BULLETIN D INTERPRÉTATION ET DES PRATIQUES ADMINISTRATIVES CONCERNANT LES LOIS ET LES RÈGLEMENTS Impôts IMP. 41-1/R8 Droit d usage d une automobile mise à la disposition d un employé par son employeur Publication : 31 mars 2008 Renvoi(s) : Loi sur les impôts (L.R.Q., c. I-3), articles 1, 41 à 41.0.2, 41.1.3, 41.1.4, 41.1.5, 41.3, 87, 111 et 117 Cette version du bulletin d interprétation IMP. 41-1 annule et remplace celle du 28 décembre 2007. Le bulletin a été révisé pour rectifier une erreur de calcul dans l exemple donné au paragraphe 26 concernant la valeur du droit d usage. Des coquilles qui s étaient glissées dans la version précédente ont également été corrigées. Le contenu du bulletin reste toutefois inchangé. Ce bulletin s applique à compter de l année d imposition 2003, sauf les paragraphes 6 à 9 qui s appliquent à compter de l année d imposition 2005. Ce bulletin expose la position du ministère du Revenu du Québec sur la détermination de la valeur du droit d usage d une automobile qu un employé doit inclure dans le calcul de son revenu en vertu de l article 41 de la Loi sur les impôts (LI), lorsqu un employeur ou une personne liée à cet employeur met, dans l année, une automobile à sa disposition ou à la disposition d une personne qui lui est liée. Ce bulletin expose également la position du Ministère sur la valeur du droit d usage d une automobile mise à la disposition d un actionnaire, d un membre d une société de personnes ou d un employé d un membre d une société de personnes. APPLICATION DE LA LOI GÉNÉRALITÉS 1. En vertu de l article 41 de la LI, lorsqu un employeur ou une personne liée à cet employeur met, dans l année, une automobile à la disposition de son employé ou d une personne qui lui est liée, cet employé doit inclure dans le calcul de son revenu l excédent d un montant raisonnable qui représente la valeur de ce droit d usage pour l ensemble des jours dans l année durant lesquels l automobile est ainsi à sa disposition, sur l ensemble de tous les montants dont chacun est un montant, autre qu une dépense reliée au fonctionnement de l automobile, qu il paie ou que la
personne qui lui est liée paie pendant l année à l employeur ou à une personne liée à ce dernier pour l utilisation de cette automobile. Pour l application de l article 41 de la LI, l expression «automobile» a le sens que lui donne l article 1 de la LI. 2. Par ailleurs, un véhicule à moteur qui ne constitue pas une automobile au sens de l article 1 de la LI peut également être utilisé à des fins personnelles par un employé. Même si le droit d usage d un véhicule à moteur mis à la disposition d un employé qui l utilise à des fins personnelles n est pas prévu à l article 41 de la LI, un avantage imposable peut en résulter et ainsi donner lieu à l application de l article 37 de la LI. À cet égard, voir la version en vigueur du bulletin IMP. 37-6. 3. Un employeur est considéré mettre une automobile à la disposition d un employé lorsqu il lui en donne la garde et la surveillance et qu il l autorise à en faire un usage personnel ou ne lui interdit pas un tel usage. 4. Le Ministère considère qu un employé qui utilise l automobile de son employeur pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail l utilise à des fins personnelles, et ce, même si l employé doit ainsi se déplacer en dehors des heures normales de travail. Cependant, lorsqu un employeur demande ou permet à un employé (un vendeur itinérant, par exemple) de se rendre directement de son domicile à un endroit autre que son lieu de travail habituel ou de revenir directement à son domicile à partir d un tel endroit, l utilisation de l automobile de l employeur par l employé pour ces déplacements n est pas considérée comme une utilisation à des fins personnelles. Registre relatif à l utilisation d une automobile 5. En règle générale, l employeur qui met un véhicule à moteur à la disposition d un de ses employés ou d une personne qui est liée à un de ses employés doit tenir un registre relatif à l utilisation du véhicule à moteur afin de distinguer les kilomètres parcourus à des fins personnelles de ceux qui ont été parcourus dans le cadre de la charge ou de l emploi de l employé. 