STORNOWAY DIAMOND CORPORATION POLITIQUE DE COMMUNICATION DE L'INFORMATION DE LA SOCIÉTÉ



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Transcription:

CONFIDENTIEL STORNOWAY DIAMOND CORPORATION POLITIQUE DE COMMUNICATION DE L'INFORMATION DE LA SOCIÉTÉ BUT La présente politique de communication de l'information de la Société (la «politique») a pour but d'énoncer clairement les procédures et lignes directrices visant une communication et une diffusion publiques uniformes, transparentes, régulières et en temps opportun des renseignements importants ou d'autres renseignements relatifs à Stornoway Diamond Corporation («Stornoway» ou la «Société») et à ses filiales, ainsi que les règles s'appliquant aux transactions des employés sur les titres de Stornoway. Stornoway vise à s'assurer que les communications avec le public au sujet de Stornoway et de ses filiales sont factuelles, effectuées en temps opportun, exactes et largement diffusées conformément aux lois et aux règlements applicables. APPLICATION DE LA POLITIQUE La présente politique s'applique à l'ensemble des employés, des dirigeants, des administrateurs et, le cas échéant, des fournisseurs de services de Stornoway, ainsi qu aux porte-parole autorisés de Stornoway et de ses filiales (collectivement, les «employés de Stornoway»). Il est essentiel que tous les employés de Stornoway lisent la présente politique, se familiarisent avec son contenu et comprennent tous les aspects de la politique liés à leur travail, ainsi que la façon de traiter l'information confidentielle concernant Stornoway et ses filiales, partenariats et coentreprises. COMITÉ DE COMMUNICATION DE L'INFORMATION Le conseil d'administration de Stornoway a établi un comité sur la politique de communication de l'information («Comité de communication de l'information») ayant pour mandat de superviser les pratiques de Stornoway en matière de communication de l'information. Le Comité de communication de l'information est composé du chef de la direction, du président, du vice-président, Finances, du viceprésident, Exploration, du secrétaire de la Société et du directeur des relations avec les investisseurs de Stornoway, et d autres personnes pouvant être désignées de temps à autre par le conseil d'administration de Stornoway (le «Conseil»). Dans la mesure où le Comité de communication de l'information le jugera approprié, il consultera des conseillers juridiques extérieurs dans l'exercice de ses responsabilités en vertu de la présente politique. Le Comité de communication de l'information a pour tâche de mettre en œuvre la présente politique, de vérifier si elle est efficace et respectée, de recommander toute modification proposée de la politique au conseil d'administration, de déterminer si des renseignements doivent être considérés comme importants et dans quelles circonstances une communication publique est justifiée, et de surveiller le site Web de la Société. Les procès-verbaux des réunions du Comité de communication de l'information sont tenus par le secrétaire de la Société. Le chef de la direction convoque le Comité de communication de l'information au moment approprié pour l'informer d'événements importants à venir relatifs à 2

Stornoway, afin de permettre au comité d'évaluer ces événements, d'en discuter et de déterminer le bien-fondé et le moment d'une diffusion publique de l'information. Le Comité de communication de l'information est chargé de réviser et de mettre à jour, si nécessaire, la présente politique de communication de l'information annuellement ou selon les besoins, afin d'assurer l'observation des nouvelles exigences réglementaires. Le Comité de communication de l'information fait rapport, chaque année, au Comité de gouvernance d'entreprise. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS Les renseignements relatifs à Stornoway sont considérés comme des renseignements importants s'ils influent de façon importante, ou sont raisonnablement susceptibles d'influer de façon importante, sur le cours du marché ou la valeur des titres de Stornoway («renseignements importants»). L'importance relative d'un événement ou d'un renseignement sera établie par le Comité de communication de l'information. Au moment d'évaluer l'importance relative, différents facteurs seront pris en compte, notamment la nature du renseignement comme tel, la volatilité du cours des titres de la Société et les conditions actuelles du marché. Les renseignements importants comprennent, sans s'y limiter, les renseignements concernant : i) les plans et les résultats d'exploration actuels et futurs, ii) les prévisions ou