Version 2 Février 2014. Guide. Comment choisir un chargé de projet

Version 2 Février 2014 Guide Comment choisir un chargé de projet

Ce document a été produit grâce à l aide financière du Ministère de la Famille

. Table des matières 1 INTRODUCTION... 3 2 LA GESTION DE PROJET... 3 2.1 LE CONTENU : CONCEPTION DES PLANS... 4 2.2 BUDGET / QUALITÉ... 5 2.3 ÉCHÉANCIER... 6 3 MODALITÉS DU CHARGÉ DE PROJET... 6 3.1 FINANCEMENT DE LA CONSTRUCTION D UNE INSTALLATION... 7 3.2 FINANCEMENT DE L ACQUISITION D UNE PROPRIÉTÉ... 7 3.3 FINANCEMENT DES AMÉLIORATIONS LOCATIVES... 8 4 PROCESSUS DE RECHERCHE D UN CHARGÉ PROJET... 8 4.1 L ANALYSE DES BESOINS... 9 4.1.1 Tâches... 9 4.1.2 Mandat... 9 4.2 LA RECHERCHE DE CANDIDATS... 10 4.2.1 Profil des compétences... 10 4.2.2 Recrutement... 11 4.2.2 Présélection... 11 4.3 L APPEL D OFFRES... 13 4.4 L ANALYSE DES SOUMISSIONS... 13 4.5 LE CONTRAT... 14 ANNEXE 1 : PIÈCES À REMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET... 15 ANNEXE 2 : LA CHARTE DES RESPONSABILITÉS... 26 ANNEXE 3 : GRILLE DU PROFIL DE COMPÉTENCES... 31 ANNEXE 4 : ANNONCE POUR LA RECHERCHE DE CANDIDATURES... 33 ANNEXE 5 : MATRICE DE DÉCISION, ÉVALUATION DU PROFIL DES COMPÉTENCES... 36 ANNEXE 6 : ENTREVUE TÉLÉPHONIQUE... 38 ANNEXE 7 : ENTREVUE... 40 ANNEXE 8 : APPEL D OFFRES... 45 ANNEXE 9 : MODÈLE DE CONTRAT... 55 RÉFÉRENCES... 64

1 INTRODUCTION Ce guide s adresse principalement aux centres de la petite enfance (CPE) ayant fait une demande de places subventionnées en services de garde éducatifs à l enfance dont le projet a été retenu par le ministère de la Famille. La conduite de ce type de projet peut s avérer très laborieuse et exigeante de votre temps. La gestion de projet est une discipline complexe qui demande des connaissances spécifiques. Il faut savoir mettre en œuvre des outils de planification structurelle, fonctionnelle, opérationnelle et budgétaire visant à organiser de bout en bout le bon déroulement d un projet. Le Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation (PFI) octroie, pour certains Vérification types de projets, un montant pour financer les honoraires d un chargé de projet. Le choix de votre chargé de projet est une décision sérieuse qui peut avoir un impact sur votre projet et sur les décisions que vous aurez à prendre. Il joue un rôle essentiel et doit devenir un allié/conseiller en gestion de projet pour vous permettre la mise sur pied d un service de qualité. Le chargé de projet doit s engager à se conformer à la Loi sur les Centres de la Petite Enfance, aux règlements, aux normes émises par le ministère de la Famille ainsi qu à toute autre loi ou tout règlement fédéral, provincial ou municipal en vigueur. Anticipation Négatioation Gestion budgétaire Conduire un projet Planification Pour toutes ces raisons, nous vous proposons ce guide qui vous permettra de connaître les exigences du Ministère ainsi que de vous outiller dans le domaine de la gestion de projet et ainsi vous permettre de bénéficier pleinement de la subvention PFI. Ce document vise à préciser les différentes tâches à accomplir, les critères à considérer lors du choix d un chargé de projet, les responsabilités qui lui seront dévolues par le conseil d administration du CPE (CA) et les obligations dont il devra s acquitter en regard du mandat qui lui est confié. Analyse Organisation 2 LA GESTION DE PROJET La gestion de projet ou conduite de projet est une démarche visant à structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d un projet 1. Le management de projet est l application de connaissances, d outils et de techniques aux activités d un projet afin d en satisfaire les exigences. Conséquemment, le maniement de la gestion de projet consiste à planifier, exécuter et contrôler les paramètres d un projet. Pour ce faire, il est important : I. D identifier les exigences; Règles administratives du PFI; Règles budgétaires du PFI; 1 http://gestiondeprojet.pm/ 3

Loi et règlements sur les services de garde éducatifs à l enfance; Code de construction du Québec; Les besoins du CPE; Les exigences des municipalités. II. D analyser les divers besoins, soucis et attentes des parties prenantes 2 ; III. De pondérer les contraintes concurrentes du projet provoquées, entre autres, par : le contenu; la qualité; le budget; l échéancier. Les parties prenantes sont des personnes ou des organisations qui prennent une part active au projet, et dont les intérêts peuvent être affectés, positivement ou négativement, par la performance du projet ou par son achèvement. 2.1 Le contenu : conception des plans Le contenu à définir pour un projet de concrétisation de nouvelles places se délimite principalement dans l élaboration des plans préliminaires, cette étape représentant un point pivot du projet. L architecte est le professionnel, dans ce type de projet, responsable de la création des plans. Selon l Ordre des architectes du Québec, l architecte s emploie à définir précisément les besoins de son client avant de concevoir, en fonction du budget disponible, un bâtiment qui résoudra au mieux l équation «solidité, fonction et esthétique». Il prend en compte les paramètres d ordre géographique, environnemental, social, culturel et technique. Ce processus, qui se déroule en collaboration avec le client, fait aussi appel à d autres professionnels : ingénieur, architecte paysagiste, arpenteur géomètre, etc. Chaque professionnel a l imputation de la portion spécialisée à sa profession et de la conformité des travaux si son mandat stipule une surveillance de chantier. Règlements municipaux L'ingénieur civil L'ingénieur mécaniqueélectrique Ministère de la Famille Architecte CPE 2 4

2.2 Budget / qualité Dans le but de respecter les enveloppes budgétaires allouées par le Ministère, l élaboration du budget d implantation devient un processus de consolidation entre les souhaits de certains designs et matériaux, versus les coûts reliés avec ces choix afin de respecter un niveau de qualité acceptable par le Ministère et le CPE. Estimer les coûts est un processus qui consiste à calculer une approximation des ressources monétaires nécessaires à l accomplissement de l ouvrage. Il est dans le mandat de l architecte de soumettre une estimation du coût probable des travaux (budget implantation préliminaire). L estimation des coûts doit être affinée selon les étapes du projet pour refléter les informations supplémentaires qui deviennent disponibles. entente CPE- Ministère Enveloppes budgétaires préliminaires Contrat chargé de projet Rapport bimestriel contrat architecture Dépot des plans préliminaires Budget préliminaire Rapport bimestriel contrat entrepreneur Enveloppes budgétaires révisées Budget révisé Rapport bimestriel Plans révisés fin des travaux Enveloppes budgétaires finales Budget final Un défi important est d orchestrer l harmonie entre les exigences et les besoins des parties prenantes du projet lorsque celles-ci ont des idées différentes sur l importance relative des contraintes. Gérer les attentes contribue à accroître la probabilité de succès du projet en assurant que les intervenants du projet comprennent les avantages et les risques. En anticipant la réaction des gens par rapport au projet, il est possible de prendre des mesures préventives pour gagner leur soutien ou minimiser les impacts négatifs. Des personnes actives dans l atteinte de l objectif global du projet procurent une situation propice à la réussite de celui-ci. 5

2.3 Échéancier Élaborer un échéancier est un processus d analyse des séquences des activités, des durées, des besoins en ressources et des contraintes. La saisie de ces données permet d obtenir un échéancier comportant les dates prévues pour l achèvement des tâches du projet. Ce processus doit être revisé selon les étapes complétées du projet. L élaboration de l échéancier nécessite la revue et la révision des estimations de la durée et des ressources, de façon à créer un échéancier du projet qui puisse servir de référence de base pour le suivi de l avancement du projet. La révision et le maintien d un échéancier réaliste se poursuivent au fur et à mesure que le travail progresse et que la nature des évènements à risque évolue 3. Un échéancier de réalisation du projet doit être remis lors de la signature de la lettre d engagement. Par la suite, afin de signaler l avancement du projet, le Ministère réclame la préparation d un rapport bimestriel de suivi à la réalisation du projet. 3 MODALITÉS DU CHARGÉ DE PROJET Dans le transcrit des règles administratives du PFI 4, «Le chargé de projet peut être une personne physique ou une personne morale faisant fonction de consultant. Il ne peut être employé par le CPE, ni membre de son conseil d administration. Il doit toutefois être nommé par ce dernier. De plus, il ne peut être employé par aucun autre CPE». Le rôle : «Le principal rôle d un chargé de projet consiste à faire le lien entre tous les intervenants participant à un même projet et à coordonner leurs actions. Il doit savoir arrimer les besoins et les exigences du CPE et du Ministère, mais aussi élaborer le budget et le calendrier et en faire le suivi. Il doit aussi harmoniser les pratiques de chacun afin de faciliter la réalisation du projet et l entente des différents intervenants.» Les responsabilités : «Ses responsabilités consistent à faire l étude de faisabilité, préparer et gérer le calendrier d exécution des travaux et les budgets détaillés du projet, de concert avec les différents intervenants. De plus, il effectue ou supervise toute demande de permis de construction faite à la municipalité. Il doit également organiser et superviser le processus d appel d offres en fonction des échéanciers. En collaboration avec l architecte, il L implication du chargé de projet lors de la préparation du calendrier d exécution des travaux et du budget d implantation relève plutôt d une consolidation d informations. L architecte et l entrepreneur sont des intervenants prépondérants dans la préparation de ces documents. 3 4 Règles administratives, Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation, Juin 2012 6