6. Depuis l année d imposition 2005, lorsqu un employeur ou une personne qui lui est liée met, dans une année d imposition, une automobile à la disposition de son employé ou d une personne qui lui est liée, cet employé doit tenir un registre des déplacements effectués avec l automobile. Cette obligation est prévue à l article 41.1.4 de la LI. Selon cet article, le registre doit contenir les renseignements prévus à l article 41.1.5 de la LI et être remis à l employeur au plus tard le dixième jour suivant le dernier jour de l année au cours duquel l employeur, ou la personne qui lui est liée, a mis une telle automobile à la disposition de l employé ou à celle de la personne qui est liée à l employé. 7. Le Ministère considère que les exigences de l article 41.1.5 de la LI sont remplies lorsque le registre indique, sur une base hebdomadaire ou mensuelle, le nombre total de kilomètres parcourus par l automobile. Le registre doit aussi indiquer, sur une base quotidienne, le nombre de kilomètres parcourus par l automobile en relation avec la charge ou l emploi ou dans le cours de ceux-ci. À cet égard, l employé doit y avoir inscrit, pour chaque déplacement effectué avec l automobile, le lieu de départ et le lieu de destination et ce, avec suffisamment de précision
pour établir que le déplacement a été fait en relation avec sa charge ou son emploi ou dans le cours de ceux-ci, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus entre ces lieux. 8. Tout employé qui omet de remettre à son employeur, dans le délai prévu, une copie du registre encourt une pénalité de 200 $. 9. Par ailleurs, si l automobile mise à la disposition d un employé ou d une personne qui lui est liée est utilisée uniquement à des fins personnelles, le Ministère accepte que ne soit inscrit sur le registre que le kilométrage indiqué à l odomètre au début et à la fin de l année ou de la période au cours de laquelle l automobile a été mise à la disposition de l employé ou à celle de la personne qui lui est liée. Cette donnée est nécessaire afin de calculer, le cas échéant, l avantage relié au fonctionnement de l automobile, notamment pour l application du sous-paragraphe ii du paragraphe a du deuxième alinéa de l article 41.1.1 de la LI. 10. Si un employé n a la garde et la surveillance d une automobile qu à des fins d affaires et qu il utilise cette automobile à des fins personnelles à l encontre des instructions de son employeur, il bénéficie néanmoins d un avantage. Cet avantage doit donc être inclus dans le calcul de son revenu en vertu de l article 37 de la LI. DÉTERMINATION DE LA VALEUR DU DROIT D USAGE 11. Pour l application de l article 41 de la LI, le montant raisonnable qui représente la valeur du droit d usage pour l ensemble des jours dans une année durant lesquels un employeur ou une personne à laquelle il est lié (appelés «l employeur» dans les paragraphes 11 à 16 de ce bulletin) met l automobile à la disposition d un particulier ou d une personne liée à ce dernier (appelés «l employé» dans les paragraphes 11 à 16 de ce bulletin) est réputé égal au montant déterminé selon la formule suivante : (A / B) [2 % (C D) + 2 / 3 (E F)]. Dans cette formule : A représente le moindre du nombre total de kilomètres parcourus par l employé à des fins personnelles pendant que l automobile est mise à sa disposition et de la valeur de la variable B. Le nombre total de kilomètres auquel il est fait référence ici est réputé égal à la valeur de la variable B, sauf si l employeur exige que l employé utilise l automobile pour exercer ses fonctions et que l employé l utilise principalement (à plus de 50 %) à cette fin. B est le produit de la multiplication suivante : 1667 km nombre total de jours dans l année durant lesquels l automobile est mise à la disposition de l employé 30 Dans ce calcul, lorsque le nombre de jours est supérieur à 30, la fraction obtenue en divisant ce nombre par 30 doit être arrondie au nombre entier inférieur si la première décimale est égale ou inférieure à 5, ou au nombre entier supérieur si cette décimale est supérieure à 5. Par exemple,
7,5 est arrondi à 7 tandis que 7,6 est arrondi à 8. Si le nombre de jour est inférieur à 30, la fraction obtenue doit être utilisée telle quelle. Ainsi, 19 jours correspond à 19/30. C est le coût de l automobile pour l employeur si celui-ci en est propriétaire à un moment quelconque dans l année. Ce coût doit être déterminé en tenant compte de toute taxe payable par l employeur à l égard de l automobile et de toute taxe qui aurait été payable par lui s il n en avait pas été exonéré en raison de sa qualité ou de l usage auquel l automobile était destinée. D représente le nombre de jours dans l année durant lesquels l automobile est à la disposition de l employé et durant lesquels l employeur en est