les projections, iii) les fusions, les acquisitions, les offres publiques d'achat, les coentreprises ou les changements relatifs aux actifs, iv) les changements de contrôle, v) les nouvelles acquisitions ou cessions de biens importantes, vi) les nouveaux éléments importants touchant les projets, vii) les faillites ou les mises sous séquestre, viii) les changements au conseil d'administration, ainsi que parmi les cadres de direction ou autres cadres supérieurs, ix) les changements de vérificateurs ou au rapport des vérificateurs à l'intention des actionnaires, x) les événements importants visant les titres de Stornoway (tels les plans de rachat, les fractionnements d'actions, les modifications des droits des détenteurs de titres ou les ventes publiques ou privées de titres supplémentaires, etc.), xi) les modifications relatives aux conventions comptables, xii) les changements relatifs aux décisions des agences de notation, xiii) les exceptions relatives aux règles de déontologie ou de conduite professionnelle mises en place pour les employés clés, qui n'ont pas préalablement été communiquées au public et xiv) les techniques et les méthodes de collecte, de traitement, d'enrichissement et d'entreposage de données de la Société. Cette liste n'est pas exhaustive, mais vise à fournir des exemples d'événements et de renseignements pouvant exiger une communication publique. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS Les renseignements importants relatifs aux activités et aux affaires de la Société et de ses filiales seront communiqués au public immédiatement par Stornoway, sauf s'il est nécessaire d'agir autrement pour maintenir la confidentialité des renseignements. La présente politique vise à permettre à toutes les personnes qui investissent dans les titres de la Société d'obtenir un accès égal et en temps opportun aux renseignements qui peuvent influer sur leurs décisions de placement relatives à ces titres. Lorsque des renseignements sont diffusés par Stornoway par voie d'un communiqué de presse, ces renseignements ne sont pas considérés comme étant communiqués publiquement jusqu'à la fermeture des transactions le premier jour de bourse complet suivant la diffusion du communiqué de presse. Le Comité de communication de l'information est responsable de la communication de tous les renseignements relatifs à Stornoway, y compris des renseignements importants devant être

communiqués en vertu des lois applicables sur les valeurs mobilières, selon une procédure uniforme et conformément à ces lois. Les procédures régissant la communication de renseignements importants dont la divulgation est requise doivent prévoir que cette communication sera faite dans le respect des principes suivants : i) les renseignements importants ne doivent pas être communiqués de façon sélective; ii) les renseignements communiqués précédemment par Stornoway doivent être mis à jour s'ils sont devenus trompeurs par suite d'événements subséquents; iii) si des renseignements importants doivent être annoncés lors d'une rencontre avec les analystes, les médias ou les actionnaires, ou dans le cadre d'une conférence de presse, une annonce générale préalable sur les renseignements importants doit être faite au moyen d'un communiqué de presse diffusé sur un fil de presse. Les énoncés publics de politiques seront faits uniquement par le chef de la direction. Tous les communiqués de presse relatifs à des politiques doivent être préapprouvés par le chef de la direction. Dans la mesure du possible, les communiqués de presse devant être publiés par Stornoway ou en son nom seront acheminés au Comité de communication de l'information au moins 24 heures avant leur diffusion pour permettre à ce dernier de les examiner et de les approuver. DÉLAI DE LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS Dans certaines circonstances, la Société peut garder confidentiels des renseignements importants pendant une durée limitée parce que leur communication immédiate est susceptible de compromettre des possibilités d'affaires stratégiques de la Société, ou parce qu'ils ne peuvent être communiqués en raison de restrictions de tiers en matière de confidentialité ou de l'incertitude d'événements. La décision de ne pas communiquer immédiatement des renseignements importants est prise par le Comité de communication de l'information, qui doit aviser de cette décision le président du Comité de gouvernance d'entreprise, afin que soit déterminé à quel moment il conviendra de faire les dépôts confidentiels. