Dossier de demande d organisation d une manifestation INFORMATIONS A COMMUNIQUER A L ADMINISTRATION Ce dossier est à renvoyer, dûment renseigné et au moins 3 mois avant la date de manifestation envisagée, à l adresse suivante : coordination.manifestation@saint-julien-en-genevois.fr Nom de la Manifestation : Date envisagée : Lieu de déroulement : Organisateur Association Société commerciale Particulier (Tarifs en annexe 3) NOM :.. Adresse :...... Représentant légal, personne à contacter : NOM :.. Tél :.. Portable : Fax :. Mail : Présentation de la manifestation Décrivez votre projet d événement le plus précisément possible :
Type de manifestation : Sportive Commerciale Prévention / Santé Culturelle Vente au déballage Festive (exclusivement à l Arande) Humanitaire Patriotique Autres (précisez).. Parcours itinérant : Oui Non Nombre de personnes bénévoles participant à l organisation :. Nombre de personnes attendues sur l ensemble de la manifestation :. Nombre maximum de personnes présentes simultanément :... Lieu de déroulement souhaité : Voie publique L Arande Rhône coté Ain / Rhône coté Aire / Hall / Bar / La Paguette Salle PPG / Salle de réunion / Grande Salle Les Burgondes Petite Salle / Grande Salle / Dojo / Cuisine Halle des Sports Gymnase du Léman Horaire détaillé pour chaque journée de manifestation : Jour 1 : de.h à.h Jour 3 : de.h à.h Jour 2 : de h à h Jour 4 : de h à h Amplitude d occupation du site : Montage et installation du matériel le : de : h à h Démontage et libération du site le :.. de : h à...h DEMANDE SERVICES TECHNIQUES:
LES CASES GRISEES SONT RESERVEES AU CENTRE TECHNIQUE MUNICIPAL DEMANDE DE MATERIEL de MANIFESTATION Quantité demandé prété date prêt date retour TABLES (8 pers) BANCS (4 pers) CHAISES ESTRADES BOIS (2mx1m); h = 20cm ESTRADES BOIS (2mx1m); h = 40cm PODIUM (H= 1 m) ( éléments 2 m² ) TENTE 3mx3m* TENTE 3mx4, 5m* TENTE 12mx5m** BARRIERES.HERAS (L=3,3m) BARRIERES VAUBANS (L=2,2m) CONTAINERS 770 L*** CONTAINERS 130 L *** POUBELLES D'INTERIEUR 100 L*** AUTRES * un poids de lestage par pied fourni ( pose obligatoire) ** chaque pied du chapiteau est lesté par un poids de 500 kg minimum *** sacs poubelles et rassemblement des sacs au point de collecte à la charge de l'organisateur DEMANDE DE MATERIEL ELECTRIQUE Quantité demandé prété date prêt date retour coffret 63 A coffret 32 A DEMANDE D'INTERVENTION DU PERSONNEL DU C.T.M O/N nbre agents nbre agents date/heure début date/heure fin
demandés disponibles Transport matériel Aide à la manutention Tonte terrain sportif Traçage terrain sportif Nettoyage site avant Nettoyage site après Déviation routière Protection sol local REMARQUES COMPLEMENTAIRES CONCERNANT L'INTERVENTION DU C.T.M Propreté du site : O Une équipe d entretien est prévue par l organisation : Oui Non O L intervention de la société de nettoyage est souhaitée : Oui le à.heures O La mise en place de containers supplémentaires est souhaitée : Oui Non Non DEMANDE POLICE/SECURITE:
Incidences de l événement sur la circulation et le stationnement des véhicules (Joindre l itinéraire en précisant les voies, parties de voies et espaces empruntés (trottoirs, chaussée, parc ) Stationnement interdit souhaitable : Oui Non Voie(s) ou partie(s) de voie(s) concernée(s) (précisez les emplacements) : Restriction de circulation envisagée : Oui Non Voie(s) ou partie(s) de voie(s) concernée(s) (précisez les emplacements) : O.... le. Horaires : O.... le. Horaires : O le. Horaires : O le. Horaires : Vous prévoyez un débit de boisson : Oui Non Si oui, merci de remplir le formulaire à l accueil de la mairie. Dispositif de sécurité et de secours : la manifestation sera encadrée par Une société de gardiennage : Oui Non Nombre :.. (Sécurité des biens) Une société de sécurité : Oui Non Nombre : (Protection des personnes) Des membres de l organisation : Oui Non Nombre : O Un poste de secours est prévu : Oui Non Nombre : Nom de l association agréée :. Contrat d assurance couvrant votre manifestation : O Nom de l assureur :.. O N de la police d assurance : COMMUNICATION