propriétaire, divisé par 30. Le quotient ainsi obtenu doit être arrondi selon la méthode définie pour la variable B. E représente l ensemble de tous les montants que l on peut raisonnablement considérer comme ayant été à payer par l employeur à un locateur pour la location de l automobile (ci-après «montants payables au locateur») pour le nombre total de jours durant lesquels l automobile est à la disposition de l employé. Les montants payables au locateur doivent être déterminés en tenant compte de toute taxe payable par l employeur à l égard de la location et de toute taxe qui aurait été payable par lui s il n en avait pas été exonéré en raison de sa qualité ou de l usage auquel l automobile était destinée. F représente le montant compris dans la variable E que l on peut raisonnablement considérer comme ayant été à payer au locateur à l égard d une assurance contre la perte de l automobile ou les dommages à celle-ci, ou pour la responsabilité découlant de l utilisation de l automobile ou de son fonctionnement. 12. L expression «coût de l automobile» signifie le coût pour l employeur, déterminé selon les règles établies pour la variable C. Le coût du matériel, tels les émetteurs-récepteurs, qui est nécessaire à l exploitation de l entreprise n est pas considéré comme faisant partie du coût de l automobile. 13. Pour l application de ce bulletin, l expression «montants payables au locateur» signifie tous les montants, incluant les frais de parcours (kilométrage), les frais d entretien et de réparation ainsi que les frais résiduels (c est-à-dire les montants exigés à la fin du bail), moins tout crédit résiduel (c est-à-dire les montants crédités à la fin du bail), que l employeur est tenu de verser au locateur. Toutefois, cette expression ne comprend pas les montants versés à titre de pénalité lors de la résiliation du bail, à moins que cette pénalité ne soit établie en fonction de la valeur de revente de l automobile lors de la résiliation du bail ou ne découle d un réajustement du loyer. Lorsque des frais résiduels et des crédits résiduels sont engagés, le Ministère ajustera, à la demande de l employé, la valeur de l avantage imposable découlant des paiements de location sur la durée du bail, pourvu qu aucune des années ne soit frappée de prescription. 14. Lorsqu un montant initial substantiel versé au début d une location a pour effet de réduire les paiements de location mensuels, une partie du paiement initial, établie au prorata, doit être ajoutée à chaque paiement mensuel effectué pendant la durée du bail aux fins de déterminer la valeur du droit d usage pour l employé, pour autant que le paiement soit effectivement un paiement de location et non un paiement pour financer l achat de l automobile.
15. Le nombre total de jours dans l année durant lesquels une automobile est mise à la disposition d un employé comprend le premier jour où l automobile est mise à la disposition de l employé et chaque jour suivant jusqu au jour où l employé est tenu par l employeur de remettre l automobile et de restituer le droit d usage à l employeur. Sommes remboursées par l employé 16. Le montant que l employé paie pendant l année à l employeur pour l usage d une automobile et qui n est pas relié aux frais de fonctionnement de l automobile ne réduit que le montant raisonnable qui représente la valeur du droit d usage déterminée selon la formule prévue au paragraphe 11 ci-dessus. Si le montant ainsi versé est supérieur au montant raisonnable qui représente la valeur du droit d usage, il ne réduit pas la valeur de l avantage relatif aux frais de fonctionnement que le particulier doit inclure dans le calcul de son revenu provenant d une charge ou d un emploi. Particulier exerçant ses fonctions dans la vente ou la location d automobile 17. Lorsque, au cours d une année d imposition, un particulier exerce principalement ses fonctions dans la vente ou la location d automobiles, qu une automobile appartenant à son employeur est mise par ce dernier à la disposition de l employé ou d une personne qui lui est liée et que l employeur acquiert une ou plusieurs automobiles au cours de l année, l employeur peut calculer le montant raisonnable qui représente la valeur du droit d usage en utilisant un pourcentage de 1,5 % plutôt que le pourcentage de 2 % dans la formule prévue au paragraphe 11 ci-dessus. Dans ce cas, le coût de l automobile pour l employeur (variable C) correspond au plus élevé des montants suivants : a) le coût moyen de toutes les automobiles neuves que l employeur a acquises au cours de l année pour revente ou location dans le cadre de l exploitation de son entreprise; b) le coût moyen de toutes les automobiles neuves et d occasion que l employeur a acquises au cours de l année pour revente ou location dans le cadre de l exploitation de son entreprise. Le coût moyen des automobiles doit tenir compte de toute taxe payable (ou qui aurait été payable) par l employeur. 