La norme ISO 15489 Un essai d application à l Université du Costa Rica María Teresa Bermúdez
Évolution de la carrière 1978: création de la filière d Archivistique à l Université du Costa Rica pour former les fonctionnaires des Archives Nationales. La Section d Archivistique fait partie de l École d Histoire qui dépend de la Faculté de Sciences Sociales. Un diplôme : 2 ans Le profil: un technicien pour faire le traitement des archives historiques.
Évolution de la filière 1996: Création du Baccalauréat, 4 ans. Programme orienté toujours vers le traitement des archives historiques. Beaucoup de cours d histoire; peu de cours d informatique. 2000: Changement du programme pour l orienter vers les archives courantes : moins cours d histoire, plus de cours d informatique, de management des archives.
Évolution de la carrière 2004: Création de la licence. Baccalauréat + 1 an. Un programme orienté vers les documents électroniques car tous les métiers liés au "document" ont été affectés par l'entrée dans "l'ère du numérique". Ce diplôme prépare les étudiants à être des acteurs moteurs de cette évolution, en leur donnant une sérieuse formation technique pour mettre en œuvre, accompagner ou anticiper les mutations en cours.
Évolution de la carrière Objectifs de la carrière: Doter les étudiants d`une formation archivistique solide. Rapprocher les étudiants des nouvelles technologies. Former des professionnel compétitifs. Profil du professionnel: Travailler en équipe. S`adapter aux changements technologiques. Jouer un rôle très dynamique.
Évolution de la carrière Les cours: Théorie archivistique Classification et cotation des archives Diplomatique contemporaine Gestion de documents (records management) Conservation et préservation
Évolution de la carrière Description : normes ISAD G et ISAAR CPF Législation archivistique Management des services d`archives Tri Formation d`utilisateurs Plusieurs cours d`informatique Anglais et français
Les promotions Diplômes : 227 Baccaulauréat: 56 Licence: 8 Lieux de travail: les organismes de l'etat (Pouvoir judiciaire, législatif, éxecutif, les municipalités), des entreprises publiques et privées, des prestataires privés, la formation.
La norme ISO 15489: une expérience L archiviste se doit maintenant d'intervenir beaucoup plus tôt dans le cycle de vie de l'information, en amont de la chaîne de production afin de déterminer les données numériques qu il faudra conserver.
La norme ISO 15489 L'archiviste devient acteur de cette chaîne et aide les producteurs dans la création des documents et de leurs métadonnées afin d'anticiper d'éventuels problèmes de stockage, de conservation ou d'authenticité futurs. L'accent est donc mis sur le document, ses cycles de vie, les divers circuits dans lesquels il peut s'inscrire.
La norme ISO 15489 Évaluation et conception d un système d archivage (I et II) : cours de la quatrième année du Baccalauréat qui sert de pratique professionnelle. I semestre (mars à juin): évaluation du système d`archivage. II semestre (août à décembre) : la conception du système d'archivage.
Méthodologie Chercher les organismes de l État qui n ont pas de bons services d archives. Former des groupe d étudiants (4 personnes maximum). Assigner une institution à chaque groupe.
I cours: l évaluation d un système d archivage Étape A: conduire une enquête préliminaire (Faire l étude du contexte administratif, légal, économique et social; identifier les points forts et les points faibles de l organisme). Étape B: analyser les activités pour connaître les relations entre ces activités et les documents.
L évaluation d un système d archivage On utilise la norme ISAAR CPF: zone d identification et zone de description. Le résultat: l'identification de l organisme, un cadre de fonctions et d'activités et une étude FODA.
Évaluation Étape C: identification des exigences archivistiques pendant le cycle de vie des documents : création, réception, exploitation et conservation. Le résultat: une liste de la normative archivistique. Les étudiants font un exposé sur les étapes A, B et C.
Évaluation Étape D : évaluation des systèmes existants. Analyse les systèmes documentaires existants, les sources d informations archivistiques et bibliographiques. Identification des producteurs, des propriétaires et des utilisateurs des documents. Le résultat: un cadre qui montre si les systèmes existants répondent aux besoins des producteurs et des utilisateurs.
Évaluation Étape E: identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques. Des recommandations qui englobent une politique et des pratiques appropriées pour garantir une bonne gestion de documents pendant le cycle de vie. Clôture du cours: les étudiants présentent leurs travaux devant les autorités universitaires et l organisme choisi.
II cours: Etape F. Conception d un système d archivage La description conceptuelle du système. SIA: système institutionnel archivistique (les archives des bureaux et les archives centrales). Les spécifications du système. Les règles de fonctionnement d'après la normative archivistique costaricienne.
Etape G. Mise en œuvre Les outils: le plan de classification normalisé; le calendrier de conservation. Le personnel. Les ressources matérielles. Un plan d action détaillé du projet: les objectifs, les activités, les coûts, les délais, les responsables.
Etape H. Contrôle a posteriori Le contrôle interne. (Les audits) Évaluation des risques. Clôture du cours : les étudiants présentent leurs travaux devant les autorités universitaires et l organisme choisi.