supervise l exécution et règle différentes problématiques auprès des entrepreneurs. Il doit également tenir informé le conseil d administration des avancées ou des modifications apportées au projet. Finalement, il assure la fermeture du projet.» Les coûts engendrés par le chargé de projet relèvent de l enveloppe budgétaire des honoraires professionnels. Aussi, les projets qui pourront avoir accès aux honoraires du chargé de projet (Élément 2 de l enveloppe honoraires professionnels) devront se conformer aux exigences de cette enveloppe concernant l attribution des contrats. «Lorsque les honoraires estimés d'un professionnel sont supérieurs à 5 000 $, mais inférieurs à 50 000 $, le CPE doit attribuer le contrat par appel d'offres sur invitation. S ils sont de 5 000 $ ou moins, le CPE peut négocier de gré à gré. S ils sont de 50 000 $ ou plus, le recours à l appel d offres publiques est obligatoire.» Voici la liste des projets qui sont admissibles : 3.1 Financement de la construction d une installation «La construction d une installation peut s imposer comme la meilleure solution à divers problèmes. Ainsi, on peut décider de construire une installation lorsque : de nouvelles places sont attribuées à un CPE ou à un demandeur de permis de CPE; le CPE, qu il soit locataire ou propriétaire, a reçu l autorisation du ministre de changer d emplacement. La construction peut impliquer l achat d un terrain ou la location d un terrain par contrat d emphytéose d au moins 40 ans. Les enveloppes sont fixées en fonction des événements déclencheurs et de la situation antérieure du CPE.» 3.2 Financement de l acquisition d une propriété «L acquisition et la rénovation d une propriété pour en faire une installation peuvent s imposer comme la meilleure solution à divers problèmes. Ainsi, on peut décider d acquérir et de rénover une propriété lorsque : de nouvelles places sont attribuées à un CPE ou à un demandeur de permis de CPE; le CPE, qu il soit locataire ou propriétaire, a reçu l autorisation du ministre de changer d emplacement. Par acquisition, on entend également la location d une propriété par contrat d emphytéose d au moins 40 ans. Certains ajustements sont apportés à l enveloppe pour tenir compte de cette situation. Les enveloppes sont fixées en fonction des événements déclencheurs et de la situation antérieure du CPE.» 7

3.3 Financement des améliorations locatives «Les améliorations locatives apportées par un CPE locataire peuvent être acceptées dans le cadre du PFI si elles sont liées à l implantation de l installation ou au changement d emplacement. Pour être admissible, le CPE doit avoir un bail d au moins 5 ans et avoir une option ferme de renouvellement d une durée équivalente.» Tous les autres types de projet ne sont pas admissibles à un montant spécifique pour les honoraires du chargé de projet. Il est important avant toute démarche de valider avec votre conseiller aux services à la famille (CSF), votre personneressource au ministère de la Famille, l admissibilité à cette enveloppe budgétaire ainsi que le montant maximum alloué. 4 PROCESSUS DE RECHERCHE D UN CHARGÉ PROJET Pour vous seconder dans l organisation de votre choix tout en respectant les règles administratives du Ministère, nous vous proposons de faire votre sélection en cinq étapes. Celles-ci sont aussi importantes les unes que les autres et il est essentiel de les faire en ordre afin de rendre ce processus efficace et à l'avenant de vos attentes. L'analyse des besoins 1re étape 2 e étape La recherche de candidats Pré-sélection L appel d offres 3 e étape 4 e étape L'analyse des soumissions (3 minimum) Le contrat 5 e étape Selon le Ministère, l entité légale du CPE est son CA. Conséquemment, si la direction générale désire gérer le mandat et le contrat du chargé de projet, elle doit vérifier les règlements administratifs du CPE concernant la délégation de pouvoir. De plus, l adoption d une résolution du CA spécifiant les protocoles de gestion concernant le chargé de projet peut être incontournable. Trouver un chargé de projet qui répondra à vos attentes peut prendre quelques semaines. Il est donc très important que vous établissiez un calendrier des grandes étapes de réalisation du projet afin de vous guider dans votre travail. 8

4.1 L analyse des besoins Avant de partir à la recherche d un chargé de projet, il est important de définir vos besoins. Chaque personne acquiert de l expertise diverse lors de la gestion d un CPE, toutefois un projet d immobilisations requiert énormément de temps et d énergie. Il s impose de trouver un chargé de projet qui viendra complémenter vos acquis afin d alléger votre charge de travail. Posez-vous les questions suivantes : a) Connaissez-vous le domaine de la construction, ingénierie et d architecture? b) Avez-vous des habiletés en gestion de projet? c) Êtes-vous à l aise avec la préparation de budget et d échéancier? d) La rédaction d appels d offres vous intéresse? e) Avez-vous le temps de gérer tous les suivis administratifs du PFI? 4.1.1 Tâches Définir les activités est le processus qui consiste à identifier les actions spécifiques à entreprendre pour produire les livrables du projet. Afin d entreprendre des livrables, il faut Un livrable est tout résultat, document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de l achèvement d une partie de projet ou du projet. Exemples : Un cahier des charges et une étude de faisabilité sont des livrables. www.gestiondeprojet.net Une tâche est une action à mener pour planifier les tâches aboutir à un résultat. requises pour www.gestiondeprojet.net atteindre notre objectif. Les tâches du chargé de projet peuvent varier d un CPE à l autre en fonction des habiletés des membres de «l équipe promoteur». Il est important de réaliser que plus votre chargé de projet exécutera de tâches, plus l apport financier requis sera important. Vous aurez à adapter les tâches en fonction du type de projet retenu : le temps et l énergie dont vous disposez pour ce projet en considérant l échéancier global ; l implication souhaitée de votre chargé de projet, que ce soit au plan technique, administratif ou dans le cadre d expertises spécifiques ; les modalités du plan de financement. Vous établirez les tâches du chargé de projet en fonction du rôle et de l impact que vous désirez qu il ait. Il pourra par exemple faciliter l exécution de votre projet en coordonnant toutes les pièces justificatives à remettre au Ministère selon les étapes du projet (voir Annexe 1). 4.1.2 Mandat Le chargé de projet accomplit son mandat en collaboration étroite avec le CA, la direction générale du CPE et le CSF du Ministère saisi du dossier. Un travail de coopération et d écoute est essentiel au bon déroulement du projet. «Pour s assurer d'obtenir des soumissions comparables et de réduire les risques de litiges, le CPE doit définir, par écrit, de façon précise et complète, le mandat qu il veut confier au 9

professionnel, le niveau d expérience et de compétence recherché ainsi que la méthode de rémunération qu il privilégie selon le type de mandat.» 5 Pour vous aider à déterminer le mandat du chargé de projet et les tâches à inclure, une charte de responsabilité des activités à accomplir lors du déroulement de votre projet se retrouve à l Annexe 2. Le conseil d administration doit valider le choix des tâches qui seront confiées au chargé de projet. 4.2 La recherche de candidats Le but de cette étape est de trouver le plus de candidats possible qui répondent à vos critères tout en respectant les exigences du Ministère afin de les inviter à faire une soumission pour votre projet. 4.2.1 Profil des compétences Une soumission est une déclaration écrite par laquelle une entreprise ou une personne s engage à exécuter l ouvrage défini dans un mandat sujet à une adjudication au prix qu elle a elle-même fixé. Après avoir déterminé une liste de tâches qui relèvent du chargé de projet, il convient maintenant de déterminer le profil de compétences de celui-ci. La base de ce profil doit respecter les modalités émises par le Ministère; «Le chargé de projet doit posséder une formation technique ou universitaire dans un domaine connexe à la gestion de projet ou à la construction, une bonne connaissance du milieu de la construction et des lois et règlements qui encadrent ce milieu, une connaissance des domaines techniques reliés au projet, une expérience dans la supervision de travaux de construction et une aisance dans les tâches reliées à la gestion. Le rôle de chargé de projet exige un bon sens de l organisation, une facilité à gérer plusieurs projets en même temps et à coordonner plusieurs équipes, une habileté en communication et une capacité à prendre les décisions.» Analysez votre liste des tâches principales et précisez ensuite les exigences techniques, professionnelles et personnelles qu un chargé de projet devrait avoir acquises pour remplir son mandat. Une grille du profil de compétences a été préparée en Annexe 3. D autres tâches, connaissances, habiletés, et aptitudes peuvent être ajoutées afin de personnaliser l outil. Cette grille vous permettra de déterminer le niveau de compétences des soumissionnaires à vos appels d offres. Vous devez vous assurer que tous les professionnels offrent des services de niveau comparable. 5 Règles administratives, Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation, Juin 2012 10

4.2.2 Recrutement Il est parfois possible de trouver une liste de chargés de projets en contactant les ressources suivantes : Les regroupements de CPE de votre région ; Les commissions scolaires ; Les services de garde en activité depuis les 2 dernières années ou en cours de développement. La première étape consiste à déterminer quels seront les moyens que vous utiliserez pour trouver vos candidats le plus efficacement possible. À cette étape, il s agit de déterminer où on peut rejoindre le maximum de chargés de projet. Voici quelques suggestions : Les ordres professionnels o des architectes du Québec o des ingénieurs du Québec Réseau des ingénieurs du Québec Réseau Project Management Institute o PMI-Montréal o Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Chambres de commerce de votre région Universités et CEGEP Association des Groupes des Ressources Techniques du Québec (AGRTQ) Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ) Aide technique pour des entreprises alternatives (ATENA) La deuxième étape est de préparer un message ou une publicité qui incitera le candidat ou la firme à poser sa candidature. Diffusez le message et tentez de faire la recherche auprès des associations ou regroupements pour des candidats et laissez une à deux semaines aux candidats pour postuler. Voir à l Annexe 4 un exemple d une annonce pour la recherche d un candidat. 4.2.2 Présélection La présélection est un outil qui vous permettra d éliminer les personnes qui ne correspondent pas au profil des compétences recherchées. Ainsi, vos professionnels auront une expertise et un niveau de compétences comparables. Il s agit d examiner d abord les curriculum vitae ou offres de services reçus et de concentrer son attention uniquement sur les exigences qui ont été établies. 11