La Ville de St-Julien dispose d outils pour communiquer sur les événements organisés par les associations (panneaux lumineux, agenda mensuel, newsletter, site internet, etc.). Pour effectuer vos demandes : - Pour l agenda papier diffusé à 8 500 exemplaires dans les boîtes aux lettres des habitants, tous les mois : pour qu'une manifestation soit annoncée, le formulaire doit être transmis dûment rempli au service communication de la Ville de St-Julien-en-Genevois avant le 15 du mois, 2 mois avant l'événement (par exemple, pour une manifestation en mars, le formulaire doit être envoyé pour le 15 janvier au plus tard). Un formulaire dédié est à votre disposition sur www.st-julien-en-genevois.fr > loisirs > préparer-vos-manifestations >demande de publication dans l agenda, - Pour les panneaux lumineux, connectez-vous sur www.st-julien-en-genevois.fr > Loisirs > Préparez vos manifestations et remplissez le formulaire dédié, - Pour une annonce dans la rubrique agenda sur le site internet de la ville, envoyez les informations pratiques sur votre événement, vos coordonnées, ainsi que votre affiche en format jpeg à communication@st-julien-en-genevois.fr, - Pour la pose d une banderole ou un demande d autorisation pour un affichage, merci de prendre contact avec le Service communication communication@st-julien-en-genevois.fr ou +33 (0)4 50 35 14 14 au minimum 1 mois avant votre événement. La mise à disposition des différents supports n est pas automatique, elle est soumise à une validation des services municipaux en fonction de la disponibilité, de l antériorité des demandes, etc. Le planning des événements étant chargé, nous vous conseillons d effectuer ces démarches le plus tôt possible avant l événement. Prévoyez-vous l information des riverains : Oui O Comment : O Quand :. Non EQUIPEMENTS SUPPLEMENTAIRES INSTALLES SUR LE SITE : (En dehors du matériel mis à disposition par les services techniques)
Chapiteaux : Tentes : Structures gonflables : Autres : OUI NON Nombre Dimension En cas d utilisation d un chapiteau de plus de 300 places, une demande de déclaration préalable devra être faite auprès de la préfecture. Vous mettez en place des gradins, tribunes ou structures démontables : Oui O Nombre :. O Dimensions :... O Nombre de personnes attendues en simultané :.. Non Pour ces structures, merci de joindre la fiche technique ainsi que l ensemble des documents de contrôle attestant de la conformité de ces équipements. Vous prévoyez une sonorisation : Oui Non O Début de sonorisation : O Fin de sonorisation : O Puissance :... O Début des essais sonores (balances) :. O Fin des essais sonores (balances) :. Récapitulatif des pièces à fournir Le présent dossier L attestation d assurance en responsabilité civile de l organisateur Un plan précisant l implantation de l événement et le circuit en cas de parcours itinérant Si vous utiliser des gradins, tribunes et structures démontables - l attestation du chef monteur - le rapport d un organisme agréé concernant la vérification des installations techniques, indépendant de la structure organisatrice Si vous utiliser des installations provisoires (écran, mobilier sportif, jeux gonflables, portiques ) : - Joindre la notice technique est toute attestation de conformité relative à l installation.