Fiche de Fonction Assistant(e) Ressources Humaines Version : 1 Service : R.H. Date : 2014 Pages : 4 Service Ressources Humaines Fonction du responsable Responsable Ressources Humaines hiérarchique Lieu St Denis - Siège Statut Employé Classe 4 Finalité de la fonction Assurer la gestion administrative du personnel du Groupe Missions principales Gestion de la paie et des éléments annexes au salaire Paiement des cotisations sociales, déclarations et éditions obligatoires Gestion administrative du temps de travail Gestion juridique des contrats de travail (embauche, avenants, sanctions, rupture) Indicateurs d efficacité - Respect de la réglementation sociale - Respect des règles internes - Comptes à jours avec les caisses de cotisation - Satisfaction du personnel Positionnement de la Fonction dans la structure (organigramme : Relations hiérarchiques et fonctionnelles) Responsable R.H. Assistant(e) Ressources Humaines Prudence Créole Fiche de fonction 2014 1
Relations externes Caisses de cotisation (Sécu., Pôle emploi, Retraite, Santé, Prévoyance, OPCA, AGEFIPH, CILR) Inspection du travail, Médecine du Travail Fournisseurs des logiciels R.H. (paie et gestion des temps) Référentiel d activités Technique /opérationnelle Gestion de la paie et des éléments annexes au salaire : Paramétrage du logiciel de paie (tenue à jour des rubriques et constantes de paie, tenue à jour des fiches salariés) Collecte et saisie mensuelle des éléments variables de paie (primes, heures supplémentaires, titres restaurant, absences, ) Gestion des prêts, avances et saisies sur salaire Gestion des avantages en nature (collecte des informations, calculs, passages en paie, régularisations) Gestion des avantages annexes au salaire (Santé, prévoyance, retraite, titres restaurant). Participation à la gestion de la Participation (Affectation, demande aux bénéficiaires, paiement ou placement) Participation à la gestion du Plan d Epargne Entreprise Virement et édition des paies Distribution des bulletins et des titres restaurant Paiement des cotisations sociales, déclarations et éditions obligatoires : Calcul des cotisations mensuelles, trimestrielles et annuelles Déclaration aux caisses Paiement des cotisations Editions des bordereaux de cotisation et des états mensuels Etablissement DADS/Contrôle - Edition des Etats récapitulatifs annuels (DADS) Déclaration mensuelle des mouvements de main d œuvre Gestion administrative du temps de travail : Tenue à jour du logiciel de gestion des temps Suivi des badgeages et demandes de mise à jour aux salariés Vérifications des horaires de travail Gestion des heures supplémentaires Gestion des Congés, RTT et CET (comptabilisation, suivi des soldes, alertes éventuelles Prudence Créole Fiche de fonction 2014 2
Gestion des absences maladie (recueil des justificatifs, saisie, réalisation des demandes de remboursement des I.J. auprès de la Sécu, suivi des remboursements et saisie en paie) Gestion des absences justifiées (formation, délégation, événements familiaux, déménagement, ) Gestion des gratifications, jours de congés supplémentaires ou médailles liées à l ancienneté Suivi de l absentéisme et des motifs d absence Gestion juridique des contrats de travail (embauche, avenants, sanctions, rupture) : Gestion des embauches quel que soit le type de contrat (collecte des informations, déclaration préalable, rédaction du contrat de travail et mise à la signature, tenue du registre du personnel) Participation à l intégration des nouveaux collaborateurs Affiliations aux différents contrats (santé, prévoyance et retraite) Réalisation des avenants au contrat de travail Gestion administrative des ruptures du contrat (procédure de licenciement, rupture conventionnelle, démission) Réalisation des formalités de fin de contrat (solde de tout compte, certificat de travail, attestation pôle emploi ) Participe à la veille du respect de la réglementation et des Conventions Collectives Participe à la veille juridique en matière sociale Gestion de la formation et des compétences Recueil des besoins de formation et validation du besoin auprès des managers/direction générale Réalisation et suivi du plan de formation Conception ou participation à la conception de l offre de Formation Participe à la sélection des prestataires de formation Mise en place logistique de la formation Réalisation des demandes de prise en charge auprès des OPCA et suivi Evaluation de l impact de la formation Suivi des budgets formation Edition - règlement des bordereaux de cotisation annuels Participe à la réalisation et à la mise à jour des fiches de fonction Participe à la mise en place de la GPEC Participe à l'organisation des entretiens d évaluation et exploitation des données Recrutement Gestion administrative des recrutements - Suivi des candidatures Gestion de la bourse interne de l emploi - Suivi des candidatures lors de recrutements Gestion des I.R.P. et du cadre juridique social interne Participe à l'organisation des élections professionnelles et réalisation des formalités déclaratives Préparation des réunions de la Délégation Unique (préparation des états mensuels entrées/sorties notamment) - organisation administrative Prudence Créole Fiche de fonction 2014 3
Préparation des réunions du CHSCT - organisation administrative Participe à la rédaction et mise à jour du Document Unique Participation aux études et travaux d élaboration et de négociation des accords (accord de groupe, plan séniors, égalité hommes/femmes, NAO ) Participe à la mise à jour du cadre juridique social interne (règlement intérieur, notes de service, ) Médecine du Travail/Gestion des convocations/suivi des dossiers spécifiques Contrôles URSSAF, Direction du Travail Préparation des dossiers Réalisation d études, participation à des missions, information et conseil Participe à la réalisation du bilan social Participe à la réalisation des présentations RH à GENERALI Réalisation d études diverses pour la Direction dans le domaine RH Participe aux travaux de projection de la masse salariale Travaux de projection pour le contrôle de gestion Conseil auprès des manageurs et du RRH Répond aux demandes des commissaires aux comptes, en concertation avec le RRH Gestion de l activité / Organisation Suivi de l activité et gestion poste - Mettre en œuvre des outils de suivi nécessaires - Rôle d alerte au responsable hiérarchique - Mise en place de reportings auprès de la Direction Générale - Veiller à l actualisation de ses connaissances - Veille au bon classement et à la conservation de tous les documents utiles Qualité & Sécurité/Hygiène S assure du respect des procédures internes à l entreprise Documents à produire Tableaux de suivi de son activité Documents liés à la fonction Profil nécessaire Prudence Créole Fiche de fonction 2014 4
Savoirs (connaissances théoriques, formation initiale, diplôme ou niveau d études initial requis) Pré requis/formation métier (Formation continue entreprise) Formation Master en Ressources Humaines Bonne connaissance du Droit du Travail Expériences et compétences associées (connaissances issues de la formation continue, de l expérience) Aptitudes, qualités individuelles Première expérience de la gestion des R.H. Rigueur, méthode, organisation. Diplomatie Discrétion (obligation de confidentialité) Contexte d exercice de la fonction Horaires Déplacements Moyens matériels Degré d autonomie et de délégation Difficultés/ Contraintes / Pénibilité Horaires socitété Aucun Outil informatique Autonomie limitée dans la prise de décision Pression liée aux échéances. Travail sédentaire (risques de TMS :dos, travail sur écran) Gestion de carrière Fonction(s) envisageable(s) Responsable Ressources Humaines Moyen d accès «Les informations notées sur la présente fiche de fonction, notamment la liste des missions ne sont pas exhaustives. Elles pourront évoluer en fonction des besoins de l entreprise.» Prudence Créole Fiche de fonction 2014 5