Pour chaque candidat, remplissez la section «A» de la matrice de décision de l Annexe 5, évaluation du chargé de projet. Ceci vous permettra de faire un survol rapide afin d éliminer les candidats qui ne respectent pas les exigences de base. ENTREVUE TÉLÉPHONIQUE Durant l entrevue, posez des questions précises qui ne demandent pas de développement afin d obtenir des clarifications et des informations supplémentaires permettant de compléter la section «B» de la matrice de décision. Déterminez si le candidat possède les compétences recherchées et assurez-vous qu il correspond à vos exigences. Il s agit de préparer soigneusement les questions qui vous viendront à la lecture du curriculum vitae/porte-folio/profil corporatif. Voir l Annexe 6 pour vous aider à préparer votre entrevue téléphonique. ENTREVUE L entrevue sert à obtenir des informations qui vous permettront d évaluer le candidat ou la firme qui répond aux critères de sélection. Il est donc important de : Faire parler le candidat sur ses champs de compétences Connaître ses réalisations passées L amener à vous expliquer comment il a procédé pour réaliser son dernier projet ou sa dernière réalisation Vérifier si votre candidat aura des affinités avec votre CA Une liste de questions a été développée, consultez l Annexe 7 pour en prendre connaissance. En fin d entrevue, révisez rapidement le profil de compétences et assurez-vous que vous avez suffisamment d informations. Demandez au candidat ou à la firme des références sur son travail, entre autres des réalisations qu il a pu faire avec d autres CPE ou organismes et lui faire signer l autorisation de prise de références. Terminez l entrevue en décrivant votre projet ainsi que les prochaines étapes de réalisation que vous entrevoyez. Après l entrevue, remplissez immédiatement, à l aide de vos notes, la section «C» de la matrice de décision. Évitez d écrire vos opinions personnelles et vos commentaires. LISTE DE CANDIDATS Un système de pointage a été établi selon l importance que vous attribuez aux critères. Il peut être variable d un CPE à l autre selon l importance accordée. La case «note du candidat» est le résultat attribué aux personnes. Avant de les inviter à un appel d offres, vérifiez ses références, les informations qui vous ont été confiées et la satisfaction des clients précédents. 12

4.3 L appel d offres Un appel d'offres est une procédure qui permet de faire le choix de l individu ou entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) pour réaliser des travaux/services. L appel d offres est un document qu on envoie à des fournisseurs dans le but de leur demander une cotation. L objectif est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service. Les règles administratives préconisent une procédure que sont tenus de respecter les CPE lors de l attribution de contrats professionnels. Généralement, pour les services d un chargé de projet, un appel d offres sur invitation est requis. Toutefois si les honoraires professionnels sont de moins de 5000 $, vous pouvez allouer un contrat de gré à gré. Un modèle a été mis au point pour vous aider dans la rédaction d un appel d offres de services. Il appartient au CPE d adapter ce modèle afin de mieux refléter les particularités de son projet. Vous pouvez consulter cet outil à l Annexe 8. Le CPE doit ajuster ce document selon les réalités de son projet. Dans les règles administratives du PFI, «L appel d offres sur invitation consiste à obtenir des soumissions d au moins trois professionnels offrant une expertise et un niveau de compétence comparables». De ce fait, le Ministère requiert une résolution du CA indiquant : Le nom des soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis; Le nom du soumissionnaire retenu ; Pour les contrats de 25 000 $ et plus, le fait que le soumissionnaire retenu ait produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n ait pas de compte en souffrance à l endroit de Revenu Québec. Les invitations doivent être envoyées simultanément et accompagnées des documents pertinents. 4.4 L analyse des soumissions Toutes les soumissions (minimum de 3) doivent être ouvertes en présence de témoins à la date, heure et lieu mentionnés dans l appel d offres. De plus, selon les règles administratives du PFI «Tous les professionnels qui ont soumissionné des travaux peuvent assister à l ouverture des soumissions» Lors de l ouverture, «le nom des soumissionnaires et leur proposition de prix respective doivent être annoncés à haute voix». Par la suite, dites aux personnes présentes qu une analyse de la conformité des soumissions sera effectuée et qu une décision sera remise à une date prescrite. 13

CHOIX DU CANDIDAT «Le CPE doit attribuer le contrat au moins-disant et en fournir la preuve au Ministère. Le Ministère n octroie pas de budget particulier pour chaque type de professionnel sauf pour le chargé de projet pour les projets admissibles. Cependant; Toute soumission qui n est pas présentée conformément aux instructions fournies aux soumissionnaires ou qui n est pas accompagnée des documents exigés, dûment remplis, ne peut être retenue. Sous réserve du paragraphe précédent, le CPE doit étudier et considérer, aux fins de l attribution du contrat, toutes les soumissions présentées» 6 4.5 Le contrat Il est important et même crucial que les éléments de la proposition soient mis par écrit sous forme de contrat en tentant de bien spécifier les biens livrables, tels que l étude de faisabilité et les échéanciers. L offre de services devrait inclure les étapes de versement de la subvention. Il est recommandé que les versements soient faits en fonction des biens livrables du projet (étapes de réalisation). Un contrat précisant les mécanismes de communication interne et externe (MF, parents, autres) doit être signé entre le chargé de projet et le CA. Il doit stipuler que le mandat sera exécuté selon la philosophie et les orientations déterminées par le CA et réalisé conformément aux dispositions législatives, réglementaires et administratives applicables. Le contrat de services du chargé de projet doit contenir l objet et la durée du contrat, la définition du mandat, le calendrier de travail ainsi que les responsabilités de cette personne. De même, il doit définir les obligations et responsabilités du CA et les moyens de contrôle quant à l exécution du mandat, soit par le rapport bimestriel ou autre. Il doit aussi faire mention des modalités de versement des paiements selon ce qui aura été déterminé. Une ébauche (voir Annexe 9) a été modélisée afin d amorcer votre démarche de la rédaction d un contrat. 6 Règles administratives, Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation, Juin 2012 14

ANNEXE 1 : PIÈCES À REMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET

Type de projet Financement de la construction d une installation ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1re étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire Contrat du chargé de projet Résolution du CA o Nom soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis o Soumissionnaire retenu o 25 000 $ attestation de RQ Résolution du CA pour PFI o Demande de financement o Motif de la demande o Personne signataire o Renoncement engagement antérieur o Analyse changement d emplacement Cas de locaux insalubres ou inadéquats Rapport d une autorité compétente En cas de sinistre Rapport d évaluation des dommages par l assureur, établissant les conditions et les montants d indemnisation 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Appel d offres professionnels Projet de contrat avec architecte et ingénieur Résolution du CA o Nom soumissionnaires o Soumissionnaire retenu o Membre de l ordre professionnel o 25 000 $ attestation de RQ Analyse dossier MF émet avis Contrat avec architecte/ingénieur Déjà propriétaire du terrain Critères de la municipalité Étude de sol Acte notarié MF décision sur réalisation du projet Acquisition d un terrain Étude de faisabilité o Étude d opportunité o Calendrier de réalisation o Budget d implantation Évaluation municipale Certificat de localisation 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet Formulaire Demande de versement Projet - formulaire 6F OAQ et Avenants de modification formulaire 8F OAQ signés par l architecte Formulaires o Demande de paiement (3F OAQ) o Détails de la demande (4F OAQ) o Certificat de paiement (5F OAQ) Signés personnes autorisées Formulaire Relevé des dépenses non reliées à des travaux de construction Copies des factures MF confirme à l institution financière les sommes à verser au CPE 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Résolution CA CPE détient les assurances exigées pour l occupation du bâtiment Plan des étages (AutoCAD) Certificat de fin des travaux (formulaire 11F OAQ) ou certificat d achèvement substantiel (formulaire 10F OAQ) signé par l architecte Demande d inspection pour approbation des locaux par le MFA MF inspecte les lieux et remet un Avis d approbation des locaux Pièces à soumettre pour l établissement de l enveloppe finale de financement Formulaire présentant la composition des coûts réels du projet Lettre de la municipalité montant final aide ClimatSol du MDDEP s il y a lieu 16

ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1re étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire En cas d éviction Avis d éviction du propriétaire précisant les motifs Autres documents pertinents pour l évaluation de la demande MF décision sur admissibilité du projet et fait parvenir l Entente MF-CPE afin de confirmer l enveloppe préliminaire Pièces requises par l institution financière pour l ouverture du prêt à terme Formulaire Demande de versement pour avance de 2,5 % s il y a lieu 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Info infrastructure Estimation d un évaluateur agréé Critères de la municipalité Étude de sol Autres documents pertinents Cas échéant, nature du projet Projet déclaration copropriété Projet cession de terrain Programme MDDEP o Lettre d acceptation Construction bâtiment Acte d acquisition du terrain Étude de faisabilité (suite) o Calendrier réalisation o Plan de communication o Budget d implantation o Budget de fonctionnement o Esquisse du projet (facultative) o Plans préliminaires signés et scellés par un architecte Documents d appel d offres 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Signature de l addenda à l Entente MF- CPE MF ferme le dossier avec lettre de l institution financière confirmant le taux d intérêt fixe pour le prêt à terme En parallèle, soumettre tous les documents pour la délivrance de son permis Cas échéant, nature du projet Déclaration des copropriétaires acte notarié Cession de terrain ou contrat d emphytéose MF approbation 17

ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Autorisation des travaux Copie de publication de l appel d offres public Révision o Budget d implantation o Plan et devis o Calendrier de réalisation Résolution du CA o Noms soumissionnaires o Soumissionnaire retenu Détient assurances Cautionnements exigés Permis valide Régie du bâtiment o 25 000 $ attestation de RQ Copie soumission retenue avec ventilation des coûts Projet contrat entre CPE et entrepreneur Obtention des permis Modifications appropriées (si) o Signature Addenda entente CPE-MF, modification de prêt à terme o 50 000 $ autorisation SPII o MF autorise signature CPE-Entrepreneur début des travaux Copie du contrat CPE-Entrepreneur MF panneau sur site 18

Type de projet Financement de l acquisition d une propriété ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire Contrat du chargé de projet Résolution du CA o Nom soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis o Soumissionnaire retenu o 25 000 $ attestation de Revenu Québec RQ Résolution du CA pour PFI o Demande de financement o Motif de la demande o Personne signataire o Renoncement engagement antérieur o Analyse changement d emplacement Cas de locaux insalubres ou inadéquats Rapport d une autorité compétente En cas de sinistre Rapport d évaluation des dommages par l assureur, établissant les conditions et les montants d indemnisation 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Appel d offres professionnels Projet de contrat avec architecte et ingénieur Résolution du CA o Nom soumissionnaires et montant o Soumissionnaire retenu o Membre de son ordre professionnel o 25 000 $ attestation de RQ Analyse dossier MF émet un avis Contrat avec architecte/ingénieur Faire autoriser l acquisition de la propriété Étude de faisabilité o Étude d opportunité o Calendrier de réalisation o Budget d implantation o Esquisse des aménagements Évaluation municipale terrain et bâtiment Copie certificat de localisation Estimation évaluateur agréé si écart 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet Formulaire Demande de versement Projet - formulaire 6F OAQ et Avenants de modification formulaire 8F OAQ signés par l architecte Formulaires o Demande de paiement (3F OAQ) o Détails de la demande (4F OAQ) o Certificat de paiement (5F OAQ) o Signés personnes autorisées Formulaire Relevé des dépenses non reliées à des travaux de construction Copies des factures MF confirme à l institution financière les sommes à verser au CPE 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Résolution CA CPE détient les assurances exigées pour l occupation du bâtiment Plan des étages (AutoCAD) Certificat de fin des travaux (formulaire 11F OAQ) ou certificat d achèvement substantiel (formulaire 10F OAQ) signé par l architecte Demande d inspection pour approbation des locaux par le MFA MF inspecte les lieux et remet un Avis d approbation des locaux Pièces à soumettre pour l établissement de l enveloppe finale de financement Formulaire présentant la composition des coûts réels du projet Lettre de la municipalité montant final aide ClimatSol du MDDEP s il y a lieu 19

ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire Autres documents pertinents pour l évaluation de la demande MF décision sur admissibilité du projet et fait parvenir l Entente MF-CPE afin de confirmer l enveloppe préliminaire Pièces requises par l institution financière pour l ouverture du prêt à terme 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Autres documents pertinents Cas échéant, nature du projet Projet déclaration copropriété Projet cession de terrain Si projet de réhabilitation Programme MDDEP, o Lettre d acceptation Déclaration des copropriétaires Cession de propriété ou emphytéose 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Signature de l addenda à l Entente MF- CPE En parallèle, soumettre tous les documents pour la délivrance de son permis Formulaire Demande de versement pour avance de 2,5 % s il y a lieu Autorisation à procéder à l appel d offres pour construction Acte d acquisition Étude de faisabilité (suite) o Plan de communication o Budget d implantation o Budget de fonctionnement o Plans préliminaires signés et scellés par un architecte Documents d appel d offres MF Analyse documents et donne son approbation conditionnelle budgets, approuve les plans et autorise à procéder appel d offres 20

ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Autorisation des travaux Copie de publication de l appel d offres public Révision o Budget d implantation o Plan et devis o Calendrier de réalisation Résolution du CA o Noms soumissionnaires o Soumissionnaire retenu Détient assurances Cautionnements exigés Permis valide Régie du bâtiment o 25 000 $ attestation de RQ Copie soumission retenue avec ventilation des coûts Projet contrat entre CPE et entrepreneur Obtention des permis Modifications appropriées (si) o MF Signature Addenda entente CPE-MF, modification de prêt à terme o 50 000 $ autorisation SPII o MF autorise signature CPE-Entrepreneur début des travaux copie du contrat CPE-Entrepreneur MF panneau sur le site 21

ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET Type de projet Financement des améliorations locatives 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire Contrat du chargé de projet Résolution du CA o Noms soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis o Soumissionnaire retenu o 25 000 $ Attestation de Revenu Québec (RQ) Résolution du CA pour PFI o Demande de financement o Motif de la demande o Personne signataire o Renoncement engagement antérieur o Analyse changement d emplacement Cas de locaux insalubres ou inadéquats Rapport d une autorité compétente En cas de sinistre Rapport d évaluation des dommages par l assureur, établissant les conditions et les montants d indemnisation 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Appel d offres professionnels Projet de contrat avec architecte et ingénieur Résolution du CA o Noms soumissionnaires et montant o Soumissionnaire retenu o Membre de son ordre professionnel o 25 000 $ attestation RQ Analyse dossier MF émet un avis Contrat avec architecte/ ingénieur Cas échéants, nature du projet Étude de faisabilité o Étude d opportunité o Calendrier de réalisation o Budget d implantation o Esquisse des aménagements Estimation, évaluateur agréé Critères de la municipalité CPE Offre d achat conditionnelle 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet Formulaire Demande de versement Projet - formulaire 6F OAQ et Avenants de modification formulaire 8F OAQ signés par l architecte Formulaires o Demande de paiement (3F OAQ) o Détails de la demande (4F OAQ) o Certificat de paiement (5F OAQ) o Signés personnes autorisées Formulaire Relevé des dépenses non reliées à des travaux de construction Copies des factures MF confirme à l institution financière les sommes à verser au CPE 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Résolution CA CPE détient les assurances exigées pour l occupation du bâtiment Plan des étages (AutoCAD) Certificat de fin des travaux (formulaire 11F OAQ) ou certificat d achèvement substantiel (formulaire 10F OAQ) signé par l architecte Demande d inspection pour approbation des locaux par le MFA MF inspecte les lieux et remet un Avis d approbation des locaux Pièces à soumettre pour l établissement de l enveloppe finale de financement Formulaire présentant la composition des coûts réels du projet 22

ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire En cas d éviction Avis d éviction du propriétaire précisant les motifs Autres documents pertinents pour l évaluation de la demande MF décision sur admissibilité du projet et fait parvenir l Entente MF-CPE afin de confirmer l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Rapport d inspection Étude de sol Projet bail o Durée max de 5 ans o Clause de droit de préférence o Inscription du bail au Bureau de la publicité des droits o Clause contre éviction o Liste et échéancier des travaux o Décontamination aux frais du locataire, s il y a lieu 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Signature de l addenda à l Entente MF- CPE MF ferme le dossier avec lettre de l institution financière confirmant le taux d intérêt fixe pour le prêt à terme Pièces requises par l institution financière pour l ouverture du prêt à terme Formulaire Demande de versement pour avance de 2,5 % s il y a lieu MF se réserve le droit de demander les clauses; o Si propriétaire change d emplacement, aux frais du proprio et approuvé par MF o Gratuité de loyer durant les travaux d aménagement Autres documents pertinents En parallèle, soumettre tous les documents pour la délivrance de son permis MF donne approbation conditionnelle des budgets. Autorise la signature du bail ou CPE poursuit étude 23

ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Autorisation à procéder à l appel d offres pour construction Copie du bail Étude de faisabilité (suite) o Plan de communication o Budget d implantation o Budget de fonctionnement o Plans préliminaires signés et scellés par un architecte Documents d appel d offres MF Analyse documents et donne son approbation conditionnelle budgets, approuve les plans et autorise à procéder appel d offres Autorisation des travaux Copie de publication de l appel d offres public Révision o Budget d implantation o Plan et devis o Calendrier de réalisation Résolution du CA o Noms soumissionnaires o Soumissionnaire retenu Détient assurances Cautionnements exigés Permis valide Régie du bâtiment 24

ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement 25 000 $ de RQ Copie soumission retenue avec ventilation des coûts Projet contrat entre CPE et entrepreneur Obtention des permis Modifications appropriées (si) 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux MF o Signature Addenda entente CPE-MF, modification de prêt à terme o 50 000 $ autorisation SPII o MF autorise signature CPE-Entrepreneur début des travaux copie du contrat CPE-Entrepreneur 25

