Objectifs de ce module Je serai capable... de créer un ensemble organisé d'informations sous forme de liste, en respectant certaines règles de base, avec le tableur Excel de trier une liste de données de filtrer une liste de données (filtre automatique et filtre élaboré) de créer des sous-totaux à l'intérieur d'une liste de données Introduction Il est important tout d'abord d'indiquer que le tableur Excel ne permet pas de gérer une véritable base de données proprement dite! Excel met à disposition de l'utilisateur des feuilles qui permettent d'enregistrer des listes de données se rapportant par exemple à des clients, des produits, des élèves, des vendeurs... Chacune de ces feuilles est indépendante des autres et on ne peut pas lier les feuilles les unes aux autres comme on peut lier des tables de données entre elles dans un gestionnaire de bases de données. Nous utiliserons donc dans le cadre du tableur Excel le terme de liste de données organisées et non de base de données. Créer une liste Quelques règles à appliquer... Une liste de données doit contenir des informations organisées, cohérentes et bien choisies qui permettront leur manipulation ultérieure. Pour chaque liste de données, il faut définir l'élément principal concerné et ses caractéristiques propres que nous voulons enregistrer. Par exemple, nous souhaitons créer une liste de clients, et pour chaque client, nous souhaitons connaître son numéroid, son nom, son adresse (rue, NPA et localité), son âge, son état civil et le chiffre d'affaires réalisé avec lui. L'exemple ci-dessus respecte les règles suivantes : chaque colonne possède un nom qui identifie le contenu de cette colonne; chaque colonne enregistre le même type de contenu (on ne trouvera pas un nombre dans la colonne prénom par exemple); il n'existe aucune ligne vide séparant des données! (Si Excel rencontre une ligne vide, cela signifie qu'il a atteint la fin des données disponibles); 1/6
chaque colonne est formatée en fonction des données qu'elle contient (la colonne I contient le chiffre d'affaires en francs suisses réalisé avec chaque client, d'où le formatage sfr. avec séparateur de milliers et arrondi d'affichage de deux chiffres après la virgule); un numéro permet d'identifier chaque ligne pour accéder aux informations de chaque client par une fonction RECHERCHEV(); Application Utilisez la feuille 1 dans le classeur Donnees1_Demo_d.xlsx. Suivez les consignes : 1. Insérez une ligne au début de la liste des élèves et saisissez les noms des colonnes suivants : Prénom, Sexe, Niveau, Classe, Age, Points T1, Points T2, Points T3, Revenus annuels des parents 2. Les en-têtes des colonnes seront centrés, police Verdana, taille 10, Gras. 3. Centrez les colonnes entières suivantes : B, C, D, E, F, G, H 4. Appliquez le format de cellule Nombre Comptabilité avec symbole sfr. et deux décimales à la colonne I 5. Ajustez les colonnes à leur contenu ; ajustez la colonne I à une largeur maximale de 20 (4.42 cm) et utilisez le retour à la ligne du texte dans la cellule I1 ; centrez ensuite le texte de la ligne 1 verticalement. 6. Enfin, sélectionnez toute la ligne 2, puis cliquez dans le menu Fenêtre sur la commande Figer les volets. Utilisez la barre de défilement verticale : les lignes 2 et suivantes défileront avec la première ligne qui reste affichée! Figer les volets permet de conserver les en-têtes des lignes. Trier une liste Introduction Pour trier les éléments d'une liste, sélectionnez les lignes et colonnes concernées. Attention : trier un tableau de données ne peut se faire qu'en sélectionnant toutes les colonnes du tableau ; sinon vous perdez la correspondance entre la/les colonne(s) triée(s) et les autres colonnes! Cliquez sur le menu Données et choisissez la commande Trier. Excel vous permet de trier un tableau de données en fonction de plusieurs critères... Pour ajouter ou supprimer un critère, cliquez sur le bouton. Pour chaque critère, vous pouvez choisir un tri croissant ou décroissant. Indiquez encore si votre tableau contient une ligne de titre, sinon la ligne de titre sera aussi triée! Remarque : avant de manipuler des données, il faut toujours trier au moins une fois ces données ; cette opération permet de supprimer les lignes sans données. 2/6