18. La question de savoir si un employé exerce principalement ses fonctions dans la vente ou la location d automobiles est une question de fait. Le Ministère considère qu un particulier est normalement employé dans le but principal de vendre ou de louer des automobiles si sa principale activité consiste à vendre ou à louer des automobiles, c est-à-dire s il consacre directement la plus grande partie de son temps et de ses énergies à cette activité. 19. En règle générale, le Ministère considère que les employés cadres qui, pour la plupart, s occupent de l administration de l entreprise ne répondent pas au critère d emploi principal. Toutefois, les employés qui occupent des postes de gestion (directeur général ou directeur des ventes, par exemple) peuvent bénéficier du traitement fiscal prévu au paragraphe 17 de ce bulletin, pour autant qu ils répondent au critère d emploi principal décrit au paragraphe 18 de ce bulletin. Ainsi, dans le cas où un directeur des ventes passe la majeure partie de son temps, par exemple,
à coordonner les activités reliées aux ventes d automobiles, à aider les vendeurs à réaliser certaines ventes, à approuver les transactions de ventes et à vendre à l occasion des automobiles, le Ministère considère que cet employé répond au critère. Plusieurs automobiles mises à la disposition d un employé dans l année 20. Ordinairement, la valeur du droit d usage des différentes automobiles est établie en fonction de la période où chacune d elles est mise à la disposition de l employé ou d une personne qui lui est liée. Toutefois, si l employeur et l employé sont tous deux d accord et si l employé ne s est pas vu affecter une automobile à long terme ou pour son usage exclusif, la méthode d établissement de la moyenne suivante, reconnue par le ministère du Revenu, peut être utilisée afin de déterminer la valeur du droit d usage : a) Dans le cas d automobiles dont l employeur est propriétaire, toutes celles mises à la disposition des employés à n importe quel moment de l année civile sont réparties par catégorie, selon le prix d achat. L échelle des prix pour chaque catégorie ne peut excéder 5 000 $. Le coût moyen des automobiles de chaque catégorie est ensuite établi. b) Dans le cas d automobiles louées par l employeur, toutes celles mises à la disposition des employés à n importe quel moment de l année civile sont réparties par catégorie, selon le montant des frais de location, en supposant que chaque automobile a été louée pour toute l année. L échelle des frais pour chaque catégorie ne peut excéder 1 200 $. Le montant des frais moyens de location des automobiles de chaque catégorie est ensuite établi. c) Le prix d achat moyen ou, le cas échéant, le montant des frais moyens de location, pour l employeur, de chaque automobile qui est mise à la disposition d un employé et est comprise dans une catégorie donnée est considéré comme le prix d achat moyen ou, le cas échéant, le montant des frais de location de toutes les automobiles de cette catégorie. d) Une fois établi le prix d achat moyen ou, le cas échéant, le montant des frais moyens de location d une automobile, la valeur du droit d usage des automobiles de chaque catégorie est calculée pour l employé, de la façon habituelle, conformément aux dispositions des articles 41 à 41.0.2 de la LI. Actionnaire 21. L article 111 de la LI prévoit, notamment, que l actionnaire d une société doit inclure dans le calcul de son revenu la valeur de tout avantage qui lui est accordé par la société. Ceci inclut la valeur du droit d usage découlant de la mise à sa disposition d une automobile par la société. 22. Lorsqu une société met une automobile à la disposition d un de ses actionnaires ou d une personne qui lui est liée, les règles prévues par ce bulletin s appliquent à la détermination de la valeur du droit d usage, compte tenu des adaptations nécessaires et en y remplaçant toute référence à l employeur par un référence à la société, sauf si un montant est inclus dans le calcul du revenu de l actionnaire en vertu de l article 41 de la LI.