ANNEXE 2 : LA CHARTE DES RESPONSABILITÉS

Chargé de projet Architecte CPE Les tâches Définir les activités est le processus qui consiste à identifier les actions spécifiques à entreprendre pour produire les livrables du projet 7. Ainsi chaque activité peut être subdivisée en tâches. Par la suite, il est impératif d identifier un responsable pour s assurer de l exécution du livrable. Il faut être averti que le projet global est sous la charge du CPE. La charte Il est important de noter que certaines de ces tâches doivent être sous la responsabilité de la direction du CPE, tout ce qui est relié au personnel demeure confidentiel et doit être sous la tutelle de celle-ci. Ce tableau (une chartre de responsabilités globales du projet) est un guide pour vous orienter dans la composition du mandat de votre chargé de projet. Ceci demeure un modèle et doit être adapté selon l expertise de votre chargé de projet, de la complexité de votre projet, de l enveloppe budgétaire accordé et de vos besoins. Quatre niveaux d implication Responsable : Obligation de s acquitter d une tâche ou d une série de tâches et de répondre de son exécution. Niveau d autorité le plus élevé. Personne qui a la possibilité de décider dans l exercice de son mandat. Organise : Supervise : Collabore : Donne une structure, rend le travail possible. Met ce qu il faut en place pour que le travail se réalise. Contrôle, surveille l ensemble d un travail. Ne le fait pas lui-même, mais s assure qu il soit fait. Participe à la réalisation, n en assume pas la responsabilité. Agit à titre-conseil. Il faut choisir une option, prenons comme exemple : Description des activités Tâche R/O/C C/R Vous devez choisir entre R/O/C pour le chargé de projet, si le choix est "organise " il faut obligatoirement que la direction générale soit "responsable" car chaque activité doit être associée a un responsable. À l inverse, si vous voulez juste collaborer à la tâche, le chargé de projet ou l architecte doit être responsable. Il n est pas réaliste d inscrire Chargé de projet toutes les tâches sous le mandat du chargé de projet, il faut bien comprendre que le rôle principal du chargé de projet consiste à faire le lien entre tous les intervenants participant à un même projet et à coordonner leurs actions. R/O/C Direction générale C/R 7 27

Chargé de projet Architecte CPE Le CPE est toujours imputable de l information qu il fournit au Ministère CHARTE DES RESPONSABILITÉS Liste d activités reliées à la construction des nouvelles places Description des activités 1) Démarrage du projet Étude d opportunité (s il y a lieu) R/O/C C/R Calendrier de réalisation (selon l échéancier de réalisation de l annexe 2 de la lettre d engagement) R/O C C/R Esquisse des aménagements C R S Plans préliminaires d architecte C R S Coût du projet R/O C C/R Financement du projet R Plan de communication R/O C/R 2) Consolidation et gérance des budgets détaillés Budget d implantation S O R Budget de fonctionnement C/O R Soutient le CPE dans le choix d un comptable pour l élaboration de documents financiers C/O R Réalise les budgets d exploitation sur 3 ans C/O R Réalise des prévisions de flux de trésorerie C/O R S assure que les demandes de versement de paiement soient faites selon l étape en cours O/C R Réalise les résultats prévisionnels O/C R Réalise le bilan prévisionnel O/C R Révise les budgets si nécessaire O/C R 3) Procédures liées aux professionnels Embauche de l architecte R o Liste de professionnels R/C C/R o Processus d appel d offres O R o Analyse des soumissions O R o Contrat C/O R Embauche des ingénieurs R o Liste de professionnels R/C C/R C/C o Processus d appel d offres O/C/S O/C R o Analyse des soumissions O C R o Contrat C/O R/R Choix d un entrepreneur en construction avec l architecte R o Appels d offres S/C O R o Ouverture des soumissions S/C O R o Contrat S/C O R Administration des actes notariés R o Choix d un notaire pour effectuer les transferts de titres O R o Fait la recommandation du contrat de vente O/C R o Fait la recommandation du contrat d emphytéose O/C R o Acquisition d une propriété ou d un terrain R i. Procède à une offre d achat O/C R ii. Inspection de la propriété R/O/C S/R iii. Analyse des sols R/O S/R iv. Acte notarié O/C R 28

Chargé de projet Architecte CPE CHARTE DES RESPONSABILITÉS Liste d activités reliées à la construction des nouvelles places Description des activités 4) Études de sol Liste d entreprises R/C C/R Processus d appel d offres O R Analyse des soumissions O R Contrat C/O R 5) Plans préliminaires Programme architectural (document avec les besoins et exigences du CPE) O/C S R Plans préliminaires (plans et devis, liste et matériel de construction, estimations des coûts) S R S Cahiers de charges S R 6) Réalisation des travaux Demande de permis S/R R/C Cérémonie protocolaire de la première pelletée de terre O/C R Gestion des activités de l entrepreneur S R C L exécution des travaux (respect du devis de construction) S R Règle les problématiques avec les parties prenantes R C Suivi de chantier (rencontre de chantier, vérification des coûts, etc.) R 7) Élaboration des suivis Pièces justificatives à remettre au Ministère R o Pièces à remettre au Ministère étape 2 O/ o Pièces à remettre au Ministère étape 3 O o Pièces à remettre au Ministère étape 4 O Rapport bimestriel du Ministère O C R 8) Équipement et mobilier Élaboration de la liste du matériel et équipement requis C R Soumissions et recherche des équipements et du mobilier C/O R Achat des équipements et du mobilier C/O R 9) Fermeture du projet Approbation des locaux R o Selon les plans et devis S R o Par le Ministère O C R Cérémonie protocolaire de l ouverture du CPE O/R R/C Signature d addenda S R Lettre de l institution financière O/C R Le CPE peut être désigné par sa direction générale ou/et le CA ou/et un comité dépendamment des procédures adoptés par le CA du CPE. 29

Liste d activités administratives reliées à mise en place des nouvelles places ou à l ouverture d une nouvelle installation qui devront être assumées par la direction générale du CPE. Description des activités 1) Gestion des ressources humaines Les politiques de gestion des ressources humaines o Politique pour le personnel o Politique des ressources humaines o Politique salariale o Politique de formation Recrutement du personnel o Comité de sélection o Affichage de poste o Grille de sélection et d entrevue o Sélection et embauche du personnel Demande un numéro d employeur aux ministères du Revenu du Québec et du Canada 2) Délivrance du permis de fonctionnement du CPE Pour déposer une demande de permis de CPE ou de garderie, le demandeur doit : Remplir et signer le formulaire : Demande de permis Verser le droit exigé, conforme à l article 13 du Règlement, à l ordre du ministre des Finances Fournir les renseignements et documents exigés aux articles 10, 11 et 13 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance. Soyez à l affût de l adoption de certaines modifications du Règlement à l automne 2013 30

ANNEXE 3 : GRILLE DU PROFIL DE COMPÉTENCES

ANNEXE 3 : Grille du profil de compétences Type de tâches Connaissances Habilités Planification Connaissance de la réalité du milieu et de la conjoncture du marché Connaissance des étapes liées à des projets de construction Connaissance des délais municipaux liés à l approbation de zonage Connaissance de la région et des problématiques Budgétisation Connaissance du mode de financement des CPE Connaissance de la gestion financière Connaissance des budgets liés à la construction Gestion Connaissance du milieu de la construction Formation reliée à la gestion de projet Connaissance d organigrammes types et des tâches connexes Connaissance de la construction et de ses rouages Avoir déjà élaboré les différentes étapes d un projet de construction Représentation du CPE Bonne connaissance du domaine des services de garde Connaissance du fonctionnement des corporations à but non lucratif Connaissance des besoins de garde du milieu Connaissance du mandat du CA Réglementation Connaissance de base de la loi et règlements sur les CPE Capacité de développer des partenariats Capacité à travailler sous pression Capacité de synthèse Capacité à réaliser plusieurs activités simultanément Expérience en développement organisationnel Expérience en communication L esprit critique lors de l évaluation des plans Maîtrise de la suite Office Esprit d équipe et de collaboration Capacité à prendre des décisions efficaces sous pression Expérience en gestion de CPE Bon esprit d entrepreneuriat Expérience dans le développement et/ou la gestion d organisation à but non lucratif Esprit de synthèse afin de retrouver les éléments essentiels aux documents Capacité d aller chercher les informations pertinentes aux tâches à exécuter Aptitudes : À l écoute des besoins des administrateurs Parfaite maîtrise de la communication française verbale et écrite Bon esprit d équipe Sensible aux valeurs du CPE Sens de l organisation Professionnalisme Ouverture d esprit pour recueillir les informations du groupe promoteur Excellent leadership Esprit critique Rigoureux, analytique, sens du détail et bonne capacité à gérer les priorités sous pression; nature entrepreneuriale et polyvalente 32

ANNEXE 4 : ANNONCE POUR LA RECHERCHE DE CANDIDATURES

Votre logo RECHERCHE DE CANDIDATURES Le nom de votre CPE est à la recherche d un chargé de projet intéressé à soumissionner pour un projet votre type de projet. CHARGÉ DE PROJET POUR UN DÉVELOPPEMENT EN CENTRE DE LA PETITE ENFANCE (CPE) Un centre de la petite enfance est un organisme à but non lucratif qui fournit dans une installation des services de garde éducatifs, s'adressant principalement aux enfants de 6 mois à 5 ans. Ces services de garde offrent des places à contribution réduite et reçoivent des subventions gouvernementales. Ils sont gérés de façon autonome par un conseil d administration composé de parents utilisateurs. VOTRE RÔLE Dans le cadre de sa fonction, le rôle du chargé de projet consiste, en collaboration avec la direction générale du CPE, à la mise en œuvre d un projet de construction afin de concrétiser la réalisation de nouvelles places. Le chargé de projet est responsable de la coordination des différentes tâches et de faire le lien entre tous les intervenants participant au projet tout en coordonnant leurs actions. Il doit appuyer le CPE dans l arrimage de leurs besoins et les exigences par rapport aux normes et règlementations en vigueur (ministère de la Famille, ville et autre). De plus, il est tenu d effectuer une consolidation et gérance du budget et du calendrier de réalisation. Il doit aussi harmoniser les pratiques de chacun afin de faciliter la réalisation du projet et l entente des différents intervenants. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES Faire l étude de faisabilité Préparer et gérer le calendrier d exécution des travaux Préparer et gérer les budgets détaillés du projet Effectuer et superviser le processus d appel d offres Superviser en collaboration avec l architecte l exécution des travaux Régler les différentes problématiques auprès des entrepreneurs Informer le conseil d administration des progrès et changements Assurer la fermeture du projet Respecter les objectifs, le budget et l échéancier 34