Application Triez le tableau des élèves selon les critères ci-dessous et constatez le résultat : triez le tableau par le Prénom, par ordre décroissant triez le tableau par le Niveau, par ordre croissant triez le tableau par l'age, par ordre croissant, puis par le Prénom par ordre croissant triez le tableau par les Revenus annuels des parents par ordre décroissant, puis par la Classe par ordre décroissant triez le tableau par les Points au trimestre 1, puis par les Points au trimestre 2, puis par les Points au trimestre 3 ; pour les trois le tri sera croissant triez le tableau par le Niveau, puis la Classe et enfin par le Prénom, tous par ordre croissant. Ajoutez encore une colonne devant la colonne A et intitulez-la NuméroID ; copiez le format des autres colonnes et appliquez-le à la nouvelle cellule A1 en utilisant le collage spécial! Bien sûr, attribuez un numéro à chaque élève, en commençant par 1 avec un incrément de 1! Le filtre automatique Définition Filtrer une liste signifie que le tableur affichera uniquement les lignes qui correspondent à certains critères ; les autres lignes seront cachées, masquées. Créer un filtre automatique Pour créer un filtre automatique, rien de plus simple : positionnez votre souris sur l'une des cellules de la liste (n'importe laquelle) et cliquez dans le menu Données sur la commande Filtre. Vous verrez apparaître à droite de chaque en-tête de colonne un bouton vous permettant d'obtenir la liste des critères de filtre automatiquement créée. Application... et quelques remarques Créez un filtre automatique pour votre liste d'élèves triée. Cliquez sur le bouton de la cellule A1 NuméroID ; vous constaterez que le menu qui apparaît vous permet de spécifier différents critères : 1. Vous pouvez tout d'abord trier vos données dans l'ordre croissant ou dans l'ordre décroissant. 2. Sélectionner tout est coché : c'est l'option de base ; vous afficherez tous les éléments de la colonne ; cette option vous permet aussi de supprimer le filtre que vous auriez imposé précédemment. 1, 2, 3, 4,...,1000 : les autres critères de filtrage sont simplement les éléments qui se trouvent dans la colonne. Remarquez pour NuméroID par exemple que les éléments ne vont pas au-delà de 1000! Pour contourner le problème, utilisez les filtres personnalisés qui suivent ou les filtres élaborés (voir plus loin). Remarque : pour revenir à l'état initial des données, cliquez sur ou dans le menu Données sur la commande Effacer les filtres. 3/6
3. Cliquez sur Choisir : vous pouvez afficher ce que vous souhaitez en modifiant les options de la boîte de dialogue qui apparaît. Testez les différentes possibilités proposées! Par exemple, l option 10 premiers vous permet d'afficher les 10 premiers éléments de votre liste. L option Compris entre permet de spécifier 2 critères de filtrage ; ces 2 critères peuvent être soit obligatoires -Et- (les deux critères doivent êtres vérifiés pour afficher les données concernées), soit au moins l'un des critères doit être vérifié -Ou- (toutes les lignes qui répondent soit à l'un soit à l'autre des 2 critères, soit aux 2 critères seront pris en compte et affichés). Testez les deux premiers exemples ci-dessous en rapport avec le NuméroID, puis le troisième exemple en rapport avec la Classe : Exercices de filtrage Entre chaque exercice, remettre les données dans leur état initial en cliquant dans le menu Données sur la commande Effacer les filtres. 