23. Lorsqu une société met une automobile à la disposition d un actionnaire en tant qu employé, la valeur du droit d usage doit être incluse dans le calcul du revenu de ce dernier en vertu de l article 41 de la LI à titre de revenu provenant d une charge ou d un emploi. Membre ou employé d un membre d une société de personnes 24. Lorsqu une société de personnes met dans une année une automobile à la disposition d un particulier qui est un de ses membres ou un employé d un de ses membres, ou à la disposition d une personne liée à ce particulier, les règles prévues par ce bulletin doivent être appliquées pour déterminer le montant qui doit être inclus dans le calcul du revenu du particulier relativement à la mise à la disposition de l automobile. MONTANT À INCLURE DANS LE CALCUL DU REVENU Exemple 1 Automobile appartenant à l employeur 25. Durant toute l année 2007, l employeur a mis une automobile dont il était propriétaire à la disposition de son employé qui l a utilisée à des fins professionnelles et personnelles. Cependant, le nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles est supérieur à 1 667 kilomètres par mois (20 004 kilomètres pour l année). DONNÉES DE BASE Coût de l automobile (toute taxe comprise) 18 500 $ Nombre de jours dans l année où l automobile a été mise à la disposition de l employé 365 Nombre total de kilomètres parcourus pendant la période 25 000 Nombre total de kilomètres parcourus à des fins personnelles 21 000 Somme remboursée dans l année par l employé pour le droit d usage 1 000 $ CALCUL DE LA VALEUR DU DROIT D USAGE (A / B) [2 % (C D) + 2 / 3 (E F)] A = B (le nombre total de kilomètres parcourus pendant la période n ayant pas été principalement en relation avec la charge ou l emploi et étant, en outre, supérieur à 20 004 km pour l année) B = 1 667 km (365 / 30) = 20 004 km, soit 1 667 km 12 mois C = 18 500 $ D = (365 / 30) = 12 E = 0 F = 0 Les variables étant définies, la valeur du droit d usage est égale à : (20 004 / 20 004) [2 % (18 500 $ 12) + 0] = 4 440 $
AVANTAGE IMPOSABLE LIÉ À L UTILISATION D UNE AUTOMOBILE Valeur du droit d usage 4 440,00 $ moins les sommes remboursées par l employé 1 000,00 $ Montant à inclure dans le calcul du revenu 3 440,00 $ Exemple 2 Automobile louée par l employeur 26. L automobile mise à la disposition de l employé dans l année est louée par l employeur. Ce dernier exige de l employé qu il utilise l automobile en relation avec sa charge ou son emploi et, dans les faits, le kilométrage parcouru par l automobile durant le nombre total de jours de disponibilité est parcouru principalement en relation avec la charge ou l emploi ou dans le cours de ceux-ci. DONNÉES DE BASE Frais de location mensuels incluant toute taxe 460 $ Frais d assurance mensuels compris dans les frais de location 75 $ Nombre de jours dans l année où l automobile a été mise à la disposition de l employé 365 Nombre total de kilomètres parcourus pendant la période 40 000 Nombre total de kilomètres parcourus à des fins personnelles 15 000 Sommes remboursées par l employé pour le droit d usage 50 $ CALCUL DE LA VALEUR DU DROIT D USAGE (A / B) [2 % (C D) + 2 / 3 (E F)] A = 15 000 km (le moindre de 15 000 km et de la valeur de la variable B, soit 20 004 km) B = 1 667 km (365 / 30) = 20 004 km, soit 1 667 km 12 mois C = 0 D = 0 E = 5 520 $, soit 460 $ 12 mois F = 900 $, soit 75 $ 12 mois Les variables étant définies, la valeur du droit d usage est égale à : (15 000 km / 20 004 km) [2 % (0 0) + 2 / 3 (5 520 $ 900 $)] = 2 309,53 $
AVANTAGE IMPOSABLE LIÉ À L UTILISATION D UNE AUTOMOBILE Valeur du droit d usage 2 309,53 $ moins les sommes remboursées par l employé 50,00 $ Montant à inclure dans le calcul du revenu 2 259,53 $