EXIGENCES Formation et exigences Diplôme d études universitaires ou collégiales relié à la gestion de projet et/ou à la construction 3 ans d expérience en tant que chargé de projet et/ou 3 ans d expérience en construction Expérience en développement organisationnel Toute combinaison pertinente d études/expérience sera analysée Compétences techniques Connaissance du milieu de la construction Connaissance des étapes liées à des projets de construction Connaissance en gestion financière Connaissance de base de la loi et règlements sur les CPE Connaissance du mode de financement des CPE Maîtrise de la suite Office Compétences personnelles Sens de l organisation Capacité à réaliser plusieurs activités simultanément Parfaite maîtrise de la communication française verbale et écrite Esprit d équipe et collaboration Capacité à prendre des décisions efficaces sous pression Capacité d aller chercher les informations pertinentes aux tâches à exécuter APTITUDES Excellent leadership Sensible aux valeurs du CPE Faire preuve de professionnalisme Esprit critique Si vous croyez posséder les compétences demandées, S.V.P., veuillez envoyer votre CV accompagné d une lettre de motivation d ici le date à l attention de votre nom et votre courriel. 35

ANNEXE 5 : MATRICE DE DÉCISION, ÉVALUATION DU PROFIL DES COMPÉTENCES

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ANNEXE 6 : ENTREVUE TÉLÉPHONIQUE

ANNEXE 6 : Entrevue téléphonique Introduction Nous avons reçu votre C.V. ou obtenu votre nom par pour le poste de chargé de projet pour notre projet (nommez le projet que ce soit une construction ou autre) pour le CPE (nommez le CPE ou la personne-ressource de l annonce). Nous sommes à réviser les candidatures et j aimerais préciser certaines de vos informations en débutant par une entrevue téléphonique. Est-ce que vous avez quelques minutes pour répondre à mes questions? (Si non) Serait-il possible de vous recontacter plus tard? Quel moment serait le plus approprié? Spécification du mandat Vous devez savoir que le poste de chargé de projet est un mandat obtenu par un appel d offres qui provient du conseil d administration et que vous allez devoir faire une soumission. Vous êtes un travailleur autonome et non un employé d un CPE. Précisions sur le mandat Nous aimerions connaître vos disponibilités et avoir un aperçu de vos conditions et honoraires avant d aborder les autres sujets. Nous recherchons quelqu un pour accomplir les tâches suivantes (référez-vous à l Annexe 2) : Compétences Vérifiez si le candidat possède les compétences recherchées. Si une réponse démontre qu il possède la compétence, passez rapidement à une autre question. Décrivez-moi les principales étapes de la charge de projet? Parlez-moi de vos autres réalisations? Quel est le rôle du CA dans le développement d une installation? Définissez-moi le mot collaboration? Suivi de l appel téléphonique Faire part au candidat des étapes du processus de sélection à la suite de l entrevue téléphonique et des délais que chacune de ces étapes prendront. La candidature sera examinée par le CA Procédure pour les appels d offres 39

ANNEXE 7 : ENTREVUE

Nom du candidat : Entrevue Chargé de projet 8 1. Champs de compétences Quelles sont les qualités essentielles d un chargé de projet? Parmi l ensemble de vos compétences générales, lesquelles vous sont le plus utiles dans une charge de projet? Pourquoi? Décrivez-nous les compétences techniques que vous possédez. Décrivez-nous les compétences que vous considérez essentielles pour la réalisation de votre mandat. Parlez-nous du milieu de la construction. Décrivez-nous les aspects positifs et les aspects négatifs. Quels logiciels avez-vous l habitude d utiliser dans le cadre de la gestion de projet? 8 Collaboration du CPE Les Crayons Magiques 41

2. Réalisations passées Quel serait le projet dont vous êtes le moins fier? Pourquoi? Que feriez-vous différemment? Quelles ont été vos charges de projet les plus significatives? Quels ont été les aspects positifs de ces expériences? Quelle a été la décision la plus difficile à prendre dans un projet et pourquoi? Quelles sont vos tâches préférées dans une charge de projet? Celles que vous aimez moins? Quelles difficultés avez-vous rencontrées et comment les avez-vous surmontées? 3. Dernière charge de projet Quelles ont été les étapes liées à la réalisation de votre dernier projet? En quelle année? Seriez-vous prêt à gérer un budget avec des enveloppes prédéfinies? Quels sont les avantages et inconvénients? 42

Quelle plateforme de travail utiliserez-vous? Connaissez-vous le mode de financement du PFI? Pouvez-vous nous en décrire les particularités? Parlez-nous des étapes préalables à l ouverture des installations. À quel moment s arrêtera votre implication? 4. Affinités CA Expliquez-nous pourquoi et comment avoir un esprit d entrepreneurship est essentiel en gestion de projet. De quelle manière serez-vous en mesure de concilier la mission et les valeurs du CPE dans votre mandat? Comment entrevoyez-vous votre collaboration avec la directrice générale en regard du suivi du projet? Comment entrevoyez-vous votre collaboration avec le conseil d administration en regard du suivi du projet? 43

Avez-vous des éléments à ajouter qui seront utiles à votre candidature et que nous n avons pu mettre en lumière durant cette entrevue? Quelle stratégie allez-vous adopter pour concilier les besoins du Ministère, de la DG et des autres intervenants qui travailleront sur le projet? Faire signer un formulaire d autorisation de référence. 44

ANNEXE 8 : APPEL D OFFRES

Votre logo Modèle Appel d offres de services d un chargé de projet pour la réalisation d un projet de développement d un centre de la petite enfance (CPE) Dans ce modèle, nous vous suggérons un appel d offres afin de solliciter des soumissionnaires sous une base de montant forfaitaire. Cette approche a été préconisée afin de faciliter l analyse des soumissions pour déterminer le moins-disant (exigence des règles administratives du PFI) et aussi pour une meilleure gestion de votre enveloppe d Honoraires professionnels. Cet outil vous guidera dans la démarche du processus d appel d offres tout en vous permettant d apporter les modifications nécessaires aux spécificités de votre projet. Ce document est un modèle qui a été créé pour aider et guider les CPE dans le montage de leur document d appel d offres pour le chargé de projet. La vigilance de la direction du CPE demeure requise en tout temps et durant toutes les étapes de la préparation de l appel d offres. Ainsi, c est à la direction de s assurer de la conformité des documents finaux. Produit en collaboration avec le service juridique de l AQCPE. Février 2014 46

Montréal, lundi xxx 2014 OBJET : INVITATION À PRÉSENTER UNE OFFRE DE SERVICES À TITRE DE CHARGÉ DE PROJET Maître de l ouvrage : Nom du CPE Adresse Numéro de téléphone Adresse courriel SPÉCIALISTE : CHARGÉ DE PROJET Bonjour, Par la présente, nous vous invitons à présenter une offre de services professionnels pour le projet [de construction d une nouvelle installation ou de l acquisition d une propriété ou des améliorations locatives ou ] du centre de la petite enfance (CPE) xxx, dont voici les principales caractéristiques : 1. Présentation du CPE Historique du CPE, mission, description de la situation actuelle, regroupement des installations Particularité d un OBNL. 2. Description du projet 2.1. Type de projet : Les services professionnels d un chargé de projet faisant l objet de cet appel d offres sont requis pour la réalisation d une nouvelle installation ou d une augmentation avec agrandissement de capacité de l installation existante ou. i. Adresse : xxx ii. Capacité actuelle : xxx iii. Accroissement de capacité : xxx 2.2. Principales caractéristiques : Description du site d intervention et identification des utilisateurs et de leurs besoins, exemple : Pouponnière de x places Salle multifonctionnelle Le bâtiment aura/a une superficie d environ xxx m 2 47

2.3. Mode de financement Nous sommes financés selon le Programme de financement des infrastructures (PFI) établi par le ministère de la Famille. Conséquemment, le chargé de projet doit se familiariser avec ce programme. Celui-ci prescrit des procédures à respecter. 2.4. Budget : Le budget préliminaire estimé et autorisé dans le cadre du PFI se répartit entre les enveloppes préliminaires suivantes (à 50 % des taxes). Achat-construction : xxxx $ Aménagement extérieur : xxxx $ 2.5. Échéancier : Un échéancier provisoire de réalisation du projet a été élaboré. Selon cet échéancier, le projet devrait s échelonner sur environ xx mois pour une ouverture officielle vers la fin mois 2014. Le tout selon la progression et les contraintes inhérentes du projet. Les dates sont appelées à être modifiées le cas échéant. Octroi du contrat : mois 2014 Prévision du début des travaux 9 de construction: mois 2014 Prévision de la fin des travaux 9 de construction : mois 2014 3. Rôle du chargé de projet : Dans le cadre de sa fonction, le rôle du chargé de projet consiste, en collaboration avec la direction générale du CPE, à faire le lien entre tous les intervenants participant au projet et à coordonner leurs actions. Il doit appuyer le CPE dans l arrimage de leurs besoins et les exigences par rapport aux normes et règlementations en vigueur (ministère de la Famille, municipal et autre). De plus, il est tenu d effectuer une consolidation et gérance du budget et du calendrier de réalisation. Il doit aussi harmoniser les pratiques de chacun afin de faciliter la réalisation du projet et l entente des différents intervenants. 9 Date est tributaire de la remise des plans préliminaires (responsabilité de l architecte) 48

