Guide de l employeur sur les prestations d invalidité

uestions et réponses Les invalidités réduisent la productivité de votre entreprise, perturbent ses activités et pèsent sur ses résultats financiers. Or, une bonne gestion des absences vous permet de réduire ces conséquences néfastes. Vous pouvez compter sur nous pour vous accompagner dans cette opération. Vous jouez un rôle important dans la gestion des invalidités. Pour vous éclairer à ce sujet, nous avons établi le présent document qui répond à bien des questions dans ce domaine et qui précise la répartition des rôles et des responsabilités. Pendant combien d heures mes employés doivent-ils travailler pour avoir droit aux prestations d invalidité? Le nombre d heures de travail qui donne droit aux prestations est précisé dans votre police et dans la notice explicative, aux rubriques portant sur les conditions d admission et sur la définition d employé assuré. ui décide de l existence de l invalidité? C est notre chargé de dossiers qui détermine si l employé présente une «invalidité totale» au sens défini dans la police. Cette tâche ne revient pas au médecin. Voici les éléments qui interviennent dans la décision : la description d emploi de l employé et les tâches qu il exécute; les rapports présentés par les médecins et les professionnels de la santé; les renseignements donnés par l employé; les renseignements donnés par l employeur; la définition de l invalidité totale figurant dans la 1 police. 2 ue puis-je faire pour accélérer le règlement de la demande de prestations? Voici ce que vous pouvez faire pour activer le processus de règlement : Demandez à l employé de lire le document Guide de demande de prestations d invalidité qui accompagne la demande de prestations. Nous y expliquons les conditions à remplir et le déroulement du processus de règlement. Envoyez-nous la demande de prestations, une fois remplie, dans les quatre à six semaines qui précèdent la fin du délai de carence, lorsque l employé prévoit ne pas pouvoir reprendre le travail avant cette date. N attendez pas la fin du délai de carence. Important : Pour assurer la confidentialité des renseignements personnels, il faut que le médecin retourne la partie du formulaire qui le concerne non pas à vous, mais directement à notre Service des règlements invalidité (Collective). Les retards de règlement résultent, en règle générale, de renseignements manquants ou incomplets. Pour accélérer le traitement de la demande de prestations, assurez-vous que tous les formulaires sont remplis et que toutes les informations demandées sont données. ue faire pour raccourcir le temps de réponse du médecin? C est l employé qui s adresse à son médecin pour faire remplir la demande de prestations. En cours d invalidité, nous communiquons avec le médecin pour obtenir des renseignements à jour. Afin d accélérer les choses et de réduire les retards de versement des prestations, la communication se fait par téléphone et par télécopieur. Toutefois, c est essentiellement l employé qui est le mieux placé pour amener son médecin à donner une réponse rapide.

Comment savoir où en est un dossier d invalidité? Nous vous donnons des renseignements sur l état d avancement du dossier : La demande de prestations a-t-elle été prise en charge ou rejetée? Un chèque a-t-il été établi? Avons-nous demandé des renseignements supplémentaires? Cependant, nous ne fournissons pas de renseignements personnels. Pour communiquer avec nous, vous pouvez composer sans frais 1-866-442-3098 Pouvez-vous m indiquer les raisons de l absence? La loi en matière de protection de la vie privée précise les règles à suivre par les entreprises pour obtenir, utiliser et transmettre les renseignements personnels des employés. Nous ne pouvons vous donner aucune information sur le dossier d invalidité de l employé, y compris la raison de son absence. Si la demande de prestations est rejetée et que l employé ne reprend pas le travail, dois-je continuer à payer les primes en son nom? Cela dépend de votre politique en matière de ressources humaines. La police d assurance collective stipule que, pour avoir droit aux prestations, l employé doit être effectivement au travail, sauf dans des cas précisés. Nous vous conseillons donc de vous adresser à votre avocat à ce sujet. ue puis-je faire pour aider l employé invalide? La gestion de l invalidité se fait dans le cadre d un partenariat entre l employé, l employeur, l assureur et le professionnel de la santé. Vous jouez donc un rôle essentiel dans le rétablissement de l intéressé. Entretenez le contact avec lui pendant son absence. Soyez prêt à faire des concessions pour permettre un retour au travail progressif ou dans des fonctions modifiées, et dites-lui que vous allez faciliter sa réinsertion. Grâce à ce contact, l employé maintiendra ses liens avec le milieu de travail, ce qui est important pour faciliter son retour. Selon l étude Staying@Work, réalisée par Watson Wyatt en 2002-2003 auprès de 500 000 travailleurs canadiens à temps plein, les programmes de retour au travail constituent le principal outil de gestion des absences. ue dois-je faire pour savoir quand l employé pourra reprendre le travail? En restant en contact avec l employé, vous saurez quand ce dernier sera capable de reprendre ses activités. Vous pourrez alors entreprendre les démarches nécessaires pour faciliter sa réinsertion. En outre, notre chargé de dossiers pourra vous indiquer une date estimative pour le retour au travail, d après les renseignements à sa disposition (qui peuvent changer selon l évolution du cas). Comment la prestation sera-t-elle versée? Nous recommandons le dépôt direct de la prestation au compte en banque de l employé. Nous pouvons aussi envoyer un chèque à l employé ou, si vous le préférez, à vous-même. 3 4