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS - PRINCIPES GÉNÉRAUX Les employés de Stornoway ne doivent pas donner de «tuyau» ni discuter avec quiconque de sujets ou de faits internes de Stornoway reliés de quelque façon que ce soit à des renseignements importants, sauf dans le cadre de l'exercice des tâches de leur emploi et dans le cours nécessaire des activités. L'exception liée au «cours nécessaire des activités» est de portée très restreinte. Elle ne permet pas à Stornoway de communiquer des renseignements importants de façon sélective aux médias, à un analyste ou à un professionnel du marché. Des renseignements communiqués par un associé d'affaires à un employé de Stornoway, s'ils sont présentés comme privés ou confidentiels, doivent être protégés contre la divulgation dans la même mesure que le seraient des renseignements importants. Pour empêcher la divulgation de renseignements importants, les employés de Stornoway : i) ne doivent pas discuter de renseignements importants dans des lieux publics, où les conversations peuvent être entendues (p. ex. ascenseurs, restaurants, avions, taxis), ni participer à des séances de clavardage, à des réseaux sociaux en ligne ou à des discussions

ii) iii) iv) sur des forums ou des babillards électroniques traitant de sujets reliés aux activités de la Société ou à ses titres, ni non plus être l'hôte ou proposer des liens vers de tels sites; ne doivent pas transporter, lire ou jeter des renseignements importants au grand jour dans des lieux publics; ne doivent pas discuter de renseignements importants avec qui que ce soit, sauf dans le cours nécessaire des activités; avant une réunion au cours de laquelle des renseignements importants pourraient être communiqués, doivent aviser les personnes rencontrées que celles-ci ne doivent pas divulguer les renseignements importants sauf dans le cours nécessaire des activités et dans le cadre d'une entente expresse de confidentialité avec le destinataire visé par la divulgation, ni faire de transaction sur les titres de Stornoway, jusqu'à ce que les renseignements importants soient communiqués publiquement; et v) doivent éviter de faire inutilement des copies de documents confidentiels et retirer immédiatement tous les documents contenant de l'information confidentielle des salles de conférence et espaces de travail dès que les réunions sont terminées. Si un superviseur leur en fait la demande, les employés de Stornoway prendront les mesures additionnelles nécessaires pour protéger les renseignements importants contre la divulgation, notamment garder des classeurs verrouillés, désigner certains sujets uniquement par un nom de code et limiter l'accès au système de traitement de texte. PORTE-PAROLE AUTORISÉS Toutes les demandes des médias pour discuter de sujets relatifs à Stornoway doivent d'abord être dirigées vers le chef de la direction ou le président. Les demandes de renseignements provenant des professionnels du marché des titres, des investisseurs institutionnels ou des détenteurs de titres de Stornoway doivent être dirigées vers le directeur des relations avec les investisseurs, qui pourra parfois faire suivre la demande au chef de la direction ou aux autres personnes pouvant être désignée de temps à autre par le Comité de communication de l'information (chacune, un «porte-parole autorisé»). Les employés qui ne sont pas des porte-parole autorisés doivent s'abstenir en toutes circonstances de répondre aux questions de la communauté financière, des médias ou d'autres personnes à moins que le chef de la direction leur demande expressément de le faire. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS RELATIFS À UNE AUTRE ENTREPRISE Il est interdit aux employés de Stornoway d'accomplir tout acte visant à tirer parti, ou à faire profiter d'autres personnes, de renseignements importants ou d'information importante non divulguée concernant une autre entreprise, notamment d'acheter ou de vendre, ou de recommander d'acheter ou de vendre, tout élément d'actif ou titre de cette entreprise sur la base de ces renseignements importants ou de cette information importante non divulguée. Cette interdiction s'applique également aux transactions de personnes (p. ex. conjoints, amis, parents) qui apprennent des renseignements importants ou de l'information importante non divulguée concernant une autre entreprise des employés de Stornoway, lesquels, aux fins de la présente politique, sont responsables des transactions de ces personnes, la justification étant que de telles transactions seraient vraisemblablement elles aussi contraires aux dispositions des lois sur les valeurs mobilières relatives aux transactions d'initiés.

