Portail de services de Magny-les-Hameaux Guide d'utilisation à destination des associations Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 1
SOMMAIRE I. L'ESPACE ASSOCIATION page 3 II. VOTRE COMPTE page 4 III. L'ESPACE DE L'ASSOCIATION EN MODE IDENTIFIÉ page 4 IV. FAIRE UNE DEMANDE DE SUBVENTION page 8 Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 2
I. L'ESPACE ASSOCIATION LE PRINCIPE L'espace Association regroupe un ensemble d'informations et d'outils spécifiques à vos besoins : vos contacts à la mairie toutes les demandes en ligne l'actualité des associations magnycoises Pour accéder à l'ensemble des services proposés, vous devez disposer d'un compte Association. Ce compte vous est fourni par la Ville. Dans le cadre de ce guide, nous allons utiliser le compte de l'association Trotte-sentiers magnycois. COMMENT VOUS CONNECTER? Cliquer sur 1. Portail de services 2. Mon profil Association Cette page s'affiche. Elle est visible de tout internaute anonyme. Capture d'écran - Espace des associations en mode non connecté Vous souhaitez vous connecter. Dans le bloc "Votre compte", cliquer sur "Accéder à mon espace dédié". Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 3
II. VOTRE COMPTE Cet écran de connexion comporte : le nom d'utilisateur qui vous est fourni par le service de la vie associative le mot de passe qui est également fourni par le service de la vie associative OBSERVATIONS Nom d'utilisateur Le nom d'utilisateur est toujours en majuscule. Vous pouvez demander à la Ville de modifier votre nom d'utilisateur qui soit plus facile ou plus commode pour vous connecter. Il faut respecter la casse, c'est-à-dire la majuscule minuscule, les accents s'il y en a, les espaces. Chaque nom d'utilisateur est associé à une adresse de messagerie ce qui lui permet de demander un nouveau mot de passe. Mot de passe Le mot de passe est attribué la 1re fois par la Ville. Il se compose de 8 chiffres. Vous pouvez le modifier une fois connecté. Vous pouvez également demander un nouveau mot de passe en cliquant sur l'onglet "Demander un nouveau mot de passe". Le système vous envoie un message à l'adresse de messagerie de l'association. Il est important de vous assurer que votre messagerie est valide et qu'elle n'est pas pleine. ATTENTION : si vous vous trompez au bout de 5 fois, votre compte est bloqué. Il faut contacter la Ville pour demander le déblocage. III. L'ESPACE DE L'ASSOCIATION EN MODE IDENTIFIÉ Après connexion, vous êtes dans l'espace de votre association. Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 4
Que voyez-vous en mode connecté? Le picto vous permet de revenir, à tout moment, à l'accueil du site internet. Quand vous cliquez sur votre nom, à droite, vous accédez à votre compte où vous pourrez modifier votre mot de passe. Mon espace dédié vous dirige vers l'espace de votre association. Portail de services vous dirige vers l'accueil du portail. Espace Associations vous dirige vers l'accueil de l'espace des associations. VOTRE FICHE ASSOCIATION La fiche Association regroupe l'ensemble des informations concernant votre association. Vous devez compléter, si possible, tous les champs ainsi que tous les documents à fournir. Lorsque vous ferez une demande de subvention, la Ville va consulter votre fiche Association pour étudier la demande. Pour cette raison, veillez à avoir une fiche toujours à jour. Comment mettre à jour votre fiche Association? Cliquez sur le nom de votre association. Votre fiche Association s'ouvre Les informations sont privées et ne sont pas consultables par des tiers non autorisés. Si vous voulez imprimer cette fiche, vous disposez de pictos verts en bas, à droite. Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 5
Cliquez sur l'onglet "Nouveau brouillon" pour accéder à la modification de votre fiche Complétez les différents champs, tranquillement, à votre rythme. Veillez à sauvegarder régulièrement vos modifications en appuyant en bas de page sur le bouton Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 6
Dépliez ou repliez les différentes rubriques de votre fiche Association pour votre confort de lecture. Exemple de dépliement de la rubrique "Documents juridiques" Lorsque vous téléchargez un document, pensez à ajouter une description du document. Exemple : Etat des dépenses et recettes 2016 Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 7
Vous avez terminé de faire la mise à jour? En bas de page, cliquez sur Statut, sélectionnez "Publié", puis cliquez sur le bouton "Enregistrer". Vérifiez que vos champs et documents sont renseignés. Vous pourrez passer à l'étape suivante. IV. FAIRE UNE DEMANDE DE SUBVENTION La demande de subvention se trouve dans l'espace des associations, rubrique Services en ligne. En cliquant sur "Demande de subvention", un formulaire s'affiche. Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 8
Dans le champ "Association", sélectionnez le nom de votre association. Tous les champs liés à vos coordonnées seront préremplis avec les informations de votre fiche Association. Si vous constatez une erreur, revenez à votre fiche Association, modifiez, enregistrez et publiez les mises à jour. Dans le champ "Montant", indiquez le montant de la subvention demandé, et soumettez votre demande. Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 9
LE SUIVI DE LA DEMANDE Vous recevez un accusé de réception dans votre messagerie. Le service de la vie association reçoit également une notification. Ce dernier vous contactera pour un rendez-vous avec les élus. Tout changement de statut dans votre demande vous sera notifié. Vous verrez également ce suivi dans votre espace dédié. Procédez de la même façon pour les demandes de subvention exceptionnelle. QUELQUES RAPPELS Accédez à votre espace dédié pour accéder à votre fiche Association. L'onglet "Nouveau brouillon" ou "Modifier le brouillon" vous permettra de modifier votre fiche. Une fois les modifications faites, en bas de page, cliquez "Statut" et sélectionnez "Publié", puis Enregistrez vos modifications. Guide d'utilisation du portail de services - Novembre 2016 - version 1 10