4. Mandat Le chargé de projet s engage à contribuer à la construction, l acquisition d une propriété ou des améliorations locatives de notre établissement en exécutant les tâches suivantes (toujours selon les critères du PFI) pour le compte du CPE (voir annexe 1 pour de plus amples détails); Selon les particularités de votre projet et du budget disponible. 1) Démarrage du projet, 2) Consolidation et la gérance des budgets, 3) Procédure liée aux professionnels, 4) Études de sol, 5) Plans préliminaires, 6) Réalisation des travaux, 7) Élaboration des suivis, 8) Équipement et mobilier, 9) Fermeture du projet. 5. Adjudication des contrats Le CPE retiendra les services du plus bas soumissionnaire (moins-disant) conforme. 6. Ventilation des honoraires 6.1. Tarif : La soumission devra être calculée sur une base forfaitaire. Le montant soumis inclut le coût de la main-d œuvre nécessaire à l exécution du contrat de même que les frais généraux, les frais d administration, les frais de déplacement, d hébergement et les autres frais indirects inhérents au contrat et lorsqu applicables, toutes les taxes. 6.2. Méthode de rémunération : La rémunération se fera sur présentation de factures détaillant les tâches réalisées. Le CPE versera les honoraires selon l avancée des travaux et les modalités déterminées par le ministère de la Famille dans le cadre du PFI. 7. Indications pour la soumission 7.1. La date et heure limite et l endroit pour déposer la soumission La date L heure L endroit 49

7.2. Dépôt de la soumission Les soumissions doivent obligatoirement être acheminées dans une enveloppe scellée et selon l une des trois méthodes suivantes : par la poste (courrier recommandé de Postes Canada), par service de messagerie, déposées au CPE nom et adresse, du lundi au vendredi entre 9 h et 17 h. Dans ce cas, le soumissionnaire devra signer un document confirmant le dépôt et la réception de la soumission. Un seul exemplaire de votre soumission est requis. 7.3. Ouverture de la soumission : La date L heure L endroit «Tous les professionnels qui ont soumissionné des travaux peuvent assister à l ouverture des soumissions.» Règles administrative PFI 2013-2014 p.151 7.4. Période de validité de la soumission La soumission est valide pour une période de 60 jours ouvrables à compter de la date d ouverture des soumissions. 7.5. Diffusion des résultats Le Conseil d administration avisera le soumissionnaire retenu par courriel avant le date. 7.6. Conformité Toute soumission qui ne serait pas présentée conformément aux instructions fournies aux soumissionnaires ou qui ne serait pas accompagnée des documents exigés, dûment remplis, sera rejetée. 7.7. Réserve Le CPE n est pas tenu d accepter aucune des soumissions reçues. 8. Professionnels autorisés à soumissionner Professionnel ayant au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement établi à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. Pour les contrats de 25 000 $ et plus, seul le professionnel ayant fourni une attestation délivrée par Revenu Québec (RQ) au cours des quatre-vingt-dix (90) jours précédant la date et l heure limites de réception des soumissions indiquant qu il a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n a pas de comptes en souffrance à l endroit de RQ. 50

9. Profil de compétences Le chargé de projet doit posséder une formation technique ou universitaire dans un domaine connexe à la gestion de projet ou à la construction, une bonne connaissance du milieu de la construction et des lois et règlements qui encadrent ce milieu, une connaissance des domaines techniques reliés au projet, une expérience dans la supervision de travaux de construction et une aisance dans les tâches reliées à la gestion. Le rôle de chargé de projet exige un grand sens de l organisation, une facilité à gérer plusieurs projets en même temps et à coordonner plusieurs équipes, une habileté en communication et une capacité à prendre des décisions. (Ce profil est la base, l Annexe 3 du guide : Comment choisir son chargé de projet peut vous aider à le personnaliser) 10. Avertissement Toute offre, tout don ou paiement, toute rémunération ou tout avantage en vue de se voir attribuer le présent contrat est susceptible d entraîner le rejet de la soumission ou, le cas échéant, la résiliation du contrat. 11. Divers 11.1. Coordonnées de la personne responsable 11.2. Date de la réunion d information s il y a lieu 11.3. Voici une liste des documents attendus : Une évaluation globale du coût du mandat; Si le soumissionnaire est une personne morale, la soumission doit être accompagnée d une résolution ou d un règlement autorisant la signature de la soumission et des documents annexés ; Pour les contrats de 25 000 $ et plus, l attestation requise délivrée par Revenu Québec (RQ). Toute question doit obligatoirement être posée par écrit (courriel ou fax). Aucune question par téléphone ne sera répondue. Les réponses seront transmises à tous les soumissionnaires en même temps par courriel. Aucune question ne sera acceptée moins de 5 jours ouvrables avant le dépôt des soumissions. Merci de votre collaboration. Directeur/directrice général(e) Président(e) du conseil d administration (s il y a lieu) 51

Responsable Organise Supervise Collabore ANNEXE 1 Mandat Responsable : Obligation de s acquitter d une tâche ou d une série de tâches et de répondre de son exécution. Niveau d autorité le plus élevé. Personne qui a la possibilité de décider dans l exercice de son mandat. Organise : Supervise : Collabore : Donne une structure, rend le travail possible. Met ce qu il faut en place pour que le travail se réalise. Contrôle, surveille l ensemble d un travail. Ne le fait pas lui-même, mais s assure qu il soit fait. Participe à la réalisation, n en assume pas la responsabilité. Agit à titre-conseil. Il est important de faire une analyste de vos besoins et de votre disponibilité financière (voir charte de responsabilités) et d inscrire les tâches distinctives à la réalité de votre projet. Niveau de responsabilité Description des tâches 1 2 3 4 1) Démarrage du projet Étude d opportunité Calendrier de réalisation (selon l échéancier de réalisation de l annexe 2 de la lettre d engagement) Esquisse des aménagements Plans préliminaires d architecte Coût du projet Financement du projet Plan de communication 2) Consolidation et gérance des budgets détaillés Budget d implantation Budget de fonctionnement Soutient le CPE dans le choix d un comptable pour l élaboration de documents financiers Réalise les budgets d exploitation sur 3 ans Réalise des prévisions de flux de trésorerie S assure que les demandes de versement de paiement soient faites selon l étape en cours Réalise les résultats prévisionnels Réalise le bilan prévisionnel Révise les budgets si nécessaire 52

Responsable Organise Supervise Collabore Il est important de faire une analyste de vos besoins et de votre disponibilité financière (voir charte de responsabilités) et d inscrire les tâches distinctives à la réalité de votre projet. Niveau de responsabilité Description des tâches 1 2 3 4 3) Procédure liée aux professionnels Embauche de l architecte o liste de professionnels o processus d appel d offres o analyse des soumissions o contrat Embauche des ingénieurs o liste de professionnels o processus d appel d offres o analyse des soumissions o contrat Choix d un entrepreneur en construction avec l architecte o Appels d offres o Ouverture des soumissions o Contrat Administration dans les actes notariés o Choix d un notaire pour effectuer les transferts de titres o Fais la recommandation du contrat de vente o Fais la recommandation du contrat d emphytéose o Acquisition d une propriété ou d un terrain i. Procède à une offre d achat ii. Inspection de la propriété iii. Analyse des sols iv. Acte notarié 4) Études de sol Liste d entreprises Processus d appel d offres Analyse des soumissions Contrat 5) Plans préliminaires Programme architectural (document avec les besoins et exigences du CPE) Plans préliminaires (plans et devis, liste et matériel de construction, estimations des coûts) Cahier de charges 53

Responsable Organise Supervise Collabore Il est important de faire une analyste de vos besoins et de votre disponibilité financière (voir charte de responsabilités) et d inscrire les tâches distinctives à la réalité de votre projet. Niveau de responsabilité Description des tâches 1 2 3 4 6) Réalisation des travaux Demande de permis Cérémonie protocolaire de la première pelletée de terre Choix d une entreprise pour les études de sol o Appels d offres o Ouverture des soumissions o Contrat Gestion des activités de l entrepreneur L exécution des travaux (respect du devis de construction) Règle les problématiques avec les parties prenantes Suivi de chantier (rencontre de chantier, vérification des coûts, etc.) 7) Élaboration des suivis Pièces justificatives à remettre au Ministère o Pièces à remettre au Ministère étape 2 o Pièces à remettre au Ministère étape 3 o Pièces à remettre au Ministère étape 4 Rapport bimestriel du Ministère 8) Équipement et mobilier Élaboration de la liste du matériel et équipement requis Soumissions et recherche des équipements et du mobilier Achat des équipements et du mobilier 9) Fermeture du projet Approbation des locaux o Selon les plans et devis o Par le Ministère Cérémonie protocolaire de l ouverture du CPE Signature d addenda Lettre de l institution financière 54

ANNEXE 9 : MODÈLE DE CONTRAT Produit en collaboration avec le service juridique de l AQCPE.