RESTRICTIONS RELATIVES AUX TRANSACTIONS ET PÉRIODES D'INTERDICTION Il est illégal pour quiconque d'acheter ou de vendre des titres, directement ou indirectement, notamment, sans s'y limiter, en octroyant ou en levant des options d'achat d'actions ou par des mécanismes semblables de rémunération des employés, de toute entité ouverte (y compris Stornoway) en ayant connaissance de renseignements importants relatifs à cette entité qui n'ont pas été communiqués publiquement. Sauf dans le cours nécessaire des activités de la Société, il est également illégal pour quiconque de divulguer à toute personne des renseignements importants non publics. Par conséquent, si des employés de Stornoway sont en possession de renseignements confidentiels ou importants sur la Société et ses filiales ou les contreparties en négociation d'importantes transactions potentielles, il leur est interdit de négocier des titres de la Société ou de telles contreparties jusqu'à ce que l'information ait été entièrement divulguée et qu'une période raisonnable se soit écoulée pour permettre à l'information d'être largement diffusée. Cette période est considérée comme écoulée après le premier jour ouvrable complet suivant une annonce publique divulguant de tels renseignements. Des périodes trimestrielles de silence relatives aux transactions s'appliquent aux initiés de la Société, c'est-à-dire aux administrateurs et aux dirigeants de Stornoway et de ses filiales. La période trimestrielle de silence commence le septième jour avant la publication proposée des résultats financiers trimestriels et se termine après le premier jour ouvrable complet suivant la publication de ces résultats (par dépôt sur SEDAR ou communiqué de presse). Le secrétaire de la Société informe les initiés par courriel du début et de la fin des périodes trimestrielles de silence. Des périodes d'interdiction peuvent également être prescrites de temps à autre par le Comité de communication de l'information dans le cas de situations exceptionnelles liées à la Société en vertu desquelles les initiés de la Société n'ont pas le droit de négocier de titres de la Société. Le secrétaire de la Société informe l'ensemble des initiés et autres personnes concernées par courriel du début et de la fin des périodes d'interdiction. Toutes les parties ayant connaissance de telles situations exceptionnelles doivent respecter la période d'interdiction. Ces parties peuvent inclure des conseillers externes tels que des conseillers juridiques, des banquiers d'affaires et des contreparties en négociation d'importantes transactions potentielles. Aucun employé de Stornoway ne doit dévoiler à une tierce partie externe qu'une période d'interdiction a été désignée. DOSSIER DE COMMUNICATION Le directeur des relations avec les investisseurs est chargé de la tenue d'un dossier contenant tous les documents d'information publique et de communication préparés par Stornoway, y compris, sans s'y limiter, les communiqués de presse diffusés publiquement par Stornoway, les documents distribués aux analystes et aux investisseurs et les documents déposés auprès des organismes de réglementation des valeurs mobilières. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS Tous les renseignements importants, y compris l'information financière trimestrielle, relatifs à Stornoway doivent être communiqués initialement par l'un des moyens suivants : (i) un communiqué de presse à vaste diffusion; (ii) le dépôt d'un rapport sur un changement important ou d'un autre formulaire semblable auprès des organismes compétents de réglementation des valeurs mobilières; (iii) une autre méthode raisonnablement susceptible d'assurer une diffusion générale et non exclusive des

renseignements au public; ou (iv) en vertu d'une entente expresse de confidentialité avec le destinataire visé par la divulgation, cette divulgation étant faite dans le cours nécessaire des activités. La communication de renseignements importants à des analystes ne s'inscrit jamais dans le cours nécessaire des activités. Il est interdit de communiquer à des analystes ou à la communauté financière des renseignements importants qui n'ont pas encore été communiqués au public. COMMUNICATION DES RÉSULTATS FINANCIERS TRIMESTRIELS L'information financière trimestrielle relative à Stornoway doit être communiquée par le dépôt des documents requis sur SEDAR (www.sedar.com) et l'affichage des mêmes documents sur le site Web de l'entreprise. La Société peut décider de diffuser un communiqué de presse approuvé par le Conseil offrant une analyse des résultats financiers trimestriels de Stornoway, mais n'y est pas tenue par la présente politique. En aucun cas, un employé de Stornoway ne doit discuter d'information