Comment connaître les restrictions qui s appliquent à l employé? La loi sur les droits de la personne interdit la discrimination fondée sur l invalidité et oblige l employeur à opérer des adaptations en milieu de travail pour accueillir les travailleurs atteints d un handicap qui leur impose une contrainte excessive. Si vous nous demandez de prendre les dispositions nécessaires pour un retour au travail progressif ou dans des fonctions modifiées, nous vous indiquerons les restrictions à respecter, d après les renseignements médicaux. u arrive-t-il si je mets fin aux services d un employé invalide? Une cessation d emploi qui tombe en cours d invalidité n a aucun effet sur le versement des prestations d invalidité, mais peut avoir des conséquences d ordre juridique ou concernant les autres garanties d assurance collective. Nous vous conseillons donc de vous adresser à votre avocat avant de mettre fin aux services d un employé en congé de maladie. À quelle fréquence communiquez-vous avec mon entreprise et à qui vous adressez-vous? Dans le cas d une nouvelle invalidité, nous vous informons de la prise en charge ou du rejet de la demande de prestations. Pour les invalidités en cours, nous communiquons avec vous lorsque nous avons des renseignements à vous transmettre ou à vous demander. Parfois, pour éviter des retards dans le règlement, nous vous appelons si nous avons besoin de vérifier un renseignement dans la partie du formulaire que vous avez remplie. Nous sommes toujours à votre disposition pour tout renseignement. uand nous avons pris notre décision, nous vous en informons, et nous en informons l employé, par lettre au même moment. Sauf indication contraire, nous adressons notre correspondance à la personne de 5 votre entreprise qui a signé la demande de prestations. 6 uel est le rôle du chargé de dossiers de réadaptation? La réadaptation ne produit ses effets que si tous les intéressés collaborent : l employé, l employeur, l assureur et les professionnels de la santé. Soulignons, en outre, que la participation à un programme de réadaptation est une obligation imposée par la police d assurance. Dans certains cas, le prestataire a besoin d une aide qui nécessite l intervention d un chargé de dossiers. Ce dernier a pour tâche principalement d élaborer et de mettre en œuvre des plans de retour au travail, mais parfois il fournit des traitements et une aide en matière d emploi, directement ou par l intermédiaire d un tiers. Dans de rares cas, nous offrons une formation de base pour améliorer les chances de l intéressé de décrocher un emploi. Pour le retour au travail, nous suivons une procédure éprouvée qui repose sur l ordre de priorités ci-après : 1. le même emploi chez le même employeur; 2. un emploi différent chez le même employeur; 3. le même emploi chez un employeur différent; 4. un emploi différent chez un employeur différent. Pourquoi me demandez-vous une description d emploi? Selon la définition de l invalidité totale qui figure dans la plupart des polices, l employé n est reconnu invalide que s il est incapable d exercer les fonctions de son emploi. Nous avons donc besoin de connaître en quoi consiste les activités professionnelles de l intéressé pour pouvoir déterminer son droit aux prestations.

uel est l effet de l ambiance au travail sur les invalidités? Les problèmes qui existent en milieu de travail sont parfois à l origine de maladies. Le fait de créer une bonne ambiance au travail, de s attaquer aux problèmes lorsqu ils surgissent et de faciliter le retour au travail permet donc de réduire le coût élevé de l absentéisme. Si, après le rejet d une demande de prestations ou l arrêt des prestations d invalidité, l employé ne reprend pas le travail, est-ce que je peux le licencier? Votre décision de licenciement ne doit pas être fondée sur notre décision de rejeter la demande de prestations ou de cesser le versement des prestations. Il se peut en effet que notre décision s appuie sur des raisons autres que la capacité à reprendre le travail. Soulignons que la décision d accorder des prestations d invalidité est tout à fait distincte de la décision de licencier un employé. L une ne doit pas dépendre de l autre. Nous vous conseillons donc de vous adresser à votre avocat à ce sujet. enseignements supplémentaires Pour toute question sur le processus de règlement, communiquez avec notre centre d appels au 1-866-442-3098. Nous offrons plusieurs produits et services qui vous permettent de bien gérer l absentéisme. Pour en savoir davantage, communiquez avec votre conseiller en assurance collective ou visitez notre site Web au www.cooperators.ca/life/group. Voici d autres sources d information sur l absentéisme en milieu de travail : Le National Institute of Disability Management and esearch (NIDMA) offre des publications, vidéos, documents de présentation et programmes de formation en ligne. Tous ces documents sont consultables sur son site Web au www.nidmar.ca. L étude Staying@Work réalisée par Watson Wyatt sur les employeurs canadiens donne des indications utiles sur la gestion des invalidités. On peut visiter son site Web au www.watsonwyatt.com pour commander l étude. Les documents Employeurs sans obstacles et Guide pratique des mesures d adaptation au travail visant les personnes handicapées sont consultables sur le site Web de la Commission canadienne des droits de la personne au www.chrc-ccdp.ca/. Notre expert-conseil en absentéisme a écrit Conseils pour maîtriser l absentéisme, une série d articles visant à aider les employeurs à lutter contre ce phénomène. Les articles ont été publiés dans notre bulletin Connexion destiné aux clients et sur notre site Web (www.cooperators.ca/life/group). Staying@Work est une marque de commerce déposée de Watson Wyatt Worldwide. Les prestations d assurance collective sont garanties par Co-operators Compagnie d assurance-vie. 7 8

Visitez-nous au www.cooperators.ca/life/group 1-866-442-3098 GL2082F (01/11)