1. Affichez tous les élèves qui ont plus de 40 points au premier trimestre 2. Affichez tous les élèves qui ont plus de 40 points au premier trimestre et au deuxième trimestre 3. Affichez tous les élèves qui ont plus de 40 points au premier trimestre, au deuxième trimestre, au troisième trimestre et dont le revenu des parents est supérieur à fr. 200'000. 4. Affichez tous les élèves dont le prénom commence par VAL 5. Affichez tous les élèves garçons de deuxième année qui n'ont pas un minimum de 36 points au troisième trimestre. 6. Affichez tous les élèves qui ont eu 36 points au premier semestre, 37 au deuxième et 38 au troisième. 4/6
Le filtre élaboré Pré-requis Dupliquez votre document Excel (nommez-le Donnees1_Demo_d2.xlsx), supprimez le filtre automatique et libérez les volets dans le menu Fenêtre, commande Libérer les volets. Définition Le filtre élaboré vous permet de spécifier de multiples critères complexes que le filtre automatique n'est pas en mesure de gérer. Marche à suivre Pour créer un filtre élaboré, copiez tout d'abord dans une nouvelle feuille (Feuille 2 par exemple) - en utilisant le collage spécial Valeurs - la première ligne de vos données qui comporte les en-têtes des colonnes (NuméroID, Prénom, etc.) A la ligne suivante indiquez les critères comme ci-dessous : On veut sélectionner les élèves filles dont le numéro est supérieur à 500, dont le prénom commence par la lettre G et qui ont plus de 17 ans. Puis vous positionnez votre souris sur la cellule A10 (par exemple); cliquez dans le menu Données sur la commande Filtre avancé ; complétez la boîte de dialogue comme suit (résultats à la page suivante) : Quelques remarques... 1. N'oubliez pas de spécifier de copier les données vers un autre emplacement! 2. Lorsque vous spécifiez plusieurs critères sur une même ligne, les lignes renvoyées de votre liste en résultat correspondront toutes à ces critères -ET- (dans l'exemple ci-dessus, seules les filles qui ont 18 ans et plus et dont le Prénom commence par un G et dont le NuméroID est supérieur à 500 seront sélectionnées!) 2bis. Affichez toujours la boîte de dialogue "Filtre avancé" dans la feuille où vous voulez afficher le résultat de votre filtre! 3. Si vous voulez lier plusieurs critères avec un OU, vous devez utiliser plusieurs lignes comme dans l'exemple ci-dessous : 5/6
Résultat du premier filtre élaboré : Résultat du deuxième filtre élaboré : Exercices de filtrage élaboré... Pour chaque exercice ci-dessous, créez une nouvelle feuille que vous nommerez "Ex1", "Ex2", etc. 1. Sélectionnez tous les élèves garçon qui ont un prénom qui contient le terme AT. (utilisez l'étoile * avant et après le terme AT : *AT* comme critère => l'étoile avant signifie "quel que soit le texte avant" AT, et l'étoile après signifie "quel que soit le texte après"). Le résultat doit être trié par le revenu (décroissant). 2. Sélectionnez tous les élèves qui s'appellent GILLES ou STEVE. 3. Sélectionnez toutes les élèves qui s'appellent MARIANNE qui se trouvent en 1D, ainsi que tous les élèves qui s'appellent SÉBASTIEN et qui ont plus de 19 ans. 4. Sélectionnez toutes les filles des classes de 1M qui ont plus de 40 points au 3ème trimestre et dont le revenu des parents est supérieur à fr. 150'000. Sélectionnez aussi en même temps toutes les filles des classes de 1M qui ont moins de 36 points au 3ème trimestre et dont le revenu des parents est inférieur à fr. 90'000. Triez vos résultats par le nombre de points au troisième trimestre et par le revenu (croissant pour les deux). 5. Sélectionnez les élèves de 3M qui ont moins de 18 ans et 40 points et plus au 2ème semestre. Sélectionnez aussi tous les élèves de 2D qui ont 37 points au 3ème trimestre et dont le revenu des parents est supérieur à fr. 80'000. Triez les données par le sexe et par le prénom (croissant). 6/6