sur les résultats ou le bénéfice de Stornoway (notamment, commenter ou sembler approuver des estimations ou des rapports d'analystes) avec quiconque à l'extérieur de Stornoway, sauf en conformité avec les dispositions de la présente politique. Durant la «période de silence», les employés de Stornoway peuvent avoir des communications dans le cours normal des activités avec des analystes ou des investisseurs, ou participer à des conférences ou à des réunions avec des investisseurs, pour discuter de renseignements qui sont connus du public ou qui ne sont pas des renseignements importants. Un porte-parole autorisé peut, durant une période de silence, répondre aux demandes de renseignements sur des questions non liées aux résultats, pourvu qu'il soit clair pour les participants que la discussion exclura tout aspect relié de quelque façon que ce soit au rendement de Stornoway pendant le trimestre en cours ou qui vient de se terminer. ÉCHANGES AVEC LA PRESSE ET LES MÉDIAS ET COMMUNICATIONS DE L'INDUSTRIE La communication d'information lors de réunions avec des analystes ou les médias doit se limiter à expliquer ou à clarifier les renseignements connus du public et ne doit pas, de façon générale, faire mention de prévisions de résultats financiers ou d'événements futurs. Un relevé de tout le contenu distribué ou présenté sur n'importe quel support (p. ex. présentations sur ordinateurs ou vidéos) à de telles réunions doit être tenu. Dans la mesure du possible, plus d'un porte-parole autorisé de Stornoway devrait être présent à chaque réunion avec des analystes ou les médias. Si un porte-parole autorisé, à la suite d'une telle réunion, a des préoccupations quant aux renseignements qui ont été communiqués, il ou elle devrait en discuter avec le chef de la direction ou le conseiller juridique. RUMEURS Stornoway ne commente pas les rumeurs, que ce soit pour les confirmer ou les infirmer. Cette règle s'applique également aux rumeurs diffusées sur Internet. Dans tous les cas, la réponse des porte-parole autorisés sera la suivante : «Stornoway a pour politique de ne pas commenter les rumeurs ou les conjectures relatives au marché.» Si la bourse demande à Stornoway de faire une déclaration définitive en réponse à une rumeur qui provoque une forte volatilité des titres de Stornoway, le chef de la direction examinera la question et prendra la décision appropriée, en demandant l'avis du Comité de

communication de l'information, si le temps le permet. Si la Société décide de commenter une rumeur, elle publiera un communiqué de presse. DIVULGATION PAR INADVERTANCE Si un employé de Stornoway a connaissance du fait que des renseignements importants ont été divulgués par inadvertance, il ou elle devrait immédiatement contacter un membre du Comité de communication de l'information, qui convoquera une réunion du comité pour examiner la question et déterminer les mesures à prendre. RAPPORTS DES ANALYSTES Stornoway peut, sur demande, faire l'examen de modèles ou de rapports d'analystes. Tout examen sera mené par un porte-parole autorisé et les commentaires se limiteront aux parties du modèle ou du rapport constituant des énoncés de faits historiques ou présentant une description factuelle des activités de Stornoway. Un porte-parole autorisé peut corriger des erreurs factuelles dans des rapports et modèles d'analystes, pourvu que les faits exacts aient déjà été communiqués au public. La Société tentera de s'assurer, par sa diffusion publique régulière d'information quantitative et qualitative, que les estimations des analystes correspondent à ses propres attentes. En aucun cas, le porte-parole autorisé ne doit commenter, confirmer, nier ou orienter tout énoncé prospectif ou projection financière contenu dans ces rapports. Les rapports d'un analyste sont des produits exclusifs de l'entreprise de l'analyste. Faire circuler le rapport d'un analyste peut donner l'impression que Stornoway souscrit au rapport. Pour cette raison, Stornoway ne fournira d'aucune façon un rapport d'analyste à une personne extérieure à Stornoway, pas plus qu'elle ne l'affichera sur son site Web. De tels rapports, toutefois, peuvent être fournis périodiquement au conseil d'administration et à la haute direction. Stornoway peut afficher sur son site Web une liste de toutes les maisons de courtage et de tous les analystes qui, à sa connaissance, produisent des rapports de recherche sur Stornoway, peu importe leurs recommandations. Une telle liste ne fournira pas de liens vers les sites Web ou les publications des analystes ou d'autres tiers. ÉNONCÉS PROSPECTIFS Stornoway peut fournir de l'information prospective sélective pour permettre à la communauté financière d'évaluer la Société et ses perspectives