation des boissons et nourriture n est autorisée que dans le hall au niveau du bar. Par ailleurs les organisateurs de manifestations sportives se conformeront à la réglementation en vigueur dans le cadre de l ouverture temporaire des débits de boissons. C Exigences liées au fonctionnement Article 6 Respect des horaires L établissement ou l association s engage à ne pas dépasser les horaires indiqués sur le planning étant entendu que ces horaires ne concernent que le temps de mise à disposition de l équipement. Par ailleurs, l établissement est tenu d informer la Ville par écrit 1 semaine à l avance dans la mesure du possible, lorsque des cours ou entraînements sont annulés. Article 7 Respect de la propreté et du bon état de fonctionnement des installations L établissement ou l association s engage à restituer les locaux dans le même état qu à son arrivée (propreté des locaux, rangement du matériel). Toute dégradation constatée par le personnel municipal chargé de l entretien et dont la responsabilité est attribuée à l établissement ou l association sera notifiée par écrit au Directeur de l Etablissement ou le Président d association. Le montant de la réparation lui sera facturé. - 5 -
De même, tout auteur d actes de vandalisme sera immédiatement sanctionné par son exclusion des installations. Réparation des dommages lui sera exigée. En cas de problèmes liés à la sécurité des biens et des personnes, la Ville se réserve le droit de fermer les locaux sans indemnisation pour les utilisateurs. Article 8 Modification des créneaux d utilisation Toute modification du planning qu il s agisse d une utilisation de créneau supplémentaire ou de permutation avec un autre établissement ou association doit être soumise par écrit à l Adjoint aux Sports. Chaque demande sera étudiée et donnera lieu à une réponse écrite. Article 9 Utilisation des installations pour des manifestations exceptionnelles On entend par manifestation exceptionnelle toute utilisation des installations pour une activité autre que l enseignement d une discipline sportive. Toute demande de manifestation exceptionnelle organisée sur les créneaux réservés à l entraînement ou sur d autres créneaux doit faire l objet d une demande écrite auprès de la Ville, au minimum 3 mois avant la date de la manifestation. - Ce courrier doit préciser La date de la manifestation Horaires de début et de fin et précision quant à une coupure éventuelle le midi La nature de la manifestation L équipement supplémentaire à mettre à disposition Le nombre de participants et de spectateurs attendus La Ville donnera systématiquement une réponse écrite à toute demande. Par ailleurs la Ville se réserve la possibilité d utiliser les locaux à titre exceptionnel. Dans ce cas, elle en informera préalablement les utilisateurs par écrit. Article 10 Stationnement des véhicules à proximité des installations Le responsable de l établissement ou association veillera à ce que les utilisateurs des équipements ne stationnent leurs véhicules que sur les emplacements réservés, en respectant les places réservées aux handicapés. Il est formellement interdit de stationner sur les trottoirs et devant l accès réservé aux pompiers. Article 11 Enregistrement des observations Le représentant de l établissement ou de l association est tenu d enregistrer les observations liées à l état de l équipement ou de propreté des locaux lors de son arrivée. Il devra informer la Ville des dégradations, détériorations ou dysfonctionnement qui seraient constatés dans les locaux ou sur l équipement afin de procéder aux réparations le plus rapidement possible De même, le personnel municipal chargé de l entretien indiquera l état dans lequel les installations lui sont restituées après l utilisation par l établissement ou l association. ces observations seront notées sur le registre d observations prévu à cet effet. Toute dégradation constatée par le personnel municipal chargé de l entretien fera l objet d un procès-verbal de constat qui sera soumis à la signature du Directeur de l établissement ou Président de l association puis transmis à la mairie. Les frais de réparation seront facturés à l établissement ou l association. - 6 -
Article 12 Contrôle d accès Le complexe sportif est équipé d un contrôle d accès (lecteur de badges) et dispose de ce fait d un historique régulièrement étudié. Le Directeur d établissement ou Président d association procédera à une mise à jour des détenteurs de badges placés sous sa responsabilité début septembre, et en communiquera la liste par écrit à la Ville. La perte ou la détérioration du badge (à l exception de l usure normale) sera facturée 20 euros à son utilisateur. Toutes les clés utilisées dans le cadre de l activité sportive doivent être replacées sur le tableau se trouvant dans le bureau. A la fin des cours ou entraînements le personnel encadrant s assurera de la fermeture des issues. Un double badgeage devant le lecteur extérieur de l entrée principale (devra être systématiquement effectué en cas de départ anticipé. L alarme sera systématiquement remise en état de fonctionnement dès lors que l établissement ou l association sera le dernier utilisateur de la soirée. En cas de déclenchement d alarme une entreprise de gardiennage est chargée d intervenir. S il s avère que l utilisateur est responsable de ce déclenchement (portes non fermés, mot de passe non communiqué ), l intervention pourra lui être facturée. III APPLICATION DE LA CONVENTION La Ville et le Directeur de l établissement ou Président d association s engagent à diffuser la présente convention auprès de leur personnel et à assurer les termes de cette dernière. Afin de faciliter les relations entre les deux co-contractants, deux interlocuteurs sont désignés : Interlocuteurs de la Ville : - Contact : Philippe PERROT - 3s@ligne.fr - Tél. 02.40.77.00.08 - Correspondance : Valérie PRONO, Adjointe aux Sports. Interlocuteurs de l établissement ou association : - Contact : - Correspondance : Les personnels municipaux chargés de la gestion et de l entretien du complexe sportif sont habilités à rappeler aux utilisateurs des installations l exigence et le contenu de cette convention et également de les faire appliquer. Le non respect des termes de cette convention sera notifié par écrit au Directeur de l établissement ou Président d association. Si aucune amélioration n est constatée, la Ville se réserve le droit de suspendre ou de résilier la mise à disposition des équipements sportifs à l établissement ou l association. Fait à Ligné le Mr le Directeur de (ou Président de) (cachet, signature) Mr le Maire (cachet, signature) - 7 -