CONTRAT DE SERVICE CONVENTION ENTRE LE MAÎTRE DE L OUVRAGE ET LE CHARGÉ DE PROJET Cette convention est signée ce jour du mois de de l année. 1. IDENTIFICATION DES PARTIES : MAÎTRE DE L OUVRAGE : CPE EN DÉVELOPPEMENT 123 nom de la rue Ville, Québec, code postal Téléphone : 123-456-7890 Télécopieur : 123-456-7890 courriel : Mme Prénom Nom, Directrice générale Répondant CHARGÉ DE PROJET : NOM DU CHARGÉ OU COMPAGNIE 123 nom de la rue Ville, Québec, code postal Téléphone : 123-456-7890 Télécopieur : 123-456-7890 courriel : M Prénom Nom, Titre Répondant (Ci-après appelée le «CPE») (Ci-après appelée «Chargé de projet») 2. OBJECTIF DU CONTRAT Le Chargé de projet s engage pour le compte du CPE à exécuter le présent contrat et fournir tous les services stipulés aux présentes, à la section «Description du mandat» ainsi que tout autre service qui, bien que non spécifiquement mentionné, peut être requis suivant l esprit des présentes et suivant les règles de l art. 3. DESCRIPTION DU MANDAT Le Chargé de projet est au bénéfice du CPE requérant ses services. Il est mandaté à titre de consultant et s engage à : 3.1. Faire le lien entre tous les intervenants participant aux phases d analyse, de conception et de réalisation pour l implantation d une nouvelle installation de ## places située au adresse ou emplacement. 56

3.2. Contribuer et collaborer à la construction, l acquisition d une propriété ou à des améliorations locatives ou de notre établissement en exécutant les tâches suivantes pour le compte du CPE (voir le tableau des tâches et du niveau de responsabilité inclus à l annexe 1 pour de plus amples détails) : Répéter le même mandat que l appel d offres. Démarrage du projet Consolidation et gérance des budgets Procédure liée aux professionnels Études de sol Plans préliminaires Réalisation des travaux Élaboration des suivis Équipement et mobilier Fermeture du projet 4. DURÉE Le présent contrat prend effet à compter de sa signature par les deux parties et se termine un mois après la délivrance du permis de fonctionnement du CPE au Maître de l ouvrage par le Ministère. 5. COLLABORATION AVEC LES PARTENAIRES Le Chargé de projet doit exécuter son contrat et accomplir le mandat qui lui est confié en collaboration avec, notamment, la direction générale et le conseil d administration du CPE, avec les autres contractuels du projet ainsi que les personnes ressources du ministère de la Famille, particulièrement le conseiller service famille (CSF) saisi du dossier du CPE pour lequel le Chargé de projet doit réaliser le mandat. 6. RESPECT DES ORIENTATIONS Le Chargé de projet doit exécuter le présent contrat conformément à la philosophie et aux orientations déterminées par le CPE. 7. RESPECT DE LA LOI Le Chargé de projet, dans l exécution du présent contrat, doit se conformer à la Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance, aux règlements y afférant, aux normes émises par le ministère de la Famille ainsi qu à toute autre loi ou règlement fédéral, provincial et municipal en vigueur. 57

8. ÉCHÉANCIER Un échéancier provisoire de réalisation du projet a été élaboré. Selon cet échéancier, le projet devrait s échelonner sur environ xx mois pour une ouverture officielle vers la fin mois 2014. Le tout selon la progression et les contraintes inhérentes du projet. Les dates sont appelées à être modifiées le cas échéant. Répéter le même mandat que l appel d offres. Octroi du contrat : mois 2014 Prévision du début des travaux 1 de construction: mois 2014 Prévision de la fin des travaux 10 de construction : mois 2014 9. RAPPORT BIMESTRIEL Le Chargé de projet doit remettre au CPE un rapport de ses activités tous les 2 mois selon une entente à convenir par la suite. Les rapports doivent être transmis à l adresse électronique suivante : XXX 10. LISTE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS : Les documents joints (Annexe 2) à la présente entente font partie intégrante de la convention entre le CPE et le Chargé de projet. Appel d offres incluant ses annexes émis le jour # mois 2013 par nom, CPE en développement, Offre de services déposé le # mois 2013 par nom de la personne, nom de l entreprise. 11. TARIFICATION 11.1. Le coût forfaitaire du contrat, ne comprenant pas les taxes applicables lors de l offre de services, est de : ÉCRIRE EN MOTS LE MONTANT ( 12 345 $) 10 Date est tributaire de la remise des plans préliminaires (responsabilité de l architecte) 58

12. LIMITE ET MÉTHODOLOGIE DE RÉMUNÉRATION 12.1. En considération de l exécution du présent contrat, le CPE versera au Chargé de projet les honoraires dus selon l avancement des travaux du mandat donné, sur présentation d une facturation. Cette facture progressive, détaillant les tâches réalisées, sera présentée tous les # mois. Les factures seront payables dans un délai de trente jours. 12.2. Le paiement des honoraires sera limité à quatre-vingt-quinze pour cent (95 %) du prix de la facture. Le paiement de cinq pour cent (5 %) résiduel sera effectué dans les quarantecinq (45) jours de l acceptation de la fin du projet par la direction générale et le conseil d administration du CPE. 12.3. Le Chargé de projet doit agir dans les limites de son mandat. S il excède ces limites, le Chargé de projet est personnellement responsable. 12.4. Il est expressément attendu que le CPE ne sera pas tenu de rembourser au Chargé de projet les sommes dépensées en sus de la somme maximale mentionnée à la clause 11.1 du présent contrat, qu elles soient encourues lors de l exécution du présent ou de tout autre travail additionnel découlant soit d un changement de tâches non autorisé, soit d une demande formulée par une personne non autorisée par le CPE. 13. MODIFICATION Dans l éventualité où le CPE ou le Chargé de projet désire apporter des modifications à l étendue et/ou aux conditions du contrat et que, le cas échéant, le coût des honoraires qui y sont rattachés varie en plus ou en moins, le présent contrat devra faire l objet d un avenant dûment signé par les deux parties. 59

14. RÉSILIATION Le CPE se réserve le droit de résilier le présent contrat si: 14.1. si le Chargé de projet a, préalablement à la signature du présent contrat, fait une fausse déclaration quant à ses compétences et expertises à exécuter le présent contrat et à réaliser le mandat qui lui est octroyé; 14.2. si le chargé de projet ne respecte pas ses obligations en vertu du présent contrat, notamment : a) si il fait défaut d accomplir, à la satisfaction du Maître de l ouvrage, l une ou l autre des responsabilités décrites à la clause 3 du présent contrat; b) si il fait défaut de respecter l échéancier établi pour la réalisation du mandat; c) si il agit en contravention de la philosophie et les orientations du CPE; d) si il agit contrairement à la loi et aux règlements; e) si il refuse d accorder ou nuit à toute collaboration aux personnes ressources; f) si le CPE est raisonnablement insatisfait des services rendus par le Chargé de projet. 14.3. si le ministère de la Famille résilie l Entente de financement CPE-Ministère. Lorsque le CPE veut résilier le présent contrat pour les motifs énumérés à la clause 14.1 et à la clause 14.3, il doit en aviser par écrit le Chargé de projet. Le présent contrat sera automatiquement résilié à la date de cet avis. Lorsque le Maître de l ouvrage veut résilier le présent contrat pour les motifs énumérés à la clause 14.2, il doit aviser le Chargé de projet. Ce dernier aura cinq (5) jours ouvrables pour remédier aux fautes énoncées à l avis, à défaut de quoi le contrat sera automatiquement résilié rétroactivement à la date de réception de cet avis. Si le Chargé de projet veut résilier le présent contrat, il doit en aviser par écrit le CPE au minimum dix (10) jours ouvrables précédent la prise d effet de la résiliation. La retenue de cinq pour cent (5%) ne sera pas versée au Chargé de Projet. En cas de résiliation, le Chargé de projet n aura droit qu à la somme représentant la valeur réelle des services rendus jusqu à la date de réception de l avis de résiliation, sans autre compensation, ni indemnité. 60

15. PROPRIÉTÉ ET CONFIDENTIALITÉ Tous les documents produits dans le cadre de ce contrat sont et demeurent la propriété du CPE. De plus, le Chargé de projet s engage à ce que ni lui ni aucun de ses employés ne divulgue, sans y être dûment autorisé par la direction générale et le conseil d administration, les données, analyses ou résultats inclus dans les rapports réalisés en vertu du contrat ou, généralement, quoi que ce soit dont il aurait eu connaissance dans l exécution du contrat sous peine de la résiliation de ce présent contrat. 16. DÉCLARATION Le présent contrat a été librement négocié par les parties aux présentes qui attestent, par leur signature, l avoir lu attentivement, avoir obtenu les explications adéquates sur la nature de ses dispositions et les comprendre. Aux fins du contrat, le CPE et le Chargé de projet élisent domicile dans la ville de Nom de la Ville et conviennent que le contrat est considéré comme ayant été passé à Nom de la ville et qu il est soumis aux lois de la province de Québec. EN FOI DE QUOI, LES PARTIES AUX PRÉSENTES ONT SIGNÉ LE PRÉSENT CONTRAT Ce e jour de 20 Le CPE PAR : Ce e jour de 20 Le Chargé de projet PAR : 61

ANNEXES 62

ANNEXE 1 MANDAT : Inclure une copie du mandat ANNEXE 2 Copie de l appel d offres Copie de l offre de services (soumission) 63

RÉFÉRENCES Voici deux liens à consulter pour de plus amples informations concernant le Programme de financement des infrastructures (PFI) du ministère de la Famille ; Règles budgétaires pour l année 2013-2014 : http://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/publication/documents/regles_budg_pfi_13_14.pdf Règles administratives pour l année 2013-2014 : http://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/publication/documents/regles_administratives_pfi.pdf Autres sites de références Guide de rédaction : Demande de permis de garderie ou centre de la petite enfance http://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/publication/documents/guide-demande-permis_sdg- 2013.pdf Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance a. Version administrative http://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/publication/documents/sg_lsgee_versionadministrative.pdf b. Texte intégral http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=2&file= //S_4_1_1/S4_1_1.htm Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance a. Version administrative http://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/publication/documents/sg_rsgee_versionadministrative.pdf b. Texte intégral http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicsearch/telecharge.php?type=3&file= /S_4_1_1/S4_1_1R2.HTM 64