de rendement, pourvu que cette information ne constitue pas des renseignements importants non divulgués, ne traite pas de résultats d'exploitation à court terme ou de bénéfices futurs et ait été préparée ou revue par le chef de la direction. Pour la présentation de tout information prospective de Stornoway à la communauté financière dans des documents d'information continue, allocutions, conférences téléphoniques, communiqués de presse, etc., tous les énoncés doivent être accompagnés des hypothèses appropriées et des mentions de facteurs d'incertitude, de mise en garde et de déni de responsabilité approuvées par le secrétaire de la Société. Les lignes directrices qui suivent s'appliquent à l'information prospective : i) les énoncés prospectifs, s'ils sont considérés comme des renseignements importants, seront largement diffusés par voie de communiqué de presse, conformément à la présente politique; ii) les énoncés prospectifs sont clairement identifiés comme étant de nature prospective;

iii) iv) Stornoway indiquera toutes les hypothèses importantes utilisées dans la préparation de l'information prospective; l'information prospective sera assortie d'un énoncé indiquant de façon très précise les risques et incertitudes qui sont susceptibles d'entraîner des écarts importants entre les résultats réels et ceux prévus dans l'information prospective, y compris une analyse de sensibilité indiquant la mesure dans laquelle des conditions d'affaires différentes des hypothèses sous-jacentes peuvent influer sur les résultats réels; et v) l'information prospective sera assortie d'un énoncé niant l'intention ou l'obligation de Stornoway de mettre à jour ou de réviser l'information prospective que ce soit à la lumière de nouvelles informations, d'événements futurs ou autrement. Malgré ce déni, si des événements ultérieurs prouvent que des énoncés antérieurs sur les tendances présentes s'écartaient nettement de la réalité, Stornoway peut choisir de publier un communiqué de presse expliquant les raisons de l'écart; dans ce cas, Stornoway mettra à jour son orientation quant à l'incidence prévue sur les produits d'exploitation et le bénéfice (ou d'autres mesures clés). COMMUNICATION DE L'INFORMATION SUR LE SITE WEB La communication de renseignements importants sur le site Web de Stornoway ne constitue pas à elle seule une divulgation publique satisfaisante de ces renseignements. Tout affichage de renseignements importants sur le site Web de Stornoway doit être précédé de la diffusion d'un communiqué de presse. Tous les renseignements déposés sur SEDAR doivent immédiatement être affichés, ou faire l'objet d'une mention quant à leur dépôt sur SEDAR, sur le site Web de Stornoway. Le vice-président, Finances doit passer en revue et approuver à l'avance toute l'information financière devant être affichée sur le site Web de Stornoway. Il lui incombe également d'examiner et de vérifier périodiquement le site Web de Stornoway pour s'assurer que l'information financière qui y est affichée est exacte, complète et à jour. En tout temps, le site Web doit intégrer par renvoi la version la plus récente de l'énoncé des «facteurs de risque» de Stornoway telle qu'elle figure dans le dossier de communication de Stornoway. Le site Web doit également présenter, de façon claire et visible, une version à jour de la mise en garde concernant les énoncés prospectifs de Stornoway. Le site Web ne doit pas inclure, directement ou par des liens, des rapports d'analystes ou toute information semblable de tiers concernant Stornoway. Toutes les données affichées sur le site Web doivent faire mention de la date à laquelle elles ont été affichées. CONFORMITÉ En tant que société ouverte, Stornoway a l'obligation de s'assurer que toutes les communications de renseignements la concernant sont à jour, factuelles et exactes, et qu'elles sont conformes aux exigences réglementaires et légales des diverses commissions des valeurs mobilières et bourses auxquelles Stornoway est assujettie de temps à autre. L'omission de s'acquitter de cette obligation peut entraîner une responsabilité importante, ainsi que des sanctions, pour Stornoway et, parfois, certains de ses employés. La présente politique de communication de l'information de la Société («politique») énonce les procédures et les lignes directrices prescrites pour la communication au public de l'information de Stornoway.

L'omission de se conformer aux dispositions de la présente politique peut entraîner des mesures disciplinaires, qui pourraient aller jusqu'à la cessation d'emploi sans préavis. Une copie de la présente politique et de toute modification qui y est apportée sera fournie à tous les employés de Stornoway. En vigueur le: 30 avril 2011